UNIVERSIDAD SAN PEDRO

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

GESTION DE PROYECTOS

Dr. Ing. Francisco Rodríguez Novoa

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Tema 1: Generalidades de Proyectos

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Los proyectos aparecieron con el hombre

2500 añosAC Amediados del sigloXV

 ¿Qué es un proyecto?
 Un desafío temporal llevado a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. (fuente: PMBOK 2017)

Proyecto

Sub Proy1

Sub Proy2

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 ¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
–Temporal
• Cada proyecto tiene un comienzo y un final definido, con una duración
limitada.
• El proyecto termina cuando se logran los objetivos del proyecto, o
cuando los objetivos no serán cumplidos o cuando la necesidad del
proyecto no existe más.
• Los proyectos no son esfuerzos continuos.
–Productos, servicios o resultados únicos
• Un producto que puede ser un componente de otro elemento, una
mejora de un artículo, o un producto final en sí mismo.
• Un servicio o la capacidad para realizar un servicio (por ejemplo, una
función de negocios que apoya la producción o distribución);
• Una mejora en el producto existente o líneas de servicio (por ejemplo,
un proyecto Six Sigma comprometido a reducir defectos).
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Campos de acción

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 Características de un proyecto

➢ Actividades numerosas y en muchos casos complejas.

➢ Singular: un conjunto de eventos que solo se presentan
una vez.
➢ Con recursos, presupuesto y tiempo limitado.
➢ Interviene mucha gente, por lo general de diversas áreas y
especialidades.
➢ Sus actividades están en secuencia.
➢ Está orientado a objetivos.
➢ Debe dar como resultado un producto o servicio final.
➢ Alto nivel de riesgos y complejidad.
➢ Impacto en el medio ambiente y responsabilidad social.

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 Diferencias entre Proyectos y Operaciones
• Las organizaciones realizan operaciones y proyectos.
• Ambos:
– Son realizados por personas.
– Utilizan recursos limitados.
– Se planifican, ejecutan y controlan.
• Pero:
– Las operaciones son continuas y repetitivas.
– Los proyectos son iniciativas especiales y especificas.

Equipos Procesos Focalización

Operaciones Relativamente Repetitivos Sostenibilidad

estables de la empresa
Proyectos Temporales No repetitivos Entregables
únicos
 Ejemplos de proyectos

➢ Diseñar y/o construir una obra de infraestructura.

➢ Desarrollar, adquirir o modificar un sistema de
información.
➢ Desarrollar un nuevo producto o servicio.
➢ Implementar un cambio en la estructura, el personal
o el estilo de una organización.
➢ Implementar un nuevo o mejorar un existente
proceso o procedimiento de negocio.

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Etapas del Ciclo de Vida

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 ¿Qué es la Dirección de Proyectos?
 La dirección de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo. (fuente: PMBOK 2017).

Marketing Comercial RRHH Operaciones Sistemas

Proyecto Project
Nuevo Manager
Producto

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 ¿Qué incluye la Dirección de Proyectos?
La dirección de un proyecto incluye:
 Identificar los requisitos.
 Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados.
 Implementar, mantener y ejecutar una estrategia de
comunicaciones entre los interesados, que sea activa,
eficiente y que propicie la colaboración.
 Gestionar los interesados hacia el cumplimiento de los
requisitos del proyecto y la creación de sus entregables.
 Liderar y motivar al equipo del proyecto hacia el
cumplimiento de sus objetivos
 Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto.

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 ¿Que es la gerencia del portafolio de proyectos?
Es el conjunto de programas y proyectos definidos para el
logro de los objetivos estratégicos.
Supervisa la dirección de proyectos, programas o una
combinación de ambos.

Proyecto 1
Visión
Programa 1 Proyecto 2

Proyecto 3
Misión Selección y
Priorización Proyecto 4
Programa 2
Objetivos Proyecto 5

Proyecto n-1
Programa n
Estrategias Portafolio de Proyecto n
Plan Estratégico Proyectos
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 Contexto de la Gerencia de Proyectos
¿Qué es un programa?
Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una
forma coordinada.
(fuente: PMBOK).

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 Contexto de la Gerencia de Proyectos
¿Qué es un portafolio?
Es un conjunto de programas o proyectos que están alineados a los objetivos
estratégicos de una organización.
Representan inversiones planificadas por la organización
Son medibles. Clasificados y priorizados. Tienen metas

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Proyectos y Planificación Estratégica
Los proyectos se utilizan a menudo como medio para
alcanzar directa o indirectamente los objetivos
recogidos en el plan estratégico de una organización.
Por lo general, los proyectos se autorizan como
resultado de una o más de las siguientes
consideraciones estratégicas:
 Demanda del mercado

 Oportunidad estratégica/necesidad del negocio

 Necesidad social
 Consideraciones ambientales
 Solicitud de un cliente
 Avance tecnológico

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Proyectos y Planificación Estratégica
Proyectos y Planificación Estratégica
Proyectos y Planificación Estratégica
 Contexto de la Gerencia de Proyectos

¿Qué es una oficina de proyectos PMO?

Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin de
hacerlos exitosos.

PMO

Recursos de
Metodología Entrenamiento Revisión(QA)
Portafolio Gestión
y Soporte y Mentoria y Consultoría
de Proyectos

•Procesos. • Competencias. • Revisión de • Plan Estratégico y Gerencia de Proyectos

•Herramientas. • Material de cumplimiento . presupuesto -Analista de Proyecto
•Templates. Entrenamiento. de la • Selección y -Gerente de Proyecto
•Estándares. • Entrenamiento. Metodología Priorización -Gerente de Programa
•Lecciones • Certificación / • Asesoría y • Seguimiento del
aprendidas. Acreditación Consultoría Portafolio.
• Seguimiento post-
producción de
beneficios
propuestos
 Contexto de la dirección de proyectos
Programas y Dirección de Programas: Un programa es un grupo
de proyectos relacionados

Portafolio y gestión de portafolio: es un conjunto de proyectos o

programas y otros trabajos, que se agrupan para facilitar la gestión
efectiva

Subproyectos: Con frecuencia, los proyectos se dividen en

componentes o subproyectos más fáciles de gestionar

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): Centraliza y coordina la

dirección de proyectos y pone énfasis en la planificación y ejecución
de proyectos y sub-proyectos vinculados con el objetivo de negocio
entre otros.
 Rol del Director de Proyecto

 El Director del proyecto es la persona asignada por la

organización ejecutante para liderar el equipo de trabajo
responsable por alcanzar los objetivos del proyecto.

❖ El rol de un Director de proyecto es distinto de

un gerente funcional o gerente de
operaciones.
❖ El Director (Gerente) funcional se centra en
proporcionar supervisión de la gestión de una
unidad funcional o de una unidad de negocio
❖ Los gerentes de operaciones son
responsables de asegurar que las
operaciones del negocio sean eficientes

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Responsabilidades y competencias del DP

 Los directores de proyectos tienen la responsabilidad de

satisfacer las:
▪ Necesidades de las tareas.
▪ Necesidades del equipo.
▪ Necesidades de los individuos.
▪ Necesidades de los clientes
 El Director de proyecto debe poseer las siguientes
competencias:
✓ Conocimiento. Se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la
gestión de proyectos.
✓ Desempeño. Se refiere a lo que el director del proyecto es capaz de hacer o
lograr al aplicar sus conocimientos de gestión de proyectos.
✓ Personal. Se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta
cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas (actitudes,
características básicas de la personalidad, liderazgo, etc.).
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Habilidades interpersonales del DP

➢ Liderazgo:
➢ Formación de equipos
➢ Motivación
➢ Comunicación
➢ Influir
➢ Negociación
➢ Construcción de confianza
➢ Gestión de conflictos
➢ Coaching

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 Ciclo de Vida de un Proyecto

 Es una serie de FASES por las que atraviesa un proyecto desde su inicio
hasta su cierre.
 Fases son generalmente secuenciales.
 Las fase se dividen por objetivos. Las fases son acotadas.
 Describe QUÉ SE NECESITA HACER para completar el trabajo.
 Los proyectos varían en tamaño y complejidad pero básicamente etapas
de inicio, una etapa de preparación, ejecución y cierre.
 Ciclo de vida del Producto

 Es el tiempo que transcurre desde la concepción del producto hasta

su retiro del mercado.
 Describe las CARACTERÍSTICAS específicas que debe tener el
producto.

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CV del proyecto vs CV del producto

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 Ciclo de vida de la administración del proyecto

 Describe qué se necesita hacer para administrar el proyecto.

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Ciclo de vida de la administración del proyecto

 Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del

proyecto.

 La influencia de los interesados, los riesgos y la incertidumbre

son mayores al inicio del proyecto.

 La capacidad de influir en las características finales del producto

del proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al
inicio del proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto
avanza hacia su conclusión.

 El costo de los cambios y de corregir errores suele aumentar

sustancialmente según el proyecto se acerca a su fin.

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Ciclo de vida de la administración del proyecto

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 Quienes son los Interesados del proyecto (Stakeholders) ?

INTERESADOS Gobierno
DEL PROYECTO Grupo de
Gobierno
Son aquellas Regionales Ecologistas
Sponsor del
personas o proyecto
entidades
involucradas
Clientes /
Director de Usuarios
activamente con Proveedores Proyecto
el proyecto, o
cuyos intereses Líder de Equipo A Líder de Equipo B
pueden verse
afectados de
manera positiva Sub Equipo Sub Equipo
o negativa por
el éxito o Sub Equipo Sub Equipo
fracaso del
Sub Equipo Sub Equipo
mismo.

PROYECTO
 Involucrados o "Stakeholders" Del Provecto

 Los “stakeholders” del Proyecto son los Individuos y

organizaciones que están activamente Involucradas en
el proyecto, o cuyos Intereses pueden verse afectados
como resultado de la ejecución del proyecto o de la
terminación del proyecto; ellos también pueden ejercer una
influencia sobre el proyecto y sus resultados.
 Los “stakeholders” tienen distintos niveles de
responsabilidad y autoridad. Estos pueden tener un rango
contributivo, colaborativo hasta una responsabilidad total
sobre el proyecto, inclusive asignando financiamiento y
soporte político
 El gerente de proyectos debe Identificar a los
"stakeholders", determinar sus requerimientos y
gerenciar su Influencia en bien del proyecto.
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 Involucrados o "Stakeholders" Del Provecto

Los “stakeholder" en todo proyecto incluyen:

 El gerente del proyecto - la persona responsable de
gerenciar el proyecto.
 Cliente/usuario - la persona u organización que usará el
producto final del proyecto. En algunas áreas de aplicación,
el cliente y los usuarios son sinónimos, mientras que en
otras, el cliente se refiere a la entidad que adquiere los
resultados del proyecto y los usuarios son aquellos que
usarán directamente el producto final del proyecto. Por
ejemplo, el cliente de un nuevo producto de software
farmacéutico para soportar operaciones sobre uno de sus
clientes: Cliente Proveedor de servicios médicos, Doctores
Usuarios y Técnicos.
 La organización ejecutora - la empresa cuyos empleados
están directamente involucrados con hacer el trabajo del
proyecto.
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 Involucrados o "Stakeholders" Del Provecto

Los “stakeholder" en todo proyecto incluyen:

 Miembros del equipo del proyecto - El grupo que lleva a
cabo el trabajo del proyecto.
 Sponsor- Ia persona o grupo que provee los recursos
financieros, en cash o recursos, para el proyecto.
 Influenciadores- las personas o grupos que no están
directamente relacionadas con la adquisición o el uso del
producto del proyecto, pero que debido a su posición en la
organización del cliente pueden influenciar positiva o
negativamente el curso del proyecto.
 PMO- si existe una PMO en la organización, y si esta tiene
una responsabilidad directa en el resultado del proyecto.

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 Influencias Organizacionales

Los proyectos típicamente forman parte de una

organización que es mayor que el proyecto, sean
corporaciones, agencias del gobierno, instituciones de
cuidado de la salud, organismos internacionales,
asociaciones profesionales, y otras. El proyecto es
influenciado por la organización u organizaciones que lo han
iniciado. La madurez de la organización con respecto a sus
sistemas de gerencia de proyectos, cultura, estilo,
estructura organizacional y la oficina de gerencia de
proyectos pueden también influir en el proyecto.

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 Organización Funcional
Coordinación del
proyecto
Gerente
General

Gerente Gerente Gerente

Funcional Funcional Funcional

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

Personal Personal Personal

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 Estructura Proyectizada
Gerente
General

Gerente Gerente Gerente

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

37
 Matricial débil
Gerente
General

Gerente Gerente Gerente

Funcional Funcional Funcional

staff staff staff

staff staff staff

staff staff staff

personal asignado al proyecto Coordinación del proyecto

38
 Matricial balanceada
Gerente
General

Gerente Gerente Gerente

Funcional Funcional Funcional

staff staff staff

staff staff staff

Gerente staff staff

de Proyecto

personal asignado al proyecto Coordinación del proyecto

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 Matricial fuerte
Gerente
General

Gerente Gerente Gerente de

Funcional Funcional Proyectos

staff staff Jefe de Proyecto

staff staff Jefe de Proyecto

staff staff Jefe de Proyecto

personal asignado al proyecto Coordinación del proyecto

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 Características según estructura organizacional
\Tipo organización Funcional Matricial Matricial Matricial Proyectizada
débil balanceada Fuerte
Características proyecto

Autoridad del gerente de Poca o Limitada Baja a Moderada a Alta a casi

proyecto ninguna moderada alta total

% de personal asignado al Casi ninguno 0-25% 15-60% 50-95% 85-100%

proyecto tiempo completo

dedicación del gerente de Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time

proyecto

títulos comunes para el Coordinador/ Coordinador Gerente/ Gerente de Gerente de

gerente de proyecto Líder del /Líder del Jefe de Proyecto/ Proyecto/
proyecto proyecto Proyecto Programa Programa

personal administrativo Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time

para la gestión del
proyecto
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 PMBOK

 PMBOK o A Guide to the Project Management Body

of Knowledge http://www.pmi.org
 Contiene prácticas que han sido compiladas y
mejoradas durante los últimos veinte años gracias
al esfuerzo de profesionales y académicos de
diversos ámbitos de ingeniería.
 Es uno de los más importantes documentos
publicados en la actualidad por el Project
Management Institute que produce documentos y
prácticas generalmente aceptadas de dirección y
de gestión de proyectos.
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 ¿Qué es project management institute PMI ?

 Se creó en el año 1969 en Filadelfia, Pensilvania

(EEUU).
 Centra su actividad en el conocimiento de la Dirección
de Proyectos en todos los ámbitos.
 Tiene más de 240.000 profesionales asociados en 160
países y de prácticamente todos los sectores de
actividad.
 PMI promueve la certificación como Profesional de la
Dirección de Proyectos (PMP – Project Manager
Professional).
 ¿Qué es la guía del PMBOK ?

 Una guía con múltiples caminos

 Un estándar ANSI (American National Standards
Institute)
 Un compendio de mejores prácticas organizadas:
 Por áreas de conocimiento
 Pro grupos de proceso
 La guía del PMBOK no es:

 Una metodología

 Una herramienta de software

 Una guía de mejoramiento de gerencia de

proyectos.

 Una biblia de gerencia de proyectos.

Versiones del PMBOK

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6
Versiones del PMBOK

4
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 Qué es PMP?
Project Management Professional
Es una credencial reconocida a nivel internacional
relacionada con la Gestión de Proyectos otorgada por
el PMI®
Para aspirar a una certificación, se debe cumplir con
ciertos requisitos mínimos de experiencia y
educación:
Título universitario
 4,500 horas de experiencia en Administración de
Proyectos
 35 horas de educación en Administración de Proyectos
 Rendir un examen de aproximadamente 4 horas y 200
preguntas
FIN

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