Mantenimientos

1. Introducción
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, consciente del papel fundamental que
desempeñan los documentos como fuente de información, de transparencia y de
evidencia en el cumplimiento de su misión, presenta su Programa de Gestión
Documental (PGD) con el ánimo de afianzar una cultura archivística que permita
fortalecer la calidad, la pertinencia y la cobertura de la información en la toma de
decisiones en los diferentes niveles de la entidad; y a la vez, de consolidarse como
una institución pionera en la preservación, conservación y apertura de su patrimonio
documental presente en sus diferentes soportes.
Dicha cultura archivística, aplicada desde la planeación misma del documento hasta
su disposición final, facilita la efectividad de procesos, trámites y funciones que cada
uno de los funcionarios, contratistas y aprendices con contrato de aprendizaje del
SENA desarrolla en pro de la misión de la entidad. En paralelo, el afianzamiento
mismo de esta cultura contribuye con la articulación de los diferentes sistemas de
gestión de la entidad, en especial con el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol
(SIGA), para que se logre la eficiencia administrativa que le deviene por ser la
entidad que impulsa el empleo en el país.
De igual modo, este programa está en línea con lo estipulado en la Ley General de
Archivos – Ley 594 de 2000 – en su artículo 21, en el cual plantea la relevancia de
la configuración de un programa de Gestión Documental en las entidades públicas;
sigue la metodología propuesta en el Decreto 1080 de 2015 a través del Manual de
Implementación de un programa de Gestión Documental elaborado por el Archivo
General de la Nación y cumple con lo designado en el artículo 15 de la Ley 1712 de
2014.
Con la promulgación de la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la
Información Pública – Ley 1712 de 2014 –, se ratificaron los principios de la Gestión
Documental y la necesidad de contar con información confiable, oportuna y
organizada para dar cumplimiento tanto a la estructuración de los instrumentos de
gestión de información, como a la implementación del Programa en sí mismo. De
esta manera, el Programa de Gestión Documental es parte de los mínimos
publicables contenidos en el enlace de Transparencia y Acceso a la Información al
igual que los otros instrumentos de gestión de información y las Tablas de Retención
Documental.

2. Alcance
El presente Programa de Gestión Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA contiene los diferentes parámetros a nivel estratégico, administrativo y
tecnológico que permiten el cumplimiento adecuado de los diferentes procesos y

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procedimientos de gestión documental, cada uno de ellos encaminado en la

optimización del flujo de documentos para garantizar la calidad y la pertinencia en
la toma de decisiones y la excelencia del servicio a los diferentes actores del SENA,
en consonancia también con el acceso y la salvaguarda del patrimonio archivístico
de la entidad1.
Ello es viable a través de los diferentes instrumentos archivísticos encargados para
tal fin, afianzado por los procedimientos documentados para que sean aplicados por
los funcionarios, contratistas y aprendices con contrato de aprendizaje del SENA;
los cuales están consignados y publicados en el aplicativo CompromISO, plataforma
del Sistema Integrado de Autocontrol y Gestión (SIGA) para la estandarización y
cobertura de los procedimientos de todos los procesos de la entidad.
En esa medida, la eficacia del programa está destinada a que todas las personas
encargadas de la planeación, producción, consulta y disposición final de los
documentos en función de sus procesos y trámites sean quienes fortalezcan la
cultura archivística a través de los lineamientos y orientaciones que realiza el área
encargada del proceso de Gestión Documental en la entidad.

3. Público a quien va dirigido

El Programa de Gestión Documental del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA va
dirigido a usuarios externos e internos. Los usuarios internos están conformados
por los funcionarios, contratistas y aprendices con contrato de aprendizaje; los
usuarios externos lo componen los trabajadores de todas las actividades
económicas, ciudadanía en general, entidades públicas y privadas que tengan
relación con el SENA.

4. Definiciones AGN: Archivo General de la Nación, ente rector de la política

archivística en el país.
 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
1 SENA. Plan Estratégico 2015-2018. Consulta en línea:
http://www.sena.edu.co/acerca-del-
sena/planeacionestrategica/Documents/plan_estr_2015_2018_v2.pdf Pág. 38

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Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo histórico: Archivo al
cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que
por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos
recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. CCD: El
Cuadro de Clasificación Documental es un esquema que refleja la jerarquización
dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Ciclo vital del
documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
planeación, creación y/o recepción en la entidad y su conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo central. Ver también Procesos de Gestión
Documental. Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se
identifica y establece las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
 Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente
el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la
definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001,
expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos:
Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos
para su posterior consulta