CUADERNO

DE TRABAJO

ASISTENTE LOGÍSTICO

Gerencia de Información y Educación Electoral

 CONTENIDO

Presentación 3

Siglas 5

Asistente logístico 7

Ámbito de trabajo del asistente logístico 8

Sistema de gestión de la calidad 9

I Logística 24

Cuaderno de Trabajo 1
 PRESENTACIÓN

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) tiene

a su cargo la planificación, la organización y la ejecución
de los procesos electorales en todo el país. Por tal motivo,
se conforman temporalmente las Oficinas Descentralizadas
de Procesos Electorales (ODPE) con el fin de ejecutar las
actividades necesarias para el desarrollo de las elecciones
en cada circunscripción.

En este marco, el asistente logístico tiene en el cuaderno de

trabajo un material de apoyo para la ejecución de sus tareas.
El contenido temático se encuentra organizado en función
de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que se
ejecutan en la ODPE y de las tareas que realiza.

El Área de Capacitación Electoral (ACE) de la Gerencia de

Información y Educación Electoral (GIEE) ha elaborado
este material para ser utilizado durante el desarrollo de
la capacitación y recomienda su uso a lo largo del proceso
electoral a manera de consulta.

Gerencia de Información y Educación Electoral

Cuaderno de Trabajo 3
 SIGLAS

ACE Área de Capacitación Electoral

ADRH Analista de Recursos Humanos
ADS Adjudicación directa selectiva
AMC Adjudicación de menor cuantía
CAODPE Coordinador Administrativo de la ODPE
CCP Coordinador de Centro Poblado
CCPP Centro Poblado
CD Coordinador distrital
CO Coordinador de operaciones
CEP Comité Especial Permanente
CLV Coordinador de local de votación
CN Cuadro de necesidades
COA Confrontación de operaciones autodeclaradas
CPO Capacitación del personal ODPE y ONPE
CV Currículum vitae
DJ Declaración jurada
ECD Encargado de cómputo descentralizado
EPOM Estudio de posibilidades que ofrece el mercado
GAD Gerencia de Administración
GAJ Gerencia de Asesoría Jurídica
GCPH Gerencia Corporativa de Potencial Humano
GCRC Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas
GGE Gerencia de Gestión Electoral
GIEE Gerencia de Información y Educación Electoral
GITE Gerencia de Informática y Tecnología Electoral
GOECOR Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional
GPP Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
IGV Impuesto general a las ventas

Cuaderno de Trabajo 5
 International Standard Organization (Organización
ISO
Internacional de Normalización)
JEE Jurado Electoral Especial
JNE Jurado Nacional de Elecciones
JODPE Jefe de la ODPE
LCE Ley de Contrataciones del Estado
LOE Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones
O/C Orden de compra
OD Otros documentos
ODPE Oficina Descentralizada de Procesos Electorales
ONPE Oficina Nacional de Procesos Electorales
O/S Orden de servicio
OSCE Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
PAC Plan anual de contrataciones
P/C Pedido de compra
P/S Pedido de servicio
REDAM Registro de Deudores Alimentarios Morosos
RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
ROP Registro de Organización Política
SAJE Sistema Automatizado de Jornada Electoral
SEA Sistema de Escrutinio Automatizado
SEACE Sistema Electrónico de las Contrataciones del Estado
SGCP Subgerencia de Comunicaciones y Prensa
SIAF Sistema integrado de administración financiera
SIRC Sistema integral de rendición de cuentas
SUNAT Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
TdT Técnico de transmisión
TR Términos de referencia
UIT Unidad impositiva tributaria vigente
VE Voto electrónico
Importante

6 Oficina nacional de procesos electorales

 ASISTENTE LOGÍSTICO

En la estructura organizativa de la Oficina Descentralizada de Procesos Electorales

(ODPE), el asistente logístico depende directamente del administrador, a quien
apoya en la realización de los actos preparatorios (indagaciones, estudios de
mercado y consolidación de expedientes), la ejecución de los procesos de selección
y la atención de requerimientos de bienes y servicios.

Asimismo, lo apoya en la elaboración y revisión de proyectos de contratos, al igual

que en la recepción, el ingreso de información al SEACE, el ordenamiento y control
del almacén administrativo.

Cuaderno de Trabajo 7
 ÁMBITO DE TRABAJO
DEL ASISTENTE LOGÍSTICO

El asistente logístico tiene como ámbito de trabajo la circunscripción de una Oficina

Descentralizada de Procesos Electorales, la misma que puede estar ubicada en las ciudades
capitales de departamento o en las capitales de una determinada provincia. Labora y se
comunica de manera permanente con el administrador o coordinador administrativo.

Coordinador de
capacitación

Analista de recursos Auxiliar de personal

humanos
Jefe de ODPE/ORC

Coordinador administrativo Auxiliar administrativo Auxiliar técnico D/N

Encargado de cómputo Asistente de Asistente de Auxiliar de Digitalizador /

descentralizado cómputo microforma cómputo
descentralizado descentralizado Digitador

Coordinador de prensa

Asistente de finanzas

Asistente logístico

Asistente legal

Coordinador de operaciones Auxiliar de operaciones

Asistente de oficina Capacitador electoral

Coordinador de local de
votación / Responsable de Técnico de
Coordinador distrital o local de votación transmisión
coordinador de centro poblado
Coordinador de mesa o Asistente
coordinador técnico de mesa técnico de local
de votación
Coordinador de mesa T2

Auxiliar técnico diurno y

nocturno distrital / CCPP

Fuente: Memorando N° 004546-2015-GOECOR/ONPE, actualizado al 4 de diciembre de 2015

A continuación, se presenta el sistema de gestión de la calidad y los procesos que se

ejecutan en la ODPE en los cuales participa el asistente logístico. Es importante identificar
las características específicas del proceso electoral para aplicar adecuadamente los
procedimientos electorales establecidos y brindar así un servicio de calidad con el fin de
lograr las metas previstas.

8 Oficina nacional de procesos electorales

 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD

Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es una estructura operacional de trabajo bien

documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales para guiar las acciones
de la fuerza de trabajo, equipos y la información de la organización de manera práctica y
coordinada que asegure la satisfacción del cliente o usuario mediante el cumplimiento de
políticas y objetivos.
En otras palabras, un sistema de gestión de la calidad incluye una
serie de actividades coordinadas sobre un conjunto de elementos
(estrategias, procesos, recursos, estructura organizacional y
documentos) para lograr la calidad del servicio que se ofrece al
cliente o usuario; por ello, es importante controlar y mejorar
aquellos elementos que influyen en la satisfacción del
cliente y en el logro de los resultados.
La ONPE cuenta con un Sistema de Gestión de
la Calidad aplicado por los diferentes órganos
y controlado en todas las actividades que
impacten en el logro de la calidad y
por ende en la satisfacción de los
diferentes actores electorales
durante su participación
en los procesos electorales
dentro del marco que
establece la ley.

Cuaderno de Trabajo 9
 La ONPE tiene lineamientos de política definidos, así como
objetivos y acciones para el logro de la calidad y satisfacción de
sus clientes y usuarios: los actores electorales, las organizaciones
Estrategias políticas y la ciudadanía en general. Estas políticas y objetivos
están alineados a los resultados permanentemente verificados
que como organización desea obtener.

Nuestros procesos son ejecutados para brindar un servicio de

calidad. Cada ODPE registra sus actividades y verifica que cada
Procesos acción se encuentre alineada al logro de los objetivos planteados.
Incorpora también actividades de seguimiento y control para la
operación eficaz de los procesos y mejora continua.

Se brindan el personal y el equipamiento necesarios para la

Recursos prestación del servicio, así como el ambiente de trabajo y el
recurso financiero para realizar las actividades con calidad.

Estructura organizacional: la ONPE, las ODPE y las ORC se

Estructura sostienen sobre la base de una estructura de responsabilidades
organizacional definida, con funciones claras y orientadas por la política de
calidad.

La ONPE cuenta con procedimientos, instructivos, registros,

Documentos formatos y la documentación necesaria para la operación eficaz
y eficiente de los procesos y, por ende, de la organización.

10 Oficina nacional de procesos electorales

 La calidad se refiere al cumplimiento de requisitos para satisfacer a un cliente
o usuario, interno o externo, que supere sus expectativas.
La norma ISO 9001:2008 es el documento que establece los requisitos para
implementar un sistema de gestión de la calidad que logre que la organización
actúe de manera efectiva en un entorno de mejora continua al igual que las
mejores organizaciones del mundo.
NOTA

Principios del sistema de gestión de la calidad

Liderazgo
Participación del
personal Enfoque
al cliente

Enfoque

alidad
de proceso

Enfoque de
sistema para la
gestión
Relaciones
mutuamente
beneficiosas con el
Mejora continua
proveedor
Enfoque basado
en hechos para la
toma de decisiones

Cuaderno de Trabajo 11
 Beneficios de un sistema de gestión de la calidad
Los beneficios que aporta un sistema de gestión de la calidad podemos enfocarlos como
los beneficios propios para la organización en sí y también como los beneficios para los
clientes.

Establecimiento, alineación y cumplimiento de objetivos orientados a la calidad

Eliminación de actividades que no agregan valor y de duplicidades funcionales

que reducen la duplicidad de actividades y facilitan el control de los procesos

Mejora continua de los procesos (iniciativas) con base en medidas objetivas

Transparencia de las operaciones

Aumento del compromiso del personal y clarificación de sus responsabilidades,

que fomenten el trabajo en equipo

Mejora de la imagen institucional, al generar mayores niveles de confianza en

la ciudadanía

Satisfacción del cliente interno y externo

Reconocimiento nacional e internacional

12 Oficina nacional de procesos electorales

Ciclo PHVA
Es una herramienta de la mejora continua. Se basa en un ciclo de cuatro pasos: Planear,
Hacer, Verificar y Actuar. Al aplicarla en la política y los objetivos de calidad, así como en la
red de procesos, la probabilidad de éxito es mayor.

PLANEAR HACER

Establecer los objetivos y procesos

necesarios para conseguir los Implementar los procesos.
resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y las políticas
de la empresa.

P H
ACTUAR
A V VERIFICAR

Tomar acciones para mejorar Realizar el seguimiento de los

continuamente el desempeño. procesos respecto a políticas y
objetivos del producto e informa
los resultados.

Cuaderno de Trabajo 13
 Política de la calidad
La política de la calidad define los COMPROMISOS de la ONPE referidos a lo siguiente:

Reafirmar los valores

democráticos brindando
a la ciudadanía, a las
organizaciones políticas y
de la sociedad civil servicios
acorde a sus requerimientos,
garantizando en su
prestación el respeto a
los principios de igualdad,
transparencia y estricto
apego legal.

Mejorar continuamente
nuestros procesos internos
contando con personal
calificado y comprometido
con la mejora continua así
como con la tecnología que
permita asegurar la eficacia
del Sistema de Gestión de
Calidad.

Objetivos de la calidad

1
Mejorar la satisfacción del ciudadano, así como de las instituciones públicas
y privadas, organizaciones políticas y de la sociedad civil, mediante el
cumplimiento de los requisitos del servicio o producto brindado.

2 Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de

ciclo de los procesos internos.

14 Oficina nacional de procesos electorales

3 Desarrollar o fortalecer competencias y el compromiso del personal con las
buenas prácticas y el mejoramiento continuo de la institución.

4 Mejorar la plataforma tecnológica como soporte a la mejora institucional.

Todo trabajador de la ONPE debe conocer y realizar sus labores de

acuerdo con los lineamientos de la política de calidad. Son nuestras
prácticas las que optimizan el servicio a los ciudadanos con los
valores democráticos requeridos. NOTA

Cuaderno de Trabajo 15
 Visión, misión de la ONPE
La política y los objetivos de calidad guardan estrecha relación con la visión, la misión y los
valores institucionales.

Ser una institución de excelencia que cuenta con la confianza

Visión de la población, promoviendo una cultura de valores
democráticos mediante el uso de tecnología e innovación.

Garantizar la obtención de la genuina y libre expresión de

Misión la voluntad popular para fortalecer la institucionalidad
democrática.

Valores
Nuestras acciones son de conocimiento público y de acuerdo
Transparencia con la ley, lo que brinda legitimidad y permite crear confianza
y seguridad en la población.

Nuestros esfuerzos están orientados al fortalecimiento de la

Compromiso democracia.

Somos garantía del respeto a las normas y a la voluntad

Honestidad ciudadana expresada en las urnas.

Excelencia Buscamos generar valor público en cada uno de nuestros

servicios.
de servicio

Integridad Nuestras decisiones se rigen por la objetividad e imparcialidad.

16 Oficina nacional de procesos electorales

 Dónde encuentro los documentos del
?

Sistema de Gestión de Calidad?

El Sistema de Gestión de calidad de ONPE está conformado por una base documental
y normativa que sirve para poder aplicar la política de calidad y lograr los objetivos de
calidad a través de su correcta aplicación.
Los documentos del sistema de gestión de calidad de ONPE (directivas, manuales,
procedimientos, instructivos, formatos, entre otros) se pueden ubicar en la intranet
ingresando a la página web www.onpe.gob.pe en el enlace "Intranet". Luego siga las
indicaciones mostradas a continuación:

Cuaderno de Trabajo 17
 Estructura de los documentos
El sistema de gestión de la calidad de la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)
está regulado por documentos externos e internos.

Documentos externos
Leyes, decretos, normas, reglamentos, directivas y otros documentos que regulan la gestión
de la ONPE.

Documentos internos
Es el conjunto de documentos elaborados, revisados y aprobados por la ONPE enmarcados
dentro del alcance del Sistema de Gestión de la calidad, como Políticas, Directivas, Manuales
de gestión, procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos.

Leyes, decretos, resoluciones,

normas, reglamentos que
regulan la gestión de la ONPE.

Políticas

Directivas
SISTEMA DE
GESTIÓN Manuales de gestión

Procedimientos

Instructivos

Formatos

Otros documentos

18 Oficina nacional de procesos electorales

 Cómo participan las Oficinas Descentralizadas de
?
Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales
de Coordinación (ORC) en el sistema de gestión de la
calidad de la ONPE?
En el sistema de gestión de la calidad de la ONPE, las Oficinas Descentralizadas de
Procesos Electorales (ODPE) y las Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) participan de
la siguiente manera:

Cumpliendo lo establecido por la

política y los objetivos de calidad de
la ONPE.

Fortaleciendo las competencias y el

compromiso.

ODPE/ORC

Realizando controles y seguimiento a

sus actividades.

Trabajando por procesos y en equipo.

Tomando acciones para la mejora

continua del servicio.

Cuaderno de Trabajo 19
 Cumpliendo lo establecido por la política y los objetivos de calidad
de la ONPE
–– El personal de la ODPE promueve el respeto a las decisiones de los ciudadanos.
–– Fortalece las condiciones para un proceso electoral limpio y transparente, brindando
garantías para el sufragio.
Fortaleciendo las competencias y el compromiso
El personal de la ODPE/ORC se conduce con apego a las buenas prácticas y vela por
el cumplimiento de las actividades a cabalidad y por el mejoramiento continuo de la
institución.
Realizando controles y seguimiento a sus actividades
Cada actividad debe ser medible y controlada en la perspectiva de mejorar los resultados.
El cumplimiento es responsabilidad del equipo, sea este de la ODPE/ORC, del distrito o
del centro poblado.
Trabajando por procesos y en equipo
Las actividades agregan valor para un usuario interno o externo, identifican al proveedor
y los insumos necesarios para la realización del producto o servicio electoral.

Tomando acciones para la mejora continua del servicio

Las acciones van desde el uso adecuado del presupuesto hasta la contratación de
personal idóneo para el cargo y el trabajo por resultados.

20 Oficina nacional de procesos electorales

Procesos certificados
Producto del esfuerzo desplegado, la ONPE ha logrado certificar bajo
los estándares de la norma ISO 9001: 2008 dieciséis de sus procesos:

1 Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos

2 Sistema de cómputo electoral convencional

3 Gestión de las oficinas descentralizadas de procesos electorales - ODPE

4 Capacitación de personal ODPE y ONPE

5 Capacitación de actores electorales

6 Conformación de mesas de sufragio

7 Ensamblaje de material electoral de sufragio y reserva

8 Despliegue de material de sufragio

9 Jornada electoral

10 Repliegue de documentos y activos electorales

11 Contrataciones de bienes y servicios en la ODPE

12 Asistencia técnica

13 Educación electoral

14 Verificación de firmas

15 Archivo electoral

16 Contratación de personal CAS

Estos procesos han sido documentados e implementados de acuerdo con lo establecido

en los requisitos de la norma ISO 9001, mejorando de esta manera la labor encomendada.
La consecución de esta certificación no hace sino ratificar el compromiso de nuestro
personal en la mejora continua como mecanismo mediante el cual podamos contribuir
a la consolidación de la excelencia organizacional al servicio de la ciudadanía, que es el
objetivo estratégico institucional. Asimismo, hace que nos tracemos nuevos retos para los
años venideros.

La ONPE tiene como objetivo certificar todos los procesos electorales

dentro del marco del sistema de gestión de la calidad (SGC).

Cuaderno de Trabajo 21
22
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD BASADO EN PROCESOS

Mejora continua

Sistema de Gestión de la Calidad

C Responsabilidad C
de la dirección
L L

Oficina nacional de procesos electorales

I I
Gestión de Medición
E recursos análisis mejora E
N N
T Realización T
del producto o
E servicio E

REQUISITOS Producto o Servicio SATISFACCIÓN

Entorno - Normas - Proveedores - Marco jurídico

Procesos del sistema de gestión de la calidad en la ODPE
La rueda de procesos es una representación gráfica que refleja la estructura y relación de
los diferentes procesos del SGC, en el que se identifica los siguientes tipos de procesos:

Procesos operativos: Son aquellos que generan los servicios electorales y se relacionan
directamente con el cliente electoral.

Procesos de soporte: Son los encargados de dar apoyo a los procesos operativos, aportándoles
los recursos necesarios para que puedan realizar sus actividades.

D E G
A E
M S
E IMO
T Implementación T
de apa C PO
de la ODPE C
CIO
S l p ci

I
Cierre de la la er tac
s
ODPE ON ODP ona ión

Ó
PE y l de
E
I

/O la
RC
H. s
S

N
S S
. H de egur P
R R curs nos
o
l p ida
SCE Re ma ro
ce d
Sistema de hu so
cómputo
CAE
Capacitación
electoral
de actores
electorales

E
s

RM egue
ne

LOG
cio

li
M

l
Rep ateria Logística DMM
CO
ica

e m ral y
d cto Designación
un

s
ele mento
m

u e s de miembros
Co

c
do ctora l
e de mesa
e l
FIN
Finanzas

JEL CMS
Jornada Conformación
electoral de mesas de
D DMS
Despliegue del
sufragio

E material de D
sufragio A
L D
A C A L I

La ONPE implementa y certifica progresivamente nuevos procesos en el SGC NOTA

Cuaderno de Trabajo 23
 LOGÍSTICA (LOG)

TA R E A S D E L ASISTE N TE LO GÍSTICO

Las actividades que cumple el asistente logístico en el proceso

de implementación de la ODPE se encuentran definidos en los
procedimientos. Es importante que revise detenidamente los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad con el objetivo
de ejecutar el proceso con eficacia. A continuación se presenta una
breve descripción de las tareas.

• Apoya al administrador o coordinador administrativo para atender los requerimientos

de bienes y servicios.
• Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de selección y realiza valorizaciones
para atención de cotizaciones, tales como indagaciones de mercado.
• Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad de obtener los
mejores precios.
• Elabora la solicitud del certificado de crédito presupuestal.
• Elabora el documento para la aprobación de los expedientes de contratación.
• Forma parte de los comités especiales que designe el jefe de la ODPE.
• Elabora proyectos de contratos.
• Realiza el ingreso de información al SEACE.
• Elabora las órdenes de servicio y/o compra para su remisión al contratista.
• Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO.
• Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones directas y
convenios marco.

24 Oficina nacional de procesos electorales

El proceso establece las actividades para la contratación de bienes y servicios
en atención a los requerimientos de manera oportuna.

Cuaderno de Trabajo 25
26
FLUJO DE LOGÍSTICA
CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MENORES A 3 UIT

ENTRADA
Requerimiento de
bienes y servicios

Generación de Análisis y Requerimiento Suscripción

Formalización
requerimiento de evaluación de de habilitación de documento
contractual
compra o servicio mercado presupuestal contractual

Oficina nacional de procesos electorales

• Indagación de mercado
• Requerimiento de contrataciones a los proveedores
• Evaluación de cotizaciones

CONTRATACIONES DE BIENES Y SERVICIOS MAYORES A 3 UIT

Generación de Estudio de Elaboración

Requerimiento Certificado Aprobación del
requerimiento posibilidades y Formalización
de transferencia de crédito expediente de
de compra o que ofrece el aprobación contractual
de partidas presupuestal contratación
servicio mercado de bases

Fuentes para realizar

el EPOM SALIDA
Bien o servicio
adquirido
DOCUMENTOS DE LOG

El proceso de logística (LOG) está sustentado en procedimientos, instructivos,

formatos y otros documentos tales como:

PROCEDIMIENTO
–– Contratación de bienes y servicios

INSTRUCTIVO
–– Contratación de bienes, servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos
de los procesos electorales y consultas populares

FORMATOS
–– Pedido de compra/ Servicio-ODPE
–– Autorización de transferencia de partidas - ODPE
–– Solicitud de cotización
–– Cuadro comparativo de precios
–– Estudio de posibilidades que ofrece el mercado - ODPE
–– Declaración jurada de cumplimiento de TR
–– Autorización de certificación de crédito presupuestario - ODPE
–– Orden de compra ODPE
–– Orden de servicio ODPE
–– Aprobación de expediente - ODPE
–– Acta de instalación y elaboración de bases- ODPE
–– Aprobación de bases - ODPE
–– Acta de evaluación y otorgamiento de la buena pro

OTRO DOCUMENTO
–– Plan de acción para las ODPE

Los documentos se establecen de acuerdo con el tipo de proceso

electoral.
NOTA

Cuaderno de Trabajo 27
 El proceso de logística comprende el conjunto de actividades de la ODPE para la contratación
de bienes y servicios en el marco de la ley orgánica de elecciones, la ley de contrataciones
del Estado y otras normas vinculadas a estos procesos.

En la contratación de bienes y servicios pueden darse dos tipos de procesos:

1. Para la contratación de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT.
2. Para la contratación de bienes y servicios mayores a 3 UIT.

Contratación de bienes y servicios menores o iguales a 3 UIT

En el primer caso, el proceso de contratación de bienes y servicios implica el desarrollo de
las siguientes actividades y fases:
• Generación del requerimiento compra o servicio
• Análisis y evaluación del mercado
• Requerimiento de habilitación presupuestal
• Formalización contractual

28 Oficina nacional de procesos electorales

Generación del requerimiento compra/servicio
Para la generación del requerimiento de compra/servicio, se elabora el pedido en el formato
correspondiente, previa verificación de la disponibilidad de los recursos. A este documento
se adjuntan los términos de referencia (si se trata de servicios) o las especificaciones
técnicas (si se trata de adquisición de bienes). Tanto los términos de referencia como las
especificaciones técnicas deben contener plazos, lugar, oportunidad de ejecución u otra
información relevante.
En caso de que el bien o servicio no haya estado programado o su valor supere el 20%
del valor establecido en el cuadro de necesidades, se solicita autorización para realizar
transferencia de partidas.
Análisis y evaluación del mercado
Se realiza sobre la base del pedido, los términos de referencia o las especificaciones técnicas.
El análisis y evaluación del mercado se inicia con la remisión de solicitudes de cotización a
los proveedores potenciales del bien o servicio que cumplan con los requisitos.
Las cotizaciones dentro de los plazos establecidos son revisadas con la finalidad de verificar
que cumplan con las condiciones señaladas en los términos de referencia o especificaciones
técnicas.

Cuaderno de Trabajo 29
 Evaluación de las cotizaciones
Para la evaluación de las cotizaciones, se consideran únicamente aquellas que cumplen los
requerimientos técnicos mínimos (RTM).
Con base en dos o más cotizaciones que cumplan con los RTM, se determina el valor de la
contratación. En caso de imposibilidad de contar con dos cotizaciones como mínimo (por
ampliación de plazos u otro motivo), el valor de la cotización se determina a partir de una
sola cotización que cumpla con los RTM.

Requerimiento de habilitación presupuestal

Una vez definido el valor de contratación se solicita la certificación de crédito presupuestario.

Formalización contractual
La relación contractual con los proveedores se formaliza mediante la notificación de la
orden de servicio (si se trata de contratación de servicios) o la orden de compra (si se trata
de la compra de un bien).
Dependiendo de la complejidad, sofisticación, especialización o trascendencia del objeto de la
contratación, la formalización contractual puede realizarse mediante la firma de un contrato.
En este caso el proveedor adjudicatario debe entregar algunos documentos adicionales (copia
simple de la vigencia de poder del representante legal de la empresa o copia de la partida
registral que acredite a propiedad del inmueble en caso de tratarse de un alquiler.)

Contratación de bienes y servicios mayores a 3 UIT

En el caso de estas contrataciones, el proceso correspondiente comprende la ejecución de
las siguientes actividades o fases:
• Generación del requerimiento compra/servicio
• Estudio de posibilidades que ofrece el mercado-EPOM
• Certificado de crédito presupuestario
• Elaboración y aprobación de bases
• Formalización contractual
Generación del requerimiento compra/servicio
Al igual que en el caso anterior, la elaboración del requerimiento de compra/servicio implica
la elaboración del pedido, la verificación de la programación del pedido en el presupuesto
analítico y la formulación de los términos de referencia o de las especificaciones técnicas
según corresponde.
En caso que el pedido no se haya programado o su valor referencial exceda el 20% del
valor calculado en el cuadro de necesidades, se solicita autorización para la transferencia
de partida. Si esta solicitud es aceptada, es evaluada y el resultado se comunica a la ODPE
junto con las especificaciones necesarias

30 Oficina nacional de procesos electorales

Estudio de posibilidades que ofrece el mercado -EPOM
Este estudio se elabora finalizado el plazo para la recepción de cotizaciones, sobre la base
del pedido, los términos de referencia y las especificaciones técnicas según corresponde.
Además, este estudio debe sustentarse en dos fuentes como mínimo.
Una de las fuentes deben constituirla los proveedores potenciales a quienes se les envía
la solicitud de cotización. El plazo para la elaboración del EPOM puede ser en este caso de
uno, dos y tres días desde el envío de las solicitudes de cotización.
La segunda fuente pueden constituirla los precios históricos, el SEACE, la página web,
catálogos, etc.
El estudio de posibilidades que ofrece el mercado es elaborado luego de culminado el plazo
para la recepción de cotizaciones, el valor referencial del proceso de selección es el menor
monto obtenido de dos fuentes referenciales como mínimo. Solo en casos justificados, el
valor se determina a partir de una sola fuente.

Certificado de crédito presupuestario

De acuerdo con el valor referencial determinado en el estudio de posibilidades que ofrece
el mercado-EPOM, se solicita la certificación del crédito presupuestario.

Aprobación del expediente de contratación

La aprobación del expediente es realizado por el jefe de la ODPE y posteriormente revisado
por un comité designado para este fin, denominado Comité Especial Permanente.

Elaboración y aprobación de bases

Esta actividad se inicia con la instalación del Comité Especial Permanente y la elaboración
del acta correspondiente: Acta de Instalación y elaboración de bases. Seguidamente se
elaboran las bases según las bases estandarizadas de la OSCE y se solicita su aprobación
en el menor tiempo posible.
La aprobación de las bases se realiza teniendo en cuenta la información técnica y económica
contenida en el expediente de contratación.
Contando con el expediente aprobado y revisado y las bases aprobadas, se ejecuta el proceso
de selección de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y se
elabora el expediente de contratación una vez consentida la buena pro.
Formalización contractual
Para los casos de adjudicación de menor cuantía, la formalización se realiza mediante la
emisión de la orden de servicio u orden de compra según corresponde. En casos de alquiler
de local sí se requiere la suscripción de un contrato.
El proveedor seleccionado debe ser notificado en un plazo no mayor a cuatro días hábiles
siguientes a la presentación.

Cuaderno de Trabajo 31
 Adquisición de útiles de escritorio bajo la modalidad de convenio marco de ser
el caso
El caso de adquisición de útiles se realiza mediante una verificación en la plataforma de
SEACE, las fichas producto que conforman Convenio Marco de útiles de escritorio, del cual
selecciona los bienes a adquirir.

Convenio Marco es la modalidad de selección mediante la cual el

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) selecciona
a aquellos proveedores con que las entidades públicas deben contratar
de manera inmediata y sin mediar un proceso de selección.

32 Oficina nacional de procesos electorales

 LOGÍSTICA

En consecuencia la logística consiste en lo siguiente:

Recibir el requerimiento de
Evaluación del mercado
bienes y servicios

Bien o servicio adquirido Formalización contractual

Cuaderno de Trabajo 33
 Caso práctico

Escribe verdadero (V) o falso (F) según la actividad que le corresponde al asistente logístico
en el marco del proceso logístico.

Atiendelos requerimientos de bienes y servicios. (    )

Ejecuta los actos preparatorios de los procesos de selección y realiza

valorizaciones para atención de cotizaciones, tales como indagaciones (    )
de mercado.
Elabora cuadros comparativos y estudios de mercado con la finalidad
(    )
de obtener los mejores precios.

Elaborala solicitud del certificado de crédito presupuestal. (    )

Elabora el documento para la aprobación de los expedientes de

(    )
contratación.()

Forma parte de los comités especiales que designe el jefe de la ODPE. (    )

Elabora proyectos de contratos. (    )

Realiza el ingreso de información al SEACE. (    )

Elabora las órdenes de servicio y/o compra para su remisión al

(    )
contratista.

Ejecuta compras bajo la modalidad de CONVENIO MARCO. (    )

Revisa los expedientes de pago derivados de contratos, prestaciones

(    )
directas y convenios marco.

34 Oficina nacional de procesos electorales