Habito 3

Hábito 3: Poner primero lo primero
______________________________________
Curso 4
Certificación Insignia
D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

© FranklinCovey. All rights reserved.
1
Índice
Bienvenida..................................................................................... 4
- Introducción
- Competencias y temario
- Antecedentes
Tema 1. ¿Qué significa Poner Primero lo Primero?..................... 6

- Introducción
- Competencias y contenido
- 1. Presentación del hábito
- 2. Demostración del hábito de proactividad
- 3. Principio del hábito
- 4. Ver, hacer, lograr
- Conclusión
Tema 2. Enfóquese en las prioridades más importantes.............. 19

- Introducción
-Dificultad para Poner Primero lo Primero
-Matriz del Tiempo
-Reflexiones sobre los cuadrantes
-Trabajar en el CII
- Conclusión
Tema 3. Elimine lo que no es importante…………….................. 31

- Introducción
- 1. Vivir arriba de la línea
- 2. Reporte xQ
- Conclusión

2
Tema 4. Planifique semanalmente……………............... 35
- Introducción
- 1. Rocas grandes
- 2. Proceso de planificación semanal
- 3. Revise su misión y roles
- 4. Elija las rocas grandes
- 5. Organice su semana
- 6. Planificación semanal con Planner, Outlook y otras aplicaciones
- Conclusión
Tema 5. Planifique a diario………………..….…............... 45

- Introducción
- 1. Proceso de planificación diaria
- 2. Recomendaciones
- 3. Planificación diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones
- 4. Cuatro principales
- Conclusión
Cierre......................................................................................... 51
- Conclusión del curso
Arial Bold 16
(n

3
Bienvenida
“Poner Primero lo Primero” nos permite liberarnos de la tiranía de lo urgente para dedicar tiempo
a las actividades que verdaderamente dan sentido a nuestras vidas. Es la disciplina de llevar a
cabo lo importante, lo cual nos permite convertir en realidad la visión que forjamos en el hábito 2.
En el proceso usted se encuentra aquí:
Competencias
En este curso los participantes desarrollarán las siguientes competencias:
 Reconocer cómo manejar primero las prioridades clave y desperdiciar menos tiempo en
asuntos irrelevantes y asuntos urgentes, lo que dará como resultado mayor productividad a
través de una vida más equilibrada.
 Organizar las actividades diarias y semanales, mediante la planificación.
 Reafirmar y organizar los conceptos del hábito.
Temario
Tema 1. ¿Qué significa poner primero lo primero?
Tema 2. Enfóquese en las prioridades más importantes
Tema 3. Elimine lo que no es importante
Tema 4. Planifique semanalmente
Tema 5. Planifique a diario
Tema 6.Enseña para aprender

4
Antecedentes
Después de varios días de conversaciones con sus coordinadores, Consejo de Administración,
clientes y proveedores claves, Enrique Martínez logró escribir no sólo su Enunciado de Misión
Personal, sino que tenía un Enunciado de Contribución como nuevo Director General.
“Llevaré a PCP Internacional a convertirse en el más importante aliado del negocio de la industria
a través del excelente servicio que prestan los felices empleados apoyados por los aún más felices
inversionistas”.
La realidad frente a sus ojos se veía muy diferente.

-Los pedidos no entregados se acumulaban.
-Las cuentas por cobrar parecían estar incandescentes en el estado de resultados.
-Entre los empleados había escepticismo acerca de si el nuevo Director General sería capaz de
manejar la situación.
-Al mismo tiempo algunos empleados estaban dispuestos a hacerlo “reventar” para prevalecer en
la ineficiencia comodidad.
Además el trabajo clamaba en cada minuto por su presencia.
Era inminente hacer un plan y organizar algunas tareas claves.
¿Por dónde empezar?
Antes de adentrarnos en el estudio del Hábito 3: Poner Primero lo Primero, lo invitamos a ver el
siguiente video sobre la historia de David, Georgina y Enrique y la forma como los 7 Hábitos de
Covey han impactado en su vida profesional y personal.
http://apps05.ruv.itesm.mx/portal/uvtv/video/video.jsp?folio=3375

5
Tema 1. ¿Qué significa Poner primero lo primero?
Introducción
El Hábito 3 nos lleva a la ejecución de la misión, pese a las urgencias que tienden a llamar
nuestra atención y agotar nuestra energía.
En este tema conocerá los paradigmas, el principio, las conductas y los resultados de este
Hábito.
Competencias
 Entender cómo manejar Primero las prioridades clave y desperdiciar menos tiempo en
crisis, lo que dará como resultado mayor productividad y una vida más equilibrada.
Temario
1. Presentación del hábito
2. Demostración del hábito
3. Principio del hábito
4. Ver Hacer Lograr
5. Conclusión

6
1. Presentación del hábito
“Las cosas que importan más, nunca deben estar a la merced de las cosas que importan
menos”.
Johann Wolfgang von Goethe
2. Demostración del hábito

Imagine que usted se encuentra en la siguiente situación:
Usted pertenece a un una consultoría del área de Recursos Humanos. Ha estado trabajando
arduamente para ganar una licitación para un proyecto de capacitación en una empresa financiera,
la cual tiene renombre a nivel internacional. Su consultoría ha ganado licitaciones anteriormente
con otros negocios locales y nacionales, pero es la primera vez que participa para una empresa
tan importante. Los éxitos que ha tenido le han costado tiempo personal, sacrificando las horas
que le dedicaba al ejercicio y a su pareja e hijos.
Hoy por la mañana, antes de ir a la oficina, su hijo de 8 años le recuerda que hoy a las 3 de la
tarde tiene entrenamiento de futbol y necesita que lo lleve al campo de práctica. Usted se
compromete con él y le asegura que estará puntual para llevarlo.
Ya de camino a la oficina, en medio del tráfico recuerda que dejó unos archivos de la licitación en
su computadora personal y que debe presentar justo el día de hoy. Esto lo obliga a regresar de
prisa para obtenerlos.
Al llegar a la oficina, su secretaria le comenta que su jefe lo ha estado buscando. Él llama su

atención recordándole los horarios de trabajo y la importancia del proyecto en el que están

7
trabajando, además le comenta que necesita un reporte de costos que debe entregar a la empresa
licitante antes de las 6 de la tarde.
Al llegar a su escritorio, su secretaria le comenta que hay un cliente de una empresa local que está
buscando información de los servicios del área que se encuentra a su cargo. ¿Qué hace usted?
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la meta del negocio

II. Comentarle a la secretaria que programe una cita con él para la próxima semana
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa II. Comentarle a la secretaria que

es la meta del negocio programe una cita con él para la
próxima semana
Atender al cliente implicó: buscar una sala de La secretaria le informa al cliente que debe
juntas disponible en ese momento, explicarle en agendar la cita previamente. Aunque el cliente
qué consiste la metodología aplicada, los se molestó un poco, aceptó regresar la
costos, resultados y otras aproximaciones. siguiente semana en un horario asignado.
Usted tardó hora y media en atenderlo. De Usted aprovechó ese momento para buscar y
regreso a su escritorio se da cuenta que ya son recuperar toda la información necesaria para
pasadas las 11:00 horas del día y no ha generar el reporte de costos que debe entregar
empezado a recuperar la información para en la tarde. Recibe una llamada de su
llenar el reporte de costos para la licitación. En secretaria y le recuerda que la semana pasada
ese momento su secretaria le recuerda que la se había comprometido para ir a una reunión de
semana pasada se había comprometido para ir trabajo con unos clientes que quieren hacer
a una reunión de trabajo con unos clientes que unos ajustes a un programa de capacitación el
quieren hacer unos ajustes a un programa de día de hoy. La reunión está programada a las
capacitación el día de hoy. La reunión está 12. ¿Qué decisión toma?
programada a las 12:00. ¿Qué decisión toma?
1. Asistir a la reunión de trabajo
1. Asistir a la reunión de trabajo 2. Cancelar la reunión de trabajo
2. Cancelar la reunión de trabajo
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la II. Comentarle a la secretaria que programe una
meta del negocio cita con él para la próxima semana
1. Asistir a la reunión de trabajo 1. Asistir a la reunión de trabajo

Asiste a la reunión de trabajo y le se le dificulta Antes de ir a la reunión usted ya había revisado
concentrarse en los requerimientos de los el tema que tratarían en ella, y marcó los
clientes, esto debido a que solamente piensa puntos clave de la misma. Con esa información
en el reporte de costos, y usted se siente moderó y controló la sesión de trabajo,
cansado y está preocupado. Con su baja logrando acuerdos y lo más importante,
participación, la reunión tarda más tiempo de lo regresando a la oficina en menos de dos horas
requerido. para continuar con el reporte.
Al regresar a la oficina un compañero y amigo Después de un rato de estar trabajando

de la oficina lo aborda para charlar sobre los nuevamente en el proyecto de la licitación, un
preparativos de su fiesta de cumpleaños, amigo lo aborda para charlar sobre los
además le pide que usted lleve las bebidas, a lo preparativos de su fiesta de cumpleaños,
que usted responde… además le pide que usted lleve las bebidas, a lo
que usted responde…
A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
B. No quiero ser grosero, pero realmente A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
tengo que realizar un reporte, te puedo B. No quiero ser grosero, pero realmente
buscar mañana para ponernos de tengo que realizar un reporte urgente.
acuerdo para la fiesta. Te buscaré mañana para ponernos de

8
acuerdo para la fiesta.
I. Atenderlo inmediatamente ya que esa II. Comentarle a la secretaria que

es la meta del negocio programe una cita con él para la
1. Cancelar la reunión de trabajo próxima semana
Habla con los clientes 15 minutos antes de la Habla con los clientes una hora antes de la cita
cita, y les explica que no puede asistir a la para explicarles que no puede asistir a la
reunión, sin embargo ellos, molestos, comentan reunión, sin embargo ellos, molestos, hacen el
que es una verdadera falta de respeto que comentario que ya habían agendado la reunión
cancele la cita de forma tan abrupta. En voz para este día y que esperaban que no volviera
alta y muy molestos le avisan que enviarán un a suceder ya que ellos sí respetan sus
correo electrónico notificándole la situación a su itinerarios de trabajo.
superior.
En ese momento un compañero y amigo de la
En ese momento un compañero y amigo de la oficina lo aborda para charlar sobre los
oficina lo aborda para charlar sobre los preparativos de su fiesta de cumpleaños,
preparativos de su fiesta de cumpleaños, además necesita que usted lleve las bebidas, lo
además necesita que usted lleve las bebidas, lo que usted responde…
que usted responde…
A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
A. ¿Claro, qué deseas que lleve? B. No quiero ser grosero, pero realmente
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo que realizar un reporte, te puedo
tengo que realizar un reporte, te puedo buscar mañana para ponernos de
buscar mañana para ponernos de acuerdo para la fiesta.
acuerdo para la fiesta.
2. Cancelar la reunión de trabajo 2. Cancelar la reunión de trabajo
A. ¿Claro, qué deseas que lleve? A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
La conversación con su compañero se prolonga La conversación con su compañero se prolonga
por más de media hora, y no parece terminar. por más de media hora, y no parece terminar.
Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted Lo interrumpe abruptamente y le dice que usted
debe retirarse para continuar sus labores. debe retirarse para continuar sus labores.
Usted logra notar que hiere sus sentimientos, Usted logra notar que hiere sus sentimientos,
pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su pero la prisa hace que lo ignore y regresa a su
lugar de trabajo para terminar el reporte. lugar de trabajo para terminar el reporte.
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de En eso se da cuenta que ya son casi las tres de
la tarde y usted todavía no ha empezado. la tarde y usted todavía no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa Recibe una llamada y es su esposa
recordándole del compromiso con su hijo lo recordándole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde: cual usted responde:
a. No podré asistir porque estoy muy ocupado. a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.


9

meta del negocio cita con él para la próxima semana.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo 1. Asistir a la reunión de trabajo.
que realizar un reporte, te puedo buscar
mañana para ponernos de acuerdo para la B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
fiesta. que realizar un reporte, te puedo buscar
mañana para ponernos de acuerdo para la
fiesta.
Su compañero se da cuenta que estás ocupado Su compañero se da cuenta que estás ocupado
y te invita a comer al día siguiente para ponerse y te invita a comer al día siguiente para ponerse
de acuerdo. de acuerdo.
Usted trata de reunir toda la información Regresando a la oficina se da cuenta que le

necesaria, pero casi todas las personas estás falta muy poco para concluir con el reporte.
en su hora de comida y le es imposible llenar
en su totalidad el reporte. Antes de cerrar el archivo completo, recibe una
llamada y es su esposa recordándole del
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de compromiso con su hijo lo cual usted responde:
la tarde y usted todavía no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.
recordándole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde: b. No te preocupes, estaré ahí.
a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.
b. No te preocupes, estaré ahí.


10


meta del negocio. cita con él para la próxima semana.
1. Asistir a la reunión de trabajo. 1. Asistir a la reunión de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar que realizar un reporte, te puedo buscar
mañana para ponernos de acuerdo para la mañana para ponernos de acuerdo para la
fiesta. fiesta.
Su compañero se da cuenta que estás ocupado Su compañero se da cuenta que estás ocupado
y te invita a comer al día siguiente para ponerse y te invita a comer al día siguiente para ponerse
de acuerdo. de acuerdo.
Usted trata de reunir toda la información Regresando a la oficina se da cuenta que le

necesaria, pero casi todas las personas estás falta muy poco para concluir con el reporte.
en su hora de comida y le es imposible llenar
en su totalidad el reporte. Antes de cerrar el archivo completo, recibe una
llamada y es su esposa recordándole del
En eso se da cuenta que ya son casi las tres de compromiso con su hijo lo cual usted responde:
la tarde y usted todavía no ha empezado.
Recibe una llamada y es su esposa a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.
recordándole del compromiso con su hijo lo
cual usted responde: b. No te preocupes, estaré ahí.

11

meta del negocio. cita con él para la próxima semana.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
que realizar un reporte, te puedo buscar que realizar un reporte, te puedo buscar
mañana para ponernos de acuerdo para la mañana para ponernos de acuerdo para la
fiesta. fiesta.
A esta hora se siente cansado y abrumado por En este momento todavía se siente un poco
las prisas y el trato con la gente, su compañero alterado después del percance con los clientes,
entiende y le comenta que lo pueden revisar al y su compañero lo nota y está de acuerdo con
día siguiente en un horario más cómodo. usted de revisar lo de la fiesta en otro momento
la tarde y usted todavía no ha terminado. la tarde y usted todavía no ha terminado.

A. ¿Claro, qué deseas que lleve? 1. Asistir a la reunión de trabajo.
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo
fiesta.

Usted avisa a su esposa que no podrá asistir, Usted avisa a su esposa que no podrá asistir,
rompiendo con su promesa de llevarlo al partido rompiendo con su promesa de llevarlo al partido
y perderse de un buen momento con su hijo. Su y perderse de un buen momento con su hijo. Su
hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo hijo se entristece por encontrarse sin su apoyo
durante el juego. durante el juego.
A. ¿Claro, qué deseas que lleve? 2. Cancelar la reunión de trabajo
fiesta.

12
2. Cancelar la reunión de trabajo 1. Asistir a la reunión de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
mañana para ponernos de acuerdo para la a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.
fiesta.
A. ¿Claro, qué deseas que lleve? 1. Asistir a la reunión de trabajo.
fiesta.
Todavía no termina el reporte y trata de Todo su día lo ha mantenido bajo un riguroso

avanzar lo más posible. El reloj marca que itinerario para estar con su hijo a tiempo.
faltan solo 10 minutos para las 3:00. Corre al Después de una larga jornada logra completar y
estacionamiento y viaja en medio del tráfico, enviar el reporte a tiempo. Se va con 10
llega a la escuela, pero no ve a su hijo. Ya ha minutos antes de que empiece el tráfico de la
pasado más de media hora de la cita acordada tarde para llegar a tiempo. Usted llega justo
y se desespera porque no lo encuentra. Una cuando su hijo está saliendo de la escuela. En
profesora le comenta que una madre de familia eso recibe una llamada de su jefe
le hizo el favor de llevarlo ya que lo vio preguntándole algunos detalles del reporte y
esperándolo media hora. En ese momento
además lo felicita por el impecable trabajo que
recibe una llamada de su jefe preguntando por
realizó. Él está convencido que con esa
su avance, usted le comenta que todavía le
información del reporte ganarán la licitación.
faltan varios detalles. Su jefe se pone furioso
por su aparente falta de compromiso y le Cuando llegan al campo, usted decide relajarse
advierte que espera el reporte al final del día sin y disfrutar el partido de su hijo.
excusas. Durante el camino a la oficina su
esposa le hace otra llamada haciéndole saber
que también está muy molesta por haberle
fallado a su hijo.
A. ¿Claro, qué deseas que lleve? 2. Cancelar la reunión de trabajo

13
fiesta.
Todavía no termina el reporte y trata de Todo su día lo ha mantenido bajo un riguroso

avanzar lo más posible. El reloj marca que itinerario para estar con su hijo a tiempo. Sin
faltan solo 10 minutos para las 3:00. Corre al embargo el percance con los clientes en la
estacionamiento y viaja en medio del tráfico, mañana lo dejó molesto
llega a la escuela, pero no ve a su hijo. Ya ha
pasado más de media hora de la cita acordada Después de una larga jornada logra completar y
y se desespera porque no lo encuentra. Una enviar el reporte a tiempo. Se va con 10
profesora le comenta que una madre de familia minutos antes de que empiece el tráfico de la
le hizo el favor de llevarlo ya que lo vio tarde para llegar a tiempo. Usted llega justo
esperándolo media hora. En ese momento cuando su hijo está saliendo de la escuela. En
recibe una llamada de su jefe preguntando por eso recibe una llamada de su jefe
su avance, usted le comenta que todavía le preguntándole algunos detalles del reporte y
faltan varios detalles. Su jefe se pone furioso además lo felicita por el impecable trabajo que
por su aparente falta de compromiso y le
realizó, Sin embargo le hace el comentario de
advierte que espera el reporte al final del día sin
que los clientes hablaron para quejarse y que
excusas. Durante el camino a la oficina su
esposa le hace otra llamada haciéndole saber es importante no descuidarlos.
que también está muy molesta por haberle
Mientras está en el partido usted todavía se
fallado a su hijo.
muestra un poco tenso, no dejándolo disfrutar
la compañía de su hijo.
2. Cancelar la reunión de trabajo 1. Asistir a la reunión de trabajo
B. No quiero ser grosero, pero realmente tengo A. ¿Claro, qué deseas que lleve?
que realizar un reporte, te puedo buscar b. No te preocupes, estaré ahí.
fiesta.
Todavía no termina el reporte y trata de Terminó el reporte a tiempo pero de una forma
avanzar lo más posible. El reloj marca que un tanto atropellada. Pero finalmente controló la
faltan solo 30 minutos para las 3:00. Corre al situación.
estacionamiento y viaja en medio del tráfico,
llega a la escuela, y ve a su hijo que se está Se va con 10 minutos antes de que empiece el
subiendo al carro de una madre de familia, ella tráfico de la tarde para llegar a tiempo. Usted
le iba a hacer el favor a su hijo de llevarlo al llega justo cuando su hijo está saliendo de la
partido ya que tenía media hora esperándolo. escuela. En eso recibe una llamada de su jefe
Mientras llevaba a su hijo al partido recibe una preguntándole algunos detalles del reporte y
llamada de su jefe preguntando por su avance, además lo felicita por el impecable trabajo que
usted le comenta que todavía le faltan varios realizó. Él está convencido que con esa
detalles. Su jefe se pone furioso por su información del reporte ganarán la licitación.
aparente falta de compromiso y le advierte que Cuando llegan al campo, usted decide relajarse
espera el reporte al final del día sin excusas.
y disfrutar el partido de su hijo.
Esto provoca que tenga que dejar al niño y
regresarse inmediatamente a la oficina,

14
pidiéndole de favor a la madre de familia que lo
regrese a su casa. Durante el camino a la
oficina su esposa le hace otra llamada
haciéndole saber que también está molesta por
no haber estado con su hijo durante todo el
partido.
Reflexione
1. ¿Cómo fue su experiencia en un día con tanto trabajo y con tan poco tiempo para
terminarlo?
a) Sólo fue un día normal de trabajo

b) Muy cansado y poco efectivo
c) Todo se puede controlar sabiendo administrar las urgencias y prioridades
d) Debería tener una asignación de actividades más realista mis horarios
2. ¿Cómo podría balancear su vida personal y la laboral?
a) Estableciendo claramente cuáles son mis prioridades

b) Esforzarme más en el trabajo para proveer más ingresos en mi hogar
c) Poner mi vida personal siempre antes que la laboral
d) Tener muchas amistades tanto en el trabajo como fuera de él
Las respuestas correctas son las c) y la a).
Para tener su tiempo administrado usted necesita dirección. Este enfoque le permitirá encaminar
todos sus esfuerzos al cumplimiento de sus prioridades y no sucumbir a la tentación de atender a
lo urgente.
Le sugerimos realizar nuevamente este ejercicio, eligiendo opciones diferentes para que
compruebe que es posible obtener experiencias y resultados diferentes ante circunstancias
similares, todo depende en cómo administramos nuestro tiempo.
Empecemos por una reflexión…
¿Incluyó la salud y condición física en su Enunciado de Misión Personal?
Cuando las personas que toman este curso han terminado de escribir su Enunciado de Misión
Personal, les preguntamos si han incluido el mantenerse en forma o aspectos de salud, ejercicio
y/o condición física.
¿Qué porcentaje estima usted que responden que sí?
a. 20% b. 40% c. 60%
Solamente un 40% responden que para ellos la salud y condición física es un aspecto importante.
Sin embargo, cuando preguntamos "¿Cuántos de ustedes son capaces de hacer ahora 20
lagartijas?"

15
¿Qué porcentaje estima usted que responden sí?
a. 2% b. 5% c. 10%
La respuesta es 2%.
Muy pocos de los que dicen que es importante tener condición física óptima, sienten que
realmente la tienen y son capaces de demostrarlo.
“Una cosa es decir que algo importa, otra muy diferente es demostrarlo en el día a día”.
Henry Ford.
“Uno no puede crear una reputación basándose en lo que va a hacer”.

-Henry Ford
Decir que uno va a vivir su misión es una cosa; vivirla realmente es otra.
El Hábito 3 es el cumplimiento práctico de los hábitos 1 y 2.
Poner su misión por escrito no es garantía de que uno la viva.
¿Qué significa vivir el hábito 3?
El hábito 3 es actuar de acuerdo a sus principios. Es uno de los hábitos más difíciles de vivir
porque requiere de integridad, ejecución constante y establecimiento de prioridades.
Recuerde, usted es el programador, escribió el programa y ahora lo debe ejecutar.
Las cosas que importan más nunca deben estar a la merced de las cosas que importan
menos.
-Johann Wolfgang con Goethe.
Esta frase de Goethe significa que cuando algo es realmente importante, debemos de actuar en
consecuencia y no dejarnos vencer por pretextos, olvidos, otros impulsos de menor
relevancia.
¡Si es Primero, debe ir Primero!
El Hábito 3 es el hábito de la integridad y ejecución. Es donde ponemos nuestros planes en

acción y los seguimos con integridad.

16
3. Principio del hábito y Ver, Hacer, Lograr
El principio en el que se fundamenta este hábito es el siguiente:
La efectividad requiere de integridad para actuar sobre las prioridades.
Ver
Efectivo: No efectivo:
Pongo primero las Pongo primero las

cosas importantes. Las cosas urgentes. Si
personas altamente mantenemos este
efectivas resisten el paradigma, las crisis,

17
impulso de poner las y no las prioridades,
cosas urgentes en serán las que nos
primer lugar. Tienen el guíen.
hábito de establecer
prioridades con
respecto a lo que es
importante y decir no a
las cosas que no son tan
importantes.
Hacer
Conductas (Hacer) de este hábito son…
• Enfóquese en las prioridades más importantes.

• Elimine lo que no es importante.
• Planifique semanalmente.
• Planifique a diario.
Lograr
Usted logrará entre otras cosas:
 Incremento en organización y productividad.

 Menos crisis.
 Una reputación de dar seguimiento hasta el final.
 Mayor equilibrio de vida y paz mental.
Cierre del tema

¿Puede usted imaginar a un líder altamente efectivo, altamente exitoso, trascendente que no sea
congruente?
Este hábito requiere disciplina y esfuerzo constante para lograr enfocarse en las prioridades
más importantes y no desviarnos a asuntos urgentes o atractivos, pero irrelevantes.

18
Tema 2 Enfóquese en las prioridades más importantes
Introducción
Mucho de lo que hacemos es dominado por la presión del momento, de las personas o inclusive
de nuestros propios supuestos acerca de la urgencia de las cosas. Nada de esto debe ser más
fuerte que nuestra determinación para lograr algo que realmente importa.
Pero, ¿qué diferencia hay entre lo que urge y lo que importa?, ¿acaso debemos simplemente
ignorar lo urgente?
Competencias
 Lograr concentración en las prioridades más importantes.
Temario
1. Dificultad para Poner Primero lo Primero

2. Matriz del Tiempo
3. Reflexiones sobre los cuadrantes
4. Trabajar en el CII

19
1. Dificultad para Poner Primero lo Primero
¿Por qué es tan difícil Poner Primero lo Primero?
Porque las cosas urgentes se interponen en el camino.
Una solución rápida en el momento es mucho más atractiva que un resultado que tarda más
tiempo en alcanzarse. Si ponemos las cosas urgentes en primer lugar, nos guiamos por el reloj.
La respuesta es muy sencilla, el propósito del reloj es indicar la hora.
Pero si en lugar de guiarnos por el reloj, que tal si nos guiáramos por una brújula…
¿Cuál es el propósito de una brújula?
La brújula funciona para indicarnos la dirección.
Aunque ambos son importantes, la brújula debe preceder al reloj porque es más importante hacia
dónde vamos que la rapidez con que podemos llegar.
El reloj representa sus citas, itinerarios y actividades—cómo usted administra su tiempo.
La brújula representa su misión, su dirección y sus valores—lo que usted considera que importa
más.
Actividad 1. Urgente o importante
1. Lea cuidadosamente cada una de las frases que se presentan a continuación.

2. Identifique qué palabras corresponden a la brújula o al reloj.
La La Los La calidad de las Lo Lo urgente

efectividad eficiencia itinerarios relaciones importante está
se encuentra se logra son requiere olvidarse está definido determinado
trabajando en trabajando marcados del reloj y mirar lo por nuestras por la prisa de
la misión rápido por el tiempo que queremos prioridades, acabar pronto.
eficiencia. Itinerarios. relaciones lograr cosas nuestra
humanas. importantes. misión cosas
urgentes.
Tus respuestas debieron quedar de la siguiente manera:

20
Efectividad Eficiencia
Relaciones Itinerarios
Cosas importantes Cosas urtentes
Supongamos que está viajando por la autopista a alta velocidad. Súbitamente, se dirige al
conductor y le dice:
-“Recién me doy cuenta de que estamos yendo en la dirección equivocada”.
Entonces, el conductor le contesta:
-“¿A quién le importa? Vamos rápido, ¿No?”
El lugar hacia donde nos dirigimos es más importante que la velocidad a la que viajamos, ¿no le
parece?
El Hábito 3 se refiere a dar prioridad a la brújula y no al reloj.

Los 7 Hábitos en acción
Caso
Cuando fue secuestrado en 1989, Abilio Diniz comenzó a pensar en lo valiosa que era su vida y
cuán valiosas podrían seguir siendo sus contribuciones. Los 7 Hábitos lo ayudaron a revitalizar
tanto su actividad comercial como su vida.
En septiembre de 1989, Abilio Diniz, presidente de la cadena minorista más grande de Brasil, fue
secuestrado por guerrilleros y mantenido prisionero por seis días hasta que se pagó el rescate.
Como resultado de esta experiencia, empezó a repensar su vida.
Su empresa, el Grupo Pão de Açúcar, se encontraba en decadencia debido a la severa inflación, y

a que dos gigantes multinacionales, Wallmart y Carrefour, habían llegado al país para competir por
el mercado brasileño. Diniz tuvo que elegir. ¿Seguiría permitiendo que la empresa se hundiera
bajo el peso de la inflación y la competencia, o asumiría una posición proactiva para construir?
Aceptó el desafío. Vendió divisiones, se reconcentró en la venta de alimentos e innovó mediante

entregas a domicilio y servicios de Internet, y así consiguió recuperar a la empresa.
Hoy, la empresa ha crecido de 300 a 1000 tiendas y le da empleo a más de 65,000 brasileños. Las
ventas han superado los $1.3 mil millones de dólares. Además de tomar decisiones altamente
enfocadas en el negocio, Diniz también ha insistido en una receta sencilla para el éxito: Afilar la
sierra. Lo plantea de esta manera: “Ocúpate de los empleados, y ocúpate de ti mismo”.
Cuando Diniz conoció los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas, el sistema lo
sorprendió, e insistió en que todos en la empresa recibieran esa capacitación. Él personalmente es
un ejemplo de los 7 Hábitos, especialmente Afilar la Sierra.

21
Hace ejercicios tres veces por día: natación a la mañana, gimnasia en la hora del almuerzo y un
juego de squash al final del día. Ofrece gimnasios para los empleados e incentivos para que
corran la maratón.
Todos los años, paga para que 50 de sus empleados participen en la Maratón de NuevaYork.
Diniz dice,“No considero el deporte como una competencia, sino como una manera de mejorar la
salud y la calidad de vida”.
“Afilar la sierra” en su trabajo es fundamental para su éxito. Regularmente visita supermercados en

América del Norte y Europa para conocer nuevas ideas. Su mayor descubrimiento fue la Internet.
Mientras que otros minoristas observaban y esperaban, Diniz aprendió todo lo posible sobre el
nuevo medio y lanzó un revolucionario servicio minorista basado en red en Brasil. Sus
competidores perdieron, ya que su empresa se transformó en el lugar donde hay que ir para hacer
compras en Internet en ese país.
Diniz también es un ejemplo notable de los demás hábitos.

Después de su secuestro, podría haberse quedado amargado contra sus captores y haber usado
sus considerables recursos para tomar venganza. En lugar de hacerse la víctima, sin embargo,
consideró que era importante “darle vuelta a la hoja” y empezar a ocuparse de los importantes
problemas sociales de América Latina, que causaban crímenes y violencia. Hoy es el principal
contribuyente al proyecto de “Hambre cero” de Brasil.
Un ejemplo importante del Hábito 3, su interés inicial en los 7 Hábitos fue aprender cómo manejar
mejor su tiempo. El pensamiento enfocado de los Hábitos 2 y 3 lo ayudó a mantener en vista la
actividad central de Pão de Açúcar.
Al vivir de acuerdo con los 7 Hábitos y al ayudar a sus asociados a hacer lo mismo, Abilio Diniz ha
construido de Brasil... y una de las más rentables.
Actividad ¿Qué hábito aplicó en cada una de las siguientes situaciones?
Instrucciones
1. Lea cada una de las afirmaciones que se presentan a continuación.

2. Seleccione el hábito que utilizó el señor Abilio Diniz durante las dificultades que se le
presentaron en la lectura.
 “H1” para el hábito 1.

 “H2” para el hábito 2, y así sucesivamente hasta llegar al hábito 7.
 Si no aplica ninguno responda “N”.
Posibles respuestas:
H1, H2, H3, H4, H5, H6, H7, N
Situación Respuestas
a) Pagó el rescate de su secuestro.
b) Repensar su vida y su negocio.

22
c) Permitir que la empresa se hundiera bajo el
peso de la inflación y la competencia.
d) Hace ejercicios tres veces por día: natación
a la mañana, gimnasia en la hora del
almuerzo y un juego de squash al final del
día.
e) Mientras que otros minoristas observaban y
esperaban, Diniz aprendió todo lo posible
sobre el nuevo medio y lanzó un
revolucionario servicio minorista basado en
red en Brasil.
f) Su interés inicial en los 7 Hábitos fue
aprender cómo manejar mejor su tiempo.
Tus respuestas debieron quedar así:
Situación Respuestas
a) Pagó el rescate de su La respuesta correcta es “N”.
secuestro.
Esta acción no estaba en su círculo de influencia,
pero las consecuencias de ese pago fueron su
responsabilidad. La historia no ofrece detalles de
cómo enfrentó el desfalco por pago del rescate.
b) Repensar su vida y su La respuesta correcta es H2

negocio.
Comenzar con el Fin en la Mente. Reinicia
planteándose de raíz qué tipo de vida y qué tipo de
negocio va a impulsar. Vendió divisiones, se
reconcentró en la venta de alimentos e innovó
mediante entregas a domicilio y servicios de
Internet, y así consiguió recuperar a la empresa.
c) Permitir que la empresa La respuesta correcta es “N”.

se hundiera bajo el peso
de la inflación y la Esta no fue una opción que tomó Dibniz.
competencia.
d) Hace ejercicios tres La respuesta correcta es “H7”.
veces por día: natación Afilar la Sierra es trabajar en la propia salud física,
a la mañana, gimnasia emocional, mental y espiritual.
en la hora del almuerzo
y un juego de squash al
final del día.
e) Mientras que otros La respuesta correcta es H3.
minoristas observaban y
esperaban, Diniz Poner Primero lo Primero. Actuar en lo importante
aprendió todo lo posible primero y no esperar a que lleguen mejores vientos.
sobre el nuevo medio y
lanzó un revolucionario

23
servicio minorista
basado en red en Brasil.
f) Su interés inicial en los La respuesta correcta es H3.
7 Hábitos fue aprender
cómo manejar mejor su Actuar en lo importante primero es definir su tiempo
tiempo. y actuar con integridad.
2. Matriz del tiempo

La Matriz del tiempo
En el siguiente vídeo, Stephen nos enseñará cómo dar prioridad a la brújula y no al reloj.
Stephen categoriza todo lo que hacemos en cuatro cuadrantes.

Después de ver el video, prepárese para responder en la siguiente página el nombre de cada uno
de los cuadrantes.
Después de haber visto el video te invitamos a que respondas la siguiente pregunta.
¿Cuál es el nombre de cada cuadrante?
Desperdicio y exceso Necesidad Efectividad Engaño
Actividad Matriz del Tiempo
1. Observe la Matriz del Tiempo que se presenta.

2. Anote en la matriz en blanco actividades de su trabajo o vida personal en cada cuadrante.
3. Al terminar haga clic en el botón “Retroalimentación”

24
Retroalimentación
Algunas de tus respuestas pudieron quedar de la siguiente manera:
Peticiones urgentes del

jefe, cliente reclamando, Planeación, desarrollo
proyectos y entregas en de relaciones,
fechas límite. prevención.
Interrupciones de baja Actualizar Facebook,

prioridades, reuniones chatear y platicar asuntos
triviales como
no planeadas, reportes pasatiempo, criticar o
que nadie va a leer. escuchar chismes.

25
Actividad Reflexiones sobre los cuadrantes
Instrucciones
1. Reflexione sobre las actividades que colocó en cada uno de los cuadrantes.
2. Describa detalladamente en la columna izquierda cuáles son sus sentimientos respecto a
lo escrito en ese cuadrante.
3. Explique en la columna derecha cuál es el impacto de vivir demasiadas actividades en
cada cuadrante, es decir cómo afecta su salud, productividad y relaciones el hecho de
realizar las actividades que colocó en los cuadrantes.
Cuadrante I. Necesidad
Sentimientos Impacto
Cuadrante III. Engaño

Cuadrante II. Efectividad

Cuadrante IV. Desperdicio y exceso

Reflexione sobre las respuestas que anotó en cada uno de los cuadrantes.
Autoevalúe sus respuestas.
3. Reflexiones sobre los cuadrantes

Comúnmente los sentimientos e impactos más reportados en cada cuadrante son los siguientes:
En el cuadrante I es frecuente que las personas se sientan…
Ansiosos, estresados, con ira, abrumados, ocupados, alegres, con sentido de logro, y con una
sobrecarga de trabajo.

26
En cuanto al impacto de este cuadrante, éste tiene repercusiones en…
 La Salud: Provocando fatiga, presión sanguínea alta, colesterol alto, úlceras, cansancio,
etcétera.
 Productividad: Aumento de la crisis, y de las actividades del cuadrante I; muchos logros,

pero con calidad inferior en los resultados.
 Relaciones: Las relaciones personales se vuelven tensas o quebrantadas
Antes de terminar con el análisis de este cuadrante reflexionemos en lo siguiente:
No podemos evitar el cuadrante I porque es importante. Sin embargo, si dedicamos más tiempo al
cuadrante II, el Cuadrante I se torna más pequeño y manejable.
Un período breve en el Cuadrante I puede ser productivo, pero pasar mucho tiempo en él puede
tornarse destructivo.
Las personas que están preparadas para el Cuadrante I (y que no viven allí por hábito) se
concentran en lo importante más que en lo urgente.
El cuadrante I puede producir una adicción a la urgencia, y provoca que las personas se
escapen al Cuadrante IV.
Las personas que se dedican a lo importante siempre vuelven al CII después de una crisis y se
contestan la pregunta: “¿Cómo podré evitar esto en el futuro?”
Ahora se procederá al análisis del tercer cuadrante.
Los sentimientos experimentados en el tercer cuadrante son muy similares a los del primero.
Ansiedad, estrés, ira, resentimiento hacia quienes los llevan al este cuadrante, sentido de logro.
En cuanto al impacto de este cuadrante, éste tiene repercusiones en…
 La salud: Provocando fatiga, presión sanguínea alta, colesterol alto, úlceras, cansancio,
etcétera.
 Productividad: no se logra nada importante, resultados de menor calidad.
 Relaciones: Las relaciones personales se vuelven tensas o quebrantadas.
Si necesita más tiempo, pida prestado al cuadrante III. Éste es el cuadrante del engaño, en el que
las personas confunden la urgencia con la importancia.
Las personas que terminan en este cuadrante a menudo son “complacientes”.
Ahora se analizará el cuarto cuadrante.

27
Los sentimientos más comunes en este cuadrante se presentan a continuación:
Relajación al principio, luego aburrimiento y culpabilidad.
El impacto de este cuadrante se describe a continuación:
 Salud: Las repercusiones en la salud de este cuadrante suelen ser: depresión, baja
autoestima, aumento/disminución de peso, desempleo.
 Productividad: En el ámbito de la productividad, se pierden los resultados, no hay ningún

logro.
 Relaciones: Al igual que en los cuadrantes anteriores, la relaciones se vuelven tensas y

quebrantadas.
Las personas que viven en los Cuadrantes I y III a menudo se escapan al cuarto, que no es
realmente renovador.
Luego vuelven al CI y CIII hasta que necesitan volver a escaparse, esto los conduce al síndrome
del “Triángulo de las Bermudas”.
Ahora se analizará el cuadrante más importante.
Los sentimientos más comunes en este cuadrante se presentan a continuación.
Logro, alivio, estar preparado, equilibrio, poder, cumplimiento, control, felicidad, menos estrés
Impacto a largo plazo del cuadrante dos se presenta a continuación:
 Salud: aumento de energía, vitalidad y Fortaleza
 Productividad: disminución de errores, mayor calidad de ejecución, mayor innovación,

mayor creatividad
 Relaciones: más duraderas, mayor claridad de las expectativas, más confianza
El cuadrante II es la respuesta. Es el cuadrante de vivir con efectividad. Cuánto más tiempo

dedicamos al cuadrante II, más reducido y manejable se torna el primero.
Lo que comienza como cuadrante II se puede convertir en cuadrante IV si se practica en exceso, o

en cuadrante I si no se atiende a tiempo.
Las actividades del cuadrante II están relacionadas con la misión, las metas, valores y principios
de alta prioridad.
Pasar más tiempo en CII requiere salirse por completo de los cuadrantes III y IV.

28
Las personas del cuadrante II nunca se escapan por completo del cuadrante I, pero viven sus
vidas concentrados sólo en lo que es importante.
Actividad Reflexiones sobre los cuadrantes
Instrucciones
1. Lea cada una de las preguntas que se presentan a continuación.

2. Seleccione las más adecuadas, puede haber más de una respuesta por pregunta.
3. Compare su respuesta haciendo clic en el botón “Validar”.
1. ¿Qué es lo que tienen en común los Cuadrantes I y III?
Cuadrante I. Cuadrante II. Efectividad

Necesidad
Cuadrante III. Engaño Cuadrante IV. Desperdicio y
exceso
a) Ambos son importantes
b) Nacen de nuestras prioridades
c) Ambos son urgentes
d) Nos producen estrés, presión para actuar.
Los cuadrantes I y III son urgentes y por lo tanto nos presionan desde afuera de nosotros para
actuar. No nacen de nuestras prioridades más importantes.
2. ¿En qué se diferencian entre sí CI y CIII?
a) CI es urgente y CIII no
b) CI trae paz interna y CIII no
c) CI vale la pena y el CIII no
d) CI es productivo, el CIII no.
El CI es productivo, aunque caemos en él como respuesta a una urgencia. El CIII es improductivo

y no vale la pena atenderlo.
3. ¿Cuáles son las diferencias entre el Cuadrante II y IV?
a) CII es urgente y CIV no

b) CII es producto de nuestra elección, CIV es producto de nuestra debilidad de carácter.

29
c) CII es productivo y CIV no.
d) CII es proactivo y CIV es reactivo.
El CII es productivo y llegamos a él por elección, proactivamente. El CIV no es productivo y

caemos ahí generalmente por escape o reacción.
4. Trabajar en el CII
Reflexione:
 ¿Cómo piensa usted que es posible pasar la mayor parte del tiempo en el Cuadrante II?
 ¿Qué posibilidades tiene de trabajar en Cuadrante II un bombero, un policía o una

enfermera de una sala de urgencias?
Cierre del tema

Vivir en el Cuadrante II es la elección básica de la persona efectiva, sin embargo también requiere
de una evaluación constante sobre los eventos inesperados. La pregunta que se hace la persona
altamente efectiva es: ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en este momento que me lleva a
lograr mis más altas prioridades?
También será necesario aprender a decir NO de una manera adecuada a personas que traen
asuntos urgentes que a usted le parecen ser de CIII.
¿Cómo resolver ese constante dilema? Esto se responderá en el siguiente tema.

30
Tema 3. Elimine lo que no es importante
Introducción
¿Cómo decir “no” a lo no importante sin dañar la relación o su calidad en el servicio a los
demás?
Es claro que cuando nos enfocamos en nuestras prioridades de manera inflexible corremos el
riesgo de no atender cambios, oportunidades o asuntos que realmente son importantes y
urgentes.
No se trata de eso en la alta efectividad.
Aprender a decir “no” significa encontrar las palabras, intención y lenguaje no verbal
adecuados para lograr el objetivo sin afectar la relación personal.
Veamos cómo se hace y qué otras alternativas tiene usted.
Competencias
Organizar las actividades, eliminando las que no son importantes.
Temario
1. Vivir arriba de la línea
2. Reporte xQ

31
1. Vivir arriba de la línea
El ideal es vivir “arriba de la línea”, para tratar de eliminar por completo los Cuadrantes III y IV
y luego equilibrar su tiempo entre los Cuadrantes I y II, poniendo énfasis en el Cuadrante II.
Concéntrese en lo importante.
Actividad ¿Qué hábito aplicó en cada una de las siguientes situaciones?
1. Lea cada una de las preguntas que se presentan en esta actividad

2. Reflexiona en lo que has aprendido hasta ahora y responde cada una de las preguntas.
Responda a las preguntas siguientes:
1. ¿Cuáles son las actividades recurrentes de Cuadrante III en su trabajo?
2. ¿Cómo puede usted reducir o eliminar esas actividades de Cuadrante III?
En la siguiente página veremos algunas sugerencias con respecto a la manera de reducir o

eliminar el Cuadrante III en el lugar de trabajo.
Prepare su Diario de los Hábitos para anotar las mejores estrategias que pudieran funcionar para
usted.

32
Sugerencias para reducir o eliminar el cuadrante III en su área de trabajo.
1. Establezca bloques de tiempo específicos para manejar el correo electrónico todos los días
en lugar de contestar inmediatamente a cada mensaje de correo electrónico que recibe.
2. Aprenda a decir “no” con amabilidad pero con firmeza.
Por ejemplo:
- “Tengo tanto que hacer, que no sé cuándo podré hacerlo, pero conozco a alguien que puede
ayudarle en este momento”.
- “Claro que puedo ayudarlo con sus pedidos, siempre y cuando ambos entendamos que lo que
estoy haciendo para usted, se puede demorar”.
- “Le agradezco que haya pensado en pedírmelo a mí, pero no puedo aceptar”.
3. Establezca un horario para contestar los mensajes telefónicos, o utilice las opciones para
enviarlos al correo de voz.
2. Reporte xQ
Cuando se les pregunta cómo ocupan su tiempo en el trabajo, los encuestados de xQ dicen
ocupar un 40% de su tiempo “abajo de la línea” en actividades que realmente no son
importantes.
¿Qué porcentaje de su tiempo pasan los trabajadores “debajo de la línea”?
¿Qué porcentaje de su tiempo pasan los trabajadores “debajo de la línea”?
1. El 40% del tiempo de los empleados está “abajo de la línea”, ¿cuál es el impacto de
ese indicador en la productividad?
2. ¿Cuál es el costo emocional y psicológico de esa cifra?
Actividad Análisis del reporte xQ
1. Lea cada una de las preguntas que se presentan en esta actividad

2. Reflexiona en lo que has aprendido hasta ahora y responde cada una de las preguntas.
1. ¿Cuál es el impacto de esa cifra en la productividad?

33
Los gerentes y colaboradores pasan 40% de su tiempo en actividades que no son importantes, lo
importante se pospone, la productividad es 60%.
2. ¿Cuál es el costo emocional y psicológico de esa cifra?
Retroalimentación
Baja motivación, bajo compromiso, frustración, sentimiento de estar trabajando contra la lógica y
buen juicio, burn-out.
El burn out es un padecimiento que a grandes rasgos consiste en estrés prolongado en el

organismo ante los factores tensionantes emocionales e interpersonales que se presentan en el
trabajo, que incluye fatiga crónica, ineficacia y negación de lo ocurrido
Cierre del tema

Hemos aprendido la importancia vital de vivir al norte de la línea. Ahora aprenderemos el proceso
que ha sido diseñado para incrementar la capacidad del CII.
El proceso se concentra en la planificación semanal y diaria.

34
Tema 4. Planifique semanalmente.
Introducción
Planificar semanalmente es una actividad del cuadrante II que genera disminución de las
urgencias y alto enfoque en prioridades. Es un componente fundamental en este hábito ya que
lleva a un evento específico y a regular lo escrito en el Enunciado de Misión Personal.
Se practica la proactividad durante la planeación porque es ahí donde hacemos nuestras

elecciones más poderosas que determinan cómo se verá cada día de nuestra semana, cada
semana de nuestra vida.
En este tema revisaremos en qué consiste la planificación semanal y qué herramientas pueden ser
útiles para realizarla.
Competencias
 Organizar las actividades semanales, mediante la planificación.
Temario
1. Rocas Grandes
2. Proceso de Planificación Semanal
3. Revise su misión y roles
4. Elija las rocas grandes
5. Organice su semana
6. Planificación Semanal con Planner, Outlook y otras aplicaciones

35
1. Rocas Grandes
En el siguiente video, Stephen ilustra cómo Poner Primero lo Primero.
Enfóquese en lo siguiente:
Actividad Rocas grandes
1. Reflexione sobre el video Rocas Grandes que acaba de ver.
2. Lea a continuación cada una de las preguntas que aparecen a continuación.
3. Seleccione la o las respuestas correctas.
1. ¿Qué representa el recipiente vacío?
a) La nada
b) El tiempo
c) La semana
d) La vida
El recipiente vacío representa el tiempo que está comprendido en una semana.
2. ¿Qué representan las rocas grandes?
a) Los problemas
b) Las prioridades
c) Las actividades más importantes de la persona
d) Las actividades más triviales de la persona
Las cosas importantes: las cosas que están por arriba de la línea (CI y CII). Éstas se
pueden vincular con la misión, los roles y las metas.
3. ¿Qué representan las rocas pequeñas?
a) Las actividades clave

b) El tiempo
c) Las actividades de CIII
d) Las actividades de CIV
Las cosas menos importantes: las cosas que están abajo de la línea (CIII y CIV).
2. Proceso de Planificación Semanal
El proceso que utilizamos para colocar Primero las rocas grandes en el recipiente se denomina
“planificación semanal”.

36
¿En qué momento se debe llevar a cabo la planeación?
La planificación semanal es un evento importante que debe suceder antes de que inicie la
semana.
El lugar en el que se lleve a cabo debe ser un lugar tranquilo, libre de interrupciones, distracciones
o ruido.
Llevar a cabo adecuadamente la planificación semanal significa dedicarle aproximadamente entre

20 y 30 minutos.
A continuación, Stephen nos guiará a través de los tres pasos para la planificación semanal.
Para realizar la planificación semanal es necesario seguir estos sencillos pasos.
1. Revise su misión y roles

2. Elija las rocas grandes.
3. Organice su semana.
Existe una herramienta para la planificación semanal. Se denomina Brújula Semanal. Esta brújula
ayuda a mantener el curso de las prioridades más importantes.
En este curso aprenderá a crear una Brújula Semanal como una Nota de Outlook. Si cuenta con
un Planificador Franklin utilizará la herramienta incluida de Brújula Semanal.
Alternativamente puede utilizar la Brújula Semanal del archivo anexo.
Descárguela e imprímala para realizar su Planeación Semanal.
Veamos paso a paso el procedimiento de la Planificación Semanal mediante Microsoft Outlook ®
3. Revise su misión y roles.
En Outlook 2010, la Brújula Semanal se implementa a través de una Nota de Outlook como se
muestra en la imagen.

37
En el caso de Enrique Martínez, nuestro personaje descrito al principio del curso, los roles más
importantes son:
 Director General
 Padre
 Esposo
 Amigo
Roles importantes
El orden en que aparecen es arbitrario, sin embargo usted puede optar por colocar en orden
prioritario sus roles, escribiendo arriba los más importantes, si así lo desea.
Estos roles los descubre Enrique durante el ejercicio de escribir el Enunciado de Misión Personal.
Para él, su esposa y sus hijos son sus relaciones y por lo tanto sus roles más importantes en el
plano personal.
En el plano laboral, su nuevo rol de Director General de la empresa es su rol más importante.

38
Actividad 2. Revise su misión y roles
Instrucciones
Ya sea que haya escrito su Preparación de la Misión Personal en la sección de Notas de la

Herramienta de Trabajo o lo haya guardado en un archivo electrónico, durante el curso del Hábito
2, es necesario abrirlo en este momento, imprimirlo y tenerlo a la vista. Tenga también una pluma
o marca texto a la mano.
1. Escriba en cada campo lo roles más representativos de su vida en este momento, le sugerimos
que haga clic en el botón “Recomendaciones” para abrir algunas sugerencias que le pueden
ayudar a elegir sus roles. No olvide realizar este ejercicio en la Brújula Semanal.
Rol 1 Rol 4 Rol 7
Rol 2 Rol 5
Rol 3 Rol 6
2. Revise el borrador de su Enunciado de Misión Personal y lea con detenimiento su última

versión de Enunciado de Misión Personal. Reflexione, en la siguiente pregunta:
¿Estoy viviendo lo que aquí dice?
3. Escriba sus roles profesionales y personales clave en una Brújula Semanal o en las
alternativas mencionadas antes.
Roles clave
Roles profesionales Roles personales
4. Elija las rocas grandes.
Las rocas grandes provienen de diferentes áreas de su vida…
Rocas grandes:
 Misión
 Proyectos
 Metas importantes
 Conciencia
 Contribución a sus roles

39
Las rocas grandes pueden o no, tomar mucho tiempo. Tampoco son tareas de baja categoría;
representan las actividades que están “por encima de la línea”.
Ejemplo
Las rocas grandes no siempre son tareas o citas. También pueden transformarse en áreas de
enfoque
1. Ser un mejor oyente

2. Tener más paciencia
3. Usar un lenguaje proactivo, etcétera
La siguiente es una pregunta que puede hacerse a sí mismo y que lo ayudará a escoger sus rocas
grandes.
¿Cuál es la cosa más importante que puedo hacer en este rol esta semana?
Ejemplo
Rocas grandes a nivel

profesional
Rocas grandes a nivel personal
Escoja sus rocas o piedras grandes para la semana entrante y anótelas en la Brújula Semanal de
su Outlook o en una Brújula Semanal impresa de su Herramienta de Trabajo.

40
L M M J V
Con la planeación tradicional, tratamos en primer lugar las cosas más urgentes. Dado que no
nos queda tiempo ni energía, dejamos a un lado actividades importantes del Cuadrante II.
Programación tradicional
En la organización de las “rocas grandes”, evitamos el Cuadrante I organizando en primer lugar las
actividades del Cuadrante II. De esta manera, hacemos que las rocas pequeñas no se instalen en
nuestro itinerario Primero.
Programación “Rocas grandes”

41
5. Organice su semana.
En el paso 3, transferimos las rocas grandes, además de todas las demás actividades, a nuestro
sistema de planificación.
Podemos transferirlas a los sistemas electrónicos o a los sistemas impresos.
En este curso le mostraremos cómo realizar los 3

pasos de la Planeación Semanal con MS Outlook.
Las funciones pueden variar dependiendo de la

versión del software que se utilice.
Las rocas grandes se convierten en tareas o citas para la semana.
Copie de la Nota de Outlook de Brújula Semanal cada una de las actividades. Cree una cita
completando el evento con asunto, fecha, horario.

42
Tip de buena práctica:
Defina sus roles principales como categorías de Outlook. Asigne un color diferente a cada rol y
utilice en sus actividades de Piedra Grande la categoría adecuada.
En el ejemplo, Enrique
ha decidido dedicar 3
horas (de 10 am a 1
pm) el lunes 11 al
Presupuesto.

43
El miércoles por la tarde
a salir a cenar con su
esposa y asistir a la
conferencia en el colegio
de sus hijos el jueves a
las 8:30pm.
Estas son sus Piedras

Grandes y ahora ya están
agendadas en su
semana.
Cierre del tema

Ahora cuenta con un proceso semanal que le ayudará a ser más efectivo y equilibrado.
La pregunta es…
¿Tiene la integridad y se refleja en su plan semanal al hacer sus elecciones diarias?

44
Tema 5. Planifique a diario
Introducción
La Planificación Semanal representa las más altas prioridades personales: sus roles, sus
metas, su misión. Sin embargo, en el día a día pueden aparecer nuevos eventos que deben
agregarse a la agenda semanal, acomodándose entre las piedras grandes y en ocasiones
desplazándolas un poco.
Este ajuste diario se puede prever a través de un evento formal llamado “planeación diaria”.
Veamos en qué consiste este proceso.
Competencias
1. Organizar las actividades diarias, mediante la planificación
Temario
1. Proceso de planificación diaria
2. Recomendaciones
3. Planificación diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones
4. Cuatro principales
1. Proceso de planificación diaria

¿Qué ocurre con sus planes una vez que empieza la semana?
Somos vulnerables a los antiguos hábitos cuando las tareas, citas, mensajes de correo
electrónico y mensajes de correo de voz nos llenan el día. Si no somos cuidadosos, podemos ser
víctimas de interrupciones y crisis y perder nuestra dirección.
¿Cómo podemos proteger nuestro plan semanal y mantener el equilibrio ante las prioridades
urgentes que se presentan inevitablemente?
Mediante una planificación diaria que nos tomará aproximadamente de unos 5 a 10 minutos.
Los Pasos de la Planificación Diaria son:
1. Verifique las citas del día.

2. Hacer una lista realista.
3. Priorice (A-B-C… ó 1, 2, 3…)
Revisemos cada paso del proceso:
Paso 1. Verifique las citas del día

45
En el paso 1 hacemos un inventario de los compromisos del día en cuanto al tiempo.
“Citas” significa compromisos fijos: rocas grandes, mensajes de correo de voz, mensajes de
correo electrónico, reuniones, etc.
Es alrededor de estas citas que planificamos nuestras tareas importantes.
Paso 2. Hacer una lista realista
¿Cuáles son las pocas cosas que tengo que hacer?
Un “tengo que hacerlo” es algo tan importante que probablemente no terminaría el día sin haberlo
hecho.
Por lo general, simplemente está volviendo a comprometerse a con sus Piedras Grandes, pero
quizá tenga que abordar los CI que se presenten.
Paso 3. Priorice (A-B-C… ó 1-2-3…)
Establecer prioridades evita que perdamos el tiempo en cosas que realmente no valen la pena.
 Repase la lista realista y, si es necesario, asigne un valor y un orden a cada tarea.

 Tenga cuidado de no asignar “A” a todas las tareas. Si lo hace, estará de vuelta en el
Cuadrante I.
 Administre todos los demás asuntos del día alrededor de sus “tengo que hacerlo”.
Puede programar estas tareas como citas también o dejarlas en la lista de tareas. Si hace lo
anterior, ajuste en ellas la fecha límite para hoy con el fin de que pueda observarlas en la parte
superior de la lista de tareas.
Buena práctica
Programe rápidamente las tareas pendientes utilizando la Lista de Tareas de Outlook. Después
escoja las tareas “tengo que hacerlo” y conviértalas en CITAS.
¿Cómo se visualiza el organizador después de haber colocado las rocas grandes y la

planeación diaria?
Veamos el ejemplo de Enrique, quien realiza su planeación diaria del lunes 11.

46
Así se ve al revisar las citas del día.
Así se ve cuando hemos trasladado las

tareas al día.
2. Recomendaciones
A continuación se presentan algunas recomendaciones para la Planificación Diaria partiendo de
las siguientes preguntas:
Planificación diaria

47
¿Cuándo realizarla? Por la tarde o por la mañana.
¿Dónde realizarla? En algún lugar tranquilo.
¿Cuánto tiempo dedicarle? 5 a 10 minutos.
3. Planificación diaria con planificador, Outlook y otras aplicaciones
Las personas altamente efectivas no permiten que las cosas importantes queden en el camino.
¿Cómo obtienen la reputación de dar un seguimiento coherente hasta el final?
Recuerda cuáles son las cosas importantes.
Recordar no significa tener una memoria fotográfica. Recordar es una destreza que mejora
enormemente si se cuenta con las herramientas adecuadas. Significa preocuparse lo suficiente
como para realizar un seguimiento de los compromisos importantes.
Reflexione y relacione los siguientes ejemplos con la importancia de utilizar la herramienta de

planificación adecuada:
 Una jugadora de golf había usado durante años un juego de palos antiguo y gastado. Salió
fuera de la ciudad y alquiló un juego de palos nuevo. Como resultado, su puntaje mejoró
notablemente.
 ¿Alguna vez ha tratado de usar una moneda en lugar de un destornillador?
¿Siempre resulta esto efectivo?
Ahora lea el resultado de otra pregunta recuperada de las encuestas xQ.
¿Uso un sistema de planificación efectivo para organizar mis actividades?
Sólo el 33% de los encuestados aseguró utilizar un sistema de planificación efectivo para
administrar sus actividades”
¿Cuál es el efecto de esta cifra en las personas y las organizaciones?
Solo la tercera parte de la organización es capaz de manejar su tiempo con efectividad, con
resultados. El otro 66% generalmente trabaja con su memoria, con papelitos, con personas que les
llevan sus agendas, etcétera.

48
¿Existen herramientas que nos ayuden a mejorar estas cifras?
Si uno no cuenta con las herramientas adecuadas, las cosas pueden quedarse en el camino. Es
importante contar con un sistema para administrar la información importante de manera
eficiente. Un sistema altamente efectivo debe tener un lugar en el que se pueda registrar y
realizar un seguimiento de los Cuatro principales.
4. Cuatro principales
Los cuatro principales son:
 Tareas
 Contactos
 Citas
 Notas
Ahora, reflexione sobre qué herramientas utiliza usted para realizar su planeación.
Actividad 1. Los cuatro principales
1. ¿Dónde registra sus tareas?
2. ¿Dónde registra sus citas?
Tener un buen sistema de planificación sería responder algo como en un dispositivo portátil, una
computadora, software de planificación o planificador en papel.
3. ¿Dónde toma apuntes?
Tener un sólido sistema de planificación sería responder algo como en un bloc, una computadora
o un planificador.
4. ¿Dónde tiene guardada su lista de contactos?
Tener un sólido sistema de planificación sería responder algo como en un dispositivo

portátil, una computadora o un planificador.
Le recomendamos utilizar un sistema que cuente con las características siguientes:
1. Integrado.
2. Portátil.
3. Personalizado.
¿Cuál es la ventaja de tener a los Cuatro Principales en el mismo sistema

integrado?
No hay que luchar con:

49
 Muchos calendarios.
 Necesidad de buscar la información guardada en varios lugares.
 Decidir en dónde guardar la información “Elementos flotantes” como, por ejemplo, notas
autoadhesivas y pedazos de papel dispersos por todos lados.Objetos personales y de
trabajo guardados en distintos lugares.
5. ¿Por qué le gustaría tener un sistema portátil?
 Se puede acceder a la información al instante.

 Los aspectos personal y profesional de la vida se ven integrados.
 La información se puede capturar inmediatamente.
6. ¿Cómo personaliza su sistema de planificación?
 Varío las vistas de pantalla del software de planificación.

 Sincronizo varios dispositivos.
 Adapto el sistema a mis necesidades cambiantes
 Elijo el tamaño de portátil (smartphone o tableta) o planificador impreso que se adapte a
mis necesidades.
Las personas altamente efectivas viven “por encima de la línea”, planifican semanalmente,
planifican diariamente y utilizan las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento
coherente hasta el final.
Cierre del tema

Practicar la planificación semanal y diaria es probablemente el más poderoso aspecto para
generar hábitos de efectividad, en especial en el campo de trabajo, aunque desde luego que tiene
un impacto en todos los roles y en todas las áreas de la vida.
Ponga atención en sus resistencias internas para hacer de estas prácticas verdaderos hábitos. A
continuación plantearemos los pasos a seguir para mantener los compromisos.

50
Conclusión
Poner primero lo primero es uno de los hábitos que más impacto tienen pero también es de los
más desafiantes.
Este hábito enfrenta al individuo que desarrolló su misión y que se preguntaba cómo vivirla, con un
cambio profundo en su manera de organizar su tiempo y su información.
La persona altamente efectiva sabe elegir la información correcta y las acciones que le llevan a
vivir su misión, lograr sus metas, equilibrar su vida y su trabajo.
Citando a uno de los personajes de JK Rowling en su libro Harry Potter The Chamber of Secrets,
1999:
“Son nuestras elecciones las que demuestran lo que realmente somos, mucho más que nuestras
habilidades”.
JK Rowling nos recuerda que lo que somos y la dirección de nuestra vida no depende de nuestro
pasado, la cantidad de dinero que ganamos, nuestros padres, nuestra capacidad de cantar,
nuestra capacidad mental para aprender, nuestras miradas, o nuestra capacidad atlética. Más
bien, es nuestra elección, ya sea grande o pequeña, lo que determina nuestro carácter, la
personalidad y la satisfacción que obtenemos de la vida.

51

Habito 3

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Habito 3

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Hábito 3: Poner primero lo primero

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

Tema 1. ¿Qué significa Poner Primero lo Primero?..................... 6

Tema 2. Enfóquese en las prioridades más importantes.............. 19

Tema 3. Elimine lo que no es importante…………….................. 31

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

Tema 5. Planifique a diario………………..….…............... 45

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

En el proceso usted se encuentra aquí:

 Organizar las actividades diarias y semanales, mediante la planificación.

 Reafirmar y organizar los conceptos del hábito.

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

La realidad frente a sus ojos se veía muy diferente.

¿Por dónde empezar?

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

2. Demostración del hábito

Al llegar a la oficina, su secretaria le comenta que su jefe lo ha estado buscando. Él llama su

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

I. Atenderlo inmediatamente ya que esa es la meta del negocio

I. Atenderlo inmediatamente ya que esa II. Comentarle a la secretaria que

1. Asistir a la reunión de trabajo 1. Asistir a la reunión de trabajo

Al regresar a la oficina un compañero y amigo Después de un rato de estar trabajando

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

I. Atenderlo inmediatamente ya que esa II. Comentarle a la secretaria que

b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.

Usted trata de reunir toda la información Regresando a la oficina se da cuenta que le

a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.

b. No te preocupes, estaré ahí.

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.

b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.

1. Asistir a la reunión de trabajo. 1. Asistir a la reunión de trabajo.

Usted trata de reunir toda la información Regresando a la oficina se da cuenta que le

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

b. No te preocupes, estaré ahí.

2. Cancelar la reunión de trabajo 2. Cancelar la reunión de trabajo

b. No te preocupes, estaré ahí. b. No te preocupes, estaré ahí.

a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.

a. No podré asistir porque estoy muy ocupado.

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

b. No te preocupes, estaré ahí.

Todavía no termina el reporte y trata de Todo su día lo ha mantenido bajo un riguroso

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

b. No te preocupes, estaré ahí.

Todavía no termina el reporte y trata de Todo su día lo ha mantenido bajo un riguroso

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

a) Sólo fue un día normal de trabajo

2. ¿Cómo podría balancear su vida personal y la laboral?

a) Estableciendo claramente cuáles son mis prioridades

Las respuestas correctas son las c) y la a).

Empecemos por una reflexión…

¿Incluyó la salud y condición física en su Enunciado de Misión Personal?

¿Qué porcentaje estima usted que responden que sí?

a. 20% b. 40% c. 60%

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2013

“Uno no puede crear una reputación basándose en lo que va a hacer”.

El Hábito 3 es el cumplimiento práctico de los hábitos 1 y 2.

Poner su misión por escrito no es garantía de que uno la viva.

¿Qué significa vivir el hábito 3?

Recuerde, usted es el programador, escribió el programa y ahora lo debe ejecutar.