GESTION DE LA CALIDAD

UNIDAD 4: LA IMPLEMENTACION DEL CAMBIO HACIA LA

CALIDAD
 DURACION
UNIDAD CONTENIDO
H. CLASE H. DISC
4.1 Estrategias para mejorar la Calidad de una
Empresa
4. La Implementación 4.1.1 Planeación Estratégica
del Cambio Hacia la 4.1.2 Resistencia al Cambio 12 6
Calidad 4.2 Trabajo en Equipo
4.3 Ciclo PHVA
4.4 Los 8 Pasos en la solución de los Problemas
UNIDAD 4.2: TRABAJO EN EQUIPO
TRABAJO EN EQUIPO

El trabajo en equipo, la planeación y la toma de decisiones, con base en datos, son

elementos esenciales en la calidad y la productividad.

Una de las mejores formas de buscar la participación de los empleados es promoviendo el

trabajo en equipo, ya que a través de éste las personas unen ideas y esfuerzos para resolver
los problemas de los procesos, y para aplicar nuevas ideas. Sin embargo, muchas veces los
equipos se desarrollan bajo condiciones inadecuadas y se ven afectados por conflictos en
su interior, lo que causa que el trabajo en equipo sea poco efectivo. En términos generales,
se reconoce que lograr que el trabajo en equipo sea efectivo es una tarea complicada.

Un equipo es un grupo de personas que colaboran e interactúan para lograr

objetivos comunes. En el trabajo en equipo se parte de una unidad de propósito y la gente
aporta sus conocimientos y sus acciones, con roles complementarios que se van adaptando
según se requiera. En el trabajo en equipo se da una interacción de pensamientos, acciones
y creencias, de tal forma que para el logro de los objetivos hay una interdependencia de lo
que aporten o no los diferentes miembros del equipo. Esta interdependencia y roles
complementarios hacen que el éxito del equipo sea vulnerable a conflictos internos o a que
algún miembro del equipo no colabore de forma eficaz. 5
Las características anteriores hacen que no cualquier grupo de personas que trabajan o
actúan juntas sean un equipo. Por ejemplo, en una oficina o
departamento, cada empleado puede tener tareas y roles previamente planificados de tal forma
que a cada uno se le evalúa por separado y, por lo tanto, hay menos interacción e
interdependencia, lo que hace que sean un grupo pero no un equipo. Sería diferente si a una parte
de la gente que trabaja en un departamento se le encarga un proyecto especial; por ejemplo, un
proyecto de mejora.

En este caso, estas personas deben funcionar como equipo y colaborar e interactuar para lograr un
objetivo común; además, como las tareas no están previamente definidas o planificadas, cada
miembro del equipo se debe adaptar de acuerdo con el desarrollo del proyecto.

Otro ejemplo que muestra la diferencia entre un grupo y un equipo es lo que ocurre en un grupo
escolar, en el que, a pesar de tomar clases juntos, los estudiantes no necesariamente actúan como
equipo. Cosa que sí deben hacer las personas a las que se les asigna una tarea o proyecto especial.

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Condiciones para el trabajo en equipo

Las características especiales de los equipos de trabajo requieren una serie de condiciones
para lograr ser exitosos. A continuación se describen algunas de ellas.

• Condiciones propicias
. Los líderes de una organización deben conocer y creer en el trabajo en equipo, para que sean ellos
quienes promuevan que algunas tareas de mejora e innovación las desarrollen equipos, y que estos
últimos tengan la orientación, las condiciones y el apoyo requeridos. Si los líderes de la empresa no
creen en el trabajo en equipo, es probable que ellos se conviertan en un obstáculo para este tipo de
trabajo. Así, los líderes deben promover condiciones propicias para el trabajo en equipo, que
incluyen aspectos como capacitación, apoyo, seguimiento y formas adecuadas de reconocimiento y
estímulo al trabajo en equipo.

• Formación del equipo

. El primer paso en la formación de un equipo es la designación de la persona que se hará cargo del
proyecto o la tarea (líder o coordinador). Esta designación normalmente la debe hacer el o los
patrocinadores o promotores del proyecto, y se hace en función del objetivo del proyecto y de las
cualidades requeridas para ser líder o coordinador de un equipo.
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• Establecer y aclarar objetivos
. Todo el mundo debe tener muy claro los objetivos del equipo y, además, éstos deben ser compartidos, de tal
forma que al interior del equipo haya un convencimiento de que dichos objetivos son lo suficientemente
importantes, así como alcanzables en un tiempo razonable (normalmente, tres a seis meses). A partir de lo anterior,
cada persona deberá saber lo que se espera del equipo y el tipo de cosas que puede aportar.

• Buenos procedimientos de trabajo (conocimientos y habilidades)

El equipo debe contar con la asesoría y el entrenamiento adecuados para guiar sus sesiones de trabajo y tomar
decisiones. Además, deben conocer los métodos afines a la naturaleza del proyecto, como los de análisis y los de
solución de problemas.

• Participación, compromiso y buenas relaciones interpersonales

. Buscar un buen nivel de participación de todos los miembros del equipo, un alto compromiso y un clima de
respeto y confianza que favorezca el mantenimiento de buenas relaciones personales y el interés por el equipo.

• Comunicación y manejo de conflictos

. En todo equipo pueden generarse conflictos debido a diferentes motivos, los cuales representan obstáculos para
que las tareas y sesiones se desarrollen con normalidad e, incluso, ocasionen un completo fracaso. Por ello, debe
saberse quela comunicación es un antídoto fundamental para los conflictos; además, el líder del equipo debe
asesorarse sobre las diferentes formas de enfrentar los conflictos en el equipo.

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En contraste con los puntos anteriores, algunos de los aspectos que llevan a los equipos al
fracaso son:

• No existe un clima agradable de trabajo,

• Los objetivos a cumplir no están claros,

• Se planifica incorrectamente,

• Existe negatividad y egoísmo por parte de algunos miembros,

• Los miembros están desmotivados y no son perseverantes,

• Los involucrados no se sienten parte del grupo,

• No se da la confianza mutua,

• No se tienen los conocimientos ni las habilidades necesarios para guiar el trabajo y para el
análisis técnico de los problemas de los procesos.

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En suma, el trabajo en equipo depende de tres factores centrales: la tarea (el qué), los
procedimientos de trabajo y análisis (el cómo) y los aspectos socio-afectivos (las relaciones
interpersonales). Estos tres aspectos se muestran en la figura siguiente, y son interdependientes,
de tal forma que si se falla en uno se provoca un efecto negativo en el otro. Por ejemplo, si se falla
en definir la tarea que tiene encomendada el equipo o uno de sus miembros, eso repercutirá en
confusiones sobre cómo hacerlas cosas, en desmotivación y hasta en conflictos.

Interdependencia de
los factores clave del
trabajo en equipo.

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Reuniones o juntas de trabajo

Una actividad de todos los días en una organización y en el trabajo en equipo son las reuniones
de trabajo; sin embargo, con frecuencia resultan poco efectivas y la gente piensa que son una
pérdida de tiempo. Por ello, se debe dar alta prioridad a buscar mejorar la efectividad de las
juntas de trabajo. Algunas de las fallas más frecuentes en estas reuniones son las siguientes:

• Falta de un objetivo concreto, importante y claramente definido a lograr

• Alta dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo
• Falta de participación de los asistentes
• Escasa habilidad de quien dirige la reunión
• Participantes que hablan demasiado (protagonistas), que no dejan hablar a los demás
• Reuniones demasiado largas
• Demasiados participantes y/o mal elegidos
• Exceso de enfrentamientos personales
• Interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros
• Falta de información y comprensión sobre el tema a tratar
• Falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión

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Por ello se deben generar medidas para no caer en este tipo de fallas. Por ejemplo, definir
claramente el o los objetivos de la reunión (¿Para qué es la reunión? ¿Una reunión es la mejor
forma de cumplir con ese objetivo?) A partir de lo anterior, se tiene que estructurar un “orden del
día”, es decir, desglosar los pasos para cumplir con el objetivo propuesto, teniendo claro cuál es el
producto o resultado que se quiere obtener con la reunión. Ambas cosas (objetivo y orden del día)
se deben comunicar a los involucrados, junto con el día, la hora, el lugar y la duración previstos de
la reunión. Es necesario procurar que el objetivo y los temas a tratar sean del interés para los
participantes, y que éstos los conozcan con suficiente anticipación para que preparen la junta.

Además de definir reglas básicas durante la reunión, hay que centrarla en los temas predefinidos y
no caer en la trampa de la dispersión de temas, porque al final se acabará hablando de cualquier
cosa menos de lo que estaba previsto. Si alguien habla demasiado y monopoliza el tiempo, es
necesario tener el tacto y la educación para hacer que deje que los demás participen. Si quien
conduce la reunión busca el control y la fluidez de la misma, pronto el resto de los asistentes
empezarán a colaborar en esa tarea. Es imprescindible fomentar la participación, la profundidad en
el análisis e, incluso, cierta informalidad; no deben realizarse juntas demasiado largas (un tiempo
adecuado suele ser entre 60 y 90 minutos), y la puntualidad es fundamental, tanto en la hora de
inicio como en la de finalización. En la medida en la que se vaya llegando a acuerdos, es
indispensable definir claramente el qué, quién, cuándo y cómo de los mismos. Al concluir la reunión
se deben resumir brevemente estos acuerdos, junto con responsables y fechas. Esto, aunado a la
lista de asistentes, debe ser parte de la minuta de resoluciones de la junta, que es una buena
práctica.
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10 CLAVES PARA EL TRABAJO EN EQUIPO

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Si una persona tarda una hora en realizar una tarea, ¿cuánto tardarían dos? La
respuesta matemática sería: “30 minutos”. Pero cuando se trabaja en equipo, los
esfuerzos de los miembros se potencian, disminuyendo el tiempo de acción y
aumentando la eficacia de los resultados.

Esta forma de trabajar, en la que todos los participantes son responsables de las
metas, es la más asertiva para cualquier tipo de organización. Esto no sólo porque es
más fácil cumplir con los objetivos; sino también porque es la mejor manera de retener
talento y fomentar un clima laboral envidiable.

Por ejemplo, Richard Branson, creador del imperio Virgin, siempre habla de “nosotros”
en sus posts y comunicados; como gran líder sabe que dos cabezas piensan mejor
que una.

No importa el giro ni el tamaño de tu empresa, puedes implementar esta estrategia

exitosamente. A continuación te compartimos algunos consejos para dejar de operar
en grupos o por individuos y empezar a crear equipos que funcionen como una
orquesta:

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1. Construye confianza. La confianza es el elemento principal del trabajo en equipo. Impulsa un
ambiente donde todos los participantes conozcan las habilidades de los demás, entiendan sus roles y
sepan cómo ayudarse mutuamente

2. Establece objetivos comunes. Para que tus empleados trabajen en equipo deben perseguir las
mismas metas. Por ello, es importante que comuniques la misión de la empresa de manera uniforme y
que definas cómo cada miembro y departamento puede contribuir a cumplirla

3. Crea un sentido de pertenencia. Los seres humanos necesitamos sentirnos parte de algo; por eso,
el factor más poderoso en la creación de equipos es el desarrollo de una identidad común. Define qué
identifica a tus equipos, fija valores y haz que cada miembro esté consciente de su impacto en el equipo

4. Involucra a tu gente en las decisiones. Nada afecta más un trabajo en equipo que el hecho de que
las decisiones sean tomadas por un líder autócrata. Para evitarlo, impulsa la generación de ideas, abre
tu mente y motiva a cada empleado a compartir su opinión. Si tienes esta retroalimentación, será más
fácil implementar cualquier cambio o estrategia.

5. Haz que haya un entendimiento entre las partes. Es muy fácil criticar o subestimar el trabajo de los
demás cuando uno no lo conoce o no lo ha ejecutado. Para crear empatía entre tus trabajadores, realiza
ejercicios de rotación entre áreas. Así cada miembro sabrá en qué consiste la labor del otro y cómo
puede contribuir a hacerlo mejor.
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6. Motiva la responsabilidad y el compromiso mutuo. Cuando una persona es parte de un equipo,
sabe que los logros o fracasos son responsabilidad de todos y cada uno de los miembros. No fomentes
la mentalidad de “éste no es mi problema”; haz que los problemas y los aciertos sean compartidos.

7. Impulsa la comunicación. La única manera de que todos los miembros trabajen como una orquesta
es que existan los canales de comunicación adecuados. Los verdaderos equipos se escuchan y
retroalimentan. Están dispuestos a cambiar de opinión y a crear estrategias en conjunto.

8. Aprovecha la diversidad. Un equipo de trabajo homogéneo puede operar con eficiencia pero sin
mucha innovación. Al momento de crear tus equipos procura que haya personalidades e intereses
distintos, pero que se compartan valores y un compromiso con la empresa.

9. Celebra los éxitos grupales. Aunque es importante también reconocer el trabajo individual, es clave
que las recompensas se den por resultados en equipo. Cuando algo sale bien, reúne a todos los
implicados y agradéceles su trabajo. Procura destacar el papel de cada uno, pero celebrar el resultado
grupal.

10. Sé un líder. Todo equipo de trabajo necesita un líder que guíe y reúna los esfuerzos individuales. No
te “laves las manos” y sé parte del equipo. Como líder tendrás que llegar a consensos y tomar
decisiones, con base en las ideas y opiniones de tu equipo.

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LA NARANJA MECANICA – REVOLUCION TOTAL EN EL FUTBOL