Especificaciones Adicionales Para El Requerimiento “Recepción De Títulos Ejecutivos En El Aplicativo Cobros & Coactivos”

A continuación se describe los documentos que se generan y las etapas en las que se producen, así como también se indica que datos y documentos debe pasar
al expediente de cobro.

1. Tipo de proceso en Determinación

No. Proceso Documentos de Determinación Datos que se deben enviar a la Subdirección de

Determinación
A Liquidación
B Sanción
- Liquidación oficial.
- Anexo a la liquidación oficial (Anexo HT).
- Constancia ejecutoria
- Los documentos de notificación dependiendo el tipo de
notificación, para liquidación oficial la notificación puede
ser por correo electrónico, por correo físico o por aviso
(ver numeral 3 tipo de notificación)
- Resolución Sanción.
- Constancia ejecutoria
- Los documentos de notificación dependiendo el tipo de
notificación, para resolución sanción la notificación puede
ser por correo electrónico, por correo físico o por aviso
(ver numeral 3 tipo de notificación)
Cobranzas
- Valor de la liquidación del aporte, valor de la
liquidación sanción por omisión y valor de la
liquidación sanción por inexactitud. Estos datos se
encuentran en la sección “Registro Manual del
Liquidador” de la tarea Elaborar y Cargar HT del
proceso “Liquidar”.
- Valor en números. Este dato se encuentra en la
sección “Valor de la Sanción” de la tarea “Calcular
Sanción” del proceso “Sancionar”

2. Si tiene Recurso de Reconsideración

En caso de que los expedientes de determinación pasen por el proceso de recursos de reconsideración, además de los documentos del numeral 1, se deben
enviar los documentos que se indican a continuación, según la etapa en la que el proceso de recurso termina.

Se debe tener en cuenta que el procesos de recursos de reconsideración tiene varias etapas, pero no es necesario que se ejecuten todas las etapas para terminar
el proceso de recursos, por lo que a continuación se indican los posibles escenarios que se pueden presentar y el acto administrativo final que se expide y con el
cual se debe trasladar el expediente a Cobranzas:

- Etapa de Admisión y Etapa que resuelve el recurso de reconsideración ; acto administrativo final (Resolución que resuelve recurso de reconsideración).
- Etapa de Inadmisión; acto administrativo final (Auto Inadmisorio)
- Etapa de Inadmisión y Etapa que resuelve el recurso de reposición ; acto administrativo final (- Resolución que resuelve el recurso de reposición)
 - Etapa de Inadmisión, Etapa que resuelve el recurso de reposición y Etapa que resuelve el recurso de reconsideración ; acto administrativo final
(Resolución que resuelve recurso de reconsideración).

La diferencia de los dos últimos escenarios es que el primero en la Etapa que resuelve el recurso de reposición se confirma la inadmisión y en el último se
admite y por lo tanto continúa a la siguiente etapa.

En conclusión los documentos que se trasladan a cobranzas cuando el expediente de determinación pasa por el proceso de recursos es el acto administrativo de
la última etapa con su respectiva notificación, además de los indicados en el numeral 1.

No. Etapa en la que el Documentos de Determinación Datos que se deben enviar a la Subdirección de Cobranzas
proceso de recurso
termina.
A Inadmisión - Auto Inadmisorio Los valores son los indicados en el numeral 1 para cada caso
- Los documentos de notificación dependiendo (Liquidación o Sanción según el proceso que se haya ejecutado)
el tipo de notificación, para auto inadmisorio la
notificación puede ser por correo electrónico,
por notificación personal o por edicto (ver
numeral 3 tipo de notificación)
B Reposición que - Resolución que resuelve el recurso de Los valores son los indicados en el numeral 1 para cada caso
confirma la reposición (Liquidación o Sanción según el proceso que se haya ejecutado)
inadmisión - Los documentos de notificación dependiendo
el tipo de notificación, para el Resolución que
resuelve el recurso de reposición la
notificación puede ser por correo electrónico,
por notificación personal o por edicto (ver
numeral 3 tipo de notificación)

Nota: no se debe enviar el Auto Inadmisorio

C Resolución que - Resolución que resuelve el recurso de Depende de la decisión que se haya tomado en la tarea
resuelve recurso de reconsideración pntRecursoFalloElaborar
reconsideración - Los documentos de notificación dependiendo
el tipo de notificación, para la Resolución que
resuelve recurso de reconsideración la
notificación puede ser por correo electrónico,
Entonces, si la decisión es:
por notificación personal o por edicto (ver
- Revoca: el expediente no debe trasladarse a cobro.
numeral 3 tipo de notificación).
- Confirma: Los valores son los indicados en el numeral 1 para cada
caso (Liquidación o Sanción según el proceso que se haya ejecutado
- Nota: no se debe enviar el Auto Inadmisorio ni
 la Resolución que resuelve el recurso de - Modifica: dependen del proceso de determinación del numeral 1
reposición  Liquidación
Valor de la liquidación del aporte, valor de la liquidación sanción
por omisión y valor de la liquidación sanción por inexactitud. Estos
datos se encuentran en la sección “Registro Manual del
Liquidador” de la tarea Elaborar y Cargar HT del proceso “Recurso
de Reconsideración”.
 Sanción
Valor sanción después del Recurso. Este dato se encuentra en la
sección “Cálculo Sanción” de la tarea “pntSancionCalculoValidar” del
proceso “Recurso de Reconsideración”

3. Tipo de Notificación

Los actos administrativos se pueden notificar de diferente manera como se indicó en el numeral 1 y 2; además se deben tener en cuenta que un acto
administrativo se puede enviar a notificar inicialmente de una forma, pero como realmente fue notificado pudo ser de otra forma, por lo que se debe tener en
cuenta:

- Cualquier acto administrativo se puede notificar electrónicamente, pero no todos se envían a notificar electrónicamente .
- En caso de que por alguna razón no se logró notificar electrónicamente se procede a realizar la siguiente notificación en el orden que se describió para
cada acto administrativo, por ejemplo, para la “Reposición que confirma la inadmisión” se indicó:

“Resolución que resuelve el recurso de reposición

Los documentos de notificación dependiendo el tipo de notificación, para el Resolución que resuelve el recurso de
reposición la notificación puede ser por correo electrónico, por notificación personal o por edicto (ver numeral 3
tipo de notificación)”

Para el ejemplo anterior, en caso de que no se logre notificar electrónicamente, se realiza la notificación personal y en caso que no se logre realizar la
notificación personal se realiza la notificación por edicto; por lo que los documentos de notificación que deben pasar a cobro son los que corresponda a la forma
de notificación con la cual finalmente quedó notificado el acto administrativo.

No. Forma de Documentos que se generan y que deben enviarse a cobro Datos
notificación
A Por correo - Oficio remisorio. Fecha de notificación
electrónico - Acuse de recibo (certimail).
B Por correo físico - Oficio remisorio. Fecha de notificación

C Por aviso
D Notificación Personal
E Por Edicto
- Acuse de recibo (guía 4-72).
- Radicado de entrada Fecha de notificación
Nota: Esta notificación se realiza únicamente cuando se envió a notificar por
correo físico pero esta última fue devuelta.
Además se deben enviar los documentos indicados en la forma de notificación
“Por correo físico”
- Radicado del Oficio remisorio. Fecha de notificación
- Acuse de recibo (guía 4-72).
- Radicado de entrada del acta de notificación personal.
- Radicado de entrada Fecha de notificación
Nota: Esta notificación se realiza únicamente cuando se envió a notificar
personalmente, pero esta última no se completó, bien sea porque el aportante no
se presentó para notificarse personalmente o porque la citación de notificación
fue devuelta y no se hace reenvío.
Además se deben enviar los documentos indicados en la forma de notificación
“Notificación Personal” excepto el radicado de entrada del acta de notificación
personal.

4. Avisos y Edictos

Respecto al radicado del aviso o edicto, actualmente queda en el expediente de determinación, sin embargo en el BPM no se registra dicho radicado, por lo que
es necesario analizar el proceso de las notificaciones de mecanismo subsidiario y determinar de qué manera el BPM puede identificar el radicado, para que
llegue al expediente de cobro.

De acuerdo la reunión del 26 de junio de 2019 (Dirección de Procesos, Dirección de Tecnología, DSIA, Subdirección de Determinación y Dirección de
Parafiscales), se concluyó que la posible solución consiste en que el radicado del aviso o edicto (mecanismo subsidiario) al ser indexado en documentic por el
área de Parafiscales, se le incluirá un dato en uno de los agrupadores que actualmente no se está utilizando, para que el BPM realice la consulta a Documentic y
con los datos de indexación el BPM identifique el radicado y lo incluya dentro de los documentos con los cuales se le dará traslado al expediente de
Determinación a Cobro, adicionalmente para los expedientes en los cuales los actos administrativos que se deban trasladar a cobro se hayan notificado por
mecanismo subsidiario, el BPM antes de realizar el traslado a Cobro debe generar una espera estimada en diez días hábiles para que realice la consulta indicada
anteriormente, esta espera es necesaria debido a que es el tiempo que transcurre entre la desfijación del mecanismo subsidiario, la radicación, la asignación a
Parafiscales, la indexación y archivo en el expediente del radicado.

Observaciones Consuelo Fajardo. El repositorio oficial de la entidad es el ECM entonces los documentos deben extraerse es ahí y no del BPM.
 5. Devoluciones de títulos

Cuando Cobranzas encuentra que el título recibido no cumple con las condiciones definidas para el cobro, en el aplicativo selecciona la opción de devolver el
título y en el BPM se crea una tarea para que el área que generó el título subsane los documentos que tengan error. En este caso, se debe crear la opción para
que el usuario de cobranzas seleccione el subproceso a la que le debe llegar la devolución (liquidación, sanciones o recursos), dependiendo del documento que
presente el error, así:

Si el error está en los documentos de la liquidación oficial o la resolución sanción, la tarea de la devolución le debe llegar al rol “gestor ejecutoria” del
subproceso liquidar.

Si el error está en los documentos del auto inadmisorio, resolución que resuelve el recurso de reposición o resolución que resuelve el recurso de
reconsideración, la tarea de la devolución le debe llegar al rol que para el efecto defina la Dirección de Parafiscales, en el subproceso de recursos.

Observaciones Consuelo Fajardo. Considero que via configuración de roles corporativos se puede dar solución al tema sin necesidad que tenga que hacerse una
modificación.