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CONTABLES
TITULO II.
PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LAS ETAPAS DE RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES
CAPÍTULO I.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE LAS INVERSIONES E
INSTRUMENTOS DERIVADOS CON FINES DE COBERTURA DE ACTIVOS
título II
376 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
debe reconocerse como un mayor o menor valor del terminación del contrato, con el fin de garantizar que
activo financiado, siempre que la entidad contable pública la diferencia entre derechos y obligaciones corresponda
reconozca la inversión, al igual que el bien y la obligación. al valor a recaudar, si el valor del derecho es mayor al
de la obligación, o a girar, si el valor de la obligación es
El registro de esta operación se efectúa debitando o
mayor al derecho.
acreditando la subcuenta que identifique el título adquirido,
de la cuenta 1201-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN Con el recaudo se debita la subcuenta que corresponda,
DE LIQUIDEZ EN TÍTULOS DE DEUDA y acreditando o de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES
debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta FINANCIERAS y la subcuenta 120402-Obligaciones
que identifique la naturaleza del bien financiado. en contratos derivados (Cr), de la cuenta 1204-
INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN
En los instrumentos derivados con fines de administración
INSTRUMENTOS DERIVADOS y se acredita la subcuenta
de liquidez, tanto el derecho como la obligación se
120401-Derechos en contratos derivados, de la cuenta
actualizan con base en las metodologías expedidas
1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN
por la Superintendencia Financiera para esta clase de
INSTRUMENTOS DERIVADOS. Con el giro se debita la
instrumentos. Si como resultado de la actualización el
subcuenta 120402-Obligaciones en contratos derivados
derecho se incrementa en mayor proporción que la
(Cr), de la cuenta 1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN
obligación, se debita la subcuenta 120401-Derechos
DE LIQUIDEZ EN INSTRUMENTOS DERIVADOS y se acredita
en contratos derivados y se acredita la subcuenta
la subcuenta 120401-Derechos en contratos derivados,
120402-Obligaciones en contratos derivados (Cr), de
de la cuenta 1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE
la cuenta 1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE
LIQUIDEZ EN INSTRUMENTOS DERIVADOS y la subcuenta
LIQUIDEZ EN INSTRUMENTOS DERIVADOS. La diferencia
que corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
se registra como ingreso en la subcuenta 480580-
INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Utilidad en la valoración de derivados, de la cuenta
4805-FINANCIEROS, previa disminución del gasto por la Tratándose de las opciones, el comprador y el vendedor
pérdida, si existiere. actualizan tanto el derecho como la obligación. La
actualización del derecho se registra debitando o
Si como resultado de la actualización la obligación se
acreditando la subcuenta 812907-Vendidas o la subcuenta
incrementa en mayor proporción que el derecho, se
812908-Compradas, de la cuenta 8129-DERECHOS
debita la subcuenta 120401-Derechos en contratos
EN OPCIONES y acreditando o debitando la subcuenta
derivados y se acredita la subcuenta 120402-
890512-Derechos en opciones, de la cuenta 8905-
Obligaciones en contratos derivados (Cr), de la cuenta
DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR). Por su
1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
parte, la obligación se actualiza acreditando o debitando
EN INSTRUMENTOS DERIVADOS. La diferencia se
la subcuenta 912907-Vendidas o 912908-Compradas, de
registra como gasto en la subcuenta 580565-Pérdida
la cuenta 9129-OBLIGACIONES EN OPCIONES y debitando
en la valoración de derivados, de la cuenta 5805-
o acreditando la subcuenta 990514-Obligaciones en
FINANCIEROS, previa disminución del ingreso por la
opciones, de la cuenta 9905-RESPONSABILIDADES
utilidad, si existiere.
CONTINGENTES POR CONTRA (DB).
Adicional a las situaciones planteadas pueden Para el comprador de la opción, si como producto
presentarse casos en los que no varíen los derechos de la actualización el incremento del valor de los
y obligaciones, se presenten variaciones negativas o derechos es mayor al incremento de las obligaciones,
varíe sólo el derecho o la obligación. En estos casos, registra la utilidad por la diferencia entre el derecho y
la entidad contable pública debe garantizar la adecuada la obligación, debitando la subcuenta 120403-Utilidad
aplicación de los registros, en el sentido de debitar o en la valoración de opciones compradas, de la cuenta
acreditar el derecho y/o la obligación y reconocer los 1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN
ingresos o gastos, según corresponda. INSTRUMENTOS DERIVADOS y acreditando la subcuenta
En todo caso, los derechos y obligaciones de contratos 480580-Utilidad en la valoración de derivados, de la
derivados deben estar actualizados en la fecha de cuenta 4805-FINANCIEROS.
título II
378 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Para el vendedor de la opción, si como producto de la de políticas macroeconómicas. También incluye las
actualización el incremento del valor de los derechos inversiones adquiridas en entidades nacionales o
es menor al incremento de las obligaciones, registra la del exterior con el propósito y la capacidad legal,
pérdida por la diferencia entre el derecho y la obligación, contractual, financiera y operativa de mantenerlas hasta
debitando la subcuenta 580565-Pérdida en la valoración el vencimiento de su plazo de maduración o redención, o
de derivados, de la cuenta 5805-FINANCIEROS y cuando menos durante un año, a partir de la fecha de su
acreditando la subcuenta 120404-Pérdida en la adquisición, en cumplimiento de políticas internas de la
valoración de opciones vendidas (Cr), de la cuenta entidad. Tal decisión debe manifestarse en el momento
1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN de su adquisición con el fin de establecer la metodología
INSTRUMENTOS DERIVADOS. de actualización respectiva.
Adicional a las situaciones planteadas pueden ocurrir 5. RECONOCIMIENTO DE INVERSIONES CON
casos en los que no varíen los derechos y obligaciones,
FINES DE POLÍTICA
se presenten variaciones negativas o varíe sólo el
derecho o la obligación. En estos casos, la entidad Las inversiones con fines de política deben reconocerse
contable pública debe garantizar la adecuada aplicación por su costo histórico. Para el efecto, se debita la
de los registros, en el sentido de debitar o acreditar el subcuenta que identifique el título adquirido, de la
derecho y/o la obligación registrados en cuentas de cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN
orden deudoras y acreedoras, y reconocer los ingresos TÍTULOS DE DEUDA y se acredita la subcuenta 110601-
o gastos, según corresponda. Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL o la
subcuenta respectiva, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
En todo caso, en la fecha de terminación del contrato
INSTITUCIONES FINANCIERAS.
se debe garantizar que el valor correspondiente a la
utilidad del comprador de la opción sea igual al valor a Las inversiones con fines de política no serán objeto de
recaudar, y la pérdida del vendedor sea igual al valor a reconocimiento de rendimientos, ajustes por diferencia
girar. Con el recaudo, el comprador debita la subcuenta en cambio, amortización de primas, descuentos y otros
que corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN conceptos. Los rendimientos recibidos en efectivo
INSTITUCIONES FINANCIERAS y acredita la subcuenta reducen el valor de la inversión, para lo cual se debita la
120403-Utilidad en la valoración de opciones compradas, subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA
de la cuenta 1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE ÚNICA NACIONAL o la subcuenta que corresponda,
LIQUIDEZ EN INSTRUMENTOS DERIVADOS. Con el giro, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES
el vendedor debita la subcuenta 120404-Pérdida en FINANCIERAS y se acredita la subcuenta que identifique
la valoración de opciones vendidas (Cr), de la cuenta el título adquirido, de la cuenta 1203-INVERSIONES CON
1204-INVERSIONES ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DEUDA.
INSTRUMENTOS DERIVADOS y acredita la subcuenta
6. ACTUALIZACIÓN DE INVERSIONES CON FINES
que corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS. Adicionalmente deben DE POLÍTICA
disminuirse los registros en cuentas de orden. Las inversiones con fines de política se actualizan con
base en la Tasa Interna de Retorno prevista en las
Las inversiones de administración de liquidez en títulos
metodologías de la Superintendencia Financiera.
de deuda y participativos, así como en instrumentos
derivados, deben actualizarse por lo menos una vez al La diferencia que se presente entre el valor calculado
mes y registrar sus resultados al finalizar éste. y el valor de la inversión registrado, se reconoce
debitando la subcuenta que identifique el título
adquirido, de la cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES
4. INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA
DE POLÍTICA EN TÍTULOS DE DEUDA y acreditando
Las inversiones con fines de política están constituidas la subcuenta 480586-Utilidad por valoración de las
por títulos de deuda adquiridos mediante suscripción inversiones con fines de política en títulos de deuda, de
convenida o forzosa, por mandato legal, en cumplimiento la cuenta 4805-FINANCIEROS.
Si con la evaluación del riesgo del emisor hay lugar a excluyendo las acciones con dividendo preferencial y sin
la constitución de provisiones, se debita la subcuenta derecho a voto, con el fin de garantizar el desarrollo de
530233-Inversiones con fines de política en títulos de funciones de cometido estatal, o para obtener beneficios
deuda, de la cuenta 5302-PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN de las actividades de la misma.
DE INVERSIONES y se acredita la subcuenta 128033- El control conjunto es el acuerdo de compartir el control
Inversiones con fines de política en títulos de deuda, sobre una entidad mediante un convenio vinculante.
de la cuenta 1280-PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE
INVERSIONES (CR). Por su parte, la influencia importante es la facultad que
tiene una entidad contable pública, con independencia
La utilidad en la actualización y negociación de las de que el porcentaje de participación en el capital social
inversiones con fines de política, efectuadas con recursos no sea suficiente para tener el control, de intervenir en
que provengan de un préstamo obtenido para financiar la definición y orientación de las políticas financieras
la adquisición o construcción de un activo que no se y operativas de otra entidad, con el fin de obtener
encuentre en condiciones de utilización o venta, debe beneficios de las actividades de la misma. Esta facultad
reconocerse como un menor valor del activo financiado, se fundamenta en la relación entre el inversionista y la
siempre que la entidad contable pública reconozca la entidad asociada. La existencia de influencia importante
inversión, al igual que el bien y la obligación. se manifiesta, por lo general, en una o más de las
El registro de esta operación se efectúa debitando la siguientes formas:
subcuenta que identifique el título adquirido, de la cuenta a) Representación en la junta directiva u órgano rector
1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS equivalente de la entidad asociada;
DE DEUDA y acreditando la subcuenta que corresponda de
b) Participación en los procesos de formulación de
la cuenta que identifique la naturaleza del bien financiado.
políticas;
Las inversiones con fines de política deben actualizarse c) Transacciones importantes entre el inversionista y la
por lo menos una vez al mes y registrar sus resultados entidad asociada;
al cierre de éste.
d) Intercambio de personal directivo; o
7. INVERSIONES PATRIMONIALES e) Suministro de información técnica esencial.
Las inversiones patrimoniales corresponden a los La entidad sobre la cual se ejerce el control se denomina
recursos colocados en títulos participativos de entidades entidad controlada, la entidad en la que se comparte el
nacionales o del exterior, representados en acciones o control se denomina entidad bajo control conjunto, y la
cuotas o partes de interés social, que pueden permitirle entidad sobre la cual se ejerce influencia importante se
o no, a la entidad contable pública controlar, compartir el denomina entidad asociada.
control o ejercer influencia importante en las decisiones
del ente emisor. 9. RECONOCIMIENTO DE INVERSIONES
PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS
8. INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES Las inversiones patrimoniales en entidades controladas
CONTROLADAS deben reconocerse por su costo histórico. Para el efecto,
Las inversiones patrimoniales en entidades controladas se debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
comprenden las inversiones realizadas con la intención 1208-INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES
de ejercer control o de compartirlo. Así mismo, incluye CONTROLADAS y se acredita la subcuenta 110601-
las inversiones patrimoniales en las que la entidad Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL, o la
contable pública ejerce influencia importante. subcuenta respectiva, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS.
El control es la facultad que tiene la entidad contable pública
de definir u orientar las políticas financieras y operativas de Estas inversiones no son objeto de reconocimiento
otra entidad, dada su participación patrimonial superior al de dividendos por cobrar ni de ajuste por diferencia
cincuenta por ciento (50%), en forma directa o indirecta, en cambio, toda vez que el método de actualización
incorpora estos conceptos.
título II
380 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
382 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los dividendos o utilidades que se repartan en Ahora bien, si la nueva comparación da como resultado
acciones, cuotas o partes de interés social, no serán que el valor intrínseco es inferior al valor de la inversión,
objeto de registro contable, toda vez que el método de y previamente se tenía registrada una provisión, ésta
actualización los reconoce. se incrementa. Si por el contrario, el valor intrínseco
es superior al valor de la inversión, se debita la
17. AJUSTE AL VALOR INTRÍNSECO subcuenta 128035-Inversiones patrimoniales en
entidades controladas, de la cuenta 1280-PROVISIÓN
Las inversiones patrimoniales en entidades controladas PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES (CR) y se acredita
son objeto de ajuste al valor intrínseco cuando se la subcuenta 530235-Inversiones patrimoniales en
disponga de este valor, con el fin de reconocer la entidades controladas, de la cuenta 5302-PROVISIÓN
diferencia entre el precio de adquisición y el valor PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES, si la provisión se
intrínseco de las acciones, cuotas o partes de interés
constituyó en el período contable, o la subcuenta 481008-
social, en el momento de la compra. Si como resultado
Recuperaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS,
de la comparación el valor de la inversión es inferior
si la provisión se constituyó en períodos anteriores. Si la
al valor intrínseco, la diferencia se registra debitando
diferencia supera el valor de la provisión nuevamente se
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999-
constituyen valorizaciones.
VALORIZACIONES y acreditando la subcuenta respectiva,
de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN Cuando por efectos de la aplicación del método de par-
o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN. Si por el ticipación patrimonial el valor neto de la inversión llegue
contrario, como resultado de la comparación el valor de a cero y en consecuencia se abandone el método de
la inversión es superior al valor intrínseco, la diferencia participación patrimonial, el inversor debe comparar el
se registra debitando la subcuenta 530235-Inversiones valor de la inversión con el intrínseco, cuando disponga
patrimoniales en entidades controladas, de la cuenta de este valor, con el fin de ajustar o reversar las valori-
5302-PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES zaciones constituidas.
y acreditando la subcuenta 128035-Inversiones
patrimoniales en entidades controladas, de la cuenta
18. INVERSIONES PATRIMONIALES EN
1280-PROVISIÓN PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES
(CR). ENTIDADES NO CONTROLADAS
Las inversiones patrimoniales en entidades no
El ajuste al valor intrínseco se modifica por nuevas
controladas comprenden los títulos participativos
adquisiciones. Si la nueva comparación da como
clasificados como de baja o mínima bursatilidad o
resultado que el valor intrínseco es superior al valor
sin ninguna cotización, los cuales no le permiten a la
de la inversión, y previamente se tenía registrada una
entidad contable pública controlar, compartir el control
valorización, ésta se incrementa. Si por el contrario,
o ejercer influencia importante sobre el ente emisor. Así
el valor de la inversión es superior al valor intrínseco,
mismo, registra los aportes efectuados en organismos
la diferencia se registra debitando la subcuenta que
internacionales con la finalidad de obtener servicios de
corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR
apoyo, que tengan un valor recuperable en el futuro y los
VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN
aportes en entidades del sector solidario.
y acreditando la subcuenta respectiva, de la cuenta
1999-VALORIZACIONES. Si la diferencia excede el De manera excepcional, se incluyen las inversiones
valor registrado como valorización debe constituirse que por situaciones especiales pasan a ser propiedad
una provisión por el exceso, para lo cual se debita de la entidad contable pública y sobre las cuales existe
la subcuenta 530235-Inversiones patrimoniales en restricción para su administración, con independencia de
entidades controladas, de la cuenta 5302-PROVISIÓN que le otorguen una participación patrimonial mayoritaria
PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES y se acredita y su clasificación sea de alta o media bursatilidad. Las
la subcuenta 128035-Inversiones patrimoniales en inversiones que no presenten la citada restricción, se
entidades controladas, de la cuenta 1280-PROVISIÓN reconocen y revelan de acuerdo con la finalidad que
PARA PROTECCIÓN DE INVERSIONES (CR). establezca la entidad pública que las recibe.
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384 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
386 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÚNICA NACIONAL o la subcuenta que corresponda, de la Las inversiones de administración de liquidez realizadas
cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
y acreditando la subcuenta 480581-Prima en venta de Nacional con los recursos de los fondos que administra,
opciones, de la cuenta 4805-FINANCIEROS. No obstante, las inversiones de las reservas internacionales
podrá diferirse siempre que los beneficios asociados se efectuadas por el Banco de la República, las inversiones
esperen recibir en el futuro, caso en el cual el crédito patrimoniales en entidades que se encuentren en
corresponde a la subcuenta 291521-Prima en venta de proceso de liquidación y los instrumentos derivados con
opciones, de la cuenta 2915-CRÉDITOS DIFERIDOS. fines de cobertura de activos deben revelarse en forma
En todo caso, en la fecha de terminación del contrato separada.
se debe garantizar que el valor correspondiente a
En notas a los estados contables debe revelarse el
la utilidad del comprador de la opción sea igual al
valor a recaudar, y la pérdida del vendedor sea igual monto de las inversiones adquiridas para mantener
al valor a girar. Con el recaudo, el comprador debita hasta el vencimiento, así como los títulos de deuda
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110- que van a permanecer en el portafolio cuando menos
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y acredita durante un año, a partir de su adquisición. De igual
la subcuenta 121703-Utilidad en la valoración de manera, debe conservarse a disposición de los
opciones compradas, de la cuenta 1217-INSTRUMENTOS organismos de inspección, vigilancia y control, el acto
DERIVADOS CON FINES DE COBERTURA DE ACTIVOS. administrativo que soporte la decisión de adquirir este
Con el giro, el vendedor debita la subcuenta 121704- tipo de inversiones.
Pérdida en la valoración de opciones vendidas (Cr), de
Así mismo, en notas a los estados contables debe
la cuenta 1217-INSTRUMENTOS DERIVADOS CON FINES
revelarse la metodología de actualización de las
DE COBERTURA DE ACTIVOS y acredita la subcuenta
distintas clasificaciones de inversiones, y tratándose de
que corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
los instrumentos derivados con fines de cobertura, las
INSTITUCIONES FINANCIERAS. Adicionalmente deben
disminuirse los registros en cuentas de orden. partidas del balance cubiertas. De la misma manera,
deben revelarse las condiciones y características que
Los instrumentos derivados con fines de cobertura de motivan la decisión de constitución de inversiones de
activos deben actualizarse por lo menos una vez al mes
administración de liquidez.
y registrar sus resultados al cierre de éste.
título II
CAPÍTULO II.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DEL PORCENTAJE
Y SOBRETASA AMBIENTAL AL IMPUESTO PREDIAL A FAVOR DE LAS CORPORACIONES
AUTÓNOMAS REGIONALES Y ÁREAS METROPOLITANAS
debe procederse a descargar los valores a favor metropolitanas, sean intereses o el valor del porcentaje
de las corporaciones autónomas regionales y áreas o sobretasa ambiental, éstos deben debitar la subcuenta
metropolitanas de las cuentas de orden acreedoras, 290518-Recaudos del porcentaje y sobretasa ambiental
para lo cual deben registrar un débito en la subcuenta al impuesto predial, de la cuenta 2905-RECAUDOS A
939015-Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto FAVOR DE TERCEROS, y acreditar la subcuenta 111005-
predial, de la cuenta 9390-OTRAS CUENTAS ACREEDORAS Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
DE CONTROL, y un crédito en la subcuenta 991523- INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto predial, de
Adicionalmente, debe garantizarse el adecuado flujo
la cuenta 9915-ACREEDORAS DE CONTROL POR CONTRA
de información hacia las corporaciones autónomas
(DB).
regionales y áreas metropolitanas para que éstas
Dado que los recursos recaudados correspondientes efectúen los registros contables correspondientes, de
al porcentaje o sobretasa al impuesto predial deben tal manera que les permita obtener una información
mantenerse en cuenta separada, los municipios y con las características de confiabilidad, relevancia y
distritos llevarán el control en la subcuenta 111005- comprensibilidad a que se refiere el Marco Conceptual
Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN del Plan General de Contabilidad Pública.
INSTITUCIONES FINANCIERAS, a través de códigos
auxiliares, según la estructura del Catálogo General de
3. REGISTROS CONTABLES EN LAS
Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública. CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES
Y ÁREAS METROPOLITANAS
Cuando los municipios y distritos recauden los
intereses de mora en el pago del impuesto predial a Con base en la información suministrada por los
cargo de los contribuyentes, éstos deben registrar municipios y distritos, las corporaciones autónomas
la parte correspondiente a la sobretasa con destino regionales y áreas metropolitanas reconocerán el
a las corporaciones autónomas regionales y áreas ingreso por concepto del porcentaje o sobretasa
metropolitanas, para lo cual procederán a debitar la ambiental al impuesto predial debitando la subcuenta
subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 140159-Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y predial, de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS,
acreditar la subcuenta 290518-Recaudos del porcentaje y acreditando la subcuenta 411060-Porcentaje y
y sobretasa ambiental al impuesto predial, de la cuenta sobretasa ambiental al impuesto predial, de la cuenta
2905-RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS. 4110-NO TRIBUTARIOS.
El recaudo de los valores girados por los municipios y
Debe tenerse en cuenta que este registro es aplicable en
distritos se registra debitando la subcuenta 111005-
el evento de que la entidad territorial haya optado por el
Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
cálculo de la sobretasa.
INSTITUCIONES FINANCIERAS, y acreditando la subcuenta
Los intereses de mora que se lleguen a causar por el giro 140159-Porcentaje y sobretasa ambiental al impuesto
extemporáneo de estos recursos a las corporaciones predial, de la cuenta 1401-NO TRIBUTARIOS.
autónomas regionales o a las áreas metropolitanas, El recaudo de los intereses de mora generados por
se registran debitando la subcuenta 580190-Otros el giro extemporáneo de los recursos por parte de
intereses, de la cuenta 5801-INTERESES y acreditando los municipios y distritos se reconoce debitando la
la subcuenta 242590-Otros acreedores, de la cuenta subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta
2425-ACREEDORES. 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
Cuando los municipios y distritos giran los recursos a y acreditando la subcuenta 411003-Intereses, de la
las corporaciones autónomas regionales o a las áreas cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS.
título II
CAPÍTULO III.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN DE HECHOS
RELACIONADOS CON LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
identifique la naturaleza del bien financiado, del grupo La vida útil corresponde al período durante el cual se
16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y acreditando la espera que un activo pueda ser usado por la entidad
subcuenta que identifique la operación de financiamiento, contable pública, en desarrollo de sus funciones de
de la cuenta 2422-INTERESES POR PAGAR o 2423- cometido estatal. También se considera vida útil el
COMISIONES POR PAGAR, según corresponda. número de unidades de producción o unidades de
trabajo que la entidad contable pública espera obtener
Por su parte, la utilidad o pérdida en la actualización y
del activo.
negociación de las inversiones de administración de liquidez,
efectuadas con recursos que provengan de un préstamo
obtenido para financiar la adquisición o construcción de un 5. MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Y
activo que no se encuentre en condiciones de utilización, AMORTIZACIÓN
debe reconocerse, respectivamente, como un menor o La depreciación y amortización deben determinarse
mayor valor del activo financiado, sin afectar las cuentas de sistemáticamente mediante la aplicación de métodos
ingresos y gastos. El registro de esta operación se efectúa de reconocido valor técnico que reflejen el patrón de
debitando o acreditando la subcuenta que identifique consumo de los beneficios económicos, o del potencial
el título adquirido, de la cuenta 1201-INVERSIONES de servicio que el activo incorpora. El método adoptado
ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN TÍTULOS DE DEUDA y debe aplicarse en forma consistente durante el período
acreditando o debitando la subcuenta que corresponda, de contable, con independencia de las consideraciones
la cuenta que identifique la naturaleza del bien financiado, tributarias o de rentabilidad.
del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
El método aplicado debe revisarse en forma periódica
La utilidad en la actualización y negociación de las y, si se ha producido un cambio importante en el patrón
inversiones con fines de política, efectuadas con recursos esperado de beneficios económicos o potencial de
que provengan de un préstamo obtenido para financiar servicio del activo, debido a que el método no es el
la adquisición o construcción de un activo, que no se adecuado, debe cambiarse por uno que refleje el nuevo
encuentre en condiciones de utilización o venta, debe patrón. Cuando tal modificación se haga necesaria debe
reconocerse como un menor valor del activo financiado. reconocerse el efecto a partir del período contable en el
El registro de esta operación se efectúa debitando la cual se efectúa el cambio.
subcuenta que identifique el título adquirido, de la cuenta
1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TÍTULOS Son considerados métodos de reconocido valor técnico,
DE DEUDA y acreditando la subcuenta que corresponda, de entre otros, los siguientes: Línea Recta, Número de
la cuenta que identifique la naturaleza del bien financiado, Unidades de Producción u Horas de Trabajo, Suma
del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. de los Dígitos de los Años y Doble Tasa sobre Saldo
Decreciente.
4. DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN
Las propiedades, planta y equipo son objeto de 6. LÍNEA RECTA
depreciación o amortización. La depreciación, al Este método se aplica cuando el activo es utilizado de
igual que la amortización, reconoce la pérdida de la manera regular y uniforme en cada período contable, y
capacidad operacional por el uso y corresponde a la consiste en determinar una alícuota periódica constante
distribución racional y sistemática del costo histórico que se obtiene de dividir el costo histórico del activo
de las propiedades, planta y equipo durante su vida entre la vida útil estimada.
útil estimada, con el fin de asociar la contribución de
los activos al desarrollo de las funciones de cometido
7. NÚMERO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN U
estatal de la entidad contable pública. La depreciación
y la amortización se deben calcular para cada activo HORAS DE TRABAJO
individualmente considerado, excepto cuando se aplique Este método se basa en la capacidad de producción
la depreciación por componentes. estimada del activo, y consiste en dividir el costo histórico
título II
392 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
del activo entre el número de unidades de producción u Activos Depreciables Años de Vida Útil
horas de trabajo estimadas. El valor de la depreciación
Edificaciones 50
o amortización se obtiene de multiplicar la tasa unitaria
Redes, líneas y cables 25
obtenida por el número de unidades producidas u horas
trabajadas. Plantas, ductos y túneles 15
Maquinaria y equipo 15
en el mismo año en que se adquieren o incorporan, cuenta 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) o 1686-
teniendo en cuenta los montos que anualmente defina AMORTIZACIÓN ACUMULADA (CR).
la Contaduría General de la Nación. La depreciación
En el caso de las empresas públicas, la depreciación y
puede registrarse en el momento de la adquisición o
amortización de los activos relacionados directamente
incorporación del activo o durante los meses que resten
con las actividades de producción de bienes y prestación
para la terminación del período contable.
de servicios individualizables se registra debitando la
subcuenta Depreciación y Amortización, de las cuentas
15. SUSPENSIÓN DE LA DEPRECIACIÓN
de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN y acreditando
Cuando un activo se retire temporalmente del servicio, la subcuenta que corresponda de la cuenta 1685-
por mantenimiento u otras razones, la suspensión de DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) o 1686-AMORTIZACIÓN
la depreciación debe atender las políticas que para el ACUMULADA (CR). Por su parte, la depreciación de
efecto defina la entidad. En todo caso, cuando la entidad las propiedades de inversión, así como de los activos
contable pública comience a utilizar nuevamente el activo de las entidades contables públicas dedicadas a
debe continuar con su depreciación. las actividades de la administración de la seguridad
social, el desarrollo de las actividades financiera o
16. REGISTRO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN aseguradora, la explotación de los juegos de suerte y
Y AMORTIZACIÓN azar y, las actividades de dirección, planeación y apoyo
logístico de las empresas públicas, se registra debitando
Tratándose de las entidades del gobierno general
las subcuentas que correspondan de la cuenta 5330-
pertenecientes al sector central, la depreciación y/
DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
o amortización se registra debitando la subcuenta
y acreditando las subcuentas de la cuenta 1685-
312804-Depreciación de propiedades, planta y equipo
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR).
o 312805-Amortización de propiedades, planta y
equipo, de la cuenta 3128-PROVISIONES, AGOTAMIENTO,
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB) y acreditando 17. BIENES DE MEDIO (0.5) SALARIO MÍNIMO
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1685- MENSUAL LEGAL VIGENTE
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) o 1686-AMORTIZACIÓN Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual
ACUMULADA (CR). a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente
Para el caso de las entidades del gobierno general pueden registrarse como activo o como gasto. Cuando
pertenecientes al sector descentralizado, la depreciación la entidad contable pública registre estos bienes
y/o amortización se registra debitando la subcuenta como activo, aplica el procedimiento de depreciación
327003-Depreciación de propiedades, planta y equipo o para los activos de menor cuantía. Cuando la entidad
327004-Amortización de propiedades, planta y equipo, registre los bienes como gasto, debita la subcuenta que
de la cuenta 3270-PROVISIONES, DEPRECIACIONES corresponda de la cuenta 5111-GENERALES o 5211-
Y AMORTIZACIONES (DB) y acreditando la subcuenta GENERALES y acredita la subcuenta 240101-Bienes y
que corresponda de la cuenta 1685-DEPRECIACIÓN servicios, de la cuenta 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES
ACUMULADA (CR) o 1686-AMORTIZACIÓN ACUMULADA Y SERVICIOS NACIONALES o 240601-Bienes y servicios,
(CR). de la cuenta 2406-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
DEL EXTERIOR , según el tipo de operación.
Los anteriores registros se efectúan siempre que los
activos objeto de depreciación o amortización no estén
asociados con actividades de producción de bienes
18. ACTUALIZACIÓN
y prestación de servicios individualizables. En caso El valor de las propiedades, planta y equipo es objeto de
contrario, la depreciación y amortización se registra actualización mediante la comparación del valor en libros
debitando la subcuenta Depreciación y Amortización, con el costo de reposición o el valor de realización. El
de las cuentas de la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN valor en libros corresponde al valor resultante de
y acreditando la subcuenta que corresponda de la restarle al costo histórico de un bien, la depreciación
título II
394 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Si el valor de la venta es mayor al valor en libros, se (CR) y acreditando la subcuenta de la cuenta que
debitan las subcuentas que correspondan de las identifique la naturaleza del bien retirado, del grupo 16-
cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra
PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, en la subcuenta 580802-Pérdida en retiro de activos, de la
PLANTA Y EQUIPO (CR) y se acredita la subcuenta de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS, si corresponde
cuenta que identifique la naturaleza del bien vendido, del a bienes inservibles, o la subcuenta 581006-Pérdidas
grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, si
se registra en la subcuenta 480805-Utilidad en venta de corresponde a bienes destruidos o perdidos. En caso de
activos, de la cuenta 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS. haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta
En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115- VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta respectiva, de 1999-VALORIZACIONES.
la cuenta 1999-VALORIZACIONES. El control de los bienes inservibles o destruidos total
Si el valor de la venta es menor al valor en libros, se o parcialmente se registra en las cuentas de orden
debitan las subcuentas que correspondan de las deudoras debitando la subcuenta 831510-Propiedades,
planta y equipo, de la cuenta 8315-ACTIVOS RETIRADOS y
cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-
acreditando la subcuenta 891506-Activos retirados, de la
PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES,
cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).
PLANTA Y EQUIPO (CR) y se acredita la subcuenta de la
Los bienes perdidos respecto de los cuales se inicia un
cuenta que identifique la naturaleza del bien vendido, del
proceso de investigación para su recuperación, se controlan
grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia
debitando la subcuenta 836101-En proceso internas,
se registra en la subcuenta 580801-Pérdida en venta de
de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES EN PROCESO y
activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS. acreditando la subcuenta 891521-Responsabilidades, de la
En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3115-
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR
24. TRASLADO DE BIENES ENTRE ENTIDADES
VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta respectiva, de
la cuenta 1999-VALORIZACIONES. CONTABLES PÚBLICAS
Si el valor de la venta es igual al valor en libros, se debitan El traslado de bienes es el proceso mediante el cual se
entregan y reciben bienes entre entidades contables
las subcuentas que correspondan de las cuentas 1685-
públicas, que implica la transferencia de la propiedad de
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES
tales bienes.
PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
(CR) y se acredita la subcuenta de la cuenta que identifique La entidad contable pública que traslada propiedades,
la naturaleza del bien vendido, del grupo 16-PROPIEDADES, planta y equipo debita las subcuentas que correspondan,
PLANTA Y EQUIPO. En caso de haberse registrado de las cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA
valorizaciones se debita la subcuenta que corresponda, de (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acredita la
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del
respectiva de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. bien trasladado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO. La diferencia que surja se registra debitando
las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105-
23. RETIRO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL FISCAL, si se trata de
Los bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente entidades del gobierno general, o la subcuenta 580808-
y los bienes perdidos se retiran de los activos debitando Bienes y derechos trasladados por las empresas a otras
las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685- entidades contables públicas, de la cuenta 5808-OTROS
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES GASTOS ORDINARIOS, si se trata de empresas públicas.
PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita
título II
396 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685- planta y equipo, de la cuenta 9346-BIENES RECIBIDOS
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES DE TERCEROS y acredita la subcuenta 991506-Bienes
PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO recibidos de terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS
(CR) y la subcuenta 312531-Bienes de uso permanente DE CONTROL POR CONTRA (DB).
sin contraprestación, de la cuenta 3125-PATRIMONIO
Por su parte, la entidad del gobierno general o la
PÚBLICO INCORPORADO, o la subcuenta 325531-Bienes
empresa pública que recibe los bienes reclasifica el
de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta
valor neto de la subcuenta que corresponda, de las
3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO y
acreditando la subcuenta de la cuenta que identifique la cuentas 1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS,
naturaleza del bien restituido, del grupo 16-PROPIEDADES, 1922-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE BIENES
PLANTA Y EQUIPO, las subcuentas 312801-Provisiones ENTREGADOS A TERCEROS (CR) y 1925-AMORTIZACIÓN
para propiedades, planta y equipo y 312804-Depreciación ACUMULADA DE BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, a la
de propiedades, planta y equipo, de la cuenta 3128- subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del
PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.
AMORTIZACIONES (DB) o las subcuentas 327001- De haberse reconocido valorizaciones, se debita
Provisiones para propiedades, planta y equipo y 327003- la subcuenta que identifique la naturaleza del bien
Depreciación de propiedades, planta y equipo, de la cuenta reclasificado y se acredita la subcuenta 199977-Otros
3270-PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES activos, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. También se
(DB). La diferencia se registra acreditando las subcuentas debita la subcuenta 311576-Otros activos ó la subcuenta
que correspondan, de las cuentas 3105-CAPITAL FISCAL 324077-Otros activos y se acredita la subcuenta que
o 3208-CAPITAL FISCAL. En caso de haberse registrado identifique el bien entregado, de la cuenta 3115-
valorizaciones, se debita la subcuenta que corresponda, SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR
de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240- VALORIZACIÓN, según corresponda.
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta
que corresponda, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES.
27. BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR
La entidad que recibe los bienes los incorpora por el
valor en libros de la entidad que los restituye, debitando Los bienes pendientes de legalizar corresponden a las
la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza propiedades, planta y equipo de la entidad contable
del bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO pública cuya propiedad no ha sido formalizada.
y acreditando la subcuenta 312525-Bienes, de la cuenta Una vez legalizada la propiedad, se debita la subcuenta
3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 325525- que identifique la naturaleza del bien legalizado y se
Bienes, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del
INCORPORADO. bien pendiente de legalizar, de las cuentas del grupo
Adicionalmente, disminuye el valor registrado en las 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Adicionalmente,
cuentas de orden, para lo cual acredita la subcuenta se debita la subcuenta 312530-Bienes pendientes de
834704-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta legalizar, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO
8347-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS y debita la INCORPORADO o 325530-Bienes pendientes de
subcuenta 891518-Bienes entregados a terceros, legalizar, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL
de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR INCORPORADO y se acredita la subcuenta 312525-
CONTRA (CR). La depreciación de estos bienes se debe Bienes, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO
determinar tomando como base la vida útil restante INCORPORADO o 325525-Bienes, de la cuenta 3255-
que se estime. PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO.
título II
398 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta c) Monto de los bienes vendidos y el efecto en los
1682-PROPIEDADES DE INVERSIÓN y acreditando resultados
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1605- d) Monto, justificación y efecto en los resultados por el
TERRENOS o 1640-EDIFICACIONES. Las depreciaciones, retiro de bienes
provisiones y valorizaciones continuarán registrándose
e) Vida útil y métodos utilizados para la determinación
conforme a la naturaleza del bien. Los bienes destinados
de la depreciación o amortización
por la entidad para su uso, y a la vez para obtener ingresos
por arrendamientos, no son objeto de reclasificación a la f) Cambio en la estimación de la vida útil de los activos
cuenta 1682-PROPIEDADES DE INVERSIÓN. y del método de depreciación o amortización aplicado
g) Metodologías aplicadas para la actualización de los
Los terrenos que tienen por objeto la conservación
bienes, el efecto generado y la fecha de los avalúos
del medio ambiente deben reclasificarse debitando la
subcuenta 160503-Terrenos con destinación ambiental h) Pignoraciones y otras restricciones de orden legal
y acreditando la subcuenta 160501-Urbanos o 160502- sobre bienes
Rurales, de la cuenta 1605-TERRENOS. i) Justificación de la existencia de bienes no explotados
j) Información de bienes de uso permanente relacionada
29. REVELACIÓN EN NOTAS A LOS ESTADOS con: entidad de la cual se reciben, o a la cual se
entregan, monto, descripción, cantidad y duración
CONTABLES
del contrato, cuando a ello hubiere lugar
Deben revelarse en notas a los estados contables,
k) Información relacionada con el proceso de legalización
situaciones del período contable que permitan conocer
de los bienes
la siguiente información:
l) Información sobre los bienes destinados por la
a) Monto de las adquisiciones o construcciones entidad para su uso y a la vez para obtener ingresos
b) Monto de las adiciones y mejoras por arrendamientos
título III
400 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
402 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
a) Valor total y por clases de recursos naturales no f) Monto y cantidad de los recursos entregados en
renovables explotación durante el período contable
b) Monto y cantidad de las incorporaciones durante el g) Vida útil de los recursos naturales no renovables
período contable
c) Monto y cantidad del agotamiento de los recursos h) Metodologías aplicadas para el reconocimiento
durante el período contable y la actualización de los recursos naturales no
d) Monto de las inversiones efectuadas durante el renovables
período contable i) Efecto financiero generado por la actualización de
e) Monto de la amortización de las inversiones en recursos los recursos naturales no renovables y fecha de las
naturales no renovables del período contable actualizaciones.
título II
404 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una vez se hayan recibido los recursos para cancelar PARA CONTINGENCIAS, previa cancelación de las cuentas
los derechos litigiosos, laudos arbitrales o conciliaciones de orden acreedoras constituidas.
extrajudiciales, la entidad contable pública debita
Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral
la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-
o conciliación extrajudicial, la entidad contable pública
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS o 1106-
procede al registro del crédito judicialmente reconocido
CUENTA ÚNICA NACIONAL, si la Dirección General de
como un pasivo real. En este sentido, la entidad verifica
Crédito Público y del Tesoro Nacional, es quien recauda,
el valor provisionado con respecto al de la sentencia,
y acredita la subcuenta 147079-Indemnizaciones, de la
laudo arbitral o conciliación extrajudicial, teniendo en
cuenta 1470-OTROS DEUDORES.
cuenta las siguientes situaciones:
título II
406 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
CAPÍTULO VI.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES
la entidad contable pública debitará las subcuentas contable pública espera percibir beneficios económicos
511106-Estudios y proyectos o 521106-Estudios y o el potencial de servicios. En tanto que los activos
proyectos, de las cuentas 5111-GENERALES y 5211- intangibles con vidas útiles indefinidas no se amortizan.
GENERALES, respectivamente, y acreditará la subcuenta
El valor amortizable de un activo intangible con una
respectiva de la cuenta que corresponda al tipo pasivo
vida útil finita se distribuirá sobre una base sistemática
en que se incurre para realizar dichas investigaciones.
a lo largo de la vida útil estimada. Dicha amortización
comenzará cuando el activo esté disponible para su
6. REGISTRO CONTABLE DEL RECONOCIMIENTO utilización, es decir, cuando se encuentre en la ubicación
COMO ACTIVO y condiciones necesarias para que pueda funcionar.
Los desembolsos incurridos en la fase de desarrollo En las entidades de gobierno general, la amortización
serán tratados como costo del activo intangible, siempre de activos intangibles no asociados a la producción
que cumplan con las condiciones para su reconocimiento. de bienes o servicios individualizables se registran
En este caso la entidad contable pública debitará debitando la subcuenta 312807-Amortización de
la subcuenta correspondiente, de la cuenta 1970- Otros activos o 327006-Amortización de otros activos,
INTANGIBLES, y acreditará la subcuenta respectiva de la de las cuentas 3128-PROVISIONES, AGOTAMIENTO,
cuenta que corresponda al tipo pasivo en que se incurre DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES (DB); y 3270-
para crear, producir y preparar dicho activo intangible. PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
(DD), respectivamente; acreditando la subcuenta
La adquisición de activos intangibles se registra debitando
correspondiente, de la cuenta 1975-AMORTIZACIÓN
la subcuenta correspondiente de la cuenta 1970-
ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR).
INTANGIBLES, y acreditando la subcuenta respectiva, de
la cuenta 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS En las empresas públicas, y en las entidades de gobierno
NACIONALES o 2406-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS general donde existan activos intangibles asociados a la
DEL EXTERIOR, según el tipo de operación. producción de bienes y servicios individualizables, la
Cuando una empresa pública determine que un activo amortización de dichos activos se registra debitando
intangible formado satisfaga los requerimientos para su la subcuenta respectiva de las cuentas que conforman
reconocimiento, dicho activo podrá ser incorporado en el el grupo 71-PRODUCCIÓN DE BIENES, y acreditando
balance general. En este caso se procederá a debitar la la subcuenta correspondiente de la cuenta 1975-
subcuenta respectiva, de la cuenta 1970-INTANGIBLES, AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR).
y a acreditar la subcuenta que corresponda, de la cuenta En las empresas públicas donde existan activos intangibles
3237-SUPERÁVIT POR FORMACIÓN DE INTANGIBLES. no asociados directamente a la producción de bienes y
servicios individualizables, la amortización de dichos
7. VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS INTANGIBLES activos se registra debitando la subcuenta respectiva
de la cuenta 5345-AMORTIZACIÓN DE INTANGIBLES, y
La vida útil de los activos intangibles puede ser indefinida acreditando la subcuenta correspondiente de la cuenta
o finita. Es indefinida cuando no exista un límite previsible 1975-AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE INTANGIBLES
al período que se espera que el activo genere beneficios (CR).
económicos futuros. Al contrario, la vida útil del activo
intangible es finita cuando puede estimarse el período
durante el cual la entidad contable pública recibirá
9. RECONOCIMIENTO DE AJUSTES
beneficios económicos o un potencial de servicios. Cuando un activo intangible no satisfaga los
requerimientos para su reconocimiento, pero haya sido
reconocido previamente como un activo, éste deberá
8. AMORTIZACIÓN DE LOS ACTIVOS
ser retirado del balance general. En este sentido, si
INTANGIBLES se trata de una empresa pública societaria, se debita
Los activos intangibles con vidas útiles finitas se la subcuenta 325904-Otros bienes y derechos, de la
amortizan durante el lapso durante el cual la entidad cuenta 3259-EFECTO POR LA APLICACIÓN DEL RÉGIMEN
título II
410 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
412 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Si posteriormente la entidad que asume las obligaciones la cuenta 1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS y
constituye una fiducia para la administración de los bienes, acredita la subcuenta que identifique la operación que
debita la subcuenta 192001-Bienes muebles entregados provee el financiamiento, de la cuenta que corresponda
en administración y/o 192002-Bienes inmuebles del grupo 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y
entregados en administración, de la cuenta 1920-BIENES FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL.
ENTREGADOS A TERCEROS y acredita la subcuenta de la
Por su parte, la entidad contable pública que entrega
cuenta que identifique el activo entregado.
la obligación debita la subcuenta y cuenta que
No obstante, es posible que la entidad contable pública correspondan del grupo 22-OPERACIONES DE CRÉDITO
que asume la obligación constituya la fiducia en forma PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, con
inmediata, por lo cual debita la subcuenta 192001-Bienes crédito a las subcuentas de las cuentas que registren
muebles entregados en administración y/o 192002- los activos entregados. Los intereses y comisiones se
Bienes inmuebles entregados en administración, de reconocen de conformidad con los términos pactados.
1. APLICACIÓN CONTABLE PARA LAS ENTIDADES El valor del cálculo actuarial debe actualizarse
CONTABLES PÚBLICAS EMPLEADORAS anualmente en la contabilidad de las entidades contables
públicas empleadoras, por lo menos al cierre del período
Las entidades públicas que con anterioridad a contable.
la expedición de la Ley 100 de 1993 asumían el
reconocimiento y pago de las pensiones de sus La metodología para la realización del cálculo actuarial
empleados y las que, por excepción, aún asumen por pensiones y bonos pensionales debe observar
dicho reconocimiento y pago, se consideran entidades los parámetros y bases técnicas establecidas por la
contables públicas empleadoras. autoridad competente.
Las entidades territoriales y sus descentralizadas
2. REGISTRO DEL CÁLCULO ACTUARIAL DE revelarán el cálculo actuarial suministrado por la Dirección
ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS de Regulación Económica de la Seguridad Social del
EMPLEADORAS Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento
de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999,
El cálculo actuarial del pasivo pensional representa el cual es la base para determinar el monto de la reserva
el valor presente de los pagos futuros que la entidad financiera actuarial y las actualizaciones que sean
contable pública empleadora deberá realizar a sus necesarias de acuerdo con las disposiciones vigentes.
pensionados actuales, o a quienes hayan adquirido
derechos, de conformidad con las condiciones definidas Cuando la Dirección de Regulación Económica de la
en las disposiciones legales vigentes, por concepto Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito
de pensiones, bonos pensionales y cuotas partes de Público no pueda suministrar el valor del cálculo actuarial,
pensiones y bonos pensionales. También corresponde la entidad empleadora podrá revelar la estimación del
al valor presente de los pagos futuros que la entidad cálculo actuarial realizado por personal idóneo siempre
contable pública deberá realizar a favor del personal que atienda los parámetros y bases técnicas establecidas
activo, cuando la entidad reconoce y paga la pensión, por las disposiciones legales vigentes.
teniendo en cuenta que existen incertidumbres En el evento en que la entidad haya contratado la
probables y remotas en relación con la materialización realización del cálculo actuarial, y su valor difiera del
de la obligación de pago y la exactitud de la cuantía a suministrado por la Dirección de Regulación Económica
pagar. de la Seguridad Social, del Ministerio de Hacienda y
Las obligaciones por concepto de bonos pensionales Crédito Público, revelará el valor del cálculo actuarial
deberán calcularse en forma separada y formarán parte contratado, sin perjuicio de realizar los acercamientos
del cálculo actuarial a cargo de la entidad contable pertinentes con esta entidad para efectos de subsanar
pública empleadora. las diferencias presentadas.
título II
414 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Se debitan las subcuentas 272004-Pensiones actuales plazo previsto en las disposiciones legales vigentes
por amortizar (Db), 272006-Futuras pensiones por que apliquen a cada entidad en particular. A falta de
amortizar (DB) y 272008-Cuotas partes de pensiones por regulación específica amortizarán el cálculo actuarial en
amortizar (Db) y se acreditan las subcuentas 272003- un plazo máximo de 30 años contados desde el 31 de
Cálculo actuarial de pensiones actuales, 272005-Cálculo diciembre de 1994.
actuarial de futuras pensiones y 272007-Cálculo actuarial
El monto de la amortización corresponde al valor que
de cuotas partes de pensiones, según corresponda.
resulta de dividir el total del cálculo actuarial pendiente
de amortizar por el número de años que faltan para
4. RECONOCIMIENTO DE LA LIQUIDACIÓN culminar el plazo previsto en las disposiciones legales
PROVISIONAL DEL BONO PENSIONAL vigentes, que apliquen a cada entidad en particular,
La liquidación provisional de Bonos Pensionales es contados a partir de la fecha de corte del cálculo
la determinación previa del valor del bono pensional, actuarial realizado.
realizada por el emisor del bono pensional y dada a El valor de la amortización anual debe cubrir el pasivo
conocer a la entidad administradora para que, por pensional exigible del año siguiente.
su intermedio, el afiliado exprese su conformidad con
la misma, de acuerdo con las disposiciones legales Cuando el cálculo actuarial se encuentra amortizado
vigentes. en su totalidad, los aumentos o disminuciones que se
generen por su actualización afectan los resultados del
Se reconocerá el valor de la cuota parte en el bono ejercicio en curso. Si se presenta un aumento se aplican
pensional en el momento en que la entidad contable los registros definidos en los numerales 6 y 7.
pública empleadora, como emisora o como contribuyente
en el bono pensional, confirme o certifique la información Si se presenta una disminución el registro será un débito
laboral que sustenta la liquidación provisional del bono a las subcuentas 272003-Cálculo actuarial de pensiones
pensional. En tal sentido, sólo reconocerá el valor de su actuales, 272005-Cálculo actuarial de futuras pensiones y
cuota parte. 272007-Cálculo actuarial de cuotas partes de pensiones,
de la cuenta 2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES y
El registro de la liquidación provisional del bono 272101-Liquidación provisional de cuotas partes de
pensional reconocida se realiza en la cuenta 2721- bonos pensionales, de la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA
PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES. Se debita la
BONOS PENSIONALES, según corresponda, y un crédito
subcuenta 272102-Liquidación provisional de cuotas
a la subcuenta 481008-Recuperaciones, de la Cuenta
partes de bonos pensionales por amortizar (Db) y se
4810-EXTRAORDINARIOS.
acredita la subcuenta 272101-Liquidación provisional
de cuotas partes de bonos pensionales.
6. REGISTROS CONTABLES DE PENSIONES
Este mismo registro se realiza cuando se efectúen
correcciones a la liquidación inicial que originen un mayor La amortización se registra con un débito a las
valor del pasivo estimado. Si, por el contrario, se origina subcuentas 510209-Amortización cálculo actuarial
un menor valor del pasivo estimado se ajusta dicho valor de pensiones actuales, 510210-Amortización cálculo
mediante un débito a la subcuenta 272101-Liquidación actuarial de futuras pensiones y 510211-Amortización
provisional de cuotas partes de bonos pensionales y un cálculo actuarial de cuotas partes de pensiones, de la
crédito a la subcuenta 272102-Liquidación provisional de cuenta 5102-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS, la subcuenta
cuotas partes de bonos pensionales por amortizar (Db). 520310-Amortización cálculo actuarial futuras pensiones,
de la cuenta 5203-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS y/o las
subcuentas denominadas Contribuciones Imputadas,
5. REGISTRO DE LA AMORTIZACIÓN DEL CÁLCULO de las cuentas pertenecientes a los grupos de la Clase
ACTUARIAL 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN, cuando la amortización
Las entidades contables públicas empleadoras corresponde a futuras pensiones de personal que
continuarán amortizando el cálculo actuarial en el participa en las actividades productivas de la entidad
contable pública empleadora, y un crédito a las A partir de la reclasificación se aplican las normas sobre
subcuentas 272004-Pensiones actuales por amortizar depreciación y actualización definidas para cada tipo
(Db), 272006-Futuras pensiones por amortizar (Db) de activo, registrando a nivel auxiliar los conceptos de
y 272008-Cuotas partes de pensiones por amortizar depreciación y provisión.
(Db), de la cuenta 2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES,
Hacen parte de la Reserva Financiera Actuarial los recursos
según corresponda.
que la entidad territorial tiene en el Fondo Nacional de
Pensiones de las Entidades Territoriales-Fonpet.
7. REGISTROS CONTABLES DE LA
Por lo tanto, las entidades territoriales deben reconocer
LIQUIDACIÓN PROVISIONAL DE BONOS
y revelar en su información contable los recursos que
PENSIONALES tienen como reserva para el pago del pasivo pensional
La amortización se registra debitando la subcuenta a su cargo en el Fondo Nacional de Pensiones de
510212-Amortización de la Liquidación Provisional las Entidades Territoriales-Fonpet, garantizando la
de Cuotas Partes de Bonos Pensionales, de la cuenta actualización en pesos de las unidades Fonpet. Para el
5102-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS y acreditando la efecto utilizan la subcuenta 190104-Encargos fiduciarios,
subcuenta 272102-Liquidación provisional de cuotas de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL,
partes de bonos pensionales por amortizar (Db), de la mediante los siguientes registros:
cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES.
Para registrar los recursos de transferencias del Situado
Fiscal de los años 2000 y 2001 y de Participación en
8. CREACIÓN DE LA RESERVA FINANCIERA los Ingresos corrientes de la Nación, en el evento en
ACTUARIAL que la entidad contable pública empleadora haya omitido
La reserva financiera actuarial corresponde al conjunto el registro en su oportunidad, debita la subcuenta
de activos que han sido destinados por la entidad 190104-Encargos fiduciarios, de la cuenta 1901-
contable pública, en atención a las disposiciones RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL y acredita la subcuenta
legales vigentes o por iniciativa propia, para atender las 481557-Transferencias, de la cuenta 4815-AJUSTE DE
obligaciones pensionales. EJERCICIOS ANTERIORES.
La reserva financiera actuarial se revela mediante un El registro contable de la participación en las regalías y
débito a las subcuentas 190101-Efectivo, 190102- compensaciones, la entidad contable pública empleadora
Recursos entregados en administración, 190103- consiste en debitar la subcuenta 190104-Encargos
Inversiones, 190104-Encargos fiduciarios, 190105- fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA
Propiedades, planta y equipo y 190106-Otros activos, ACTUARIAL, y acreditar la subcuenta 140108-Regalías
según corresponda, de la cuenta 1901-RESERVA y compensaciones monetarias, cuenta 1401-INGRESOS
FINANCIERA ACTUARIAL y un crédito a la subcuenta NO TRIBUTARIOS, previa causación del ingreso
donde se encontraba registrado el activo destinado para correspondiente.
atender las obligaciones pensionales. Para registrar los recursos de privatizaciones,
Los activos se reclasifican a esta cuenta por su valor neto la entidad contable pública empleadora debita la
que resulta de restar del costo histórico, la depreciación subcuenta 190104-Encargos fiduciarios, de la cuenta
y la provisión, cuando éstas existan. Si existe valorización 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL, y acredita la
se traslada a la subcuenta 199977-Otros activos, de la subcuenta 481090-Otros ingresos extraordinarios, de la
cuenta 1999-VALORIZACIONES y, en consecuencia, el cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS.
superávit por valorización se traslada a las subcuentas La entidad contable pública empleadora registra
311576-Otros activos, de la Cuenta 3115-SUPERÁVIT contablemente el valor de los recursos de bienes cuyo
POR VALORIZACIÓN y 324077-Otros activos, de la dominio se extinga a favor de la Nación, del impuesto de
cuenta 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN, según registro, de la explotación del Loto único nacional y del
corresponda. impuesto de timbre, debitando la subcuenta 190104-
título II
416 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Si la liquidación provisional del bono pensional fue de la anulación por el valor inicial incorporado mediante
amortizada totalmente se reconoce el pasivo real el registro en la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES,
mediante un débito a la subcuenta 272101-Liquidación debitando la subcuenta 262501-Cuotas partes de bonos
provisional de cuotas partes de bonos pensionales, de pensionales emitidos y acreditando la subcuenta 262502-
la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES Cuotas partes de bonos pensionales por amortizar (Db).
y un crédito a la subcuenta 262501-Cuotas partes de Luego se procede a incorporar el nuevo bono pensional
bonos pensionales emitidos, de la cuenta 2625-BONOS mediante el registro de la emisión contenido en la cuenta
PENSIONALES. 2625-BONOS PENSIONALES, acreditando la subcuenta
Si la liquidación provisional del bono pensional fue 262501-Cuotas partes de bonos pensionales emitidos y
amortizada parcialmente, se procede al traslado de debitando la subcuenta 262502-Cuotas partes de bonos
los saldos de la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS pensionales emitidos por amortizar (Db).
PENSIONALES a la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES, así: Los contribuyentes de los bonos redimidos deben
Se debitan las subcuentas 272101-Liquidación provisional cancelar el valor de la cuota parte de bono pensional
de cuotas partes de bonos pensionales, de la cuenta correspondiente en el plazo estipulado. De lo contrario, se
2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES y 262502- generan intereses por mora. El registro de los intereses
Cuotas partes de bonos pensionales por amortizar (Db), de mora, de la entidad contribuyente de las cuotas partes
de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES y se acreditan del bono pensional, se efectúa debitando la subcuenta
las subcuentas 272102-Liquidación provisional de cuotas 580144-Títulos que no constituyen operaciones de
partes de bonos pensionales por amortizar (Db), de la crédito público ni operaciones de financiamiento, de la
cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES y cuenta 5801-INTERESES y acreditando la subcuenta
262501-Cuotas partes de bonos pensionales emitidos, de 242890-Otros títulos emitidos, de la cuenta 2428-
la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES. INTERESES DE TÍTULOS EMITIDOS.
Si el pasivo estimado no fue amortizado, la amortización
podrá realizarse desde el pasivo real. El registro
12. RECONOCIMIENTO DEL PAGO DEL PASIVO
de la emisión se realiza en la cuenta 2625-BONOS
PENSIONALES, mediante un débito a la subcuenta POR PENSIONES
262502-Cuotas partes de bonos pensionales emitidos El pago del pasivo real de pensiones se reconoce y
por amortizar (Db) y un crédito a la subcuenta 262501- registra debitando las subcuentas 251001-Pensiones de
Cuotas partes de bonos pensionales emitidos. jubilación patronales, 251002-Retroactivos y reintegros
El registro de la amortización se efectúa debitando pensionales, 251003-Indemnización sustitutiva, 251004-
las subcuentas 510213-Amortización de cuotas Auxilio funerario, 251005-Mesadas pensionales no
partes de bonos pensionales emitidos, de la cuenta reclamadas o 251090-Otras prestaciones económicas,
5102-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS y acreditando la según corresponda, de la cuenta 2510-PENSIONES Y
subcuenta 262502-Cuotas partes de bonos pensionales PRESTACIONES ECONÓMICAS POR PAGAR y acreditando
emitidos por amortizar (Db), de la cuenta 2625-BONOS las subcuentas 190101-Efectivo, 190102-Recursos
PENSIONALES. entregados en administración y/o 190104-Encargos
fiduciarios, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA
Cuando se expida un bono pensional complementario, ACTUARIAL.
en cumplimiento de las normas vigentes, se reconoce el
mayor valor en la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES,
que revela el pasivo real del bono pensional, mediante 13. RECONOCIMIENTO DEL PAGO DEL PASIVO
un crédito a la subcuenta 262501-Cuotas Partes de POR CUOTAS PARTES PENSIONALES
Bonos Pensionales Emitidos y un débito a la subcuenta El pago del pasivo real de pensiones se reconoce
262502-Cuotas Partes de Bonos Pensionales Emitidos y registra debitando la subcuenta 251006-Cuotas
por Amortizar (Db). partes de pensiones, de la cuenta 2510-PENSIONES Y
Cuando se anula un bono pensional en cumplimiento de las PRESTACIONES ECONÓMICAS POR PAGAR y acreditando
normas vigentes y se emite uno nuevo, se realiza el registro las subcuentas 190101-Efectivo, 190102-Recursos
título II
418 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
en el Presupuesto de gastos del Ministerio de Protección Por su parte, cuando la entidad contable pública
Social, con recursos de Fondos Especiales, registra un empleadora consigna los recursos directamente a las
débito a la subcuenta 245301-En administración, de la cuentas del FOPEP, registra la entrega mediante un
cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN débito a la subcuenta 190102-Recursos entregados en
y un crédito a la subcuenta 110601-Cajero, de la administración, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA
cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL 245301-En ACTUARIAL y un crédito a la subcuenta 190101-Efectivo,
administración. de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL.
Por su parte, el Ministerio de Protección Social- Por su parte, el FOPEP registra el recibo de los
FOPEP registra el recibo de las reservas pensionales recursos mediante un débito a la subcuenta 142402-
administradas por la DGCPTN mediante un debito a la En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 1110- ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y un crédito a la
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y un crédito subcuenta 245301-En administración, de la cuenta
a la subcuenta 142402-En administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN.
1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.
19. REGISTROS CUANDO EL FOPEP CANCELA
17. REGISTRO DEL TRASLADO DE RECURSOS LAS MESADAS PENSIONALES SUSTITUIDAS
DEL MINISTERIO DE PROTECCIÓN SOCIAL Cuando el FOPEP efectúa el pago de las nóminas
AL FOPEP PARA EL PAGO DE LA NÓMINA de pensionados debita la subcuenta 245301-En
DE PENSIONES SUSTITUIDAS administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS
El Ministerio de Protección Social registra el traslado EN ADMINISTRACIÓN y acredita la subcuenta 111005-
de recursos al FOPEP, para el pago de las nóminas de Cuenta corriente, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
pensionados que se encuentran a su cargo, mediante un INSTITUCIONES FINANCIERAS e informa el valor pagado
débito a la subcuenta 190102-Recursos entregados en tanto al Ministerio de Protección Social, como a las
administración, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA demás entidades contables públicas empleadoras que
ACTUARIAL, y un crédito a la subcuenta 190101-Efectivo, ha sustituido en el pago, para que efectúen los registros
de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL. contables pertinentes.
Por su parte, el FOPEP registra el recibo de los recursos Tanto el Ministerio de Protección Social como las demás
para el pago de la nómina de pensionados, mediante entidades contables públicas empleadoras, cuyas
un débito a las subcuentas 111005-Cuenta corriente nóminas de pensionados han sido canceladas por el
de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FOPEP, registran el pago mediante un débito a las
FINANCIERAS y un crédito a la subcuenta 245301-En subcuentas 251001-Pensiones de jubilación patronales,
administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS 251002-Retroactivos y reintegros pensionales,
EN ADMINISTRACIÓN. 251003-Indemnización sustitutiva, 251004-Auxilio
funerario, 251005-Mesadas pensionales no reclamadas,
251006-Cuotas partes de pensiones o 251090-Otras
18. REGISTRO DEL TRASLADO DE RECURSOS DE prestaciones económicas, según corresponda, de la
LAS ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS cuenta 2510-PENSIONES Y PRESTACIONES ECONÓMICAS
EMPLEADORAS AL FOPEP PARA EL PAGO POR PAGAR, y un crédito a la subcuenta 190102-
DE LA NÓMINA DE PENSIONES SUSTITUIDAS Recursos entregados en administración, de la cuenta
1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL.
Cuando la entidad contable pública empleadora Para realizar los anteriores registros contables, el
consigna recursos en las cuentas de la DGCPTN, para Ministerio de Protección Social, las entidades contables
el pago del pasivo pensional a través del FOPEP, aplican públicas empleadoras y el FOPEP establecerán los
los registros definidos en el numeral 15 del presente procedimientos administrativos necesarios tendientes al
procedimiento. suministro oportuno de la información requerida.
título II
420 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Pensiones actuales por amortizar (Db), 272006-Futuras 24. REGISTRO DE LA ENTREGA DE LOS
pensiones por amortizar (Db), 272008-Cuotas partes RECURSOS Y LA OBLIGACIÓN PENSIONAL
de pensiones por amortizar (Db).
La conmutación pensional total puede realizarse
Cuando el ajuste es por mayor valor del cálculo actuarial mediante la entrega de recursos de los Patrimonios
de bonos pensionales se registra en la cuenta 2721- Autónomos de garantía y fuente de pago de los pasivos
PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES, mediante un pensional o con otros activos admisibles, conforme a las
débito a la subcuenta 272102-Liquidación provisional disposiciones legales vigentes.
de cuotas partes de bonos pensionales por amortizar
El registro de la conmutación se realiza mediante un
(Db) y un crédito a la subcuenta 272101-Liquidación
débito a las subcuentas 272003-Cálculo actuarial
provisional de cuotas partes de bonos pensionales.
de pensiones actuales, 272005-Cálculo actuarial
Si el ajuste es por menor valor del cálculo actuarial de futuras pensiones y 272007-Cálculo actuarial
de bonos pensionales se registra en la cuenta 2721- de cuotas par tes de pensiones, de la cuenta
PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES, mediante un 2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES; 272101-
débito a la subcuenta 272101-Liquidación provisional Liquidación provisional de cuotas par tes de bonos
de cuotas partes de bonos pensionales y un crédito a pensionales, de la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA
la subcuenta 272102-Liquidación provisional de cuotas BONOS PENSIONALES y 262501-Cuotas par tes de
partes de bonos pensionales por pmortizar (Db). bonos pensionales emitidos, de la cuenta 2625-
BONOS PENSIONALES y un crédito a las subcuentas
23. REGISTRO DE LA AMORTIZACIÓN DEL CÁLCULO correspondientes de la cuenta 1901-RESERVA
ACTUARIAL Y DE BONOS PENSIONALES FINANCIERA ACTUARIAL.
EMITIDOS
Para realizar la conmutación pensional total, el cálculo
25. REGISTRO DE LA ACTUALIZACIÓN DEL CÁLCULO
actuarial debe estar amortizado e igualmente los bonos ACTUARIAL DEL PASIVO PENSIONAL QUE SE
pensionales emitidos. La amortización se registra mediante CONMUTA PARCIALMENTE
un débito a las subcuentas 510209- Amortización cálculo El registro contable de la actualización del cálculo
actuarial pensiones actuales, 510210-Amortización cálculo actuarial es el definido en el numeral 22 del presente
actuarial de futuras pensiones, 510211-Amortización procedimiento.
cálculo actuarial de cuotas partes de pensiones, 510212-
Amortización de la liquidación provisional de cuotas partes
26. REGISTRO DE LA AMORTIZACIÓN DEL
de bonos pensionales y 510213-Amortización de cuotas
partes de bonos pensionales emitidos, de la cuenta 5102- CÁLCULO ACTUARIAL
CONTRIBUCIONES IMPUTADAS; la subcuenta 520310- El pasivo pensional que será conmutado parcialmente
Amortización cálculo actuarial de futuras pensiones, debe estar totalmente amortizado en la fecha de la
de la cuenta 5203-CONTRIBUCIONES IMPUTADAS y las conmutación. Para registrar la amortización, la entidad
subcuentas de “Contribuciones Imputadas” de las cuentas, debe realizar el registro del numeral 23 del presente
de los Grupos de la Clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN, procedimiento.
según corresponda, y un crédito a las subcuentas
272004-Pensiones actuales por amortizar (Db), 272006- 27. REGISTRO DE LA ENTREGA DE LOS
Futuras pensiones por amortizar (Db), 272008-Cuotas
RECURSOS Y LA OBLIGACIÓN PENSIONAL
partes de pensiones por amortizar (Db) de la cuenta
2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES; la subcuenta CONMUTADA PARCIALMENTE
272102-Liquidación provisional de cuotas partes de Para registrar la entrega de los recursos de Patrimonios
bonos pensionales por amortizar (Db) de la cuenta 2721- autónomos de garantía y fuente de pago de los pasivos
PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES y 262502-Cuotas pensionales u otros activos admisibles, la entidad
partes de bonos pensionales emitidos por amortizar (Db), realiza el mismo registro del numeral 24 del presente
de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES. procedimiento.
título II
422 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
dichos recursos deben ser cubiertos las comisiones de Cuando el monto de los recursos e inversiones admisibles
administración. Por tanto, los rendimientos financieros líquidos del patrimonio autónomo sea inferior al pasivo
netos se reconocen mediante un débito en la subcuenta corriente a cargo del patrimonio autónomo durante los
836306-Rendimientos financieros, de la cuenta 8363- dos años siguientes, situación que se determina mediante
RECURSOS CORRIENTES DE LA CONMUTACIÓN PENSIONAL la confrontación periódica de los saldos de las cuentas
y un crédito a la subcuenta 891523-Recursos corrientes 9145-PASIVO PENSIONAL CONMUTADO-CORRIENTE
de la conmutación pensional, de la cuenta 8915- frente a la cuenta 8363-RECURSOS CORRIENTES DE LA
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). CONMUTACIÓN PENSIONAL.
Cuando el cálculo actuarial actualizado revela un mayor
33. ACTUALIZACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL valor de la obligación conmutada frente a los activos
Conforme a las disposiciones legales vigentes, la entidad transferidos para su pago, que se establece mediante la
contable pública empleadora debe actualizar anualmente confrontación periódica los saldos de las cuentas 9145-
el cálculo actuarial del pasivo pensional conmutado, con PASIVO PENSIONAL CONMUTADO-CORRIENTE y 9146-
PASIVO PENSIONAL CONMUTADO-NO CORRIENTE, que
el propósito de reflejar las responsabilidades a cargo
revelan la obligación conmutada, frente a las cuentas
del empleador. Como consecuencia de la actualización
8363-RECURSOS CORRIENTES DE LA CONMUTACIÓN
se generan incrementos o disminuciones.
PENSIONAL y 8364-RECURSOS NO CORRIENTES DE LA
En el caso que el valor del cálculo actuarial se CONMUTACIÓN PENSIONAL, que revelan los recursos
incremente se debitan las subcuentas 990516-Pasivo entregados.
pensional conmutado-corriente y 990517-Pasivo En tales eventos, procede el registro de la contingencia
pensional conmutado-no corriente, de la cuenta 9905- en cuentas de resultado, mediante un débito en la
RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) subcuenta 531410-Conmutación pensional, de la cuenta
y se acreditan las subcuentas 914501-Pensiones actuales 5314-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la
conmutadas, 914502-Futuras pensiones conmutadas, subcuenta 271014-Conmutación pensional, de la cuenta
914503-Cuotas partes de pensiones conmutadas, 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS.
914504-Cuotas partes de bonos pensionales
conmutadas, 914505-Bonos pensionales, de la cuenta
9145-PASIVO PENSIONAL CONMUTADO-CORRIENTE y las 35. REGISTRO DE LA CUENTA POR PAGAR
subcuentas 914601-Pensiones actuales conmutadas, Cuando la contingencia se materialice se reconoce el
914602-Futuras pensiones conmutadas, 914603- pasivo real correspondiente mediante un débito a la
Cuotas partes de pensiones conmutadas, 914604- subcuenta 271014-Conmutación pensional, de la cuenta
Cuotas partes de bonos pensionales conmutadas, 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la
914605-Bonos pensionales, de la cuenta 9146-PASIVO subcuenta 249018-Conmutación pensional, de la cuenta
PENSIONAL CONMUTADO-NO CORRIENTE. 2490-OTRAS CUENTAS POR PAGAR.
Cuando la actualización genere una disminución se
ajustan por el menor valor los registros iniciales en el 36. REGISTRO DEL TRASLADO DE RECURSOS
monto que corresponda. PARA CUBRIR LAS DIFERENCIAS PRESENTADAS
título II
424 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
subcuenta 245301-En Administración, de la cuenta De tal forma que la entidad contable pública empleadora
2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN. en liquidación, que entrega los recursos, tiene una
operación recíproca con el Ministerio de Hacienda y
Por su parte, el FOPEP registra el recibo de los recursos
Crédito Público.
de las reservas pensionales mediante un débito a la
subcuenta 142402-En administración, de la cuenta 1424- En el evento en que el Ministerio de Hacienda y Crédito
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y un crédito Público asuma el pasivo pensional de bonos pensionales,
a la subcuenta 245301-En administración, de la cuenta en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes,
2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN. la entidad contable pública empleadora en liquidación
traslada la obligación pensional y las reservas liquidas
De tal forma que la entidad contable pública empleadora en
de bonos pensionales mediante débitos a las subcuentas
liquidación que entrega los recursos tiene una operación
262501-Cuotas partes de bonos pensionales emitidos,
recíproca con el Ministerio de Protección Social-FOPEP
de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES y 272101-
y éste, a su vez, tiene una operación recíproca con el
Liquidación provisional de cuotas partes de bonos
Ministerio de Hacienda y Crédito Público-DGCPTN por los
pensionales, de la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA
recursos entregados en administración.
BONOS PENSIONALES y créditos a las subcuentas
262502-Cuotas partes de bonos pensionales emitidos
41. TRASLADO DE RESERVAS LÍQUIDAS DE por amortizar (Db) de la cuenta 2625-BONOS
BONOS PENSIONALES AL FONDO DE PENSIONALES, 272102-Liquidación provisional de cuotas
RESERVAS DE BONOS PENSIONALES DEL partes de bonos pensionales por amortizar (Db), de la
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES
y 190102-Recursos entregados en administración,
de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL.
Para registrar el traslado de las reservas líquidas de En caso de presentarse diferencia, se reconoce en la
bonos pensionales al Fondo de reservas de bonos subcuenta 314001- Liquidación o 326001-Liquidación,
pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de las cuentas 3140-PATRIMONIO DE ENTIDADES
en cumplimiento de lo establecido en las disposiciones EN PROCESOS ESPECIALES o 3260-PATRIMONIO DE
legales vigentes, la entidad contable pública empleadora ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES.
en liquidación debita la subcuenta 190102-Recursos
entregados en administración, de la cuenta 1901- Para registrar el recibo de las reservas líquidas de
RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL y acredita la subcuenta bonos pensionales, cuyo pasivo ha sido asumido por el
190101-Efectivo, de la cuenta 1901-RESERVA Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la DGCPTN debita
FINANCIERA ACTUARIAL. la subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA
ÚNICA NACIONAL y acredita la subcuenta 245301-En
Estas reservas líquidas de bonos pensionales son Administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS
recibidas por la DGCPTN, a nombre del Ministerio de EN ADMINISTRACIÓN.
Hacienda y Crédito Público, mediante un débito a la
subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
ÚNICA NACIONAL y un crédito a la subcuenta 245301-En registra la asunción del pasivo pensional de bonos
administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS pensionales y las reservas líquidas mediante débitos
EN ADMINISTRACIÓN. a las subcuentas 190102-Recursos Entregados en
Administración, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA
Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ACTUARIAL, 262502-Cuotas partes de bonos pensionales
registra el recibo de las reservas líquidas de bonos emitidos por amortizar (Db) de la cuenta 2625-BONOS
pensionales mediante un débito a la subcuenta 142402- PENSIONALES, 272102-Liquidación provisional de cuotas
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS partes de bonos pensionales por amortizar (Db), de la
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y un crédito a la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES
subcuenta 245301-En administración, de la cuenta y créditos a las subcuentas 262501-Cuotas partes
2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN. de bonos pensionales emitidos, de la cuenta 2625-
título II
426 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES y 272101- El cálculo actuarial del pasivo pensional de los fondos
Liquidación provisional de cuotas partes de bonos de reservas representa el valor presente de los pagos
pensionales, de la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS futuros que el mismo fondo, a través de la entidad
PENSIONALES. En caso de presentarse diferencia, se administradora, deberá realizar a sus afiliados, que
reconoce en la subcuenta 312527-Obligaciones (Db), tengan o vayan a adquirir el derecho de conformidad
de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO con las condiciones definidas en el régimen de prima
o la subcuenta 325527-Obligaciones (Db), de la cuenta media con prestación definida y regímenes especiales,
3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO. por concepto de pensiones, bonos pensionales y cuotas
La entidad contable pública receptora del pasivo partes, teniendo en cuenta que existen incertidumbres
pensional debe continuar amortizando el cálculo actuarial remotas y probables en relación con la cuantía del valor
en el plazo previsto en las disposiciones legales vigentes, a pagar y el nacimiento y/o extinción de las obligaciones
reconocer el pasivo real de la nómina de pensionados y de pago.
actualizar el cálculo actuarial. Las obligaciones por concepto de bonos pensionales
deben calcularse en forma separada y forman parte del
43. REVELACIÓN EN NOTAS A LOS ESTADOS cálculo actuarial a cargo del ente contable público.
CONTABLES
El pasivo estimado por concepto de bonos y cuotas
Las entidades contables públicas empleadoras, que partes de bonos pensionales está representado por el
reconocen y pagan pensiones y las que tienen a su monto de las liquidaciones provisionales. Solo hasta el
cargo los fondos cuenta o cuentas especiales, revelarán momento en que se emita el bono, deja de ser un pasivo
en las notas a los estados contables el monto total del estimado para convertirse en un pasivo real.
cálculo actuarial del pasivo pensional, la fecha de corte
del cálculo actuarial, la metodología técnica utilizada, la La amortización del cálculo actuarial corresponde a
reserva contable, el tiempo que resta para amortizar la afectación gradual de los resultados del fondo de
dicho cálculo conforme al plazo establecido en las reservas por el monto del pasivo pensional a cubrir
disposiciones legales vigentes que aplique a la entidad durante el período contable.
y la información general de la reserva financiera que
sustenta la obligación pensional. 45. REGISTRO DEL CÁLCULO ACTUARIAL DEL
PASIVO PENSIONAL DE LOS FONDOS DE
44. APLICACIÓN CONTABLE PARA LOS FONDOS
RESERVAS
DE RESERVAS
La metodología para la realización del cálculo actuarial
Están conformados por los recursos del sistema general por pensiones y bonos pensionales debe observar
de pensiones provenientes de las cotizaciones de los parámetros y bases técnicas establecidas por la
los afiliados y aportes de los empleadores al régimen autoridad competente.
de prima media con prestación definida y que, de
conformidad con lo establecido en el literal m) del El valor del cálculo actuarial debe actualizarse en la
artículo 13 de la Ley 100 de 1993, no pertenecen a las contabilidad de los fondos de reservas, por lo menos
entidades administradoras, ni a la Nación. al cierre del período contable. El cálculo actuarial se
reconoce y revela en forma separada, teniendo en
Están constituidos como fondos de reserva el Instituto cuenta que el valor del cálculo actuarial determinado y
de Seguros Sociales-ISS, Caja de Previsión Social de
proyectado entre el año 1 y el año 10, se reconoce y
Comunicaciones-CAPRECOM, Entidad Administradora de
revela dentro del pasivo estimado; además de que el
Pensiones de Antioquia, Fondo de Previsión Social del
valor del cálculo actuarial proyectado del año 11 en
Congreso de la República-FONPRECON, Caja Nacional de
adelante, se reconoce y revela en cuentas de orden.
Previsión Social-CAJANAL, Caja de Sueldos de Retiro de
la Policía Nacional-CASUR, Caja de Retiro de las Fuerzas En la contabilidad de los fondos de reservas, las
Militares-CREMIL, Fondo Nacional de Prestaciones entidades administradoras realizan la revelación del
Sociales del Magisterio y la Universidad Nacional. cálculo actuarial por pensiones actuales, futuras y
título II
428 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
430 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
que no constituyen operaciones de crédito público ni Cuando el fondo de reservas tiene totalmente
operaciones de financiamiento, de la cuenta 5801- amortizado el pasivo real reconoce la redención del bono
INTERESES y acreditando la subcuenta 242890-Otros pensional mediante un débito a la subcuenta 262503-
títulos emitidos, de la cuenta 2428-INTERESES DE Asegurador-cuotas partes de bonos pensionales
TÍTULOS EMITIDOS. emitidos, de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES, y
un crédito a las subcuentas 111014-Depósitos de los
fondos de reservas del régimen de prima media con
48. RECONOCIMIENTO DEL PAGO DEL PASIVO
prestación definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
PENSIONAL INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o la subcuenta 142402-
El pago del pasivo real de pensiones se reconoce En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
y registra debitando las subcuentas 257001- ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.
Prestaciones económicas, 257002-Pensiones y
La cancelación de los intereses moratorios se registra
retroactivos pensionales, 257004-Indemnizaciones
debitando la subcuenta 242890-Otros títulos emitidos,
sustitutivas, 257005-Auxilios funerarios y
de la cuenta 2428-INTERESES DE TÍTULOS EMITIDOS y
257090-Otras prestaciones por pagar sistema
acreditando las subcuentas 111014-Depósitos de los
de pensiones, según corresponda, de la cuenta
fondos de reservas del régimen de prima media con
2570- ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE
prestación definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
PENSIONES, y acreditando la subcuenta 111014-
INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o la subcuenta 142402-
Depósitos de los Fondos de Reservas del Régimen
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
de Prima Media con Prestación Definida, de la cuenta
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o
la subcuenta 142402-En administración, de la cuenta
1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN. 49. REGISTRO DEL TRASLADO DE RESERVAS
LÍQUIDAS AL FOPEP POR LOS FONDOS DE
El pago del pasivo real de cuotas partes de pensiones
se reconoce y registra debitando la subcuenta 257006- RESERVAS QUE HAN SIDO SUSTITUIDOS
Cuotas partes de pensiones, de la cuenta 2570- PARA EL PAGO DE PENSIONES
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, Para registrar el traslado de las reservas líquidas
y acreditando la subcuenta 111014-Depósitos de los al FOPEP, en cumplimiento de lo establecido en las
fondos de reservas del régimen de prima media con disposiciones legales vigentes, el fondo de reservas
prestación definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN debita la subcuenta 142402-En administración,
INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o la subcuenta 142402- de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS ADMINISTRACIÓN, y acredita la subcuenta 111014-
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN. Depósitos de los fondos de reservas del régimen
El registro contable de la redención del bono emitido de prima media, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
varía atendiendo la amortización que se haya efectuado INSTITUCIONES FINANCIERAS.
del mismo. Para registrar el recibo de las reservas líquidas de
Cuando no se ha amortizado el valor de la cuota parte del pensiones, la Dirección General de Crédito Público y del
bono pensional emitido, o se ha amortizado parcialmente, Tesoro Nacional-DGCPTN debita la subcuenta 110601-
debe amortizarse el valor pendiente debitando las Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL
subcuentas 640108-Amortización de cuotas partes y acredita la subcuenta 245301-En administración,
de bonos pensionales emitidos, de la cuenta 6401- de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, ADMINISTRACIÓN.
y acreditando la subcuenta 262504-Cuotas partes de Por su parte, el FOPEP registra el recibo de los recursos
bonos pensionales emitidos por amortizar (Db), de la de las reservas pensionales mediante un débito a la
cuenta 2625-BONOS PENSIONALES. subcuenta 142402-En administración, de la cuenta
título II
432 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
efectúan los registros indicados en el numeral 53 del Para realizar los anteriores registros contables, el
presente procedimiento. Ministerio de Protección Social, los fondos de reservas y
el FOPEP establecerán los procedimientos administrativos
53. REGISTRO DEL TRASLADO DE RECURSOS necesarios tendientes al suministro oportuno de la
información requerida.
DEL FONDO DE RESERVAS AL FOPEP
Cuando el fondo de reservas entrega recursos
directamente al FOPEP para el pago de la nómina de
55. RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE LAS
pensionados, reconoce un débito en la subcuenta GARANTÍAS ESTATALES
142402-En administración, de la cuenta 1424- La Nación, representada por el Ministerio de Protección
RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, y un Social, asume el agotamiento de las reservas del
crédito a las subcuentas 111014-Depósitos de los fondos Instituto de Seguro Social mediante la ejecución de su
de reservas del régimen de prima media, de la cuenta presupuesto de gastos.
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Considerando lo anterior, los fondos de reservas registran
El FOPEP registra el recibo de los recursos mediante esta contingencia mediante un débito a las subcuentas
un débito a la subcuenta 111005-Cuenta corriente, 812501-Instituto de Seguros Sociales, 812502-CAJANAL,
de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES 812503-FONPRECON, 812504-CAPRECOM, 812506-
FINANCIERAS y un crédito a la subcuenta 245301-En Pensiones de Antioquia, 812507-Caja de sueldos de
administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS retiro de la policía nacional, 812508-Caja de retiro de
EN ADMINISTRACIÓN. las fuerzas militares, 812509-Fondo de prestaciones
sociales del magisterio y 812510-Universidad Nacional,
54. REGISTROS CUANDO EL FOPEP CANCELA de la cuenta 8125-GARANTÍA ESTATAL EN EL RÉGIMEN
DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA, según
LAS MESADAS PENSIONALES
corresponda, y un crédito a la subcuenta 890501-
Cuando el FOPEP efectúa el pago de las nóminas Garantía estatal en el régimen de prima media con
de pensionados debita la subcuenta 245301- prestación definida, de la cuenta 8905-DERECHOS
En administración, de la cuenta 2453-RECURSOS CONTINGENTES POR CONTRA (CR).
RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, y acredita las
Cuando se dan las condiciones que materializan la
subcuentas 111005-Cuenta corriente, de la cuenta
garantía, en primer lugar, se ajusta por menor valor
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, e
la cuenta de orden mediante un débito a la subcuenta
informa el valor pagado a los fondos de reserva que ha 890501-Garantía estatal en el régimen de prima media
sustituido en el pago para que efectúen los registros con prestación definida, de la cuenta 8905-DERECHOS
contables pertinentes. CONTINGENTES POR CONTRA (CR) y un crédito a las
Los fondos de reservas cuya nóminas de pensionados subcuentas 812501-Instituto de Seguros Sociales,
han sido canceladas por el FOPEP registran el pago 812502-CAJANAL, 812503-FONPRECON, 812504-
mediante un débito a las subcuentas 257001- CAPRECOM, 812506-Pensiones de Antioquia, 812507-
Prestaciones económicas, 257002-Pensiones Caja de sueldos de retiro de la policía nacional, 812508-
y retroactivos pensionales, 257003-Reintegros Caja de retiro de las fuerzas militares, 812509-Fondo
pensionales, 257004-Indemnizaciones sustitutivas, de prestaciones sociales del magisterio y 812510-
257005-Auxilios funerarios, 257006-Cuotas partes Universidad Nacional, de la cuenta 8125-GARANTÍA
de pensiones y 257090-Otras prestaciones por pagar ESTATAL EN EL RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON
PRESTACIÓN DEFINIDA, según corresponda.
sistema de pensiones, según corresponda, de la
cuenta 2570-ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL En segundo lugar, se reconoce el derecho cierto de
DE PENSIONES, con un crédito a la subcuenta 142402- cobro mediante un débito a la subcuenta 141707-
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS Garantías estatales, de la cuenta 1417-ADMINISTRACIÓN
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN. DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, y un crédito a
la subcuenta 451101-Garantía estatal en el régimen de sino hasta el momento de la redención del mismo. Por lo
prima media con prestación definida, de la cuenta 4511- tanto, el reconocimiento del título se realiza en cuentas
APORTES ESTATALES. de orden, debitando la subcuenta 812601-Cuotas
partes de bonos pensionales, de la cuenta 8126-BONOS
Lo anterior, por cuanto el Grupo 45-ADMINISTRACIÓN
PENSIONALES y acreditando la subcuenta 890514-
DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES debe ser utilizado
Bonos pensionales, de la cuenta 8905-DERECHOS
por los Fondos de reservas de pensiones de invalidez,
CONTINGENTES POR CONTRA (CR).
vejez y sustitución, que administran las entidades de
pensiones del Régimen de Prima Media con Prestación Cuando el bono pensional es redimido, el Fondo de
Definida, para reconocer todos los ingresos destinados reservas cancela las Cuentas de Orden mediante un
a cubrir las contingencias derivadas de la vejez, la débito a la subcuenta 890514-Bonos pensionales, de
invalidez y la muerte. la cuenta 8905-DERECHOS CONTINGENTES POR CONTRA
Cuando se recaudan los recursos de la garantía, se (CR), y un crédito a la subcuenta 812601-Cuotas partes
debitan las subcuentas 111014-Depósitos de los de bonos pensionales, de la cuenta 8126-BONOS
fondos de reservas del régimen de prima media con PENSIONALES.
prestación definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN Así mismo, el fondo de reservas receptor de los
INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o la subcuenta 142402-
recursos del bono pensional redimido, reconoce el
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
derecho cierto de cobro, al emisor y los contribuyentes
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, y se acredita la
del bono pensional, debitando la subcuenta 141705-
subcuenta 141707-Garantías estatales, de la cuenta
Cuotas partes de bonos pensionales, de la cuenta 1417-
1417-ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES,
PENSIONES.
y acreditando la subcuenta 450901-Cuotas Partes de
Bonos Pensionales, de la cuenta 4509-CUOTAS PARTES
56. TRATAMIENTO CONTABLE DE CUOTAS PARTES DE BONOS PENSIONALES.
DE PENSIONES POR COBRAR Y BONOS
Los intereses que se causen por la mora en el pago
PENSIONALES
se registran, atendiendo el principio de Prudencia,
El fondo de reservas receptor de las cuotas partes debitando la subcuenta 141706-Intereses de mora, de
de pensiones reconoce el derecho cierto de cobro, la cuenta 1417-ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL
debitando la subcuenta 141704-Cuotas partes de DE PENSIONES, y acreditando la subcuenta 450402-
pensiones, de la cuenta 1417-ADMINISTRACIÓN DEL Cuotas partes de bonos pensionales, de la cuenta 4504-
SISTEMA GENERAL DE PENSIONES, y acreditando la INTERESES DE MORA.
subcuenta 451001-Cuotas partes de pensiones, de la
cuenta 4510-CUOTAS PARTES DE PENSIONES. Cuando se recaudan los recursos del bono pensional
redimido, se debitan las subcuentas 111014-
El registro del recaudo de las cuotas partes de
Depósitos de los fondos de reservas del régimen de
pensiones se realiza debitando las subcuentas 111014-
prima media con prestación definida, de la cuenta
Depósitos de los fondos de reservas del régimen de
prima media con prestación definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y/o y/o 142402-En administración, de la cuenta 1424-
la subcuenta 142402-En administración, de la cuenta RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, y se
1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, acredita la subcuenta 141705-Cuotas partes de bonos
y acreditando la subcuenta 141704-Cuotas partes de pensionales, de la cuenta 1417-ADMINISTRACIÓN DEL
pensiones, de la cuenta 1417-ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.
SISTEMA GENERAL DE PENSIONES. El registro del recaudo de los intereses de mora del
Para el Fondo de reservas receptor del bono pensional bono pensional se reconoce mediante un débito a
emitido, éste no constituye un derecho cierto de cobro, las subcuentas 111014-Depósitos de los Fondos
título II
434 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de Reservas del Régimen de Prima Media con El registro de la actualización del cálculo actuarial de bonos
Prestación Definida, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN pensionales se realiza en la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA
INSTITUCIONES FINANCIERAS, y/o la subcuenta 142402- BONOS PENSIONALES. Si en relación al cálculo actuarial
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS registrado se ha generado un incremento, se debita la
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, y un crédito a la subcuenta 272104-Asegurador-liquidación provisional de
subcuenta 141706-Intereses de mora, de la cuenta cuotas partes de bonos pensionales por amortizar (Db) y
1417-ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE se acredita la subcuenta 272103-Asegurador-liquidación
PENSIONES. provisional de cuotas partes de bonos pensionales.
Cuando se ha generado una disminución de la obligación
pensional, se debita la subcuenta 272103-Asegurador-
57. TRATAMIENTO CONTABLE DE LA
liquidación provisional de cuotas partes de bonos
ACTUALIZACIÓN DEL CÁLCULO ACTUARIAL pensionales y se acredita la subcuenta 272104-
DEL PASIVO PENSIONAL DEL FONDO Asegurador-liquidación provisional de cuotas partes de
DE RESERVAS CUANDO LA ENTIDAD bonos pensionales por amortizar (Db).
ADMINISTRADORA ENTRA EN PROCESO DE
LIQUIDACIÓN 58. TRASLADO DE RESERVAS AL FONDO DE
El valor del cálculo actuarial a cargo del Fondo de PENSIONES PÚBLICAS DEL NIVEL NACIONAL-
reservas debe ser objeto de actualización teniendo como FOPEP
base el cálculo actuarial realizado para la entrega del Cuando el decreto de liquidación de la entidad
mismo a la entidad designada en el acto administrativo administradora establezca el traslado de reservas
que ordeno la liquidación de la entidad administradora, líquidas al FOPEP, la entidad debita la subcuenta 142402-
mediante los siguientes registros: En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
La actualización del cálculo actuarial de pensiones se ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y acredita la subcuenta
registra en la cuenta 2720-PROVISIÓN PARA PENSIONES. 111014-Depósitos de los fondos de reservas del régimen
Si en relación al cálculo actuarial registrado se ha generado de prima media con prestación definida, de la cuenta
un incremento, se debitan las subcuentas 272010- 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Asegurador-pensiones actuales por amortizar (Db), Como quiera que el traslado de las reservas se realiza
272012-Asegurador-futuras pensiones por amortizar a través de la Dirección General de Crédito Público y
(Db) y 272014-Asegurador-cuotas partes de pensiones del Tesoro Nacional-DGCPTN, ésta registra el recibo
por amortizar (Db), según corresponda, y se acreditan de los recursos de las reservas pensionales mediante
las subcuentas 272009-Asegurador-cálculo actuarial de un débito a la subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta
pensiones actuales, 272011-Asegurador-cálculo actuarial 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL, con un crédito a la
de futuras pensiones y 272013-Asegurador-cálculo subcuenta 245301-En administración, de la cuenta
actuarial de cuotas partes de pensiones. 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN.
Cuando se ha generado una disminución de la obligación Por su parte, el FOPEP registra el recibo de los recursos
pensional, se debitan las subcuentas 272009- de las reservas pensionales mediante un débito a la
Asegurador-cálculo actuarial de pensiones actuales, subcuenta 142402-En administración, de la cuenta
272011-Asegurador-cálculo actuarial de futuras 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, y un
pensiones y 272013-Asegurador-cálculo actuarial crédito a la subcuenta 245301-En administración, de la
de cuotas partes de pensiones y se acreditan las cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN.
subcuentas 272010-Asegurador-pensiones actuales De tal forma que el Ministerio de Protección Social-
por amortizar (Db), 272012-Asegurador-futuras FOPEP tendrá una operación recíproca, por los recursos
pensiones por amortizar (Db) y 272014-Asegurador- entregados, con el Ministerio de Hacienda y Crédito
cuotas partes de pensiones por amortizar (Db), según Público- Dirección General de Crédito Público y del
corresponda. Tesoro Nacional.
59. TRASLADO DE RESERVAS LÍQUIDAS DE 111014-Depósitos de los fondos de reservas del régimen
BONOS PENSIONALES AL FONDO DE de prima media con prestación definida, de la Cuenta 1110-
RESERVAS DE BONOS PENSIONALES DEL DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. En caso
de presentarse diferencia, se reconoce en la subcuenta
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO 314001-Liquidación, de la cuenta 3140-PATRIMONIO DE
PÚBLICO ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES.
Para registrar el traslado de las reservas líquidas de Para registrar el recibo de las reservas líquidas de
bonos pensionales al Fondo de reservas de bonos bonos pensionales, cuyo pasivo ha sido asumido por el
pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la DGCPTN debita
en cumplimiento de lo establecido en las disposiciones la subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA
legales vigentes, el Fondo de reservas debita la subcuenta ÚNICA NACIONAL y acredita la subcuenta 245301-En
142402-En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y acredita la subcuenta EN ADMINISTRACIÓN.
111014-Depósitos de los Fondos de Reservas del Régimen
de Prima Media con Prestación definida, de la cuenta Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. Público registra la asunción del pasivo pensional de
bonos pensionales y las reservas líquidas mediante
Estas reservas líquidas de bonos pensionales son débitos a las subcuentas 142402-En administración,
recibidas por la DGCPTN, a nombre del Ministerio de de la cuenta 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN
Hacienda y Crédito Público, mediante un débito a la ADMINISTRACIÓN, 262504-Asegurador-cuotas partes
subcuenta 110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA de bonos pensionales emitidos por amortizar (Db) de
ÚNICA NACIONAL y un crédito a la subcuenta 245301-En la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES y 272104-
administración, de la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS Asegurador-liquidación provisional de cuotas partes
EN ADMINISTRACIÓN. de bonos pensionales por amortizar (Db), de la
Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES
registra el recibo de las reservas líquidas de bonos y un crédito a las subcuentas 262503-Asegurador-
pensionales mediante un débito a la subcuenta 142402- cuotas partes de bonos pensionales emitidos de
la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES y 272103-
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS
Asegurador-liquidación provisional de cuotas partes
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN y un crédito a la
de bonos pensionales de la cuenta 2721-PROVISIÓN
subcuenta 245301-En administración, de la cuenta
PARA BONOS PENSIONALES. En caso de presentarse
2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN.
diferencia, se reconoce en la subcuenta 312527-
En el evento en que el Ministerio de Hacienda y Crédito Obligaciones (Db), de la cuenta 3125-PATRIMONIO
Público asuma el pasivo pensional de bonos pensionales, PÚBLICO INCORPORADO.
en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, el
Fondo de reservas traslada la obligación pensional y las 60. TRASLADO DE LOS DEMÁS BIENES,
reservas liquidas de bonos pensionales mediante débitos DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL FONDO
a las subcuentas 262503-Asegurador-cuotas partes
DE RESERVAS A LA ENTIDAD ASIGNADA EN
de bonos pensionales Emitidos, de la cuenta 2625-
BONOS PENSIONALES, y 272103-Asegurador-liquidación EL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN
provisional de cuotas partes de bonos pensionales, de En el acto administrativo que ordena la liquidación
la cuenta 2721-PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES, de la entidad administradora se indica la entidad que
y acredita las subcuentas 262504-Asegurador-cuotas asume el reconocimiento de los pasivos pensionales y
partes de bonos pensionales emitidos por amortizar (Db), los demás bienes, derechos y obligaciones del Fondo
de la cuenta 2625-BONOS PENSIONALES, y 272104- de reservas. La entidad designada debe continuar
Asegurador-liquidación provisional de cuotas partes de elaborando la información contable del Fondo de
bonos pensionales por amortizar (Db), de la cuenta 2721- reservas, incorporando en ella los bienes, derechos y
PROVISIÓN PARA BONOS PENSIONALES, y la subcuenta obligaciones que le hayan sido trasladados.
título II
436 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
438 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Esta disminución de saldos se reconoce debitando las a los beneficiarios finales, debita la subcuenta que
subcuentas, de las cuentas del pasivo originadas en la corresponda de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS, y
obligación y acreditando las subcuentas de las cuentas acredita la subcuenta 147090-Otros deudores, de la
de activo inicialmente registradas, o las subcuentas de las cuenta 1470-OTROS DEUDORES.
cuentas de gastos, según corresponda. Por su parte, la DGCPTN debita las subcuentas de la
Tratándose de reintegros por pagos al beneficiario cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL y acredita las
final, la entidad contable pública constituye un deudor a subcuentas de la cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS,
cargo del beneficiario del pago, debitando la subcuenta efectuando la reclasificación de la subcuenta afectada
147090-Otros deudores, de la cuenta 1470-OTROS con el recaudo.
DEUDORES y acreditando las subcuentas de las cuentas En el caso de los reintegros de fondos girados en la
de activo inicialmente registradas o, las subcuentas de vigencia anterior, la entidad contable pública debita las
las cuentas de gastos, según corresponda. subcuentas de la cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS y
acredita las subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
5. REINTEGROS A LAS TESORERÍAS INSTITUCIONES FINANCIERAS. Tratándose de entidades
CENTRALIZADAS DEL NIVEL TERRITORIAL donde la DGCPTN tiene definido pagar directamente a
los beneficiarios finales, debita la cuenta 5705-FONDOS
Con el reintegro de los recursos girados en la vigencia, ENTREGADOS, subcuenta que corresponda y acredita la
la entidad contable pública debita las subcuentas subcuenta 147090-Otros deudores, de la cuenta 1470-
de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS y acredita OTROS DEUDORES.
las subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS. Mientras que, la DGCPTN debita las subcuentas de la
cuenta 1106-CUENTA ÚNICA NACIONAL y acredita las
Por su parte, la tesorería centralizada debita las subcuentas de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS,
subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN efectuando la reclasificación de la subcuenta afectada
INSTITUCIONES FINANCIERAS y acredita las subcuentas con el recaudo.
de la cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS.
En el caso de los reintegros de fondos girados en la 7. OPERACIONES DE ENLACE
vigencia anterior, la entidad contable pública debita las Las operaciones de enlace se utilizan para el registro
subcuentas de la cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS y del recaudo, por parte de la DGCPTN, de los ingresos
acredita las subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS causados por las entidades contables públicas y,
EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. en consecuencia, sirven en las entidades para la
Mientras que, la tesorería centralizada debita las cancelación de los derechos originados en los ingresos.
subcuentas de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN También se utilizan para contabilizar los recaudos por
INSTITUCIONES FINANCIERAS y acredita las subcuentas responsabilidades fiscales, que realizan las tesorerías
de la cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS. territoriales de la administración central.
fiscales, reconocidas por otras entidades contables subcuentas 242512-Saldos a favor de contribuyentes
públicas del mismo nivel, la tesorería registra un débito o 242513-Saldos a favor de beneficiarios, de la cuenta
a la subcuenta 111005-Cuenta corriente, de la cuenta 2425-ACREEDORES, según corresponda, y acreditando
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, y un la subcuenta 472081-Devoluciones de ingresos, de la
crédito en la subcuenta 472080-Recaudos, de la cuenta cuenta 4720-OPERACIONES DE ENLACE. Lo anterior
4720-OPERACIONES DE ENLACE. teniendo en cuenta que las devoluciones las efectúa
Por su parte, la entidad contable pública del nivel territorial directamente la DGCPTN al beneficiario final.
que reconoció la responsabilidad fiscal, para disminuir el
derecho causado, debita la subcuenta 572080-Recaudos, 12. OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO
de la cuenta 5720-OPERACIONES DE ENLACE y acredita
Corresponden a las operaciones realizadas entre
la subcuenta 147084-Responsabilidades Fiscales, de la
entidades contables públicas sin que se requiera manejo
cuenta 1470-OTROS DEUDORES, conforme lo definido en
de efectivo, tales como el cruce de cuentas, pago de
el procedimiento de Responsabilidades.
obligaciones con títulos y operaciones no monetizadas
con recursos de crédito externo.
10. RECAUDOS EN LA DGCPTN
Los recursos recaudados en las cuentas bancarias 13. CRUCE DE CUENTAS
de la DGCPTN se registran debitando las subcuentas
El cruce de cuentas consiste en extinguir derechos y
que correspondan, de la cuenta 1106-CUENTA ÚNICA
obligaciones expresas y exigibles a la fecha de cruce, de
NACIONAL y acreditando la subcuenta 472080-Recaudos,
conformidad con las disposiciones normativas que las
de la cuenta 4720-OPERACIONES DE ENLACE.
autoricen, entre entidades contables públicas que son
Por su parte, la entidad contable pública debita la recíprocamente deudoras y acreedoras.
subcuenta 572080-Recaudos, de la cuenta 5720-
OPERACIONES DE ENLACE y acredita las subcuentas y
14. CRUCE DE CUENTAS ENTRE ENTIDADES
cuentas, de los grupos 13-RENTAS POR COBRAR o 14-
DEUDORES, según corresponda. CONTABLES PÚBLICAS POR ACREENCIAS A
FAVOR DE UN TERCERO QUE TIENE A SU
CARGO OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
11. DEVOLUCIONES DE RECAUDOS EN LA
DGCPTN Para una persona natural o jurídica que tiene un saldo a
favor como consecuencia de sentencias y conciliaciones
Las devoluciones son los recursos girados por la tesorería judiciales, en una entidad contable pública que ejecuta
centralizada al contribuyente o beneficiario, originadas recursos del presupuesto general de la Nación y, a su
en recaudados por valores en exceso de consignaciones,
vez esta persona tiene obligaciones tributarias con la
consignaciones erradas en cuentas bancarias y mayores
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN,
valores liquidados en las declaraciones tributarias o
procede el cruce de cuentas.
actos administrativos que determinan la obligación,
entre otras. El cruce de cuentas se realiza entre las entidades
En este caso, la DGCPTN registra el giro de los recursos contables públicas que tienen registrado el pasivo, por
al contribuyente o beneficiario debitando la subcuenta una parte y la renta por cobrar, por otra.
572081-Devoluciones de ingresos, de la cuenta 5720- Para el efecto, la entidad contable pública acreedora,debita
OPERACIONES DE ENLACE y acreditando la subcuenta el pasivo por el monto autorizado, en la subcuenta 246002-
110601-Cajero, de la cuenta 1106-CUENTA ÚNICA Sentencias o 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones
NACIONAL. extrajudiciales, de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES
La entidad contable pública del nivel nacional que y acredita la subcuenta 472201-Cruce de cuentas, de la
reconoció el saldo a favor registra el giro de estos cuenta 4722-OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO, con
recursos a través de la DGCPTN, debitando las base en el acto administrativo expedido por la DIAN.
título II
440 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Por su parte, la DIAN cancela la renta por cobrar La entidad (B), que tiene registrado el derecho con la
registrada a cargo de la persona natural o jurídica entidad (A) y a su vez tiene una obligación con la entidad
beneficiaria de la sentencia y conciliación judicial, (C), los cancela debitando la subcuenta o cuenta del pasivo
con una operación de enlace con la entidad contable que corresponda a la operación autorizada para el cruce
pública que tiene la acreencia. En este sentido, debita de cuentas y acreditando las subcuentas respectivas de
la subcuenta 572201-Cruce de cuentas, de la cuenta la cuenta 1408-SERVICIOS PÚBLICOS, o las subcuentas
5722-OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO y acredita 130507-Impuesto predial unificado o 131007-Impuesto
las subcuentas, dependiendo del tipo de obligación predial unificado, de las cuentas 1305-VIGENCIA ACTUAL
tributaria y la naturaleza del impuesto, de las cuentas o 1310-VIGENCIAS ANTERIORES, del grupo 13-RENTAS
1305-VIGENCIA ACTUAL o 1310-VIGENCIA ANTERIOR, del POR COBRAR, según corresponda.
grupo 13-RENTAS POR COBRAR, según corresponda.
La entidad (C) cancela el derecho con la entidad (B) y
Como resultado final de estas operaciones, la persona la obligación constituida a favor de la entidad (D), para
natural o jurídica beneficiaria de la sentencia y conciliación lo cual debita las subcuentas y cuentas del grupo 22-
judicial, no recibe dinero a cambio, por el cruce con el OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO
saldo a cargo por impuestos. CON BANCA CENTRAL que correspondan a la operación
autorizada para el cruce de cuentas y acredita las
15. CRUCE DE CUENTAS ENTRE ENTIDADES subcuentas y cuentas del activo, que correspondan al
CONTABLES PÚBLICAS POR EL PAGO DE derecho.
SERVICIOS PÚBLICOS E IMPUESTO PREDIAL Por su parte, la entidad (D) que tiene registrado
Cuando de conformidad con la normativa vigente, un derecho por cobrar a la entidad (C), lo cancela
aplique el cruce de cuentas de operaciones en las que debitando la subcuenta 572201-Cruce de cuentas, de
intervienen entidades del nivel nacional y territorial, la cuenta 5722-OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO y
deben efectuarse los registros contables ilustrados con acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta
el siguiente ejemplo: 1416-PRÉSTAMOS GUBERNAMENTALES OTORGADOS.
Una entidad contable pública del nivel nacional que Como resultado de las operaciones anteriores, el
ejecuta recursos del presupuesto general de la Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público (D) no gira
(A) tiene obligaciones por concepto de servicios públicos recursos para el pago de los gastos por concepto
o impuesto predial con una entidad contable pública del de servicios públicos e impuesto predial, a la entidad
nivel territorial (B). La entidad (B) tiene obligaciones con (A). Por tanto, las Operaciones sin Flujo de Efectivo se
otra entidad del nivel nacional (C) que ejecuta recursos constituyen en operaciones reciprocas.
del presupuesto general de la Nación y (C) tiene a su
vez obligaciones por créditos presupuestarios con el 16. CRUCE DE CUENTAS ENTRE ENTIDADES
Ministerio de Hacienda y Crédito Público (D). La relación
CONTABLES PÚBLICAS DEL NIVEL NACIONAL,
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (D) con la
entidad (A) es que debe proveerle los recursos para la PARA EL PAGO DE LA CUOTA DE
ejecución del presupuesto de gastos por concepto de FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA
servicios públicos o impuesto predial. GENERAL DE LA REPÚBLICA CON RECURSOS
De acuerdo con lo anterior, la entidad (A) cancela la
DE LA NACIÓN
obligación debitando la subcuenta 242504-Servicios Las entidades contables públicas que financian la cuota
públicos, de la cuenta 2425-ACREEDORES o 244003- de fiscalización con recursos de la Nación, tienen una
Impuesto predial unificado, de la cuenta 2440- obligación por este concepto, con la Contraloría General
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR, de la República-CGR y a su vez ésta última tiene el
según corresponda, y acreditando la subcuenta 472201- derecho, que se puede cruzar con la obligación de la
Cruce de cuentas, de la cuenta 4722-OPERACIONES SIN entidad, toda vez que por política de la Dirección General
FLUJO DE EFECTIVO. de Crédito Público y del Tesoro Nacional-DGCPTN no se
realiza flujo de recursos tanto para el recaudo de la la subcuenta 141314-Otras transferencias, de la cuenta
cuota, como para el giro de la misma. 1413-TRANSFERENCIAS POR COBRAR y un crédito en la
subcuenta 442803-Para gastos de funcionamiento, de
Para el efecto, la CGR registra el derecho con un débito
la cuenta 4428-OTRAS TRANSFERENCIAS.
en la subcuenta 140161-Cuota de fiscalización y auditaje,
de la cuenta 1401-INGRESOS NO TRIBUTARIOS y un El pasivo por cuota de fiscalización, previa causación
crédito en la subcuenta 411062-Cuota de fiscalización del gasto, se cancela directamente con el derecho por
y auditaje, de la cuenta 4110-NO TRIBUTARIOS. Para transferencia, debitando la subcuenta 244014-Cuota de
cancelar el derecho, a través del cruce de cuentas, fiscalización y auditaje, de la cuenta 2440-IMPUESTOS
debita la subcuenta 572203-Cuota de fiscalización y CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR y acreditando la
auditaje, de la cuenta 5722-OPERACIONES SIN FLUJO subcuenta 141314-Otras transferencias, de la cuenta
DE EFECTIVO y acredita la subcuenta 140161-Cuota de 1413-TRANSFERENCIAS POR COBRAR.
fiscalización y auditaje, de la cuenta 1401-INGRESOS NO
TRIBUTARIOS. 17. PAGO DE OBLIGACIONES CON TÍTULOS
Por su parte, la entidad contable pública contribuyente El gobierno dentro de sus políticas de obtención de
registra la obligación con un débito en la subcuenta recursos ha creado mecanismos tales como la emisión
512002-Cuota de fiscalización y auditaje, de la cuenta de títulos para la devolución de impuestos, títulos de
5120-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS y un crédito incentivo tributario y títulos de deuda de inversión
en la subcuenta 244014-Cuota de fiscalización y auditaje, forzosa, que sirven para el pago de impuestos. Así
de la cuenta 2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y mismo dentro de sus políticas de pago está la emisión
TASAS POR PAGAR. Posteriormente, efectúa el cruce de de Títulos de Tesorería-TES, que los utiliza para el pago
cuentas cancelando el pasivo registrado, con un débito de algunas transferencias y sentencias y conciliaciones
en la subcuenta 244014-Cuota de fiscalización y auditaje, judiciales.
de la cuenta 2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y
TASAS POR PAGAR y un crédito en la subcuenta 472203-
18. PAGO DE IMPUESTOS CON TÍTULOS
Cuota de Fiscalización y auditaje, de la cuenta 4722-
OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO. Considerando que las administraciones de impuestos
autorizan a los contribuyentes, responsables o agentes
Cuando se trate de la cuota de fiscalización que le de retención, a pagar con diversos títulos emitidos
corresponde pagar al Ministerio de Educación Nacional, por entidades del gobierno los impuestos, anticipos,
por cuenta de las universidades que financian su retenciones, intereses y sanciones relacionadas con
presupuesto con recursos de la Nación, el Ministerio tributos, es necesario precisar su tratamiento contable.
ejecuta un gasto por transferencia a favor de las
universidades beneficiarias, para lo cual debita la
subcuenta 542303-Para gastos de funcionamiento, de 19. PAGO DE IMPUESTOS CON TIDIS
la cuenta 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS y acredita la Cuando la entidad contable pública contribuyente,
subcuenta 240315-Otras transferencias, de la cuenta responsable o agente de retención reciba un Título de
2403-TRANSFERENCIAS POR PAGAR. Teniendo en Devolución de Impuestos-TIDI por la cancelación de
cuenta que el beneficiario de la contribución es la CGR, un saldo a favor por impuestos o retenciones, registra
para cancelar la transferencia a favor de la universidad, un débito en la subcuenta 120332-Bonos y títulos
el Ministerio debita la subcuenta 240315-Otras emitidos por el gobierno general, de la cuenta 1203-
transferencias, de la cuenta 2403-TRANSFERENCIAS INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN TITULOS DE
POR PAGAR y acredita la subcuenta 472203-Cuota de DEUDA y un crédito en la subcuenta que corresponda
Fiscalización y auditaje, de la cuenta 4722-OPERACIONES al tipo de impuesto, de la cuenta 1422-ANTICIPOS O
SIN FLUJO DE EFECTIVO. SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES.
Por su parte, las universidades registran el derecho con Si el TIDI es adquirido en el mercado secundario,
el Ministerio de Educación Nacional, con un débito en la entidad contable pública lo registra debitando la
título II
442 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
subcuenta 120332-Bonos y títulos emitidos por el cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN
gobierno general, de la cuenta 1203-INVERSIONES CON TITULOS DE DEUDA.
FINES DE POLÍTICA EN TITULOS DE DEUDA y acreditando
Por su parte, la entidad que emite el título, con su
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110-
redención, debita la subcuenta 263002-Certificados de
DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.
Reembolso Tributario-CERT, de la cuenta 2630-TÍTULOS
En el momento en que la entidad contable pública EMITIDOS y acredita la subcuenta 472209-Aplicación
pague una obligación tributaria con TIDIS, debita las de títulos al pago de tributos, de la cuenta 4722-
subcuentas, de las cuentas 2436-RETENCIÓN EN LA OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO, generando una
FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE, 2440-IMPUESTOS, operación sin flujo de efectivo con la entidad contable
CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR o 2445- pública que administra impuestos.
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO-IVA, según el tipo de
La entidad administradora de impuestos para registrar
obligación tributaria, y acredita la subcuenta 120332-
el recaudo en papeles, disminuye la renta por cobrar,
Bonos y títulos emitidos por el gobierno general, de la
correspondiendo la operación sin flujo de efectivo. Para el
cuenta 1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN
efecto, debita la subcuenta 572209-Aplicación de títulos
TITULOS DE DEUDA.
al pago de tributos, de la cuenta 5722-OPERACIONES
Por su parte, la DIAN o la entidad del nivel territorial SIN FLUJO DE EFECTIVO y acredita las subcuentas, de
que administre impuestos debita la subcuenta 263001- las cuentas 1305-VIGENCIA ACTUAL o 1310-VIGENCIAS
Títulos de devolución de impuestos-TIDIS, de la cuenta ANTERIORES, del grupo 13-RENTAS POR COBRAR, según
2630-TITULOS EMITIDOS y acredita las subcuentas, de corresponda.
las cuentas 1305-VIGENCIA ACTUAL o 1310-VIGENCIAS
ANTERIORES, del grupo 13-RENTAS POR COBRAR, según 21. PAGO DE IMPUESTOS CON TÍTULOS DE
corresponda. DEUDA
Si una entidad contable pública invierte en títulos
20. PAGO DE IMPUESTOS CON TÍTULOS de deuda forzosos, que sirven para el pago de
RECIBIDOS COMO INCENTIVO TRIBUTARIO impuestos, registra la inversión debitando la subcuenta
Cuando una entidad contable pública reciba un 120141-Bonos y títulos emitidos por el gobierno
Certificado de Reembolso Tributario-CERT por estímulo general o 120332-Bonos y títulos emitidos por el
a las exportaciones o cualquier tipo de título, como gobierno general, de la cuenta 1201-INVERSIONES
incentivo tributario, la entidad lo registra debitando ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ EN TITULOS DE DEUDA
la subcuenta 120332-Bonos y títulos emitidos por el o 1203-INVERSIONES CON FINES DE POLÍTICA EN
gobierno general, de la cuenta 1203-INVERSIONES CON TITULOS DE DEUDA, según corresponda y acreditando
FINES DE POLÍTICA EN TITULOS DE DEUDA y acreditando la subcuenta relativa a la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
la subcuenta 480823-Incentivos Tributarios, de la cuenta INSTITUCIONES FINANCIERAS.
4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS.
En el momento en que la entidad contable pública
Las entidades contables públicas contribuyentes, inversora paga sus obligaciones tributarias con
responsables o agentes de retención que pagan sus estos títulos a la Dirección de Impuestos y Aduanas
obligaciones tributarias con estos títulos a la Dirección Nacionales-DIAN, debita las subcuentas, de las cuentas
de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, debitan las 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE
subcuentas, de las cuentas 2436-RETENCIÓN EN LA TIMBRE, 2440-IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS
FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE, 2440-IMPUESTOS, POR PAGAR o 2445-IMPUESTO AL VALOR AGREGADO-
CONTRIBUCIONES Y TASAS POR PAGAR o 2445- IVA, según el tipo de obligación tributaria, y acredita
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO-IVA, según el tipo de la subcuenta 120141-Bonos y títulos emitidos por el
obligación tributaria, y acreditan la subcuenta 120332- gobierno general o 120332-Bonos y títulos emitidos por
Bonos y títulos emitidos por el gobierno general, de la el gobierno general, de la cuenta 1201-INVERSIONES
22. PAGO DE TRANSFERENCIAS Y SENTENCIAS Por su parte, la entidad contable pública que
registra la operación de crédito público debita la
Y CONCILIACIONES JUDICIALES CON TÍTULOS
subcuenta 572205-Desembolso de crédito externo
DE TESORERÍA-TES no monetizado, de la cuenta 5722-OPERACIONES SIN
Para registrar el pago de una obligación a cargo de FLUJO DE EFECTIVO y acredita las subcuentas de las
una entidad contable pública del nivel nacional con cuentas 2212-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO
TES se debitan las subcuentas de la cuenta 2403- EXTERNAS DE CORTO PLAZO o 2213-OPERACIONES DE
TRANSFERENCIAS POR PAGAR, según corresponda o, CRÉDITO PÚBLICO EXTERNAS DE LARGO PLAZO, según
la subcuenta 246002-Sentencias o 246003-Laudos corresponda.
arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, de la cuenta
2460-CRÉDITOS JUDICIALES y se acredita la subcuenta
472210-Pago de obligaciones con títulos, de la cuenta
24. OPERACIONES ENTRE UNIDADES EJECUTORAS
4722-OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO. DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO
Por su parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, emisor de los TES, debita la subcuenta Las operaciones entre las unidades ejecutoras
572210-Pago de obligaciones con títulos, de la cuenta del Ministerio de Hacienda y Crédito Público se
5722-OPERACIONES SIN FLUJO DE EFECTIVO y acredita registran a través de las cuentas de operaciones
la subcuenta 220835-Títulos TES, de la cuenta 2208- interinstitucionales. Para efectos de reporte, aplica lo
OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO INTERNAS DE definido en el procedimiento relacionado con las formas
LARGO PLAZO. de organización y ejecución del proceso contable.
título II
CAPÍTULO X.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LAS RESPONSABILIDADES FISCALES
título II
446 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
448 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
actualización. Esta reexpresión se realiza al corte se está actualizando una obligación por un préstamo y
mensual, con base en la modalidad que corresponda. el valor de la UVR o del índice se incrementa, se debita
la subcuenta 580512-Gastos financieros por reajuste
monetario, de la cuenta 5805-FINANCIEROS, previa
5. REEXPRESIÓN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES
disminución del ingreso financiero si existiere y se acredita
EN UVR O CON PACTO DE AJUSTE U OTRA la subcuenta que corresponda, de la cuenta 2203-
MODALIDAD ADMITIDA FORMALMENTE OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO INTERNAS DE CORTO
Los activos sobre los cuales se haya pactado algún ajuste PLAZO, o 2208-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO
de valor como por ejemplo la cotización de la UVR, la DTF, INTERNAS DE LARGO PLAZO, o 2306-OPERACIONES DE
o salarios mínimos, deben reexpresarse de acuerdo con FINANCIAMIENTO INTERNAS DE CORTO PLAZO, o 2307-
lo pactado o con la modalidad admitida formalmente. La OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS DE LARGO
diferencia del valor del activo así reexpresado con su PLAZO. Si por el contrario, el comportamiento de la UVR
valor en libros representa el valor del ajuste que debe o del índice pactado hubiese sido en sentido contrario, se
registrarse como un mayor o menor valor del activo y genera una disminución en la obligación y en el registro se
como un ingreso o gasto financiero, según corresponda. debita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 2203-
OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO INTERNAS DE CORTO
PLAZO, o 2208-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO
6. ACTUALIZACIÓN DE UN DERECHO (ACTIVO)
INTERNAS DE LARGO PLAZO, o 2306-OPERACIONES DE
EN UVR O CON PACTO DE AJUSTE U OTRA FINANCIAMIENTO INTERNAS DE CORTO PLAZO, o 2307-
MODALIDAD ADMITIDA FORMALMENTE OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO INTERNAS DE LARGO
El incremento del valor de la UVR o de otro índice pactado PLAZO y se acredita la subcuenta 480507-Rendimiento
o modalidad admitida con respecto al mes anterior, por reajuste monetario, de la cuenta 4805-FINANCIEROS,
genera para la entidad un mayor valor del activo y, por previa disminución del gasto financiero si existiere.
ende, un ingreso financiero. Si, por ejemplo, se está
actualizando un derecho por un préstamo y el valor de
8. REGISTRO CONTABLE DE REEXPRESIONES
la UVR o del índice se incrementa, se debita la subcuenta
que corresponda, de la cuenta 1415-PRÉSTAMOS
SUCESIVAS
CONCEDIDOS o 1416-PRÉSTAMOS GUBERNAMENTALES Si como consecuencia de la variación de los diferentes
OTORGADOS y se acredita la subcuenta 480507- factores de ajustes (TRM, UVR, pacto de ajuste u otra
Rendimiento por reajuste monetario, de la cuenta 4805- modalidad admitida formalmente) del mes anterior al
FINANCIEROS, previa disminución del gasto financiero si actual, la entidad debe reconocer un gasto o un ingreso
existiere. Si por el contrario, el valor de la UVR o del índice financiero, teniendo en cuenta el saldo que está reconocido
pactado disminuye, se debita la subcuenta 580512- como gasto o ingreso hasta el mes anterior, por cuanto
Reajuste monetario, de la cuenta 5805-FINANCIEROS, este valor será objeto de disminución, hasta el monto
previa disminución del ingreso financiero si existiere y registrado, si el comportamiento de estos factores, en el
se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta mes de la actualización, es contrario al valor reconocido.
1415-PRÉSTAMOS CONCEDIDOS o 1416-PRÉSTAMOS En consecuencia, la entidad contable pública no debe
GUBERNAMENTALES OTORGADOS. reconocer en un mismo período ingresos o gastos
financieros por concepto de la reexpresión de activos o
7. ACTUALIZACIÓN DE UNA OBLIGACIÓN pasivos, que correspondan a un mismo hecho económico,
(PASIVO) EN UVR O CON PACTO DE por tanto, debe revelar un solo valor acumulado de la
AJUSTE U OTRA MODALIDAD ADMITIDA reexpresión, que puede ser ingreso o gasto.
FORMALMENTE
El incremento de la UVR o de otro índice pactado con 9. ACTIVO FINANCIADO
respecto al mes anterior, produce un aumento de la Cuando se adquiere o construye un activo financiado,
obligación y además un gasto financiero. Si, por ejemplo, y dicho activo no se encuentra en condiciones de
título II
CAPÍTULO XII.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SALUD
Teniendo en cuenta que de conformidad con las y otras contraprestaciones económicas originadas en el
disposiciones legales, para la administración y manejo monopolio de licores y el impuesto de registro.
de los recursos del Sistema General de Participaciones
y de todos los demás recursos destinados al sector 2. PARTICIPACIÓN PARA SALUD
salud, las entidades territoriales deben organizar un
La participación para salud está conformada por los
fondo departamental, distrital o municipal de salud, recursos que la Nación transfiere por el Sistema General
conservando un manejo contable que permita identificar de Participaciones con destinación específica para la
con precisión el origen y destinación de los recursos de salud.
cada fuente, el fondo de salud debe aplicar el siguiente
procedimiento para el registro contable de estos El fondo de salud debe registrar la participación para
recursos, con independencia de que pertenezca al salud debitando la subcuenta 141312-Sistema general
sector central o descentralizado. de participaciones, de la cuenta 1413-TRANSFERENCIAS
POR COBRAR y acreditando la subcuenta 440817-
Participación para salud, de la cuenta 4408-SISTEMA
1. FUENTES DE FINANCIACIÓN DEL SECTOR GENERAL DE PARTICIPACIONES.
SALUD El recaudo de la participación para salud se registra
El registro contable de las fuentes de financiación del debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta
sector salud considera si los recursos tienen destinación 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS y
específica para salud, y se recaudan directamente en acreditando la subcuenta 141312-Sistema general de
las cuentas del fondo de salud, o si se recaudan en participaciones, de la cuenta 1413-TRANSFERENCIAS
las cuentas de la gobernación de la respectiva entidad POR COBRAR.
territorial. La participación para salud girada por la Dirección General
Los recursos que tienen destinación específica para salud de Crédito Público y del Tesoro Nacional-DGCPTN a las
y se recaudan directamente en las cuentas del fondo de administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales
salud son: la participación para salud, las transferencias y cesantías, para el pago de los aportes patronales del
del Ministerio de la Protección Social-FOSYGA, otras personal dedicado a la prestación del servicio de salud
transferencias del Ministerio de la Protección Social de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud-
para programas especiales en salud, el impuesto a IPS, con las cuales se haya contratado la prestación de
ganadores y loterías foráneas, la renta del monopolio de los servicios, se registra debitando la subcuenta 248001-
los juegos de suerte y azar, los recursos provenientes Subsidio a la oferta, de la cuenta 2480-ADMINISTRACIÓN
de la Empresa Territorial para la Salud-ETESA, el IVA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD y acreditando la
cedido, incorporado en la participación porcentual o subcuenta 141312-Sistema general de participaciones,
en el impuesto al consumo de licores, y el IVA cedido de la cuenta 1413-TRANSFERENCIAS POR COBRAR.
incorporado en el impuesto al consumo de cerveza. Este registro parte de la base de que previamente se
reconoció el gasto público social, debitando la subcuenta
Los recursos que se recaudan en las cuentas de las 550208-Subsidio a la oferta, de la cuenta 5502-SALUD
gobernaciones son: la participación porcentual o el y acreditando la subcuenta 248001-Subsidio a la oferta,
impuesto al consumo de licores, las estampillas, los de la cuenta 2480-ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE
excedentes de las licoreras, los derechos de explotación SERVICIOS DE SALUD.
título II
452 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de la cuenta 1413-TRANSFERENCIAS POR COBRAR y de Salud del Régimen Subsidiado. Para el efecto, se
acredita la subcuenta 442804-Para programas de salud, debita la subcuenta 550210-Régimen subsidiado, de la
de la cuenta 4428-OTRAS TRANSFERENCIAS. A nivel cuenta 5502-SALUD y se acredita la subcuenta 248002-
auxiliar debe identificarse que la fuente del recurso es Régimen subsidiado, de la cuenta 2480-ADMINISTRACIÓN
la participación porcentual o el impuesto al consumo de Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD.
licores, las estampillas, los excedentes de las licoreras,
los derechos de explotación y otras contraprestaciones 13. SUBSIDIO A LA OFERTA
económicas originadas en el monopolio de licores y Representa los gastos destinados a la prestación de
el impuesto de registro. Esta información debe ser los servicios de salud a la población pobre y vulnerable
suministrada por la respectiva gobernación. que no se encuentra afiliada al régimen subsidiado ni al
Con el recaudo, el fondo de salud debita la subcuenta régimen contributivo, así como los servicios excluidos en
que corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Subsidiado-POS-
INSTITUCIONES FINANCIERAS y acredita la subcuenta S y los de la población del régimen contributivo durante
141314-Otras transferencias, de la cuenta 1413- los períodos de carencia. El recurso utilizado en la
TRANSFERENCIAS POR COBRAR. contratación de servicios de salud con una IPS, se registra
debitando la subcuenta 550208-Subsidio a la oferta, de la
9. OTROS RECURSOS cuenta 5502-SALUD y acreditando la subcuenta 248001-
Los recursos que financien el sector salud, distintos Subsidio a la oferta, de la cuenta 2480-ADMINISTRACIÓN
de los enunciados anteriormente, deben reconocerse Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD.
considerando el origen del derecho y la naturaleza del
ingreso, utilizando la estructura del Catálogo General de 14. ACCIONES DE SALUD PÚBLICA
Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Representan los gastos orientados a realizar las
Contabilidad Pública. acciones, intervenciones y procedimientos dirigidos a la
colectividad con altas externalidades, en los componentes
10. OPERACIONES RECÍPROCAS de promoción de la salud, prevención de la enfermedad,
Los fondos de salud del sector descentralizado deben vigilancia en acciones de salud pública y control de
garantizar que la operación recíproca originada en la factores de riesgo, definidos como prioritarios para el
participación para salud, los recursos del FOSYGA y país por el Ministerio de la Protección Social. El recurso
otros recursos del Ministerio de la Protección Social, así utilizado en la contratación de actividades de promoción
como los de ETESA, quede registrada con la respectiva de la salud y prevención de enfermedades con una IPS,
entidad del nivel nacional. se registra debitando la subcuenta 550216-Acciones de
salud pública, de la cuenta 5502-SALUD y acreditando
11. APLICACIÓN DE LOS RECURSOS EN GASTO la subcuenta 248004-Acciones de salud pública, de
PÚBLICO SOCIAL la cuenta 2480-ADMINISTRACIÓN Y PRESTACIÓN DE
Representa las erogaciones con cargo al fondo de salud SERVICIOS DE SALUD.
para garantizar la atención en salud de la población
vinculada o afiliada al régimen subsidiado del sistema 15. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
general de seguridad social en salud, para las actividades Representa los recursos ejecutados para desarrollar y
de promoción de la salud y prevención de la enfermedad fortalecer las unidades o instituciones de prestación de
y para el fortalecimiento institucional de la prestación de servicios de salud. El gasto debe reconocerse debitando
servicios de salud, de acuerdo con las normas vigentes. la subcuenta 550211-Fortalecimiento institucional para la
prestación de servicios de salud, de la cuenta 5502-SALUD
12. RÉGIMEN SUBSIDIADO y acreditando la subcuenta 240101-Bienes y servicios ó
Representa los recursos destinados para garantizar la subcuenta 240601-Bienes y servicios, de la cuenta
la afiliación de las personas al régimen subsidiado del 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES
Sistema General de Seguridad Social en Salud, mediante o 2406-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL
la suscripción de contratos con las Empresas Promotoras EXTERIOR, respectivamente.
título II
CAPÍTULO XIII.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LAS OPERACIONES REALIZADAS POR LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS
DE SERVICIOS DE SALUD-IPS
1. CAUSACIÓN DE LOS INGRESOS POR LA VENTA demanda. Estos contratos pueden pactarse con pago
DE SERVICIOS DE SALUD vencido o anticipado. La causación del ingreso debe
efectuarse con base en el contrato o convenio, los soportes
En el marco del Sistema General de Seguridad Social en
de la prestación del servicio y el manual de tarifas.
Salud-SGSSS, las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud-IPS deben garantizar su subsistencia, para lo Si el contrato se pacta con pago vencido, con la prestación
cual se requiere la facturación de la prestación de los del servicio y la correspondiente facturación, se debita la
servicios de salud, con independencia de la modalidad subcuenta que corresponda, de la cuenta 1409-SERVICIOS
de contratación. DE SALUD y se acredita la subcuenta respectiva, de la
cuenta 4312-SERVICIOS DE SALUD. Tratándose de los
2. CONTRATOS POR EVENTO contratos a vinculados, se debitan las subcuentas 140911-
Atención con cargo al subsidio a la oferta y 140913-Cuota
Los contratos por evento consisten en que la IPS factura de recuperación, de la cuenta 1409-SERVICIOS DE SALUD
los servicios prestados a los usuarios, de acuerdo con los y se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
términos contractuales, y la entidad contratante asume 4312-SERVICIOS DE SALUD.
el pago de dicha prestación. Estos contratos pueden
pactarse con pago vencido o anticipado. La causación Si al finalizar el mes el valor de la facturación supera
del ingreso debe efectuarse con base en el contrato o el valor del contrato, la diferencia debe registrarse
convenio, los soportes de la prestación del servicio y el debitando la subcuenta 511160-Margen en la
manual de tarifas. contratación de servicios de salud, de la cuenta 5111-
GENERALES, previa disminución del ingreso por el
Si el contrato se pacta con pago vencido, se debita la
margen en la contratación de servicios de salud, si
subcuenta que corresponda, de la cuenta 1409-SERVICIOS
existiere, y acreditando la subcuenta que corresponda,
DE SALUD y se acredita la subcuenta respectiva, de la
de la cuenta 1409-SERVICIOS DE SALUD. Si por el
cuenta 4312-SERVICIOS DE SALUD.
contrario, el valor facturado es inferior al del contrato,
Si en el contrato se pacta el pago anticipado, cuando se la diferencia se registra con un débito en la subcuenta
reciban los recursos se debita la subcuenta que corresponda, 147087-Margen en la contratación de servicios de salud,
de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES y con un crédito
FINANCIERAS y se acredita la subcuenta 291007-Ventas, de en la subcuenta 480822-Margen en la contratación de
la cuenta 2910-INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO. Con servicios de salud, de la cuenta 4808-OTROS INGRESOS
la prestación del servicio, se debita la subcuenta 291007- ORDINARIOS, previa disminución del gasto por el margen
Ventas, de la cuenta 2910-INGRESOS RECIBIDOS POR en la contratación de servicios de salud, si existiere.
ANTICIPADO y se acredita la subcuenta que corresponda,
de la cuenta 4312-SERVICIOS DE SALUD. Si en el contrato se pacta el pago anticipado, cuando
se reciban los recursos, se debita la subcuenta que
3. CONTRATOS DE CAPITACIÓN Y DE ATENCIÓN A corresponda, de la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN
INSTITUCIONES FINANCIERAS y se acredita la subcuenta
VINCULADOS 291007-Ventas, de la cuenta 2910-INGRESOS RECIBIDOS
En estos contratos, por una suma fija predeterminada que POR ANTICIPADO. Con la prestación del servicio, se
paga la entidad contratante, la IPS se obliga a prestar el debita la subcuenta 291007-Ventas, de la cuenta 2910-
servicio de salud, con independencia de su frecuencia o INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO y se acredita
título II
456 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
para salud es superior a los aportes patronales subsanable. La glosa es subsanable si puede enmendarse
causados por la IPS, la diferencia se registra en la completando la documentación o información requerida,
subcuenta 190512-Contribuciones efectivas, de la realizando las correcciones necesarias o formulando las
cuenta 1905-BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR aclaraciones del caso y es no subsanable, cuando no es
ANTICIPADO. En caso contrario, la diferencia se registra posible corregirla y en consecuencia es aceptada por la
acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta IPS. La glosa no pertinente es la que no se encuentra
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, adecuadamente justificada y en este evento se formula la
previa disminución del saldo de la subcuenta 190512- respuesta sustentando el rechazo.
Contribuciones efectivas, de la cuenta 1905-BIENES Y Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de
SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO, si existiere. rechazo de la glosa por no ser pertinente o, siendo
pertinente, se da respuesta satisfactoria y oportuna a
6. TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS GLOSAS A las objeciones, la IPS disminuye las cuentas de orden
LA FACTURACIÓN acreditando la subcuenta que corresponda, de la cuenta
Las glosas son objeciones a la facturación presentada 8333-FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS
por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud- DE SALUD y debitando la subcuenta 891517-Facturación
IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en glosada en venta de servicios de salud, de la cuenta
la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).
las cuales pueden determinarse al interior de la misma Cuando la institución comete errores en la liquidación de
institución o por las entidades con las cuales se hayan su facturación debe proceder a hacer las reliquidaciones
celebrado contratos de prestación de servicios, tales y ajustes contables a que haya lugar, afectando las
como Empresas Promotoras de Salud-EPS, Empresas cuentas de deudores e ingresos, por los mayores o
Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Compañías menores valores, según corresponda.
de Seguros, Fondos de Salud y otras IPS. Las glosas no subsanables se registran debitando la
Entre las glosas más comunes se encuentran: documentos subcuenta 580802-Pérdida en retiro de activos, de la
sin diligenciar o mal diligenciados, documentos cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS y acreditando
enmendados, inconsistencias en los soportes anexos, la subcuenta que corresponda de la cuenta 1409-
cobros sin la comprobación de los derechos de SERVICIOS DE SALUD. Adicionalmente, se disminuyen
usuario, falta de información estadística, errores en las las cuentas de orden acreditando la subcuenta que
liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas, corresponda, de la cuenta 8333-FACTURACIÓN GLOSADA
falta de la relación de pacientes, falta de documentos, EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD y debitando la
prestación de servicios adicionales a los establecidos en subcuenta 891517-Facturación glosada en venta de
el contrato, falta de pertinencia técnico-científica entre servicios de salud, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE
diagnóstico y procedimientos realizados y/o servicios CONTROL POR CONTRA (CR), sin perjuicio de los procesos
prestados y documentos sin firma del paciente. adelantados para establecer responsabilidades.
Las glosas deben registrarse en cuentas de orden 7. TRASLADO DE INVENTARIOS
deudoras de control en el momento en que se presentan. La IPS que traslade a otra bienes para la prestación
Para el efecto, se debita la subcuenta que corresponda, del servicio que no constituyen formación bruta de
de la cuenta 8333-FACTURACIÓN GLOSADA EN VENTA capital, debita la subcuenta 580808-Bienes y derechos
DE SERVICIOS DE SALUD y se acredita la subcuenta trasladados por las empresas a otras entidades
891517-Facturación glosada en venta de servicios de contables públicas, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
salud, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR ORDINARIOS y acredita las subcuentas y cuentas que
CONTRA (CR). El registro debe efectuarse por el valor correspondan, del grupo 15-INVENTARIOS. Por su parte,
de la factura, si la glosa es total o por el valor de los la IPS que recibe los bienes debita las subcuentas y
servicios glosados, si la glosa es parcial. cuentas que correspondan, del grupo 15-INVENTARIOS
Las glosas pueden ser pertinentes o no pertinentes. La y acredita la subcuenta 480816-Bienes y derechos que
glosa pertinente es la que está adecuadamente justificada no constituyen formación bruta de capital, de la cuenta
por la entidad contratante y puede ser subsanable o no 4808-OTROS INGRESOS ORDINARIOS.
título II
458 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
CAPÍTULO XV.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL RECONOCIMIENTO Y REVELACIÓN
DE LOS SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES POR PARTE DE LAS ENTIDADES CONTABLES
PÚBLICAS PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
título II
462 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La entidad contable pública debe reconocer los procesos En todo caso, los gastos originados en la liquidación
judiciales y demás reclamaciones, en cuentas de orden, deben ser reconocidos por la entidad contable pública
pasivos estimados o pasivo real, dependiendo de la en la cual se esté adelantando dicho proceso, con
evolución de los procesos o la evaluación del riesgo, de independencia de que la apropiación presupuestal haya
conformidad con lo establecido en el procedimiento para sido asignada a otra entidad contable pública.
el registro contable de los procesos judiciales. De igual Cuando las normas establezcan que los recursos deben
forma registra los derechos judiciales reconociéndolos ser restituidos, la entidad en liquidación debe reconocer
en cuentas de orden o como derechos judicialmente el pasivo a favor de la entidad que efectuó los pagos y
reconocidos, según corresponda. Los registros cancelar los pasivos causados en la liquidación, para lo
contables se indican en el procedimiento de procesos cual debita la subcuenta que generó para el pago de la
judiciales y embargos. obligación y acredita la subcuenta 249015-Obligaciones
pagadas por terceros, de la cuenta 2490-OTRAS
13. CANCELACIÓN DE PASIVOS CON BIENES CUENTAS POR PAGAR. Por su parte, la entidad que
COMO DACIÓN EN PAGO efectúa el pago debita la subcuenta 147064-Pago por
cuenta de terceros, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES
Si durante el proceso de liquidación se cancelan pasivos
y acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
con bienes como dación en pago, se debitan los pasivos
1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.
y se acreditan los activos por su valor en libros. El valor
de la operación será conforme lo establezcan las normas En caso de que las normas no establezcan la restitución
vigentes. de los recursos la entidad en liquidación, así como
título II
464 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
la entidad que efectúa los pagos, deben aplicar lo la entidad del gobierno o empresa que devuelve los
definido en este procedimiento para el traslado de bienes debita la subcuenta 934619-Propiedades,
obligaciones. planta y equipo, de la cuenta 9346-BIENES RECIBIDOS
DE TERCEROS y acredita la subcuenta 991506-Bienes
15. RECONOCIMIENTO DE COSTOS Y GASTOS EN recibidos de terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS
EMPRESAS QUE CONTINÚEN PRODUCIENDO DE CONTROL POR CONTRA (DB).
BIENES O PRESTANDO SERVICIOS DURANTE
EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN 18. RESTITUCIÓN DE BIENES A LA ENTIDAD EN
Si de conformidad con las disposiciones legales, durante
LIQUIDACIÓN
el proceso de liquidación la empresa continúa prestando Si una entidad del gobierno general le restituye bienes a
el servicio o produciendo bienes, debe reconocer otra entidad del gobierno general que se encuentra en
los gastos y costos que correspondan, sin perjuicio liquidación, esta última los debe incorporar debitando las
de cumplir con el procedimiento contable para las subcuentas de las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES,
liquidaciones. PLANTA Y EQUIPO y acreditando la subcuenta 314001-
Liquidación o 326001-Liquidación, de la cuenta 3140-
16. DEPRECIACIONES, AMORTIZACIONES, PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES
o 3260-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS
PROVISIONES Y VALORIZACIONES DE
ESPECIALES, según corresponda.
ACTIVOS
Por su parte, cuando las empresas le restituyen bienes a
Los activos de una entidad que se encuentre en proceso
la entidad en liquidación, ésta debita las subcuentas, de las
de liquidación no son objeto de reconocimiento de
provisiones y valorizaciones. Tampoco son objeto de cuentas que correspondan del grupo 16-PROPIEDADES,
reconocimiento de depreciaciones y amortizaciones, PLANTA Y EQUIPO por el valor neto que resulte de acreditar
excepto los bienes que se utilizan en la producción de las subcuentas relacionadas, de la cuenta 1920-BIENES
bienes y servicios, cuando el Estado deba garantizar la ENTREGADOS A TERCEROS y debitar las subcuentas de
continuidad en la producción de éstos o la prestación la cuenta 1925-AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE BIENES
del servicio; así mismo, son objeto de depreciaciones ENTREGADOS A TERCEROS (CR).
o amortizaciones los bienes que se destinen para el
funcionamiento de la entidad durante el proceso de 19. CIERRE CONTABLE DURANTE EL PROCESO
liquidación, se concesionen o se arrienden. DE LIQUIDACIÓN
Al finalizar el período contable, la entidad contable
17. DEVOLUCIÓN DE BIENES DE TERCEROS pública debe efectuar el cierre de las operaciones con
La devolución de bienes de una entidad en liquidación ocasión de la liquidación, para lo cual debita las cuentas
que pertenece al gobierno general a otra entidad de ingresos y acredita las cuentas de gastos y costos,
del gobierno general se efectúa por el valor en utilizando como contrapartida las subcuentas, de la
libros, debitando la subcuenta 314001-Liquidación ó cuenta 5905-CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS.
326001-Liquidación, de la cuenta 3140-PATRIMONIO El saldo neto del cierre se traslada a la subcuenta
DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES o 3260- que corresponda, de la cuenta 3111-RESULTADO DEL
PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES, EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN
según corresponda y acreditando las subcuentas de o 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN
las cuentas de activo conforme a la naturaleza de los PROCESO DE LIQUIDACIÓN.
bienes. Al inicio del período contable siguiente, el saldo de la
Cuando la devolución de los bienes la realice una entidad cuenta de resultados 3111-RESULTADO DEL EJERCICIO
en liquidación, que pertenece al gobierno general, a una DE ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN o 3233-
empresa, o la devolución se realice entre empresas, RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESO
título II
466 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
468 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
470 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OTRAS CUENTAS ACREEDORAS DE CONTROL. Sobre estos la cuenta 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y
valores se debe hacer la correspondiente revelación en 169511-Equipos de comunicación y computación, de
notas a los estados contables de la entidad ejecutora del la cuenta 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
proyecto de inversión. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR). La diferencia se
registra acreditando las subcuentas que correspondan,
3. TRASLADO DE RECURSOS Y BIENES COMO de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL
CONTRAPARTIDA FISCAL. Si el bien que le fue trasladado tiene registrada
valorización, se debita la subcuenta 199969-Equipos
Los recursos de contrapartida son los que de acuerdo de comunicación y computación, de la cuenta 1999-
con lo establecido en los convenios de crédito externo VALORIZACIONES y se acredita la subcuenta 311569-
aportan las entidades contables públicas del nivel Equipos de comunicación y computación o 324069-
nacional y territorial y, demás entidades, para la Equipos de comunicación y computación, de la
cofinanciación de proyectos de inversión. cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-
Cuando se maneje contabilidad separada, el traslado de SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN.
los bienes de la entidad ejecutora del proyecto a título
En todo caso, debe mantenerse el detalle del costo
de contrapartida, en la contabilidad del proyecto, se
histórico, la provisión y depreciación del bien en la
registra debitando la subcuenta que identifique el tipo
contabilidad del proyecto.
de bien objeto de traslado, afectando igualmente las
cuentas asociadas al bien que se traslada (provisión, Cuando la contabilidad del proyecto se tiene estructurada
depreciación, valorización o amortización), acreditando de manera integrada a la de la entidad ejecutora, los
la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3105- registros para el traslado de bienes al proyecto se
CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL FISCAL. efectúan reclasificando al nivel de auxiliares de cada una
En el supuesto de que el bien que se traslada es un de las cuentas asociadas al bien trasladado.
computador, en la contabilidad de la entidad ejecutora
del proyecto se debitan las subcuentas 168507-Equipo 4. EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE INVERSIÓN
de comunicación y computación, de la cuenta 1685-
Teniendo en cuenta que la entidad ejecutora debe aplicar
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 169511-Equipos
en su totalidad el Régimen de Contabilidad Pública,
de Comunicación y Computación, de la cuenta 1695-
cuando los recursos del proyecto son administrados
PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES,
en sus cuentas corrientes, bien sea en el país o en el
PLANTA Y EQUIPO (CR) y se acredita la subcuenta 167002-
exterior, previo a la ejecución de los mismos, deben
Equipo de computación, de la cuenta 1670-EQUIPOS
hacerse los registros de causación que correspondan,
DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN. La diferencia se
y aquellos relacionados con el pago.
registra debitando las subcuentas que correspondan de
la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL FISCAL. Cuando los recursos del proyecto son depositados para
En el caso de que para el bien objeto de traslado se haya su administración en cuentas de un agente financiero
registrado valorización, se debita la subcuenta 311569- y/o administrador, con los soportes de la ejecución
Equipos de comunicación y computación, de la cuenta de los recursos que suministre este agente, se debita
3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN, o 324069-Equipos en la contabilidad del proyecto la respectiva cuenta y
de comunicación y computación, de la cuenta 3240- subcuenta de activo o gasto, según se trate, y se acredita
SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta la subcuenta 142402-En administración, de la cuenta
199969-Equipos de comunicación y computación, de la 1424-RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN.
cuenta 1999-VALORIZACIONES. El agente financiero y/o administrador-AFE corresponde
Por su parte, en la contabilidad del proyecto se al organismo de carácter nacional o internacional
debita la subcuenta 167002-Equipo de computación, autorizado por el organismo internacional de fomento
de la cuenta 1670-EQUIPOS DE COMUNICACIÓN o banca multilateral para prestar asistencia técnica en
Y COMPUTACIÓN y se acreditan las subcuentas el tema de adquisiciones, gestión de obras y administrar
168507-Equipo de comunicación y computación, de fondos de los proyectos de inversión.
Cuando se ha autorizado por parte del organismo proyecto, a una entidad contable pública diferente de la
internacional de fomento o banca multilateral la entidad ejecutora o a la comunidad.
contratación de un agente financiero y/o administrador-
AFE, la entidad ejecutora del proyecto de inversión debe 7. TRASLADO A LA ENTIDAD EJECUTORA DEL
implementar los mecanismos tendientes a obtener de PROYECTO DE INVERSIÓN O A UNA ENTIDAD
este agente la información relacionada con la ejecución
CONTABLE PÚBLICA DIFERENTE DE LA
de los recursos del proyecto que administra, con las
especificaciones, características y periodicidad requerida, ENTIDAD EJECUTORA
para que la información que se reporta, por parte de la Bien sea que se trate de una entidad contable pública
entidad ejecutora del proyecto a la Contaduría General del gobierno general o de una empresa pública que
de la Nación, incorpore la información del proyecto de administre un proyecto de inversión, para el traslado se
inversión. atenderá lo definido en el Procedimiento contable para
Si en desarrollo del proyecto de inversión se adquieren el reconocimiento y revelación de hechos relacionados
bienes para la comunidad, se debita la subcuenta con las propiedades, planta y equipo.
“Asignación de bienes y servicios” de las cuentas que Para el efecto en la contabilidad del proyecto de inversión
conforman el grupo 55-GASTO PÚBLICO SOCIAL, si por el traslado de propiedades, planta y equipo se debitan
está orientado a la solución de necesidades básicas las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685-
insatisfechas en los sectores definidos por la ley, o la DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES
subcuenta 521167-Asignación de bienes y servicios, de PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
la cuenta 5211-GENERALES, si la inversión está dirigida (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique
a otros sectores, con crédito a la subcuenta 142402- la naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-
En administración, de la cuenta 1424-RECURSOS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra
ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN, si los recursos debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta
destinados para el proyecto están siendo administrados 3105-CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL FISCAL. En caso de
por un agente financiero y/o administrador; o la subcuenta haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta
del pasivo que corresponda. que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR
En todo caso la entidad ejecutora del proyecto debe VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN y
establecer los controles administrativos de los bienes se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta
adquiridos para el proyecto. 1999-VALORIZACIONES.
Por su parte la entidad ejecutora del proyecto debita la
5. PROYECTOS EJECUTADOS POR VARIAS
subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del
ENTIDADES bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO,
Cuando el proyecto de inversión se ejecute con la por el valor convenido que puede ser el valor en libros
participación de varias entidades, cada una de ellas o uno estimado mediante avalúo técnico, y acredita
registrará en su contabilidad la parte que le corresponda las subcuentas que correspondan, de la cuenta 3105-
ejecutar, con base en lo definido en el convenio de CAPITAL FISCAL o 3208-CAPITAL FISCAL; tratándose de
préstamo o en el Manual Operativo del Proyecto. una entidad contable pública diferente a la ejecutora
del proyecto, acredita la subcuenta 312525-Bienes, de
6. LIQUIDACIÓN DE LOS PROYECTOS DE la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO
INVERSIÓN o 325525-Bienes, de la cuenta 3255-PATRIMONIO
Concluida la vida del proyecto de inversión, el traslado de INSTITUCIONAL INCORPORADO.
los bienes depende de lo definido en el Manual Operativo Cuando la contabilidad del proyecto se tiene estructurada
del Proyecto o por acuerdo entre la entidad ejecutora de manera integrada a la de la entidad ejecutora, los
del mismo y el organismo internacional de fomento o registros para el traslado de los bienes se efectúan
banca multilateral cofinanciador, esto es considerando reclasificando el nivel de auxiliares de cada una de las
si los bienes se trasladan a la entidad ejecutora del cuentas asociadas al bien que se traslada.
título II
472 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título II
474 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
pública participante tiene derecho a una parte de los Dicha inversión debe actualizarse aplicando el método
resultados de la entidad bajo control conjunto, así los de participación patrimonial, y en este sentido debe
aportes realizados por las entidades participantes observarse lo pertinente en el procedimiento contable
adquieren el carácter de inversión patrimonial, por lo para el reconocimiento y revelación de las inversiones.
cual, en el momento que dichos aportes se efectúen,
las entidades participantes deben debitar la subcuenta 5. REVELACIÓN EN NOTAS A LOS ESTADOS
que corresponda, de la cuenta 1208-INVERSIONES CONTABLES
PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS, y Debe revelarse en notas a los estados contables
acreditar las subcuentas que correspondan de la clase una descripción de sus participaciones significativas
de activos, según se trate el tipo de aportes. en activos, pasivos, ingresos, gastos y costos, así
como la participación en entidades controladas
conjuntamente.
CAPÍTULO I.
PROCEDIMIENTO CONTABLE PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y ENVÍO DE LOS REPORTES
CONTABLES RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL
Y AMBIENTAL A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, A TRAVÉS DEL SISTEMA
CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN PÚBLICA–CHIP
título III
476 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Encabezado del formulario. Los datos de encabezado signos. Estos valores corresponden a los registrados por
aparecen automáticamente como parte del esquema la entidad contable pública entre el primero y el último
del formulario, una vez la entidad haya efectuado la día del período de reporte establecido en la categoría.
actualización respectiva. Es decir, la entidad no requiere Movimiento débito. Corresponde al valor de la sumatoria
diligenciarlos a través del Sistema CHIP. de los movimientos débito de la respectiva subcuenta,
Descripción de conceptos. Los conceptos corresponden registrados durante el período de reporte.
a las subcuentas definidas en el Catálogo General de Movimiento crédito. Corresponde al valor de la
Cuentas establecidas y habilitadas a través de los sumatoria de los movimientos crédito de la respectiva
respectivos ámbitos para la entidad contable pública. subcuenta, registrados durante el período de reporte.
Estos conceptos aparecen automáticamente al seleccionar
el formulario a diligenciar. Saldo final. Corresponde a la suma algebraica que
resulte de los valores incluidos en las variables saldo
5. DESCRIPCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE inicial, movimiento débito y movimiento crédito,
dependiendo de la naturaleza de la clase a la que
VARIABLES CUANTITATIVAS
pertenezca el concepto. El Sistema CHIP Local hará el
Saldo inicial. Para cada período de la categoría a cómputo en cada entidad en el momento de ejecutar la
reportar, el saldo inicial corresponde al saldo final del funcionalidad de validación o de cálculo.
período inmediatamente anterior. Este dato debe ser
Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene
diligenciado por la entidad.
asignado el atributo “Naturaleza Débito”, tomará el
Cuando una entidad reporta por primera vez a través del valor de la columna “Saldo inicial”, le sumará el valor
sistema la variable saldo inicial debe ser reportada en cero registrado en la columna movimiento “Débito” y restará
(Debe digitarse el número 0), se incluyen las creadas, el valor registrado en la columna movimiento “Crédito”.
producto de un proceso de escisión o fusión, cuando
Si la clase a la cual pertenece la subcuenta tiene asignado
presenta su primer reporte. Cuando la fusión se da por
el atributo “Naturaleza Crédito”, tomará el valor de la
absorción, en la variable de saldo inicial se debe reportar
columna “Saldo Inicial”, le restará el valor registrado
la información de la entidad absorbente y los valores que
en la columna movimiento “Débito” y sumará el valor
se incorporan del organismo absorbido deben reportarse
conjuntamente con el movimiento de la absorbente. registrado en la columna movimiento “Crédito”.
Una vez realizados los cálculos descritos anteriormente,
La variable saldo inicial debe diligenciarse a nivel de
el “Saldo Final” deberá conservar las mismas reglas
subcuenta, toda vez que el Sistema CHIP Local realizará
establecidas para el “Saldo Inicial”.
automáticamente las sumas algebraicas verticales a
partir de la “Cuenta” hasta la “Clase” respectiva. Distribución del saldo final en Corriente y no Corriente.
Se debe distribuir el valor de la columna “Saldo Final” en
Los valores deben ser positivos, es decir, sin signo.
las columnas “Saldo Final Corriente” y “Saldo Final No
Se exceptúan las subcuentas que tengan el atributo
Corriente”, teniendo en cuenta el atributo LIQUIDEZ en
“NATURALEZA” contrario a la de su clase, como sucede
los activos y EXIGIBILIDAD en los pasivos, conservando
con las cuentas valuativas relativas a la Depreciación,
el signo de la variable saldo final.
Provisiones, Amortizaciones, Agotamiento y aquellas
subcuentas, cuentas y grupos que siendo de igual En todo caso, el saldo final de las cuentas de Patrimonio,
NATURALEZA a la de la clase, por situaciones extraordinarias Ingresos, Gastos, Costos, Cuentas de Orden y Cuentas de
la dinámica permite saldos contrarios, como sucede con la Clase Cero (0) de Presupuesto y Tesorería, se ubican
las cuentas Resultado del ejercicio, Pensiones actuales en la columna del Saldo Final No Corriente, conservando
por amortizar, Patrimonio público incorporado y la clase el signo correspondiente de la variable Saldo Final.
Patrimonio, entre otras. Estas excepciones se reportan Saldo final corriente. Corresponde a una porción del
con signo negativo (Atributo de la cuenta “Ambisigno”). saldo final, clasificado y definido bajo el concepto de
Movimientos débitos y créditos. Los valores de las “Corriente” teniendo en cuenta el criterio de liquidez en
subcuentas deben diligenciarse en todos los casos sin los activos o exigibilidad en los pasivos así:
El activo corriente comprende los bienes y derechos que La estructura del formulario CGN2005_002_
razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o OPERACIONES_RECIPROCAS corresponde a la
que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, establecida en el ANEXO 2 del presente procedimiento.
en un período no superior a un año, contado a partir de la
fecha del balance general. El pasivo corriente agrupa las Encabezado del formulario. Los datos de encabezado
obligaciones derivadas de las actividades de la entidad aparecen automáticamente como parte del esquema
contable pública, exigibles en un período no mayor de un del formulario, una vez la entidad haya efectuado la
año, contado a partir de la fecha del balance general. El actualización respectiva. Es decir, la entidad no requiere
valor corriente debe conservar el signo correspondiente diligenciarlos a través del Sistema CHIP.
a la columna del saldo final. Descripción de conceptos. Los conceptos
Tratándose de entidades en proceso de liquidación, corresponden a las subcuentas definidas en el Catálogo
fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos General de Cuentas establecidas y habilitadas a través
relativos a la presentación de información definidos en de los respectivos ámbitos para la entidad contable
el procedimiento expedido por la Contaduría General de pública. Estos conceptos aparecen automáticamente al
la Nación. seleccionar el formulario a diligenciar.
Saldo final no corriente. Corresponde a una porción
del saldo final, el cual la entidad contable pública ha 7. DESCRIPCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE LA
clasificado y definido bajo el concepto de “No Corriente” VARIABLE DE DETALLE
teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos o Entidad recíproca. Corresponde al código institucional
exigibilidad en los pasivos, así: y al nombre de la entidad contable pública con quien
El activo no corriente está constituido por los bienes y se generó la operación recíproca. Es una variable
derechos de relativa permanencia que se adquieren con donde el reporte de los valores de cada concepto debe
el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con efectuarse indicando la(s) respectiva(s) entidad(es) con
la intención de comercializarlos. El pasivo no corriente la(s) cual(es) se ha generado la reciprocidad, que se
corresponde a las obligaciones derivadas de las obtiene de la lista que presenta el sistema.
actividades de la entidad contable pública exigibles en un
período mayor a un año, contado a partir de la fecha del 8. DESCRIPCIÓN Y DILIGENCIAMIENTO DE LAS
balance general. El valor no corriente debe conservar el VARIABLES CUANTITATIVAS
signo correspondiente a la columna del saldo final.
Valor corriente. Valor derivado de la fracción
Tratándose de entidades en proceso de liquidación, clasificada en la variable Saldo Final Corriente en el
fusión o escisión, deben atenderse los procedimientos formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS,
relativos a la presentación de información definidos en conservando el signo del valor registrado en dicho
el procedimiento expedido por la Contaduría General de formulario. La suma de los valores reportados en este
la Nación. formulario, para una misma subcuenta, puede ser igual
o menor al reportado en el formulario CGN2005_001_
6. FORMULARIO CGN2005_002_OPERACIONES_ SALDOS_Y_MOVIMIENTOS.
RECIPROCAS Valor no corriente. Valor derivado de la fracción
Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones clasificada en la variable Saldo Final No Corriente en el
económicas y financieras realizadas entre entidades formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS,
contables públicas, los cuales están asociados con activos, conservando el signo del valor registrado en dicho
pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, que son formulario. La suma de los valores reportados en este
objeto de eliminación en el proceso de consolidación, formulario, para una misma subcuenta, puede ser igual
de acuerdo con la Tabla de Correlaciones, que se puede o menor al reportado en el formulario CGN2005_001_
consultar a través de la página WEB: www.contaduria.gov.co SALDOS_Y_MOVIMIENTOS.
título III
478 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una vez la categoría de información es publicada, Los mensajes no permisibles indican que la entidad
quedan disponibles los diferentes formularios para contable pública presenta deficiencias en la información
ser diligenciados por parte de las entidades contables a reportar y que el sistema no le permitirá el envío, hasta
públicas. Esto significa que el catálogo de cuentas tanto se realice la modificación que corresponda.
publicado para cada ámbito no puede ser modificado,
sino hasta la siguiente publicación. 17. DEFINICIONES EN LÍNEA
En este sentido, cuando una entidad contable pública Las definiciones técnicas propias del lenguaje del Sistema
considere que dentro del ámbito definido no se CHIP, tales como formularios, variables, conceptos,
encuentra alguna subcuenta que requiere utilizar, debe atributos, ámbitos, fragmentación, se encuentran en la
proceder así: funcionalidad de ayuda en línea dispuesta en el Sistema
CHIP.
Solicitar a la Contaduría General de la Nación con una
antelación no inferior a 15 días calendario a la terminación
de la fecha de corte del período a reportar, mediante 18. ANEXOS
comunicación escrita, la incorporación del concepto dentro A continuación se presentan las diferentes vistas para
de su ámbito, con la debida sustentación, indicando la cada uno de los formularios definidos a través del
transacción en la cual utilizará dicho concepto. sistema CHIP.
título III
480 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ANEXO 1
CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
ANEXO 2
CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS
ANEXO 3
CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO
ANEXO 4
CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL
título III
CAPÍTULO II.
PROCEDIMIENTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN Y PRESENTACIÓN
DE LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS
1. FORMALIDADES COMUNES PARA LA representante legal y el contador público a cuyo cargo esté
ELABORACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS la contabilidad de la entidad contable pública. Así mismo,
ESTADOS CONTABLES BÁSICOS estos funcionarios deben certificar los mencionados
estados, conforme lo indican las normas técnicas.
Los estados contables básicos son el Balance General;
el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y 5. CERTIFICACIÓN
Ambiental; el Estado de Cambios en el Patrimonio y el
Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados Consiste en un escrito que contenga la declaración
contables forman parte integral de los mismos. expresa y breve de que los saldos fueron tomados
fielmente de los libros de contabilidad, que la contabilidad
Los estados contables básicos se preparan al finalizar el
se elaboró conforme a la normativa señalada en el
período contable, efectuando los ajustes y cierre de las
operaciones en los libros de contabilidad. Régimen de Contabilidad Pública, y que la información
revelada refleja en forma fidedigna la situación
Los estados contables de períodos intermedios financiera, económica, social y ambiental de la entidad
corresponden a los que se preparan durante el transcurso contable pública, además de que se han verificado
del período contable, sin que esto signifique el cierre de las las afirmaciones contenidas en los estados contables
operaciones. Para este propósito, se deben usar métodos básicos, principalmente las referidas a:
alternativos que permitan calcular los resultados y que no
alteren la razonabilidad de los mismos. a) Que los hechos, transacciones y operaciones han
En su elaboración y divulgación deben tenerse en cuenta sido reconocidos y realizados por la entidad contable
las siguientes directrices: pública durante el período contable
b) Que los hechos económicos se revelan conforme a lo
2. ENCABEZADO establecido en el Régimen de Contabilidad Pública
Deben presentarse con un encabezado que contenga c) Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio,
el nombre de la entidad contable pública, el nombre del ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, ha sido
estado contable básico, la fecha de corte o el período al revelado en los estados contables básicos hasta la
que corresponde, indicando el día, mes en letras, año, y el fecha de corte, por la entidad contable pública
nivel de precisión utilizado en la presentación de las cifras d) Que los activos representan un potencial de servicios
(millones, miles, etc.). o beneficios económicos futuros y los pasivos
representan hechos pasados que implican un flujo de
3. REFERENCIAS CRUZADAS salida de recursos, en desarrollo de las funciones de
Deben usarse referencias que permitan el cruce de cada cometido estatal de la entidad contable pública, en la
uno de los conceptos y valores con las notas a los estados fecha de corte
contables, mostrando el número de la nota relacionada. La certificación se afectará cuando los estados contables
sean modificados por decisión de la asamblea de accionistas
4. RESPONSABLES o junta directiva de la entidad contable pública, o por las
Los funcionarios responsables por el cumplimiento autoridades gubernamentales, y en consecuencia deben
de las obligaciones relacionadas con la preparación y certificarse nuevamente. La certificación de los estados
presentación de los estados contables básicos son el contables básicos debe estar firmada por el representante
legal de la entidad contable pública, y por el contador exigibilidad; reflejando de esta forma los bienes,
público con el número de tarjeta profesional. derechos, obligaciones y el patrimonio. Los saldos de
activo y pasivo se clasifican en corrientes y no corrientes,
6. FIRMAS DE LOS ESTADOS CONTABLES mostrándolos en forma comparativa con el período
BÁSICOS contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta.
Los estados contables básicos deben estar firmados por Para la clasificación de los activos y pasivos en partidas
el representante legal y el contador, anteponiendo la corrientes y no corrientes es necesario atender lo
expresión “Ver certificación anexa”. Para el efecto deben definido en las normas técnicas relativas a los estados,
escribirse, en forma legible, los nombres y apellidos reportes e informes contables, teniendo en cuenta las
de los responsables, cargo y el número de la tarjeta siguientes precisiones:
profesional del contador. Activo corriente. Presenta la suma de los saldos de
Si los estados contables son dictaminados deberá las cuentas de los grupos 11-EFECTIVO, 13-RENTAS
adicionarse la firma del revisor fiscal, indicando la POR COBRAR y 15-INVENTARIOS, así como las partidas
expresión “Anexo dictamen”, enunciando los nombres y corrientes de las cuentas de los grupos 12-INVERSIONES
apellidos, así como el número de la tarjeta profesional. E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19-
Los estados contables certificados, salvo prueba en OTROS ACTIVOS, que pueden ser convertidos en efectivo
contrario, se presumen auténticos con la firma de los o realizarse en un período inferior a un año, contado a
responsables y la certificación anexa. partir de la fecha del balance.
Activo no corriente. Corresponde a la sumatoria de los
7. PUBLICACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES saldos de las cuentas de los grupos 16-PROPIEDADES,
BÁSICOS PLANTA Y EQUIPO, 17-BIENES DE BENEFICIO Y USO
PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS
El representante legal debe garantizar la publicación
NATURALES NO RENOVABLES. Incluye las partidas no
de los estados contables básicos certificados, junto con
corrientes de las cuentas de los grupos 12-INVERSIONES
la declaración de la certificación, en las dependencias
E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 14-DEUDORES y 19-
de la respectiva entidad, en un lugar visible y público.
OTROS ACTIVOS, que se adquieren con la intención de
Cuando sean dictaminados, deben ir acompañados del
utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no se tiene la
respectivo dictamen del revisor fiscal.
intención de comercializarlos.
Lo anterior, sin perjuicio de que las entidades contables Total activo. Presenta la sumatoria del activo corriente
públicas, de acuerdo con las disposiciones legales, deban y no corriente.
publicar mensualmente estados contables intermedios, que
para este efecto se trata del Balance General y el Estado Pasivo corriente. Es la sumatoria de los saldos de las
de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental. cuentas de los grupos 21-OPERACIONES DE BANCA
CENTRAL E INSTITUCIONES FINANCIERAS, 22-OPERACIONES
8. ESTRUCTURA DE LOS ESTADOS CONTABLES DE CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA
CENTRAL, 23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E
BÁSICOS INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24-CUENTAS POR PAGAR,
Se preparan de acuerdo con los criterios definidos en 25-OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL
las normas técnicas relativas a los estados, informes y INTEGRAL, 26-OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS, 27-
reportes contables. PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS PASIVOS, que tienen
Para su elaboración y los requisitos mínimos de su contenido exigibilidad inferior a un año.
se deben tener en cuenta las reglas que se relacionan a Pasivo no corriente. Corresponde a la sumatoria
continuación, además de las normas técnicas. de los saldos de las cuentas de los grupos 21-
OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E INSTITUCIONES
9. BALANCE GENERAL FINANCIERAS, 22-OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO Y
La estructura de los activos debe conservar el orden FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL, 23-OPERACIONES
de liquidez a solvencia, y los pasivos su grado de DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, 24-
título III
484 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR PAGAR, 25-OBLIGACIONES LABORALES Y Cuentas de orden deudoras. Corresponde a la sumatoria
DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, 26-OTROS BONOS Y de los saldos de las cuentas de los grupos 81-DERECHOS
TÍTULOS EMITIDOS, 27-PASIVOS ESTIMADOS y 29-OTROS CONTINGENTES, 82-DEUDORAS FISCALES, 83-DEUDORAS
PASIVOS, cuya exigibilidad es superior a un año. DE CONTROL y 89-DEUDORAS POR CONTRA (CR).
Total pasivo. Presenta la sumatoria del pasivo corriente Cuentas de orden acreedoras. Es la sumatoria
y no corriente. de los saldos de las cuentas de los grupos 91-
RESPONSABILIDADES CONTINGENTES, 92-ACREEDORAS
Patrimonio. Es el resultado de restar al total del activo,
FISCALES, 93-ACREEDORAS DE CONTROL y 99-
el total del pasivo. Corresponde al total de las cuentas de
ACREEDORAS POR CONTRA (DB).
los grupos 31-HACIENDA PÚBLICA, si es una entidad del
sector central o 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL, si es Las entidades contables públicas que se encuentren en
una entidad del sector descentralizado o por servicios. proceso de liquidación presentan como corrientes los saldos
de las cuentas de activo y pasivo, considerando que su
Total pasivo y patrimonio. Corresponde a la sumatoria propósito es liquidar los activos para el pago de los pasivos.
del total pasivo y el patrimonio.
A manera de ilustración y con el propósito de aclarar
En este estado se revelan los saldos de las cuentas de la estructura del Balance General, a continuación se
orden deudoras y acreedoras, a nivel de cuenta, así: presenta el siguiente modelo:
10. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, Gastos operacionales. Sumatoria de los saldos por
ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL concepto de gastos incurridos en la operación básica o
principal de la entidad contable pública.
El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social
y Ambiental se presenta mostrando los saldos a Se consideran operacionales los gastos de
nivel de cuenta en forma comparativa con el período administración, de operación y las provisiones,
contable inmediatamente anterior, presentando las depreciaciones y amortizaciones. Para las entidades de
actividades ordinarias clasificadas en operacionales y no gobierno, adicionalmente se incluyen las transferencias
operacionales y las partidas extraordinarias. y el gasto público social.
Este estado se estructura en orden de precedencia Excedente (Déficit) operacional. Corresponde al
revelando los saldos de las actividades ordinarias y resultado de restar de los ingresos operacionales,
partidas extraordinarias, así como las operacionales y el costo de ventas y de operación, y los gastos
no operacionales, conforme lo define la norma técnica operacionales.
relativa a las cuentas de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental. En segundo lugar, se revelan los ingresos, costos y
gastos no operacionales para efectos de obtener el
En primer lugar, de las actividades ordinarias, se muestran excedente o déficit no operacional.
los ingresos, costos y gastos operacionales, con el fin de
calcular el excedente o déficit operacional, así: Ingresos no operacionales. Comprenden los ingresos
generados en las actividades complementarias a la
Actividades ordinarias. Corresponden a la operación
actividad básica y las adicionales que no se relacionan
básica o principal de la entidad contable pública, así
con ésta, y que son recurrentes.
como a las complementarias y vinculadas a la misma y
se caracterizan porque son recurrentes. Se clasifican en Los ingresos no operacionales de las entidades de
operacionales y no operacionales. gobierno general son los relacionados con la venta de
Ingresos operacionales. Sumatoria de los saldos por bienes y servicios, siempre y cuando no pertenezcan a
concepto de ingresos que corresponden a la operación la operación básica de la entidad. Las empresas, cuando
básica o principal de la entidad contable pública. reciban aportes de la Nación, revelan de esta misma
forma las transferencias. Adicionalmente se incluyen
La entidad conociendo la operación básica o principal, en esta clasificación los otros ingresos, excepto los
presentará su estado de actividad financiera, económica, extraordinarios.
social y ambiental conforme a la naturaleza de sus
operaciones. Es decir, las entidades de gobierno general, Costo de ventas no operacional. Es la sumatoria de
se caracterizan porque sus ingresos operacionales los grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO
corresponden por lo general a los fiscales y las DE VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIÓN
transferencias, mientras que para las empresas son la DE SERVICIOS, que cubren los costos incurridos en la
venta de bienes y servicios. producción y venta de bienes y la prestación de servicios
individualizables, cuando no corresponden a la operación
Costo de ventas y operación. Para la clasificación de los
básica o principal de la entidad contable pública.
costos incurridos en la producción y venta de bienes y la
prestación de servicios individualizables debe realizarse Gastos no operacionales. Se consideran no
la asociación con los ingresos que los generaron, operacionales los gastos de administración, provisiones,
teniendo en cuenta que corresponden a la operación depreciaciones y amortizaciones, siempre y cuando
básica o principal de la entidad contable pública. no correspondan a la operación básica de la entidad.
Para el efecto el costo de ventas y de operación Así mismo contienen los otros gastos, excluidos los
corresponde a la sumatoria de las cuentas de los extraordinarios.
grupos 62-COSTO DE VENTAS DE BIENES, 63-COSTO DE Excedente (Déficit) no operacional. Corresponde al
VENTAS DE SERVICIOS y 64-COSTO DE OPERACIÓN DE resultado de restar de los Ingresos no operacionales, el
SERVICIOS. costo de ventas y gastos no operacionales.
título III
486 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título III
488 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Partidas sin variación. Corresponden a las cuentas deben ser clasificadas en cada una de las actividades de
pertenecientes al grupo 31-HACIENDA PÚBLICA o 32- operación, inversión o financiación, según su origen.
PATRIMONIO INSTITUCIONAL, en las que no se haya
Para su elaboración y presentación existen dos métodos:
presentado variación durante el período contable.
El directo y el indirecto. Por tanto, cada empresa pública
A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la debe presentar sus flujos de efectivo por el método que
estructura del Estado de Cambios en el Patrimonio, a le resulte más apropiado.
continuación se presenta el siguiente modelo:
14. ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE
13. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO EFECTIVO POR EL MÉTODO DIRECTO
Este estado debe ser elaborado por las empresas El método directo presenta el origen y aplicación del
públicas y revela en forma comparativa con el período efectivo y equivalentes a efectivo, relacionados con
contable inmediatamente anterior, a nivel de cuenta, los las actividades de operación, inversión y financiación,
fondos provistos y utilizados, clasificados en actividades obteniendo los flujos netos de efectivo por cada una
de operación, inversión y financiación. Para el efecto de estas actividades, para calcular el incremento o
deben considerarse los siguientes aspectos: disminución neto del efectivo y equivalentes al efectivo.
Efectivo. Son los recursos de liquidez inmediata que Para obtener el flujo neto de efectivo originado en las
se registran en caja, cuentas corrientes y cuentas de actividades de operación se registran las partidas que
ahorro. generan o requieren de efectivo para el desarrollo de
las funciones relacionadas con el cometido estatal,
Partidas equivalentes a efectivo. Representan gran
tales como recaudos por deudores, transferencias,
liquidez, porque son fácilmente convertibles a efectivo,
avances y anticipos recibidos, depósitos recibidos
sin que pierdan valor en forma significativa, tales como
en administración, así como los pagos originados por
las inversiones por administración de liquidez y los
compra de inventario y pago de proveedores, bienes y
fondos vendidos con compromiso de reventa, para
servicios pagados por anticipado, pago de acreedores,
cumplir el pago de obligaciones a corto plazo.
entre otros.
Flujos de efectivo. Comprenden las entradas y salidas Igualmente se revelan las partidas propias de las
de efectivo y equivalentes a efectivo, realizadas en las actividades de inversión, como venta de propiedades,
actividades de la entidad contable pública. planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas
Actividades de operación. Corresponden a las como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores
transacciones de entrada y salida de efectivo, derivadas pagados en la compra de estos mismos recursos, para
de las actividades ordinarias de la entidad contable obtener así el flujo neto de efectivo por actividades de
pública. inversión.
Actividades de inversión. Son las que representan la Además se presentan las partidas propias de las
adquisición y disposición de activos a mediano y largo actividades de financiación tales como préstamos
plazo, así como las inversiones no consideradas como recibidos, deuda por operaciones de crédito público y
equivalentes a efectivo. financiamiento, aportes de capital, así como el pago de
dividendos y las amortizaciones por endeudamiento,
Actividades de financiación. Partidas que representan obteniendo los flujos de efectivo por actividades de
entrada y salida de efectivo, relacionadas directamente financiación.
con la adquisición y pago de recursos de capital aportado
Finalmente se calcula el incremento o disminución del
y endeudamiento, de la entidad contable pública.
efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma
Partidas extraordinarias. Se relacionan con los flujos algebraica de los flujos netos de efectivo originados en
originados en hechos, transacciones u operaciones las actividades de operación, inversión y financiación.
que no tienen relación con las actividades ordinarias y A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y
equivalentes al efectivo, para obtener el saldo final del Este estado se complementa con los anexos 1 y 2 que
período. revelan la desagregación de los conceptos de efectivo y
A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la equivalentes al efectivo, así como la conciliación entre el
estructura del Estado de Flujos de Efectivo aplicando el resultado del ejercicio y el flujo de efectivo neto de las
método directo puede observarse el siguiente modelo: actividades de operación.
título III
490 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En el Anexo 1 las empresas públicas deben elaborar un el resultado, tales como provisiones, depreciaciones y
anexo que indique la desagregación de las cuentas de amortizaciones, para establecer el efectivo generado en
efectivo y equivalentes al efectivo, en forma comparativa la operación, al que se le adiciona el resultado de las
con el período anterior, con el fin de informar cómo se variaciones en activos y pasivos, relacionadas con las
compone el resultado de este estado. Así mismo, se actividades de operación, para obtener el flujo neto de
informará si existe restricción de recursos tales como efectivo originado en actividades de operación.
embargos, destinación específica, entre otros.
Igualmente se revelan las partidas propias de las
En el Anexo 2 las empresas públicas deben elaborar el actividades de inversión como compra de propiedades,
anexo relativo a la conciliación del resultado del ejercicio planta y equipo o inversiones que no han sido clasificadas
y el flujo de efectivo neto en actividades de operación. como equivalentes a efectivo, entre otros y los valores
recaudados por venta de estos mismos recursos, dando
15. ESTRUCTURA DEL ESTADO DE FLUJOS DE como resultado el flujo neto de efectivo por actividades
EFECTIVO POR EL MÉTODO INDIRECTO de inversión.
El método indirecto se presenta partiendo del excedente Además se presentan las partidas propias de las
(déficit) del ejercicio, depurando en forma separada las actividades de financiación tales como préstamos recibidos,
partidas que no involucraron efectivo y que afectaron deuda por operaciones de crédito público y financiamiento,
aportes de capital, así como el pago de dividendos y las A este valor se le suma el saldo inicial del efectivo y
amortizaciones de endeudamiento, obteniendo los flujos equivalentes al efectivo, para establecer el saldo final del
de efectivo por actividades de financiación. período.
Finalmente se calcula el incremento o disminución del A manera de ilustración y con el propósito de aclarar la
efectivo y equivalentes al efectivo, obtenido de la suma estructura del estado de flujos de efectivo, aplicando el
algebraica de los flujos netos del efectivo originado en método indirecto, a continuación se presenta el siguiente
las actividades de operación, inversión y financiación. modelo:
título III
492 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Este estado se complementa a través de un anexo que naturaleza jurídica y su régimen jurídico, indicando
revela la desagregación de los conceptos de efectivo y los órganos superiores de dirección y administración,
equivalentes al efectivo. el ministerio o departamento administrativo al cual
En el Anexo 1 las empresas públicas deben desagregar está adscrito o vinculado, cuando sea el caso y las
las cuentas de efectivo y equivalentes al efectivo, en forma actividades que desarrolla con el fin de cumplir
comparativa con el período anterior, con el fin de informar con las funciones de cometido estatal asignadas.
cómo se compone el resultado de este estado. Así mismo, Adicionalmente, señala los cambios ordenados que
se informará si existe restricción de recursos tales como comprometen su continuidad, tales como supresión,
embargos, destinación específica, entre otros. fusión, escisión o liquidación.
16. NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BÁSICOS 19. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
Las notas a los estados contables básicos son parte Se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad
integral de éstos y forman con ellos un todo indisoluble. Pública en cuanto a sus principios, normas técnicas
Estas notas son de carácter general y específico y tienen y procedimientos. Así como los métodos y prácticas
como propósito dar a conocer información adicional sobre contables, de carácter específico, si las hubiera, adoptados
las cifras presentadas, así como aspectos cualitativos o por la entidad contable pública para el reconocimiento de
cuantitativos físicos, que presentan dificultad para su las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar
medición monetaria y que han afectado o pueden afectar y presentar sus estados contables básicos. También, se
la situación financiera, económica, social y ambiental de informan las razones sobre las decisiones adoptadas
la entidad contable pública. en el evento en que existan diferentes posibilidades de
Sin perjuicio de la información que expresamente se reconocer de manera confiable un hecho y el impacto en
solicita en las normas técnicas y los procedimientos del los estados contables.
Régimen de Contabilidad Pública, en lo correspondiente
a revelaciones en notas, para su elaboración y 20. LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS GENERALES
presentación se debe considerar:
DE TIPO OPERATIVO O ADMINISTRATIVO
QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE
17. NOTAS DE CARÁCTER GENERAL
Corresponden a circunstancias que inciden en el
Permiten conocer situaciones que caracterizan
normal desarrollo del proceso contable o en la
particularmente a la entidad y realidades de su proceso
consistencia y razonabilidad de las cifras, tales como
contable, en donde se informa:
procedimientos establecidos para el proceso y manejo
de los documentos y soportes contables, conformación
18. NATURALEZA JURÍDICA Y FUNCIONES DE
del área financiera, implementación de sistemas
COMETIDO ESTATAL integrados para cada una de las áreas responsables
Corresponde a la estructura orgánica de la entidad del proceso, procedimientos para la realización de
contable pública que incluye la denominación, la inventarios y avalúos, entre otras.
21. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN en moneda extranjera a moneda nacional y los métodos
LA INFORMACIÓN CONTABLE para la estimación de provisiones, amortizaciones y
agotamiento, que de manera particular se informa en las
Revelan los cambios en la aplicación de métodos
notas referidas a las cuentas.
o procedimientos contables; las razones y efectos
derivados de los ajustes o correcciones realizadas,
originadas en reclasificaciones y depuración de cifras 25. RECURSOS RESTRINGIDOS
y conciliaciones; así como la cuantía, el origen y efecto Se refiere a los recursos que por mandato legal tienen
de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron destinación específica y fueron incorporados en la
significativamente en las cifras presentadas en los información contable pública y que requieren un sistema
estados contables básicos. Igualmente, se informa sobre de cuentas separadas, para lo cual se informarán los
las diferencias presentadas entre los valores reportados recursos disponibles, bienes, derechos, obligaciones,
en la información y, los valores establecidos mediante ingresos, gastos y costos. Así mismo, incluye los recursos
inventarios físicos o reales de los bienes, derechos y embargados de efectivo, derechos y bienes.
obligaciones.
título III
494 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
derecho u obligación, identificando la persona natural o tales como bienes entregados en custodia, mercancías
jurídica relacionada, la situación particular, el monto y si en consignación, contratos de leasing operativo y
podrían influir en los resultados. En cuanto a las cuentas préstamos por recibir.
de orden fiscales se presenta la conciliación entre las
cifras contables y las fiscales, así como la conciliación
27. HECHOS POSTERIORES AL CIERRE
patrimonial, cuando sea el caso. Por su parte, sobre las
cuentas de orden de control se indican las operaciones Debe revelarse la información conocida con posterioridad
realizadas con terceros que no se encuentran registradas a la fecha de cierre y que, estando los estados contables
en cuentas de balance o actividad y las operaciones que emitidos, no fue incorporada en las cuentas reales y de
deben ser controladas por la entidad contable pública, resultado.
título III
CAPÍTULO III.
PROCEDIMIENTO RELACIONADO CON LAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN
Y EJECUCIÓN DEL PROCESO CONTABLE
De acuerdo con la estructura y características de Entidades Contables Públicas Agregadas. Son entidades
las entidades contables públicas, éstas desarrollan agregadas las que preparan su información contable en
su proceso contable de tal forma que se ajuste a forma independiente y la reportan a la Contaduría General
sus necesidades y requerimientos. En este sentido, de la Nación a través de las entidades agregadoras, en
se presentan las siguientes formas de organización virtud de la organización presupuestal y financiera, y
contable: por disposición del Contador General. En el contexto
del plan general de contabilidad pública se caracterizan
1. Entidades contables públicas que llevan contabilidad
por ser unidades administrativas o económicas que
independiente pero que deben agregar la información
generalmente no tienen personería jurídica, aunque tienen
para el reporte a la Contaduría General de la Nación
autonomía administrativa y financiera y hacen parte de la
2. Entidades contables públicas que llevan su contabilidad administración central de la entidad.
en un proceso integrado como una sola
En el nivel territorial corresponde a la información que
3. Entidades contables públicas que están organizadas
preparan, entre otras, las contralorías territoriales,
a través de seccionales o regionales y el proceso
asambleas departamentales, concejos municipales,
contable es integrado
personerías, colegios, y hospitales que no están
4. Entidades contables públicas que internamente constituidas como empresas sociales del Estado.
organizan el proceso contable a través de unidades
o centros de responsabilidad contable
2. PROCESO DE AGREGACIÓN DE LAS
5. Entidades contables públicas que administran CONTABILIDADES INDEPENDIENTES
fondos cuentas y/o fondos especiales y/o cuentas
especiales La agregación es el proceso mediante el cual se suman
algebraicamente los saldos y movimientos contables de
6. Formas alternativas de organización contable
una entidad agregadora con los saldos y movimientos
del mismo período de otra entidad agregada, con el fin
1. ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS QUE de generar saldos agregados y presentarlos como los
LLEVAN CONTABILIDAD INDEPENDIENTE de una sola entidad contable pública, a los usuarios que
PERO SON AGREGADAS POR OTRAS PARA EL lo requieran.
REPORTE A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA La organización del proceso contable en forma
NACIÓN independiente, en cada una de las entidades que
Entidades Contables Públicas Agregadoras. Son son agregadas, está caracterizada por los siguientes
entidades agregadoras las que además de preparar aspectos:
y reportar su propia información, les corresponde a) La totalidad de las actividades del proceso contable
agregar la información de otras entidades contables se administran y controlan en forma independiente de
públicas, denominadas agregadas, mediante un la entidad agregadora, tales como: administración de
proceso extracontable y por instrucción de la Contaduría soportes contables, elaboración de comprobantes de
General de la Nación. Se consideran como tales los contabilidad, registro de las operaciones en los libros
departamentos, distritos y municipios, es decir, en de contabilidad, elaboración de estados, informes y
general, las entidades territoriales. reportes contables
b) Las entidades agregadas tienen la obligación e) La información reportada debe estar certificada
de reportar a la CGN a través de una entidad según lo establecido en el Régimen de Contabilidad
agregadora Pública
c) El reconocimiento contable de las operaciones que
impliquen traslados de fondos entre las respectivas 5. PROCESO TÉCNICO DE AGREGACIÓN DE LA
entidades agregadas y la agregadora se realizará INFORMACIÓN CONTABLE EN LA ENTIDAD
en cumplimiento de las disposiciones contenidas AGREGADORA
en el Régimen de Contabilidad Pública, utilizando
las respectivas cuentas 4705-FONDOS RECIBIDOS Le corresponde a la entidad contable pública agregadora
y 5705-FONDOS ENTREGADOS, o 4428-OTRAS realizar un proceso extracontable de agregación para
TRANSFERENCIAS y 5423-OTRAS TRANSFERENCIAS, los formularios CGN2005_001_SALDOS Y MOVIMIENTOS
según corresponda y CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS.
El proceso extracontable corresponde al conjunto
3. INFORMACIÓN OBJETO DE AGREGACIÓN ordenado de actividades y operaciones que se
desarrollan en la entidad agregadora para conformar o
Las entidades contables públicas agregadas deben
estructurar los formularios agregados que se reportan
preparar y reportar la información contable a las
a la CGN, sin afectar los saldos de libros de contabilidad
entidades contables públicas agregadoras en los
y los registros realizados a través de los documentos
formularios definidos por la CGN con el contenido,
fuente, en las entidades partícipes del proceso de
características y requisitos exigidos en la resolución de
agregación.
plazos y requisitos. Estos son:
a) CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS 6. AGREGACIÓN DEL FORMULARIO CGN2005_
b) CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS 001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
c) C G N 2 0 0 5 N E _ 0 0 3 _ N OTA S _ D E _ C A R AC T E R _
En el proceso de agregación de este formulario se deben
ESPECIFICO
tener en cuenta los siguientes pasos:
d) CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL
Conformación de la hoja de trabajo. La entidad
agregadora debe generar una Hoja de Trabajo de
4. REQUISITOS PARA EL REPORTE DE LA
Agregación para este formulario con los saldos
INFORMACIÓN DE LAS ENTIDADES AGREGADAS reportados por cada una de las entidades contables
A LAS AGREGADORAS públicas agregadas y los propios, la cual es la base para la
La información que envían las entidades contables elaboración del respectivo formulario agregado de saldos
públicas agregadas a las agregadoras debe reunir los y movimientos que es objeto de reporte a la CGN.
siguientes requisitos: El proceso se realiza tomando la información individual
a) Debe enviarse en las fechas establecidas en la contenida en el formulario denominado CGN2005_001_
resolución de plazos y requisitos SALDOS Y MOVIMIENTOS tanto de la agregadora como
b) Debe remitirse en medio magnético o electrónico de las agregadas a nivel de subcuenta.
c) Debe conservarse la misma estructura definida Determinación del saldo inicial agregado. Este
a través del Sistema Consolidador de Hacienda e saldo se obtiene de la sumatoria de los saldos iniciales
Información Pública – CHIP reportados por las entidades agregadas y por la
agregadora para cada una de las subcuentas objeto
d) Debe validarse previamente la consistencia de
de agregación. Es la primera columna de la Hoja de
la información. Este proceso se puede realizar
Trabajo de Agregación.
directamente en la entidad contable pública agregada,
si tiene habilitada la funcionalidad correspondiente Agregación de los movimientos débitos y créditos de
del CHIP, o a través de la entidad agregadora las entidades partícipes en el proceso. Estos valores
título III
498 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
título III
500 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
principal, a donde llegarán los soportes o documentos contables se denominan UNIDADES, se debe entender
fuentes generadores de información contable, que se que el proceso contable está integrado, aunque cada
producen en cualquiera de las entidades. unidad maneja parte de la información contable en
c) Deben existir códigos contables auxiliares para cada forma separada, y la responsabilidad frente a la
entidad que permitan identificar las operaciones en preparación de la información contable corresponde a
forma separada para la preparación de informes y la respectiva entidad y en cabeza del Representante
reportes por entidad. Legal y del Contador, por tanto, la información contable
debe ser observada y analizada integralmente como
d) Los libros principales son únicos y están en cabeza
una sola entidad, sin perjuicio de la preparación de
de la entidad principal e incorporan la totalidad de las
informes o reportes específicos que los organismos
operaciones de las entidades involucradas.
de control y administrativos puedan solicitar a estas
e) Deben existir libros auxiliares en cada entidad. unidades para el cumplimiento de sus funciones.
f) Teniendo en cuenta la caracterización de este Son ejemplos de entidades contables públicas
proceso que se administra en forma integrado organizadas de esta forma el Ministerio de Protección
no se considera pertinente la realización de un Social, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -
proceso extracontable de agregación, por cuanto ICBF, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA.
la información que se genera contiene la totalidad
de las operaciones individualmente realizadas por La administración del proceso contable en las entidades
las entidades contable públicas y están integradas contables públicas organizadas con regionales, seccionales
a nivel de los documentos fuentes o soportes, en la o similares se caracteriza por aspectos tales como:
entidad responsable del reporte a la CGN. a) Es una sola entidad contable pública que desarrolla
g) Los estados contables se preparan en la entidad su proceso contable integrado, pero con actividades
principal y corresponden a la situación y resultados de este proceso en las diferentes regionales y
de la totalidad de las entidades involucradas. seccionales.
En esta forma de administración del proceso contable b) Las actividades de preparación o elaboración de
integrado se pueden presentar situaciones específicas los estados, informes o reportes contables es
o particulares entre la entidad principal, que tiene responsabilidad de la regional central o principal
centralizada la contabilidad, y las demás entidades de acuerdo con la estructura interna de la entidad
para el manejo separado de algunas actividades del contable pública.
proceso, lo cual debe ser definido y concertado entre las c) De acuerdo con la organización interna del
unidades participantes, con los procedimientos internos proceso contable en la regional central o principal
que correspondan. se centralizará el proceso de preparación de la
En la organización y estructura de las entidades contables información contable para reportarla a los diferentes
que se definen como agregadoras y agregadas se pueden usuarios que la requieran.
presentar situaciones de organización del proceso
d) La entidad establecerá internamente los procedimientos
contable en forma independiente con algunas agregadas
contables o administrativos relacionados con la
y en forma integrada con otras. En este caso se aplican los
administración de soportes contables, del flujo de
procedimientos definidos para cada situación.
información contable entre las diferentes seccionales
y de los documentos o información necesaria para
10. ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS QUE ESTÁN la preparación de los estados, informes y reportes
ORGANIZADAS A TRAVÉS DE SECCIONALES, contables para el cumplimiento de las obligaciones con
REGIONALES O SIMILARES los diferentes usuarios.
Cuando una entidad contable pública está organizada a e) Los libros principales son únicos y están en cabeza
través de seccionales o regionales, que para efectos de la entidad contable pública, y en cuanto a la
administración de los mismos se aplicará lo definido a) Es una sola entidad contable pública que desarrolla
en el Régimen de Contabilidad Pública. su proceso contable integrado, pero con actividades
f) Las regionales o seccionales podrán tener los libros de este proceso en las diferentes unidades.
auxiliares necesarios que soporten la preparación de b) Las actividades de preparación o elaboración de
informes o reportes que soliciten autoridades o los los estados, informes o reportes contables es
usuarios de la información. responsabilidad de la unidad central o principal
g) Si existen relaciones contables entre las diferentes de acuerdo con la estructura interna de la entidad
regionales o seccionales a través de operaciones contable pública.
internas, la entidad contable pública debe c) De acuerdo con la organización interna del proceso
estructurar un procedimiento interno para el contable deben estar centralizadas las actividades
manejo administrativo de estas relaciones, pero de preparación de la información contable para
el reconocimiento contable de estas operaciones el suministro a los diferentes usuarios que la
administrativas debe estar en concordancia con lo requieran.
definido en el Régimen de Contabilidad Pública, y d) La entidad establecerá internamente los procedimientos
en ningún momento se constituyen en operaciones contables o administrativos relacionados con la
recíprocas a reportar a la Contaduría General de la administración de soportes contables, del flujo de
Nación. información contable entre las diferentes unidades
h) Las relaciones contables entre unidades que y de los documentos o información necesaria para
corresponden a traslados de activos y pasivos la preparación de los estados, informes y reportes
se registran afectando las respectivas cuentas contables para el cumplimiento de las obligaciones con
3105-Capital Fiscal o 3208-Capital Fiscal, según los diferentes usuarios.
corresponda. e) Los libros principales son únicos y están en cabeza
de la entidad contable pública, y en cuanto a la
11. ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS administración de los mismos se aplicará lo definido
ORGANIZADAS A TRAVÉS DE UNIDADES O en el Régimen de Contabilidad Pública.
CENTROS DE RESPONSABILIDAD CONTABLE f) Las unidades deben tener los libros auxiliares
Cuando la entidad contable pública organiza necesarios que soporten la preparación de informes
internamente el proceso contable a través de centros o reportes que soliciten autoridades o los usuarios
o áreas de responsabilidad contable, que para efectos de la información.
contables se denominan UNIDADES, se debe entender g) Si existen relaciones contables entre las diferentes
que el proceso contable está integrado, aunque cada unidades o centros o áreas de responsabilidad
unidad maneja parte de la información contable contable a través de operaciones internas, la entidad
en forma separada y la responsabilidad frente a la contable pública debe estructurar un procedimiento
preparación de la información contable corresponde a interno para el manejo administrativo de estas
la entidad contable, la cual se debe observar y analizar relaciones, pero el reconocimiento contable de
integralmente como una sola entidad, sin perjuicio estas operaciones administrativas debe estar en
de la preparación de informes o reportes específicos concordancia con lo definido en el Régimen de
que los organismos de control y administrativos Contabilidad Pública, y en ningún momento se
puedan solicitar a los respectivos centros o áreas de constituyen en operaciones recíprocas a reportar a
responsabilidad contable para el cumplimiento de sus la Contaduría General de la Nación.
funciones.
h) Las relaciones contables entre unidades que
La administración del proceso contable en las entidades corresponden a traslados de activos y pasivos
contables públicas organizadas con unidades o centros se registran afectando las respectivas cuentas
o áreas de responsabilidad contable se caracteriza por 3105-Capital Fiscal o 3208-Capital Fiscal, según
aspectos tales como: corresponda.
título III
502 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
12. ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS QUE y de los recursos de los fondos o cuentas que
ADMINISTRAN FONDOS CUENTAS Y/O FONDOS administra.
ESPECIALES Y/O CUENTAS ESPECIALES b) Las actividades de preparación o elaboración de
Las entidades contables públicas que por disposiciones los estados, informes o reportes contables es
legales administran fondos cuentas o fondos especiales responsabilidad de la entidad contable pública, en
donde de acuerdo con la organización interna estará
o cuentas especiales en donde se indica la separación
la dependencia encargada de la preparación de la
contable de estos recursos con los de la entidad que
información contable para reportarla a los diferentes
los administra, debe entenderse que la organización del
usuarios que la requieran.
proceso contable es integrado, y que la responsabilidad
frente a la preparación de la información contable c) Los libros principales son únicos y están en cabeza
corresponde a la entidad contable, la cual se debe de la entidad contable pública, y en cuanto a la
observar y analizar integralmente como una sola administración de los mismos se aplicará lo definido
entidad, sin perjuicio de la preparación de informes o en el Régimen de Contabilidad Pública.
reportes específicos que los organismos de control o d) Los Fondos Cuentas o Fondos Especiales o Cuentas
administrativos puedan solicitar de los fondos cuentas Especiales tendrán los libros auxiliares necesarios
o fondos especiales o cuentas especiales para el que soporten la preparación de informes o
cumplimiento de sus funciones. reportes que soliciten los diferentes usuarios de la
información.
Fondos cuentas. Se asimilan a los que normalmente
están definidos como un sistema de manejo de e) Si existen relaciones contables al interior de la entidad
cuentas separadas por parte de un organismo, para contable pública y los fondos o cuenta que administra,
el cumplimiento de los objetivos contemplados en los la entidad contable pública debe estructurar un
actos de su creación, cuya administración se hace en procedimiento interno para el manejo administrativo
los términos que en el mismo están señalados y con de estas relaciones, pero el reconocimiento contable
el personal de la entidad a la cual están adscritos, por de estas operaciones administrativas debe estar
tanto carecen de personería jurídica. en concordancia con lo definido en el Régimen de
Contabilidad Pública, y en ningún momento se
Fondos especiales. Constituyen fondos especiales en el constituyen en operaciones recíprocas a reportar a
orden nacional, los ingresos definidos en la ley para la la Contaduría General de la Nación.
prestación de un servicio público específico, así como los f) Cuando estos fondos cuentas o fondos especiales
pertenecientes a fondos sin personería jurídica creados se administren a través de entidades contables
por el legislador (Artículo 30 del Decreto 111 de 1996). públicas que hacen parte del Sistema Integrado
Son ingresos definidos en la Ley del Presupuesto General de Información Financiera – SIIF se deben tener
de la Nación cuyos recursos se encuentran clasificados en cuenta los aspectos técnicos y operativos que
presupuestalmente en forma independiente. Estos inciden en el proceso contable y los procedimientos
fondos carecen de personería jurídica. específicos definidos por el SIIF.
el proceso. En este caso, es necesario que la entidad a) La entidad agregadora informará en cada periodo
contable pública defina con la Contaduría General de la objeto de reporte, a través del sistema CHIP, las
Nación el esquema contable a aplicar en la organización entidades que fueron agregadas en la información
del proceso contable y en el reporte de la información. reportada.
b) Identificación y descripción de la situación que le
14. REVELACIÓN EN NOTAS A LOS ESTADOS corresponde en la organización del proceso contable
CONTABLES y del reporte de la información a la Contaduría
General de la Nación.
Las entidades contables públicas que en la organización
del proceso contable y el reporte de la información a la c) Entidades que agrega, Número de seccionales o
Contaduría General de la Nación se identifican con las regionales, centros de responsabilidad que tiene.
situaciones analizadas deben revelar en las notas a los d) Los fondos especiales, cuentas especiales o fondos
estados contables, entre otra, la siguiente información: cuentas que administra.
título III
CAPÍTULO IV.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL INFORME CONTABLE CUANDO
SE PRODUZCAN CAMBIOS DE REPRESENTANTE LEGAL