DESCRIPCION DE CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ACTIVIDADES:
Mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las oficinas. Realizan una gran variedad de
funciones administrativas como la actualización, registro y almacenamiento de
información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos; atención telefónica y gestión
del correo postal y electrónico.
FUNCIONES:

 El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos

electrónicos, fotocopiado, archivado, atención al teléfono, registro de los mensajes y
gestión de los artículos de papelería y otros materiales. También suelen realizar
sustituciones en recepción o en la centralita telefónica.

 Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o

miembro del personal. También pueden gestionar el correo saliente y prepararlo
para su envío.

 Control y actualización de registros. Actualmente, la mayoría de las empresas

utilizan bases de datos informatizadas para desarrollar esta función, aunque puede
ser necesario el registro de información cumplimentando formularios o escribiendo
notas.

 Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos

importantes estén debidamente registrados y almacenados. Posteriormente, pueden
encontrar la información a petición de otros miembros del personal.

 Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las
ausencias del personal, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso
por gastos y derechos a vacaciones.

 Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos

financieros de la administración de la oficina, como la preparación de facturas y el
cálculo del coste de los pedidos de los clientes. Pueden encargarse de calcular los
salarios sobre la base de las hojas de asistencia de los empleados, la deducción de
impuestos, el seguro de enfermedad y las cotizaciones a la seguridad social.

 Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o

de voz grabada (transcripción de audio).
 Debe ser organizado, pues sus funciones implican el seguimiento de diversos
procesos en tiempos determinados. Además, suelen manejar información financiera
así como gestionar la compra de insumos propios para el buen funcionamiento de la
empresa y el desarrollo de las actividades de todos los empleados.
 REQUERIMIENTOS DE CAPACIDAD Y HABILIDADES MENTALES

 aptitudes para gestionar el tiempo

 aptitudes para llevar registros
 aptitudes para trabajar con equipos de oficina
 Bien organizado
 Buen trato por teléfono
 Bueno en gramática puntuación y ortografía
 capacidad para priorizar tareas
 capacidad para trabajar en equipo
 capaz de mantener información confidencial
 capaz de prestar atención al detalle
 capaz de tomar la iniciativa
 Trabajo en equipo

REQUERIMIENTOS FISICOS

El cargo ejerce un esfuerzo físico de estar sentado/ parado constantemente y

caminando periódicamente y requiere un grado de precisión manual y visual medio.

CONDICIONES AMBIENTALES

Se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con

agentes contaminantes.

RIESGO

El cargo está sometido a un riesgo irrelevante con posibilidad de ocurrencia baja.

HABILIDADES:

 Facilidad para las relaciones interpersonales, debido a que deben relacionarse con
empleados de diversas áreas y procurar, en todo momento un ambiente laboral de
convivencia y respeto. Al ser un colaborador directo del área administrativa es,
también, una de las caras de la empresa tanto ante el resto de empleados como ante
clientes y/o usuarios potenciales. Por ello, las empresas buscan profesionales que
tengan facilidad para las relaciones interpersonales, que sepan liderar y resolver
conflictos.
 Que garantice la confidencialidad de la información, ya que tendrán acceso a
información referente a las finanzas internas de la institución, así como información
personal del resto de empleados, como salarios, contratos, funciones, entre otros.
Por ello, los auxiliares administrativos deben garantizar a la empresa que toda
información será manejada de forma confidencial.
 Orientado al cumplimiento de metas, sobre todo cuando la naturaleza de la empresa
está relacionada con las ventas o el manejo de amplias carteras de clientes.
 Dispuesto a aprender, el aprendizaje constante es esencial para el crecimiento de
todo profesional.
 Dinámico y proactivo, esta es una cualidad que las empresas buscan en la mayoría
de profesionales. Sin embargo, aplica de manera especial para los profesionales del
área administrativa, pues deben garantizar no solo un buen clima laboral dentro de
toda la empresa, sino el cumplimiento de las actividades de una gran cantidad de
empleados. Así, ser dinámicos y proactivos será de gran ayuda para llevar a cabo
actividades de coordinación.

RESPONSABILIDAD

 Mantener y cumplir los lineamientos del sistema de gestión de calidad

 cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo

 Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área

administrativa
 Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la
información suministrada por la organización y por el cliente

PERFIL

o Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica en gestión

administrativa
o Años de experiencia: 1
AUXILIAR DE LABOR SOCIAL

ACTIVIDADES

Desarrollar los programas de trabajo social realizando estudios de investigación y

diagnostico socio-económicos a fin de lograr y mantener el bienestar social de la
organización.

FUNCIONES:

 Analiza los datos y estadísticas de los diferentes programas socio

económicos
 Realiza estudios de investigación y diagnósticos socio económicos
 Coordina y ejecuta los programas derivados delas investigaciones y estudios
socio-económicos
 Evalúa y hace seguimiento a los casos atendidos
 Promueve y participa en campañas de acción social
 Optimiza procesos de selección y asignación de beneficios
 Atiende los casos de los programas de seguros nacionales e institucionales
 Participa en la evaluación y actualización delos proyectos y estatutos del
programa asignado
 Orienta y asesora en materia de su competencia
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas

REQUERIMIENTOS DE CAPACIDAD Y HABILIDADES

MENTALES

 Analizar y sintetizar información

 Organizar el trabajo
 Establecer relaciones interpersonales
 Facilidad de expresión
 Iniciativa

REQUERIMIENTOS FISICOS:

El cargo ejerce un esfuerzo físico de estar sentado/ parado constantemente y

caminando periódicamente y requiere un grado de precisión manual y visual
medio.

CONDICIONES AMBIENTALES

El cargo se ubica en un sitio cerrado y/o abierto, generalmente agradable y

no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGOS
 El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia
baja

HABILIDADES

 Programas sociales
 Orientación y asesoramiento educativo y familiar
 Técnicas de investigación social y salud
 Seguridad social y salud
 Técnicas de supervisión de trabajo social

RESPONSABILIDAD

 Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja

periódicamente equipos y materiales medianamente complejos siendo su
responsabilidad directa
 E s responsable indirecto de ejecución presupuestaria y de la custodia de
materiales y equipos
 El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones y fundaciones
vinculadas al área social.

PERFIL DEL CARGO:

 Profesional en trabajo social

 Experiencia de mínimo seis meses