Gestión del Alcance del Proyecto

Gráfico tomado del PMI

Procedimiento para preparar el enunciado o declaración del alcance ( como, quienes y herramientas)

Declaración del alcance del proyecto:

Es la descripción de los entregables y lo requerido para elaborarlos, permitiendo de manera clara

entender los compromisos adquiridos y manifestando lo que no incluye o no hace parte del proyecto.

En ese documento, se plasma de forma detallada lo siguiente:

Descripción del alcance del producto.

Criterios de aceptación.

Entregables.

Exenciones que no hacen parte del proyecto.

Condiciones y/o restricciones.

Supuestos.
Identificación de Riesgos.

Compromisos y fechas.

Criterios para los establecer el control de cambios.

Mecanismos de aprobación.

Para lo anterior, el Gestor del proyecto se puede valer de los siguientes recursos:

En el documento resultante, debe contener adicional al detalle propio de los ítems mencionados
anteriormente, la siguiente información:

La versión, autores y fecha de realización. Título del proyecto, clientes, patrocinador, gerente de
proyecto, quienes aprueban con fecha de aprobación y espacios para firmas.

Herramientas y Técnicas:

Identificar los objetivos del problema a resolver o producto a desarrollar y transformarlos en

requerimientos medibles, asociados a entregables.

Definición de cuestionario para obtener puntos de vista de necesidades principales identificadas del
proyecto en su fase de inicio.

Generar ideas mediante reuniones de lluvia de ideas o bien utilizar la Técnica Delphi, lo anterior
siguiendo el cuestionario previamente definido de requerimientos básicos. Iterar una vez más, pero ya
sobre las ideas desarrolladas por todos para el planteamiento de las soluciones asociadas al proyecto.

Procedimiento para Crear y aprobar la EDT ( como, quienes y herramientas)

Para crear la EDT luego de revisar el alcance del proyecto, la documentación de los requisitos y evaluar
los procesos de la organización para llevar a cabo las actividades del proyecto, se procede a
descomponer en componentes más sencillos y de fácil manejo, cada uno de los entregables
identificados del proyecto. La EDT se presenta de forma jerárquica, de manera que muestre la relación
que tienen los diferentes entregables entre sí para lograr el objetivo del proyecto.

De acuerdo a la experiencia que se tenga en la clase de proyecto a desarrollar, el gerente de proyecto y

su equipo (Líderes Funcionales y Técnicos, analistas, etc), establecen criterios para definir la
metodología más adecuada para realizar la EDT, por ejemplo el tipo Cascada.

Para ello, se puede conformar un grupo, que según proyectos anteriores puedan dar un criterio de cómo
realizar la EDT.
Como salidas del proceso se tienen:

La EDT y su diccionario.

La línea base del alcance.

Los resultados se plasman en el formato adecuado, el cual además del detalle de la EDT (descripción en
texto y gráficos), el diccionario y la línea base, deben tener versión, fecha de realización, quienes son los
responsables (Gerente del proyecto, patrocinador y cliente), así como quienes aprueban el documento.

Procedimiento para realizar la validación del alcance ( como, quienes y herramientas)

Es el precisar cómo se realizará la aceptación de los entregables, que puede darse por revisión de las
partes (cliente y/o patrocinador) para asegurar la completitud a satisfacción de la entrega y con ello la
aceptación formal de la misma, sin necesariamente validar la calidad de la misma.
Según lo que se tenga definido en el Plan para la Dirección del Proyecto, la Documentación de
Requisitos, la Matriz de Rastreabilidad de Requisitos y los propios Entregables Validados, se procede a
inspeccionar los mismos para determinar el cumplimiento y aceptación.

Para llevar a cabo la inspección, se realizan reuniones programadas entre las partes (Gerente del
Proyecto e interesados por parte del cliente, patrocinador o alguien designado) una vez finalizadas las
actividades de desarrollo de los entregables, para con un formato de entrega, se tenga el listado de los
entregables y sobre este se plasme el estado y acciones a realizar.

Entre las salidas del proceso se pueden tener:

La aceptación de los entregables. (Lista de chequeo)

Las solicitudes de cambios sobre los entregables.

Los formatos que soportan los entregables, deben contener la siguiente información, adicional al detalle
propio de cada uno:

Número de versión, título del proyecto y fecha de realización, quienes son los responsables (Gerente
del proyecto, patrocinador y cliente), también quienes aprueban el documento.

Procedimiento para Procesar y aprobar los cambios en el alcance ( como, quienes y herramientas)
Este proceso es necesario llevar el registro y administración de los cambios sea cual sea en el proyecto,
ya sea documentación, productos, al alcance de la línea base o la gestión propia del proyecto, entre
otros. Pueden ser solicitados por cualquiera de las partes ya sea el Gerente del Proyecto o los clientes,
en cabeza del patrocinador. Puede darse en diferentes hitos del proyecto, pero los costes y riesgos
asociados, son inversamente proporcionales al tiempo de ejecución del proyecto, ente menos tiempo
para finalizar, mayor el riesgo y mayor el costo para implementar cambios, sobre todo los de línea base
o entregables del producto.

El documento o formato para registrar los cambios puede contener lo siguiente:

Nombre del proyecto, fecha en la que se indica el cambio, quién lo solicita, versión entre otros.

Tipo de cambio que se solicita.

Motivo del cambio

Descripción del cambio

Justificación del cambio

Impacto del cambio en línea base

Recursos a utilizar.

Limites de control permitidos para el seguimiento del alcance (desviaciones permitidas en temas de
seguimiento y limites)

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se administran cambios a la línea base del alcance. El control del alcance del proyecto
permitirá que todos los cambios requeridos o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se
tramiten a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del
proyecto también se usa para administrar los cambios cuando suceden y se integra a los otros procesos
de control.

1.5.1 Controlar el Alcance: Entradas

.1 Plan para la Dirección del Proyecto

.2 Información sobre el Desempeño del Trabajo

.3 Documentación de Requisitos

.4 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

.5 Activos de los Procesos de la Organización

1.5.2 Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas

.1 Análisis de Variación

1.5.3 Controlar el Alcance: Salidas

.1 Mediciones del Desempeño del Trabajo

.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de laOrganización

.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Referencias

https://uacm123.weebly.com/1-gestioacuten-del-alcance-del-proyecto.html