INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL DE GALERAS SUCRE

Con base en las visitas realizadas a las diferentes dependencias de la

Administración Municipal, en las que se cuenta el Despacho del Alcalde, área
de contratación, planeación municipal, talento humano y del archivo Central,
con el objeto de verificar el grado de implementación del Programa o plan de
Gestión documental, se identifican una serie de falencias, fortalezas,
debilidades y se recomienda algunas acciones como oportunidades de mejora.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORTALEZAS

Como la principal fortaleza de la gestión documental de la administración

Municipal de Galeras Sucre se ha identificado la existencia de los cargos y del
personal necesario para formular e implementar el Programa de Gestión
Documental, un personal vinculado a la planta de personal capacitado,
conocedor de todo el proceso de gestión de documentos, en todas sus etapas
producción, recepción, distribución, consulta, recuperación y la disposición
final de los mismos. Así, se considera una gran fortaleza la existencia de un
lugar asignado al archivo central, con los equipos requeridos. Se tiene
conciencia por parte del alcalde y los funcionarios de la entidad de la
importancia que tiene el manejo adecuado de los documentos que se generan en
cada dependencia, de su conservación principalmente.

DEBILIDADES: No existe el plan o Programa de gestión documental de la

Alcaldía de Galeras Sucre, la entidad no está cumpliendo con la norma de que
trata la ley 594 DE 2.000 y sus decretos reglamentarios. Como consecuencia de
lo anterior no existe acto administrativo de adopción del plan de gestión
documental. No existen en la entidad protocolos de manejo de los documentos
en ninguna de sus etapas. No existen tablas de gestión documental. En la
actualidad en la entidad se llevan estos procesos de gestión documental,
procurando al máximo la clasificación adecuada de documentos, y su
conservación, pero no atendiendo a un protocolo específico y estandarizado.

LA CORRESPONDENCIA FORTALEZAS: Existe una funcionaria de

planta encargada de decepcionar la correspondencia entrante. En esa instancia
se registra el remitente, el asunto, numero de folios, hora y fecha de recibo, así
mismo se toma nota de la dependencia encargada de tramitar dicho asunto. -
Para los requerimientos por parte de los entes de control o la ciudadanía en
general se remiten de manera interna a la dependencia encargada de resolver o
tramitar la petición. - El envío de comunicaciones se hace a través de empresa
de correos y contratistas de la entidad que prestan ese servicio, teniendo especial
cuidado con los recibidos firmados por el destinatario. -Además se utiliza como
medio de recepción los correos electrónicos de institucionales.

DEBILIDADES -No se lleva un registro de los correos electrónicos recibidos

o enviados, es decir no hay un libro de registro. -No se manejan tiempos de
alerta para la respuesta a comunicados. -No está regulado mediante un protocolo
estandarizado el proceso de recepción y tramite interno de las PQR.

ARCHIVO DE GESTIÓN -Se utilizan los ganchos y las carpetas adecuadas.

DEBILIDADES -las dependencias de la entidad no han implementado las

tablas de retención documental vigentes, no se registra los códigos asignados
para las áreas ni para las series y sub series documentales además la
organización de las carpetas no se hace de acuerdo a dichas tablas. -No se
maneja un control para préstamo de documentos para trámites internos. -en el
respectivo archivo de gestión se encuentran archivos de los años 2010, 2011,
2012, 2013 y 2014, haciendo el archivo de gestión más voluminoso y difícil de
manejar.

ARCHIVO CENTRAL FORTALEZAS -En cuanto a los medios de embalaje

se cuenta con cajas, carpetas y ganchos adecuados, los expedientes se
encuentran debidamente foliados. -se cuenta con un espacio físico, con
estantería y cajas adecuadas para el almacenaje de los documentos. -La entidad
tiene el personal de planta suficiente para llevar un adecuado archivo central. -
El archivo central posee un inventario de los documentos bajo su custodia.

DEBILIDADES
-No existe una política de capacitación permanente para los funcionarios
encargados del archivo central, desde el año 2016 a estos funcionarios no se les
ofrece capacitación en temas de archivo. -Para el desarrollo de sus actividades
de organización, clasificación y búsqueda los funcionarios encargados del
archivo no cuentan con tapabocas y guantes. -El archivo Central de La Alcaldía
de galeras Sucre, funciona en unas instalaciones que han quedado pequeñas para
la cantidad de cajas y documentos que debe custodiar.
RECOMENDACIONES
1. Reactivar el Comité Interno de Archivo para tomar decisiones con respecto a
la formulación y adopción del plan de gestión documental de la Alcaldía
Municipal de Coveñas.
2. Diseñar, socializar y utilizar las Tablas de Retención Documental, además se
deben tener en cuenta todas y cada una de las dependencias de la entidad.
3. Implementar las políticas dirigidas a hacer efectivo el Programa de Gestión
Documental.
4. Implementar un registro de las comunicaciones, peticiones y quejas recibidas
tanto para comunicados físicos como electrónicos y telefónicos, y establecer las
fechas para su respuesta y tiempos de alerta.
5. Se recomienda implementar un registro de préstamo de documentos para
trámites internos donde se establezca: Dependencia productora, firma de la
persona que solicita el préstamo y tiempo para su devolución. Además, se debe
comprometer al funcionario que efectúa el préstamo como responsable de su
recuperación.
6. Mejorar las condiciones físicas del establecimiento donde funciona el
Archivo Central de la entidad para de esta manera conservar y proteger los
documentos en custodia, así, mismo garantizar condiciones de salubridad a los
funcionarios que laboran en esa dependencia.
7. Dotar al archivo Central de un equipo de cómputo que permita realizar los
procedimientos de registro, consulta de una manera efectiva y oportuna y
mobiliario que permita realizar las actividades de oficina.
8. Implementar la figura del archivo inactivo de la entidad a fin de hacer más
espacio disponible en el archivo central.

María Susana Acosta Vanegas

Cc33.082.439 de Galeras Sucre