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Igt 01 PDF
Igt 01 PDF
05
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
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1. Objetivo y Alcance
2. Responsable
3. Definiciones
3.1 Mensajería
Son las diligencias que se realizan para apoyar a las unidades administrativas o
unidades de gestión académicas en la distribución y recolección documental, desde
adentro o hacia fuera de la institución, tales como: realización de trámites varios, cobro
o pago de obligaciones, entre otros.
3.2 Diligencias
Son los que se hacen diariamente entre horas así: 8:00 a.m., 12:00 m., 2:00 p.m. y
6:00 p.m., en todas las oficinas de la Institución. Los recorridos establecidos son los
siguientes: Recorrido Bloque Administrativo y demás dependencias. Cuando los
recorridos no se pueden cumplir por la realización de otras diligencias urgentes,
reuniones del grupo de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental o por
circunstancias de fuerza mayor, se analiza la documentación para distribuir y se
prioriza la entrega según criterios establecidos para tal fin.
Elaboró Aprobó Validó
3.5 Clasificación
Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a
los documentos recibidos o producidos, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos
de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos empiezan a contar a partir del
día siguiente de radicado el documento.
4. Contenido
Revisa el recorrido del día para priorizar la realización de las diligencias externas y
envíos de correo, según requerimientos.
5. Documentos de Referencia
6. Historia de Modificaciones
7. Administración de Formatos
Tiempo de
Código Nombre Responsable Ubicación Acceso Disposición Final
Retención
Radicación,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
FGT-01 y Control de Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Documentos Mensajero
Interactivo
Internos
Código IGT-01 v.05
Radicación, Distribución y Control de
Documentos
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Radicación ,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
FGT-02 y Control de Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Documentos Mensajero
Interactivo
Externos
Radicación,
Gestión
Distribución Auxiliar
Documental / Personal
FGT-03 y Control de Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Documentos Mensajero
Interactivo
CRESC
Radicación,
Distribución Gestión
y Control de Documental / Personal
FGT-04 Auxiliar Según las TRD Archivo Central
Documentos Centro Autorizado
Administrativo y
Correo Interactivo
Mensajero
Certificado
Envíos Gestión
Auxiliar
Nacionales e Documental / Personal
FGT-11 Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Internacional Centro Autorizado
Mensajero
es Interactivo
Registro,
Distribución
y Control de Gestión
Auxiliar
Documentos Documental / Personal
FGT-16 Administrativo y Según las TRD Archivo Central
que pasan Centro Autorizado
Mensajero
por el Sello Interactivo
de
Radicación
Gestión
Auxiliar
Documental / Personal
FGT-14 Carta Administrativo y Según las TRD Archivo Central
Centro Autorizado
Mensajero
Interactivo
8. Anexos.
“No Aplica”