CD Excel 2010 Estandar PDF

TABLA DE CONTENIDO
MICROSOFT EXCEL 2010 ESTÁNDAR
Módulo 1 – Generalidades
Introducción a las hojas de cálculo.......................................................... 5

Conceptos Básicos ................................................................................ 5
Ambiente de trabajo ............................................................................. 6
Cinta de opciones ................................................................................. 8
Descripción de las fichas ...................................................................... 10
Agregar Fichas a la cinta de opciones .................................................... 13
Barra de herramientas de acceso rápido ................................................ 14
Minimizar la cinta de opciones .............................................................. 16
Métodos abreviados de teclado ............................................................. 17
Interfaz de usuario ............................................................................. 17
Hojas de cálculo ................................................................................. 18
Compatibilidad con versiones anteriores de Excel .................................. 19
Mejoras en la impresión ...................................................................... 21
Formatos de archivo ........................................................................... 22
Entrada a Excel .................................................................................. 24
Definiciones ....................................................................................... 26
Desplazamientos del cursor ................................................................. 30
Selección hojas de cálculo ................................................................... 36
Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer) ......................... 37
Listas personalizadas .......................................................................... 46
Administración de hojas de cálculo ....................................................... 48
Manejo de archivos ............................................................................. 58
Descripción Caja de diálogo Abrir.......................................................... 59
Cerrar Libros ...................................................................................... 61
Guardar............................................................................................. 62
Mejorar la presentación con formatos .................................................... 63
Formatos ........................................................................................... 63
Grupo Fuente ..................................................................................... 64
Bordes .............................................................................................. 68
Dibujar cuadrículas de borde ................................................................ 69
Color de relleno .................................................................................. 70
Grupo Alineación ................................................................................ 71
Alineación de texto ............................................................................. 72
Combinar y centrar ............................................................................. 74
Grupo número .................................................................................... 75
Estilo millares, aumentar reducir decimales ............................................ 76
Vista Preliminar, Configuración e Impresión .......................................... 77
Ficha Diseño de página ........................................................................ 80
Grupo Configurar página ......................................................................80
Fórmulas ........................................................................................... 88
Posiciones relativas y absolutas ............................................................ 89
Módulo 2 – Estructura de datos
Conceptos básicos de bases de datos .................................................... 93

Crear fórmulas ................................................................................... 98
Editar fórmula .................................................................................... 98
Copiar fórmula ................................................................................... 99
Eliminar fórmula ................................................................................. 99
Posiciones relativas y absolutas ............................................................ 99
Bibliotecas Comunes ......................................................................... 103
Caja de diálogo Insertar Función ......................................................... 105
Escribir funciones directamente en la celda .......................................... 107
Funciones Financieras........................................................................ 114
Formatos de Tabla ............................................................................ 120
Seleccionar un estilo de tabla ............................................................. 120
Crear un estilo de tabla personal ........................................................ 122
Quitar estilo de tabla ......................................................................... 124
Módulo 3 – Integridad de datos
Administrador de Nombres ................................................................. 127

Concepto General ............................................................................ 127
Asignar nombre a una celda o rango ................................................... 128
Nombres desde selección ................................................................... 129
Utilizar nombres ............................................................................... 130
Administrador de nombres ................................................................. 131
Eliminar un nombre de un rango ......................................................... 133
Validación de datos ........................................................................... 133
Configuración ................................................................................... 134
Mensaje de entrada........................................................................... 139
Mensaje de error .............................................................................. 139
Editar celda con validación ................................................................. 141
Buscar celdas con validación .............................................................. 141
Modificar validación de una celda ........................................................ 142
Eliminar una validación ...................................................................... 142
Funciones Lógicas ............................................................................. 143
Función SI ....................................................................................... 143
Función SI anidado ........................................................................... 146
Función SI con Y – O ......................................................................... 149
Funciones de búsqueda ..................................................................... 151
Proteger Información ........................................................................ 155
Módulo 4 - Análisis de información
Ordenamiento de información ............................................................ 161

Formato condicional .......................................................................... 163
Formato condicional avanzado............................................................ 165
Estilo de formato .............................................................................. 167
Estilo de icono .................................................................................. 168
Filtros – Automático y Avanzado ......................................................... 169
Tipos de Autofiltros ........................................................................... 170
Quitar filtros .................................................................................... 175
Filtro por color ................................................................................. 175
Filtros avanzados .............................................................................. 180
Criterio ............................................................................................ 180
Definición de un solo criterio .............................................................. 181
Filtros avanzados con operadores lógicos (y-o)..................................... 184
Resumiendo información con Subtotales .............................................. 186
Quitar subtotales .............................................................................. 190
Tablas de resumen ........................................................................... 191
Creación de gráficos.......................................................................... 193
Tipos de gráficos .............................................................................. 195
Partes de un gráfico .......................................................................... 196
Formato al eje .................................................................................. 199
Cinta de opciones del gráfico .............................................................. 199
Excel 2010 Estándar
MÓDULO1
Generalidades
Introducción a las hojas de cálculo
Conceptos Básicos
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft

Office Excel 2010, proporciona herramientas y funciones eficaces que
puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad.
Una de las aplicaciones informáticas más frecuentemente utilizadas en las
empresas son las hojas de cálculo, que permiten al usuario emplear
cualquier información y administrarla según a sus necesidades
empresariales.
Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La

intersección entre ellas forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de
tipo numérico o alfanumérico; se pueden también crear fórmulas
calculando un nuevo valor, a partir de los datos de otras celdas de la
misma hoja de cálculo, de otra hoja de cálculo del mismo libro, o de otro
libro.
El objetivo básico de las hojas de cálculo, es proporcionar un entorno

simple y uniforme, para generar tablas de números, y a partir de ellos
obtener nuevos valores mediante fórmulas y/o funciones. Las hojas de
cálculo permiten a los usuarios manipular grandes bases de datos de
forma sencilla y eficiente, permitiendo cálculos financieros, estadísticos,
matemáticos y de desarrollo, a través de, Aplicaciones Visual Basic.
5
El área de aplicación más importante, ha sido hasta ahora el análisis

profesional para desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede
citar la planificación y el análisis financiero, el análisis contable, el control
de balances, la gestión de personal, etc. En cualquier caso, los límites de
este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las

necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer
aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de cálculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigación aplicada, de especial
interés para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis

que se desea está compuesto por cálculos sistemáticos. Éste suele ser el
caso del análisis financiero y contable, donde se repiten cada mes,
trimestre o año, los mismos cálculos y las mismas relaciones entre sus
elementos.
Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010, se basa en la siguiente
apariencia:
6
1 9
2
3
4
5
6 7
10
14 11
8 12 13
15
1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma

predeterminada en la parte superior, a la izquierda de la barra de
título y proporciona un acceso rápido a las herramientas y a los
comandos.
2. Cinta de Opciones: Está compuesta por fichas, grupos, comandos y
el menú archivo.
3. Cuadro de nombres: Muestra el nombre de la celda activa y
permite ir a una posición específica de la hoja.
4. Barra de fórmulas: En ella se muestra la información que se ha
registrado en cada celda, en la medida en que se desplace el cursor.
Desde la barra de fórmulas se puede editar cualquier información
que se registre, no solamente fórmulas.
5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de
cálculo, se identifican con letras y permiten organizar los campos de
una base de datos.
6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de
cálculo, se identifican con números ordenados y permiten organizar
los registros de una base de datos.
7
7. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas

se identifican por el nombre de la columna y la fila a la que
pertenece.
8. Etiquetas de hojas: Cada hoja está formada por una matriz
organizada en las columnas y filas que ya se han definido. Un libro
puede estar formado por una o más hojas de cálculo, de forma
predeterminada el libro tiene 3.
9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un
libro puede estar formado por una o más hojas, como ya se dijo de
forma predeterminada el libro inserta 3 hojas.
10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido
desplazamiento entre filas.
11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rápido
desplazamiento entre columnas.
12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rápidamente a
3 vistas: la vista normal, que es la vista predeterminada; la vista de
diseño de página, que muestra cómo quedaría la impresión de la
hoja; y la vista de salto de página, para mostrar y manipular
manualmente los saltos de páginas entre columnas y entre filas.
13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor,
para tener un acercamiento de la ventana, o en caso contrario, alejar
la imagen para tener mayor cobertura de visualización.
14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al
lado izquierdo de la barra en donde se identifican las hojas, permiten
deslizar la misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar
y que no se está visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado
más hojas en el libro y su vista no es completa.
15. Barra de estado: Es la última barra de la ventana de Excel, en
donde se presenta una línea de ayuda sobre el comando o botón
seleccionado. Además, presenta el cálculo establecido por defecto
para la opción expandida de autosuma, y una serie de indicadores
que le ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones
específicas utilizadas en Excel.
Cinta de opciones
La cinta de opciones, fue diseñada para encontrar rápidamente las

herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores, se
encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de menú. La
8
cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 está compuesta por 4 elementos

básicos:
1. Menú Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de

opciones. Al dar un clic sobre el menú archivo se despliega Vista
Backstage, permitiendo administrar archivos y configurar el programa.
2. Fichas de programa: Las fichas agrupan las herramientas según
temáticas (grupos) relacionadas con una tarea específica. Contiene
botones de comando organizados por grupos permitiendo acceder
rápidamente y fácilmente a las herramientas que ofrece Microsoft Excel
2010.
3. Grupos de comando: Los grupos dentro de cada ficha dividen una
tarea en subtareas. Cada grupo contiene herramientas (botones de
comando) asociados a él.
4. Botones de comando: Son las herramientas que ejecutan tareas
específicas, por ejemplo; copiar, cambiar tamaño de letra, color de
letra, etc.
Se debe tener en cuenta que hay fichas que se activan solo si se está
usando una herramienta que requiera de proceso que no está en las fichas
predeterminadas.
Por ejemplo, si se está insertando un gráfico, se activan las fichas

Agrupadas en Herramientas de gráfico, de manera que ellas permiten
tener características concretas para el gráfico seleccionado.
9
Descripción de las fichas
Ficha Inicio: En la parte inferior aparecen nombrados los siguientes

grupos:
Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.
Fuente: tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.
Alineación: alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y

centrar.
Número: formato número, moneda, porcentual, aumentar y disminuir

decimales.
Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.
Celdas :insertar, eliminar, celdas.
Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.
Ficha insertar: Se encuentran los siguientes grupos:
Tablas: contiene referencia de tablas y gráficos dinámicos y tablas.
Ilustraciones: contiene elementos como imágenes formas y Smartart.
Gráficos: contiene referencia de formatos estilos y diseños de gráficos,

Minigráficos (contiene comandos como línea, columna, ganancia o
pérdida),
10
Filtro: Segmentación de datos.
Vínculos: Hipervínculos.
Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de página entre otros.
Ficha diseño de página: Encuentra los siguientes grupos:
Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.
Configurar página: Hace referencia a márgenes, orientación e impresión.
Ajustar área de impresión: Hace referencia a los ajustes de la hoja,

ancho y alto.
Opciones de la hoja: Hace referencia a líneas de cuadrícula y

encabezados.
Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.
Ficha fórmulas: Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas

herramientas complemento:
Biblioteca de funciones: Hace referencia a las funciones lógicas,

financieras, texto entre otras.
Nombres definidos: Hace referencia a la administración de nombres de

rango y selección.
11
Auditoría de fórmulas:
Soluciones:
Ficha datos: Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y
administración de bases de datos:
Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importación de datos de

otras fuentes.
Grupo Conexiones: Hace referencia al manejo de vínculos de libros.
Grupo ordenar y filtrar: Hace referencia a organizar y depurar base de
datos.
Grupo herramientas de datos: Hace referencia al manejo de la
información texto a columnas, quitar duplicados validación, consolidación y
análisis.
Grupo Esquema: Hace referencia al manejo de subtotalizar datos y
agrupar.
Ficha revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación,

variaciones y notas.
Revisión: Hace referencia a ortografía, sinónimos.
Idioma: Para realizar traducciones)
Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.
Cambios: Hace referencia a Protección de hojas, libros y control de

cambios.
12
Ficha vista:
Vistas del libro: Hace referencia a las diferentes formas de observar la

hoja y sus características.
Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la información de

la hoja de cálculo.
Ventana: Hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo y

paneles.
Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas

automáticas.
Agregar Fichas a la cinta de opciones
La versión 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y

grupos a la cinta de opciones así como modificar el orden preestablecido
para tener a la mano los comandos usados frecuentemente.
Pasos:
1. Clic en el menú Archivo.
2. Seleccionar Opciones del menú
3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista
4. A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de
Fichas principales. El signo más y menos permite expandir o
contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botón Nueva
Pestaña. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaña
(personalizada) y contiene un grupo llamado nuevo grupo
(personalizada).
5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botón Cambiar
nombre. Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar
nombre de la misma manera para el grupo.
6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos
disponibles y dar clic en el botón agregar.
7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo
y clic en los botones bajar o subir según sea el caso.
8. Clic en el botón Aceptar.
13
NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas

preestablecidas por esta razón lo muestra inactivo (gris); es decir,
Microsoft Excel, permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y
agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un grupo
predeterminado de Excel.
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3
6 7
5
2
2
4
8
Barra de herramientas de acceso rápido
Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se

debe
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
14
2. Hacer clic sobre el botón más comandos.

3. Seleccionar de la lista la opción Barra de herramientas de acceso
rápido
4. Seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir
la acción tantas veces se necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.
De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos

disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.
También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de

acceso rápido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra

2. Seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones
15
La cinta de opciones
La cinta de Opciones se puede mostrar minimizada o expandida, según la

necesidad del usuario.
Minimizar la cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el
menú contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta.
Nota: Esta opción puede estar activa o inactiva. También se puede activar
o desactivar esta opción con la combinación de teclas <CTRL> + <F1>
16
Métodos abreviados de teclado
Si se quieren activar las fichas y comandos por medio del teclado se

oprime la tecla ALT y se presentan unos cuadros de letras que no es más
que el método abreviado para activar cada una de las fichas.
Al activar la ficha se activarán los métodos abreviados de cada comando

correspondiente a dicha ficha como se ve en el gráfico siguiente.
Interfaz de usuario
La interfaz de usuario de Excel 2010 así como en la versión 2007 desplaza

las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva
versión, orientada a tareas que contienen grupos lógicos de comandos,
pero incluyeron el menú Archivo que contiene las opciones para la
administración de archivos. Muchos cuadros de diálogo fueron
reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones
disponibles, además se ofrece información descriptiva sobre herramientas
y vistas previas de ejemplo.
También en algunos grupos a la derecha de él aparecen unos lanzadores

que activan las cajas de diálogo como se mostraban en las versiones 2003
y anteriores.
17
1. Lanzador
2. Galería desplegable
Hojas de cálculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por
hoja de cálculo, ofreciéndole mayor capacidad de manejo en bases de
datos y volumen de información. Para visualizar la última celda de una
hoja siga os siguientes pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos

2. Presionar las teclas<FIN> + <↓>
3. Presionar las teclas <FIN> + <→>
18
Compatibilidad con versiones anteriores de Excel
Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene

funciones o formatos que no son compatibles con una versión anterior de
Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor
compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel,
se pueden instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarán a abrir
un libro de Office Excel 2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de
nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o función
específicas de Office Excel 2007.
Para comprobar que un libro de la versión 2010 no tiene problemas de

compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si
encuentra posibles problemas de compatibilidad él entrega un informe
para resolverlo.
1. Abrir el libro que se quiere comprobar.
2. Activar el Menú Archivo
3. Seleccionar la categoría Información
19
4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opción

Comprobar compatibilidad.
Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo

mostrará en una caja de diálogo como se muestra a continuación.
20
Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje

como este
Mejoras en la impresión
Vista Diseño de página: Además de las vistas Normal y Saltos de

página, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseño de página, se
puede utilizar esta vista para crear una hoja de cálculo mientras se
observa el aspecto que tendrá cuando se imprima. En esta vista se puede
trabajar con la configuración de encabezados de página, pies de página y
márgenes directamente en la hoja de cálculo, además de colocar objetos
como gráficos o formas exactamente en el lugar que se desee. También
puede obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en
la ficha Diseño de página de la nueva interfaz de usuario para poder
especificar rápidamente opciones como la orientación de página. Es muy
fácil ver lo que se imprimirá en cada página y así se evitará tener que
realizar varios intentos de impresión y obtener copias impresas con los
datos truncados.
Guardar en formatos PDF y XPS Podrá guardar como un archivo PDF o

XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de
21
instalar un complemento. Para obtener más información, ver Habilitar la

compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
Formatos de archivo
Para mostrar los nuevos formatos de archivo, se deben seguir los

siguientes pasos:
Hacer clic en el menú Archivo, seleccionar la opción Guardar o Guardar

como. Se activa la caja de diálogo Guardar como, En guardar como
tipo seleccionar la flecha desplegable. Excel muestra el listado de todos
los tipos de libros en que se puede guardar el archivo.
22
A continuación se describirán algunos de los tipos de libros que se pueden

guardar con su descripción.
Formato / Extensión Descripción
Libro de Excel (xlsx) Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado
Libro de Excel (xlsm)
para macros.
Libro de Excel binario (xlsb) Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una
Plantilla (xltx)
plantilla de Excel.
Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para
Plantilla (xltm)
una plantilla de Excel.
Libro de Excel 97-Excel 2003 (xls) El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
Hoja de cálculo XML 2003 (xml) Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).
Datos XML (xml) Formato de datos XML.
Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda únicamente la hoja
Texto con formato (delimitado por espacios, prn)
activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones

para su uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza
Texto (delimitado por tabulaciones, txt)
que los caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres
se interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.
Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para

su uso en otro sistema operativo Windows y garantiza que los
CSV (delimitado por comas, csv)
caracteres de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se
interpreten correctamente. Guarda únicamente la hoja activa.
Formato de archivo basado en XML En 2007 Microsoft Office System,

Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y
PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office.
Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integración con orígenes de
datos externos a la vez que reducen los tamaños de archivo y mejoran la
recuperación de datos. En Office Excel 2010, el formato predeterminado de
un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel
2010 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato
de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007
(.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel
2010 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una
plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).
Formato de archivo binario de Office Excel 2010: Además de los nuevos

formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2010 incluye también
una versión binaria del formato de archivo comprimido segmentado para
libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo
23
binario (o BIFF12) de Office Excel 2010 (.xls), se puede utilizar para

obtener un rendimiento óptimo así como compatibilidad con versiones
anteriores.
Entrada a Excel
1. Abrir el menú inicio
2. Dar clic en Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Office 2010
Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana

mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.
24
Desde el cuadro buscar archivos y programas
1. Abrir el menú inicio
2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de

la aplicación (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows
7 se encargará de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E
o que comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro
de texto, hasta encontrar la aplicación que se quiere abrir.
3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista.
25
Definiciones
¿Qué es Excel?
Es un programa creado por Microsoft. El libro de trabajo de Excel contiene

hojas de cálculo que le permiten al usuario organizar información. La
extensión del libro o archivo de Excel es .xlsx.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le

permiten al usuario ingresar información ordenadamente. Cada libro tiene
de forma predeterminada 3 hojas de cálculo y es posible insertar hasta
255 hojas.
26
¿Qué es una columna?
Se reconocen de forma vertical en la hoja de

cálculo, se identifican con letras que van desde A
hasta XFD, para un total de 16384 columnas,
¿Qué es una fila? Fila
Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de
cálculo, se identifican con
números que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
¿Qué es una celda?
Es la intersección entre una columna y

una fila utilizada para registrar
información. Cada celda tiene una
identificación dada por combinación de la
27
letra de columna y el número de fila en donde se encuentra.
Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o

verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de información cuando
se desea aplicar una operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra,
obtener un resultado mediante una función: suma, promedio), la cual
afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango,
la celda inicial del mismo, queda en blanco.
Libros
Los Archivos de Excel se denominan libros, quién se guarda en un espacio

del disco duro, estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versión soporta las
extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no al contrario;
Se nombrarán algunas características de un libro.
 El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato
compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos
específicos.
 Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo
 Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y
cuando no exceda la memoria disponible.
Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:
1. Activar el menú Archivo

2. Dar clic en la opción Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo
plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en línea
en el grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos
específicos. Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botón Crear.
28
Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del
libro. La hoja activa es la hoja en donde se está trabajando y aparece con
el nombre en negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en
etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden
insertar más hojas siempre y cuando no exceda la memoria que esté
disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botón que
se encuentra al lado derecho de la hoja 3.
29
Tipos de datos
Numérica: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información

puede ser utilizado para realizar cálculos.
Carácter: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en

cálculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar

horas, minutos y segundos y día, mes y año.
Desplazamientos del cursor
Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la

misma, es posible si se utiliza el método correcto.
En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a

los extremos de la hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se
puede hacer:
Utilizando el teclado
Cada tecla realiza el desplazamiento celda por celda según su dirección.

   
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última

columna de la fila actual.
Ctrl 
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera

columna de la fila actual.
Ctrl  Inicio
Ó
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la última fila de

la columna actual.
Ctrl 
30
La combinación de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera fila

de la columna actual.
Ctrl 
Desplaza el cursor a la celda A1.

Ctrl Inicio
Desplaza el cursor a la celda especificada. Digitar la celda en el campo

Referencia.
F5
El cursor está ubicado en la línea de referencia en la que el usuario escribe

la dirección de la celda a la cual quiere llegar. Luego hacer clic al botón
Aceptar.
El botón Especial, permite hacer localizaciones en celdas que contienen

datos especiales como comentarios o fórmulas y se explicará más adelante
cuando se explique el tema correspondiente.
Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic

en las barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la
parte derecha e inferior de la hoja.
31
4 3
1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba

2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda
Punteros de Mouse
Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan

diferentes formas de punteros así:
Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de

rango o para seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se
muestra en la hoja de cálculo.
Para seleccionar completamente Columnas.
Para seleccionar completamente Filas.
Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece

sobre el borde de la celda activa.
Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas

ubicadas en cualquier dirección de la celda(a la derecha, a la izquierda,
32
arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero

del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.
Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se

ubica el Mouse en la línea de división entre Columnas.
Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica

el Mouse en la línea de división entre Filas.
El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o

sobre la barra de fórmulas para hacer cambios o modificación en la
información.
Selección
Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y

teclado, las filas se identifican con números, las columnas se identifican
con letras.
Selección filas
1. Ubicarse sobre la celda A1

2. Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el número y se
observará que se seleccionará todo ese registro.
Otra forma de seleccionar, es oprimiendo las teclas <SHIFT> + Barra

espaciadora. Se seleccionará la fila de la celda activa.
33
Selección de columnas
Excel posee 16384 columnas, va hasta la columna XFD
1. Hacer clic sobre la celda B1

2. Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar
toda la columna.
Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas <CTRL> + Barra

espaciadora, se seleccionará la columna de la celda activa.
Si se quiere seleccionar filas y columnas simultáneamente, se debe oprimir

la tecla <CTRL>y sin soltar, hacer clic sobre las filas y las columnas y de
esa forma se selecciona de forma aleatoria.
Selección de celdas
Para la selección de celdas puede realizarlo haciendo clic sobre un rango

de celdas, por ejemplo:
1. Ubicarse en la hoja1
2. Hacer clic sobre la celda A5
3. Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido
vertical y horizontal hasta marcar el área A5:G14.
34
Formas de selección
 oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado
Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla
almacena selección
 oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de

teclado
Oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el área de selección
Ejemplo de selección discontinua:
Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben

realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar el área A5:B10

2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>
3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar
el rango C12:E18
4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>
35
De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua
Selección hojas de cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1,
se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto
hacer clic.
36
Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)
Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien

sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien

sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola

celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en
el extremo inferior derecho de la celda se visualizará una cruz, se debe
hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiará en el rango
marcado.
37
Pegar Con esta operación el usuario puede colocar información en

una hoja de cálculo, en un libro, o en otro archivo
Pasos para cortar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar (mover)

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda a donde se moverá.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
3
1
Pasos para copiar y pegar
1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
38
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
3
1
Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más
celdas a otras que no lo tienen.
El proceso a seguir es:
1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.
2. Hacer clic al botón Copiar formato
3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un

formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic
sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.
39
1
3
Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el

portapapeles, puede pegarse directamente con el botón Pegar, o
establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del
menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.
40
De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente

identificables:
El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe

seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar,
dependiendo si son formatos, valores, fórmulas, u otras características del
rango seleccionado.
El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el

rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos
quedarán en el rango sobre el cual se está pegando la información,
reemplazando los anteriores.
La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en

blanco que hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla está en
blanco, las celdas destino serán reemplazadas por las del rango origen,
incluso si se encuentran en blanco.
La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el

rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y
viceversa.
El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el

destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se
reflejan en el rango destino, sin importar que este último se encuentre en
otra hoja u otro libro.
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de

diálogo que se presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de
los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word,
la caja de diálogo presentará opciones para pegar como objeto de Word,
como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte de Paint, se
tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como
mapa de bits.
Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de

una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe
automáticamente una serie de números, combinaciones de números y
texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido.
41
Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos,

seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno.
Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si

son de tipo fecha, él permite trabajar series de fecha, si es información de
tipo numéricos se activan las series Para datos de tipo numérico de la
misma manera con la información de tipo texto se activan otras series de
datos. Ver los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: Información de tipo fecha
1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1
2. Ingresarla fecha 05/02/2007
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior

derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido
arrastrar en la dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y

muestra las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato
de la celda origen.
Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día

en un día.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la

celda inicialmente seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda
origen.
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales.
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del año.
Rellenar-años: Auto-rellena en años.
42
Ejemplo 2: Información de tipo número
1. Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1
2. Ingresar la fecha 1250000


muestra las siguientes opciones
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.
43
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda

seleccionada.
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente

seleccionada a las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.
Ejemplo 3: Información de tipo texto
1. Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1.
2. Ingresar el texto Lunes.


muestra las siguientes opciones.
44
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.
Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda

seleccionada.
Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente

seleccionada a las celdas destino.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.
Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de

lunes a domingo.
Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de

lunes a viernes.
Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días
de la semana y los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo
de información se deben crear listas personalizadas.
45
Listas personalizadas
Las listas personalizadas son utilizadas para rellenar celdas con

información de tipo texto en un orden definido por el usuario. Al realizar la
instalación de Excel se guardan listas con los días de la semana y los
meses del año pero también permite crear nuevas listas según las
necesidades del usuario.
Las listas personalizadas se guardan en la aplicación, luego pueden ser

utilizadas en cualquier libro
Crear listas personalizadas
Para crear una lista personalizada se deben tener en cuenta los siguientes
pasos.
1. Activar el Menú Archivo.
2. Seleccionar del menú Opciones
3. Seleccionar la categoría Avanzadas
4. En el panel derecho de la ventana dar clic en el botón Modificar
listas personalizadas que se encuentra en el extremo inferior del
panel.
5. Clic en Aceptar.
Se abre la caja de diálogo Listas personalizadas. En el panel izquierdo se

muestra el listado de listas existentes en Microsoft Excel.
46
6. Seleccionar la opción Nueva lista del panel Izquierdo.

7. En el panel derecho escribir la información que se quieren como
serie de datos, uno debajo del otro o separados por coma.
8. Dar clic en el botón Agregar para que la información pase al panel
izquierdo.
Una vez creada la lista personalizada ingresar en una celda cualquier

dato de la lista, con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el
vértice inferior derecho de la celda, cuando cambie este a una cruz
delgada , hacer clic sostenido arrastrar en la dirección deseada.
47
Administración de hojas de cálculo
Trabajar con hojas de cálculo
Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar

hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas,
Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una
vista diferente.
Para realizar cada una de estas acciones, se deben seguir los siguientes
pasos:
Insertar hojas
Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el

menú contextual o con el botón Insertar Hoja de cálculo.
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio

2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Insertar
3. Seleccionar la opción Insertar hoja
1
2
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.

2. Hacer clic en insertar.
3. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo.
4. Hacer clic en aceptar.
48
Botón Insertar hoja de cálculo

1. Dar clic en el botón Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las
etiquetas de las hojas o presionar el método abreviado Mayusc + F11
Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio

2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Eliminar
3. Seleccionar la opción Eliminar hoja
Con el Menú contextual
1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.

2. Hacer clic en Eliminar.
49
3. Si la hoja de cálculo contiene información se presentará un mensaje

de confirmación. Clic en Eliminar
Cambiar nombre hoja
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para

ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.
Mover hojas
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo se debe:
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover

2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un
triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja.Una vez en la
posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se
moverá a la nueva posición.
Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y

arrastrándolas a la posición deseada. Aunque las hojas seleccionadas no
50
fueran adyacentes, en la nueva posición serán insertadas una al lado de la

otra. Tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla <Ctrl> clic derecho del

Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar de la caja de diálogo mover o copiar El libro al que se
moverán las hojas. Definir en qué posición del libro se moverá
seleccionando la hoja en el listado de a ventana Antes de la hoja
haciendo clic a donde se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la

casilla de verificación
Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar
varias hojas simultáneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla
<Ctrl> mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botón
derecho del Mouse.
2. En el menú contextual, seleccionar Ocultar.
51
Desde la cinta de opciones también podemos ocultar hojas.

1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar.
2. Dar activar la ficha inicio.
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opción
Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opción Ocultar y mostrar.
5. Dar clic en la opción Ocultar.
6. Hoja.
Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opción Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas

las hojas de un libro, una a una y no de forma simultánea. Para realizarlo
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la ficha inicio.
52
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo
Visibilidad
4. Él mostrará un submenú, hacer clic sobre la opción mostrar hoja.
5. Se activa una caja de diálogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.
Otra forma de seleccionar una hoja de cálculo es oprimir las teclas

<Ctrl> + <Shift>+<Barra espaciadora>
Color de etiqueta
Se puede aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla

<Ctrl>
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar el

color de la paleta de colores.
53
Desde la cinta de opciones:
1. Hacer clic en la ficha de inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón
formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un
submenú, hacer clic sobre un color de ellos.
Cambiar el Alto de la fila
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del
Mouse o por el grupo celdas.
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.
2. En la ficha de inicio,
3. Grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. Aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor

correspondiente.
54
Ancho de columna
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.

2. En la ficha de inicio.
3. Grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. Aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente.
Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas

continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe
55
hacer la selección de la primera fila, presionar la tecla <Ctrl> y

seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.
Ocultar columnas
1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar

columnas continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas
discontinuas se debe hacer la selección de la primera columna,
presionar la tecla <Ctrl> y seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.
56
Existen métodos abreviados para la administración de la hoja de cálculo

así:
Ocultar columnas
1. Seleccionar la o las columnas a ocultar

2. <CTRL> + 0
Ocultar filas
1. Seleccionar la o las filas a ocultar

2. <CTRL> + 9
Mostrar columnas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.

2. <CTRL> + May + )
Mostrar filas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.

2. <CTRL> + May + (
57
Manejo de archivos
Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo

original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
sólo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

2. Seleccionar la opción Abrir
3. Se abre la caja de diálogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la
ubicación del archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red,
Documentos, etc.
4. Seleccionar la carpeta si el archivo está dentro de una carpeta
específica y abrirla con doble clic.
5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir
6. Clic al botón Abrir.
58
Nota: Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las

teclas <Ctrl> + A
Descripción Caja de diálogo Abrir
1. Atrás: Está activo si se ha cambiado de carpeta de búsqueda

permitiendo ir a la anterior.
2. Adelante: Está activo solo si se ha utilizado el botón atrás y permite
volver a la carpeta de búsqueda siguiente.
3. Ruta: Permite ver la ubicación actual o cambiar de ubicación.
4. Filtro de búsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o
carpetas según una cadena de caracteres.
5. Panel de navegación: Permite seleccionar posiciones específicas
del Pc activando así otra ruta de archivos.
6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas
según la carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de
59
navegación. También puede mostrar el listado de archivos o carpetas

especificados en la búsqueda.
7. Nombre del archivo: Aquí se puede escribir el nombre del archivo,
después de indicar su ubicación en la unidad de disco. Al seleccionar
un archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.
8. Todos los archivos de Excel: Esta opción despliega una lista de los
tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el
deseado y automáticamente mostrará los archivos que existen de
ese tipo.
9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios

web para usarlo como almacén de información.
10. Abrir: Este botón permite abrir el libro seleccionado.
60
11. Cancelar: Cierra la caja de diálogo Abrir.
Nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el

lugar en el que se está ubicado.
Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de

contenido de varias maneras.
Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista

previa permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.
Cerrar Libros
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y
no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo.
Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más,
61
ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria

innecesariamente.
Guardar
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los

formatos y las características exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De
forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan únicamente
la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de página
Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar sólo
hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no
se desean guardar.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

2. Seleccionar la opción Guardar
3. Se abre la caja de diálogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo
la carpeta en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco
local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta específica en
la que se guardará el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción
predeterminada Libro Excel lo guardará en la versión 2010.
6. Clic al botón Guardar.
62
Mejorar la presentación con formatos
Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados

exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas
el grupo Fuente, Alineación y Número.
Una característica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre

la hoja de cálculo. A medida que vamos por las distintas opciones de
formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de
cálculo. Los formatos se pueden aplicar antes o después de ingresar la
información.
63
Grupo Fuente
1. Fuente
2. Tamaño de fuente
3. Aumentar tamaño
4. Disminuir tamaño
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las
que se les va a aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para
asignar formatos.
Fuente
64
Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras

seleccionadas.
1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente
Calibri
4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botón fuente con un clic sostenido
izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.
Tamaño de fuente
Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras
seleccionadas:
1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de
fuente.
4. Seleccionar de la lista el tamaño deseado.
65
A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse

exactamente en el borde inferior del botón tamaño de fuente con un clic
sostenido izquierdo puede variar el tamaño de ese desplegable.
Aumentar o disminuir tamaño de la fuente
Aumentar el tamaño de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos,

mostrando el tamaño que se desea. Ejemplo:
1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamaño de la

fuente.
66
3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botón Aumentar

tamaño de la fuente
4. Hacer clic en el botón Disminuir tamaño de la fuente
Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta

con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores,
y automáticamente lo actualiza en la selección. Ejemplo:
1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.

2. Clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic
en la lista desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero
del Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrará la vista
previa en la hoja de cálculo según el color. Seleccionar el color
deseado.
67
Negrilla, Cursiva y Subrayado
Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos

seleccionados. Ejemplo:
1. Seleccionarlas celdas a quienes se aplicará el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los
botones:
Negrilla
Cursiva
Subrayado
También se pueden realizar utilizando los métodos abreviados:
Negrilla <ctrl> + <N>

Cursiva <ctrl> + <K>
Subrayado <ctrl> +<S>
Bordes
En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se

aplicarán a las celdas seleccionadas.
1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.

2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón bordes y activar la lista
desplegable.
68
4. Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.
Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez

de aplicar bordes en un rango de celdas.
Dibujar cuadrículas de borde
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar
cuadrícula de borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de
cálculo.
Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.
Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes

pasos:
69
1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la
línea.
3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango
de celdas.
4. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de
cálculo.
Color de relleno
El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores,

aplicaba el color después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar
el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores.
1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno.

2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de
relleno.
4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por
una fila de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.
Se puede agregar este botón a la barra de herramientas de acceso

rápido dando un clic derecho del Mouse
sobre él.
70
Grupo Alineación
1. Alinear en la parte superior Alineación con respecto al alto de la

2. Alinear en el medio fila.
3. Alinear en la parte inferior
4. Orientación
5. Alinear texto a la izquierda Alineación con respecto al ancho de la

6. Alinear texto a la derecha columna
7. Alinear texto a la derecha
8. Disminuir sangría Formatos utilizados en información
9. Aumentar sangría alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de
la celda y el texto
71
10. Ajustar texto
11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas
Alineación de texto
La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la

celda:
 Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

 Hacer clic sobre la ficha inicio
 En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear
en el medio
 En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar
La alineación se puede realizar de la siguiente forma:
Alinear en la parte coloca el texto en la parte superior

superior de la celda
coloca el texto en la parte central
Alinear en el medio
de la celda
coloca el texto en la parte inferior Aj
Alinear en la parte Inferior us
de la celda
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la te
izquierda izquierda de la celda de
Desplaza el texto hacia el centro te
centrar
de la celda xt
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la derecha
derecha de la celda
o
72
Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho

de columna y al alto de la celda. Ejemplo:
1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar.

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.
Se observa que ahora el texto se adapta a lo alto y a lo ancho de la celda

dando una mejor apariencia a la información que se adapta a la base de
datos:
Otra forma de realizarlo es con las teclas <Alt> + <Enter>
73
Combinar y centrar
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas

formando una sola celda con mayor tamaño y centrando el contenido.
1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

3. En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.
Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar

una fila)
3. Oprimir los botones <Ctrl> + <+> (para insertar una fila)
4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
5. Seleccionar las celdas A1:H1
6. En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón

combinar y centrar.
74
Grupo número
Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje,

moneda, fecha y hora etc.
Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato

moneda.
2. Hacer clic en la ficha Inicio.
3. En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato

número, seleccionar moneda.
75
Estilo millares, aumentar reducir decimales
Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato

Millares.
2. En la ficha de inicio.
3. En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.
4. Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como

decimales quiera
5. Hacer tantos clic sobre el botón reducir decimales como decimales

quiera.
76
Vista Preliminar, Configuración e Impresión
Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos

que afectan la presentación de las hojas impresas. La versión de Excel
2010 ha incluido en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la
página, la vista preliminar y la impresión.
Para activar las opciones de impresión se puede realizar de dos maneras.

1. En el menú Archivo se escoge la opción Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinación de las teclas <Ctrl> +
<P>
1. La sección impresión permite definir qué es lo que se quiere

imprimir, si todo el libro o si alguna parte de él, como hojas, celdas,
etc.
2. La Configuración de páginas. Permite establecer las hojas a

imprimir, seleccionando de la lista si se imprimirá todo el libro, las
hojas activas o una selección de celdas. Además permite establecer
77
el tamaño de papel, la orientación, escalar la impresión para ajustar

el contenido de hojas de cálculo optimizando así la presentación de
las tablas al ser impresas.
3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cómo

quedaría la impresión con esas características en la configuración de
página.
Microsoft Excel tiene 3 formas básicas de visualizar una hoja de cálculo. La

vista normal, la vista de diseño de página y la vista de salto de página.
Para 9cambiar de vista se puede activar el botón de la parte inferior
derecha de la ventana.
1. Vista Normal: Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido

de la hoja es un solo espacio de trabajo.
2. Vista Diseño de página: esta vista permite ver los saltos de

página, los márgenes, los encabezados y pie de página controlando
así los espacios de trabajo.
3. Vista Salto de página: Permite ver los saltos de página pero

también ajustarlos según las necesidades del usuario.
78
La Vista Diseño de página muestra el espacio que se ha determinado en

todos los márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así,
podemos ver que existen varias maneras de modificar los márgenes de
una manera muy eficiente.
79
De la misma manera permite la creación de los encabezados y pies de

página activando la sección con un solo clic.
Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificación

Regla que se encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.
Ficha Diseño de página
En esta ficha podemos Configurar página, Ajustar área de impresión y

mostrar la hoja o la impresión de formas diferentes. A continuación se
detallarán estas opciones de la ficha.
Grupo Configurar página
En este grupo se podrá modificar las márgenes, la orientación del papel, el

tamaño el área de impresión saltos, fondos, imprimir títulos.
El comando márgenes permite establecer unas márgenes sugeridas por

el sistema simplemente con dar clic en el comando se mostrarán varios
estilos con las medidas correspondientes.
80
Si las márgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden

personalizar dando clic al botón márgenes personalizadas. Se abre una
caja de diálogo para establecer el margen que cubra necesidades
específicas.
81
Basta con aumentar el valor para cada margen escribiéndolo en el cuadro

de texto correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las
flechas dirigidas hacia arriba (para aumentar) o hacia abajo (para
disminuir) el tamaño del margen.
Si la hoja tiene encabezado o pie de página, Microsoft 2010 permite

indicar a cuantos centímetros del borde del papel quiere mostrarse con las
opciones margen de encabezado y margen de píe de página.
Para centrar la impresión horizontal y verticalmente con respecto a la hoja

se puede hacer automáticamente activando la casilla de verificación
Centrar en la página horizontalmente y verticalmente.
Como vemos, hay varias maneras de establecer los márgenes en una hoja
de cálculo.
1. Activar la ficha Diseño de página.
82
2. En la vista Diseño de página, ubicar el puntero del mouse en el

borde del margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha
doble, con clic sostenido definir el tamaño.
3. Desde la opción de Impresión en el Menú Archivo.
El comando Orientación permite establecer la orientación del papel

seleccionando de la lista si es vertical u horizontal como se muestra en la
imagen.
El comando Tamaño permite definir el tamaño de papel en el que se

imprimirá. Seleccionar de la lista desplegable o establecer uno
personalizado si ninguno de la lista cumple sus expectativas.
83
Área de impresión permite definir un rango para que sólo la selección se

imprima. Para esto se debe seleccionar las celdas que se quieren imprimir
y luego dar clic en el comando Área de impresión y luego seleccionar la
opción Establecer área de impresión.
Si se quiere eliminar el área de impresión basta con entrar nuevamente al

comando Área de impresión y seleccionar la opción Borrar área de
impresión.
84
El comando Saltos, permite realizar saltos de página manuales y se

insertarán siempre a la izquierda y encima de la posición del cursor. Para
insertar saltos de página primero se debe ubicar el cursor en la posición en
donde se quiere insertar la página y luego dar clic en el comando Saltos y
seleccionar la opción Insertar salto de página.
Si se quiere quitar el salto de página se puede hacer de 2 maneras.

Ubicarse en la celda en la que se insertó el salto de página (solo borrará el
salto de la celda activa) y dar clic a la opción Quitar salto de página del
comando Saltos, o bien seleccionar la opción Restablecer todos los
saltos de página para que vuelvan las páginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrará como fondo de la

hoja de cálculo. Se repetirá la imagen en toda la hoja de cálculo. Para
agregar un fondo, Seleccionar el comando Fondo de la ficha Diseño de
página, y hacer clic sobre la opción Agregar Fondo. Buscar luego el
archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.
85
Configuración de impresión
Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.
Área de impresión
Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión

específica, para realizar una nueva impresión primero debe borrar área de
impresión actual y seguir los pasos siguientes:
1. Seleccionar el rango de celdas que será impreso.

2. Clic en la Ficha Diseño de página.
3. Seleccionar el comando Área de Impresión.
4. Clic a la opción Establecer Área de impresión.
El área de impresión permanece definida en el momento de enviar un

trabajo de impresión al dispositivo seleccionado, y es única para cada hoja
del libro sobre el cual se esté trabajando.
Imprimir títulos
Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas
fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en
parte superior las referencias de dichos títulos (rango). Si los títulos se
encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opción repetir
columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como título
o se introduce la referencia de celda.
86
Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar

la opción Líneas de división. Si se tiene una impresora a color y se
quiere imprimir en blanco y negro se debe activar la opción Blanco y
Negro, esto permite mejorar la calidad de impresión. Para que en la
impresión aparezcan las notas de celda (estas aparecen en páginas
adicionales) se activa la opción Comentarios.
Si se desea que en la impresión aparezcan los títulos de filas y columnas

se activa la opción Encabezados de filas y columnas.
Para reducir el tiempo de impresión se activa la opción Calidad de

borrador. Se imprimen menos gráficos y se suprime la impresión de las
líneas de división de celdas.
87
Si se quiere controlar el orden en que se enumerarán e imprimirán los

datos cuando no caben en una sola página se debe indicar el orden a
seguir:
Para enumerar e imprimir las páginas en un orden descendente y luego a

la derecha, se debe activar la opción Abajo, luego hacia la derecha. Si
en cambio se desea enumerar las páginas de izquierda a derecha y luego
hacia abajo, se activa la opción derecha luego hacia abajo.
Fórmulas
Crear fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas.

Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuación:
 Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

 Digitar el signo igual.
 Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la
dirección de la celda. Ejemplo: B11.
 Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
 Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar
<Enter>.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de

construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.
Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede

Recurrir a varias Opciones:
88
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.

Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de
texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.
Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que

contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz,
que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que se
desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.
Si se trata de una fórmula o función que se puede generar
automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará las
celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar

dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando la
opción Pegado especial que se explicó anteriormente.
Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de

una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la
tecla <Supr>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia
puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la
operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es

copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la
posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
89
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la

fórmula quedará (B2*C2).
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda

referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla.
Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo la
columna o ambos según sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de

copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en

forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante,

se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel
inserta en forma automática el signo $ para fijar completamente la
columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir sólo
la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias

absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8,
para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el
total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8

y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las
ventas.
La celda E8 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de

manera que mostrará el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por
ser absoluta permanecerá constante al ser copiada.
90
En la celda F8 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo, al

copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la fórmula
cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5 corresponde al
subtotal y B2 está en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la
celda del % IVA, para que al copiar la fórmula todos los subtotales se
multipliquen por B1.
91
MÓDULO 2
Estructura de datos
Conceptos básicos de bases de datos

Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar
información. Al crear una base de datos se deben seguir las
instrucciones:
Componentes de las bases de datos
Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y

cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de
un campo pueden ser texto, números, fechas, fórmulas o funciones.
Registro: Es una fila individual de una base de datos.
Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados

en él. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres
de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.
Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen fórmulas o

funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos
Tamaño de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de cálculo.
Ubicación de los nombres de los campos: La primera fila deberá

contener los nombres de los campos o también se denominan
Encabezados de columnas.
Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser

valores de tipo texto.
93
Longitud de nombre de campo: Pueden contener un máximo de 255

caracteres.
Registros: Cada registro deberá tener los mismos campos, pero no es

necesario insertar datos en cada campo.
Uso de Mayúsculas: Se puede usar mayúsculas o minúsculas y

cualquier tipo de formato.
De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de cálculo y

posteriormente en programas para bases de datos.
Para el manejo de Base de Datos es necesario tener en cuenta varios

factores y parámetros que influyen en el momento de realizar
operaciones entre ellas.
94
Los problemas más comunes que podemos encontrar en una base de

datos son:
 Espacios en los nombres de los campos.

 Los datos de los campos no son uniformes y/o contienen espacios.
 Los tipos de datos (fecha, números, textos) no son uniformes.
 Celdas combinadas.
 Campos repetidos.
Cuando hablamos de los tipos de datos encontramos que dentro de una

hoja de cálculo se pueden manejas datos de tipo número, texto, fecha y
hora.
La mayoría de tipo de datos depende de la configuración de cada

máquina, es decir los tipos de datos numéricos cuando se manejan
decimales, depende del separador de lista que este en la configuración
de la máquina que puede ser coma o punto y coma. Esta configuración
se puede personalizar desde el panel de control, configuración regional y
personalizar.
95
En esta ventana es posible establecer el formato de fecha que se

empleara y este cambio se verá reflejado en programas como Excel.
96
Al hacer clic en configuración adicional aparece una caja de diálogo que

permite establecer las opciones para los tipos de datos numéricos, como
por ejemplo el separador de lista, el símbolo decimal y el formato de
números negativos entre otros.
Tipo de Dato Numérico: Es importante tener en cuenta que los datos

numéricos cuando se ingresan a Excel, estos deben quedar alineados a
la derecha, es decir si se ingresa 0,5 en una celda y este queda hacia la
izquierda de la celda, significa que el numero lo está tomando como
texto y no funcionará para operaciones matemáticas, para esto es mejor
siempre utilizar el punto del teclado numérico el cual está configurado
como número. Recuerde que puede ser coma (,) o punto (.), recuerde
también que los números se ingresan en Excel sin puntos ni comas para
separar millares a no ser que se necesiten los decimales.
Tipo de Dato Fecha/hora: Las fechas enExcelse deben ingresar día,

mes y año, teniendo en cuenta que esto puede variar dependiendo de la
configuración regional, mencionada anteriormente. Las fechas dentro de
las funciones como la función Si es necesario digitarlas dentro de la
97
función fecha, es decir se debe digitar =fecha(año;mes;día) pero si las

fechas las vamos a utilizar para operaciones matemáticas interactuando
entre las celdas no es necesario ingresarlas como función. Cuando se
ingresan las fechas o las horas dentro de una celda de Excel estas
también deben quedar alineadas a la derecha, de lo contrario no se
podrán operar con ellas; si se necesita restar dos fechas es necesarias
ingresarlas entre “comillas” ejemplo en la celda C8 está escrito
02/02/2010 y necesitamos saber cuántos días hay de diferencia entre el
1 de Julio del 2010 y la fecha de la celda C8, se debe digitar entre “” de
lo contrario el signo / lo toma como dividido Ejemplo ="01/07/2010"-
C8.
Crear fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas.

Para crear una fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuación:
 Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.
 Digitar el signo igual.
 Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará
la dirección de la celda. Ejemplo: B11.
 Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
 Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar
<ENTER>.
Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

Paréntesis ( )
Exponencial ^
Multiplicación y división *, /
Suma y resta +, -
Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de

construir una fórmula que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-
D10)/B8.
Editar fórmula
Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede

Recurrir a varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.
98
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de

texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.
Copiar fórmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que

contenga una fórmula, un valor o texto, se presenta una pequeña cruz,
que permite copiar la información que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado que
se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una fórmula o función que se puede generar
automáticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenará
las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a
la izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar

dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operación utilizando
la opción Pegado especial que se explicó anteriormente.
Eliminar fórmula
Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido

de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se
pulsa la tecla <Supr>.
Posiciones relativas y absolutas
Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha

referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es

copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posición, es decir, que la
posición cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:
Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la

fórmula quedará (B2*C2).
99
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda

referenciada dentro de una fórmula, no varíe en el momento de copiarla.
Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del número
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la fila, sólo
la columna o ambos según sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de
copiar la fórmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula
en forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser

constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia
absoluta, Excel inserta en forma automática el signo $ para fijar
completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se
desea convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias

absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4,
para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total
(columna F) por el % IVA (celda B1).
En la celda G4 se puede crear una fórmula así: =F4*B1. Sin embargo,

al copiar esta fórmula la celda G5, tendrá la fórmula =F5*B2, la
fórmula cambiará las posiciones. Si se analiza, la posición G5
corresponde al subtotal y B2 está en blanco. Entonces es necesario
100
mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la fórmula

todos los subtotales se multipliquen por B1.
Operaciones Matemáticas:
En Excel es posible trabajar operaciones básicas como son sumas,

restas, multiplicaciones y divisiones, operaciones entre celdas, por
ejemplo al sumar: A1+A2+A3-A4 y el resultado es 19.
Cuando se trabajan operaciones básicas entre celdas es necesario tener

cuidado con el uso de paréntesis es decir si necesitamos sumar y restar
entre celdas el uso o no de paréntesis no afectaría la formula pero entre
multiplicaciones y divisiones debemos tener cuidado en usarlos o sino la
formula nos dará un valor que no corresponde al real.
Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8
Pero al hacer la misma operación pero encerrando entre paréntesis la

suma el resultado es 2.9
En el primer caso la celda A4 está dividiendo solamente el ultimo valor

es decir la última celda seleccionada en este caso A4, en el segundo
ejemplo al encerrar entre paréntesis la suma de las tres celdas obliga a
que internamente se realice la suma y el resultado completo de esa
operación la divida entre 10 que es el valor que se encuentra en la celda
A4.
101
También es posible realizar estas operaciones o las funciones entre

hojas o entre libros hay que tener en cuenta que cualquier cambio que
se haga en las celdas dependientes este se ve reflejado
automáticamente en las celdas resultado que dependan de ella.
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en la celda A1 de

la Hoja1 + el valor de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara
en la celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:
Operaciones entre libros:
Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la

celda A1 de la Hoja1 + el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y
este resultado se ubicara en la celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la
formula queda:
Funciones:
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee

Excel para solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero,
matemático, lógico, de búsqueda, etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir

parámetros en la misma.
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o

utilizar las bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.
102
Bibliotecas Comunes
Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la función requerida en una

forma fácil y con la posibilidad de detectar errores. En él se encuentra
un gran número de funciones organizadas por categorías: Insertar
Función, Autosuma, Recientes, Financieras, Lógicas, Texto, fecha y hora,
Búsquedas y referencias, Matemáticas y trigonométricas y más
funciones.
Cada categoría presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequeña definición o ayuda de lo que realiza esa función,
en el momento de detectar cual es la función que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parámetros para utilizar esa
función.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones

la categoría Lógicas y la función si, al ubicarnos encima de esta nos
presenta la sintaxis que se debe emplear y la definición de la función
lógica si, al hacer clic sobre ella, aparecerá una ventana pequeña
solicitando los valores para cada parámetro y así completar la función de
acuerdo a lo que se necesite.
103
El botón Insertar Función abre una caja de dialogo que contiene

las funciones de Excel.
104
En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una

categoría, en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y
la definición de la función.
Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de

Insertar función que se encuentra en la barra de funciones
y al hacer clic aparece la misma caja de dialogo
mencionada anteriormente.
Caja de diálogo Insertar Función
Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.

Si selecciona Todas en el cuadro Categorías de funciones, se
presentará una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona
cualquier otra categoría, se presentarán sólo aquellas que pertenecen a
la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus

categorías asignadas, o en la categoría Definidas por el usuario si no
se asignan otras categorías.
105
Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están

disponibles en la categoría seleccionada. Así mismo, enumera las
funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de
macros está activa. El área de presentación describe la función
seleccionada.
Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana

correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los
parámetros o argumentos de la función.
Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin

realizar ninguna introducción en la barra de fórmulas ni en la celda
seleccionada.
Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se

seleccione en el paso anterior. Cada línea de argumento tiene al lado
derecho un botón que permite ocultar temporalmente la ventana de
la función para seleccionar el valor correspondiente si éste se encuentra
en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los

argumentos requeridos, el valor calculado para la función aparece al
final de los argumentos de la función en la línea Resultado de la Fórmula
=.
106
Escribir funciones directamente en la celda
Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda

donde se desea obtener el resultado, a continuación se escribe el
nombre de la función anteponiendo el carácter “=”, y entre paréntesis
se escriben los parámetros respectivos separados por coma.
=función(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
ENTERO: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
El parámetro de la función es:
=ENTERO(número)
PRODUCTO: Multiplica todos los números que son argumentos y

devuelve el producto.
=PRODUCTO(número1,número2...)
Ejemplo:
FORMULA RESULTADO
=PROMEDIO(C2:C6) 4,2 EL PROMEDIO ES
DE 4,2
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6) 4 REDONDEA EL
PROMEDIO A 4
SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condición

especificada.
107
PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la

condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarán. (Rango del

criterio).
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se sumarán.

Los criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarán. Si se
omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el
mismo rango de la suma.
Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarán.

Si se omite este parámetro quiere decir que el rango del criterio será el
mismo rango del promedio.
Ejemplo:
Por ejemplo, se necesita sumar los totales de las cantidades mayores a

4, la fórmula que se debe ingresar es:
=SUMAR.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es 245.000
Si se necesita el promedio de los totales cuyas cantidades sean mayores

a 4 la fórmula que se debe ingresar es:
108
=PROMEDIO.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es: 122.500
CONTAR.SI: Cuenta el número de celdas que cumplen una condición

especificada.
Los parámetros de esta función son.
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)
Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarán.
Criterio: Definir la condición para determinar qué celdas se contarán.

Los criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparación.
Ejemplo:
Se necesita contar cuantos productos vendieron más de 2 unidades, la

sintaxis de la formula seria de la siguiente manera:
=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")
SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a

más de una condición.
PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de

acuerdo a la condición especificada.
Los parámetros de estas dos funciones son los mismos.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2
_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Ran
go2_criterio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)
Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarán.
Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarán.
Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.
109
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.
Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio
Ejemplo:
Se necesita hallar el total de los artículos que empiezan por la letra “T”
de aquellos en donde la cantidad sea mayor o igual a 2.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 285.000,00.
Promedio del total de ventas de los artículos que empiezan por la letra
“T” con cantidad vendida mayor o igual a 2
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 142.500,00 .
CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a

más de una condición.
Los parámetros de la función es:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
Número de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con

cantidades mayores o iguales a 1.
Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes

pasos:
1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la función.
2. Presionar clic en el icono insertar función .
110
3. Seleccionar la categoría de la función así:
CATEGORIA FUNCIÓN
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si
Matemáticas y trigonométricas. Sumar.si.conjunto
Estadísticas. Promedio.si
Estadísticas. Promedio.si.conjunto
Estadísticas. Contar.si
Estadísticas. Contar.si.conjunto
Seleccionar la función deseada. Para el ejemplo se hallará el promedio

de ventas realizadas de los artículos que comienzan por la letra “T”de
las cantidades mayores o iguales a 2.
4. Seleccionar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
5. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la función.
6. Clic en Aceptar.
Funciones de Texto
MAYUSC: Permite cambiar a mayúscula el texto existente en una celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
111
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida

en mayúsculas.
2. Presionar clic en el icono insertar función

3. Elegir la categoría Texto.
4. Marcar la función Mayúscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
mayúscula y Aceptar.
MINUSC: Permite cambiar a minúscula el texto existente en

determinada celda.
Para utilizar esta función se deben tener en cuenta los siguientes pasos
a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información convertida

en minúsculas.

4. Marcar la función Minuscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información que se cambiará a
minúscula y Aceptar.
NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la

primera letra de cada palabra quedará en mayúscula y las demás en
minúscula.
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará la información con la

primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás en minúscula.

4. Marcar la función Nompropioy Aceptar.
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.
112
Para utilizar esta función se deben seguir los pasos a continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará unida la información.

4. Marcar la función Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros el contenido de cada una de las celdas y/o
cadenas de texto a concatenar y Aceptar.
Nota: Para generar espacios o caracteres especiales entre el contenido

es necesario digitar el espacio o el carácter especial entre comillas.
LARGO: Permite contar el número de caracteres de una cadena de

texto.
1. Ubicar el cursor en la celda donde quedará el valor numérico de la

cantidad de caracteres existente en una celda.

4. Marcar la función Largo y Aceptar.
113
5. Marcar la celda donde está la información y Aceptar.
Funciones Es
Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el

resultado es VERDADERO O FALSO.
La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Función(valor)

ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una
celda vacía o no.
ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.

ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error
#¡REF!,#¡VALOR!;#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, ó #N/A.
ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lógico es

decir verdadero o falso.
ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.
ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.
ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es número.
ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.
Funciones Financieras
Función VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un

pago futuro o una serie de pagos futuros.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el valor actual.

3. Elegir la categoría Financieras.
4. Marcar la función VA y Aceptar
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado del valor actual y Aceptar.
114
El parámetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por

anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.
Ejemplo:
Roberto Fernández está proyectando pagar su primer semestre de

carrera en la universidad. Comenzará a ahorrar en una entidad que le
ofrece una tasa de interés del 23% anual. ¿Cuánto debe depositar hoy
por una sola vez para alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 años?
Respuesta: Aplicando la función VA e ingresando en los parámetros los

valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el
señor Roberto Fernández debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es
de $ -2.901.873,16. El valor aparecerá en Excel en color rojo y con
signo negativo porque representa el egreso que el señor Roberto
Fernández debe realizar para obtener el ahorro que necesita.
Función VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente
o una serie de cuotas uniformes.
Para utilizar esta función, se deben seguir los siguientes pasos:
115

4. Marcar la función Vfy Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros los valores conocidos para hallar el
resultado del valor futuro y Aceptar.

Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que
produce el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad ¿cuánto se
tendrá ahorrado dentro de 4 años?
Respuesta: Aplicando la función VF e ingresando en los parámetros los

valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se
obtendrá en la cuenta dentro de 4 años es de $1.772.268. Para este
caso en el parámetro Va se antepone el signo – y el valor futuro
quedará positivo.
116
Función PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma

presente o una suma futura.
Para utilizar esta función, se deben realizar los siguientes pasos:

4. Marcar la función Pago y Aceptar.
resultado del pago y Aceptar.
El parámetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por
Ejemplo:
¿Cuánto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar

dentro de 36 meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de
interés del 3% mensual?
Respuesta: Aplicando la función PAGO e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se
debe ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de
$3.500.000 es de $ -55.313,28.
117
Función TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de interés

pagado por periodo de un préstamo o de una inversión.
Para utilizar esta función, se deben seguir los pasos descritos a

continuación:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá la tasa.

4. Marcar la función Tasa y Aceptar.
5. Ingresar en los parámetros, los valores conocidos para hallar el
resultado de la tasa y Aceptar.

Ejemplo:
Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira

$2.300.000 el último mes ¿A qué tasa de interés ahorró?
118
Respuesta: Aplicando la función TASA e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al
que se ahorró mensualmente es de 1,53%.
Función NPER: Se utiliza para hallar el número de pagos realizados en

una inversión.
Para utilizar esta función, hacer los siguientes pasos:
1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendrá el número de periodos.

4. Marcar la función Npery Aceptar.
resultado del número de periodos y Aceptar.

119
Ejemplo:
Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000

después de haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de
2.5% mensual. ¿Cuánto se debe esperar?
Respuesta: Aplicando la función NPER e ingresando en los parámetros

los valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se
debe esperar para retirar de la cuenta $70.000, después de haber
depositado $10.000 a una tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.
Formatos de Tabla
Permite dar formato de manera rápida a un conjunto de celdas

convirtiéndolo en una tabla con un estilo predefinido, estilos rápidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de
filas y totales, la primera y última columna, y las filas y columnas con
bandas.
Seleccionar un estilo de tabla
Dentro de la hoja de cálculo se debe seleccionar el rango al que se

necesita aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener información
o estar el rango en blanco.
120
Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que

contiene los datos que deseamos convertir a tabla.
En la ficha Inicio  Grupo de Estilos  Dar Formato como tabla.
Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.
121
Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla,

si corresponde al rango que habíamos seleccionado hacemos clic en
Aceptar y si la tabla contiene encabezados se habilita la casilla de
verificación.
Y la apariencia del rango en la hoja de cálculo será de la siguiente

manera.
Crear un estilo de tabla personal
Se puede personalizar un estilo aunque este estilo solo se podrá usar

´para el libro actual, es decir si se abre otro archivo o libro este estilo
no aparecerá.
Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opción Dar
Formato como Tabla.
En la parte inferior de las opciones aparece un botón Nuevo estilo de

tabla…
122
Aparece una caja de dialogo que permitirá crear el nuevo estilo, en

Nombre digitar el nombre del estilo a crear y en la parte inferior de la
ventana seleccionar cada elemento que conforma la tabla, seleccionar el
elemento y clic en formato, de esa manera se personaliza, por ejemplo
hemos creado un estilo llamado Elegante para ese estilo necesitamos
que este resaltado el relleno de la primera franja de columnas y de filas
de color rosado, y la primera columna de color de color gris en el
relleno.
Se puede seleccionar un color para la fuente, el borde o el relleno.
123
La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.
Al hacer clic en la Ficha Inicio dentro de las opciones Dar formato

como tabla ya aparece el nuevo Estilo Elegante dentro de los estilos
personalizados.
Para eliminar el estilo personalizado con el botón derecho del mouse clic
en Eliminar.
Quitar estilo de tabla
Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de

opciones se activa una ficha Diseño dentro de las opciones
124
Herramientas de tabla, en el grupo de Estilo de tablas en el botón

Más
Clic en Borrar
Dentro de esta ficha es posible también establecer opciones de estilo

de tabla, que permite establecer formatos especiales para los
encabezados y/o totales de las tablas.
125
MÓDULO 3
Integridad de Datos
Excel trabaja con diferentes tipos de datos como números, fechas y textos
y es importante para una base de datos mantener los datos confiables
para que de esta manera los reportes se puedan ejecutar de forma rápida
y segura.
Administrador de Nombres
Concepto General
Es posible asignar un nombre a celdas o rangos de celdas. Esta opción

permite crear fórmulas o utilizar herramientas de datos de una forma
segura y rápida.
El siguiente ejemplo ilustra una fórmula que utiliza referencias de nombre

y no de celdas.
La referencia $B$1 tiene como

nombre interes, en la fórmula
se utiliza el nombre y no la
referencia $B$1
<
127
Asignar nombre a una celda o rango
1. Seleccionar la celda o rango

2. Ir a la ficha formulas, grupo Nombres definidos y elegir la opción
Asignar nombre
3. En el cuadro de dialogo Nombre nuevo:

a. Nombre: El nombre que tomara el rango teniendo en cuenta
 El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un

carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre
pueden ser letras, números, puntos y caracteres de
subrayado.
 Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como A1 o A$1.
 Un nombre debe ser único en la hoja de cálculo.
 Se pueden usar varias palabras pero no se permiten
espacios. Puede utilizarse caracteres de subrayado y puntos
como separadores.
 Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
b. Ámbito: Define el lugar del archivo en el que se puede utilizar

la referencia.
 La opción Libro permite que la referencia de nombre pueda

ser usada en cualquier parte del archivo
 Si se elige una hoja en particular, el nombre solo podrá ser
usado en dicha hoja.
128
c. Comentario: es posible digitar alguna nota sobre el contenido

de la celda y posteriormente ser consultado.
d. Hace referencia a: Muestra la hoja y celda a la que hará
referencia el nombre.
4. Una vez creado el nombre, se puede ver en la barra de fórmulas al

seleccionar la celda.
5. También es posible seleccionar la celda o rango y digitar el nombre
directamente en la barra de fórmulas. (el ámbito por defecto es
libro)
Nombres desde selección
Se utiliza esta opción para asignar el nombre de la columna izquierda,

derecha, inferior o derecha a una selección de varios datos.
1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los

rótulos de fila o de columna.
2. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en

Crear desde la selección.
3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designar la

ubicación que contiene los rótulos, activando las casillas de
verificación Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o
Columna derecha.
129
Cada una de las celdas numéricas adquiere el nombre de la celda de la

izquierda.
Utilizar nombres
Al momento de utilizar la referencia de nombre Excel asocia el nombre al
contenido de la celda:
Para utilizar el nombre de una referencia en una formula o función se

pude realizar alguna de las siguientes acciones:
1. Digitar el nombre de forma directa en la formula.
Al digitar el nombre de una celda Excel muestra una lista para elegir.
2. Ir a la ficha formulas, grupo nombres definidos y la opción: Utilizar

en la formula
130
3. Pulsar la tecla F3
Administrador de nombres
Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para modificar,

eliminar o examinar comentarios de todos los nombres definidos en el
libro.
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, en el grupo

Nombres definidos de la ficha Fórmulas, hacer clic en Administrador de
nombres.
131
El cuadro de diálogo Administrador de nombres, permite visualizar los

nombres definidos, el valor de la celda o rango, la referencia del nombre,
el ámbito y el comentario. Si se desea ajustar el tamaño de las columnas
en este cuadro de diálogo, hacer doble clic en la parte derecha del
encabezado de la columna y para ordenar la lista de nombres en orden
ascendente o descendente, hacer clic alternativamente en el encabezado
de la columna.
Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre

enseguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se
activa o desactiva la operación de filtrado, lo que facilita combinar o quitar
distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados
deseados.
Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el

botón Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar
Nombre. Si se cambia un nombre definido o de tabla, también se
cambian todos los usos de ese nombre en el libro.
También es posible hacer doble clic en un nombre para editarlo.
132
Eliminar un nombre de un rango
Seleccionar el nombre y dar clic en la opción Eliminar. Confirmar la

eliminación. También se puede presionar la tecla <Supr>.
Ejemplo:
El rango de los totales se le asignó el nombre Total.

Posteriormente para hallar el subtotal se realiza una función de suma y se
inserta el nombre del rango que se quiere sumar.
Validación de datos
La validación de datos permite crear una restricción de entrada de datos a

una celda, la principal función de la validación de datos es evitar errores al
momento de introducir los datos, esta opción permite tener información
más confiable en las organizaciones.
133
Es posible crear una validación de datos a un rango de celdas vacías o un

rango de celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no
cumplen la condición
Para crear una validación de datos se debe definir el tipo de dato y el

criterio que debe cumplir al momento de introducir información
1. Seleccionar las celdas a validar.

2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el
botón validación de datos
3. Muestra la ventana de diálogo Validación de datos en la que se
configura de la siguiente forma:
Configuración
En esta opción se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el

usuario al momento de ingresar la información.
Número entero: Permite introducir números enteros únicamente, una

vez seleccionada la opción Número entero Excel muestra la opción datos
en la que es posible configurar la condición que debe cumplir el número
digitado.
134
Decimal: Permite introducir números enteros y decimales.
Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la
opción origen se puede introducir la lista de dos formas.
1. De forma directa separando cada opción con punto y coma ( o el

separador de lista del computador)
135
2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario

anteponer el signo igual y el nombre del rango ó ´pulsar f3 y
elegirlo.
136
Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, también es posible
configurar restricciones.
Hora: Configura restricción para horas, el formato de horas es

hora:minutos:segundos ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm
Longitud de texto: Permite ingresar un número determinado de

caracteres en la celda.
137
Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del

contenido de otra. En el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un
ahorro voluntario para ingresos mayores a $5.000.000
138
Mensaje de entrada
Esta opción permite crear un mensaje para indicar al usuario las

restricciones existentes ó como debe introducir los datos.
El mensaje de entrada tiene un título y un mensaje.
Mensaje de error
Esta opción permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para

cuando el usuario introduce datos con error.
139
Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:
Detener: Únicamente acepta los datos de la validación.
Advertencia: Genera un error pero proporciona la opción de aceptar el

dato, la integridad de los datos para esta opción queda condicionada a la
persona que ingresa la información.
140
Información: Genera un error para informar al usuario pero introduce el

dato en la celda.
Editar celda con validación
Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validación
Buscar celdas con validación
1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opción buscar y

seleccionar y a continuación Ir a … o directamente con la tecla <F5>
2. Pulsar el botón especial del cuadro de diálogo Ir a…
3. Seleccionar la opción Celdas con validación de datos (es posible
elegir todas o las similares a la validación de la celda actual)
141
Modificar validación de una celda
1. Seleccionar la celda con validación.

2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación
Validación de datos.
3. Cambiar la validación actual.
4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validación,
seleccionar la opción Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
validación en la pestaña configuración.
Eliminar una validación
1. Seleccionar la celda con validación

2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de
datos.
3. Pulsar el botón Borrar todos de la pestaña configuración
142
Funciones Lógicas
Las funciones lógicas permiten obtener resultados de forma segura, estas

funciones son ideales para crear tablas con datos seguros.
Función SI
La función si evalúa una condición y devuelve un valor verdadero si la

condición se cumple o un valor falso si no se cumple.
Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a

300, para el resto de valores 0.
En este ejemplo la condición es que la cantidad sea mayor a 300, el

valor verdadero es 50000 que corresponde al valor que se utiliza para las
cantidades mayores a 300, el valor falso es 0 que será el valor utilizado
cuando no se cumple la condición.
Estructura de la función si.
143
Prueba lógica: Es la condición que debe cumplir el dato evaluado para

asignar el valor verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.
La prueba lógica determina el valor que se le asigna a la celda de

respuesta dependiendo si la condición se cumple o no.
La prueba lógica tiene tres componentes:
 Dato(d3): Es el dato que se desea evaluar

 Operador de relación(>): Es el operador que permite
condicionar el dato ( > mayor que; < menor que; <>
diferente de; = Igual a; >= mayor o igual que; <= menor o
igual que.
 Comparación (300): el valor contra el cual se compara el
dato.
Valor SI Verdadero: Es el valor asignado por Excel para los casos en

que se cumpla la condición de la prueba lógica. El valor puede ser el
resultado de una fórmula ó un valor digitado por usuario (si el valor
verdadero es texto, se debe utilizar comillas)
Valor SI Falso: Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla

la condición de la prueba lógica. El valor puede ser el resultado de una
fórmula ó un valor digitado por usuario.(si el valor falso es texto, se debe
utilizar comillas)
Asistente de Funciones
Para utilizar la función SI desde el asistente de funciones se debe realizar:
144
1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuación grupo Biblioteca de

funciones, elegir la librería Lógicas y pulsar en SI
2. Completar la prueba lógica, valor verdadero y valor falso según

corresponda. El asistente no requiere que el usuario ponga
paréntesis, comillas o separador de lista.
Ejemplos:
1. Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el

porcentaje de descuento sino, cero
145
2. Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el

1,5% del valor sino cero. (cuando la fecha se debe poner en la
función debe introducirse con la función fecha)
3. La categoría para los tipos A, es Principal, para el resto es General
Función SI anidado
Si anidado permite evaluar más de una condición dentro de la misma

función, se usa para casos en los que el resultado final dependa de varias
condiciones.
146
Ejemplo: Se define el área responsable de acuerdo a la Identificación de

inventario de la siguiente forma:
Si es R-2, entonces Seguridad si es R-3, entonces Sistemas, si es R-4

entonces Logística, si es R-5 entonces Administrativo, si no Error.
Estructura Si anidado
=si(prueba lógica1;verdadero1;si(prueba lógica2;verdadeo2;falso))
1. Se inicia con un Si normal en el que se genera la primera condición

ó prueba lógica,
2. Poner el separador de lista (;)
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condición.
5. Se inicia otro SI sin cerrar el paréntesis del anterior.
6. Indicar la condición dos ó prueba lógica.
8. Crear el valor que le corresponde si se cumple la segunda condición.
9. Repetir el ciclo hasta máximo 8 condiciones.
147
10. Al final de la última condición se pone el valor falso que Excel

usará cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.
11. Cerrar un paréntesis por cada SI que se utilizó.
Si anidado desde el asistente de funciones
1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuación grupo Biblioteca de

funciones, elegir la librería Lógicas y pulsar en SI
2. Crear la condición uno ó prueba lógica

3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condición
4. Hacer clic en la opción Valor si Falso del asistente.
5. Seleccionar del cuadro de nombres (barra de fórmulas) la función SI
para indicar al asistente que se realizará un nuevo SI dentro del
actual.
6. El asistente queda vacío pero en la barra de fórmulas se construye
el SI anidado.
148
7. Repetir el ciclo hasta máximo 8 condiciones.

8. Al final de la última condición se pone el valor falso que Excel usará
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.
Función SI con Y - O
La función SI con Y-O permite evaluar dos o más condiciones al mismo

tiempo. Se usa para casos en los que el resultado final depende de 2 o
más criterios.
Ejemplo:
Crear un descuento del 3% del Valor, si la sucursal es Norte y la

Cantidad es mayor a 10, para el resto cero.
Para este caso es necesario cumplir 2 condiciones, que la sucursal sea

Norte y que la cantidad sea mayor a 10, si una de estas condiciones se
deja de cumplir toda la respuesta es falsa.
149
Estructura Si con Y – O
=si (Y(Valor lógico1; Valor lógico2);Verdadero;Falso)
La función SI con Y puede evaluar más de dos condiciones al mismo

tiempo y se deben cumplir todas para que la respuesta sea verdadera, si
no se cumple ninguna condición o se deja de cumplir alguna la respuesta
es falsa.
=si (O(Valor lógico1; Valor lógico2);Verdadero;Falso)
La función SI con O puede evaluar más de dos condiciones al mismo

tiempo y se puede cumplir cualquiera para que la respuesta sea
verdadera.
Ejemplos:
Función si para calcular el tipo de peso según la masa corporal.
150
Funciones de búsqueda
Función consultar
La función de consultar permite buscar un dato en común dentro de un

rango de datos para devuelve una información específica
La función consultar es efectiva a la hora de comparar rangos de datos o

ubicación de valores dentro de grandes matrices.
Existen dos opciones para consultar según la ubicación de los datos en el

rango de búsqueda
La consulta puede ser V (vertical) o puede ser H (Horizontal) dependiendo

del rango de datos en el que Excel busca la información
CONSULTAV: Para rangos en los que los datos están en columna
151
CONSULTAH: Para rangos en los que los datos están en fila
Estructura de la función consultar
1 - Valor Buscado: Corresponde al dato en común, un dato para que

Excel lo pueda ubicar dentro de un rango.
2 - Matriz buscar en: Es el rango ó nombre del rango en el cual Excel

buscará el dato en común ó valor buscado, es importante saber que el
valor buscado siempre se realiza por la primera columna del rango
seleccionado.
152
3 - Indicador: Permite ubicar dentro del rango seleccionado la

información que devuelve la función, el indicador debe ser un número de
fila o columna de la siguiente forma:
Si la función es ConsultarV: Indicador_Columna, es porque los datos

están en columna dentro del rango seleccionado, se debe contar el
número de columnas seleccionadas y digitar el número de la columna de
la cual se necesita obtener la información.
En ejemplo se pretende buscar el saldo del proveedor de acuerdo al

código, el rango de datos en el que se está buscando tiene tres columnas,
153
como es el saldo lo que se busca se digitaría en la función el número 3

que corresponde al número de columna con la información que se
necesita.
Si la función es ConsultarH: Indicador_Fila, es porque los datos están en

fila dentro del rango seleccionado, se debe contar el número de filas
seleccionadas y digitar el número de la columna de la cual se necesita
obtener la información.
En ejemplo se pretende buscar el Valor del gasto de acuerdo al mes, el

rango de datos en el que se está buscando tiene siete filas, como es
educación lo que se busca se digitaría en la función el número 4 que
corresponde al número de fila con la información que se necesita.
4 - Ordenado: Esta opción permite obtener información exacta o

aproxima dependiendo la información de la columna 1.
En el siguiente ejemplo se muestra una consulta de sucursal por Id

Oficina, esta consulta debe tener un grado de coincidencia exacta puesto
que cada sucursal depende de un Id exacto como 10, 20 etc., por otro
lado cada cliente se le asigna una categoría de acuerdo al saldo, en la
tabla de categorías existen valores que van desde 0 a 2000000 de
2000000 hasta 5000000 de 5000000 hasta 10000000 y mayores de
10000000, esta consulta debe tener un grado de coincidencia aproximada
para que según el valor del saldo le asigne la categoría correspondiente.
154
Cuando en la columna de Id Oficina existe un valor inexacto la función

marca #N/A por que debe ser exacto.
Cuando en la columna saldo existe un valor que está entre 0 y 2000000 le

asigna Básico que es el más próximo, si el valor está entre 2000000 y
5000000 le asigna Junior y así sucesivamente según se ajuste el valor.
Proteger Información
Proteger la información puede resultar útil para mantener la integridad de

los datos o restringir el acceso a datos archivos importantes.
Es posible proteger el archivo, la estructura del libro, hojas o celdas.
Proteger Archivo
Si se restringe mediante contraseña, se dará entrada al archivo sólo si

tiene una clave de acceso, así sólo el usuario con la contraseña podrá ver
o modificar el libro protegiéndolo de accesos no autorizados.
155
La protección de un archivo tiene 2 contraseñas como opción, una de

apertura en la que se accede al archivo solo con esa clave, y otra de
escritura que permite que el usuario ingrese al archivo pero no pueda
guardar los cambios.
Asignar una contraseña al archivo:
1. Clic en la ficha inicio y seleccionar la opción guardar como
2. Clic la opción Herramientas que se encuentra en el extremo

inferior de la ventana Guardar como.
3. Seleccionar la opción Opciones generales
4. Definir la contraseña de apertura para proteger el archivo de accesos

no autorizados.
5. Definir contraseña de escritura si se desea que los usuarios abran el
archivo como sólo lectura, tendrá acceso a modificaciones si conoce
la contraseña
6. Activar la casilla de verificación Recomendado de sólo lectura si se
desea mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, sólo
lectura, cuando abra el libro
7. Dar clic en el botón Aceptar. Es posible que Excel pida reemplazar el
archivo.
Al momento de volver a abrir el archivo Excel pedirá la contraseña.

Para quitar la contraseña a un libro se deben realizar los pasos anteriores
y eliminar la contraseña actual.
156
Proteger Libro
Proteger el libro significa que el usuario no puede realizar ninguna

operación con hijas como insertar, Mover, ocultar, mostrar etc., es ideal
para mantener una estructura del archivo y evitar perdida de datos.
También es posible proteger la opción de manejo de ventanas como

organizar, minimizar, etc.
Asignar una contraseña al libro:
1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuación en

proteger libro.
2. Activar la opción Proteger estructura y ventanas.

3. Escribir la contraseña si se desea que esta protección, no la quite
cualquier usuario.
4. Dar clic en el botón Aceptar.
Proteger Libros compartidos
Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido (desactive

la casilla de verificación Permitir modificación por varios usuarios a la vez
desde el la opción Compartir libro que se encuentra en la ficha del grupo
Cambios).
157
1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuación en

Proteger libro compartido.
2. Activar la casilla de verificación Compartir con control de

cambios.
3. Digitar la contraseña si se desea que otros usuarios no desactiven el
uso de libro compartido, dar clic en el botón Aceptar.
4. Volver a escribir la contraseña y dar clic en Aceptar.
Proteger Hoja
Una hoja de Excel se protege para que el usuario no ingrese o modifique

información en las celdas, no obstante es posible asignar permisos al
usuario así como permitir que ingrese o modifique datos en algunas
celdas.
1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuación

en Proteger hoja.
158
2. Digitar la contraseña para desproteger la hoja.
Activar ó desactivar las casillas de verificación de acuerdo a lo que se

quiera permitir al usuario.
Proteger celdas específicas en la hoja de cálculo
Al proteger la hoja Excel mantiene por defecto todas las celdas

bloqueadas, para los casos en que el usuario deba modificar unas celdas y
otras no, se debe realizar lo siguiente:
1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.
2. Seleccionar la ficha Inicio, grupo celdas y la opción Formato de

celda ó clic derecho en una de las celdas seleccionadas y elegir la opción
formato de celdas.
3. En la ficha proteger, desactivar la casilla de verificación Bloqueada.
4. Activar la casilla de verificación Oculta si no se desea mostrar la

fórmula en esas celdas y dar clic en Aceptar.
5. Proteger la hoja.
159
MÓDULO 4
Análisis de información
Analice gráficamente y eficientemente información mediante el uso de las
siguientes herramientas:
Ordenamiento de información
Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por más de 3 niveles
(hasta un máximo de 64). También se puede filtrar los datos por color o
por fechas, mostrar más de 1000 elementos en la lista desplegable
Autofiltro.
La opción de ordenar se encuentra ubicada en dos sitios:
1. En la ficha Datos en el grupo Insertar
2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar
161
Para ordenar de forma ascendente por varios campos a la vez, por

ejemplo nombre, apellidos, artículos, cantidad y valor de forma
descendente, siga los siguientes pasos:
1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.

2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botón ordenar.
3. Hacer clic sobre el botón agregar nivel para ir adicionando cada
uno de los campos que se necesita para ordenar.
4. En los campos luego por ir colocando los campos por los cuales se
va a ordenar.
5. El campo Ordenar según, permite ordenar:
 por color de la celda ordena por el color de fondo

 color de la fuente ordena por el color del texto
 icono de la celda ordena por objetos gráficos
6. El campo criterio de ordenación permite escoger si se ordena de

forma Ascendente (A-Z) o de forma descendente (Z-A).
162
A Continuación se describen cada uno de los botones de la ventana

ordenar:
1. Agrega nuevos niveles para ordenar la información.

2. Elimina niveles de ordenamiento agregados.
3. Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
4. Sube o baja niveles de ordenamiento en la base de datos.
5. Hace distinguir entre mayúsculas y minúsculas en los niveles.
6. Si la base de datos posee nombres de columna y se quiere que no
incluya el ordenamiento de ellas mismas.
Cuando solo se desea ordenar por un campo se pueden utilizar los

botones de ordenar ordenar ascendente u ordenar descendente.
Para utilizar esta siga los pasos que se describen a continuación:
1. Ubicarse en una celda del campo por el cual se desea ordenar

2. Dar clic sobre el botón de ordenar según se desee o
Formato condicional
Se puede utilizar el formato condicional para visualizar fines analíticos de

presentación. Puede implementar y administrar varias reglas de formatos
condicionales en forma de degradados de color, barras de datos y
conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas, puede cumplir
un máximo de setenta y cuatro (74) condiciones, las versiones anteriores
163
solo puede utilizar hasta tres (3). Los intervalos de formato condicional
de las celdas se pueden superponer.
1. Seleccionar un rango de celdas a las cuales se les va a colocar el

formato condicional.
2. Hacer clic en la ficha inicio en el grupo estilos.
3. Hacer clic en la flecha de Formato condicional, esperar a que se
despliegue un menú y seleccionar uno de los ítems de la Barra de
datos.
El formato condicional se aplica de acuerdo al campo que se seleccione,

hay formatos condicionales para texto, fecha y número.
Para aplicar formato a celdas de texto o fecha utilice los formatos que se
encuentran en la opción Resaltar reglas de celdas.
164
Formato condicional avanzado
Permite definir reglas (condiciones) asignando así uno o más formatos

para una misma celda o conjunto de celdas.
1. Seleccionar un rango de celdas.

2. Hacer clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos, dar clic en el botón
Formato condicional.
3. Seleccionar el formato a aplicar.
4. Dar clic en Más reglas.
165
5. Aparece la ventana Nueva regla de formato en la cual se crea la

regla a aplicar.
6. El primer paso es seleccionar le tipo de regla a aplicar.
7. Luego se debe editar la descripción de la regla. Dependiendo de la
regla seleccionada, la descripción cambia, para el ejemplo se utilizó
los estilos en iconos.
166
Los campos en Editar una descripción de regla son:
Estilo de formato
Se encuentran los diferentes estilos que se pueden colocar a la celda como

son:
 Escala de 2 colores
 Escala de 3 colores
 Barra de Datos
 Conjunto de iconos
Dependiendo del estilo de formato las opciones cambian, como se escogió

la opción de Conjunto de iconos, se deben seleccionar las demás opciones
correspondientes a la regla.
167
Estilo de icono
Se encuentran los diferentes iconos que se pueden aplicar a la regla.
Icono
En esta opción se encuentran las opciones para configurar cada uno de los
iconos de la regla.
Puede colocar iconos diferentes, colocar el valor y el tipo para cada icono.
Luego de configurar la regla se da clic en el botón Aceptar.
168
Filtros – Automático y Avanzado
Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un

determinado criterio, entendiendo como criterio, una condición que se
especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo.
Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados.
Autofiltros
Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a
continuación:
1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos, en la ficha Inicio,

en el grupo Modificar dar clic sobre el botón Ordenar y filtrar, en
el menú desplegable seleccionar la opción Filtro.
Al activar los filtros se activa unas flechas en el encabezado de cada

columna. Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos
que se tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de
ordenamiento.
169
Se pueden activar varios autofiltros y la información se basa en el filtro

anterior, reduciendo la cantidad de registros visibles.
Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un

formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen
mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir que
no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo.
Tipos de Autofiltros
Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene

valores numéricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al
criterio, como máximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande
se debe desactivar la opción Seleccionar todo de la parte superior, y
seleccionar solamente los valores a mostrar.
Ejemplo:
Mostrar todas las categorías que son Café:
1. En la flecha desplegable de categorías, deshabilitar el cuadro de

chequeo seleccionar todo.
170
2. Seleccionar la opción Café.

Dependiendo del campo en el cual se hace el filtro se puede aplicar filtros

con rangos de comparación, filtros de Fecha, filtros de texto y filtros de
número.
Por ejemplo:
Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opción
Filtros de Numero, se despliega un menú con más opciones de
comparación para números.
171
Ejemplo:
Identificar todas las cantidades que estén entre 30 y 40:
1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar

filtros de número y del nuevo submenú seleccionar el operador
entre.
172
A continuación en la ventana de Autofiltro personalizado en el cuadro

de texto es mayor o igual a escribir 30 y en el segundo cuadro de texto
es menor o igual a escribir 40.
Si se desea mostrar los valores más altos o bajos de un rango se debe

seleccionar la opción Diez mejores.
173
Ejemplo:
Mostrar los productos que más cantidad tienen:
En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por

número y a continuación Diez mejores.
Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 10.
 Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas

numérico.
 Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas
numérico.
174
Quitar filtros
Los campos en los cuales se activó el filtro se identifican porque el icono

de la columna tiene un embudo para quitarlo se da clic en el
icono y se selecciona la opción Borrar filtro de “Categoría”.
Filtro por color
Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato

condicional a las celdas.
Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por

ejemplo se va a aplicar un filtro por color al campo Categoría.
En la flecha desplegable de categoría, habilitar la opción filtro por color, se

escoge la opción por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o
por color de fuente.
175
Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios
varían y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la
opción Filtro Personalizado.
176
Al activar la opción Filtro personalizado, Excel 2010 muestra una caja

de diálogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el
operador lógico “Y” y el operador lógico “O”.
177
En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparación

(es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la
lista desplegable derecha seleccionar el valor.
Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Menú cuenta con
la opción Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo
de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de
celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses
y días. Si se activa un nivel se desactivan los otros niveles.
178
En el menú aparece la opción Filtro Personalizado, además de aplicar

filtros con los operadores de comparación, es posible aplicar operadores
lógicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al tiempo.
Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT +
L.
Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificación

Vacías, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo
criterio para ese campo es vacío. Para volver a mostrar todos los registros
se activa la opción Borrar Filtro…
Filtrar por selección: También es posible activar los autofiltros dando

clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opción filtrar y de acuerdo
al tipo de datos seleccionar:
Para filtrar por texto, número o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
179
Filtros avanzados
Los filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados

criterios, y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la información
filtrada a otro lugar, admite más criterios y especificarla información de
los campos filtrados.
Criterio
Un criterio es una condición que se debe establecer para seleccionar

registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo texto,
número, fecha, hora.
El área de datos corresponde a la información que se evaluará con

respecto al título del criterio, es decir, la condición que debe cumplir el
criterio o criterios seleccionados.
180
Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos, y

pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener
conector lógico Y, O.
Definición de un solo criterio
Se usa cuando la consulta debe cumplir una condición. Para definir un

Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe:
 Copiar el Título del campo que será el criterio.

 Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condición que
debe cumplir el campo.
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un

operador que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se
omite.
Por ejemplo:
Dar clic en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Opciones avanzadas.
Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios, se
debe hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El
resultado se muestra como en Autofiltros, dentro de la misma base de
datos)
181
Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra
área de la hoja de cálculo, ó a otra hoja de cálculo ó a otro arch ivo, se
debe activar la opción Copiar a otro lugar.
1. En la casilla Rango de la lista se debe seleccionar el rango de los

datos de la base de datos, incluyendo los títulos de las columnas, ó
colocar el nombre que se le haya dado a la base de datos, al
presionar la tecla F3aparece una ventana en la cual se selecciona el
nombre que se le dio a la base de datos.
Para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo Filtro avanzado

mientras se selecciona un rango, se hace clic en el botón Contraer
diálogo y presionar Expandir diálogo , para retornar al
cuadro ó presionar la tecla <Enter>.
2. En el Rango de criterios seleccionar las celdas correspondientes a

los criterios incluidos los rótulos de criterios. Es decir las celdas:
3. Para copiar la información a otro lugar se debe activar la opción

Copiar a otro lugar, para que se habilita la casilla Copiar a donde
se debe seleccionar la celda en la cual quedarán los datos del filtro.
Al seleccionar una celda en blanco, se copian todos los campos y los
registros que cumplan la condición dada.
182
Si solo se desea copiar algunos campos de la base de datos, se copian

previamente los encabezados de los campos que se desean y en el cuadro
Copiar a se debe seleccionar este rango.
Si se requiere ubicar los datos filtrados en otra hoja o en otro libro, el

rango de criterios se debe ubicar en la hoja donde se mostraran los
registros filtrados y desde allí se debe empezar a realizar el filtro
avanzado.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el listado de los registros de

Envigado.
1. Primero se asignará un nombre a la base de datos, oprimir las teclas

CTRL + * estando en una celda dentro de la base de datos para
seleccionarla.
2. Asignar un nombre a la base de datos.
3. Crear el criterio de lo que se va a filtrar, colocar en la celda K1
Municipio; en la celda K2 Envigado.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el
botón avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y seleccionar la base de datos u
oprimir la tecla F3 para seleccionar el nombre de la base de datos.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y seleccionark1:k2.
7. Seleccionar el botón Copiar a otro lugar y en el cuadro de texto
copiar a, hacer clic sobre la celda k8.
183
Filtros avanzados con operadores lógicos (y-o)
Las condiciones en los criterios de tipo numérico y fecha deben tener un

operador que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se
omite.
Dos criterios conectados con Y
Trae la información de los que son del municipio

Envigado y que tengan un salario mayor a 1000000.
Dos criterios conectados con O
Trae los registros que son del municipio de Envigado o

Copacabana.
184
Utilizando el operador “O” y el operador “Y”
Trae los registros que son de Envigado o Copacabana

con un salario mayor a 1000000.
Operadores
Trae los registros que son diferentes a envigado y

que tengan un salario mayor a 1500000.
Ejemplo:
Crear un filtro avanzado que muestre el código, nombre, apellido y cargo

de los empleados del municipio de Copacabana.
1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas <Ctrl> + <*>

estando en una celda de la base de datos para seleccionarla,
asignarle el nombre de base.
2. Colocar en la celda k5municipio; en la celda k6Copacabana.

Asignarle a esas 2 celdas el nombre criterios.
3. Copiar los nombres de los campos Código, Nombre, Apellido y

Cargo a partir de la celda k9. Asignarle a esas 3 celdas el nombre
resultados.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, dar clic en el

botón avanzadas.
185
5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de

datos o seleccionarla oprimiendo la tecla F3.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre

del criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla F3.
7. Seleccionar el botón de opción copiar a otro lugar y en el cuadro

de texto copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo
oprimiendo F3.
La caja de diálogo Filtro Avanzado, quedará como se muestra en el

siguiente gráfico.
Clic en el botón Aceptar.
Nota: Si la base de datos tiene registros idénticos, al activar la casilla de

verificación Sólo registros únicos, Excel 2010 traerá solo uno de cada
registro que se encuentre duplicado.
Resumiendo información con Subtotales
Subtotales
Al utilizar la herramienta de subtotales en bases de datos se pueden

aplicar varias formulas (suma, promedio, mínimo, máximo, contar,
contara, producto, varianza, desviación estándar) para analizar la
información dependiendo del campo.
186
Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la base por el
campo que se va a sacar el subtotal.
Una vez se encuentra ordenada la base y que se encuentre ubicado en

una celda dentro de la base dar clic en la ficha Datos, en el Grupo
Esquema dar clic en la opción de Subtotal.
En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el

campo por el cual fue ordenada la base de datos.
En la lista desplegable Usar función, hacer clic en la función de resumen

que se desee utilizar para calcular los subtotales.
En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de verificación

correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales se
deseen calcular.
La opción de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para

sobrescribir los subtotales existentes. Si se desea conservar los subtotales
que se vallan generando se debe desactivar esta casilla.
La opción Salto de página entre grupos, se aplica cuando se desea

imprimir cada grupo en una página independiente.
Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe

activar la casilla de Verificación Resumen debajo de los datos, de lo
contrario el total se verá reflejado al comienzo de la columna.
Ejemplo:
Calcular el total del salario por municipios.
1. Ordenar la base de datos por municipio, en la ficha datos, grupo

esquema, hacer clic sobre el botón subtotal.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
187
3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en

la palabra municipio.
4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar función, la
palabra suma.
5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo salario.
6. Dar clic sobre el botón Aceptar.
Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de

cálculo se activan unos símbolos de esquema que aparecen junto a
los números de fila. Los símbolos y permiten mostrar u ocultar las
filas de detalle de los subtotales.
188
Subtotales anidados
También es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7

veces repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y
desactivando la casilla de verificación de Reemplazar Subtotales
Actuales, para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes.
Los Subtotales se calculan con una función de resumen, el primer

argumento es un número de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101
a 111 (pasa por alto valores ocultos) y el segundo argumento
corresponde a los rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los números de las funciones de
resumen se describen en la siguiente tabla:
189
Número_función Número_función Función

(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
Quitar subtotales
1. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botón

subtotal. Aparecerá un cuadro de diálogo, de subtotales.
2. Dar clic sobre el botón quitar todos.
3. Dar clic en Aceptar.
190
Tablas de resumen
Las tablas de resumen permite analizar información de bases datos

utilizando funciones de base de datos y tablas de datos.
Para crear las tablas de resumen siga los siguientes pasos:
1. Se debe crear la lista del campo al cual se va a crear la tabla de

resumen.
2. Colocar el campo que se va a analizar en la formula de base de
datos.
3. Crear la formula de base de datos para analizar la información.
4. Crear la tabla de datos con una sola variable.
Ejemplo:
Crear una tabla de resumen donde se analicen el total de los salarios y los
salarios por cada uno de los municipios.
1. Crear el listado de los municipios.

2. Colocar en una celda el campo que se va a analizar, para el ejemplo
va a ser el campo salario básico.
3. Colocar la fórmula para analizar los datos de la tabla de entrada,
para el ejemplo se utilizo la fórmula BDSUMA, para sumar el salario
de los datos de la base de datos.
1 3
191
4. Crear la tabla de datos de los municipios, seleccionar desde b4:c16,

dar clic en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos dar
clic en Análisis Y si, seleccionar Tabla de datos, en el cuadro de
texto Celda de entrada (columna) dar clic en la celda b4, dar clic
en Aceptar.
Los municipios tendrán el consolidado de los datos de acuerdo a la

formula que se utilizo.
192
Creación de gráficos
Esta herramienta permite mostrar la información de forma gráfica para ser

analizada.
Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en

hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de gráfico y un
número (gráfico1).
La información de la base de datos y del gráfico está directamente

vinculada.
Pasos para crear un gráfico
1. Ubicarse en una celda dentro del gráfico.

2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de gráficos, dar clic sobre
alguna de las categorías de los gráficos.
3. Seleccionar el subtipo de gráfico que desea crear, para el ejemplo se

selecciona en Columna y Columna agrupada 3D, de una vez el
gráfico aparece en la hoja.
193
194
Tipos de gráficos
Gráficos en Columnas
Los gráficos en columnas se utilizan para comparar valores de categorías.
Gráficos en Líneas
Los gráficos en líneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del
tiempo.
Gráfico Circular
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie

de datos.
Gráfico en Barra
Los gráficos en barra se utilizan para comparar varios valores
195
Gráfico en Área
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.
Gráfico Dispersión
Este gráfico compara pares de valores
Partes de un gráfico
Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:
196
1
4
9
8 7 3
1
0
6 5
1. Titulo del Gráfico
Texto descriptivo alienado en la parte superior de los gráficos.

Al dar doble clic sobre el titulo del gráfico se habilita la ventana
para dar Formato a los títulos del gráfico.
197
Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen,

textura o trama, al título del gráfico.
Color de borde: Permite aplicar un color al borde del título.
Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al título.
Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras.
Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminación
a los bordes.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior
de imágenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineación: Permite aplicar una orientación al texto que puede ser
de tipo vertical y horizontal.
2. Leyenda
Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de

datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del
gráfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.
3. Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico, que
tienen relación con la información a graficar. Permite colocar fondos,
colores de línea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
4. Área del gráfico
Es el área que delimita el gráfico, se ubica en el fondo del gráfico.

Se puede aplicar un formato al borde, color borde, estilos de borde,
sombra, iluminado y bordes suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.
5. Eje vertical líneas de división verticales
Permite dar formato a las líneas de división del gráfico, en cuanto

al color, estilo de la línea, sombra, iluminado y bordes suaves.
6. Plano posterior o lateral
Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color,

estilos de borde, sombra, etc.
198
Formato al eje
Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), línea que rodea el
área de trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los
planos.
7. Eje horizontal (Categorías)

8. Titulo eje horizontal
9. Eje Vertical (Valor)
10. Titulo eje vertical
Cinta de opciones del gráfico
Ficha Diseño
Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseño que se aplica
al gráfico.
Cambiar tipo de gráfico: Da la opción de cambiar del tipo de gráfico

que se aplico.
Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algún diseño

que se halla creado para un grafico y después poderlo aplicar a los
demás gráficos que se creen.
Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los

datos del grafico entre filas y columnas.
Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos

que se tomaron para graficar.
Diseños de gráficos: Permite cambiar el diseño que tiene el grafico,

existen 10 diseños para aplicar al grafico, por ejemplo un diseño que
coloca los títulos al gráfico, cambia de posición la leyenda, diseño con la
tabla de datos, etc.
199
Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de gráficos, se puede

cambiar de una forma ágil el estilo de un gráfico, colores de barras con
fondos negros entre otros.
Ficha Presentación
En la ficha presentación, cada grupo permite dar formato adicional a

cada una de las partes del gráfico, ejes, título del gráfico, etiquetas,
fondos, análisis.
200
Ficha Formato
La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del gráfico
para aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y
edición de textos, y tamaño.
201

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TABLA DE CONTENIDO

MICROSOFT EXCEL 2010 ESTÁNDAR

Introducción a las hojas de cálculo.......................................................... 5

Módulo 2 – Estructura de datos

Conceptos básicos de bases de datos .................................................... 93

Módulo 3 – Integridad de datos

Administrador de Nombres ................................................................. 127

Módulo 4 - Análisis de información

Ordenamiento de información ............................................................ 161

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft

Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La

El objetivo básico de las hojas de cálculo, es proporcionar un entorno

El área de aplicación más importante, ha sido hasta ahora el análisis

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las

Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis

1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma

7. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas

La cinta de opciones, fue diseñada para encontrar rápidamente las

cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 está compuesta por 4 elementos

1. Menú Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de

Por ejemplo, si se está insertando un gráfico, se activan las fichas

Descripción de las fichas

Ficha Inicio: En la parte inferior aparecen nombrados los siguientes

Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.

Fuente: tipo, tamaño, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.

Alineación: alineación de texto, sangría, ajustar texto, combinar y

Número: formato número, moneda, porcentual, aumentar y disminuir

Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.

Celdas :insertar, eliminar, celdas.

Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.

Ficha insertar: Se encuentran los siguientes grupos:

Tablas: contiene referencia de tablas y gráficos dinámicos y tablas.

Ilustraciones: contiene elementos como imágenes formas y Smartart.

Gráficos: contiene referencia de formatos estilos y diseños de gráficos,

Filtro: Segmentación de datos.

Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de página entre otros.

Ficha diseño de página: Encuentra los siguientes grupos:

Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.

Configurar página: Hace referencia a márgenes, orientación e impresión.

Ajustar área de impresión: Hace referencia a los ajustes de la hoja,

Opciones de la hoja: Hace referencia a líneas de cuadrícula y

Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.

Ficha fórmulas: Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas

Biblioteca de funciones: Hace referencia a las funciones lógicas,

Nombres definidos: Hace referencia a la administración de nombres de

Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importación de datos de

Ficha revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificación,

Revisión: Hace referencia a ortografía, sinónimos.

Idioma: Para realizar traducciones)

Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.

Cambios: Hace referencia a Protección de hojas, libros y control de

Vistas del libro: Hace referencia a las diferentes formas de observar la

Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la información de

Ventana: Hace referencia al manejo de ventanas, áreas de trabajo y

Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas

Agregar Fichas a la cinta de opciones

La versión 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y

NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas

Barra de herramientas de acceso rápido

Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rápido, se

2. Hacer clic sobre el botón más comandos.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos

También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de