GUIA LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÒN,

MODIFICACION Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

MINISTERIO DEL INTERIOR

BOGOTA 12/04/2013
 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
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15/04/2013

1. OBJETIVO.

Definir los lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de los documentos
del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior y del Fondo para la
Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

2. ALCANCE.

Esta guía brinda lineamientos para la elaboración modificación y/o eliminación de la

documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de tal forma que ésta se
realice conforme las necesidades de la entidad y los requerimientos de las normas técnicas
de gestión de la calidad aplicables.

3. DEFINICIONES.
 Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos.
 Actividad: Conjunto de tareas interrelacionadas que garantizan el resultado esperado
de una fase o etapa de un proceso o procedimiento o trámite
 Adopción: Admisión o aceptación del documento mediante acto administrativo.
 Alcance: Parte del documento que define donde comienza y donde termina éste, puede
incluir las áreas, servicios y/o procesos que cubre.
 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos,
diagramas, guías u otros documentos relacionados.
 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
 Caracterización de proceso: Se refiere a la identificación, personalización y
descripción de las características más importantes de un proceso y/o subproceso tales
como: proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes,
 Circulares: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el
mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. La circular externa da a conocer
a los clientes externos del Ministerio del Interior, productos, servicios u otras
informaciones, que por lo general son de carácter normativo. La circular interna da a
conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, políticas, disposiciones,
órdenes y asuntos de carácter administrativo.
 Concepto: Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo favorable o
desfavorable sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa
 Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de
Integrado de Gestión Institucional (SIGI) que controla los cambios realizados en dicho
documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, la descripción del
cambio y la nueva versión del documento.
 Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los términos empleados
que facilitan la comprensión del mismo.

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 Documento: Información y su medio de soporte. Ej.: especificación, procedimiento

documentado, dibujo, informe, foto, video. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra, patrón o una combinación de
éstos).1
 Documentos externos: Son todos aquellos documentos de origen externo que pueden
incidir directa o indirectamente en el desarrollo de las actividades que realiza el
Ministerio del Interior como leyes, decretos, resoluciones externas, documentos Conpes,
lineamientos presidenciales, códigos, manuales de mantenimiento de software o
hardware, normas técnicas, tratados, convenios, entre otros.
 Documentos del Sistema Integrado Gestión Institucional: Se consideran
documentos del SGC, todo aquel que se encuentra vigente y permite seguir un
lineamiento específico para alcanzar un objetivo, como lo son: el manual del sistema
integrado de gestión, caracterización de procesos, procedimientos, instructivos y guías
de trabajo, los cuales pueden ser actualizados en el tiempo para su mejora o
adecuación continua.
 Desarrollo: Parte del documento que describe el desenvolvimiento y/o ejecución de las
actividades, tareas y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?,
¿dónde?, ¿Con qué? y ¿por qué?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el
desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de las
actividades, tareas, puntos de control y el responsable
 Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.
 Fecha de publicación: Fecha en la cual un documento inicia su vigencia, en relación al
Sistema Integrado de Gestión Institucional
 Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación o contenido
de alguna información.
 Gestión por procesos. Actividades de planificación, control, aseguramiento y
mejoraramiento de la organización con base en el enfoque por procesos.
 Guía: Documento que brinda lineamientos y orientaciones en torno a uno o varios
temas.
 Instructivo: Documento para explicar el diligenciamiento de formatos, instrucciones de
trabajo y de tareas específicas.
 Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cómo realizar y registrar las
tareas2.
 Líder del proceso o subproceso: Corresponde al cargo responsable y quien tiene bajo
su control y liderazgo la orientación de la planificación, desarrollo, seguimiento y
mejoramiento del proceso o subproceso.
 Lista de asistentes. Registro que evidencia la asistencia a reuniones, eventos, mesas
de trabajo, resumen de las actividades realizadas y los compromisos y conclusiones del
evento.
1
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá:
ICONTEC, 2009. p. 32. (NTCGP 1000)
2
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación
del Sistema de Gestión de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013).

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 Manual del sistema integrado de gestión: Documento que describe de manera

general el sistema integrado de gestión del Ministerio del Interior. 3
 Memorando: Documento escrito que se utiliza para la comunicación interna entre las
diferentes dependencias, funcionarios y servidores de la entidad.
 Normatividad: Conjunto de disposiciones de carácter jurídico o técnico que permite
regular una materia, actividad o sector específico. Incluye la Constitución Nacional, las
Leyes, Decretos, Resoluciones, Normas y Reglamentos Técnicos, entre otros.
 Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad,
relacionados al cumplimiento de la política de calidad. 4
 Oficio: Comunicación escrita que se utiliza en la relaciones oficiales entre la entidad y
otras entidades y/o personas naturales o jurídicas.
 Política de la calidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) relativa(s) a la calidad
tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. 5
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 6
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para
generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 7
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.8
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos dentro del Sistema
Integrado de Gestión Institucional.
 Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una
denominación específica. Las siglas se utilizan para referirse de forma abreviada a
organismos, instituciones, empresas, objetos, sistemas, asociaciones, entre otros.
 Tarea. Conjunto de acciones simples interrelacionadas para ejecutar una actividad.
 Versión: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la última edición
aprobada del documento, esta se enumera desde 01 hasta n.

4. NORMATIVIDAD.

4.1. LEYES
 Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, la cual dicta la Ley General de
Archivo y otras disposiciones.
4.2. DECRETOS
 Decreto 2893 de 2011, por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgánica
y las funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del
Interior.
3
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad en la Gestión Pública, Pág. 33,(NTCGP
1000:2009)
4
Ibíd, p. 34
5
Ibíd. p. 34
6
Ibíd. p. 34
7
Ibíd. p. 34
8
Ibíd. P. 35

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4.3. OTROS
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
de Calidad para la Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2009. (NTCGP 1000)
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Guía
Técnica Colombiana. Directrices para la Documentación del Sistema, ISO: 10013
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
Técnica Colombiana NTC- ISO: 9001:2008

5. DESARROLLO.

La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del
Interior está compuesta por un primer grupo de documentos internos que explican,
describen y establecen lineamientos y orientaciones para la operación de los procesos de la
entidad y por un segundo grupo de documentos externos, compuestos por normas,
manuales, circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan, orientan y
permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.

La siguiente estructura presenta los documentos internos y externos que componen el

Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

5.1 Estructura de la Documentación

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Resoluciones,
Resoluciones, circulares,
circulares, directrices
directrices Constitución
Constitución Política,
Política, leyes
leyes yy
yy demás
demás Normas
Normas Internas
Internas que
que genere
genere Decretos
Decretos
la
la entidad
entidad
Resoluciones,
Resoluciones, Directivas
Directivas yy Circulares
Circulares
Política
Política yy Objetivos
Objetivos de
de Calidad
Calidad de
de Aplicación
Aplicación General
General

Manual
Manual de
de Operación
Operación oo de
de Calidad
Calidad Manuales,
Manuales, especificaciones
especificaciones tácticas
tácticas yy
otros
otros documentos
documentos aplicados
aplicados por
por la
la
Procesos
Procesos yy Subprocesos
Subprocesos entidad
entidad

Procedimientos
Procedimientos requeridos
requeridos yy
necesarios
necesarios para la Operación
para la Operación

Instrucciones
Instrucciones de
de Trabajo,
Trabajo, Planos,
Planos,
Guías,
Guías, Instructivos,
Instructivos, Formatos
Formatos
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5.2 Lineamientos generales para la elaboración de los documentos del Sistema

Integrado de Gestión Institucional

5.2.1 La presentación de los documentos del sistema de gestión debe permitir uniformidad,
a excepción de los formatos específicos que se ajustan a los requerimientos
necesarios de información de cada proceso.

5.2.2 Los documentos del Sistema Integrado de Gestión Institucional se elaboran según la
necesidad en papel tamaño carta u oficio en letra tipo Arial, con un tamaño entre 10 y
12, con interlineado sencillo. No obstante lo anterior, cuando un documento incluya
cuadros, tablas, figuras, flujogramas, formatos, éstos pueden elaborarse con un
tamaño de letra tipo Arial de 6 a 12.

5.2.3 PRESENTACIÓN: Los documentos deben encontrarse libres de daños,

enmendaduras, tachones, suciedad y para su presentación deben imprimirse por
doble cara, en procura de contribuir con el uso eficiente y racional del papel.

5.2.4 LA REDACCIÓN DEL TEXTO: debe ser clara, simple, completa y precisa, ésta debe
presentarse utilizando verbos en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando
corresponda al lenguaje común de uso técnico y sin errores ortográficos.

5.2.5 DELIMITACIÓN: es apropiado limitar el tamaño de la documentación, se citará las

normas técnicas y de gestión, nacionales o internacionales utilizadas. Ofreciendo
practicidad y simplicidad al momento de elaborar el documento. Cuando se requiera
elaborar formatos asociados a los procedimientos y/o a las guías, se hará referencia
de dichos formatos en el numeral de anexos de dicho documento teniendo en cuenta
de no citar la versión ya que esta puede cambiar en cualquier momento sin necesidad
que cambie el Procedimiento, Guía e Instructivo.

5.2.6 MÁRGENES. Los márgenes para cada tipo o grupo de documentos son los
siguientes:

 Cuando se requiera imprimir documentos en tamaño carta tales como: Manuales,

Caracterizaciones, Procedimientos, Guías, Instructivos y Formatos se debe utilizar
los siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 2 cm, derecha 2 cm).

 Cuando se requiera imprimir formatos en papel tamaño oficio pueden utilizarse los
siguientes márgenes: (superior 2 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm y derecha 1 cm).

 Circulares Externas e Internas, Oficios, Memorandos y Conceptos Técnicos y

Jurídicos: (superior 3 cm, inferior 2 cm, izquierda 3 cm, derecha 2 cm).

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5.2.7. Todo documento que se requiera para la operación de los procesos de la entidad y
que deba ser utilizado a través del SIGOB debe previamente cumplir con la guía
“Lineamientos para la Elaboración y/o Modificación de Documentos y el
procedimiento “Control de Documentos” respectivamente. La ubicación de las
plantillas en el SIGOB para la elaboración de memorandos, oficios, conceptos,
certificaciones, circulares y otros documentos que se requieran para la operación de
los procesos, es responsabilidad de la Oficina de Información Pública del Interior –
Grupo de Sistemas, quien solo podrá desarrollar dicha tarea una vez el formato o
plantilla se encuentre aprobada(o) y publicada(o) en la página Web –
www.mininterior.gov.co Link Sistema Integrado de Gestión Institucional. El Grupo de
Mejoramiento Continuo - Oficina Asesora de Planeación comunicará los cambios
efectuados en la documentación del sistema a fin de mantener informado a los
diferentes usuarios de los mismos.

5.2.8. ENCABEZADO O TITULO:

5.2.8.1 El modelo genérico de encabezado para las actas, listas de asistentes,

caracterizaciones de procesos, procedimientos, instructivos, guías y formatos,
está formado por tres (3) cuadrantes, el primero incluye el logo de la entidad, el
segundo incluye el nombre del tipo de documento e inmediatamente debajo de
éste el nombre del documento, el tercer cuadrante incluye código, versión y
fecha, su estructura es la siguiente:

A Código: D
Versión:
E
B
Fecha
NOMBRE DEL TIPO DE DOCUMENTO F
Elaboración:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Vigente desde:
C G

A: Logotipo del Ministerio del Interior

B: Nombre del Tipo de Documento (Procedimiento, guía, instructivo, formato, etc.)
C: Titulo del Documento
D: Código del Documento
E: Versión del Documento
F: Fecha de elaboración del documento: Indica la fecha en la cual se culmina su elaboración o
modificación.
G: Vigente Desde: Indica la fecha de publicación del documento en la página web, con lo cual
inicia su vigencia y su aplicación.

Nota 1: Los textos mencionados se escriben en letra Arial entre 10 y 12 puntos.

Nota 2: se debe iniciar con el nombre del tipo de documento y debajo el nombre del documento.

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Nota 3: El formato para caracterización de proceso en su encabezado, segundo cuadrante solo debe
incluir el nombre del tipo de documento

5.2.8.2 El modelo de encabezado para circulares externas e internas, oficios,

memorandos, conceptos jurídicos, certificaciones y otros documentos similares
presenta la siguiente estructura:

A B

A: Logotipo del Ministerio del Interior

B: Eslogan de Prosperidad para Todos

5.2.9 PIE DE PAGINA La paginación de los documentos señalados por esta guía, se
incluye en la parte inferior derecha de la hoja, dentro del pie de página, utilizando el
formato (página X de Y).

5.2.9.1 El pie de página para circulares externas e internas, oficios, memorandos, conceptos
jurídicos, certificaciones y otros documentos similares incluye: la dirección donde opera la
sede o sedes de la entidad, conmutador o PBX, página Web, línea de quejas y reclamos y
en parte derecha la página x de y, tal como se muestra a continuación:

A C
B
A: Direcciones y Teléfonos de la Entidad D
B: Correo electrónico y línea Gratuita de Servicio al Ciudadano
C: Dirección Electrónica
D: Paginación

5.2.9.2 Otro pie de página. Cuando se realicen actividades interinstitucionales, que den lugar a
la producción de documentos tales como guías, manuales, metodologías, u otros similares, se
puede ubicar en el pie de página de la portada de dichos documentos, los logos y eslogan de
las entidades participantes.
5.2.9.3 Uso de logos y eslogan de certificaciones de calidad y otras normas técnicas

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Los logos de las certificaciones de calidad con las que cuenta la entidad, solo se podrán usar
en material de soporte para la realización de eventos de capacitación, encuentros, talleres,
página web e intranet, entre otros usos, siempre que no contravenga las disposiciones y
reglamentos del respectivo organismo certificador.

La entidad no podrá usar los logos de las certificaciones de calidad, en sus procesos,
productos o servicios, en aras de evitar interpretaciones erróneas por parte de los usuarios o
beneficiarios de los servicios que presta la entidad.

Los logos y Certificados de Calidad obtenidos por la entidad, pueden ser publicados en la
página web e intranet de la entidad, para su visibilidad.

Cuando haya cambio de organismo certificador o cambio en las condiciones de la certificación

del sistema de calidad de la entidad, que afecte imágenes, logos y demás símbolos, el
administrador de contenido de la página web e intranet en coordinación con el administrador
del sistema integrado de gestión, debe realizar los ajustes y actualizaciones que correspondan.

5.3 Formatos para la operación y elaboración de los documentos que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Los siguientes formatos tienen un contenido establecido a manera de lineamientos

mínimos a tener en cuenta en el momento de ser desarrollados, no obstante pueden
agregarse a éstos, contenidos que se consideren útiles, estrictamente necesarios y/o
complementarios de manera particular por el usuario.

5.3.1 Formato Actas:

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Encabezado

Cuerpo

Paginación

Las actas presentan el siguiente contenido:

 Ciudad, Fecha y hora: se coloca la ciudad, fecha y la hora de inicio y finalización de la

reunión.
 Lugar de la convocatoria: donde se emite el acta, día, mes, año y hora desde hasta,
en tiempo dinámico de la reunión.
 Asistentes e invitados: que incluye Nº. consecutivo de los asistentes e invitados,
nombre de los asistentes e invitados, cargo y nombre de la dependencia que
representa.
 Ausentes: que incluye Nº. consecutivo y nombre de los ausentes, marcando con una
(X) si presenta o no justificación de no asistencia.
 Orden del día: se incluyen las actividades, acciones o temas a tratar, enumerándolos
de 1 hasta n.
 Desarrollo: en el desarrollo se incluyen las actividades, acciones o temas ejecutados
conforme al orden del día, enumerándolos de 1 hasta n,
 Acuerdos: este ítem incluye responsable, acciones y fecha límite para el
cumplimiento de estos mismos, en la subcolumna responsable, se incluye el nombre de
quien tiene la responsabilidad de ejecutar el compromiso, en la de acciones, se incluyen

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las acciones que se hayan acordado y que deban realizarse, en la de fecha límite, se
incluye la fecha final en la que se culminará la acción prevista, y en la columna entrega
tipo se registra el tipo de labor a ejecutar (si es un documento, un taller, un informe,
etc.).
 Anexos: en este ítem se incluyen todos los documentos y material de soporte utilizado
en la reunión, y deben estar relacionados en el desarrollo mismo.
 Transcriptor: incluye el nombre de quien elabora el Acta,
 Convocatoria para la próxima reunión: se incluye el día, lugar, dirección y hora
programada de la reunión, si no hay una nueva reunión se coloca N/A
 Firma de los responsables: aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la aprobación del Acta.
 Registro de Tabla de Retención Documental: incluye el código de la serie, subserie
donde ha de archivarse o conservarse el Acta.
Ubicación web
El formato para documentación de las actas debe consultarse en la página WEB de la
entidad formato anexo 1 http://www.mininterior.gov.co - Sistema Integrado de Gestión
Institucional//Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado
de Gestión Institucional/Plantilla para Acta SI-G-01-F-01.
5.3.2 Formato Lista de Asistentes

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El formato lista de asistentes presenta el siguiente contenido:

 Tema o Evento: nombre de la capacitación o de la reunión.

 Ciudad, nombre de la ciudad donde se desarrollará el evento.
 Fecha y hora, en este campo se incluye el día, mes, año y hora de inicio y de
finalización del evento.
 Organizado por, en este campo se incluye el proceso, Subproceso, oficina, despacho
y/o entidad que organiza el evento.
 Lugar, lugar donde se realiza el evento.
 En las siguientes columnas del documento se incluye:
 No de puesto en la lista, nombres y apellidos, documento de identificación, entidad o
dependencia, cargo, teléfono/extensión, correo electrónico y firma de los participantes en
el evento o reunión. Se puede ampliar el número de filas, conforme al número de
personas que asistan al evento.
 Resumen de la Reunión u Observaciones, contiene el desarrollo de la reunión,
compromisos fijados y las conclusiones finales o aportes que se quieren adherir o
resaltar.
 Las filas posteriores registran la firma del encargado de la Lista de Asistentes y el
Validador de la Lista de Asistentes, que para sus efectos es la persona encargada del
registro del formato.
 Registro de Tabla de Retención Documental, este incluye el código de la serie,
subserie donde ha de archivarse o conservarse la lista de asistentes.

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Ubicación web
El formato para elaboración de la lista de asistentes debe consultarse en la página WEB de
la entidad formato anexo 2 http://www.mininterior.gov.co - Sistema Integrado de Gestión
Institucional//Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado
de Gestión Institucional// Plantilla Lista de Asistentes SI-G-01-F-02

5.3.3 Formato Caracterización de Proceso:

SDSDS

Cuerpo

Píe de página

La caracterización de procesos presenta el siguiente contenido:

 Proceso, aquí se incluye el nombre del proceso.

 Subproceso, se incluye el nombre del subproceso, cuando aplique.
 Objetivo del proceso o subproceso, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el
proceso o subproceso, éste debe ser claro, preciso y medible, éste debe comenzar con
un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito
general. Ejemplo:

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VERBO SUJETO COMPLEMENTO O CONDICIÓN

Implementar el Procedimiento Para el control de inventarios,
dando cumplimiento a la
normatividad que aplica sobre la
materia
 Líder: en esta casilla se incluye el(os) nombre(s) del cargo de quien lidera el proceso o
subproceso.
 Política del proceso o subproceso, aquí se incluye la política de operación del proceso
o subproceso, ésta se constituye en una intención o pauta de acción que orienta el logro
del objetivo del proceso o subproceso, al igual que sus parámetros de cumplimiento. Por
tanto, las políticas de operación deben establecerse en términos de elementos y
acciones que concuerden con las metas planificadas en el desempeño de los procesos,
como respaldo de los mismos, siendo a su vez concreta y clara. Ejemplo:

“Todos los procesos que se identifiquen en la entidad deberán estar debidamente
documentados conforme a la Guía de lineamientos para la elaboración de documentos y
el procedimiento control de documentos, y antes de su emisión deberán ser revisados y
aprobados por el líder del correspondiente proceso y/o subproceso”.

En las siguientes seis (6) columnas del documento se incluye,

 Proveedor, corresponde al llamado proveedor de las entradas o insumos al proceso, el

cual puede ser, otros procesos, entidades, roles, empresas.
 Entradas, éstas se constituyen en los insumos del proceso, las entradas se enumeran
desde 1 hasta n y se conectan con la fuente que las proveen, así: suponiendo que la
entrada 1 sea recibida del proveedor (ABC), en la columna proveedor se incluye la
expresión (A,B,C) + el numero de entrada, entre paréntesis, la expresión completa queda
así “ABC (1)”,
 Actividades, en esta casilla se incluye el nombre de los procedimientos que describen el
proceso o subproceso. Cuando el proceso no tenga procedimientos, en esta casilla se
describen las actividades asociadas al proceso o subproceso siguiendo el siclo planear,
hacer, verificar, actuar.
 Responsables, cuando la actividad deba ser ejecutada por un cargo determinado, se
debe colocar el nombre de dicho cargo, en los demás casos se incluye el enunciado
“funcionario designado”
 Salidas, estas incluyen los productos y/o servicios del proceso y/o subproceso, como
resultado de la operación del mismo, que en nuestro caso generalmente son
documentos, las salidas se enumeran desde 1 hasta n y se conectan con el cliente que
espera recibirla, así: suponiendo que la salida 1 deba recibirla el cliente XYZ, en la
columna cliente se incluye la expresión XYZ + el numero de salida entre paréntesis, la
expresión completa queda así “XYZ (1)”

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 Clientes, los clientes se constituyen en los otros procesos, subprocesos, entidades,

roles o empresas que reciben los productos y/o servicios que arroja la operación del
mismo.

La siguiente parte del documento se diligencia de la siguiente manera:

 Documentos Internos, está compuesta por tres (3) columnas las cuales recogen la
información relacionada con el tipo, código, y título del documento que haga parte del
proceso o subproceso dentro de la caracterización tales como procedimiento, guía e
instructivo.
 Documentos Externos, está compuesta por cuatro (4) columnas las cuales recogen la
información relacionada con el tipo, número, fecha y título del documento que haga parte
normativa del proceso o subproceso dentro de la caracterización, como constitución,
Leyes, Decretos, entre otros.
 Registros, en esta casilla se incluyen las evidencias que soportan las actividades
realizadas, las cuales se encuentran debidamente aprobadas, firmadas y son
inmodificables. Tales como actas de reunión, documentos relacionados a la gestión del
proceso, productos.
 Indicadores, en esta casilla se especifica que los indicadores de eficacia, eficiencia y
efectividad, relacionados a los procesos se encuentran relacionados en la Matriz para la
Gestión de Indicadores de Proceso.
En el siguiente cuadro del documento se incluye:
 Recursos, está constituida por tres columnas en las que se incluyen los recursos
humanos, (Cantidad de profesionales, Jefes de Oficina Director, Contratistas etc.,
recursos físicos(los puestos de trabajo que se tienen para desarrollar las actividades
normales dentro del proceso y/o subproceso) y tecnológicos(los equipos de computo,
teléfonos y medios tecnológicos disponibles que sean necesarios para la operación)

En el cuadro de Informes del proceso contiene cuatro (4) subcolumnas, de izquierda a

derecha la primera contiene:

 Nombre del informe (informe de gestión, informe para revisión por la dirección, informe
de ley, etc.)
 La segunda y tercera dan cuenta del cargo responsable de su elaboración, revisión y
autorización respectivamente.
 La cuarta incluye la ubicación del informe dentro de la tabla de retención
documental (ejemplo: TRD: Dependencia “Oficina Asesora de Planeación - 0110”,
Serie/subserie, “Informes - 01”, Subserie “Informes de Gestión 01”, código “0110.01.01-
Informes de gestión).

 El cuadro de Administración del riesgo, enuncia que los Los riesgos del proceso se
relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la
página Web www.mininterior.gov.co.

 En el cuadro control de cambios, contiene (3) tres columnas de la siguiente forma:

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

 Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:
 La fecha, corresponde a la nueva fecha de elaboración del documento modificado.
 Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada.
 Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado
(02, 03…).
Al final de la caracterización se incluye lo siguiente.
 Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento
de caracterización del proceso o subproceso, consultar el “Procedimiento Control de
Documentos”.
 Registro de Tabla de Retención Documental (TRD:), incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el documento de caracterización.

Ubicación web
 Para elaborar la caracterización de procesos se utiliza el formato caracterización de procesos
anexo No. 3,http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional
/Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de
Gestión Institucional// formato caracterización de procesos
5.3.4. Procedimientos: existen tres (3) formas o plantillas para documentar los
procedimientos, las cuales se indican a continuación:

Tipos de
Formatos para
Elaborar un
Procedimiento

1. Por Flujogramas 2. Por Actividad 3. Por Párrafos

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.4.1 Formato procedimiento por Flujograma.

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

TERCERA PARTE CUARTA PARTE

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.4.2 Formato procedimiento por Actividad

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

5.3.4.3 Formato procedimiento por Párrafos

PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

Los tres tipos de procedimientos deben incluir:

 Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el procedimiento, éste debe ser
claro, preciso y mensurable, éste debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un
sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:

VERBO SUJETO COMPLEMENTO O

CONDICIÓN
Implementar el Procedimiento Para el control de
inventarios, dando
cumplimiento a la
normatividad que aplica
sobre la materia

 Alcance, límites del procedimiento, es decir donde inicia y donde termina la ejecución del
mismo,
 Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en el
documento, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté
relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a
conocer.
 Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación
compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de
forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones
 Normatividad.
 CONSTITUCION
 LEYES
 DECRETOS
 RESOLUCIONES
 OTROS
 Desarrollo, en el desarrollo se puede incluir inicialmente una contextualización o
generalidades del procedimiento y luego desglosar de manera secuencial y lógica las
actividades y tareas que describen el proceso o parte de éste. Ver cada uno de los formatos
previstos para el efecto.
 Registros, los registros se constituyen en documentos que contienen las actividades
realizadas en desarrollo del procedimiento, éstos son inmodificables.
 Información, este ítem está compuesto por cuatro (4) columnas:

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

INFORMACIÓN
RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN
GENERADA

A B C D

A. Información Generada, en esta columna se incluye la información generada por la

ejecución del procedimiento.
B. Responsable, en esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la
información o en su defecto el enunciado “funcionario designado”.
C. Frecuencia, la frecuencia hace referencia a la periodicidad con que se genera la
información.
D. Ubicación, en esta casilla se indica el sitio, dirección o link donde se ubica la
información y para efectos del control físico, se señala la serie/subserie y unidad
documental de ubicación, cuando aplique.

 Sistemas de información, esta casilla incluye cuatro (4) columnas:

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

INFORMACIÓN

A. Sistema
A de información, aquí se enuncian los sistemas de información que
B C D
complementan el desarrollo del procedimiento.
B. Descripción, en esta casilla se describen brevemente las Características del sistema de
información que se desarrolla dentro del procedimiento.
C. Responsable en esta columna se incluye el nombre del cargo responsable de la
administración u operación del sistema de información o en su defecto el enunciado
“funcionario designado”.
D. Ubicación, se refiere al sitio físico, electrónico, magnético o ambiente en el que se
encuentra el sistema de información.

 Anexos, los anexos corresponden a los formatos o plantillas utilizados en la ejecución del
procedimiento.

 Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:

FECHA CAMBIO VERSIÓN

A B C

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

A. La fecha, corresponde a la fecha del documento.

B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
documento que fueron objeto del cambio o de la modificación efectuada.
C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del documento modificado
(01, 02, n).
 Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del procedimiento,
consultar “Procedimiento Control de Documentos”.

 Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad

documental donde ha de archivarse o conservarse el procedimiento.

Ubicación web
Los formatos para documentar las actividades de un proceso y/o subproceso mediante
procedimientos se pueden consultar en la página WEB de la entidad: http://www.mininterior.gov.co
/Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del SIGI// Procesos
Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// anexo 4 formato para
procedimiento por Flujograma, anexo 5 formato para procedimiento por Actividades, o anexo
6 formato para procedimiento por párrafo.

5.3.5 Formato Guías

El contenido de las guías debe comprender como aspectos mínimos:

Primera parte (Portada)

C D

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

Portada, la portada incluye cuatro (4) aspectos dispuestos en la hoja tal como se indica a
continuación:

A. Logo de la entidad, centrado en la página.

B. Nombre de la guía, centrado en la página, en mayúscula sostenida.
C. Nombre de la entidad, centrado en la parte inferior de la página.
D. Ciudad y fecha, centrado en la parte inferior de la hoja

Segunda parte (contenido)

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

El contenido de la guía incluye:

 Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr la guía, éste debe ser claro y
preciso, su redacción se inicia con un verbo en infinitivo, éste debe comenzar con un verbo
en infinitivo, seguido de un sujeto y un complemento acorde al propósito general. Ejemplo:

VERBO SUJETO COMPLEMENTO O

CONDICIÓN
Fijar Los lineamientos para la elaboración y/o
modificación de los
documentos del sistema
integrado de gestión
institucional

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

 Alcance, el alcance de la guía estará determinado por los temas que incluye y las partes
involucradas en su aplicación.
 Definiciones, incluye los términos, definiciones, siglas y/o abreviaturas empleadas en la
guía, las cuales se incluyen en orden alfabético, debe ser vocabulario que esté relacionado
con los procedimientos a relacionar y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer.
 Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación
compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan para referirse de
forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones.
 Normatividad
 COSTITUCION
 LEYES
 DECRETOS
 RESOLUCIONES
 OTROS
(Dentro de este numeral si no aplica alguno se debe eliminar)

 Desarrollo, en esta casilla se desarrolla la temática de la guía, de acuerdo con la necesidad

del usuario,
 Anexos, los anexos corresponden a los formatos, plantillas, cuadros, gráficos utilizados en
la aplicación de la guía,
 Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:

FECHA CAMBIO VERSIÓN

A B C

A. La fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación de la guía.

B. Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas a la
guía, cuando aplique.
C. Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión de la guía (02, 03,…).

 Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la guía, consultar
el “Procedimiento Control de Documentos”,
 Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse la guía.

Ubicación web
El formato para documentación de guías se puede consultar en la página WEB de la entidad anexo
7 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación
del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional//
formato para Guías
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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.6 Formato Instructivos:

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

El contenido de los instructivos está formado por:

 Objetivo, el objetivo corresponde a lo que pretende lograr el instructivo, éste debe ser
claro y preciso, debe comenzar con un verbo en infinitivo, seguido de un sujeto y un
complemento acorde al propósito general o a la acción a seguir. Ejemplo:

 VERBO  SUJETO  COMPLEMENTO O

CONDICIÓN
 Fijar  Los criterios e  para la publicación
instrucciones de los documentos
del SIGI, en la
página web de la
entidad

 Alcance, Define los límites de inicio y fin definiendo claramente el ámbito de la

aplicación del proceso.
 Definiciones, Términos empleados en el texto del documento, organizados
alfabéticamente, debe ser vocabulario que esté relacionado con los procedimientos a
seguir y en los que sea necesario profundizar o dar a conocer. Éste ítem se ajusta a las
necesidades de cada instructivo, puede o no hacer parte del mismo.
 Siglas: la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una
denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales. Las siglas se utilizan
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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

para referirse de forma abreviada a organismos, instituciones, empresas, objetos

sistemas, asociaciones.
 Desarrollo, en la casilla desarrollo se incluyen las instrucciones que permiten ejecutar la
tarea prevista en el instructivo.
 Control de cambios, este incluye tres (3) aspectos fecha, cambio y versión:

 FECHA  CAMBIO  VERSIÓN

A B C

 La fecha, corresponde a la nueva fecha de aprobación del instructivo.

 Cambio, en este espacio se describen los cambios o modificaciones realizadas al
instructivo, cuando aplique.
 Versión, esta casilla incluye el número de la nueva versión del instructivo (02, 03,…).

 Firma de los responsables aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación del instructivo,
consultar “Procedimiento Control de Documentos”,
 Registro de Tabla de Retención Documental (TRD), incluye la serie/subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el instructivo.

Ubicación web
El formato para documentación de instructivos se puede consultar en la página WEB de la entidad
formato anexo 8 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional
/Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión
Institucional// formato para Instructivos.

5.3.7 Plantillas Memorandos internos, Oficios, Conceptos Técnicos, Jurídicos y

certificaciones

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.7.1Plantilla Memorando General

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

Nota: Téngase en cuenta que la dirección del pie de página de todos

los documentos varía dependiendo de la ubicación de la sede de la
dependencia que emite el documento.

5.3.7.2. Oficio General

Encabezado

Cuerpo

Píe de página

Nota: Téngase en cuenta que la dirección del pie de página de todos

los documentos varía dependiendo de la ubicación de la sede de la
dependencia que emite el documento

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.7.3. Concepto Jurídico

5.3.7.4. Concepto Técnico

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.8. Circular Interna y Externas

5.3.8.1. Circular Interna 5.3.8.2. Circular Externa

 Ubicación web

Las plantillas para la documentación de las circulares externas e internas deben consultarse en
la página plantilla circular Interna anexo 13, plantilla circular externa anexo 14
http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional /Documentación del
SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional// plantillas
para circular interna y externa.

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.9 Certificaciones

5.3.10 Otros formatos

5.3.10.1 Formato Word para elaborar formatos

Encabezado

Cuerpo

Píe de
Página

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
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DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

5.3.10.2. Formato Excel para elaborar formatos

Encabezado

Cuerpo

Píe de
Página

El contenido del cuerpo de otros formatos necesarios para la operación de los procesos,
procedimientos y guías, es determinado por el usuario de acuerdo con la necesidad manifiesta,
siguiendo los lineamientos definidos en este procedimiento como pauta de los elementos y
formas mínimas a seguir en la realización de documentos adicionales y contemplados de
manera particular por el usuario, en todo caso a demás de la información del cuerpo de otros
formatos definida por el usuario, debe incluir:

 Fecha: Donde se registra la fecha en la cual es realizado el documento.

 Firma de los responsables, aquí se incluye el nombre, cargo y firma de quienes estén
obligados o sean responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los formatos
previstos para su conversión en registros,
 Registro de Tabla de Retención Documental, incluye la serie/Subserie y unidad
documental donde ha de archivarse o conservarse el correspondiente formato diligenciado.

Ubicación web
El documento para elaborar formatos en Excel y Word horizontal debe consultarse en la página
WEB de la entidad anexos 15 y 16 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión
Institucional /Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de
Gestión Institucional// formato para elaborar formatos en Excel horizontal y en Word horizontal.

Ubicación web
El documento para presentaciones en Power Point debe consultarse en la página WEB de la
entidad anexo 17 http://www.mininterior.gov.co Sistema Integrado de Gestión Institucional

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

/Documentación del SIGI// Procesos Estratégicos// Proceso Sistema Integrado de Gestión

Institucional//Presentación Power Point

5.3.10.3 Formato Informes

Sobres9: el objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar
que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el
mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra tipo Arial 12,
centrado, donde se debe registrar el nombre completo del destinatario, como aparece en la
siguiente figura:

9
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Documentación. Guía para la elaboración de sobre comerciales.
Bogotá: ICONTEC, 1996. P. 1 (NTC 3369)

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 Código: SI-G-01
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Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
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DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

Espacio libre para uso

del correo ya sea con sello,
estampilla o máquina

Doctor
Ignacio Ramos Sánchez
Espacio opcional para Gerente General
registrar como Petróleos de Colombia
CONFIDENCIAL S.A.
URGENTE, entre otras. Carrera 31 No. 49 A 25
BOGOTA, D.C.

Fuente: Sistema Gráfico, gobierno de la republica, Ministerio del Interior

5.4. Codificación de los documentos.

La codificación de los procesos y subprocesos tienen la finalidad de identificar y controlar estos

documentos y los que se desprenden de ellos, tales como los procedimientos, guías, instructivos y
formatos especialmente. En adelante se apreciara la manera de codificar adecuadamente cada uno de
los documentos referenciados en la guía lineamientos de elaboración, modificación y/o eliminación de
documentos, que hacen parte del sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del Interior.

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
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5.4.1. Codificación del Manual Operativo o de Calidad

M-000
5.4.2. Codificación de caracterizaciones de procesos

Para codificar las caracterizaciones de procesos se procede de la siguiente manera: se inicia con dos
(2) letras que indican el código del proceso, separadas por un guión, seguido de la letra C, que indica
que es una caracterización, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

SI-C
SI C
Código Caracterización de
Proceso procesos

Si existe lugar a un subproceso, se sigue con un guión y de los dos caracteres o letras que identifican el
subproceso, como se indica a continuación:
SI-C-AS
SI C AS
Código Caracterización de Código de
Proceso procesos Subproceso

5.4.3. Codificación para los procedimientos

Para codificar los procedimientos se procede de la siguiente manera: se inicia de igual forma con el
código de proceso relacionado con el procedimiento a codificar, separado por un guión, se continua con
el código del subproceso, cuando aplique, se separa por un guión, seguido de la letra P, separado por
un guión y se culmina con el consecutivo del procedimiento, tal como se muestra en el siguiente
ejemplo:
SI-AS-P-01
SI AS P 01
Código del Código Sub Procedimiento Consecutivo
Proceso Proceso

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de procedimiento y el
respectivo consecutivo:
SI-P-01
SI P 01
Código del Procedimiento Consecutivo
Proceso
5.4.4 Codificación para los instructivos.

Los instructivos se derivan de los procedimientos con la finalidad de describir detalladamente una tarea.
Para codificar los instructivos se procede de la siguiente manera: se inicia con el código del proceso,
guión, seguido del código del subproceso, si aplica, seguido de la letra P y consecutivo del
procedimiento, se continúa con la letra (I) y se culmina con el consecutivo del Instructivo, como se
muestra a continuación:

SI-AS-P-01-I-01
SI AS P-01 I 01

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DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

Código del Código Consecutivo Instructivo Consecutivo

Proceso Sub Proceso Procedimiento

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del
procedimiento y los demás códigos mencionados:

SI-P-01-I-01
SI P-01 I 01
Código del Consecutivo Instructivo Consecutivo
Proceso Procedimiento

5.4.5. Codificación para las Guías.

Las Guías contienen lineamientos y orientaciones. Para codificar las guías se procede de la siguiente
manera: se utiliza el código del proceso, seguido del código del subproceso, cuando aplique, se
continúa con la letra (G) que hace relación al tipo de documento “Guía” y su respectivo consecutivo,
como se muestra a continuación:

SI-AS-G-01
SI AS G 01
Código del Código Guía Consecutivo
Proceso Sub Proceso

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo
consecutivo:
SI-G-01
SI G 01
Código del Guía Consecutivo
Proceso

Para los formatos utilizados en las guías se utiliza la siguiente codificación.

SI-AS-G-01-F-01
SI AS G 01 F-01
Código del Código Guía Consecutivo Formato
Proceso Sub Proceso

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código de la guía y el respectivo
consecutivo y caracteres de formato:
SI-G-01-F-01
SI G 01 F-01
Código del Guía Consecutivo Formato
Proceso

5.4.6. Codificación para los formatos

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Los formatos se derivan de los procedimientos, a los cuales se les adiciona la letra F y el número
consecutivo que corresponda. Para codificar los formatos se procede de la siguiente manera: se utiliza
el código del proceso, seguido del código del subproceso, el código del procedimiento, más el
consecutivo al que pertenece, ya que cada uno de los formatos está asociado a un procedimiento y el
carácter (F) de formato, y un numeral como consecutivo asignado, con separación de guiones entre
cada uno de los códigos (exceptuando entre formato y consecutivo) como se muestra a continuación:

SI-AS-P-01-F-01
SI AS P-01 F 01
Código del Código Sub Procedimiento- Formato Consecutivo
Proceso Proceso Consecutivo

Si no hay lugar a un subproceso, se omite este mismo y se sigue con el código del consecutivo del
procedimiento y los demás códigos mencionados:
SI-P-01-F-01
SI P-01 F 01
Código del Procedimiento- Formato Consecutivo
Proceso Consecutivo
6. ANEXOS.

Anexo 1. Formato SI-G-01-F-01 para acta

Anexo 2. Formatos SI-G-01-F-02 Lista de asistentes
Anexo 3. Formato para Caracterización de Proceso
Anexo 4. Formato para Procedimiento por Flujograma
Anexo 5. Formato para Procedimiento por Actividad
Anexo 6. Formato para Procedimiento por Párrafo
Anexo 7. Formato para Guía
Anexo 8. Formato para Instructivo
Anexo 9. Plantilla para Memorandos General
Anexo10. Plantilla para Oficio General
Anexo11. Plantilla para Concepto Técnicos
Anexo12. Plantilla para Concepto Jurídico
Anexo13. Plantilla para Circular Interna
Anexo14. Plantilla para Circular Externa
Anexo15. Plantilla para elaborar formatos en Word horizontal
Anexo16. Plantilla para elaborar formatos en Excel horizontal
Anexo 17 Formato informes
Anexo 18. Plantilla Certificación

8. CONTROL DE CAMBIOS.

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FECHA CAMBIO VERSIÓN

24/05/2010 Se modifica totalmente el procedimiento elaboración y 01
control de documentos versión 02 del 18/06/2009, el cual
se constituye en la guía “Lineamientos para la elaboración
y/o modificación de documentos”
08/03/2011 Se modificaron los siguientes anexos: Anexo 14. Circular 02
Interna; Anexo 15. Circular Externa; Anexo 12. Formato
Oficio; Anexo 11. Formato para memorando; Anexo 19.
Oficio Dirección del Riesgo; Anexo 18. Oficio Dirección
Derechos Humanos; Anexo 13. Plantilla para conceptos y
Anexo 20. Formato Oficio Volcán Galeras; colocándoles el
nuevo logo de “Prosperidad para Todos” exigido por la
Presidencia de la República
08/03/2011 En la relación de códigos de procesos y subprocesos del 02
SIGI, al proceso de Diseño de Normas se le adicionaron
los subprocesos, “Elaboración de Proyectos de Decretos
y/o Resoluciones Ejecutivas” y “Elaboración y
Seguimiento de Proyecto de Ley y/o Acto Legislativo”. Se
modifico el logo “Bicentenario” por “Prosperidad para
todos”
19/10/2011 Se modifica la guía versión 02 en su totalidad, en razón 03
de la entrada en vigencia del Decreto 2893 del 2011, por
el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica, y
funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector
Administrativo del Interior. No obstante, los documentos
generados a partir de la escisión se deberán actualizar a
la versión siguiente del presente documento,
manteniéndose el consecutivo de las versiones.
31/05/2012 Se modifica la guía versión 03, agregando en los 04
numerales el tema de siglas y el tema de normatividad
dando orden de acuerdo a la disposición normativa, en el
numeral 6 de desarrollo se ajusto los numerales:
 6.2.1. Uniformidad en los formatos requeridos del
sistema o dependencia
 6.2.4 la redacción y ajustes en ortografía
 6.2.8 se organizó y estructuro el tema del
encabezado o titulo
 6.2.9 se organizó y estructuro el tema pie de
página ajustando los logos del Icontec y las
direcciones
 6.3.2 para el formato lista de asistentes se
adiciona el tema de fecha inicial y final
 6.3.3. formato de caracterización se agrega, el
tema de indicadores se remite a la Matriz para la
Gestión de Indicadores de Proceso, el tema de
requisitos por la norma NTCGP-1000 y MECI
 6.3.4. se ajustó la clasificación de los
procedimientos, siglas y punto de control
Los memorandos y oficios se ajustaron las direcciones y
logos del Icontec
Se eliminaron las plantillas de oficios y memorandos de
gestión del riesgo y dirección del riegos volcán galeras

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 Código: SI-G-01
GUÍA
Versión: 07
LINEAMIENTOS DE ELABORACIÓN
MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE Fecha de Elaboración:
12/04/2013
DOCUMENTOS Vigente desde:
15/04/2013

FECHA CAMBIO VERSIÓN

de acuerdo con el decreto 4147 del 3 de Noviembre del
2011, y se eliminaron las plantillas de memorando y
oficios de derechos humanos, y se transfiere la plantillas
de decretos y resoluciones al Subproceso Gestión de
Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas.
07/11/2012 Se actualiza la guía teniendo en cuenta el nuevo sistema 05
grafico de gobierno para el Ministerio de Interior, se
incluyen los logos nuevos a los formatos, se revisa el
documento y se ajusta de acuerdo a los cambios
necesarios. Se incluye fecha Elaboración y Vigente
desde, en cada procedimiento y formato con el fin de dar
claridad y esto ayude a tener en cuenta, junto con el
listado maestro de control de documentos el inicio de
vigencia de su respectiva aplicación, se realiza el ajuste
de códigos en el formato lista de asistentes y se pasa a la
versión 5, pues con los cambios realizados esta es la
versión consecutiva que sigue, ya que se había saltado la
versión cuatro en el anterior documento actualizado, lo
anterior subsana el inconveniente presentado e
identificado por la auditoría interna de calidad efectuada,
se incluye formato para informe.
Se modifica la Guía versión 05, agregando en los anexos
09/01/2013 los nuevos logos NTC GP 1000 e ISO 9001 de la firma 06
certificadora COTECNA.
Se modifica la guía de elaboración y/o modificación de
documentos por la necesidad de realizar los siguientes
cambios: se eliminan los logos y eslogan de la
certificación de calidad en los anexos del 9 al 14, se
incluye el numeral 5.2.9.3 Uso de logos y eslogan de
12/04/2013 07
certificaciones de calidad y otras normas técnicas, se
crea el anexo Certificaciones de Permanencia, se
modifica el formato Lista de Asistentes donde se incluye
una nueva columna para la información de documento de
identificación.

Elaboró Revisó Aprobó

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Jonathan Obregoso Forero Jacinto Montero Lora Andrés Mauricio Jimenéz Pava
Contratista Profesional Especializado Jefe Oficina Asesora de
Planeación

TRD:

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