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de la tradición a la innovación
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Jefa de Sección Biblioteca Archivo General de Indias. Subdirección General de Archivos
Estatales, Ministerio de Educación Cultura y Deporte, España, carmen.lozano@mecd.es
Los informes elaborados por anteriores directores del Archivo General de Indias
revelan, en la memoria histórica del archivo, los primeros intentos de creación de
una biblioteca auxiliar a finales del siglo XIX1, comprendiendo sus fondos
aproximadamente unos 200 volúmenes. Este fondo, se incrementó con el paso del
tiempo gracias a las donaciones, como la efectuada en este siglo por Don Alfonso de
Borbón, que incluye ejemplares de los siglos XVI-XIX en los que se pueden apreciar
los exlibris de la biblioteca del Palacio de San Telmo, pertenecientes a la librería del
Duque de Montpensier e identificados en el Archivo General de Indias bajo la
denominación de “Colección Montpensier”.
En la colección Montpensier se incluyen obras de gran valor bibliográfico como el
“Vocabulario de la lengua castellana y mexicana” de Fr. Alonso de Molina de 1555, la
“Historia General de los hechos castellanos en las islas i tierra firme del Mar
Océano…” de Antonio de Herrera (1601) o “Historiadores primitivos de las Indias
Occidentales” de Andrés González Barcia (1749). Estas ediciones especiales otorgan
un valor singular a la colección patrimonial del Archivo General de Indias.
El impulso definitivo para la biblioteca del AGI vendría en el primer tercio del siglo
XX, con el advenimiento de la República, a través del Decreto de 11 abril de 19332 y
siendo director del archivo D. Juan Tamayo y Francisco (1932-1936).
“Art.4. Como elemento auxiliar y complementario se crea en el Archivo General de Indias una
Biblioteca especializada en asuntos de América, que se nutrirá de los siguientes fondos:
Con los de la Sección de Ultramar, que se hallan en la Biblioteca Nacional, para lo cual, el
Patronato de ésta adoptará las medidas oportunas.
a) Con las obras duplicadas que referentes a historia hispanoamericana o de Filipinas
existan en las Bibliotecas públicas servidas por el Cuerpo Facultativo de Archiveros,
Bibliotecarios y Arqueólogos; las cuales, en un plazo máximo de seis meses, enviarán,
previa notificación al Patronato de la Biblioteca Nacional, a los efectos del Fichero
Nacional, al Archivo de Indias
b) Con las obras que sobre estas materias se encuentren en las Bibliotecas procedentes
de los Colegios de la Compañía de Jesús, y
c) Con las que se adquieran mediante la consignación que a este efecto se fije
Art. 5º. El Ministerio de Instrucción Pública y Bellas Artes, de acuerdo con el Consejo de Ministros,
arbitrará los medios necesarios para la realización de los fines que se encomiendan por este Decreto,
al Archivo General de Indias
Dado en Madrid a once de Abril de mil novecientos treinta y tres.
Niceto Alcalá Zamora y Torres
El Ministro de Instrucción Pública y Bellas Artes.
Fernando de los Ríos Urruti”
1
Informe de Pedro Torres Lanzas. En Rodriguez Marín, Francisco. Guía Histórica y descripción
de los archivos, bibliotecas y museos arqueológicos de España que están a cargo del Cuerpo
Facultativo del Ramo. Sección de Archivos Históricos. Madrid: Tipografía de la Revista de
Archivos, Bibliotecas y Museos, 1916.
2
Gazeta de Madrid, nº 112, 22 de abril de 1933, Decreto de 11 de abril de 1993. Artículo 4 y 5.
3
La Junta de Intercambio y Adquisición de libros para Bibliotecas Públicas creada por Decreto
en noviembre de 1931, era un organismo dependiente del Ministerio de Instrucción Pública y
Bellas Artes encargado de adquirir y dotar a las bibliotecas públicas de fondos bibliográficos
suficientes para llevar la lectura pública a una población sumida en el analfabetismo.
4
Orden Ministerial de 20 de enero de 1995
5
En el año 1636 se insta a través de Ordenanzas Reales (art. 64 y 65) a la formación de un
archivo secreto donde se consignaran además de todos los documentos emitidos y remitidos
por el gobierno y la administración de ultramar, la conservación y control de todos aquellos
libros que versen sobre las materias indianas para localizar con mayor celeridad toda
información oportuna cuando sea requerida.
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El portero del Consejo de Indias, también conocido como “repostero de estrados del
Consejo” es una de las figuras integrantes de la plantilla administrativa del Consejo de Indias.
Estaban dotados de un salario y para acceder al cargo debían ser nombrados a petición del
Consejo.
Imagen 2. Pervivencia del catálogo tradicional en fichas y el OPAC en la biblioteca del AGI.
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CCBAE: Catálogo Colectivo de la Red de bibliotecas de los Archivos Estatales que incluye las
descripciones catalográficas del Archivo General de Indias, Archivo General de Simancas,
Archivo Histórico Nacional, Archivo Histórico de la Nobleza, Archivo de la Corona de Aragón,
Archivo de la Real Chancillería de Valladolid, Archivo General de la Administración, Centro
Documental de la Memoria Histórica y la biblioteca del Centro de Información Documental
de Archivos. Disponible en línea: http://www.mcu.es/ccbae/es/inicio/inicio.cmd.
En la biblioteca del AGI todavía perviven los catálogos impresos8 en fichas (el
catálogo de autores y obras anónimas, catálogo de materias, catálogo sistemático-
CDU, catálogo de títulos y el catálogo de lugares geográficos).
Hacia mediados de los años 80 se inició la informatización del Archivo General de
Indias, proyecto pionero en España en el que la biblioteca del AGI no podía
sustraerse a este nuevo contexto de automatización de todos los procesos
habituales, facilitados por la llegada de los primeros sistemas integrados de gestión
bibliotecaria, utilizando como norma de contenido las ISBD españolas y el formato
de intercambio de datos bibliográficos IBERMARC, en sus primeras versiones.
Los catálogos e inventarios que describían los documentos del Archivo,
publicados en papel, fueron digitalizados e integrados en el programa informático de
gestión documental y de digitalización de imágenes denominado Archidoc, conocido
desde entonces como el "Programa de Indias".
Como Sistema de Gestión Bibliotecaria, en un primer momento se adoptó el
programa Biblio 3000, para pasar en el año 2000 a migrarse a un nuevo Sistema,
conocido como Dibigib, de implantación actual en las bibliotecas que forman parte
de los Archivos Estatales españoles, adaptado a la normativa de descripción
bibliográfica vigente en España, con las ISBD consolidadas y el formato Marc 21,
además de los protocolos de comunicación y transmisión de datos bibliográficos
como el Z39.50.
En el panorama de las bibliotecas de los Archivos Estatales españoles surge en el
año 2005 un proyecto de cooperación bibliotecaria de gran interés, el proyecto
REBAE, materializado en la creación de un catálogo colectivo virtual (CCBAE) para
unificar y describir la colección bibliográfica conservada en las bibliotecas de los
ocho Archivos Estatales que dependen de la Subdirección General de los Archivos
Estatales, más la colección de la biblioteca del Centro de Información Documental de
Archivos (CIDA).
En el año 2006 entra en funcionamiento este catálogo colectivo, agrupando los
fondos de todas las bibliotecas integrantes de la red y permitiendo a su vez el
acceso abierto a través de Internet. Cada biblioteca cataloga sus propios fondos,
actualizándose el catálogo colectivo diariamente con las aportaciones de cada
centro. De otra parte, hay que observar que un recurso de información de estas
características es muy laborioso en lo que atañe a su mantenimiento y depuración
derivados del elevado número de datos que contiene, por ello es necesario efectuar
un control de calidad en la medida de lo posible que evite duplicidades en los
registros bibliográficos y reste coherencia a los datos bibliográficos. Para ello, el
consenso es imprescindible para trabajar en estos entornos de gestión y descripción
de datos, adoptándose políticas catalográficas comunes entre las bibliotecas
participantes de nuestra red REBAE.
La actual colección del CCBAE cuenta con unos 180.000 registros que incluyen
monografías, artículos de revistas y publicaciones misceláneas tanto españolas como
extranjeras, en todo tipo de soportes. Los fondos bibliográficos son altamente
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Las descripciones bibliográficas de los catálogos manuales de la biblioteca han formado
parte del excelente trabajo de gestión de la biblioteca realizado por la anterior jefa de la
biblioteca del AGI, Dª María Teresa Molino García.
Las bibliotecas de los archivos estatales españoles se han visto inmersas en una
etapa de cambios fundamentales para la gestión de todos los servicios de
información que ofrecen estas grandes instituciones de la memoria, de ser conocidas
como bibliotecas auxiliares han pasado a convertirse en un servicio más dentro del
archivo, al extender y dar mayor visibilidad a todos los recursos de información no
sólo a la comunidad archivística, sino también a la comunidad de investigadores que
acuden a estos centros para investigar y publicar posteriormente sus estudios.
Entre los servicios que se prestan en la Biblioteca del AGI, además de los
habituales de información relativos a la normativa de funcionamiento, fondos
propios, utilización de los catálogos manuales en fichas impresas, consultas en el
OPAC, adquieren especial relevancia todos aquellos encaminados a facilitar la
difusión de la colección por medio del préstamo de libros y folletos tanto interno
como externo (Peña y Cámara 1958, 146), excluyendo la colección de referencia, las
publicaciones periódicas, los materiales especiales, y todas aquellas obras anteriores
al año 19589, que por su singularidad y valor la biblioteca estima oportuno excluir.
La información bibliográfica especializada para los investigadores y el personal
técnico del AGI constituyen una herramienta para la difusión de sus fondos a través
9
Fecha en la que entra en vigor la ley de Depósito Legal en España por la que se adoptan
medidas encaminadas a la conservación y al buen uso de las colecciones anteriores a esta
fecha, al tratarse de ejemplares únicos.
PARA TERMINAR
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Las sesiones “La Biblioteca del AGI en 15… o en 16 minutos” tuvieron lugar el mes de
febrero de 2014 en el salón de actos del Archivo.
11
Los fondos documentales del Archivo General de Indias están siendo descritos y digitaliza-
dos en el Portal de Archivos Españoles, PARES, accesible en Internet: http://pares.mcu.es/.
BIBLIOGRAFÍA
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