Está en la página 1de 18

Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas

en el contexto y en razón del conflicto armado

Alcance
Tiene como finalidad la determinación clara, concreta y sencilla de los
objetivos que se intentaran alcanzar, a lo largo del proyecto en cuestión,
cuyo cumplimiento generara la culminación exitosa de dicho proyecto. El
alcance se define bajo un criterio “SMART”.

Specific (S): Debe ser específico.


Measurable (M): Debe ser de carácter mesurables, es decir, medible.
Achievable (A): Debe poder levarse dentro de ciertos parámetros.
Realista (R): Debe ser factible de realizar.
Time-Related (T): Se debe desarrollar en un tiempo determinado.

El alcance de este proyecto está sustentado por una plantilla (DEFINICION


DEL ALCANCE DEL PROYECTO) la cual será donde se sustentará por un
medio escrito el alcance del proyecto.

 Nombre del Proyecto: Todo proyecto debe terne un nombre el cual


lo diferencie e identifique de los demás proyectos.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el primer campo deberá diligenciar el nombre del proyecto.

 Descripción del producto y/o servicio a prestar: El primer aspecto


a considerar es la descripción de las características del producto o
servicio a un alto nivel, sin olvidar que el usuario es el objeto final y
que, en consecuencia, le debe procurar una satisfacción o deseo, ya
sea cubriendo una necesidad sentida o creada a través de las
acciones estratégicas del mismo.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el segundo campo deberá diligenciar una descripción a alto nivel del
producto y/o servicio que se está prestando.

 Criterios de aceptación del producto y/o servicio: Son aquellas


condiciones producto y/o servicio debe satisfacer para ser aceptado
por un cliente, usuario o interesado.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el tercer campo deberá diligenciar los criterios de aceptación del
producto y/o servicio.

 Justificación del proyecto: Es la forma por la cual se exponen las


razones por las cuales se realiza el proyecto.
Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co
Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 1 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Estas razones deben resaltar la importancia y pertinencia del trabajo.


La pertinencia se relaciona con lo oportuno que es el proyecto en el
contexto en el que surge.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuarto campo deberá diligenciar la justificación del proyecto.

Descripción Objetivos

Un objetivo es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar, y que, de


acuerdo con el ámbito donde sea utilizado, tiene cierto nivel de complejidad.
El objetivo es una de las instancias fundamentales en un proceso de
planificación y que se plantean desde un principio, pero luego, pueden (o
no) concretarse en la realidad, según si el proceso de realización ha sido, o
no, exitoso.

 Objetivos estratégicos: Son aquellos objetivos planteados por una


organización para lograr determinadas metas, es decir, son los
resultados que la organización espera alcanzar en un determinado
tiempo.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el quinto campo deberá diligenciar los objetivos estratégicos del
proyecto según la explicación anteriormente dada.

 Objetivos de Costos: Son aquellos objetivos planteados por una


organización para lograr determinadas metas en el aspecto
financiero, sin necesidad de tener sobrecostos u imprevistos los
cuales aumenten el presupuesto del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el sexto campo deberá diligenciar los objetivos de costos del
proyecto según la explicación anteriormente dada.

 Objetivos de tiempo: Son aquellos objetivos que cualquier


organización se establece y que pretende alcanzar, en un periodo de
tiempo concreto y a través del uso de unos recursos específicos.

Los objetivos de tiempo se clasifican en tres:

Corto plazo: objetivos fijados para cumplirse en menos de 1


año.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 2 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Mediano plazo: objetivos formulados para un periodo entre 1


y 3 años.

Largo plazo: objetivos que se formulan para cumplirse dentro


de un período entre 3-5 años.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el séptimo campo deberá diligenciar los objetivos de tiempo del
proyecto según las definiciones anteriormente dadas.

 Objetivos de Calidad: Los objetivos de la calidad deben ser afines


con la política de la calidad, deben ser medibles, deben ser
acertados para la conformidad de los productos y servicios y para el
aumento de la satisfacción del cliente.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el octavo campo deberá diligenciar los objetivos de calidad del
proyecto según las definiciones anteriormente dadas.

 Objetivos Técnicos:

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el octavo campo deberá diligenciar los objetivos técnicos del
proyecto según las definiciones anteriormente dadas.

Requerimientos del Proyecto

Un requerimiento es la condición o capacidad que debe tener un sistema,


producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar,
especificación, u otros documentos formalmente establecido.

 Interesados: Cada proyecto tiene interesados que son aquellas


personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los
interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar
estrategias adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los
interesados en la ejecución y desarrollo del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO primer campo,
primera columna deberá diligenciar el interesado del proyecto según
las definiciones anteriormente dadas.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 3 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

 Expectativas: Esperanza, sueño o ilusión de realizar o cumplir un


determinado propósito.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO el segundo
campo, segunda columna deberá diligenciar las expectativas que el
interesado tiene con el proyecto según la definición anteriormente
dada.

 Necesidades:

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO el


cuadro de REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO en el tercer campo,
tercera columna deberá diligenciar las necesidades que el interesado
quiere cumplir o satisfacer con el proyecto según la definición
anteriormente dada.

 Condiciones de entregables: Son las características y/o


parámetros que se dan para establecer el entregable.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO en el cuarto
campo, cuarta columna deberá diligenciar las condiciones de los
entregables, el interesado debe plantear estas condiciones según la
definición anteriormente dada.

Entregables del Proyecto

Son aquellos objetos, tangibles o intangibles, como resultado del proyecto,


destinado a un cliente, ya sea interno o externo a la organización.

 Descripción: explicar de manera detallada y ordenada, como son en


este caso los entregables del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de ENTREGABLES DEL PROYECTO en el primer
campo, primera columna deberá diligenciar la descripción del
entregable en cuestión.

 Fase: En la mayoría de las metodologías de proyecto se plantean


cinco fases principales en las cuales se desarrollarán cierta cantidad
de procesos.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 4 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el


equipo. Además, es el momento donde se busca el compromiso y
apoyo de los interesados.
Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso
del proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de ENTREGABLES DEL PROYECTO en el segundo
campo, segunda columna deberá diligenciar la fase en la que se
produce el entregable.

 Tipo: El tipo de entregable puede ser producto o servicio.

Producto: Cosa producida natural o artificialmente, o


resultado de un trabajo u operación
Servicio: Es un conjunto de actividades que buscan ofrecer
las necesidades de un cliente

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de ENTREGABLES DEL PROYECTO en el tercer campo,
tercera columna deberá diligenciar el tipo de entregable (si es
servicio colocar una (S), si es un producto (P)), también deberá
diligenciar la fecha de entrega del entregable (DD-MM-AAA).
Tener en cuenta las definiciones dadas anteriormente.

 Documentación: Conjunto de documentos, generalmente oficiales,


con que se prueba o acredita algo.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de ENTREGABLES DEL PROYECTO en el quinto campo,
cuarta columna deberá relacionar la documentación que debe
contener el entregable.

 Responsable: Es aquella persona la cual se hará cargo del


entregable.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 5 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de ENTREGABLES DEL PROYECTO en el sexto campo,
quinta columna deberá escribir el nombre de la persona responsable
del entregable.

Restricciones

Son aquellas limitaciones o reducciones ya sean naturales o impuestas,


según corresponda

 Descripción: explicar de manera detallada y ordenada, como son en


este caso las restricciones del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de RESTRICCIONES en el primer campo, primera columna
deberá escribir las restricciones a alto nivel.

 Fase: En la mayoría de las metodologías de proyecto se plantean


cinco fases principales en las cuales se desarrollarán cierta cantidad
de procesos.
Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el
equipo. Además, es el momento donde se busca el compromiso y
apoyo de los interesados.
Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso
del proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de RESTRICCIONES en el segundo campo, segunda columna
deberá diligenciar la fase en la que se produce la restricción.

 Efecto:

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de RESTRICCIONES en el tercer campo, tercera columna
deberá escribir el porqué de la restricción.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 6 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Supuestos
Un supuesto es un dato asumido como cierto a efectos de la planificación
del proyecto.

 Descripción: explicar de manera detallada y ordenada, como son en


este caso las restricciones del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en


el cuadro de SUPUESTOS en el primer campo, primera columna
deberá Establecer los supuestos.

 Fase: En la mayoría de las metodologías de proyecto se plantean


cinco fases principales en las cuales se desarrollarán cierta cantidad
de procesos.
Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el
equipo. Además, es el momento donde se busca el compromiso y
apoyo de los interesados.
Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso
del proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de SUPUESTOS en el segundo campo, segunda columna
deberá diligenciar la fase en la que se produce el supuesto.

 Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden


ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las
empresas.

Alto: Se considera un riesgo alto cuando la amenaza representa


gran impacto dentro del proyecto

Medio: Se establece cuando la amenaza impacta de forma


parcial a las actividades del proyecto
Bajo: Cuando una amenaza no representa una amenaza
importante en los procesos del proyecto.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 7 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de RIESGOS en el tercer campo, tercera columna deberá
diligenciar si el tipo de riesgo es alto, medio o bajo según las
definiciones anteriormente dadas.

 Impacto: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden


ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las
empresas.

Alto: Es aquel impacto con efecto importante sobre el medio


ambiente o sobre los recursos naturales. Expresa una destrucción
parcial sustantiva del factor considerado.

Bajo: Es aquel impacto que expresa una destrucción mínima del


factor considerado.

Medio: Es aquel impacto que expresa una alteración del medio


ambiente con repercusiones que están comprendidas en los dos
puntos anteriores.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en el


cuadro de IMPACTO en el cuarto campo, cuarto columna deberá
diligenciar si el tipo de impacto es alto, medio o bajo según las
definiciones anteriormente dadas.

Actividades
Son las acciones que se realizan para cumplir con un fin principal definido,
en un tiempo establecido utilizando recursos tanto humanos como materiales
y para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se incurrirán.

 ID actividad: Es el código que se le asigna a la actividad para


identificar y diferenciarla de las demás actividades.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la


hoja lista de actividades, en el primer campo, deberá diligenciar el ID de
la actividad.

 Descripción: Explicar de manera detallada y ordenada, como son en


este caso las restricciones del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la


hoja lista de actividades, en el segundo campo, deberá dar una
descripción a alto nivel de la actividad.
Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co
Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 8 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

 Responsable: Es aquella persona la cual se hará cargo del


entregable.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el tercer campo, deberá escribir el nombre del
responsable de la actividad.

 Duración de Tiempo: Es el tiempo que se estima para que se


complete la actividad.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el cuarto campo, deberá diligenciar la duración que
se estima para la actividad. En el quinto y sexto campo deberá diligenciar la
fecha de inicio y la fecha de finalización de la actividad.

 Actividad predecesora: Es aquella actividad que se debe cumplir


para darle comienzo a la actividad actual planteada. Esta actividad
no se tendrá en cuenta si es la primera actividad del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el séptimo campo, deberá diligenciar la actividad
predecesora según la definición anterior.

 Actividad sucesora: Esta actividad no se realiza sino una vez que


se haya determinado su inicio a partir de dicha actividad
predecesora.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el octavo campo, deberá diligenciar la actividad
sucesora según la definición anterior.

 Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una


necesidad o para llevar a cabo una actividad

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el noveno campo, deberá diligenciar los recursos de
la actividad.

 Restricciones: Son aquellas limitaciones o reducciones ya sean


naturales o impuestas, según corresponda.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el décimo campo, deberá diligenciar las restricciones
que tiene la actividad.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 9 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

 Supuestos: Un supuesto es un dato asumido como cierto a efectos


de la planificación del proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


lista de actividades, en el un-decimo campo, deberá diligenciar los
supuestos de la actividad.

Interesados
Cada proyecto tiene interesados que son aquellas personas, grupos u
organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar
las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar
estrategias adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en la
ejecución y desarrollo del proyecto.
Existen dos tipos de interesados en todo proyecto los cuales son:

 Interesados Internos: Son aquellos miembros del equipo de proyecto o


quienes provean la financiación.
 Interesados externos: Son aquellas personas afectadas significativamente
por el proyecto.
En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el primer
campo una opción de TIPO DE INTERESADO en la cual deberá seleccionar la
opción que más se acomode a su caso ya sea interesado externo o interno.

 Fase de interés: En la mayoría de las metodologías de proyecto se


plantean cinco fases principales en las cuales se desarrollarán cierta
cantidad de procesos.
Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el equipo.
Además, es el momento donde se busca el compromiso y apoyo de
los interesados.
Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del
proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 10 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el segundo


campo una opción de FASE DE INTERES en la cual deberá seleccionar la
opción que más se acomode a su caso respecto a la fase en la que se encuentre
involucrado el interesado.

 Nivel de autoridad: Es la potestad o facultad para la toma de decisiones.


Nivel de autoridad alto: Toda aquella persona que pueda tomar una
decisión relevante dentro del proyecto.
Nivel de autoridad bajo: Aquella persona que no tiene mayor
relevancia en el proyecto.

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el tercer


campo una opción de NIVEL DE AUTORIDAD-PODER en la cual deberá
seleccionar la opción que más se acomode, en este caso usted deberá escoger
su nivel de autoridad en el proyecto.

 Nivel de preocupación-interés: Es el nivel de conveniencia o utilidad


que va a tener el interesado en la fase en la que se encuentra o en el
proyecto en general.
Alto: Es aquel interesado que tiene mayor conveniencia en el
proyecto.
Bajo: Es aquel interesado que tiene menor conveniencia en el
proyecto.

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el cuarto


campo una opción de NIVEL DE PREOCUPACION-INTERES en la cual deberá
seleccionar la opción que más se acomode, en este caso usted deberá escoger
su nivel de preocupación o interés en el proyecto ya sea alto o bajo según la
información anteriormente dada.

 Influencia Potencial: Es el poder de una persona para determinar


decisiones de la fase o el proyecto en general.
Alto: Es aquel interesado que tiene mayor influencia en la toma de
decisiones del proyecto.
Mediano: Es aquel interesado que actúa de forma neutral ante
actividades y decisiones importantes.
Bajo: Es aquel interesado que no tiene mayor relevancia en la toma
de decisiones del proyecto.

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el quinto


campo una opción de INFLUENCIA POTENCIAL en la cual deberá seleccionar
la opción que más se acomode, en este caso usted deberá escoger el nivel de

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 11 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

influencia que el interesado tenga en el proyecto ya sea alto, mediana o baja


según la información anterior.

 Compromiso: Es la obligación contraída por una persona para dar su


aporte al proyecto.
Desconoce: Persona la cual desconoce del proyecto y sus impactos
potenciales.
Resistente: Conocedor del proyecto y sus impactos, resiste al cambio.
Neutral: Conocedor del proyecto, aunque no lo apoya y no es
resistente.
Líder: Conocedor del proyecto y sus impactos potenciales;
activamente involucrado en asegurar el éxito del proyecto.
Apoya: Conocedor del proyecto y sus impactos potenciales y apoya
el cambio.

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el sexto campo


una opción de COMPROMISO en la cual deberá seleccionar la opción que más
se acomode, en este caso usted deberá escoger el nivel de compromiso con el
proyecto según la información anteriormente dada.

 Estrategia: Es la forma en la que se categoriza a la persona en el


proyecto y que tanta prioridad se le tiene que dar a la misma.
Gestionar de Cerca: Es aquella persona a la que se le tiene
que dar total prioridad en cada aspecto del proyecto, estar
atento a sus indicaciones y preocupaciones.
Mantener Satisfecho: A esta persona se le debe tener en
cuenta para cumplir sus necesidades y mantenerlo al tanto de
las mismas.
Informar: Es aquella persona la cual se le debe informar sobre
lo que se esta haciendo en el proyecto o en la fase donde se
encuentre.
Monitorear: Es aquella persona que tiene menos prioridad en
la toma de decisiones y satisfacción de sus necesidades, ya que
solo se le va a dar una atención básica.

En el documento de interesados y comunicaciones encontrara en el séptimo


campo una opción de ESTRATEGIA en la cual deberá seleccionar la opción que
más se acomode, en este caso usted deberá elegir la opción según la prioridad
e importancia que se le deba dar al interesado.
Comunicaciones
En cada proyecto debe haber una gestión para el desarrollo de las comunicaciones
para asegurar que la información del proyecto y de sus interesados se cumpla a
través del intercambio adecuado de información.
Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co
Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 12 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

 Contacto Telefónico: Por este medio se contactará a las personas


vía telefónica.
En el documento de interesados y comunicaciones encontrará en el octavo campo
una opción de CONTACTO TELEFONICO en la cual deberá diligenciar. Primero en
la casilla OFICINA colocará el número telefónico de su oficina actual, en la segunda
casilla CELULAR deberá diligenciar su de celular personal.

 Comunicaciones escritas: Este tipo de comunicaciones permitirá


tener un contacto menos directo.
En el documento de interesados y comunicaciones encontrará en el noveno campo
una opción de COMUNICACIONES ESCRITAS en la cual deberá diligenciar.
Primero en la casilla OFICINA colocará la dirección de su oficina actual, en la
segunda casilla CORREO ELECTRONICO deberá diligenciar su correo electrónico
laboral o personal.

Matriz de Comunicaciones
Esta matriz permitirá que los interesados sepan identificar a quien y quienes deben
suministrarle información dentro del proyecto.

Cronograma
Un cronograma es una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con
sus fechas previstas de comienzo y final.
En la primera columna encontrara todas las fases del proyecto.
 Fase de interés: En la mayoría de las metodologías de proyecto se
plantean cinco fases principales en las cuales se desarrollarán cierta
cantidad de procesos.
Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el equipo.
Además, es el momento donde se busca el compromiso y apoyo de
los interesados.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 13 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de


personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del
proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

 Actividades: Son las acciones que se realizan para cumplir con un fin
principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto
humanos como materiales y para el cual se debe tener
presupuestados los costos en que se incurrirán.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


cronograma, en el primer campo, deberá diligenciar la actividad según la
definición anterior.

 Responsable: Es aquella persona que se hará a cargo de la actividad


a realizar.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


cronograma, en el segundo campo, deberá diligenciar el responsable según
la definición anterior

 Fecha: Tiempo, determinado por el día, el mes y el año, en que se


hace u ocurre una cosa.

Inicio: Semana en la que se iniciara el proyecto.


Fin: Semana en la que se finalizara el proyecto.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja


cronograma, en el tercer y cuarto campo, deberá diligenciar la semana de
inicio y de fin de la actividad a realizar.

 Cumplimiento (100%): Este porcentaje de cumplimiento se calculara


según las semanas que se tengan previstas para realizar la actividad
y por cada “OK” dará un porcentaje equivalente hasta completar el
100%
En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja
cronograma, en el quinto campo, se hará el cálculo automáticamente.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 14 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

 Semana: Cada semana tendrá dos opciones para diligenciar, la


primera es “OK” la cual indicara que la actividad se está ejecutando
como se debe en la semana. Y esta “P” que indica que esa semana
quedo pendiente y hubo un problema en el desarrollo de la actividad.
Plan financiero
El plan financiero es una herramienta vital del plan de negocio para contemplar la
viabilidad de un proyecto.

 Presupuesto designado: Sera el presupuesto que se designara para el


cumplimiento de las actividades.
En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan
financiero, en el primer campo, deberá diligenciar el presupuesto que se ejecutara
con el desembolso.

 Fase: En la mayoría de las metodologías de proyecto se plantean cinco


fases principales en las cuales se desarrollarán cierta cantidad de
procesos.
Inicio: Momento en el que se define el proyecto y selecciona el equipo.
Además, es el momento donde se busca el compromiso y apoyo de
los interesados.
Planificación: Esta fase se enfoca en calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo, se plantean los tiempos y parámetros
para lograr el proyecto.
Ejecución: En este punto se busca completar las actividades, tareas
y programas.
Monitoreo y Control: Esta fase comprende los procesos necesarios
para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso del
proyecto.
Cierre: Esta fase comprende todos los procesos orientados a
completar formalmente el proyecto y las obligaciones pactadas.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan


financiero, en el segundo campo, deberá diligenciar la fase en la que se está
ejecutando el desembolso.

 Fecha de desembolso: Fecha en la cual se hará el desembolso.


En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan
financiero, en el tercer campo, deberá diligenciar la fecha en la que se está
ejecutando el desembolso.

 Actividad: Sera la actividad para la cual se utilizara el desembolso.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 15 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan


financiero, en el cuarto campo, deberá diligenciar la actividad que se ejecutara con
el desembolso.

 Subtotal: Sera el costo que tendrá el desarrollo de la actividad.


En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan
financiero, en el quinto campo, deberá diligenciar el subtotal que se ejecutara con
el desembolso.

 Total estimado de gastos: Sera el costo total que se tendrá para el


desarrollo de todas la actividades
En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja plan
financiero, en el sexto campo, deberá diligenciar la actividad que se ejecutara con
el desembolso.

Matriz de riesgos
La Matriz de Riesgos es una herramienta de gestión que permite determinar
objetivamente cuáles son los riesgos relevantes que enfrenta una organización.

 Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden


ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las
empresas.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja matriz


de riesgos, en el primer campo, deberá diligenciar el riesgo que se presente según
la definición anterior.

 Probabilidad: determinar la probabilidad de que, efectivamente, el


riesgo ocurra, así como un cálculo de los efectos potenciales del
mismo. Se trata, por lo tanto, de una valorización del riesgo, lo cual
implica un análisis conjunto e interrelacionado de la probabilidad de
ocurrencia y del efecto en los resultados globales de la empresa.

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja matriz


de riesgos, en el segundo campo, deberá diligenciar la probabilidad (muy alta, alta,
media, baja y muy baja) de que ocurra el riesgo según la definición anteriormente
dada.

 Gravedad: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden


ocurrir sin previo aviso y producir numerosas pérdidas para las
empresas.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 16 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

En el documento DEFINICION DEL ALCANCE DEL PROYECTO en la hoja matriz


de riesgos, en el segundo campo, deberá diligenciar la gravedad (muy alta, alta,
media, baja y muy baja) de que ocurra el riesgo según la definición anteriormente
dada.

 Nivel de riesgo: Probabilidades de que ocurran eventos adversos en


una inversión, así como sus consecuencias financieras para
el inversor.

Riesgo muy grave: Requiere medidas preventivas urgentes.


No se debe iniciar el proyecto sin la aplicación de medidas
preventivas urgentes y sin acotar sólidamente el riesgo.
Riesgo importante: Medidas preventivas obligatorias. Se
deben controlar fuertemente las variables de riesgo durante el
proyecto.
Riesgo apreciable: Estudiar económicamente ai es posible
introducir medidas preventivas para reducir el nivel de riesgo.
Si no fuera posible, mantener las variables controladas.
Riesgo marginal: Se vigilará aunque no requiere medidas
preventivas de partida.

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 17 de 18
Unidad de Búsqueda de Personas dadas por Desaparecidas
en el contexto y en razón del conflicto armado

Av. Calle 40 A N° 13-09. Edificio UGI. Teléfono: (+57 1) 3770607. servicioalciudadano@ubpdbusquedadesaparecidos.co


Bogotá, Colombia
xxxxxxx. V1. Página 18 de 18

También podría gustarte