Tema 1.

Herramientas más usadas en Word

Introducción
Al momento de crear y desarrollar un documento, es necesario manejar ciertas herramientas
que te ayudarán a lograr un archivo ordenado y estructurado. Entre estas se encuentran los
saltos de página, estilos, márgenes, la orientación, columnas y el encabezado y pie de
página. La numeración de páginas permite ubicarte dentro de un documento, mientras que las
secciones (utilizadas para fraccionar un archivo) pueden tener un formato específico para
cada una de sus áreas, permitiéndote organizar tu texto de mejor manera. Los saltos de
página ayudan a iniciar un tema en una página nueva y evita presionar constantemente la
tecla Entrar (Intro o Enter), en caso de que quieras posicionarte en una nueva página. Los
estilos ayudan a aplicar formato al documento, ya que se puede aplicar de forma rápida y
sencilla un conjunto de formatos de forma coherente en todo el documento. Los márgenes de
página son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página.
Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión dentro de los
márgenes. La orientación y las columnas permiten un mejor orden del contenido. Es muy
importante que aprendas a utilizar estas herramientas que Word te ofrece, ya que permiten
elaborar documentos profesionales y de calidad.
Explicación
1.1 Saltos de página, encabezado y pie de página, estilos, márgenes, orientación y
columnas

En un documento compuesto por varios capítulos, es común que el usuario, al iniciar un nuevo
capítulo, cambie de página y deje líneas en blanco. Hay ocasiones en que el usuario modifica
el contenido y, sin proponérselo, desplaza el texto de capítulos subsecuentes. Para evitar este
problema, se inserta un salto de página que, como lo indica su nombre, permite al usuario
pasar a la siguiente página. Si después se modifica el contenido del documento, el texto del
siguiente capítulo permanecerá en el inicio de la página.
Para insertar un salto de página, haz clic en el menú Formato, grupo Configurar página,
opción Saltos. Lo puedes revisar dando clic aquí:

Cuando se configuran elementos del diseño de página, como el tipo de hoja, la orientación, el
encabezado o el pie de página, la configuración elegida se aplicará para todo el documento.
En aquellas ocasiones en que se necesita tener una configuración independiente, por ejemplo,
una sección con texto en dos columnas y otra página con una sola, se utilizan los saltos de
sección. Estos permiten estructurar el documento en secciones lógicas, cada una con
propiedades específicas. De esta forma se puede tener un documento con páginas orientadas
vertical u horizontalmente, sin la necesidad de crear un archivo diferente.
Para insertar un salto de sección, selecciona el menú Formato, grupo Configurar
página opción Saltos, Página siguiente. La figura 2 muestra el menú Saltos desplegado con
el cursor seleccionando la opción Página siguiente. También muestra otros tipos de sección
disponibles: Continua, Página par y Página impar.
El encabezado y pie de página se utilizan normalmente para incluir información relevante en
cada página; por ejemplo, el título del capítulo, el nombre del autor, el número de página, un
ícono representativo, entre otros. El encabezado se ubica en el margen superior; el pie en el
margen inferior; lo que significa que no forman parte del cuerpo del documento.

Para revisar las opciones disponibles, selecciona el menú Insertar, grupo Encabezado y pie
de página. Hay tres opciones disponibles: Encabezado, Pie de página y Número de página.
A su vez, cada opción ofrece distintos formatos para seleccionar.
Como ejemplo, selecciona el encabezado En blanco. Mostrará un recuadro donde puedes
insertar el encabezado. Presiona la tecla TAB para desplazarte al centro del encabezado,
luego escribe: Capítulo 1. Comunidades de Práctica. También agrega una línea horizontal
como decoración usando el menú Insertar→ Formas, botón Línea.
El procedimiento es similar para el pie de página:

1. Selecciona menú Insertar, opción Pie de página.

2. Escoge el formato En blanco (tres columnas).
3. Posteriormente, selecciona el primer texto [Escriba aquí].
4. Haz clic en Fecha y hora del menú Herramientas para encabezado y pie de página.
5. Selecciona uno de los formatos disponibles.
6. Borra el segundo texto, [Escriba aquí].
7. Selecciona el tercero y posteriormente haz clic en Número de
página → Posición actual → Número de página.
8. Una vez que se inserte el número de página, cambia a mayúscula la letra p en Pág.

Para salir del modo edición, selecciona el botón Cerrar encabezado y pie de página en la
parte superior derecha de Word. Para revisar los diferentes tipos de encabezados que
proporciona Word, da clic aquí.
Consejo: para alternar entre el encabezado y el pie de página puedes presionar la flecha
arriba y abajo. Si está activo el modo inserción del encabezado puedes usar el botón Ir al pie
de página.

Estilos
Durante la redacción de un documento a veces es necesario resaltar palabras, por ejemplo,
algún título o cita de un personaje, esto se hace de manera manual eligiendo del
menú Inicio las herramientas del grupo Fuente que deseas aplicar, o aprovechar la
herramienta Estilos, en la cual con un clic puedes dar contraste en tamaño de fuente, color y
estilo de letra. Un estilo es un conjunto de características de formato, como el nombre de
fuente, el tamaño, el color, la alineación de párrafo y el espaciado. Algunos estilos pueden
incluir, incluso, bordes y sombreado. Para aplicar un estilo ve al menú Inicio, después al
grupo Estilos, da clic en la Galería de estilos y selecciona el que desees utilizar.
Para aplicar un estilo ve al menú Inicio, después al grupo Estilos, da clic en la Galería de
estilos y selecciona el que desees utilizar.
Otra de las ventajas de nos ofrece esta herramienta es la de personalizar la galería de estilos
predefinidos o crear nuevos a partir de ellos.
Para modificar algún estilo predefinido, realiza lo siguiente:

1. Ve al menú Inicio, grupo Estilos y abre el cuadro de dialogo Estilos, el cual se

encuentra en la esquina inferior del grupo (pequeño recuadro con flecha).

2. Posteriormente, se abre el cuadro de dialogo Estilos, aquí selecciona el estilo que

deseas modificar, por ejemplo Título 1, da clic con el botón izquierdo y aparecerá un
nuevo submenú en donde vas a seleccionar la opción Modificar.
3. Aparecerá lel cuadro de diálogo Modificar Estilo, realiza los ajustes que requieras y
da clic en el botón Aceptar.
Márgenes
Los márgenes se utilizan para configurar el espacio disponible del contenido y para controlar
el espacio en los alrededores de la página. Al cambiar los márgenes de página de un
documento, cambia el lugar donde el texto y los gráficos aparecen.
Para modificar los márgenes de un documento dirígete al menú Formato→ grupo Configurar
página→Márgenes. Puedes seleccionar de los márgenes ya predefinidos o dar clic en
márgenes personalizados y configurarlos a la medida deseada.
Orientación
Para cambiar la orientación de todo el documento, haz clic en el menú Formato y selecciona
Orientación.
Puedes seleccionar entre orientación vertical u horizontal, para todo el documento o para una
sola hoja. Cuando se cambia la orientación, también cambian las galerías de páginas y de
portadas prediseñadas para adecuarse a la orientación elegida. Es posible que en ocasiones
sea necesario cambiar la orientación del documento para un párrafo en específico, en esos
casos, realiza lo siguiente:

1. Selecciona las páginas o párrafos cuya orientación deseas cambiar.

Nota: Microsoft Word ubica el texto seleccionado en su propia página y el resto en
páginas independientes.

2. Haz clic en Formato, luego en Configurar página y selecciona el ícono:

3. En la pestaña Configurar página, selecciona Orientación y haz clic

en Vertical u Horizontal.
4. Haz clic en el cuadro Aplicar a y después selecciona la opción Texto seleccionado

Columnas
Otra de las opciones que nos ofrece Word para darle a nuestro documento la apariencia de
boletín o revista son las columnas. Esta opción permite acomodar el texto en columnas para
facilitar la lectura.
Para dar formato en columnas a un texto seleccionado, realiza lo siguientes:

1. Selecciona el texto que desees organizar en columnas o coloca el cursor donde

quieres que empiecen las columnas.
2. Dirígete al menú Formato, selecciona el grupo Configurar página, luego Columnas y
da clic en Más columnas.
 .

3. En la sección Preestablecidas, haz clic en el número de columnas que desees

utilizar.
4. En la parte inferior derecha, selecciona en Aplicar a, si el formato de columnas va a
aplicarse al Texto seleccionado o De aquí en adelante.

1.2 Temas, colores, fuentes y fondo de página

Los documentos son parte de nuestra presentación como profesionistas, por eso es
recomendable darles un aspecto profesional y moderno. Es importante que conozcas Word a
profundidad, ya que ofrece múltiples herramientas para mejorar el diseño de tus textos de
forma rápida y sencilla. Uno de los temas de este curso muestra las opciones de formato que
incluye un conjunto de colores, un conjunto de temas de fuente (muestra fuentes para
encabezados y texto principal) y un tema de efectos (incluidos efectos de líneas y relleno).
Tema
Los temas te permiten darle al documento un aspecto coordinado entre colores y fuentes, con
esto se logrará un documento con aspecto de calidad profesional. Los temas los podrás
encontrar en el menú Diseño→Temas.
Para cambiar los colores del tema elegido da clic en el menú Diseño→ grupo Formato de
documento→Colores, aquí selecciona el color que deseas utilizar.
Para cambiar las fuentes del tema elegido, dirigete al menu Diseño→grupo Formato de
documento→Fuentes y selecciona la que deseas utilizar.
Cambiar el color de la página
La herramienta que nos permite darle un color de fondo a una hoja es el color de página. Esta
herramienta estable un color fijo o bien puede tener efectos de relleno, degradado o una
textura. Para aplicar un color de página da clic en el menú Diseño→grupo Fondo de página y
en Color de página.
1.3 Listas, letra capital y gráficos SmartArt
En algunas ocasiones, al redactar documentos profesionales, surge la necesidad de organizar
los conceptos para poder identificarlos del resto del cuerpo del documento. Esto se logra
utilizando diferentes tipos de listados, tales como listas con viñetas y multiniveles. Las listas
permiten enumerar un texto dentro del documento separando cada uno en una línea de
párrafo e identificándolo con un símbolo precedente al texto (viñeta), y se puede configurar
para que tenga diferentes niveles. Por otro lado, si deseas que la información se presente de
una forma visual, puedes utilizar gráficos SmartArt que es una representación visual de la
información que se puede crear de forma fácil y rápida (Peña, Balart, Cuartero y Orbegozo,
2013).
Listas con viñetas
Para activar la herramienta de lista con viñetas ve al menú Inicio, grupo Párrafo y selecciona
el icono . A continuación se desplegará la galería de viñetas, entre las opciones de la lista
numerada se encuentran las siguientes:
Listas numeradas
Para activar la herramienta de lista con viñetas ve al menú Inicio, grupo Párrafo y selecciona
el icono . A continuación se desplegará la galería de listas numeradas, entre las opciones de
la lista numerada se encuentran las siguientes:
Para especificar el número con el que deseas iniciar tu lista, después de haber insertado el

primer texto,da clic en dentro de la galería listas numeradas.

Listas multinivel
Esta herramienta permite otorgar diferentes niveles de orden a una lista, para darle un aspecto
como en el siguiente ejemplo:
 Lácteos 1. Puesto
o Leche a. Funciones
o Queso b. Habilidades
 o Yogurt

Para crear una lista multinivel, da clic en menú Inicio, grupo Párrafo y selecciona el

icono . A continuación se desplegará la galería de listas multinivel, entre las opciones de

esta lista se encuentran las siguientes:
Para identificar el texto que irá en un nivel diferente selecciónalo y abre la galería de listas

multinivel dando clic en la flecha desplegable en la herramienta , después da clic en el

opción cambiar nivel de lista y selecciona el nivel deseado.
Letra capital
Otra forma de dar un formato a un documento es utilizando la letra capital. La cual nos permite
hacer de mayor tamaño la primera letra del primer párrafo, esto hará que el documento tenga
un grado de solemnidad, tal como sucede en algunos periódicos y revistas.
Para insertar la letra capital da clic en el menú Insertar→ grupo Texto y selecciona el
icono . De la lista desplegable selecciona el estilo que más te agrade.

Según el diseño que selecciones, tendrá el siguiente formato:

Diseño en texto Diseño en Margen

Gráficos SmartArt
Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede
crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar
mensajes o ideas eficazmente. Para insertar un gráfico SmartArt da clic en el
menú Insertar→ grupo Ilustraciones, aquí selecciona la opción SmartArt .A
continuación aparecerá la siguiente ventana de opciones:
Entre los gráficos de SmartArt se pueden encontrar las siguientes categorías:

 Lista: agrupar información que no siga un proceso secuencial.

 Proceso: permite visualizar las etapas de un proceso.
 Ciclo: se utiliza para representar un proceso circular o repetitivo.
 Jerarquía: presenta estructuras de relaciones de dependencia o jerárquicas.
 Relación: permite mostrar relaciones no jerárquicas entre las partes.
 Matriz: muestra la relación entre diversos elementos, siempre con un elemento
central.
 Pirámide: visualiza relaciones jerárquicas entre los elementos.