TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
Reunión de Apertura
Memorando reunión de apertura auditoria
Para: “Responsable del proceso” / Copia “Alta Gerencia”
De: “Responsable de ejercer la auditoria”
Fecha: “Fecha del memorando”
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado
actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión
Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión
Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que
apliquen.
Criterios de Auditoría:
- Sistema de Gestión de Calidad
- Política de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Política Anticorrupción de la Compañía
- Política de Contratación de la Compañía
Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos “Gestión Humana”
- Formatos e Instructivos “Gestión Humana”
Oficialización de Auditoria
Reunión de Apertura:
“Fecha de la reunión de apertura”
“Hora de inicio de la reunión de apertura”
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de
Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.
En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la
documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
información adicional.
Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados
bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compañía de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Control Interno de la Compañía.
Indicadores
- Indicador de Rotación Personal
- Indicadores de Gestión
Procedimientos a Auditar
- Contratación de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formación de Personal
- Liquidación y Finalización de Contratos
- Afiliación de Personal
Responsable de Auditar:
“Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para
realizar la Auditoría”
Asistencia
Nº Nombre Cargo Area Firma
1
2
3
4
5
6

B. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

Nº Documento reservado Observaciones de documento
 1 Política de Contratación
2 Evaluación Conocimientos
Política de Calidad y Objetivos
3 Procedimiento de Contratación
(evidencias: hojas de vida de
funcionarios)
4 Procedimiento de bienestar y
salud ocupacional (evidencias:
Plan de bienestar, soportes de
reuniones de brigadistas)
5 Procedimiento Formación de
Personal (evidencias: formatos
de asistencia de
capacitaciones, plan de
formación)
6 Liquidación y Finalización de
Contratos
7 Procedimiento de afiliación de
personal (soportes: afiliaciones
y planillas de afiliación)
Revisión Estándares Iso,
Actualización y
posibles oportunidades de mejora.
Comprensión y conocimiento de la
política de calidad y objetivos.
Revisión de hojas de vida al azar y
su
debida estandarización de calidad.
Estandarización los de los
documentos y
referenciados en los procedimientos.
Estandarización los de los
documentos y
referenciados en los procedimientos
Revisión de formatos de retiro y
hojas de
vida al azar y su debida
estandarización
de calidad.
Revisión de planillas de afiliación de
los
últimos tres meses.

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.
d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o
estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría
(ejemplo: lista de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de
auditoría.
Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
E. Generación de hallazgos de auditoría:
Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013 Auditor(es): Oficina asesora de
control interno.
Proceso auditado: compras Auditado(s): Superintendencia de
Logística.
N° Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Procedimientos de política de gestión Falta agregar X
costos en financiera implementación de
materiales en procedimiento para
bodega y stand-by costos en materiales
de bodega y stand-
by
2 formato único de Cap. Compras y No se tiene en X
despachos, Manual logística cuenta el formato
de procedimientos único de despachos
y recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización X
organizacionales logística y de la política de
servicio al cliente logística, cuya
última actualización
fue el 18 de julio
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

F. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.
• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no
se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.

 Conclusiones de la Auditoria:
- Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un
procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de
resultado en uno solo.
-Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y
análisis de muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el
diligenciamiento de los libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los
mismos.

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la
supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para
la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores
establecidos dentro de una organización.