¿QUÉ ES EL SIG?

AUDITORÍA CONCEPTOS
Es el Sistema Integrado de Gestión que ha implementado la
Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de mejorar
continuamente la satisfacción del ciudadano. El SIG integra tres
Sistemas: Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma NTC-GP
1000:2004, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005 y el
Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA.
AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
AUDITORÍA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios.
AUDITADO
Organización que es auditada.
COMPETENCIA
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
CRITERIOS DE LA AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.

CLIENTE DE LA AUDITORÍA EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

POLÍTICA DE CALIDAD Organización o persona que solicita una auditoría.
EQUIPO AUDITOR
“La Superintendencia de Notariado y Registro y cada uno de sus Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
servidores públicos, se compromete a trabajar permanentemente por
superar las expectativas del ciudadano, generando confianza, EXPERTO TÉCNICO
transparencia, amabilidad, integridad, respeto, compromiso y calidad Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
auditor.
en la prestación del servicio registral y en la orientación, inspección,
vigilancia y control de servicio notarial. PLAN DE AUDITORÍA
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
La excelencia en la prestación del servicio al ciudadano, como auditoría.
compromiso de Estado, se fundamenta en: la confianza en la guarda de PROGRAMA DE AUDITORÍA
la fe pública, la imagen institucional, la orientación al ciudadano, el Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo
mejoramiento continuo de los procesos, la racionalización de los determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
trámites, la rentabilidad social, la transformación institucional, el
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
desarrollo integral del servidor público y la satisfacción del ciudadano.” Extensión y límites de una auditoría.
OBJETIVOS DE CALIDAD MEJORA CONTINUA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1. Mejorar el índice de satisfacción del ciudadano, usuario de nuestros
servicios.
Responsabilidad
2. Racionalizar los trámites para mejorar el tiempo de respuesta al Clientes
(y otras partes interesadas) de la dirección
ciudadano.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información, que son
pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
ACCIÓN PREVENTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada
frente a los criterios de la misma.
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito específico de la norma.
ACCIÓN CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situación indeseable.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al
considerar los objetivos de la misma y todos los hallazgos.
Clientes
(y otras partes interesadas)

3. Mejorar continuamente los procesos de la Institución, para

optimizar costos y garantizar excelencia en la prestación del servicio Actividades
al ciudadano. que aportan
Gestión Medición, análisis Satisfacción valor
de los Recursos y mejora
4. Brindar confianza, transparencia, amabilidad, integridad, Flujo de
oportunidad, respeto, compromiso e imagen institucional al Información
ciudadano.

5. Mejorar continuamente la cobertura y la tecnología, para prestar Requisitos Realización

Entradas del producto o Producto Salidas
mejor servicio al ciudadano, usuario del servicio público registral o servicio
prestación del servicio
y notarial.
 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
REQUERIDOS POR LA NORMA
Existen seis procedimientos básicos obligatorios, llamados
también documentados o del sistema, con los cuales deben contar toda
entidad que busque una certificación , cabe mencionar que son seis
mínimo, mas los necesarios que requiera cada entidad según el
producto o el servicio que proporcione.
CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos debidamente controlados permiten que la
información fluya de manera correcta, así poder garantizar que
mi proceso para la entrega de un producto o servicio sea el
adecuado.
CONTROL DE REGISTROS
El adecuado control de mis registros evidenciará que los resultados sean
verídicos y validados por los responsables de supervisar los resultados.
AUDITORIAS
La realización de auditorias internas, juegan un papel fundamental en la
entidad ya que las auditorias y su correcto seguimiento, permiten
identificar algún problema que se esté presentando en el producto o el
proceso y con esto evitaremos entregar de forma no intencional
producto de mala calidad al cliente.
PRODUCTO NO CONFORME
Se debe de tener un procedimiento que indique que hacer y como
controlar el producto que quede fuera de especificación , así como su
disposición final.
ACCIONES PREVENTIVAS
Se debe contar con un procedimiento que indique qué hacer cuando se
requiera prevenir productos fuera de la especificación.
ACCIONES CORRECTIVAS
Se debe contar con un procedimiento que indique que acciones tomar
en caso de generar producto fuera de especificación, con la finalidad de
encontrar la causa raíz del problema y atacarlo para evitar la recurrencia
de no conformidades.
Estos seis procedimientos son prácticamente de control y es importante
indicar que controlan procesos no productos directamente.
Para la SNR el procedimiento de acciones preventivas y correctivas se
encuentra unificado.
DONDE ENCUENTRO LOS
SUPERINTENDENCIA DE
SNR
PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS
En la página WEB de la entidad: NOTARIADO
www.supernotariado.gov.co a través del link & REGISTRO
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE CERTIFICARNOS?
Para nuestra entidad: "Calidad del servicio al cliente,
 Incrementa la eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión,
genera servicios confiables y genera claridad en la distribución
comienza y termina
de responsabilidades. en nuestra propia conciencia "
 Mejora la imagen Corporativa. Félix Campoverde Vélez
 Controla la variación de los procesos facilitando su planeación.
Para nuestros ciudadanos:
 Genera confianza sobre nuestros servicios.
 Proporciona pruebas objetivas sobre nuestro desempeño
institucional.
 Mejora las relaciones mutuas.
Para nosotros como funcionarios y contratistas:
 Incrementa la eficiencia de nuestro desempeño.
 Genera nuevos niveles y necesidades de capacitación y
calificación.
 Define nuestra responsabilidad y autoridad de forma clara.
 Reduce los conflictos por brindar una única forma de hacer
las cosas.
 Crea una cultura de trabajar con calidad para mejorar los
servicios que prestamos a los usuarios.
 Promueve la participación en las metas institucionales.
Para certificarnos debemos saber algunas cosas como:
 ¿Cuál es su proceso?
 ¿Cuáles son las entradas de su proceso?
 ¿Cuáles son las salidas de su proceso?
 ¿Cuál es la política de calidad?
 ¿Cuáles son los objetivos de calidad?
 ¿Cuáles son los riesgos de su proceso?
 ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?
 ¿En qué procedimiento participa?
 ¿Cómo planea las actividades de su proceso?
 ¿Qué formatos o instructivos están asociados a su proceso? www.supernotariado.gov.co E-mail: sig@supernotariado.gov.co
Línea de atención al Sistema Integrado de Gestión SIG. Teléfono: 3282121 Ext. 429/432
 ¿Cómo aplicar las tablas de retención documental? Bogotá D.C., Colombia