ACCESS

BASE DE DATOS

Conjunto de datos relacionados, almacenados de forma que se puede acceder a

ellos de manera sencilla, rápida y segura, relacionándolos ordenándolos según
criterios.

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o

con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede
contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema específico,
consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el
control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS RELACIONALES

Una base de datos bien diseñada le provee un conveniente acceso a la

información que usted desea. Así, con un buen diseño tardara menos tiempo
construyendo su base de datos y obtendrá resultados mas rápidos y exactos.

El proceso del Diseño de una Base de datos:

La clave para entender el proceso del diseño de una base de datos se entiende en
la forma en que un sistema relacional de administración de base de datos, tal
como Microsoft Access, almacena los datos.

Para proveerle de manera eficiente y segura con la información, Access necesita

tener los hechos acerca de diferentes temas almacenados en diferentes tablas.
Por ejemplo, usted podría tener una tabla que almacene solo hechos acerca de
empleados, y otra que almacene hechos acerca de las ventas.

PASOS EN EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS:

Paso uno: Determine el propósito de su base de datos: Esto le ayudara a

decidir que hechos desea que la base de datos almacene. Esto le dice que
información desea de la base de datos. De aquí, usted puede determinar acerca
de los hechos en los temas que necesita almacenar.

Paso dos: Determine las tablas que necesite: Una vez que tenga claro el
propósito de su base de datos, usted puede dividir su información en temas
separados, tales como “Empleados” u “Ordenes”. Cada tema será una tabla en su
base de datos.
Antes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor
implementación, y de ser posible un previo análisis para establecer y estandarizar los
parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios bruscos que pudieran causar
perdida de información.
Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de
datos nos brindara mejores resultados.

Este puede ser el paso mas complicado, debido a que los resultados que desea
obtener de su base de datos – los reportes que desea imprimir, los formularios que
desea utilizar las preguntas que quiere saber – no necesariamente le proveen con
claves acerca de la estructura de las tablas que los producen. Estas le dicen lo
que quiere saber, pero no como categorizar la información en tablas.

Una estrategia para dividir la información en tablas es buscar hechos individuales

y determinar a que categoría realmente pertenece ese hecho.

Paso tres: Determine los campos que necesita: Decida que información quiere
guardar en cada tabla. Cada categoría de la información en la tabla se le llama
campo y es mostrada como una columna en la tabla. Por ejemplo, un campo en la
tabla de empleados podría ser el Apellido; y otro podría ser la fecha de ingreso.

Par determinar los campos en una tabla, decida que es lo que necesita saber
acerca de la gente, cosas, o eventos almacenados en la tabla. Piense en los
campos como características de la tabla. Cada registro (o línea) en la tabla
contiene el mismo número de campos o características.

Claves para determinar los campos:

 Relacione cada campo directamente con el tema de la tabla.

 No incluya datos derivados o cálculos.
 Incluya toda la información que necesite.
 Almacene la información en la mas pequeña parte lógica.

Campos de llave primaria: El poder de un sistema de administración de base de

datos relacional viene de su habilidad de rápidamente encontrar y extraer la
información almacenada en tablas separadas. Para que este trabajo sea mas
eficiente, cada tabla en su base de datos deberá incluir un campo o varios campos
que identifiquen de forma única cada registro almacenado en la tabla. Esto es a
menudo un numero de identificación tal como el numero de identidad de un
empleado o un numero de serie de un articulo.

En la terminología de base de datos esta información se conoce como llave

primaria de la tabla. Access utiliza la llave primaria para asociar rápidamente los
datos de tablas múltiples y extraerle los datos juntos para su información.
Paso cuatro: Determine las relaciones. Vea cada tabla y decida como los datos
en una tabla se relacionan con los datos de otras tablas. Agregue campos a las
tablas o cree tablas nuevas para aclarar las relaciones, como sea necesario.

Ahora que ya a dividido su información en tablas, usted necesita una forma de

decirle al programa como extraerla de manera significativa.

Access es un sistema de administración de base de datos relacional. Esto significa

que usted almacena datos relacionados en tablas separadas. Luego usted define
las relaciones entre las tablas, y Access utiliza esas relaciones para encontrar la
información asociada almacenada en su base de datos.

Para establecer la relación entre dos tablas – Tabla A y Tabla B – usted necesita
agregar la llave primaria de una tabla a la otra tabla, así que aparezca en ambas
tablas. ¿Pero como decide que llave primaria usar? Para establecer la relación
correctamente, debe primero determinar la naturaleza de la relación.

Hay tres tipos de relaciones entre las tablas:

1. Relación de uno a muchos.

2. Relación de muchos a muchos, y
3. Relación de uno a uno.

La relación de uno a muchos es el tipo de relación mas común. Aquí, un registro

en la tabla A puede tener mas de un juego de registros en comparación en la tabla
B, pero un registro en la tabla B tiene a lo mas solo un solo registro en
comparación de la tabla A.

Paso cinco: Perfeccione su diseño. Analice su diseño por errores. Cree las
tablas y agregue algunos registros de datos de muestra. Vea si puede obtener los
resultados que desea de sus tablas. Haga ajustes al diseño como sea necesario.

Una ves que tenga sus tablas, campos y relaciones que necesite, es hora de
estudiar el diseño y detectar cualquier fallo o defecto que podrían quedar.

Pruebe su base de datos, probablemente descubrirá espacio para mejorarla.

Problemas comunes en el Diseño:

1. Tiene una tabla con muchos campos y no todos se relaciona con el mismo
tema. Asegúrese de que cada tabla contenga datos acerca de un solo tema.

2. Tiene campos que se dejan intencionalmente en blanco en muchos registros

debido a que no están relacionados con esos registros. Esto significa de que
esos campos pertenecen a otra tabla.
3. Tiene muchas tablas, muchas de las cuales contienen los mismos campos.
Trate de consolidar toda la información que pertenezca a un solo tema.

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con

una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener
tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico,
consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el
control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico
La información contenida en una tabla tiene múltiples utilidades.

Campo
Un campo es un componente de una tabla que contiene un elemento específico de
información, como ejemplo, nombre apellidos, edad, sexo, etc.

Registro
Un registro esta compuesto por todos los campos de la tabla, de manera que un campo es
una parte de un registro.

En una tabla, las filas corresponden a los registros, los cuales son individuales; y las
columnas corresponden a los campos, que son una parte única de un registro. De manera tal
que la información contenida en una tabla “Directorio Telefónico”, podría tener la siguiente
estructura:

Nombre del Usuario Numero Telefónico Dirección

Ramón Padilla 555-6232 San Salvador
Julio Medina 555-9878 Soyapango
Marvin Zelaya 999-9856 Apopa
Denis Martínez 999-2564 Miralvalle

La tabla anterior contiene tres campos (Nombre del Usuario, Numero

Telefónico y Dirección); y cuatro registros individuales. De manera que
no pueden haber dos registros iguales; a menos que estén duplicados lo
cual seria algo innecesario y no adecuado

Antes de crear una base de datos se deben tener en cuenta ciertos criterios para una mejor
implementación, y de ser posible un previo análisis para establecer y estandarizar los
parámetros y estructura de la base de datos, evitando así cambios bruscos que pudieran causar
perdida de información.
Establecer un adecuado tamaño y tipo de campos desde la creación de la base de
datos nos brindara mejores resultados.
CONOCER Y MANIPULAR EL ENTORNO DE ACCESS

Microsoft Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales.

Las bases de datos en Access son documentos combinados donde se divide la información
por parcelas de objetos especializados. Así, por ejemplo, como elemento primario de
información se encuentran las tablas. Aunque las tablas se crean de manera independiente,
pueden crearse otros elementos relacionados a las tablas como formularios, consultas,
informes, entre otros.

Tablas
Aunque las tablas se crean de manera independiente, pueden crearse relaciones hacia éstas
que pueden estar vinculadas a la captura o muestra de la información contenida en dicha
tabla. Es decir, una ves creada la tabla se pueden desarrollar sobre ella diferentes acciones
que nos permitan adicionar, editar o eliminar información.

Consultas
Las consultas se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que
cumplen unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las
consultas permiten, realizar operaciones de muy diversa índole relacionadas con
los datos contenidos en la tabla. Por ejemplo, a partir de una tabla que contenga
los registros de notas de ciertos alumnos, mediante una consulta podemos
depurar la tabla y saber la cantidad de aprobados y reprobados.

Formularios
Los formularios son otra herramienta poderosa de Access que nos permite
visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una manera muy
sencilla e interactiva que hace más ameno el trabajo al usuario. Al abrir un
formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra
en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para
Formularios, o manualmente por el usuario. Al mostrar los datos, el usuario puede
desplazarse en la tabla visualizando toda la información y realizando operaciones
sobre los registros.

Informes
Los Informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los
datos de la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Permite realizar
impresiones personalizadas así también como etiquetas. Se pueden crear
informes que incorporen cálculos basados en los datos de las tablas para mostrar
resultados totales o promedios o bien para generar catálogos.

Todos los elementos anteriores (y algunos más) están organizados en Access en la ventana
Base de Datos como se muestra en la siguiente figura:
Autoevaluación.
Subraye la respuesta correcta.
1. Nombre del componente que corresponde a la columna de una tabla y que
contiene un elemento especifico de información, por ejemplo: nombre
apellidos, edad, sexo, etc.

A) Base de datos B) Registro C) Campo D) Ninguna

2. Parte de una tabla que esta compuesto por todos los campos y que
corresponde a las filas.

A) Registro B) Campo C) Tabla D) Ninguna

3. Potente sistema de administración de base de datos relacionales. Utiliza

documentos combinados donde se divide la información por parcelas de
objetos especializados

A) Microsoft Access B) Base de datos C) Registro D) Ninguna

4. En una base de datos constituye el elemento primario de información.

A) Macros B) Formularios C) Informes D) Ninguna

5. Se utilizan para localizar y depurar los datos en particular que cumplen unas
determinadas condiciones especificadas por el usuario. Permiten, realizar
operaciones de muy diversa índole relacionadas con los datos contenidos en la
tabla.

A) Consultas B) Access C) Tablas D) Ninguna

6. Se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos de la

forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Permite realizar
impresiones personalizadas así también como etiquetas.

A) Formularios B) Informes C) Registro D) Ninguna

CREAR UNA BASE DE DATOS

Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de dialogo con

opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente.
Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente
para bases de datos.

Cuadro de dialogo inicial de Access.

Cuando se crea una base de datos en Microsoft Access, se crea un archivo *.mdb, el
cual puede contener Tablas, Informes, Formularios, Informes, entre otros. Access nos
permite relacionar estos elementos para diversos fines orientados a un asunto, tema o
actividad especifica.

 Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de Datos en Blanco)

Este método nos permite crear una base de datos en blanco y agregarle
posteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.
Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de Access, haga clic en Base de datos
en blanco y después en aceptar.
 (b) Si no tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el botón Nueva base
de datos en el menú archivo, luego pulse en el icono Base de datos en blanco.

Ficha General para crear una base de datos en blanco

2. Después de haber seleccionado la opción 1(a) ó 1(b) pulse en Aceptar

3. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y pulse en Crear

En ese momento se creara la nueva base de datos y estará lista para que
usted agregue los elementos que necesite.

Recuerda que una base de datos es un conjunto de información relacionada

con un asunto o un tema y que tiene como elemento primario de
información las tablas; a partir de las cuales se pueden crear también
Consultas, Formularios, Informes, entre otros.

 Crear una Base de datos usando el Asistente para bases de datos

(Asistente para bases de datos)

Para crear una base de datos usando el Asistente seguiremos estos pasos:

1. (a) Después que aparece el Cuadro de diálogo inicial cuando iniciamos Microsoft
Access 97 seleccione la opción Asistente para bases de datos y pulse aceptar.
(b) Si ya hay abierta una base de datos o si en ese momento no le aparece el cuadro de
inicio, pulse en el botón Nueva base de datos en el menú archivo.
 En la ficha Base de Datos pulse dos veces en el icono correspondiente a la base de datos
que desee crear. Como se muestra en la siguiente figura.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos en el cuadro de dialogo

Archivo nueva base de datos.

3. Pulse el botón Crear y siga las indicaciones del Asistente para crear un modelo de
Base de datos como punto de partida.

4. Después que aparece el cuadro de bienvenida del Asistente haga clic en el botón
Siguiente, aparece un segundo cuadro donde se presentan las tablas propuestas y los
campos dentro de cada tabla. Puede elegir los elementos que le interesen dentro de cada
tabla. Puede elegir los elementos que le interesen activando o desactivando las
correspondientes casillas de selección. Si activa la casilla Si, incluir datos de ejemplo,
las tablas aparecerán con información de ejemplo que puede servirle de guía.
5. En la siguiente pagina puede elegir uno de los estilos predeterminados para la
Presentación e introducción de datos. Elija el tipo apropiado y pulse en Siguiente.

6. La siguiente página es donde se elige un tipo predeterminado para los informes, elija el
tipo que estime mas apropiado y pulse Siguiente.
7. Escriba el título de la base de datos en la penúltima pagina del asistente, pulse
Siguiente y después Terminar.

En ese momento el asistente pondrá en marcha su maquinaria para la creación de la

base de datos con los parámetros especificados.

EJERCICIO DE APLICACIÓN.
A continuación crea una base de datos sin usar el Asistente y asigna el nombre
de: “Control de notas”. Esta base de datos será utilizada en todo el desarrollo del
manual como un ejercicio de referencia.

CREACION DE TABLAS

Como ya se había visto, una tabla es un conjunto de datos sobre un tema en concreto; como
un inventario o un control de clientes. Usando una tabla independiente para cada tema,
evitará la duplicación de datos, al tiempo que reducirá el riesgo de errores de la entrada de
datos. La organización de filas(registros) y columnas(campos) queda siempre patente en
Access.

Recuerda que en una base de datos de Microsoft Access, las tablas son
consideradas como los elementos primarios, ya que son las que contienen
toda la información general. Además, es en base a las tablas que se aplicarán
las diferentes acciones para la creación de informes, consultas, formularios,
entre otros.
 Crear una Tabla
1. Antes de crear una Tabla debemos abrir la base de datos en la cual crearemos
la
nueva tabla, luego debemos asegurarnos de tener activada la ventana Base
de datos en la ficha Tablas como se muestra en la siguiente figura:

2. Después de haber seleccionado la Ficha Tablas en la ventana Base de datos

pulsamos Nuevo

3. Posteriormente se mostrara el cuadro de dialogo Nueva Tabla. En Access 97

existen
cuatro formas de crear una tabla en blanco (vacía).

- Vista Hoja de datos

- Vista Diseño
- Asistente para tablas
- Importar Tabla
- Vincular tabla

Cuadro de dialogo Nueva Tabla