OPERACIONES

LOGÍSTICAS

UCSM – INGENIERÍA COMERCIAL

VIII SEMESTRE

FASE II

2019
 UNIDAD II

2.1. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la

empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.
 https://www.youtube.com/watch?v=abiTRukgPCs

La necesidad de esta función viene motivada de una serie de factores que resumimos a continuación:

1. Variaciones estacionales en los precios.

2. Descuentos por volumen en las adquisiciones.
3. Incertidumbre, tanto en la demanda de los productos que vende como el plazo de los productos que compra.

Objetivos de la función de aprovisionamiento

2.2. LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras es la responsable del proceso de adquisición de insumos y materiales, en cantidad necesaria,
con la calidad adecuada y a un precio conveniente, puestos a disposición de la empresa en el tiempo requerido.

El área de compras es el encargado de recibir las solicitudes de los materiales, necesarios, de buscar a los
proveedores adecuados y realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de los materiales.

Objetivos de la función de compras:

• Dar continuidad en el abastecimiento.

• Asegurar la calidad y cantidad de los suministros.
• Definir el nivel de inventarios, evitando roturas de stocks y mermas por obsolescencia y deterioro.
• Estudiar nuevas fuentes de suministros.
• Mantener los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados.

Para alcanzar los objetivos anteriores se necesita tomar decisiones respecto a:

• Las especificaciones de los productos a adquirir.

• Los detalles de las autorizaciones de solicitudes y ordenes de compra con proveedor correctamente
seleccionado.
• Las políticas d econtrol de calidad de productos o insumos
Determinar las funciones de las diferentes actividades de las compras:

• Estudio de las fuentes de suministro.

• Búsqueda, selección y evaluación de proveedores.
• Control de las especificaciones de calidad requeridas.
• Gestión de negociación (precios, condiciones de pago y plazos de entrega).
• Seguimiento de las operaciones realizadas de los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor.
• Mantenimiento de registro actualizado de información de productos.
• Realización de pedidos determinando volúmenes adecuados y fechas de lanzamientos previstos.
• Recepción del pedido y su control de calidad.
 Departamento de Compras

Modelo horizontal del departamento de compras

Modelo vertical del departamento de compras

La Matriz Kraljic

Agrupa productos comprados por la empresa agrupados en dos parámetros:

• Impacto que tiene la compra en el resultado de la empresa.

• Riesgo en el suministro de dicho producto.

Establece cuatro cuadrantes:

• Productos apalancados.- Tienen una alta oferta en el mercado, siempre existirá alternativa de proveedor.
• Materiales estratégicos.- Tienen tanta o mayor importancia como componentes de los productos, poca oferta
en el mercado.
• Productos rutinarios.- Combinan un bajo impacto económico y un bajo riesgo de suministro.
• Materiales cuello de botella.- insumos que no tiene impacto financiero en el producto total, genera
estrangulamiento en la elaboración de productos.
Caso Práctico:

Un fabricante de TV, la empresa estuvo creciendo al 25%, pero se incremento la competencia y se calcula para los
próximos años de un crecimiento 3%.
La dirección plantea realizar una reducción de los costos revisando los componentes del sistema logístico y solicita que
presentes un estudio estratégico de las relaciones de los proveedores basado en matriz KRALJIC.

Para el estudio planteas seleccionar 4 categorías de componentes a revisar con los proveedores:
• Circuitos electrónicos
• Pantalla LCD
• Empaquetado
• Normas técnicas

Ejes de matriz se definirán de la siguiente manera:

• Importancia
• Tecnología requerida GASTO 2015
Circuitos electrónicos 3 000 000 .00
Pantallas LCD 7 000 000 .00
Empaquetado 300 000 .00
Normas técnicas 25 000 .00
TOTAL 10 325 000 .00
La empresa un estudios y llego a las siguientes conclusiones

Vamos asignarle a los componentes una escala del 1 al 10

1. Circuitos electrónicos:
Aún existe un gran número de proveedores que pueden suministrar estos componentes, si se tiene en cuenta los
condicionantes de calidad y cantidad requerida.
Tecnología requeridad: 6 y Ventaja competitiva: 5

2. Pantallas LCD:
Puede ser fabricada por un gran numero de proveedores, sobre todo asiáticos
Tecnología requerida:2 y Ventaja competitiva: 3.5

3. Empaquetado:
Aún existe un gran número de proveedores para este tipo de producto, requisito que se entregue semanalmente.
Tecnología requerida: 1.5 y Ventaja competitiva: 1.0

4. Normas Técnicas:
Muchos proveedores que pueden proporcionarnos los folletos técnicos, que por norma legal necesita acompañar al
producto.
Tecnología requerida: 0.03 y Ventaja competitiva: 0.5
2.3. El Coste de las Compras

Se puede utilizar varios criterios diferentes:

Primer Criterio.- Nos indica que está formado por el importe neto facturado por el proveedor, por tanto incluirá:
• El importe bruto (precio por cantidad) menos los descuentos, bonificaciones y rebajas que se incluyan en la
propia factura (precio neto).
• Los impuestos que no sean recuperables, como por ejemplo los impuestos arancelarios de importación.
Este criterio sería aceptable siempre y cuando los gastos de transporte corrieran cargo del proveedor.

Segundo Criterio.- Sigue la norma de los criterios del plan general contable, según la cual, el precio de adquisición
está formado por:
• El importe bruto (precio por cantidad) menos los descuentos, bonificaciones y rebajas que se incluyan en la
propia factura (precio neto).
• Más todos los gastos adicionales hasta el producto se encuentre en el almacén de la empresa, tales como
transporte, aduana, seguros, etc.
Caso práctico
2.4. El Control de las Compras y sus Indicadores

Pocos factores son tan importantes para la actividad de una empresa como la medición de sus resultados, pues lo que
no se mide, no se controla.

Es básico definir que los indicadores cumplan los siguientes requisitos:

• Tener relación con las actividades que está llevando a cabo el departamento.
• Servir como vara de medida, con la finalidad de detectar desviaciones sobre las previamente establecidas y poder
corregir o seguir avanzando.

Para estar seguros que los procedimientos se están cumpliendo correctamente, es necesario tener un mapa que nos
permita visualizar todos y cada uno de los pasos a realizar. Así surgen los diagramas de flujo.

a) El esquema de un proceso, como compras, ventas o fabricación.

b) Las relaciones o conexiones existentes entre estas operaciones.
DIAGRAMA DE FLUJO
2.4.1. El control presupuestario de las compras:

Consiste en la comparación de desviaciones producidas en las necesidades de materiales utilizados en el proceso

productivo.

Básicamente se producen dos desviaciones significativas:

• La economía, también llamada desviación en precios. Surge al comprar el precio preestablecido con el precio
efectivo realmente obtenido.
• La técnica, también llamada desviación en cantidad. Aparece cuando se compara la cantidad preestablecida a
comprar con la realmente adquirida.
2.4.2. Indicadores de Compras:

Los indicadores son instrumentos que nos van a servir para medir y establecer comparaciones, dándonos una visión
mensurable de lo acontecido.
Índice de compras: Importancia de las compras con respecto a las ventas en términos porcentuales.

Valor de las compras totales * 100

Ventas totales del año anterior

Índice del coste del departamento de compras: Mide coste del departamento de compras en relación al
valor de compras.

Valor de las compras totales

Coste del personal de compras

Índice del coste de un pedido de compras: Cociente entre el coste del departamento de compras y numero
de pedidos emitidos.

Coste del personal de compras

Número de pedidos anuales

Índice de rotación del stock de materias primas: Número de veces que rota el stock medio respecto a la
cantidad de materias primas compradas

Compras anuales de materiales

Stock medio anual
Índice del periodo medio de pago: Nos mide los días que tarda la empresa por termino
medio en pagar a sus proveedores.

365 23
Compras Anuales 15
Sado medio anual de proveedores

Índice de rechazos: Relación entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras
expresado en términos porcentuales.

Devolución de las compras * 100

Compras anuales de materiales
Índice de compras: Importancia de las compras con
respecto a las ventas en términos porcentuales.

Valor de las compras totales * 100

Ventas totales del año anterior

Índice del coste del departamento de compras: Mide coste

del departamento de compras en relación al valor de
compras.

Valor de las compras totales

Coste del personal de compras

Índice del coste de un pedido de compras: Cociente entre

el coste del departamento de compras y numero de pedidos
emitidos.

Coste del personal de compras

Número de pedidos anuales

Índice de rotación del stock de materias primas: Número

de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de
materias primas compradas

Compras anuales de materiales

Stock medio anual

Índice del periodo medio de pago: Nos mide los días que
tarda la empresa por termino medio en pagar a sus
proveedores.

365 23
Compras Anuales 15
Sado medio anual de proveedores

Índice de rechazos: Relación entre el valor de las

devoluciones y el valor de las compras expresado en
términos porcentuales.

Devolución de las compras * 100

Compras anuales de materiales
2.4.3. Otros indicadores de gestión:

Financiación de proveedores: Indica el porcentaje de las existencias de materiales financiados por los proveedores.
Este ratio es mejor cuando sea más elevado, pero siempre y cuando no se incurran en gastos financieros por
aplazamientos.

Financiación de Proveedores= Periodo medio de pago * Rotación de Stock

365 * 100

Rotación de Proveedores: Permite comprobar el grado de renovación de las fuentes de suministro de la empresa.

Rotación de Proveedores= Compras a proveedores nuevos

365 * 100

Plazo Medio de Entrega: Estima el promedio los días que emplean los proveedores en servir los pedidos.

Plazo Medio de Entrega= Valor de los Pedidos Pendientes

Promedio diario de Compras
Calidad de las Compras: Este porcentaje determina la proporción de las compras que no cumplen las especificaciones,
siendo deseable, lógicamente tienda a cero.

Calidad de Compras= Valor de las devoluciones a Proveedores

Valor de Compras

Carga de Trabajo: Indica el valor medio de la compra por persona de este departamento.

Carga de Trabajo= Valor de las Compras

Plantilla de Compras
2.5. Las Existencias: Definición y Clases

Podemos definir las existencias como los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal del negocio de la
empresa (empresas comerciales), para ser consumidos en el proceso de producción mediante su transformación o
incorporación al producto (empresas industriales).

Las existencias se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios. Los tres más importantes son:
• El tipo de la empresa que las consume.
• La imputación de ese consumo a la determinación del coste del producto terminado.
• La posibilidad de almacenar o no los materiales.

En función del tipo de empresa que las consume, las existencias pueden ser:
Las existencias pueden clasificar según su imputación del coste del producto en:

1. Materiales directos.- Son aquellos que se asigna al objeto de cálculo de una manera inequívoca o exacta. El valor
de estos materiales consumidos en el proceso productivo se incorporan al producto sin utilizar criterios de reparto.
2. Materiales indirectos.- Existen otros materiales que no pueden identificarse de un amanera evidente y sencilla
con los productos fabricados. El valor de estos materiales consumidos en el proceso productivo se incorporan al
producto utilizando criterios de reparto.

Las existencias pueden clasificarse según su capacidad de almacenamiento en:

3. Materiales almacenables.- Son los que sufren un desfase temporal entre el momento de su recepción y su
utilización en el proceso productivo. Podemos incluir a todos los elementos menos los de suministro continuado.
4. Materiales no almacenables.- Son los que no gozan de la característica de poder almacenar en lugares físicos
(plan contable-servicios exteriores).
2.6. LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE APROVISIONAMIENTO O LOGÍSTICA

Para conseguir el flujo logístico de productos o servicios lleguen a los clientes, cuando, cuanto, donde y como
desean, al menor costo, debemos iniciar el proceso a partir de las relaciones con nuestro proveedores.
Por lo tanto el flujo logístico integral parte del proceso de aprovisionamiento, pasa por el proceso de producción y
termina en el proceso de distribución física.

2.6.1. Fase de la gestión de compras:

El departamento de compras tiene como objeto principal proporcionar los elementos necesarios que se deban
adquirir para realizar el proceso de producción, en la cantidad necesaria y con el mínimo costo. Es el encargado
de negociar el precio de los materiales, bienes o servicios con los proveedores.

A) Funciones propias de compras.-

 Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materiales, bienes o servicios de la
empresa.
 Seleccionar a los proveedores de acuerdo a criterios previamente establecidos.
 Cotejar los precios, calidad y transporte de materiales.
 Negociar condiciones de entrega y pago, así como las devoluciones.
 Emitir las ordenes de compras según las condiciones pactadas con los proveedores.
 Recepción y almacenaje de los materiales, bienes o servicios.
 Efectuar la clasificación de las compras.
 Llevar el control de la existencias.
B) Fase de la Gestión de Almacenes:

El almacén es un lugar físico donde se recibe la mercadería del exterior (proveedor) o de otras secciones de la empresa
(fábrica), con la finalidad de reservarlas y custodiarlas para que sean utilizadas en el proceso productivo o puesta a
disposición de los clientes como productos terminados.

 La finalidad de la posesión de inventarios o stock en almacén es:

 Evitar que la empresa se demore en las entregas a sus clientes.
 Garantizar la continuidad del proceso productivo.

 El volumen de las existencias en los almacenes esta condicionado por dos variables:
 La demanda
 El plazo de entrega a los proveedores

Estos parámetros no se conocen con certeza por lo que se obliga a tener en almacén una cierta cantidad de stocks que
eviten la ruptura del proceso productivo.
2.7. EL CONTROL DE MATERIALES

El volumen de materiales en el almacén de la empresa se traduce en un costo que a veces puede ser excesivo.
Por ello es necesario tener estos materiales controlados en todo momento para conocer su estado.

Datos principales de estos materiales:

• La clase de artículos
• Costo de cada uno de ellos
• Las entradas
• Las salidas
• Su ubicación

A) Aplicación del método ABC para control de inventarios:

Conocido como método de “Pareto”, es más sencillo en su aplicación, busca prestar atención a los materiales
con más valor, dividiendo en tres categorías (ABC), en función de su importancia técnico económica.
- Los artículos A.- Son bienes cuyo valor de consumo es el más elevado (inversión financiera alta), representan
normalmente un porcentaje bajo de existencias en almacén.
- Los artículos B.- Son artículos de una clase intermedia, con valor de consumo medio y valor medio en
almacén.
- Los artículos C.- Son artículos o bienes con el menor valor de consumo, pero representan un alto porcentaje
de existencias en almacén.
B) Generalización del método ABC para control de otras variables:

Los artículos, los proveedores y los clientes pueden tratarse mediante un agestión unitaria que permita la aplicación
del método ABC.
Ejemplo.- Se puede realizar un estudio de control de proveedores en función a la cantidad de compras que se realiza
a cada uno, es decir multiplicar su demanda anual en unidades por la frecuencia de pedidos.

Por decir en el gráfico vemos que:

1. Los primeros 2,500 productos (15%) representan

el 70% de ventas.
2. Los siguientes 4,000 (25%) representan el 20% de
las ventas.
3. Los últimos 10,500 productos (60%) representan
el 10% de las ventas.
2.8. LOS COSTOS DE LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS

El volumen de stock es uno de los problemas fundamentales que se plantea en el control de los inventarios en la
empresa. La solución consiste en encontrar equilibrio entre dos fuerzas de sentido opuesto.

1. La necesidad de mantener la cantidad suficiente de materiales para abastecer el proceso productivo y a los clientes.
2. La inversión que supone la adquisición de materiales y gastos de conservación de los mismos.

Para saber si el departamento de compras o logística añade valor a la empresa, será necesario realizar un control del
mismo.
Buscar una rentabilidad en la confección del pedido, es decir , procurar optimizar la relación entre el importe pedido y el
costo total de realizar y gestionar el pedido.

Algunos costos a controlar en la gestión del pedido son:

• Sueldos y salarios de las personas que realizan el pedido
• Gastos de carácter administrativo necesario para realizar el pedido, como teléfono, internet, fax y material
administrativo necesario.
• Transporte, embalaje y seguros hasta la recepción de la meraderia en almacén.
2.9. LOS COSTOS DE ALMACENAMIENTO

Los costos de almacenamiento son derivados de almacenar artículos y mantearlos durante el tiempo que
permanecen en el almacén.

Algunos ejemplos de costos serían:

• Alquiler de almacén
• Amortización de la construcción, en caso sea propiedad de la empresa
• Gastos de reparación y conservación
• Gastos de calefacción y/o refrigeración
• Seguros de las mercancías y de los edificios
• Alumbrado
• Manipulación física de los elementos
• Pérdidas por deterioros de valor ante aparición de elementos más eficientes en el mercado

Los stock, cualquiera sea su naturaleza productos o materias primas, representan un capital que queda inmovilizado
en la empresa durante un tiempo en el almacén.

Los costos de almacenamiento se subdividen en dos categorías:

1. Costos financieros (intereses y costos de oportunidad)
2. Costos propios de mantenimiento (los mencionados anteriormente)
La suma de estos dos costos, financiero y de mantenimiento será el costo de almacenamiento.

Este último será determinante para construir indicadores de control como la tasa de posesión del stock.

La tasa de posesión del stock es el cociente entre los costos de almacenamiento y el valor del stock o inventario
medio.

Ejemplo.- Una empresa con unos costos de almacén de 200,000.00 y valor medio de inventario de 1´000,000.00,
tendrá una tasa de posesión del 20%. Es importante conocer la tasa de posesión para intentar reducir a través de
los componentes de la misma.
2.10. EL VOLUMEN OPTIMO DE PEDIDO

El problemas central de la gestión de stocks se centra en determinar cual tiene que ser la cantidad que se debe
mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo.

Esta cantidad está basada en factores como el volumen del pedido y el tiempo de aprovisionamiento. Es calcular el
nivel indispensable de inversión de existencias.

La empresa debe armonizar , por tanto, los costos de posesión y los de gestión de pedidos para que sean mínimos.

Entre los modelos de almacén que tratan de determinar el stock óptimo se pueden destacar los siguientes:
• Los modelos de previsión perfecta, el ritmo de salida de los artículos almacenados son conocidos.
• Los modelos estocásticos, no se conoce el ritmo de salida, lo que obliga a manejar probabilidades.
Q= Volumen de Pedido
Cg= Costo de Gestión
D= Cantidad Demandada Anualmente
Cp= Costo de Posesión
2.11. EL PUNTO DE PEDIDO

Es el nivel de stock en el que se establece o efectúa el pedido. Es decir, es la cantidad de existencias que una vez
alcanzadas, obliga a emitir un nuevo pedido de reposición.

En teoría , este nivel puede fijarse por el stock considerado mínimo más la cantidad necesaria para el consumo
durante el intervalo de tiempo que media entre el pedido y la entrega del material del proveedor.

El momento de al reposición se producirá en el siguiente caso:

EXISTENCIAS ≤ PUNTO DE PEDIDO

Sistemas de reposición de stocks:

• A nivel
• Por cobertura
• Mixto
2.12. STOCKS DE SEGURIDAD

Cuando no se conoce con certeza el ritmo de salida de las unidades almacenadas, la empresa deberá fijar un stock
de seguridad, para hacer frente a las salidas que se consideran superiores a las normales.

Información necesaria para determinar stock de seguridad:

• Aprovisionamiento.- Datos sobre el tiempo necesario para almacenar, transportar y entregar los materiales.
• Fabricación.- Tiempo mínimo para fabricar los productos.
• Ventas.- Hábitos de los clientes.

La introducción de un stock de seguridad supone:

• Aumento del nivel medio de almacén y por tanto el costo de almacenamiento.
• Aumento de la cantidad (q) existente en el almacén cuando solicitamos el pedido a los proveedores.
• Aumento de los costos totales (al aumentar el costo de almacenamiento).