 Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta

temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.

 Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

 ¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber hace

que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente ese
conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones
muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad, entre
ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea
debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se asegurando que
las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace
necesario que recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación
que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos
y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la
disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros, que
son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida en
formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte
de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y
evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una
empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los
criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la
comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría que
pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya

que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos,
con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos,
porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.
Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las organizaciones
conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante recurso a
hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma correcta de la
organización o administración documental.