DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN – DSI

Nombre del sistema de información

Manual del Usuario

 UIS-DSI
MANUAL DE USUARIO
Fecha : 20-ene-17

HISTORIAL DE REVISIONES Y CAMBIOS

Fecha Versión Descripción Autor

20/01/2014 1.0 Elaboración del manual robdel

Autor(es):

robdel: Robinson Delgado Rojas

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MANUAL DE USUARIO
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Tabla de Contenido
1. OBJETIVO DEL SISTEMA
2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA
Entidades educativas
Admisiones
Hoja de vida
Asignaturas
Horarios
Programas académicos
Matrícula
Notas
Grados
Seguridad
Auditoria
Tablas de soporte
Archivos externos
3. INGRESO AL SISTEMA
4. ROLES DEL SISTEMA
5. MENUS SEGÚN ROL
5. 1Menú administrador
5.2 Rol director de escuela
5.2.1 Horarios
5.2.1.1 Gestionar programación - crear programación
5.2.1.2 Gestionar programación - copiar programación
5.2.1.3 Consultas – consultar programación
5.2.1.4 Consultas - asignatura múltiple profesor
5.2.1.5 Consultas - asignaturas magistrales
5.2.1.6 Consultas - programación por nivel
5.2.1.7 Consultas - consultar asignatura
5.2.1.8 Consultas –consulta curso-consultar curso
5.2.1.9 Consultas –consulta curso- cursos sin aula
5.2.1.10 Consultas – consultas planta física - horarios aulas
5.2.1.11 Consultas – consultas planta física - horarios profesor
5.2.2 Matrícula
5.2.2.1 Inclusión y cancelación de asignaturas
5.2.2.2 Solicitudes inclusión – registrar horario solicitud
5.2.2.3 Solicitudes inclusión – registrar solicitud
5.2.2.4 Solicitudes inclusión – registrar matrícula
5.2.2.5 Solicitudes inclusión – consulta de solicitudes
5.2.2.6 Matrícula curso vacacional – matricula asignatura
5.2.2.7 Matrícula curso vacacional – matricula individual
5.2.2.8 Matrícula curso vacacional – listas de clase
5.2.2.9 Matrícula curso vacacional – consultas – matrícula por estudiante

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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El sistema de información versión 1.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la División de
Sistemas de Información de la Universidad Industrial de Santander para ser utilizado por la
Institución.

La versión 1.0 es un software de apoyo a la gestión académica de la Institución. Es de fácil

manejo y administración. El sistema permite agilizar los procesos administrativos, gozando de
una interfaz agradable, amigable e intuitiva para los usuarios del sistema.

2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

Entidades educativas:

Modulo diseñado para administrar las Instituciones Educativas, Colegios, niveles educativos,
títulos y clases de instituciones. Este módulo solo es accesible para el administrador con permiso
de crear, modificar y eliminar; a su vez para el rol de director de escuela y secretaria se puede
acceder para realizar consultas.

Admisiones:

Modulo diseñado para gestionar el proceso de admisiones de la universidad y cuenta con los
submódulos de admisiones, simultaneidades, homologaciones adelanto curso, transferencias,
cambios de programas, readmisiones, actualizar condicionalidad consultar orden admisión y
tablas soporte. El rol administrador cuenta con la posibilidad de crear, modificar y eliminar en
los respectivos submódulos.

Hoja de vida:

Modulo diseñado para administrar los datos personales, programas académicos, menciones,
sanciones, intercambios, asignaturas homologadas, administración de correos, traslados de
sede, consulta, todo correspondiente a los estudiantes, a su vez tablas soporte para los tipos de
sanciones, menciones, conceptos acumulados, condicionalidades y formas de ingreso. Este
módulo puede ser visualizado por el administrador con permisos totales sobre este y con
permisos parciales para los roles de director de escuela y secretariado.

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3. INGRESO AL SISTEMA
Se puede ingresar al sistema a través de la página web de la Universidad http://www.uis.edu.co/, y
después ingresar al link Sistemas de Información, ubicado en la parte superior derecha de la
ventana.

Figura No 1.

 La figura si requiere apuntadores, se recomienda la flecha como la muestra y no encerrar en

círculos.
 Si la figura requiere información aclaratoria, se recomienda el recuadro y su información
contenida en el como se muestra en la figura No 2.
 Se deben etiquetar las figuras “Figura No X”.

Figura No 2.

Luego de haber seleccionado Nuevas versiones, ingresa dando clic en el botón acceder:

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Ahora el usuario debe loguearse:

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Una vez que el usuario y la clave de acceso son ingresados correctamente podemos observar los
roles que tiene asignado ese usuario procedemos a selección el rol al que queremos ingresar:

Ahora podemos observar los menús según el rol

4. ROLES DEL SISTEMA

El sistema actualmente cuenta con los siguientes roles.

 Administrador del sistema

 Director de escuela
 Docente
 Secretariado escuela

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5. MENUS SEGÚN ROL

5.1 Menú administrador

5.1.1 Entidades educativas

5.1.1.1 Instituciones de educación superior

La página cuenta con la opción de creación, modificación y eliminación de los registros de las
instituciones de educación superior además con visualización de los detalles de las instituciones.
Para poder ver la consulta es necesario seleccionar los criterios de búsqueda y dar clic en el botón
consultar. (Vista 1)

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Creación de instituciones educativas

Luego de llenar los campos obligatorios, los cuales son los marcados con un *y si se desea los
campos no obligatorios se procede a dar guardar.

Modificación de una institución educativa

Para realizar una modificación debemos estar en la vista 1 y seleccionar el botón de modificar.
Luego de eso entramos a esta interfaz, en la cual podemos modificar todos los campos excepto el
código de la institución.

Eliminación de una institución educativa

Para realizar una eliminación debemos estar en la vista 1 y seleccionar el botón de eliminar.

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5.3 Rol Secretariado

5.3.1 Horarios

5.3.1.1 Consultar programación

Para ingresar en esta interfaz debemos dar clic en consultar horarios y por último consultar
programación, en esta interfaz podemos consultar la programación de cursos para una escuela para
un año y periodo en particular, en la parte superior derecha contamos con el link para listar. (Vista
438)

Listar programación escuela

En la vista 438 presionamos el link listar y podemos ver el siguiente reporte.

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7. Tipos de iconos

Modificar

Este icono nos permite modificar un registro

Eliminar

Este icono nos permite eliminar un registro

Asignar

Este icono nos sirve para asignar información sin tener que digitarla

Buscador

Con este icono abrimos los respectivos buscadores del sistema

Cambiar

Este icono nos permite cambiar por ejemplo una asignatura matriculada por un
estudiante de un grupo a otro grupo

Ver detalle

Con este icono podemos ver más detalles del registro seleccionado
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Remover

Este icono permite remover de una lista un registro

Calendario

Este icono nos permite desplegar el calendario para seleccionar una fecha.

Dinero

Este icono para este sistema significa ver pagos

Ayuda

Este icono permite tener una ayuda sobre la aplicación

Horario

Este icono nos permite visualizar horarios

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