Redacción de hallazgos 1

Actividad 4

Redacción de hallazgos

Ricardo Moreno Barahona

Ivonne del Rosario Gómescasseres Barboza

Anny Katherine Parrado Zamora

Universidad ECCI

Febrero 15 del 2019

Nota

Auditoría Integral, Cohorte 18631G

Tutora: Diana Celis Vargas, Especialización en Gerencia de la Seguridad y Salud en el

Trabajo, Universidad ECCI.

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ANEXO 1

En el siguiente caso, el estudiante debe identificar 2 hallazgos de no conformidad del

Decreto 1072 de 2015, 2 hallazgos de no conformidad de ISO 45001:2018, 2 hallazgos de ISO

9001:2015 y 1 hallazgo de ISO 14001:2015, clasificar los hallazgos de acuerdo a la cláusula de

la norma que corresponda, y realizar la redacción de los hallazgos independientes por norma en

el formato suministrado.

Importante tener en cuenta que como hallazgo de auditoria se tienen: Conformidad, No

Conformidad y observación (oportunidad de mejora).

Recuerde REGLA DE ORO

No Asuma, No Suponga y No Imagine absolutamente NADA.

La evidencia objetiva son los HECHOS y solamente los HECHOS.

A continuación encontrara la narración de situaciones presentados en un proceso de

auditoría interna combinada que se realizó en la compañía Botanas Caseras SAS. Actividad

llevada a cabo el 20 de enero de 2019.

El equipo auditor inicio el proceso de auditoría con la reunión de apertura en la sala de

juntas del área administrativa, sin contratiempo alguno se da inicio al recorrido de acuerdo con el

plan de auditoria en el cual el primer área a auditar correspondía al proceso de recursos

humanos, se procedió a solicitar la carpeta laboral de la última persona contratada para el área

operativa que correspondía a un Operario Básico 2, quien en su hoja de vida presentaba que

contaba con 1 año de experiencia en manejo de montacargas y auxiliar de bodega en su anterior

empleo, el trabajador inicio labores el 30 de octubrede 2018 de acuerdo con su contrato laboral,
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sus exámenes médicos ocupacionales tienen fecha de noviembre2 de 2018 identificando un

concepto de aptitud favorable para el cargo documento que esta grapado con los resultados de

sus exámenes para clínicos, cuando se solicita al auditado Coordinador de Recursos Humanos los

soportes de inducción y capacitación del empleado en uso de elementos de protección personal

nos indica que aún no se ha realizado porque la próxima fecha de capacitación en ese tema

corresponde al mes de mayo según el plan de capacitación anual, continuando con la auditoria se

solicitó entrevistar con el personal médico de la compañía para conocer las actividades de

prevención y la estructura del profesiograma al cual la trabajadora social perfil que correspondía

a la auditada indico que no se contaba con servicio médico o personal de la salud en la compañía

y que esa información solo la manejaba el coordinador HSEQ.

Luego de 1 hora se dirigieron al área de planta donde se desarrolla el proceso de corte de

materia prima acción que se realiza con maquinaria, el auditor líder solicito revisar los manuales

de operación las maquinas cortadoras, en las áreas de uso; a lo cualel jefe de producción explicó

que debido, a que muchos de los trabajadores en esta sección habían estado allí por dos o más

años, no usaban instrucciones de trabajo porque ya sabían realizar su trabajo.

Se observó que todo el personal utilizaba los EPP´s. En el recorrido se pudo observar

clasificación adecuada de residuos sólidos; sin embargo, los contenedores utilizados para el

almacenamiento temporal generados en el área de mantenimiento no se encontraron identificados

y al preguntar qué tipo de documento tenían definido o relacionado con la disposición de dichos

residuos, el encargado del proceso respondió que no conocía de dicho documento. Así mismo

mediante entrevista el personal administrativo que apoya al área operativa demostró no conocer

el plan de emergencias y la actuación a seguir ante incidentes.

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El auditor líder pregunta si podría revisar cual es el proceso que la organización utiliza para el

manejo de la información documentada correspondiente al sistema de gestión de calidad. El

responsable de la documentación del sistema abrió un procedimiento de gestión documental y le

invitó al auditor a que lo leyera, este le respondió que previamente ya lo conocía pero que

deseaba verificar los registros documentales de inspección de producto terminado. El

responsable caminó a través de su oficina, y con la ayuda de una escalera abrió un mueble

archivador de donde extrajo unas carpetas identificadas por años, manifestando que todos los

registros de calidad por los últimos diez años se habían guardado allí. El auditor líder miró

dentro de uno de los archivos y notó que había diferentes tipos de información documentada

(incluyendo quejas del cliente, auditorías internas, hojas de inspección, etc.) archivados sin

ningún orden.

El auditor preguntó cómo alguien podía encontrar el registro que necesitaban. El auditado

respondió que, hasta la fecha, nadie los había solicitado nunca. El auditor líder se dio cuenta que

un dispensador de agua estaba situado cerca de otro archivo que contenía registros de calidad.

Percatándose que este estaba goteando alrededor de la base y al abrir un cajón vio que el agua

había goteado dentro del archivo, dañando los contenidos. El auditor tomó unas notas en su lista

de verificación y se retiró.
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ANEXO 2

Tengan en cuenta que una redacción de hallazgo de No Conformidad consta de 5

elementos (información subrayada) ejemplo:

Descripción de situación encontrada:

En el proceso Contable, se solicita los resultados de la medición y desempeño del

proceso, la responsable del proceso presenta el Informe de Gestión bimensual de los dos

periodos anteriores, el auditor observa que el espacio denominado “Análisis del Desempeño” no

está diligenciado en el último periodo, la auditada menciona que no está diligenciado porque el

proceso logro la meta de 80%.

- Negación:se evidencio que la organización no garantiza el análisis y evaluación de los

datos y la información que surge por el seguimiento y medición

- Cuál es la falla: debido al no diligenciamiento del espacio denominado “Análisis del

Desempeño” del Informe de Gestión Trimestral correspondiente al último periodo

- Dónde se falla: En el proceso Contable

- Evidencia: corresponde los documentos, registro, observación, declaración de hecho

(una declaración de hecho es cuando el auditado confirma no tener algo, no hacer algo al interior

de la organización) mencionando la auditada que no está diligenciado porque el proceso logró la

meta del 80%

- Incumplimiento y criterio afectado: incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la norma

ISO 9001:2015 que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la
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información que surge por el seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del sistema de

gestión de la calidad.

La no conformidad queda redactada de lasiguiente forma:

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Contable

Estándar y Número de Elemento: Numeral 9.1.3 Análisis y evaluación norma ISO

Hallazgo:
9001:2015, literal c.
En el proceso Contable se evidencio que la organización no garantiza el análisis y evaluación de

los datos y la información que surge por el seguimiento y medición, esto debido al no

diligenciamiento del espacio denominado “Análisis del Desempeño” del Informe de Gestión

Trimestral correspondiente al último periodo, mencionando la auditada que no está diligenciado

porque el proceso logró la meta del 80%, lo anterior incumple el Numeral 9.1.3 literal c de la

norma ISO 9001:2015 que establece que la organización debe analizar y evaluar los datos y la

información que surge por el seguimiento y medición del desempeño y la eficacia del sistema de

gestión de la calidad.

Auditor: Diana Celis Vargas

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ANEXO 3

AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Proceso de Corte de materia Prima

Estándar y Número de Elemento: Articulo 2.2.4.6.25 Prevención, Preparación y

Respuesta ante Emergencias Numeral 9 del Decreto 1072 de 2015

Hallazgo:

En el proceso de corte de materia prima, se evidenció mediante entrevista que el personal

administrativo que apoya el área operativa no conoce el plan de emergencias y la actuación a

seguir ante incidentes, lo anterior incumple el Artículo 2.2.4.6.25 Numeral 9 del Decreto 1072 de

2015, que establece que el empleador debe informar, capacitar y entrenar incluyendo a todos los

trabajadores, para que estén en capacidad de actuar y proteger su salud e integridad, ante una

emergencia real o potencial

Auditor: Ivonne Gomescasseres

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Proceso de Corte de materia Prima

Estándar y Número de Elemento: Articulo 2.2.4.6.12 Documentación Numeral 7,

Articulo 2.2.4.6.10 Responsabilidades de los Trabajadores Numeral 1 del Decreto 1072 de 2015

Hallazgo:
Decreto 1072 de 2015

En el proceso de corte de materia prima, los trabajadores realizan la actividad con máquinas

cortadoras, lo que puede presentar ciertos riesgos para su seguridad y salud. Se evidenció que al

momento de solicitar revisar los manuales de operación, el auditado explicó que los trabajadores

no usaban las instrucciones de trabajo, argumentando que muchos de ellos habían estado allí por

dos o más años y ya sabían realizar su trabajo. Lo anterior incumple el artículo 2.2.4.6.12

numeral 7, el cual establece que el empleador debe mantener disponibles y debidamente

actualizados los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo, al igual

que es responsabilidad de los trabajadores procurar el cuidado integral de su salud como lo

estipula el artículo 2.2.4.6.10 numeral 1 del Decreto 1072 de 2015

Auditor: Ivonne Gomescasseres

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Proceso de Corte de materia Prima

Estándar y Número de Elemento: Numeral 8.2 literal e) Preparación y respuesta ante

emergencias NTC ISO 45001:2018

Hallazgo:

En el proceso de corte de materia prima, se evidenció mediante entrevista, que el personal

administrativo que apoya el área operativa no conoce el plan de emergencias y la actuación a

seguir ante incidentes, lo anterior incumple el numeral 8.2 literal e) de la Norma ISO 45001:2018

ya que la organización debe establecer, implementar y mantener procesos necesarios para

prepararse y para responder ante situaciones de emergencia potenciales, incluyendo la

comunicación y provisión de la información pertinente a todos los trabajadores sobre sus deberes

y responsabilidades.

Auditor: Ricardo Moreno Barahona

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Recursos Humanos

Estándar y Número de Elemento: Numeral 7.3 literal f) Toma de Conciencia NTC ISO

45001:2018

Hallazgo:

En auditoría realizada el 20 de enero de 2019 al proceso de Recursos Humanos, se evidenció que

no se cuenta con los soportes de inducción y capacitación en uso de elementos de protección

personal de la última persona contratada para el área operativa; indicando que aún no se ha

realizado porque la próxima fecha de capacitación en ese tema corresponde al mes de mayo

según el plan de capacitación anual. Lo anterior incumple el numeral 7.3 literal f) de la Norma

ISO 45001:2018 la cual establece que los trabajadores deben ser sensibilizados sobre y tomar

conciencia de la capacidad de alejarse de situaciones de trabajo que consideren que presentan un

peligro inminente y serio para su vida o su salud, así como las disposiciones para protegerles de

las consecuencias indebidas de hacerlo.

Auditor: Ricardo Moreno Barahona

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Manejo de la información documentada correspondiente al SGC

Estándar y Número de Elemento: Numeral 7.5.3.2 literal b) Control de la información

documentada NTC ISO 9001:2015

Hallazgo:

En el proceso que la organización utiliza para el manejo de la información documentada

correspondiente al sistema de gestión de calidad, se evidenció que la información no es

almacenada y preservada adecuadamente ya que un archivo que contenía registros de calidad, se

estaba dañando por una gotera de un dispensador de agua. Lo anterior incumple el numeral

7.5.3.2. literal b) de la Norma ISO 9001:2015, que establece que para el control de la información

documentada la organización debe almacenarla y preservarla.

Auditor: Anny Parrado

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Manejo de la información documentada correspondiente al SGC

Estándar y Número de Elemento: Numeral 7.5.3.1 literal a) Control de la información

documentada NTC ISO 9001:2015

Hallazgo:

En el proceso que la organización utiliza para el manejo de la información documentada

correspondiente al sistema de gestión de calidad, se evidenció que la información no se encuentra

disponible en el momento que se requiere, ya que al solicitar los registros documentales de

inspección de producto terminado, el auditado presentó una información documentada con

archivos que no estaban organizados, argumentando que no se ordenaban ya que nadie los había

solicitado antes. Lo anterior incumple el numeral 7.5.3.1 literal a) de la Norma ISO 9001:2015

que establece que la información documentada se debe controlar para asegurar que esté

disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite.

Auditor: Anny Parrado

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AUDITORIAS DE SGI - SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

Proceso revisado: Proceso de Corte de materia Prima

Estándar y Número de Elemento: Numeral 8.2 literal f) Preparación y respuesta ante

emergencias NTC ISO 14001:2015

Hallazgo:

En el proceso de corte de materia prima, se evidenció mediante entrevista que el personal

administrativo que apoya el área operativa no conoce el plan de emergencias y la actuación a

seguir ante incidentes, lo anterior incumple el numeral 8.2 literal f) de la Norma ISO 14001:2015

ya que la organización debe proporcionar información y formación pertinentes con relación a la

preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda a las partes interesadas pertinentes,

incluidas las personas que trabajan bajo su control.

Auditor: Anny Parrado

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Bibliografía

ISO. (2015). Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2015. Bogotá: Icontec Internacional.

ISO. (2015). Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2015. Bogotá: Icontec Internacional.

ISO. (2018). Norma Técnica Colombiana NTC ISO 45001:2015. Bogotá: Icontec Internacional.

Ministerio del Trabajo. (26 de 05 de 2015). Decreto Único Reglamentario 1072 de

2015. Recuperado el 14 de 02 de 2019, de

http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/DUR+Sector+Trabajo+Actualizado+a

+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8