Introducción

Automatizar y sistematizar los procesos de producción en una empresa son requisitos

importantes e infaltables en cualquier tipo de industria actual que tenga como misión
permanecer en el mercado globalizado actual.
Utilizar sistemas y elementos sistematizados previene errores que permiten tomar acciones
correctivas en cualquier industria, y con esto, evitan la perdida de recursos, tiempo y en
muchos casos, la perdida de clientes debido al mal manejo que se le da a los mismos.
En el caso que se presenta a continuación, se pretende implementar un sistema capaz de
controlar los procesos de una empresa de fabricación de textiles y prendas de vestir que ha
estado presentando problemas de falta de control, falta de procesos definidos y falta de
liderazgo en varias áreas.
El software que se propone será capaz de medir tiempos en cada proceso, así como llevar
un control de materias primas utilizadas y detectar donde y por que las mermas ocurren
con mas frecuencia, evitando con esto perdidas injustificadas en las materias primas que
actualmente se dan
Así mismo, y debido a estos controles, será fácil conocer el estatus de cada lote de
producción, detectando tiempo de entrega, tiempos en donde más se está demorando y
porque razón, así como un control en las diferentes bodegas, tanto de materia prima, como
de producto terminado, hasta la entrega final con el cliente.
Se pretende con esto tener filtros que permitan detectar la manipulación con nombre
apellido y fecha de cada proceso de producción, y detectar las áreas de mejores d de la
empresa con el afán de mantener su rentabilidad y liderazgo en el mercado, y hacerla así
mas productiva para prepararse a atender a mas y mejores clientes tanto a nivel nacional
como internacional, permitiendo con esto un incremento en las ventas de la empresa.

Parte 1

1. Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos
(oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y cualitativas. (Mínimo 5
de cada uno)
 FORTALEZAS
 Participación de mercado de un 49%
 Capacidad de producción alta
 Materia prima de alta calidad
 Capacidad de exportación
 Una marca muy conocida
OPORTUNIDDES
 Nuevas líneas de producto
 Incrementar sus ventas
 Incrementar su participación de mercado
 Desarrollar nuevos clientes
 Mejorar la capacidad de su recurso
humano.
DEBILIDADES
 Nulo control en sus bodegas
 Bajos controles internos en los procesos
 Personal no actualizado en competencias
 Perdidas en materia prima al momento de
producir
 Puestos de trabajo no están bien definidos
AMENAZAS
 Competencia con mejores productos
 Temas políticos que afecten mano de obra o
aranceles
 Precios de materias primas
 Tipos de cambio al momento de comprar
materias primas
 Personal de la competencia con mejores
niveles de preparación.

2. Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio, elabore la
identificación del problema basado en el cuadro siguiente:

PRIORIDAD PROBLEMA OBJETIVO RECURSOS LIMITANTES

NECESARIOS
1 No contar con un Mejorar tiempos de entregas y Personal encargado de El personal actual no
departamento de control en despachos/envíos a bodega de despacho y tiene suficiente
despachos y empaques clientes software que permita un capacitación y control
control de ingresos y del área.
egresos a bodega.
2 Robos de mercaderías Mejorar controles internos que Control interno en base Actualmente no se
impidan que la mercadería siga a software que permita cuenta con el software, y
perdiéndose llevar una línea de el tiempo de desarrollo
control desde puede ser incierto.
producción hasta
bodega
3 Procedimientos Lentos Los procedimientos deben ser Control de cada proceso Personal poco
y descontrol de estos agiles para poder brindar de producción, llevar capacitado en el área, no
respuestas agiles a los clientes una agenda de estatus cuentan con recursos
en base a los estatus de sus por cliente y por la línea necesarios para poder
producciones. de producto llevar controles
internos.
4 Empleados no conocen Que cada empleado se sienta Implementar un plan de Tiempo en la
Jefes Inmediatos identificado, no solo con la capacitaciones que coordinación de estas
organización, sino con su puesto fortalezca la cultura actividades, así como el
de trabajo, sus atribuciones y su organizacional, así como tiempo de implementar
nivel jerárquico. los encargados de cada la cultura
área, así como sus organizacional.
atribuciones.
5 Falta de Planes de Brindar conocimientos de Capacitación, brigadas Falta de
Seguridad Industrial seguridad industrial al personal de socorro. Planes de involucramiento por
para tener un control ante contingencia. parte del personal.
eventuales incidentes Actualización de Recursos para la compra
manuales existentes. de equipo de seguridad
 industrial y ampliación
de salidas.

3. Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse puede
coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe mencionar que la
solución al problema identificado debe orientarse a la aplicación de los conceptos de
sistematización y equipamiento.

El problema por resolver es la falta de un software adecuado que internamente lleve control sobre
todos los pasos que la producción conlleva, desde la salida de la materia prima, hasta el ingreso y
egreso de bodega de despacho. A este software tendrán acceso todos los departamentos
involucrados para que puedan alimentarlo con base a cada proceso que se lleve a cabo, así como
cada consulta de los responsables de dicho proceso.

El mismo emitirá una agenda, en donde se podrá analizar la planeación de cada línea de producción,
solicitudes de materia prima a la bodega encargada, tiempo por proceso, encargado de proceso,
liberación de este proceso y entrega al próximo proceso hasta concluir el producto y enviarlo a
bodega de despacho, en donde la persona que se contrate para el efecto, recibirá con firma y sello
y enviará virtualmente alerta a los encargados de logística para que pasen a recoger de acuerdo a
las rutas distribuidoras y se traslade al cliente su entrega final. Estos últimos pasos se acompañarán
con una guía o envío interno donde el encargado de logística recibirá por parte de bodega de
producto terminando, y a su vez, el cliente final firmará el mismo envío o guía interna para entregar
de vuelta como constancia de que el proceso ha culminado. De esta manera también se evitará la
perdida de producto.

Tarea 2 - Tema: Matriz foda /Solución del problema

Instrucciones:
  Realice la matriz FODA, estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes. Recuerde que
las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en la tarea No. 1
FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
OPORTUNIDADES
 Nuevas líneas de producto
 Incrementar sus ventas
 Incrementar su participación de mercado
 Desarrollar nuevos clientes
 Mejorar la capacidad de su recurso humano.
AMENAZAS (A)
 Competencia con mejores productos
 Temas políticos que afecten mano de obra o
aranceles
 Precios de materias primas
 Tipos de cambio al momento de comprar
materias primas
 Personal de la competencia con mejores
niveles de preparación
FORTALEZA (F)
Participación de mercado de un 49%
Capacidad de producción alta
Materia prima de alta calidad
Capacidad de exportación
Una marca muy conocida
(MAXI-MAXI) FO
 Estudiar demandas de mercado para
implementación de nuevos productos
según demanda de mercado.
 Participar en ferias internacionales para
ampliar la cartera de clientes.
 Lograr que el personal se identifique con
la empresa y sus productos.
(MAXI-MINI) FA
 Incrementar la participación del mercado
con base a las nuevas líneas de producto y
nuevos clientes potenciales.
 Mantener buena relación comercial con
proveedores de materias primas de alta
calidad.
 Llevar un buen manejo de inventarios de
materias primas que permitan proyectar
compras para mejor manejo de precios.
DEBILIDADES (D)
Nulo control en sus bodegas
Bajos controles internos en sus procesos.
Personal no actualizado en competencias
Perdidas en materia prima al momento de
producir
Puestos de trabajo no están bien definidos
(MINI-MAXI) DO
 Implementar software de control que permita
controles internos en base a procesos.
 Implementar sistemas CRM para conocer y
controlar procesos con sus clientes.
 Lanzar programas internos de cultura
organizacional para que todos se identifiquen
con la empresa.
(MINI-MINI) DA
 Se implementará software que controle
manejo de materia prima
 Redefinir el organigrama empresarial y
capacitar al personal en atribuciones
realizando manuales de puestos.
 El software que se instalará permitirá llevar
un buen control de inventario de materias
primas, así como la demanda futura en base
a proyecciones de clientes,

 Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter

Estrategias Clasificación Según

Porter
Implementación de software de control en cada proceso de producción Diferenciación
y bodegas
Creación de nuevos productos, según demanda de mercado actual Diferenciación
Captación de Nuevos Clientes, lo cual incrementará la demanda. Concentración
Participación en ferias internacionales para reforzar marca y captación Concentración
de nuevos clientes
Implementación de Cultura Empresarial, redefiniendo lo valores que se Diferenciación
viven y el organigrama de la empresa.
Implementar Sistemas de Seguridad Industrial que permitan reforzar Diferenciación
estas áreas y crear planes de contingencia y emergencia.
Implementar programas CRM para optimizar relación con nuestros Concentración
clientes.

 Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha solución debe
obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma debe ir orientada tal como se
indico en la tarea 1, a la aplicación de conceptos de sistematización y equipamiento en la
organización.
Solución:

Dentro de la empresa se han detectado varios problemas, sin embargo, uno de los mas urgentes a
solucionar es la falta de un sistema adecuado que permita el control total del material prima desde
que ingresa, hasta que sale en forma de producto terminado. Este sistema lo que permitirá es llevar
control de cada paso en los procesos de producción a manera que se pueda, en el momento que la
persona interesada lo requiera, consultar los estatus de cada proceso de producción.

Este software para implementar podrá ser consultado por cada persona involucrada en los procesos
tanto de recepción de materia prima, como los involucrado de producción, logística, bodegas,
ventas y gerentes de la empresa, es decir todos los involucrados para que se pueda analizar los
atrasos, las perdidas, las recepciones, la merca en cada área, así como el tiempo en cada proceso.

Con este software, el proceso se iniciará desde el momento que la materia prima sea comprada al
proveedor, detallará el estatus de dicha compra, indicando cuando será la fecha aproximada de su
arribo a bodega de materia prima. La persona que recibe en la bodega de materia prima ingresará
al sistema y al momento de necesitar utilizar para producción, el área correspondiente colocará el
requerimiento que deberá ser despachado por parte del encargado de materia prima.

Planificación a su vez, alimentará el sistema en base a la demanda que ventas ha colocado, y en base
a la materia prima que se ha despachado calculando la merma debido a los casos ya preestablecidos
que justifiquen la misma: Muestras, montaje de maquinarias, corte, control de calidad, etc. Aquí se
controlará la fecha próxima a entregar, esto con el objetivo de analizar si la fecha cumple con el
requerimiento del cliente y/o tomar medidas que permitan el cambio de fechas o turnos extras para
no caer en atrasos con el cliente.

Cuando producción culmine su proceso, este pasará a control de calidad donde se analizará la
cantidad de materia prima entregada vs. la cantidad de producto terminado y así analizar la merma
de este. Control de calidad pesa o cuenta, según sea el caso, empaca con marchamo de seguridad
y por medio de un envío o guía interna la cual generará el sistema, traslada a bodega de producto
terminado para que producto terminado pueda dar la alerta a logística y se traslade el producto
junto al envío o guía interna con el cliente para que este pueda firmar de recibido.

Con estas acciones se pretende solucionar varios problemas a la vez, radicados en la falta de un
control interno objetivo y preciso.

 Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la solución de dicho
problema.
a. Se llevará un mejor control en Despacho, empaque lo realizará Control de Calidad, y
ellos trasladarán con marchamo o caja sellada a Bodega de Producto Terminado.
b. El robo de mercancías se disminuirá al tener un control certero de los pasos que la
materia prima requerirá hasta convertirse en producto terminado. La bodega de
producto terminando será la responsable de los productos que recibe, y en conjunto
con logística, velará por la entrega final al cliente, quien firmará de recibido y estas
copias envíos o guías firmados por el cliente deberán reportarse inmediatamente
después de recibido.
 c. Al tener control de cada paso de producción, se puede agilizar procesos y por ende dar
mejores y más certeras fechas a los clientes, lo que se traduce en un mejor servicio.
d. Cualquier persona involucrada puede acceder en tiempo real al estatus de producción
de los productos por cliente, por línea, por fecha.

 Elabore la planeación de la solución, identificando una lista de actividades necesarias para

cumplir con el objetivo.
a. Realizar un análisis de todos los pasos que se generan en los procesos internos de la
empresa, es decir el área de producción, desde el momento de la compra de la materia
prima hasta el momento en que el cliente recibe su producto terminado.
b. Analizar los costos de la creación del sistema en base a cada uno de los pasos que se
llevarán a cabo, y que dicho sistema controlará, esto incluye analizar proveedores y/o
desarrolladores.
c. Capacitar al personal en el uso del sistema, y realizar la implementación de este con
base a las capacitaciones brindadas.
d. Implementar el sistema, estableciendo un determinado tiempo para la realización de
pruebas piloto que nos permitan detectar mejoras.
e. Solicitar reportes de estas pruebas piloto para analizar si está cumpliendo con
brindarnos la información requerida, así como el reportaje que se requiere obtener de
la información que se ha ingresado.

 Elabore el modelo IPO, donde puede visualizar el análisis del sistema identificando en la
problemática.

Pedidos de Planificación Envio a Bodega

Cliente PT
•Compra de •Establecimiento •Recepcipon de
Materia Prima de fechas de Producto
•Ingreso a Sistema Entrega, Solicitud •Alerta a Logistica
de Orden de de Materia prima •Despacho a Cliente
Cliente a Bodega •Verificacón de Guia
•Producción recibida por parte de
Logistica, para cerrar
•Traslado a Control ciclo.
Calidad

Tarea 3

Estructura Organizacional / estructura de procesos

 3.1 parte/Estructura Organizacional

Instrucciones:

1. Elabore una nueva estructura organizacional de acuerdo con la solución del problema
identificado

Créditos y Cobros

Dirección Financiera Contabilidad

Facturación

Logística

Bodega de Producto
Dirección Administrativa
Terminado
Analista

Director de IT

Soporte IT
Dirección General

Operarios

Jefes de Área

Dirección de Producción Empacadores

Supervisores de Control de
Calidad

Reclutamiento y Selección
de Personal
Dirección de RR HH
Departamento de
Capacitación y Clima Laboral

Bodega de Materia Prima

Dirección de Compras

Compradores

Vendedores

Dirección de Ventas

Asistente de Ventas

2. Clasifique el organigrama por su presentación, contenido, alcance, explique

 Por su Presentación: Este organigrama es de tipo Horizontal, ya que muestra las áreas
de izquierda a derecha, colocando a la Dirección General de lado izquierdo como primer
puesto. Posterior a esto, los puestos van ordenándose en columnas hacia la derecha,
mostrando una línea que representa la dependencia ente un puesto y el otro.
 Por su Contenido: este organigrama es de tipo funcional, mostrando los puestos más
representativos de la empresa, y los más importantes de cada departamento.
  Por su alcance: este organigrama es de tipo micro administrativo, y como se explica,
muestra lo mas representativo de la empresa.

3. Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta:

En este organigrama se han cambiado de jerarquía algunos puestos, otros han desaparecido
y algunos más se han unido. Esto debido a que la empresa actualmente necesita enfocarse
en una nueva manera de trabajar que afectará a toda la organización. Todos deben
enfocarse en sus objetivos y reportar las mejoras y cambios que en cada departamento se
implemente.
Las áreas de segunda línea deberán reportar a la dirección general, y estos a su vez tendrá
personal clave a su cargo, estas plazas son las ejecutoras de que los cambios en el nuevo
software se realicen en tiempo y forma y alimenten cada paso que se dé para que la
información esté al día y a la mano de quienes la requieran.

4. Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se encuentra localizado

el problema.

Los dos departamentos en los cuales se encuentra el problema actualmente es en Bodega

de Producto Terminado, que es donde el producto se pierde, así mismo Producción, debido
a que las producciones salen tarde y no hay control de lo que se genera en cada área,
motivando a que existan perdidas en la materia prima y en el producto y se generen mermas
que son difíciles de cuantificar.

3.2 Estructura de Procesos:

Instrucciones:

1. Elabore un diagrama de flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, con su
respectivo análisis estructurado (entradas, procesos, almacenes, salidos y flujos de
datos)
2. Indique los tipos de entrada y los tipos de salida
 Entrada:
 Orden de Cliente
  Materia Prima
 Alerta Logística
 Guía firmada por Cliente

 Salida:
 Inventario Materia Prima
 Control de Calidad
 Empaque
 Producto Final
 Guía/Envío para que cliente firme
 Factura de Compra

3. Indique el tipo de sistema de información propuesto:

 En el caso del sistema propuesto para la empresa Textiles H&A el sistema de
operación a utilizar es un TPS o Sistema de Procesamiento de Transacciones,
esto debido a que el mismo se encargará de recolectar cada uno de los pasos
que la materia prima dará, almacenará cada uno de los datos que el encargado
de recibir el proceso ingrese, posterior a esto se recuperará la información para
darnos un dato verídico de tiempos, cantidades y salidas finales de la
producción hasta la entrega final con el cliente.

4. Elabore el diagrama de proceso en formato columnar

5. Elabore una propuesta de hardware y software adjudicando costos

La inversión total de software se estima en aproximadamente Q15,800.00, tomando en
cuenta la etapa de desarrollo y puesta en marcha. Dicho software estará siendo
diseñado por el departamento de IT de la empresa con base a los requerimientos que
se han establecido en el análisis previo. El tiempo de desarrollo; así como el tiempo de
pruebas piloto ha sido tomado en cuenta en el precio.

En cuanto a inversión de hardware, no se adjudica costos debido a que cada jefe de área
y encargado ya cuanta con un computador e impresora en el área la cual ha sido
utilizada para reportes y lectura de correos internos. Este equipo será analizado para
ver si soporta el uso del software propuesto y diseñado por IT para continuar con su
uso.