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Carrera 7 # 16 – 56 Oficina 801
Bogotá D.C., Colombia
ORGANIZAR DOCUMENTOS
Taller No. 10 & PROYECTO FINAL

MANUAL DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
PUENTES SERGIO ARTURO

URREGO CRISTIAN ANDRES
RODRIGUEZ NATALIA
MARTINEZ JHOAN MANUEL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TÉCONOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
1504779
BOGOTÁ D.C.
2018
Carrera 7 No. 16-56 Oficina 801

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Taller No. 10 & PROYECTO FINAL

MANUAL DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
INSTRUCTORA:
APRENDICES:
PUENTES SERGIO ARTURO
URREGO CRISTIAN ANDRES
RODRIGUEZ NATALIA
MARTINEZ JHOAN MANUEL
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
TÉCONOLOGIA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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TABLA DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………………5
Objetivo General………………………………………………………………………5
Objetivos Específicos…………………………………………………………………5
Marco normativo………………………………………………………………………5
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
1. PRODUCCIÓN………………………………………………………………..7
1.1. FORMATOS ………………………………………………………………7
1.1.1. Memorando………………………………………………………………..8
1.1.2. Acta administrativa………………………………………………………..9
1.1.3. Circular…………………………………………………………………….11
1.1.4. Informe de actividades mensual………………………………………..12
1.1.5. Certificado…………………………………………………………………14
1.1.6. Carta de cotización……………………………………………………….15
1.1.7. Factura……………………………………………………………………..16
1.1.8. orden de compra…………………………………………………………..17
1.1.9. Nota de remisión…………………………………………………………..18
1.1.10. Devolución de vienes…………………………………………………19
1.1.11. Nota crédito…………………………………………………………….20
1.1.12. Nota debito……………………………………………………………..21
1.1.13. Recibo de caja…………………………………………………………22
1.1.14. Desprendible de Nomina……………………………………………...23
2. RECIBO, RADICACIÓN Y DESPACHO……………………………………24
2.1. RECIBO…………………………………………………………………… 24
2.2. REDICACION………………………………………………………………25
2.3. DESPACHO………………………………………………………………...26
3. CLASIFICACION……………………………………………………………….28
4. TRAMITE………………………………………………………………………..28
5. ORGANIZACIÓN……………………………………………………………….30
5.1. Folleto de programas para la gestión de archivo ………………………32
6. CONSULTA……………………………………………………………………33
6.1. ACUERDOS DEL ACCESO DOCUMENTAL ……………………………35

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7. CONSERVACION……………………………………………………………36
7.1. TABLA DE VALORECION DOCUMENTAL…………………………..37
7.2. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL…………………………….38
7.3. TABLA DE INVENTARIO DOCUMENTAL……………………………39
8. DISPOSICION FINAL……………………………………………………….39
CONCLUSIONES
GLOSARIO
ANEXOS:
1. CORPORATIVO……………………………………………………………..43
1.1. MARCO FILOSOFICO…………………………………………………………43
1.1.1. Visión………………………………………………………………………….43
1.1.2. Misión…………………………………………………………………………43
1.1.3. Valores corporativos…………………………………………………………43
1.1.1. Objetivo General……………………………………………………………..44
1.1.5. Objetivos Específicos………………………………………………………..44
2. ORGANIGRAMA……………………………………………………………..45
3. MANUAL DE FUNCIONES………………………………………………….45
4. MANUAL DE PROCDIMIENTO…………………………………………….52

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INTRODUCCIÓN
Desarrollar la gestión documental y de archivo, de acuerdo a las normas por la que

se rige la organización y el sistema nacional de archivo con el fin de plantear y
contemplarla función archivística de la empresa en cuya función deberán observase
principios y procesos archivísticos. Para así dar cumplimiento a las funciones de la
entidad por lo tanto es responsabilidad de los empleados, aplicar las normas en esta
materia establecidas por el archivo general de la nació.
Lo que busca el manual mantener y conservar los archivos ya será físicamente o
digitalmente para salvaguardarse la entidad.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un manual de gestión documental para implementar el adecuado

funcionamiento del archivo dentro de las instalaciones de la empresa (A.P.R
ABOGADOS).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Crear y controlar un manual de gestión documental al interior de la empresa.

2. Definir los formatos y normas para la correcta realización de la gestión
documental.
3. Asignar el cargo de auxiliar en archivo dentro de la entidad.
4. Crear el área exclusiva para la gestión de archivo y correspondencia dentro
de las instalaciones de la empresa.
MARCO NORMATIVO
 Acuerdo 42 del 2002

Articulo 5
Consulta de documentos

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La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras

dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan
copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina
o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y solo se permitirá cuando
la información no tenga carácter de reservado conforme a la constitución o a las
leyes.
Acuerdo 056 de 2000

Acuerdo primero: acceso a los documentos públicos: en concordancia con el artículo
74 de la constitución política “todas las personas tienen el derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”
Parágrafo: acceso a la información: toda persona interesada en obtener información
que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el
respectivo reglamento para el acceso a la misma.
Artículo segundo: consulta de documentos y archivos la consulta de los expedientes

o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en días y horas
laborales, con la presencia del funcionario o servidor correspondientes.
Constitución política de Colombia
Articulo 74
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley.
Ley 1712 de 2014

Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Congreso de la republica
Todo artículo hace referencia a la transparencia y el derecho a la información.

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PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La razón fundamental de este trabajo es dar a conocer las competencias para

identificar y elaborar toda clase de documentos empresariales dentro del proyecto
de formación teniendo en cuenta los soportes y los conocimientos adquiridos en el
tecnólogo de Gestión Administrativa y las normas Técnicas colombiana.

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1.1. FORMATOS
Bogotá D.C., 05 de abril de 2018
1.1.1. MEMORANDO
PARA: LUIS FABIÁN DÍAZ, OPERARIO
De: ALBERTO PULIDO RODRIGUEZ Gerente General
Asunto: Falta disciplinaria grave
Por medio de la presente se le comunica que será sancionado por los

acontecimientos sucedidos entre usted y un compañero de trabajo durante horas
laborales. Se le cita en la oficina del Jefe de Recursos Humanos para hacer su
descargo.
Atentamente,
___________________________
ALBERTO PULIDO RODRIGUEZ
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Gerente General
ALBERTO PULIDO RODRIGUEZ SAS
1.1.2. ACTA ADMINISTRATIVA
En la ciudad de _______________, _______________ siendo las ____:____

(_____________________) horas del día ____ (____________) del mes de
_____________ del año _________ (__________) estando reunidos _________________,
Auditor de Control Interno, ___________________, Responsable de recursos humanos,
____________________,Responsable Administrativo, ______________________, y su
jefe inmediato el señor _______________________, así como los testigos ___________ y
_________________, en las instalaciones de la empresa
______________________________ quien presta servicios profesionales a
_________________________________ ubicadas en _______________, numero
_______________ del Fraccionamiento _______________, de la Ciudad de
________________, en el Estado de _______________, quienes deciden voluntariamente
hacer constar los hechos que a continuación se describen en la presente Acta
Administrativa:
H E C H O S:
[Breve descripción de los hallazgos]

________________________________________________________________________
_________________
________________________________________________________________________
_________________
Por lo anteriormente descrito se concluye que

_____________________________________________________
En este acto se le solicita al señor ___________, que de una aclaración sobre los hechos
narrados en el presente documento, por lo cual se le concede el uso de la voz a lo que
manifiesta con su puño y letra, bajo protesta de decir verdad que:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

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________________________________________________________________________
______________________________________________________
Se les pregunta a las personas que intervienen en la presente acta, si es su deseo

manifestarse, a lo que respondieron:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
______________________________________________________
Con lo anterior se da por terminada la presente acta administrativa siendo las ____:___
(______) del día _____ (______ ) del mes de _______ del año _____ (_________), ante la
presencia de los testigos que suscriben al calce, así como las demás personas que en ella
intervinieron y quisieron hacerlo, ratificando la presente acta administrativa en todos sus
puntos y contenido, por lo que se hace constar que se le dio participación al trabajador
investigado, el cual en compañía de los que intervinieron en la misma, firman de entera
conformidad.
Jefe Inmediato
________________________ ________________________
Sr. Sr.
Responsable de Recursos Responsable Administrativo Auditor de Control

Humanos Interno
________________________
________________________ Sr. __________________
Sr. Sr.
Testigo Testigo
________________________ ________________________
Sr. Sr.
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Domicilio: __________________________ Domicilio: __________________________
1.1.3. CIRCULAR
(Código) XXX
Bogotá D.C, 18 de marzo de 2018
A todos los empleados y jefes de personal:
ASUNTO: Compensación semana santa.
Con el presente se les comunica que no habrá labores en la planta los días 23, 25,
26, 27 y 28 correspondientes a este mes, debido a la conmemoración y
celebración de la semana santa, y se les comunica que este tiempo laboral se
compensará del día 4 al 16 del mes entrante.
Lo anterior se hace de su conocimiento para que a la brevedad, gestionen los

movimientos correspondientes a sus labores.
Atentamente.
_________________________
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Lic. Noemí Rodríguez Padilla

Jefa del departamento de administración de empleados
1.1.4. INFORME DE ACTIVIDADES MENSUAL

MES:
DATOS BÁSICOS CONVENIO:

No. Convenio
Nombre del prestador
del servicio
Entorno de atención
(modalidad)
Número de OBJETO DEL CONVENIO:
beneficiarios
municipio de atención
Sede
Departamento
Tipo de cobertura
Fecha inicio de
actividades
Fecha de inicio de la
atención
OBLIGACIONES
 #
SISTEMA DE  #
INFORMACIÓN DE
 #
PRIMERA INFANCIA Y
FOCALIZACIÓN  #
 #
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 #
 #
 #
.
ADMINISTRATIVOS
PLAN DE ATENCIÓN
INTEGRAL
OBSERVACIONES Y
RECOMENDACIONES
FIRMA DEL PRESTADOR DEL SERVICIO
SUPERVISOR MUNICIPIO
NOMBRE
CARGO
SUPERVISOR SECRETARIA DE EDUCACIÓN

NOMBRE
CARGO
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ALBERTO PULIDO RODRIGUEZ S.A.S.

NIT 900735104-7
1.1.5. C E R T I F I C A
Que la señorita MAIRA ALEJANDRA VASQUEZ PARRA, identificada con cédula de

ciudadanía Nº C.C. 1.111.198.818, está vinculada laboralmente con la Compañía
ALBERTO PULIDO RODRÍGUEZ S.A.S. con un contrato individual de trabajo a
término indefinido, desempeñando el cargo de JEFE ADMINISTRATIVA, desde el
06 de septiembre de 2017, devengando como último salario básico mensual la suma
de DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.500.000), con un
variable mensual de hasta, TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($300.000).
Que en el mes de febrero de 2018 dicha variable fue causada y pagada a la

trabajadora.
La presente certificación se expide a los doce (12) días del mes de marzo de dos
mil dieciocho (2018).
Cordialmente,
___________________________
ALBERTO PULIDO RODRIGUEZ
Gerente General
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1.1.6. CARTA DE COTIZACIÓN
Señores
Atención:
Referencia:
De mi mayor consideración:
Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que de acuerdo con los Términos de
Referencia, nuestra cotización es la siguiente:
Imp. Total
Imp. Mensual
(12 meses)
DESCRIPCIÓN Incluido Imp. Ley
Incluido Imp. Ley
S/.
S/.
SERVICIO DE ASESORIA JURIDICA-
La presente propuesta incluye impuestos de ley, tributos, seguros, transportes, inspecciones,

pruebas, y los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto
que le sea aplicable y que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar.
Bogotá,……………………………………….
-----------------------------------------------------------
Firma, Nombres y Apellidos del postor
/ Razón Social de la empresa
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RUC:
RNP:
1.1.7. FACTURA
RECEPTOR: FECHA DE EMISIÓN:

DOCUMENTO: DIRECCIÓN:
GUÍA DE DESPACHO N°: TELÉFONO:
VENDEDOR: VENCIMIENTO DE PAGO:
CANTIDAD DETALLE P. UNITARIO VALOR
NOMBRE: NETO $
RUT: % DE IVA $
TOTAL $
LUGAR:
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FECHA: FIRMA
1.1.8. ORDEN DE COMPRA
DATOS DEL CLIENTE Y DE LA FACTURA

Razón Social Ciudad
Contacto RUT
Dirección Teléfono
DATOS DEL PROVEEDOR

Razón social Ciudad
Contacto RUT
Dirección Teléfono
DATOS DEL PRODUCTO A ADQUIRIR

No. Parte / Descripción del Producto Precio Cant. Precio
Tipo Modelo Unitario* Total*
NETO
IVA
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TOTAL
ACEPTACIÓN DEL CLIENTE:
______________________________ ____________________________
Nombre - Cargo Firma
1.1.9. NOTA DE REMISION
Fecha: Remisión N°
Nombre:
Domicilio: Pedido:
Condiciones y Cantidad Condiciones:
Cantidad Concepto Precio Importe
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Sub-total
Total
1.1.10. FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE CLIENTES
PRODUCTO: Fecha del

Reclamo:
Cantidad: Lote: Vencimiento:
EFECTÚA LA DEVOLUCIÓN
Nombre y Apellido: ............................................................................................

Empresa: ....................................................................
Calle: ........................................................................Nº: .................................
Localidad: .................................................................C.P: .................................
Provincia: ..................................................................T.E/Fax: ..........................
e-mail: .............................................................................................................
Horario en que se encuentra el profesional: ........................................................
MOTIVO DE LA DEVOLUCIÓN (Marcar lo que corresponda)

1. Deterioro de reactivos
2. Equipo incompleto
3. Resultados anormales
4. Sensibilidad alterada
5. Especificidad alterada
6. Deterioro o rotura
7. Otros (aclarar)
Nota Aclaratoria (Informe de las observaciones realizadas sobre el producto por el reclamante)
Puede efectuarse en este formulario o adjuntarse aparte
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Firma y Sello
Nota: El presente Formulario debe adjuntarse a la nota del profesional y a él/los equipos en
Reclamo para que se dé curso al mismo. Debe confeccionarse uno por cada producto y lote
diferente.
1.1.11. Nota Debito
Nota Debito
Nº de nota de crédito 1
Fecha de nota de crédito dd.mm.aaaa
Nº de factura original 1
A pagar (COP) 0,00
Descripción Cantidad Unidad Precio Importe
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Subtotal sin IVA 0,00

IVA 19% de 0,00 0,00
Total (COP) 0,00
1.1.12. Nota de crédito
Nota de crédito
Nº de nota de crédito 1
Fecha de nota de crédito dd.mm.aaaa
Nº de factura original 1
A pagar (COP) -0,00
Descripción Cantidad Unidad Precio Importe
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Subtotal sin IVA -0,00

IVA 19% de 0,00 -0,00
Total (COP) -0,00
1.1.13. RECIBO DE CAJA
RECIBO DE CAJA
No.
FECHA:
BENEFICIARIO:
CONCEPTO:
CENTRO DE COSTO: TOTAL:
CUENTA: RECIBIO:
APROBO: C.C.:
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1.1.14. DESPRENDIBLE DE NOMINA
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2. RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DESPACHO DOCUMENTAL
Perder tiempo buscando documentos perjudica la productividad de tu empresa y

puede transmitir una mala impresión (de principiante o falta de organización) al
cliente o inversor. La situación se agrava cuando los archivos fueron perdidos o
extraviados. Aquí hace falta un protocolo de recepción de documentos para
organizar la papelería.
Con la función de controlar el movimiento (entrada y salida) de documentos, el protocolo

establece un patrón para catalogar, guardar y encaminar todos los archivos de la empresa. En
este artículo, vas a descubrir cómo economizar tiempo al organizar los procesos, garantizando
que ningún documento sea extraviado.
A continuación, se dan a conocer los formatos de recepción, radicación y despacho de los

documentos en A.P.R.:
2.1 RECIBO
Es la función del área de la empresa encargada de recibir todo tipo de correspondencia y
tramitar su destino a cada área donde sea dirigido el documento, es preciso disponer de un
control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la
empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas
encargadas.
Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer
normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa
Recepción clasificación apertura revisión radicación
Dependencia Reparto Registro
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FORMATO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Fecha PROCEDENCIA PASE A: RESPUESTA FIRMA
Registro
de ciudad Asunto
N°
recibo
Persona, Entidad Dependencia Fecha Dependencia Fecha Quien recibe
2.2 RADICACIÓN
Concepto: En esta parte es importante verificar la veracidad del documento que cumplan con
los requisitos establecidos y así ya poder sellar el documento con su respectiva fecha y hora de
recibido por último se entrega la copia del documento. Se hace con el sello radicador de
correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico. Se imprime en la parte superior derecha
del documento no debe cubrirse la información que trae la comunicación
Mapa mental
Registro verificación firma y sello radicado dependencia
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FORMATO DE RADICACION
N° N° de Tipo de Tiempo de
Fecha Dependencia Firma
Consecutivo Radicación Documento respuesta
2.3 DESPACHO
Concepto: Esta es la última función ya que acá se clasifican los documentos teniendo en cuenta
varios conceptos del documento, el documento es entregado a su destinatario, el Sistema de
despacho de Correspondencia fue desarrollado con el objetivo de brindar un entorno ágil y
sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la correspondencia de una institución el sistema
provee una serie de servicios para la gestión de documentos, principalmente la
correspondencia. En primer lugar, permite la creación de un esquema de clasificación acorde a
las necesidades de la institución y el registro de los documentos según el esquema creado.
OFICINA PRODUCTORA ELABORACION FIRMA
TRASLADO VERIFICACION NUMERACION YFECHADO
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Clasificación ENVIO
FORMATO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA O DESPACHADA
Destino
Fecha de FIRMA DE QUIEN
Registro N° ciudad Asunto
envió ENVIA
Persona, Entidad
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3. CLASIFICACION
Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las

agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad. Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo
en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a
lo largo de su gestión.
4. TRAMITE
Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su

destinatario, también podría definirse como el diligenciamiento para obtener un
resultado es una aplicación que permite a las organizaciones tener el control de la
ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y
se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan
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analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los cuellos de botella para
mejorar los flujos de los documentos dentro de la organización.
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5. ORGANIZACIÓN
Conjunto de acciones orientadas a la: clasificación, ordenación y descripción de los documentos
de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos, la ordenación es un
proceso posterior a la clasificación, la cual nos permite:
 Acceso a la información
 Rapida localización del documento.
 Facilita la comprensión documental
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5.1. Folleto de programas para la gestión de archivo
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6. CONSULTA
Es el proceso enfocado en búsqueda y recopilación de información, el proceso de consulta

hace referencia al derecho que tienen los ciudadanos de acceder a la información.
En este sentido, bien si se trata de un Archivo de Gestión, uno Central o un Archivo Histórico,
aun cuando es en este último donde mayor actividad al respecto puede percibirse, se
entenderá como Consulta de Documentos a cualquier proceso de visita, revisión y lectura de
un documento, que se encuentre almacenado en un Archivo, a fin de recabar la información
que estos contienen.
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6.1. ACUERDOS DEL ACCESO DOCUMENTAL
 Según el artículo 74 de la constitución política de Colombia Todas las personas tienen

el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
 Según el acuerdo 056 de 2000
 El uso de los documentos públicos, se debe Hacer respetando fielmente su contenido
y el contexto en el cual se produjo y sin propósito De crear confusión o
desorientación”.
 ARTÍCULO PRIMERO.- ACCESO A LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS: En
concordancia con el artículo 74 de la Constitución Política "Todas las personas tienen
el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la
ley".
 PARÁGRAFO: ACCESO A LA INFORMACIÓN: Toda persona interesada en obtener
la información que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido
en el respectivo reglamento, para tener acceso a la misma.
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho
a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el

derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y
demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo
13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier
documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento
por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo"
ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos

históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación
impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en
estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del
documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
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7. CONSERVACION
transferencia documental: La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del

conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas
han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de
las etapas del ciclo vital de los documentos, de conformidad con lo establecido por la Comisión
de Valoración Documental, manteniendo los registros y catálogos preparados en el lugar de
origen con el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación documental.
Prestamos de documentos: Concepto y régimen jurídico

El Reglamento entiende por préstamo administrativo la entrega o remisión de expedientes o, en
general, documentos, a los órganos jurisdiccionales o Administrativos en cumplimiento de lo
dispuesto en el Ordenamiento Jurídico.
Se regirá por lo dispuesto en solicitud y recepción del préstamo.
La solicitud, formulada en el impreso correspondiente será realizada por el titular del organismo
u órgano productor de los documentos. Dicha solicitud estará dirigida a la dirección del Archivo.
Autorización del organismo o unidad administrativa remitente de los documentos.
La solicitud de documentos generados por un órgano o unidad administrativa, distinto del
solicitante, deberá ser autorizado por el órgano o unidad administrativa productora, o remitente
de los mismos, salvo cuando sean requeridos por los órganos jurisdiccionales y en aquellos
otros casos contemplados en la legislación especial. Dicha autorización deberá acompañarse a
la solicitud del préstamo.
Tabla de retención documental: Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento
archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística)
que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos,
actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero
¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja
separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la
necesidad que existe de conservarlos
Tabla de valoración documental: Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de
Valoración Documental -TVD- son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para intervenir los
fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
Tabla de inventario documenta: Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá
publicar en la página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han
cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que
los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso a los Consejos
Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación.
Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital
de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días,
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instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a
la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los
documentos. Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad.
7.1. TABLA DE VALORECION DOCUMENTAL
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7.2. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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7.3. TABLA DE INVENTARIO DOCUMENTAL
8. DISPOSICION FINAL
Comprende toda decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del
documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras
a la conservación total, eliminación, selección y/o reproducción de la información.
La Tabla de Retención Documental — TRD son un listado de series o sub- series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestión y Archivo Central) y establece
la disposición final de los documentos de acuerdo a la normatividad aplicable a cada caso
particular.
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Selección documental
En cada una de las etapas para lograr su implementación, es necesario asignar

responsabilidades y roles para que las personas involucradas sean parte activa del proceso,
asumiendo compromisos que permitan cumplir los objetivos ' trazados, asegurando que las
operaciones y los programas de la organización. sean eficientes y eficaces en su ejecución.
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Conclusiones
1. la implementación del proyecto de gestión documental tuvo como objetivo

brindar a la compañía APR abogados un fortalecimiento en el área de gestión
documental, implementando un eficiente control en el recibo de documentos,
y en la producción de documentos fue donde más se enfocó el programa de
gestión documental ya que APR el 90% del archivo son documentos propios.
2. Se quiere optimizar los procesos de recepción, distribución y trámite de la

documentación que ingresa o sale de la Institución reduciendo los tiempos y
la gestión administrativa.
3. Optimizar el uso de la información utilizando normas y procedimientos

documentales, que permitan la organización y normalización de los archivos
4. Facilitar la conservación, seguridad, facilidad de recuperación de la

información y adecuadas condiciones ambientales, con la adecuación de la
infraestructura del área de archivo
5. El programa de gestión documental implementado hacia la empresa APR

Abogados se ha realizado efectivamente en el control y administración de
documentos producidos y recibidos.
6. Se presentaron algunas deficiencias al implementar el programa de gestión

documental ya que el área de archivo no cumple lo estipulado por el archivo
general de la nación y no se establecía control en algunas áreas y se
presentó extravíos de algunos documentos.
7. La organización documental que empleo este programa permitió una división

controlada de los documentos producidos por cada área de la empresa
llevando su respectivo tramite a cada documento recibido o realizado y llevar
a cabo su debido tramite.
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GLOSARIO
Acreditación: Documento con que se acredita la identidad y el cargo o función del
portador y que permite realizar ciertas cosas
Cesará: suspenderse o interrumpirse una cosa Cesó de nevar. 2. interrumpir una
actividad que se está haciendo Por fin cesó de insultarnos
Concordancia: Correspondencia y ajuste de una cosa con otra, Conformidad de
accidentes morfológicos o sintácticos entre dos o más partes de la oración.
Consigna: Orden que se da a los subordinados o que se transmite de unas
personas a otras en una misión
Contemplar: Observar con atención, interés y detenimiento una realidad,
especialmente cuando es tranquila y placentera o cuando se hace con pasividad
Destinatario: Persona a quien se dirige algo
Devengo: persona singular (yo) presente indicativo, persona singular (él/ella/usted)
pretérito indicativo, persona singular (yo) presente indicativo, Cantidad devengada
que se tiene derecho a percibir.
Epistemología: Parte de la filosofía que estudia los principios, fundamentos,
extensión y métodos del conocimiento humano
Expedientes: es el conjunto de los documentos que corresponden a una
determinada cuestión. También puede tratarse de la serie de procedimientos de
carácter judicial o administrativo que lleva un cierto orden
Fraccionamiento: Acción y efecto de fraccionar.
Jurisdiccionales Uno de los principales rasgos de la potestad jurisdiccional es su
carácter irrevocable y definitivo, capaz de producir en la actuación del derecho lo
que técnicamente se denomina cosa juzgada
Legislación: Conjunto de las leyes de un Estado, o que versan sobre una materia
determinada.
Normalizada: Hacer que una cosa sea normal o regular después de tantas fiestas,
tengo que normalizar el ritmo de vida.
Optimizar: Conseguir que algo llegue a la situación óptima o dé los mejores
resultados posibles.
Peticionarios: Que pide o solicita oficialmente una cosa.
Provincia: División administrativa del territorio de un Estado, sujeta por lo común a
una autoridad administrativa, en la antigua Roma, territorio conquistado fuera de
Italia, sujeto a las leyes romanas y administrado por un gobernador.
Remitente: Que remite o envía algo, en especial un paquete o carta por correo
Reposa: Permanecer en quietud y paz una persona o cosa
Salvaguardar: Defender o proteger a alguien o algo.
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ANEXOS:
1. CORPORATIVO
Dentro nuestra organización, Alberto Pulido Rodríguez S.A.S, se valora a
todas sus y cada una de las personas que conforman el equipo de trabajo,
altamente comprometidos con su desarrollo profesional y personal,
consecuente con los principios y visión de los negocios, tenemos como
prioridad proteger y promover la Seguridad y Salud de todos nuestros
colaboradores, mediante implementación desarrollo y mejora continua del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Mediante la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo. Se define el Manual de Funciones de cada uno de los cargos
que conforman nuestra organización, a fin de regular mediante una
herramienta técnica y estandarizada las diferentes funciones generales y
específicas de estos. Y generar control sistemático en la identificación de las
habilidades y conocimientos idóneos para el correcto desempeño de su labor.
1.1. MARCO FILOSOFICO
1.1.1. Visión
Tendremos reconocimiento como una de las mejores firmas de consultoría legal,
con sentido humano e impacto en la cultura organizacional de sus clientes y
sociedad.
1.1.2. Misión
Asesorar y gestionar, con sentido humano e íntegro, asuntos jurídicos
empresariales de seguros y riesgos laborales, organizando su impacto en la
seguridad social y laboral.
1.1.3. Valores corporativos

 Integridad: Somos trasparentes en todas nuestras actuaciones públicas y
privadas.
 Ética: Somos discretos, guardamos como rigor secreto profesional.
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 Coherencia: miramos el entorno con una visión integral, proponemos

soluciones y actuamos con ejemplo.
 Comunicación: Somos claros, concretos y directos.
1.1.4. Objetivo General

Mejorar el portafolio los clientes de la empresa APR (empresas públicas y
privadas) con la ampliación del portafolio para cubrir la mayor parte de las
necesidades de los clientes y llegar a ser mayormente reconocidos en el mercado.
1.1.5. Objetivos Específicos
2. Contratar abogados especializados mediante una convocatoria para

garantizar que se puedan dar buenas representaciones legales y asesorías.
3. Contactar con las empresas mediante marketing y redes sociales para dar a
conocer el nuevo portafolio.
4. Mejorar las instalaciones con nuevas sucursales para suplir la demanda por
la inclusión de nuevos clientes.
2. ORGANIGRAMA
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3. MANUAL DE FUNCIONES:
GERENTE GENERAL
CARGO GERENTE GENERAL

AREA GERENCIA
Asegurar el funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa, encaminando
OBJETIVO DEL todos los esfuerzos a generar mayor productividad y crecimiento de la organización,
CARGO de acuerdo a las políticas de la compañía
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Profesional con especialización y maestría

FORMACIÓN Derecho con especialización en Derecho comercial
CUALIDADES Visión de negocios, orientación a resultados, Planificación estratégica, liderazgo,
negociación, comunicación efectiva a todo nivel
EXPERIENCIA Superior a 5 a 8 años en cargos similares.
FUNCIONES DEL CARGO
 Liderar la gestión estratégica, dirigiendo y coordinando las diferentes áreas para

asegurar la rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la
empresa, cumpliendo con lineamientos estratégicos las normativas y reglamentos
vigentes.
 Autorizar los contratos del personal que ingresa a la compañía.
 Garantizar que el personal cumpla con excelencia sus funciones
 Administrar cada centro de costos de acuerdo al presupuesto establecido
 Diseñar y desarrollar estrategias tendientes a incrementar la rentabilidad de la

empresa.
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 Administración global de las actividades de la empresa.
ABOGADO SENIOR
CARGO ABOGADO SENIOR

AREA GESTION JUDICIAL
Planificar controlar y desarrollar los procesos establecidos para ejercer la defensa
OBJETIVO DEL judicial y desarrollar con alta calidad las obligaciones contractuales de cada uno de
CARGO los proyectos
PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN Postgrado
FORMACIÓN Profesional
CUALIDADES Liderazgo, Honestidad, Pro actividad, y competencias en oralidad.
EXPERIENCIA Mínimo 3 años experiencia en litigio para entidades públicas y privadas en el área
requerida.
FUNCIONES DEL CARGO
 Generar dentro de los plazos razonables y contractualmente establecidos los

informes de gestión suministrando las piezas procesales observaciones y términos
de conformidad con los acuerdos contractuales de cada cliente.
 Asistir a cada una de las audiencias judiciales y extrajudiciales programadas para los
clientes institucionales en cada proyecto
 Gestionar y desarrollar cada una de las obligaciones contractuales estipuladas en lo

que tiene que ver con la gestión judicial en cada uno de los proyectos a cargo de la
unidad.
 Capacitar y actualizar al equipo de trabajo de la unidad judicial en temas

sustanciales según el proyecto para lograr intervenir efectivamente en los procesos
judiciales a cargo.
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 Atender los requerimientos de los clientes de la unidad en un plazo razonable y de

conformidad con la misión y visión institucional de la empresa.
 Dirigir y coordinar de manera eficiente y eficaz al equipo de trabajo a cargo de la

unidad con el fin de desarrollar a cabalidad los objetos contractuales de cada
cliente.
ABOGADO JUNIOR
CARGO ABOGADO JUNIOR

AREA SEGUROS Y CONSUMIDOR
Realizar la revisión de pólizas en todos los ramos del sector asegurador, analizar y
proponer soluciones jurídicas a los casos originados o derivados del incumplimiento
OBJETIVO DEL del contrato de seguro acudiendo a las instancias administrativas con facultades
CARGO jurisdiccionales cuando sea procedente, emitir conceptos jurídicos frente a
inquietudes del Derecho privado, promover soluciones de conciliación y en general
encargarse de la revisión contractual y procedimientos requeridos por la compañía
frente al Derecho comercial.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Profesional con tarjeta

FORMACIÓN Profesional
CUALIDADES Proactividad, Constancia, Análisis.
EXPERIENCIA Mínimo 6 meses
FUNCIONES DEL CARGO
 Revisión diaria de normas, y jurisprudencia que impacte en la seguridad y salud en el

trabajo acudiendo a las fuentes correspondientes.
 Revisión de pólizas de cara al código de comercio, circular 049 y circular 018

expedidas por la superintendencia Financiera
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 Revisión de actas, obligaciones de acuerdo a tipo societario, revisión de obligación de

registro de libros ante cámara de comercio, etc.
 Revisión jurídica de cláusulas contractuales, obligaciones de las partes, clausula penal,

etc.
 Prestar acompañamiento a los procesos llevados por abogados externos, revisando

que la gestión se realice correctamente.
DEPENDIENTE JUDICIAL
CARGO DEPENDIENTE JUDICIAL

AREA GESTIÓN JUDICIAL
OBJETIVO DEL Vigilancia y seguimiento de los términos y requerimientos judiciales y extrajudiciales.
CARGO
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN En proceso de formación Universitaria.

FORMACIÓN Bachillerato
CUALIDADES Proactividad, transparencia, buena disposición y atención de instrucciones.
EXPERIENCIA Sin experiencia
FUNCIONES DEL CARGO
 Seguimiento de memoriales radicados
 Ejecución de hoja de trabajo
 Vigilancia de los procesos judiciales y extrajudiciales en estados y de conformidad con

los reportes de la supervisión externa
 Radicación de memoriales ante los despachos judiciales y entidades administrativas.
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 Recolección y clasificación de piezas procesales en los aplicativos de las entidades

cliente.
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO

AREA GERENCIA
OBJETIVO DEL Planificación, control y ejecución del manejo administrativo de todas las áreas de la
CARGO organización.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Profesional
FORMACIÓN Administración de Empresas
CUALIDADES Honestidad, responsabilidad, organización, proactividad, Liderazgo, trabajo en
equipo, compromiso.
EXPERIENCIA Superior a 1 año Experiencia en cargos administrativos, Manejo office
FUNCIONES DEL CARGO
 Gestión cartera
 Gestión Facturación
 Control agenda Gerencia
 Administración Contable
 Organización de archivo físico y digital
 Contestar y canalizar llamadas telefónicas
 Tramitar y realizar pagos contratados
 Administración caja menor
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 Nomina, Seguridad social, afiliaciones

 Control de incapacidades y ausentismos
 Entrega y control de elementos de trabajo y dotación
 Apoyo en la implementación del SGSST
 Revisión y gestión correo administración y gerencia
 Requerimientos administrativos de cada una de las áreas
GESTIÓN DE ARCHIVO
CARGO GESTIÓN DE ARCHIVO

AREA GERENCIA
OBJETIVO DEL Planificación, control y ejecución del manejo del archivo de todas las áreas de la
CARGO organización.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Tecnólogo
FORMACIÓN Tecnólogo en gestión documental
CUALIDADES Honestidad, responsabilidad, organización, pro actividad, Liderazgo, trabajo en
equipo, compromiso.
EXPERIENCIA Superior a 1 año Experiencia en cargos administrativos, Manejo office
FUNCIONES DEL CARGO
 Recopilación de gestión en la facturación

 Organización de archivo físico y digital
 Revisión y gestión correo administración y gerencia de manera manual
 Control de Ingreso de la Documentación.
 Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
 Descripción (Inventarios, e Indización).
 Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística
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 Gestión Documental
 Creación de un Sistema de Información para el control, localización y
Digitalización de la Información Estratégica
 Conservación.
 Servicio y Control de Préstamo de la Archivaría
 Selección, Traslado de la Documentación
ASISTENTE ADMINISTRATIVA SISTEMAS
CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO SISTEMAS

AREA GESTION JUDICIAL
OBJETIVO DEL Realizar la actualización de los diferentes procesos que cursa en los despachos de la
CARGO jurisdicción administrativa y laboral.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Estudiantes de derecho

FORMACIÓN En proceso universitario
CUALIDADES Responsabilidad, honestidad, proactividad, trabajo bajo presión.
EXPERIENCIA Mínimo 1 año de experiencia manejo de office, conocimiento en bases de datos,
conocimientos en el área jurídica.
FUNCIONES DEL CARGO
 Creación y actualización de los procesos judiciales
 Seguimiento y actualización de la base de datos
 Revisión bases de datos
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 Revisión aplicativos
TECNICO SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CARGO TECNICO EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

AREA SEGURIDAD SOCIAL Y RIESGOS LABORALES
OBJETIVO DEL Implementar controlar y desarrollar las actividades y programas establecidos en el
CARGO SGSST de la empresa.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Tecnólogo o profesional

FORMACIÓN Seguridad y Salud en el Trabajo
CUALIDADES Disciplina, responsabilidad, organizado, dinámico, Proactivo tener capacidad de
liderazgo, buenas relaciones interpersonales.
EXPERIENCIA 1 año Interpretación de normatividad, manejo de office, Sistemas de Gestión.
FUNCIONES DEL CARGO
 Implementar el SGSST
 Brindar información a la alta gerencia sobre el proceso de implementación.
 Controlar el grado de avance y trazabilidad de actividades propuestas
 Coordinar actividades SG-SST
 Administración de agenda reuniones y actividades
 Manejo documental
 Capacitación en SST
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4. MANUAL DE PROCESOS
GERENTE GENERAL
CARGO: Gerente general

OBJETIVO PRINCIPAL: Asegurar el funcionamiento óptimo de
todas las áreas de la empresa,
encaminando todos los esfuerzos a
generar mayor productividad y
crecimiento de la organización, de
acuerdo a las políticas de la compañía
DEPENDENCIA: Gerencia
ACTIVIDAD PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO

APLICADO
Liderar la gestión Realiza análisis del Gerente Marco legal de la
estratégica, marco legal, empresa
dirigiendo y demandas globales,
coordinando las nacionales
diferentes áreas y sociales.
para asegurar la
rentabilidad,
competitividad,
continuidad y
sustentabilidad de
la empresa,
cumpliendo con
lineamientos
estratégicos las
normativas y
reglamentos
vigentes.
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Autorizar los Verificar que los Gerente y RRHH Hojas de vida y

contratos del candidatos Contratos
personal que seleccionados por
ingresa a la recursos humanos
compañía sean los indicados
para tomar el cargo.
Garantizar que el Propone estrategias Gerente y junta Informes de control

personal cumpla de mejora continua. directiva y calidad
con excelencia
sus funciones
Administrar cada Define el Gerente y junta Informes de costos

centro de costos presupuesto total directiva y financiación &
de acuerdo al que hay disponible acta de la junta
presupuesto para distribuirlo en aprobando el
establecido las áreas de la presupuesto
empresa.
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Diseñar y Llevar un control de Gerencia y área Estado de flujo de

desarrollar gastos tanto financiera efectivo mensual y
estrategias mensuales y anual, informes
tendientes a anuales. financieros e
incrementar la inventariado.
rentabilidad de la
empresa.
Administración Verifica que los Gerencia Auditorias de

global de las procesos de la calidad
actividades de la empresa se lleven a
empresa. cabo a toda
cabalidad
Identifica vacíos o
brechas
ABOGADO SENIOR
CARGO: Abogado senior

OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar controlar y desarrollar los procesos
establecidos para ejercer la defensa judicial y
desarrollar con alta calidad las obligaciones
contractuales de cada uno de los proyectos
DEPENDENCIA: Gestión judicial
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APLICADO
Generar dentro de Establecer los Abogado senior Informes de
los plazos lineamientos y gestión de piezas
razonables y actividades a procesales
contractualmente desarrollar en la
establecidos los ejecución de las
informes de auditorías
gestión integrales que
suministrando las coordina y realiza la
piezas procesales Oficina de Control
observaciones y Interno.
términos de
conformidad con
los acuerdos
contractuales de
cada cliente.
Asistir a cada una Se realiza con el Abogado senior Copia de la

de las audiencias objetivo de audiencia judicial
judiciales y recolectar piezas
extrajudiciales procesales
programadas para
los clientes
institucionales en
cada proyecto
Gestionar y Procesar los datos Abogado senior Copia de la

desarrollar cada recolectados para audiencia judicial
una de las gestionar los casos
obligaciones
contractuales
estipuladas en lo
que tiene que ver
con la gestión
judicial en cada
uno de los
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proyectos a cargo
de la unidad.
Capacitar y Informar al equipo Abogado senior Copia de la

actualizar al de trabajo acerca audiencia judicial y
equipo de trabajo de el caso que se contratos
de la unidad esta llevando para
judicial en temas procesar el caso
sustanciales
según el proyecto
para lograr
intervenir
efectivamente en
los procesos
judiciales a cargo.
Atender los Se tiene en cuenta Abogado senior Copia de la

requerimientos de las políticas de la audiencia judicial
los clientes de la empresa para
unidad en un cumplir con la
plazo razonable y gestión comercial.
de conformidad
con la misión y
visión institucional
de la empresa.
Dirigir y coordinar Liderar el equipo de Abogado senior Copia de la

de manera trabajo para reunir audiencia judicial
eficiente y eficaz las piezas
al equipo de procesales
trabajo a cargo de pertinentes para
la unidad con el fin cumplir el contrato
de desarrollar a acordado con el
cabalidad los cliente.
objetos
contractuales de
cada cliente.
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ABOGADO JUNIOR
CARGO: Abogado junior
OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la revisión de pólizas en todos
los ramos del sector asegurador,
analizar y proponer soluciones jurídicas
a los casos originados o derivados del
incumplimiento del contrato de seguro
acudiendo a las instancias
administrativas con facultades
jurisdiccionales cuando sea procedente,
emitir conceptos jurídicos frente a
inquietudes del Derecho privado,
promover soluciones de conciliación y en
general encargarse de la revisión
contractual y procedimientos requeridos
por la compañía frente al Derecho
comercial.
DEPENDENCIA: MISIONAL

APLICADO
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Revisión diaria de Esto se hace con el Abogado junior Bases de datos

normas u fin de estar a la Seguros y acces
jurisprudencia que vanguardia en las consumidor
impacte en la últimas
seguridad ya actualizaciones en
salud en el trabajo materia de leyes y
acudiendo a las jurisprudencia
fuentes colombiana
correspondientes
Revisión de se realiza la Abogado junior Bases de datos
pólizas de cara al pertinente revisión y Seguros y acces
código del se lleva el consumidor
comercio respectivo control
expedidas por la de las pólizas, y de
superintendencia todos los soportes
financiera requeridos por
entidades de control
tales como la
superintendencia
financiera
Revisiones de Esta actividad se Abogado junior Bases de datos

actas obligaciones realiza con el fin de Seguros y acces
de acuerdo a tipo controlar los consumidor
societario, revisión registros de los
de la obligación de libros contables y
registro de libros demás documentos
ante cámara de solicitados por las
comercio cámaras de
comercio y la
dirección de
impuestos y
aduanas
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Revisión jurídica Esto se realiza con Abogado junior Bases de datos

de cláusulas el objetivo de llevar Seguros y acces
contractuales el listado en tiempo consumidor
obligaciones, real, verídico, de las
clausula penal. pólizas
contractuales de los
procesos que van
en curso, y de esta
manera evitar
vencimiento y
cumplimientos de
términos
Prestar Con esta actividad Abogado junior Bases de datos
acompañamiento préstamo el Seguros y acces
a los procesos acompañamiento consumidor
llevados por pertinente a los
abogados casos que han sido
externos externos, pero
hacemos parte de
ellos
cumplir con Esto tiene como
estipulado de objetivo evitar que
acuerdo al se hagan efectivas
contrato de cada clausulas a causa
proyecto de malos manejos e
incumplimientos
contemplados en
los contratos
laborales y de
prestación de
servicios
CARGO: Dependiente judicial
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OBJETIVO PRINCIPAL: Vigilancia y seguimiento de los términos y

requerimientos judiciales y extrajudiciales.

APLICADO
Seguimiento de Realizar Dependiente Memoriales
memoriales seguimiento y judicial
radicados. evaluación para
verificar que las
acciones previstas
en los planes de
mejoramiento hayan
sido implementadas
y dar cierre cuando
se hayan cumplido,
analizando si las
acciones fueron o
no efectivas para
superar las causas
de los hallazgos
Ejecución de hoja Los papeles de Dependiente Memoriales
de trabajo. trabajo comprenden judicial
la totalidad de los
documentos
preparados o
recibidos por el
contador público, de
manera que, en
conjunto,
constituyen un
compendio de la
información
utilizada y de las
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pruebas efectuadas
en la ejecución de
su trabajo; junto con
las decisiones que
ha debido tomar
para llegar a
formarse su opinión.
Vigilancia de los Realizar informes Dependiente Memoriales
procesos para actualizar y judicial
judiciales y tener en
extrajudiciales en seguimiento los
estados y de proceso
conformidad con
los reportes de la
supervisión
externa
Radicación de Realizar, escalar, Dependiente Memoriales
memoriales ante tramitar y proyectar judicial
los despachos la respuesta
judiciales y institucional a las
entidades decisiones
administrativas en instancia de
incidente de
desacato y sanción,
según los
lineamientos
definidos por la
Unidad
para las Victimas,
para la defensa de
la Entidad.
Recolección y Recolectar la mayor Dependiente Memoriales
clasificación de cantidad de piezas judicial
piezas procesales procesales para la
en los aplicativos resolución de los
de las entidades casos.
cliente
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CARGO: Asistente administrativa
OBJETIVO PRINCIPAL: Planificación, control y ejecución del
manejo administrativo de todas las áreas
de la organización.

APLICADO
Gestión cartera Tener la gestión de Asistente Cartera de clientes
los clientes que administrativa
ingresan a la
cartera
Gestión Control de las Asistente Facturas
facturación facturas de los administrativa
proveedores
Control agenda Agendar y citar los Asistente Agenda de
gerencia clientes para administrativa gerencia
comenzar el
proceso judicial
Administración Tener control de los Asistente Facturas
caja menor dineros que entran administrativa
y salen de la caja
menor
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Nomina, Realizar la Nómina, Asistente Pila de nomina

seguridad social, seguridad social, administrativa
afiliaciones afiliaciones de los
empleados de APR
Tramitar y realizar Pagar a Asistente Recibos de caja
pagos contratados proveedores y administrativa menor
controlar flujo de
caja menor
Revisión y gestión Responder los Asistente Correos
de correos correos que administrativa electrónicos
administración y ingresan al correo
gerencia corporativo
Entrega y control Tener control de los Asistente Inventario
de elementos de elementos de administrativa
trabajo y dotación seguridad del
trabajo y entregar la
dotación
GESTIÓN DE ARCHIVO
CARGO: GESTIÓN DE ARCHIVO
manejo del archivo de todas las áreas de
la organización.

APLICADO
Recopilación de Recopilación de las Tecnólogo en Facturas
gestión en la facturas para poder gestión documental
facturación clasificar las áreas a
las que
corresponden.
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Organización de Clasificar los Tecnólogo en Formatos de recibo

archivo físico y archivos mediante gestión documental radicación y
digital los formatos de despacho.
recibo radicación y
despacho.
Revisión y gestión Clasificar los Tecnólogo en Informes
correo documentos y gestión documental
administración y correos para
gerencia de entregar un informe
manera manual a la gerencia
Control de Ingreso Clasificar los Tecnólogo en Formatos de recibo
de la archivos mediante gestión documental radicación y
Documentación los formatos de despacho.
recibo radicación y
despacho.
Aplicación de las Aplicación de las Tecnólogo en Formatos de recibo
Normas Normas gestión documental radicación y
Internacionales de Internacionales de despacho.
Descripción Descripción Formatos de recibo
Archivística Archivística radicación y
despacho.
Gestión Formatos de recibo Tecnólogo en Formatos de recibo
Documental radicación y gestión documental radicación y
despacho. despacho.
Conservación de Aplicación de las Tecnólogo en Formatos de recibo
documentos Normas gestión documental radicación y
Internacionales de despacho.
Descripción
Archivística
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE SISTEMAS

CARGO: Asistente administrativo de sistemas
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OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la actualización de los procesos

que se cursa en el despacho de la
jurisdicción.
DEPENDENCIA: Administración

APLICADO
Llevar acabo la Creación y Asistente Trámite y carta de
ley de resolución actualización de administrativo de autorización para
de un caso y procesos judiciales sistemas la actualización de
recoger en los procesos
juicios pruebas o
actualizaciones
del actor y
demando de dicho
caso
Hacer una copia Seguimiento y Asistente Base de datos
de seguridad de la actualización de administrativo de
base de datos, base de datos sistemas
garantizar la
calidad de la
información
verificando los
datos.
Se hace una Revisión de base de Asistente Base de datos
previa revisión de datos administrativo de
la base de datos sistemas
una vez cada
quince días
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revisión de Revisión de Asistente

aplicaciones para aplicativos administrativo de
la documentación sistemas
básica para los
desarrolladores,
en la que se
incluye
información sobre
las nuevas
características y
modelos de
negocio
disponibles
TÉCNICO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CARGO: Técnico de seguridad y salud en el
trabajo
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OBJETIVO PRINCIPAL: Implementar las actividades establecidas

en el SGSST de la empresa
DEPENDENCIA: Seguridad social y riegos laborales

APLICADO
Implementar el Primero nos Técnico de Evaluación, plan de
SGSST basamos en el seguridad y salud mejora y matriz de
decreto 1072 y la en el trabajo riesgos
resolución 11-
11(estándares
mínimos de
calidad)
realizaremos la
evaluación de
estándares
mínimos, y
aremos el plan de
mejora y haremos
la matriz de
riesgos a los que
están expuestos
los trabajadores
Capacitaciones de Capacitaciones Técnico de Diagrama de grantt
SST de inducción de seguridad y salud
SST cada vez que en el trabajo
ingrese personal
nuevo a la
empresa y por ley
una vez al mes,
capacitar a mi
personal de auto
cuidado, bregadas
de emergencias,
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manejo de ruido y
manejo del estrés.
Brindar Rendición de Técnico de Informe
información a la cuentas: hacer un seguridad y salud administrativo
alta gerencias informe al gerente en el trabajo
de lo que se hace
cada semestre
contando si se
cumplió con lo
propuesto en
cuanto a las
capacitaciones,
accidentes de
trabajo,
incapacidades y
demás
Coordinar Primero nos Técnico de Diagrama de grantt
actividades basamos en el seguridad y salud
decreto 1072 y la en el trabajo
resolución 11-
11(estándares
mínimos de
calidad)
realizaremos la
evaluación de
estándares
mínimos, y
aremos el plan de
mejora y haremos
la matriz de
riesgos a los que
están expuestos
los trabajadores
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
GERENTE GENERAL
CARGO: Gerente general

OBJETIVO PRINCIPAL: Asegurar el funcionamiento óptimo de
todas las áreas de la empresa,
encaminando todos los esfuerzos a
generar mayor productividad y
crecimiento de la organización, de
acuerdo a las políticas de la compañía
PROCESO PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DOCUMENTO

APLICADO
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Realiza análisis  Primero realizar Gerente Marco legal de la

del marco legal, una definición del empresa
demandas problema que
globales, orienta el sentido
nacionales de la
y sociales. investigación.
 Tener en cuenta
los enfoques
legales que se
relacionan con el
tema.
 Referir el
ordenamiento
jurídico
inherentes a
marco legal.
 Realizar un
análisis de cada
uno de los
artículos.
Verificar que los  Tomar las hojas Gerente y RRHH Hojas de vida y
candidatos de vida Contratos
seleccionados seleccionadas por
por recursos el equipo de
humanos sean contratación.
los indicados  Verificar que los
para tomar el candidatos
cargo. seleccionados
cumplan con el
perfil del cargo.
 Verificar que las
pruebas
psicotécnicas
estén
correctamente
realizadas
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 Realizar
entrevistas
directamente con
el gerente.
 Tomar una
decisión para
después realizar y
autorizar la
contratación.
Propone  Identificar las Gerente y junta Informes de

estrategias de causas que directiva control y calidad
mejora continu provocan las
debilidades
detectadas.
 Identificar las
acciones de
mejora a aplicar.
 Analizar su
viabilidad.
 Establecer
prioridades en las
líneas de
actuación.
 Disponer de un
plan de las
acciones a
desarrollar en un
futuro y de un
 sistema de
seguimiento y
control de las
mismas.
 Negociar la
estrategia a
seguir.
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 Incrementar la
eficacia y
eficiencia de la
gestión.
 Motivar a la
comunidad
universitaria a
mejorar el nivel
de calidad.
Define el  Analizar los datos Gerente y junta Informes de

presupuesto macroeconómicos directiva costos y
total que hay  Definir los financiación &
disponible para objetivos de acta de la junta
distribuirlo en las ventas aprobando el
áreas de la  Determinar los presupuesto
empresa. gastos por áreas
 Considerar los
gastos de
administración y
operación
 Seguimiento de
los gastos
Llevar un control  Contar con un Gerencia y área Estado de flujo
de gastos tanto presupuesto de financiera de efectivo
mensuales y gastos mes a mes mensual y anual,
anuales. e intentar no informes
sobrepasarlo. financieros e
 Concienciar a los inventariado.
empleados para
que nos ayuden a
no derrochar y
con ideas nuevas
para aumentar la
eficiencia y
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productividad de
la empresa.
 Premiar / motivar
a los empleados
para que
consigan un
mayor ahorro
económico para
la empresa.
 Pactar mejores
descuentos con
los proveedores,
evaluando
regularmente sus
contratos. No
temer negociar.
 Fijar unos
objetivos para
controlar los
gastos pero que
sean realizables,
recompensando
al final de cada
mes al
departamento
que logre recortar
más gastos.
 Analizar y revisar
todos los gastos y
compararlos con
períodos
anteriores y
observar si
experimentan
variaciones
importantes, tanto
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al alza como a la
baja.
Verifica que los  Los objetivos y la Gerencia Auditorias de

procesos de la política de calidad
empresa se calidad.
lleven a cabo a  La organización
toda cabalidad del modelo.
Identifica vacíos  La
o brechas responsabilidad y
jerarquía de cada
puesto y persona.
 El nombramiento
de los líderes de
los procesos,
hombres clave y
supervisores y
técnicos
 El programa de
trabajo general de
todos los
involucrados.
 La implantación y
seguimiento del
modelo de
calidad.
 Las correcciones
y adecuaciones
que se requieran.
 La gestión de los
recursos
necesarios.
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ABOGADO SENIOR
CARGO: Abogado senior
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OBJETIVO PRINCIPAL: Planificar controlar y desarrollar los procesos

establecidos para ejercer la defensa judicial y
desarrollar con alta calidad las obligaciones
contractuales de cada uno de los proyectos

APLICADO
Generar dentro de  Llegar a un Abogado senior Informes de
los plazos acuerdo gestión de piezas
razonables y contractual procesales
contractualmente con el cliente
establecidos los de acuerdo al
informes de caso para
gestión dar
suministrando las resolución.
piezas procesales  Estar
observaciones y actualizado
términos de de las leyes
conformidad con vigentes
los acuerdos  llevar acabo
contractuales de el proyecto y
cada cliente. realizar los
informes.
Asistir a cada una  Asistir a las Abogado senior Copia de la

de las audiencias audiencias audiencia judicial
judiciales y judiciales
extrajudiciales  Tomar nota
programadas para de las
los clientes sentencias
institucionales en establecidas
cada proyecto por el juez
 Solicitar a la
secretaria del
juez la copia
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de la
audiencia.
Gestionar y  Teniendo ya Abogado senior Copia de la
desarrollar cada las piezas audiencia judicial
una de las procesales y
obligaciones los
contractuales dictámenes
estipuladas en lo del juez
que tiene que ver realizar un
con la gestión informe para
judicial en cada dar gestión al
uno de los proyecto.
proyectos a cargo  Organizar y
de la unidad. actualizar los
informes
para
entregarlos a
la unidad a
cargo.
Capacitar y  Convocar a Abogado senior Copia de la
actualizar al una reunión audiencia judicial y
equipo de trabajo del equipo de contratos
de la unidad trabajo.
judicial en temas  Indicar el
sustanciales caso e
según el proyecto informar el
para lograr estado del
intervenir proceso
efectivamente en  Llegar a un
los procesos acuerdo para
judiciales a cargo. saber el paso
a seguir en el
proyecto
 Dar a cada
equipo de
trabajo las
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funciones a
realizar
Atender los  Definir el Abogado senior Copia de la

requerimientos de horizonte de audiencia judicial
los clientes de la el proyecto
unidad en un  Tener en
plazo razonable y cuenta el
de conformidad marco
con la misión y filosófico de
visión institucional la empresa
de la empresa. para dar
gestión a los
casos
Dirigir y coordinar  Reunir al Abogado senior Copia de la

de manera equipo de audiencia judicial
eficiente y eficaz trabajo
al equipo de  Reunir las
trabajo a cargo de piezas
la unidad con el fin reunidas
de desarrollar a para formar
cabalidad los unan carpeta
objetos de proceso
contractuales de  Entregar la
cada cliente. carpeta del
caso al
abogado
junio para
que siga
gestionando
el caso
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ABOGADO JUNIOR
CARGO: Abogado junior

OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la revisión de pólizas en todos
los ramos del sector asegurador,
analizar y proponer soluciones jurídicas
a los casos originados o derivados del
incumplimiento del contrato de seguro
acudiendo a las instancias
administrativas con facultades
jurisdiccionales cuando sea procedente,
emitir conceptos jurídicos frente a
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inquietudes del Derecho privado,

promover soluciones de conciliación y en
general encargarse de la revisión
contractual y procedimientos requeridos
por la compañía frente al Derecho
comercial.
DEPENDENCIA: Misional

APLICADO
Revisión diaria de  El abogado junior Abogado junior Bases de datos
normas u debe revisar y seguros y acces
jurisprudencia actualizarse en consumidor
que impacte en la las nuevas leyes
seguridad ya y normatividades
salud en el ingresando a
trabajo acudiendo información de
a las fuentes bases de datos y
correspondientes páginas de
internet.
 Transmitir los
cambios que
afecten a la
seguridad y la
salud en el
trabajo
 Abordar de
manera segura en
estos temas
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Revisión de  Ingresar Abogado junior BASES DE

pólizas de cara al diariamente a seguros y DATOS ACCES
código del páginas web de consumidor
comercio las
expedidas por la superintendencias
superintendencia y demás entes
financiera  Transmitir si hay
novedades o
cambios en estas
páginas
 Mantenerse al
tanto de los
procesos
relevantes
Revisiones de  se revisan Abogado junior Bases de datos
actas periódicamente seguros y acces
obligaciones de en q van los consumidor
acuerdo a tipo procesos de
societario, tiempos
revisión de la anteriores
obligación de  darle el respectivo
registro de libros manejo en caso
ante cámara de de presentarse
comercio novedad
 llevar y controlar
los movimientos
contables
 Presentar
balances y
registro a cámara
de comercio
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Revisión jurídica  actualizaciones y Abogado junior Bases de datos

de cláusulas revisiones seguros y acces
contractuales periódicas a consumidor
obligaciones, casos activos.
clausula penal. Según su
dictamen
 realizar
indicadores de
cláusulas
contractuales
 hacer el control
de casos ya
cerrados y los
casos que
permanezcan
activos
Prestar  se revisa que la Abogado junior Bases de datos
acompañamiento gestión sea seguros y acces
a los procesos llevada a cabo consumidor
llevados por correctamente
abogados  instruir y prestar a
externos poyo en caso que
sea necesario
 llevar el control de
los casos para
evitar multas y
sanciones.
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CARGO: Dependiente judicial
OBJETIVO PRINCIPAL: Vigilancia y seguimiento de los términos y
requerimientos judiciales y extrajudiciales.

APLICADO
Seguimiento de  Solicitar al Dependiente memoriales
memoriales abogado el judicial
radicados. memorial
para radicar.
 Radicar el
memorial en
el juzgado
indicado.
 Revisar
página web,
estar
pendiente a
la
respuesta.
Ejecución de hoja  Abrir base de Dependiente Memoriales

de trabajo. datos APR. judicial
 Hacer listado
de procesos,
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filtrarlos por
ubicación y
estado.
 Revisar página
web rama
judicial en que
termino se
encuentra el
proceso.
 Agendar
termino,
recoger pieza
procesal.
Vigilancia de los  Revisión de los Dependiente Memoriales
procesos estados de los judicial
judiciales y procesos en
extrajudiciales en página web de
estados y de rama judicial
conformidad con  Análisis de las
los reportes de la providencias
supervisión que emite un
externa juez
 Agentamiento
para recoger
las piezas de
las providencias
Radicación de  Llegar a las Dependiente memoriales

memoriales ante instalaciones de judicial
los despachos los despachos
judiciales y judiciales
entidades  Tomar y
administrativas esperar el turno
asignado
 Pasar a
ventanilla con
entregar
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original y copia
del memorial
 Recibir la copia
del memorial
con el sello
respectivo.
Recolección y  El dependiente Dependiente memoriales
clasificación de judicial ubica y judicial
piezas toma foto de la
procesales en los pieza procesal
aplicativos de las correspondiente
entidades cliente  Se guarda en la
base de datos
de APR
 Se ingresa
aplicativo
acogido.
 Se completan
espacios en
blanco y se
adjunta pieza
procesal
 Se guarda y se
envía al cliente
CARGO: Asistente administrativa
manejo administrativo de todas las áreas
de la organización.

APLICADO
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Gestión cartera  Abrir sistema Asistente Cartera de

contable Word administrativa clientes
office descargar
libro auxiliar con
cartera a la
fecha
 Ubicar y tener
presente tiempo
y valor de la
cartera a
gestionar
 Llamar cliente
solicitar pago
inmediato o
fecha de pago
 Agendar en la
base de datos
fecha de pago
establecida por
el cliente
Gestión  Solicitar Asistente Facturas
facturación abogados administrativa
facturación a
realizar
 Ingresar
programa
contable Word
office
 Crear factura
correspondiente
a cada cliente
 Entregar original
y copia
mensajera para
radicar
Control agenda  Revisar y Asistente Agenda de
gerencia agendar administrativa gerencia
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reuniones y
audiencias del
gerente
 Informar a el
gerente
diariamente sus
compromisos
 Controlar que los
compromisos no
se entrecrucen y
se puedan
cumplir
Administración  Solicitar Asistente Facturas
caja menor periódicamente administrativa
dinero de caja
menor
 Realizar
compras
necesarias en la
oficina
 Reembolsar a
colaboradores
gastos de
transportes y
gastos judiciales
 Armar paquete
con respectivos
recibos y
soportes hasta
que se gaste el
total del retiro
 Entregar
paquete a
contador
Nomina,  Cada fin de mes Asistente Pila de nomina
seguridad social, se revisan las administrativa
afiliaciones
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novedades se
liquida la nomina
 Ingresar página
aportes en línea
realizar
novedades de
incapacidades u
otros
 Se genera
planilla de pila
con novedades
de mes
 Diligenciar
formularios de
afiliación con los
datos
correspondientes
 Radicar en
entidad
promotora de
servicio
Tramitar y  Revisar Asistente Recibos de caja
realizar pagos diariamente base administrativa menor
contratados de flujo de caja
se filtra por fecha
y se agenda
pago
 Entregar informe
de pagos a
realizar en el día
 Informar datos
exactos de
número de
cuenta banco y
valor a consignar
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 Actualizar flujo
de caja con los
pagos realizados
Revisión y  Revisión diaria y Asistente Correos
gestión de constante de administrativa electrónicos
correos correo
administración y  Dar respuesta a
gerencia cada
requerimiento
 Re direccionar
correos a todas
las áreas de la
compañía
 Constante
seguimiento de
requerimientos
pendientes
Entrega y control  Enviar correo a Asistente Inventario
de elementos de colaboradores administrativa
trabajo y solicitando
dotación informar
elementos
necesarios para
desarrollar su
labor
 Entregar a cada
uno de los
colaboradores
sus implementos
de trabajo
 En los meses
establecidos de
entrega de
dotación se
revisa contrato
de
colaboradores y
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revisar quien
tiene derecho a
este beneficio
 Se entrega a
colaborador su
respectiva
dotación, se
firma soporte de
entrega
ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE SISTEMAS

CARGO: Asistente administrativo de sistemas
OBJETIVO PRINCIPAL: Realizar la actualización de los procesos
que se cursa en el despacho de la
jurisdicción.
DEPENDENCIA: Administración

APLICADO
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Creación y  crear en la Asistente Trámite y carta de

actualización de base de administrativo de autorización para
procesos datos de sistemas la actualización de
judiciales A.P.R cada procesos
proceso
judicial
 tener al día
en la base de
datos cada
actualización
del proceso
que se
presente en
los juzgados
Seguimiento y  seguir en los Asistente Base de datos
actualización de juzgados administrativo de
base de datos cada proceso sistemas
 llevar acabo
la
actualización
de cada
proceso
Revisión de base  revisar cada Asistente Base de datos
de datos quince días administrativo de
la base de sistemas
datos
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Revisión de  revisar cada Asistente

aplicativos quince días administrativo de
la base de sistemas
datos
TÉCNICO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CARGO: Técnico de seguridad y salud en el
trabajo
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OBJETIVO PRINCIPAL: Implementar las actividades establecidas

en el SGSST de la empresa
DEPENDENCIA: Seguridad social y riegos laborales

APLICADO
Implementar el  mirar el Técnico de Evaluación, plan de
SGSST decreto 1075 y seguridad y salud mejora y matriz de
la resolución en el trabajo riesgos
11-11
 crear una
evolución
empresaria
 sacar el plan
de mejora
 sacar la matriz
de riesgos
Capacitaciones  mirar muy bien Técnico de Diagrama de grantt
de SST mi matriz de seguridad y salud
riesgos en el trabajo
 Crear un
diagrama de
gran para las
capacitaciones
que se
realizaran
 dar
capacitaciones
de auto
cuidado
 capacitación
de primeros
auxilios
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NIT: 900735104-7
Teléfono: 4329098
Brindar  1 mirar si lo Técnico de Informe

información a la que planee en seguridad y salud administrativo
alta gerencias mi diagrama en el trabajo
de Gantt se
hizo en
totalidad
 realizar un
informe a la
alta gerencia
verificando lo
que se realizó
y si se cumplió
al 100% por
ciento.
 Informar
Técnico
seguridad y
salud en el
trabajo
accidentes
labores o
enfermedades
laborales
Coordinar  hacer un Técnico de Diagrama de grantt
actividades diagrama de seguridad y salud
Gantt en el trabajo
 coordinar y
verificar cada
actividad que
se realice
 llevar un
seguimiento
de las
actividades
96

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