Modulo Admon y Logistica PDF

POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
ESCUELA DE SUBOFICIALES “GONZALO JIMENEZ DE QUESADA”
PROGRAMA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
DIRECCIÓN NACIONAL DE ESCUELAS
MODULO DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
PROGRAMA DE ADMINISTRACION
2
1 PRESENTACIÓN
El presente módulo ha sido diseñado como contribución al proceso de

transformación y mejoramiento institucional, orientado hacia la comunidad, como
liderazgo, con disciplina y un enorme compromiso del mando y todos sus
integrantes.
La asignatura de Administración y Logística presenta muchos retos a los

suboficiales que adelantan su capacitación para ascender al grado
inmediatamente superior, pues son quienes ejecutan sus obligaciones en
búsqueda de mejorar día a día dentro de una planeación operativa, pero de hecho
el campo administrativo no puede ser la “cenicienta” y hacerla a un lado, se trata
de conceptos actuales que conllevan dentro de si la enorme responsabilidad que
recae sobre el comandante a la hora de esgrimir argumentos de mejoramiento en
las actividades que giran alrededor de la actividad propia de la institución, se habla
principalmente de la logística y su administración.
3
TABLA GENERAL DE CONTENIDO ADMINISTRACIÒN Y LOGÌSTICA
Pág.
1 PRESENTACIÓN 3
2 INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO 7
3 IDENTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 8
1.1 COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA 9
4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA

DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA 9
5 COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y

LOGÌSTICA 10
6 DESCRIPCIÓN DE LOS EJES TRANSVERSALES 11
6.1 DERECHOS HUMANOS Y D. I. H. 11

6.2 PRINCIPIOS Y VALORES 11
6.3 INVESTIGACION 11
7 TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE

ADMINISTRACION Y LOGISTICA 13
8 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS

ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÒN Y LOGÌSTICA
14
9 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 1 15
9.1 INTRODUCCIÓN. 15
9.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA: 15
9.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS 16
9.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL ÁMBITO
ACADÉMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 27
9.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS 28
4
9.6 SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 30
9.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS 31
10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS 33
ACADÉMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE
ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 38
10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
40
ACADÉMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE
ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 48
11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
51
5
ACADÉMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION
Y LOGISTICA. 161
12.5 GLOSARIO 162
12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA163
13 BIBLIGRAFIA 166
6
2 INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO
Para el uso del presente módulo tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
Ø Tómese como guía la tabla de contenido para el desarrollo de cada unidad.
Ø Revísese de manera general el documento, esto le permitirá una mejor

comprensión del tema a tratar.
Ø Para el desarrollo de cada unidad se debe tener presente las competencias

y estrategias planteadas.
Ø Desarróllese las actividades de aprendizaje teniendo en cuenta el

contenido del modulo.
Ø Llévese una secuencia lógica y organizada de cada tema que se plantea

en este módulo.
Ø Es importante que se realicen consultas acerca de cada tema para que se

amplíen los conocimientos.
Ø Utilícese medios de información como el Internet.
Ø Manténgase una comunicación constante con el docente, con el fin de

aclarar dudas.
Ø Al final de cada unidad evalué el aprendizaje a través de la actividad

propuesta.
7
3 IDENTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
CAMPO : FORMACION HUMANISTICA Y

ADMINISTRATIVA
ÁREA : ADMINISTRACION
DIPLOMADO : SEGURIDAD POLICIAL
GRADOS : CP - SS SI - IT
La asignatura de administración y logística cubre aspectos esenciales del

conocimiento específico, referentes y consecuentes a la gestión, empleo,
conservación, asignación y manejo de los elementos necesarios para el desarrollo
de la actividad policial en los procesos administrativos inmersos dentro de las
diferentes responsabilidades de un suboficial de la Policía Nacional, no solo en el
campo administrativo sino en lo que a la operatividad se refiere, esto en pro de
alcanzar la eficiencia y eficacia del servicio policial ante la demanda social de
seguridad.
ü Dentro del campo de formación: la administración y logística permite

empoderar al suboficial de bases importantes para la correcta administración
de los recursos logísticos, financieros y materiales, accediendo a entregar un
excelente servicio a la comunidad, de esta manera se está garantizando
idóneamente el cumplimiento de la misión tanto institucional como
constitucional, vista desde aspectos como la seguridad y la convivencia.
ü Periodo o trimestre académico: El desarrollo de este módulo comprende un

espacio de tres días, de un periodo académico de 89 días.
8
1.1 COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA
El presente reglamento propende por alcanzar en el suboficial, el

desempeño idóneo como Comandante, a fin que asuma la
responsabilidad
responsabilidad sobre la consecución, gestión, empleo,
conservación, asignación y manejo adecuado de los recursos
logísticos, financieros y materiales, en pro de alcanzar el
ordenamiento constitucional de atender la demanda social de
seguridad.
4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA

ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA
ü El Suboficial da un manejo adecuado de los

recursos logísticos, financieros y materiales, con
criterios administrativos modernos, que
garanticen su eficacia y eficiencia.
ü Confiabilidad
ü profesionalismo
ü Responsabilidad
ü Tolerancia
ü Prudencia.
Prudencia.
9
5 COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE
ADMINISTRACION Y LOGÌSTICA
El suboficial tiene el dominio adecuado

para gestionar los recursos que le son
asignados por la institución para el
cumplimiento de la misión del servicio,
optimizando su empleo, manejo y
conservación.
10
6 DESCRIPCIÓN DE LOS EJES TRANSVERSALES
TRANSVERSALIZACIÓN
6.1 DERECHOS HUMANOS Y D. I. H.
La correcta administración de los recursos logísticos, financieros y materiales

permite ofrecer un excelente servicio a la comunidad, garantizando de esta forma
el cumplimiento de la misión constitucional, la cual gira alrededor de la seguridad y
la convivencia pacífica, donde el respeto por el ejercicio de los derechos y
libertades fundamentales, se convierta en un deber de todos los componentes
activos de la sociedad.
6.2 PRINCIPIOS Y VALORES
Los valores institucionales buscan fortalecer la convivencia, cimentar la cultura de

servicio y garantizar transparencia y buen ejemplo, a través de las acciones y
vivencias que ayudan al crecimiento del hombre policía y al desarrollo de la
Institución, en este evento, se basará el estudio de la presente asignatura en la
confiabilidad, profesionalismo, responsabilidad, tolerancia y la prudencia.
6.3 INVESTIGACION
La humanidad desde sus orígenes se hace preguntas sobre diferentes temas, esa
propiedad, por así decirlo está inmersa en la mente y sapiencia humana,
obviamente la Policía Nacional, en cabeza de sus miembros no puede ser ajena a
este tipo de actitud, basada en el planteamiento de hipótesis sobre diversos
fenómenos. Entre ellos se podría entrever la inmersión de los campos
administrativos y logísticos dentro del andamiaje institucional y de esa manera
comprobar o desmentirlas. Para ello se requiere de un proceso metodológico
coherente, puesto que este módulo o asignatura proporciona a los discentes
elementos que le permitan abordar una temática, llena de conceptos en aras de
crear el hábito de investigación mediante el diseño de un esquema que le
garantice lograr sus propósitos. Definitivamente esa es la base que se persigue en
los aprendientes, que a partir de una serie de conceptualizaciones y
11
descubrimientos se cree la necesidad de investigar, en aras de lograr cambios que
permitan mejorar el alcance de los objetivos institucionales y de esa manera la
sociedad sea la beneficiada de estos alcances.
12
7 TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE
ADMINISTRACION Y LOGISTICA
COMPONENTES Y TABLA DE SABERES

SER SABER HACER SABER SER
• Sentido de • Concepción que da la • Conocimiento
pertenencia. conceptualización de adecuado de los
• Liderazgo. la temática en conceptos de la
• Empoderamiento. estudio. asignatura.
• Empatìa. • Seguridad en el • Políticas
desarrollo de institucionales para
procesos administrar bienes
administrativos y de estatales.
logística • Emprendedor a la
• Objetividad y hora de
coherencia en el desenvolverse en el
desarrollo de ámbito policial
actividades como comandante.
administrativas como • El conocer el
comandante. desarrollo de las
• Destreza para actividades
desenvolverse dentro administrativas y de
de un ambiente logística permite
administrativo acceder con mayor
cambiante. positivismo en la
Institución.
13
8 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS
ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÒN Y
LOGÌSTICA
ü Presentación breve del desarrollo de la asignatura y las formalidades para el

alcance de objetivos de aprendizaje con los estudiantes.
ü Realización de una breve encuesta o sondeo que tenga inmerso,

prácticamente el contenido conceptual de la evaluación final, en aras de
comparar el conocimiento presente y el alcanzado una vez se culmine el
estudio de la asignatura.
ü Adelantar una coevaluaciòn, donde participe el gran grupo de estudiantes, a fin

que cada estudiante conozca el punto de vista de uno o dos de sus
compañeros.
ü Avanzar en el aprendizaje por medio de la explicación de dudas e

incomprensiones con discernimiento de conceptos por medio de la
participación de los discentes y del autoconocimiento del docente.
14
9 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 1
“FUNDAMENTOS DE LOGISTICA”
9.1 INTRODUCCIÓN.
Es imprescindible que al hablar de la logística, se interiorice la importancia de sus

fundamentos teóricos y aplicaciones prácticas de las cinco áreas que integran la
logística en toda organización moderna, entre ellas el servicio al cliente, el
transporte, el manejo de inventarios, el flujo de información y el proceso de
pedidos.
Para nadie es ajeno la necesidad de adelantar la práctica de técnicas modernas

de gestión en los diferentes aspectos de la función logística a fin de maximizar y
mejorar la calidad del servicio de policía para una demanda social que, día a día
espera más de la Policía Nacional como institución.
9.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:
El suboficial domina la terminología propia de la administración logística, sus

sistemas de información y fuentes, con criterios modernos de administración que
le agreguen valor a su desempeño y procesos asignados.
GENERALIDADES:
Durante esta primera unidad de estudio sobre la Administración & Logística, se

centrará el énfasis de la importancia en medio de la historia que ha tenido la
Logística y en especial relacionada con el desarrollo de la actividad policial por
intermedio de sus suboficiales.
La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a

la ciudadanía, optimizando la gerencia y la gestión logística, además por medio de
la coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de
compra: calidad, confiabilidad, distribución, protección, servicio.
15
De esta manera se amplía la visión Gerencial para convertir a la logística en un
modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y
externas de la Institución, puesto que la definición tradicional de logística afirma
que el producto o servicio adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el
tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temáticas que

deben conceptualizarse y ponerse en práctica por parte de los discentes para
propender en el mejoramiento del trabajo en equipo ante todo.
9.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü CONCEPTO DE LOGÍSTICA.
El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un

papel de integración de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento
de un flujo dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda
en el momento que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que está
dispuesto a pagar. Para ello centra su actividad en realizar la coordinación de las
actividades siguientes en función de asegurar el flujo que garantiza un alto nivel de
servicio al cliente y de reducción de costos:
ü Almacenaje
ü Despacho
ü Aprovisionamiento
ü Compras
ü Economía material
ü Transporte externo
ü Transporte interno
ü Transporte interempresa
ü Distribución
ü Tratamiento y atención de los pedidos
ü Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente
ü Planificación de la producción
ü Control de producción
ü Información y comunicaciones
ü Control de calidad
ü Finanzas
ü Mantenimiento
ü Mercadeo
ü Ventas
ü Protección del medio ambiente.
16
Esto no significa que la gerencia logística asuma la gestión de cada una de las
actividades anteriores, sino que se encarga de realizar la coordinación de las
variables de cada una de ellas para garantizar soluciones integrales en función de
ejecutar un flujo racional y que asegure un alto nivel de servicio al cliente con
bajos costos. La tendencia es buscar cada vez más autonomía de los eslabones
ejecutivos de la empresa conjuntamente con el aumento de la integración de la
gestión de toda la cadena logística, lo cual permite una elevada capacidad de
reacción ante los clientes, una alta capacidad de innovación y un incremento del
valor de los productos. La empresa debe adoptar para tal fin una filosofía de
gestión y una organización plana o de redes de unidades que posibilite una
consecuente aplicación de esta concepción organizacional de la logística.
El sistema logístico de la empresa se caracteriza por mantener un carácter abierto,

o sea, mantiene una adecuada utilización de las relaciones con unidades del
entorno que le garantiza a través de alianzas y outsourcing obtener servicios y
productos con alta eficiencia. Igualmente se caracteriza por un satisfactorio
balance dinámico que le permite mantener una coordinación permanente de todos
los elementos a partir de mantener la subordinación del funcionamiento y
organización de cada uno a determinados parámetros generales del sistema.1
ü CANALES DE DISTRIBUCIÓN LOGÍSTICA.
También llamado canal de mercadotecnia, el canal de distribución logística es una

estructura de negocios de organizaciones interdependientes que va desde el
punto del origen del producto hasta el consumidor. Los productores se mueven a
través de los canales de mercadotecnia por medio de la distribución física.
Existen tres importantes necesidades que satisfacen los canales de

mercadotecnia:
1. Canales de Distribución para Productos Industriales
Los productos industriales tienen una distribución diferente de las de los productos
de consumo y emplean cuatro canales que son: productores usuarios industriales:
este es el canal más usual para los productos de uso industrial ya que es mas
corto y él más directo; utiliza representantes de ventas de la propia fabrica.
Ejemplos: grandes fabricantes de metal, productores de bandas transportadoras,
fabricantes de equipos para construcción y otros. Productores distribuidores
industriales consumidores industriales: en este caso los distribuidores industriales
realizan las mismas funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones
desempeñan las funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempeñan
las funciones de fuerza de ventas de los fabricantes. Productores agentes
distribuidores industriales usuarios industriales: en este canal la función del agente
1
http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm
17
es facilitar las ventas de los productos y la función del distribuidor es almacenar
los productos hasta que son requeridos por el usuario industrial. Productores
agentes usuarios industriales: en este caso los distribuidores industriales no son
necesarios y, por lo tanto, se eliminan. Ejemplo: productos agrícolas.
2. Canales de Distribución para Productos de Consumo.
Los Canales para productos de consumo se dividen a su vez en cinco tipos que se
consideran los más usuales: productores Consumidores: esta es la vía mas corta y
rápida que se utiliza en este tipo de productos. La forma que más se utiliza es la
venta de puerta en puerta, la venta por correo, el telemercadeo y la venta por
teléfono. Los intermediarios quedan fuera de este sistema. Productores minoristas
consumidores: este es el canal más visible para el consumidor final y un gran
número de las compras que efectúa el público en general se realiza a través de
este sistema. Ejemplos de este canal de distribución son los concesionarios
automatices, las gasolineras y las tiendas de ropa. En estos casos el productor
cuenta generalmente con una fuerza de ventas que se encargara de hacer
contacto con los minoristas que venden los productos al público y hacen los
pedidos después de lo cual los venden al consumidor final. Productores
mayoristas minoristas o detallistas: este tipo de canal lo utiliza para distribuir
productos tales como medicina, ferretería y alimentos. Se usa con productos de
gran demanda ya que los fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus
productos a todo el mercado consumidor. Productores intermediarios mayoristas
consumidores: este es el canal mas largo, se utiliza para distribuir los productos y
proporciona una amplia red de contactos; por esa razón, los fabricantes utilizan a
los intermediarios o agentes. Esto es muy frecuente en los alimentos perecederos.
El que se mencionen estos canales de la manera en que se ha hecho no significa
que sean los únicos; en ocasiones se hace una combinación de ellos.
3. Integración de los Canales de Distribución.
En este aspecto el estudiante se podrá preguntar cuál es la relación de estos

términos con la actividad policial, que lejos de verlos como ejemplo simple, nos
conducen a visualizar todo el camino que debe llevar cualquier proceso por simple
que parezca, inmiscuyendo a productores y sus intermediarios para actuar
conjuntamente y obtener beneficios mutuos. Curiosamente la Policía sería en
diferentes casos la productora de seguridad y a la vez intermediaria, es decir
aportando estrategias para hacer llegar esa seguridad a todas las personas
residentes en algún sector.
Los eslabones de un canal pueden combinarse en forma horizontal y vertical bajo

la administración de un líder del canal. La combinación puede estabilizar los
suministros, reducir costos y aumentar la coordinación de los miembros del canal.
La Integración vertical de los canales, se refiere a la combinación de dos o más

etapas del canal bajo una dirección. Esto traería como resultado la compra de las
operaciones de un eslabón de canal o la realización de las operaciones de este
eslabón para llevar a cabo las funciones. Por ejemplo, un gran comerciante de
18
ventas masivas, como las tiendas de descuento, pueden almacenar y transportar
los productos que le compra el fabricante, con lo cual se elimina la necesidad de
utilizar al mayorista.
Esta integración incluye el control de todas las funciones desde la fabricación

hasta el consumidor final, la virtud aquí se trataría de liderar el manejo de los
intervinientes en este proceso logístico.2
ü COSTOS LOGÍSTICOS.
Como en toda organización, su parte directa o gerencial, merece una enorme

importancia dentro del seguimiento a la cadena de abastecimiento y su relación con
los costos, de ahí la importancia de tener en cuenta este tipo de aspectos y en
especial la relación de costos que se asumen en el evento de no adelantarlos, o
hacerlos de una manera errónea.
En forma general en toda organización, y obviamente la Policía Nacional no puede

ser ajena a la clasificación de los costos directos, indirectos, fijos, variables, del
período, entre otros, toda vez que en el evento de llegar a una serie de toma de
decisiones, aspectos como los costos y el análisis del presupuesto tienen enormes
ingerencias dentro de las estrategias organizacionales a implementar en caso de
fallas o de algún tipo de mejoramiento empresarial.
De esta manera se aclara que se debe propender por incrementar el estudio y la

investigación acerca del impacto que tienen los costos logísticos en los resultados
organizacionales y en este caso en la Policía Nacional, los siguientes son los
aspectos logísticos más generales a tener en cuenta.
ü El costo de la gestión de abastecimiento y compras.

ü Los costos de mantener inventarios y almacenamiento.
ü El costo del transporte.
ü Otros costos logísticos.
ü SISTEMAS DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA.
Un sistema de distribución física consta de unos vehículos, unas instalaciones fijas

y unos objetos, o personas, que deben ser distribuidos, cada uno de los cuales
lleva asociados unos costes. Los vehículos incurren en costes de operación
(habitualmente, el vehículo va cargado en el reparto y vuelve de vacío si no logra
compensar envíos) y en costes de parada que incluyen carga y descarga. Las
instalaciones fijas soportan el coste del espacio destinado a guardar inventarios y
el coste de la carga y la descarga inicial y final. Los objetos distribuidos llevan un
2
http://ricoverimarketing.es.tripod.com/RicoveriMarketing/id15.html
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coste asociado al inventario estacionario y otro coste asociado al inventario en
movimiento (pipeline). Nótese que este último inventario en movimiento se tiene
que pagar siempre y es independiente de la estrategia de envío, aunque varía al
cambiar el modo de transporte o las condiciones de guiado del mismo.
Los costes de inventario tienen tres componentes básicas: el precio de la

mercancía en stock, el coste de mantenimiento de inventario, expresado
habitualmente como porcentaje del coste de la mercancía, y el tiempo transcurrido
como stock. En la evaluación de estos costes deben tenerse en cuenta conceptos
muy delicados como las diferencias entre flujo de material y flujo de caja, fiabilidad
de los datos, homogeneidad de las unidades de los costes (sin márgenes
empresariales), determinación de las unidades de negocio de la empresa para
diferenciar los costes asociados a envíos internos de partes producidas por la
misma empresa, etc.
Estrategias de distribución.
La mejor manera de concretar diversas estrategias de distribución física es,

quizás, con un ejemplo: Una empresa dispone de varias fábricas y muchos centros
de distribución o delegaciones con demanda.
Logística del transporte
Equilibrada. Cada fábrica produce un componente de un producto y se plantea la

mejor manera de enviar las componentes de las fábricas a los centros de
distribución con camiones. La primera estrategia de envío, quizás, consistiría en
hacer envíos directos entre cada fábrica y una delegación, con camiones llenos.
Desde luego, esta es la estrategia que minimiza los costes de transporte para un
modo y tipo de vehículo dados, aunque podría tener unos costes de inventario
muy elevados.3
ü SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS.
Las actividades de una empresa o negocio requieren constantemente del empleo

de estrategias que conduzcan al mejoramiento de los procesos que coadyuven de
igual manera a maximizar su servicio, en estas obviamente se encuentra la Policía
Nacional.
Temas empresariales como el equipo computacional: el hardware necesario para

que el sistema de información pueda operar son temas hoy por hoy de común
utilización.
En medio de esta conceptualización está de igual manera el talento humano que

obviamente interactúa con el Sistema de Información, formado por las personas
3
www.edicionsupc.es/ftppublic/pdfmostra/EC03702M
20
que utilizan el sistema y que deben estar completamente mentalizadas en una
idónea capacidad para su manejo, puesto que un sistema de información
visualizándolo desde una perspectiva muy generalizada debe realizar cuatro
actividades básicas que se verán a continuación:
Entrada de Información: es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las cintas magnéticas, las unidades de disco extraíble, los códigos de barras, los
escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: el almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o
proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o unidades de disco
extraíble y los discos compactos (CD-ROM o DVD).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información

para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase
automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una
interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las
pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.4
4
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml
21
ü FACTORES DE CAMBIO Y TENDENCIAS APLICADAS AL SECTOR
PÚBLICO.
En el transcurso de los años se han presentado diferentes concepciones respecto

a la definición del término de competitividad; de la teoría clásica de las ventajas
comparativas se pasó a la de ventajas competitivas y a las nuevas teorías del
comercio internacional, la cual incluye variables tecnológicas, habilidades
administrativas que aumentan la eficiencia. Con la mayor apertura y globalización
del entorno mundial, estos términos cobran vigencia; sin embargo, en la actualidad
no existe un consenso sobre su juicio y medición, afortunadamente la Policía no
ha sido ajena a esta transformación pues su penetración en el campo tecnológico
ha sido bien visible, máxime si se tiene en cuenta que el objetivo de nuestra
institución es la sociedad y ésta no puede ser ajena al mejoramiento de los
diferentes procesos tendientes a optimizar la seguridad.
Anualmente diferentes entidades internacionales reportan información sobre las

mediciones de la competitividad y el comportamiento económico en diferentes
países. Se pueden destacar entre otras las realizadas por el Foro Económico
Mundial (FEM), el Anuario Mundial de Competitividad (IMD), el Doing Business del
Banco Mundial, el Índice de Libertad Económica del Heritage Foundation, Índice
de Globalización, Índice de Desarrollo Humano.
Cada uno de ellos utiliza metodologías diferentes y las ajustan constantemente,

adicionando países de evaluación, con lo cual dificulta el seguimiento real del
indicador. En Colombia ha trascendido con mayor difusión la evaluación del FEM y
del IMD.
En la metodología del FEM se define la competitividad como la habilidad de un

país para alcanzar altas tasas sostenidas de crecimiento del producto per cápita.
De otra parte, en el IMD la define como la habilidad de una nación para crear y
mantener un entorno que sustente una mayor creación de valor para sus
empresas y más prosperidad para sus habitantes. Ambas instituciones realizan
una evaluación anual sobre el comportamiento de la competitividad, con
metodologías y muestra de países diferentes. Con base en estos resultados,
Colombia ha mejorado su posición relativa en los últimos años.
La razón de la disminución en el 2006 fue el cambio de la metodología en la

evaluación y el mayor número de países de la muestra5[1]. Se incluyeron más
variables, evaluadas en tres grandes factores: a) Requerimientos básicos
(instituciones, infraestructura, macroeconomía, salud y educación primaria), b)
Reforzadores de Eficiencia (alta educación y entrenamiento, eficiencia del
mercado), y c) Innovación (preparación tecnológica, sofisticación de los negocios e
innovación).
22
Sin duda que en los últimos años, Colombia ha mejorado en el aspecto del manejo
de las variables tanto macroeconómicas como sociales y del componente de
Instituciones Públicas, entre ellas sobresale la gestión de la Policía Nacional,
máxime si este último que califica entre otros aspectos referentes a la percepción
de seguridad por parte de la ciudadanía, es decir que la gestión administrativa y
logística, definitivamente está inmersa dentro del mejoramiento organizacional.
ü LA LOGÍSTICA EN LA POLICÍA NACIONAL.
Como se ha visto en los anteriores conceptos, la logística está presente en los

procesos administrativos adelantados en la Policía Nacional, éstos han permitido
optimizar los diferentes recursos con los que cuenta la organización, pues si bien
se puede contar con un excelente talento humano en determinado sector, si a
estos no les llegan a tiempo y en óptimo estado los elementos necesarios no es
mucho lo que pueden adelantar.
Aquí se puede traer a colación la importancia que ha tenido desde siempre la

logística y en especial en los enfrentamientos bélicos entre países, de hecho se
dice que ese fue el nacimiento de la logística, algunos países participantes de la
segunda guerra mundial, mostraron ciertas ventajas comparativas gracias a
fortalezas en el desarrollo logístico y prácticamente ganaron la misma.
Es por eso que la Policía Nacional no ha sido ajena a este aspecto y ha sabido
compenetrarse en su implementación en aras de mejorar el servicio de policía a la
ciudadanía, es por ello que los suboficiales deben conceptualizar e interpretar sus
bondades en el momento de asumir responsabilidades como la de administrar
procesos, productos o servicio, los cuales permitirán ofrecer ventajas o
desventajas (en el evento de un mal manejo) ante el desorden público e incluso
ante otras instituciones que día a día quieren copar nuestros espacios ante la
sociedad.
Para mejorar el entendimiento de esta responsabilidad, se pone a consideración la

resolución número 04570 del 05 de septiembre de 2006 por medio de la
cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestión Logística y
Abastecimientos de la Policía Nacional.
Conforme con el Artículo 1º, parágrafo, de la Ley 87 de 1993, los manuales de

procedimientos es uno de los instrumentos a través de los cuales se cumple el
control interno;
Que el Artículo 17 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, define que, en la

formulación de las políticas de desarrollo administrativo se tendrá en cuenta entre
otros, la racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo; realizar
ajustes a la organización interna de las entidades, relacionadas con la distribución
de competencias de las dependencias o con la supresión, fusión o creación de
23
unidades administrativas fundamentadas en la simplificación de los
procedimientos identificados y en la racionalización del trabajo.
Que el literal f, del Articulo 4 de la Ley 872 del 2003, “Por la cual se crea el
sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras
entidades prestadoras de servicios”, establece entre los requisitos para la
implementación del sistema, la necesidad de documentar y describir de forma
clara, completa y operativa, los procesos identificados, que contribuyan a
garantizar la calidad del servicio.
Que el numeral 7 del articulo 35 del Decreto 1512, del 11 de agosto de 2000 “Por
el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan
otras disposiciones”, facultó al Director General de la Policía Nacional, para
expedir las- -resoluciones, manuales y demás actos administrativos necesarios
para administrar la Policía Nacional en todo el territorio nacional.
Que la aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos
del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en la
parte administrativa de la Policía Nacional, promoviendo y facilitando la correcta- -
ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión
institucional.
Que el Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la

Policía Nacional permite contar con una herramienta útil y adecuada a la
institución como mecanismo de desarrollo organizacional, para de una parte,
servir de guía a quienes lo consulten y a la vez facilitar la difusión y aplicación de
procesos estandarizados al interior de toda la institución en áreas administrativas.
Que la estandarización de los procedimientos de soporte contenidos en la Cadena

de Valor de la Policía Nacional, dentro de parámetros de calidad, facilita y agiliza
la gestión de la entidad en materia logística y de abastecimiento.
Que la estandarización de procedimientos propicia la transparencia en todas las

actuaciones de los servidores públicos, generando credibilidad en la
administración del servicio policial frente al ciudadano y a las entidades de control
del Estado,
RESUELVE:
Articulo 1º. Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos de Gestión

Logística y Abastecimientos de la Policía Nacional, que forma parte de la presente
resolución y que se identificará, así: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTOS DE LA POLICIA NACIONAL.
Parágrafo Primero: El manual de procedimientos de Gestión Logística y

Abastecimientos de la Policía Nacional, tendrá la siguiente estructura:
1. Caracterización del Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos.

2. Catalogo del Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos.
24
3. Documentación de los procedimientos del Macroproceso Gestión Logística y
Abastecimientos:
a. Hoja de presentación
b. Flujograma o Diagrama de Flujo
c. Descripción del procedimiento
d. Caracterización de los procedimientos.
e. Anexos
Parágrafo Segundo: Los procesos, actividades o tareas del servicio policial se

documentarán de acuerdo a los parámetros establecidos en la “Guía para
Documentar Procedimientos”, adoptada por la Policía Nacional mediante
Resolución 01113 del 27 de mayo de 2004.
Parágrafo Tercero: Los procesos, actividades o tareas que hacen parte del
Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos son:
1. MACROPROCESO:
Gestión Logística y Abastecimientos
2. PROCESOS:
2.1 Administrar Almacenes de la Policía Nacional
2.2 Administrar Semovientes de la Policía Nacional
2.3 Adquirir Bienes y Servicios
2.4 Realizar Mantenimiento Total
3. ACTIVIDADES O TAREAS QUE REQUIEREN PROCEDIMIENTO:

3.1 Actualizar Hojas de Vida de vehículos de la Policía Nacional
3.2 Adquirir Seguros para Vehículos de la Policía Nacional
3.3 Distribuir Combustible para Vehículos de la Policía Nacional
3.4 Realizar Remate de Automotores de la Policía Nacional
3.5 Asegurar la Calidad
3.6 Realizar Entrada de Bienes o Servicios
3.7 Realizar Salida de bienes o Servicios
3.8 Realizar Baja de Bienes
3.9 Realizar Entrada de Material de Guerra
3.10 Realizar Salida de Material de Guerra
3.11 Controlar Inventarios de la Policía Nacional
3.12 Reproducir Semovientes de la Policía Nacional
3.13 Adiestrar Semovientes de la Policía Nacional
3.14 Realizar Herraje y Mantenimiento de Cascos a Semovientes
3.15 Administrar Bienes o Servicios Provenientes de la Cooperación Internacional
3.16 Administrar la Caja Menor de la Policía Nacional
3.17 Realizar Licitación Pública
3.18 Realizar Contratación Directa de Mayor Cuantía
3.19 Realizar Contratación Directa de Menor Cuantía
3.20 Realizar Contratación Directa de Mínima Cuantía
25
3.21 Realizar Coordinación de Contratos Interadministrativos
3.22 Adquirir Bienes inmuebles para Construcción de Unidades Policiales
3.23 Elaborar Proyecto para Construcción de Estaciones
3.24 Realizar Mantenimiento de Armamento
3.25 Realizar Mantenimiento de Instalaciones Policiales
3.26 Realizar Mantenimiento de Vehículos de la Policía Nacional
Articulo 2º. AMBITO DE APLICACIÓN. La ejecución de los procedimientos

Logísticos y de Abastecimientos contemplados en el citado manual, será realizada
por los Servidores Públicos de la Policía Nacional que dentro de las actividades
administrativas de las diferentes Unidades Policiales les corresponda desarrollar
total o parcialmente el Macroproceso Gestión Logística y Abastecimientos para el
cumplimiento de la misión institucional.
Artículo 3º. CREACION, SUPRESION, ADICION O MODIFICACION DE

PROCEDIMIENTOS. Las unidades de policía interesadas, deberán presentar y
solicitar al Comité de Calidad las modificaciones y actualizaciones a los
procedimientos por intermedio de la Oficina de Gestión Institucional o la
dependencia que haga su veces.
Artículo 4º. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIÓN. La

responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar los
procedimientos documentados a través del presente manual, estará a cargo de las
Direcciones, Oficinas Asesoras y sus unidades desconcentradas, de acuerdo con
el ámbito misional que les corresponda.
Artículo 5°. ACTUALIZACIONES AL PRESENTE MANUAL. La facultad para

adoptar las actualizaciones al presente manual, será responsabilidad de la Oficina
de Gestión Institucional, o la dependencia que haga sus veces, previa aprobación
del proyecto de actualización o modificación por parte del Comité de Calidad de la
institución.
Parágrafo Primero: Las modificaciones y actualizaciones de los procedimientos

deberán constar en actas escritas de aprobación, que resulten de las reuniones
semestrales del Comité de Calidad de la Institución.
Parágrafo Segundo: En caso de cambio o modificación total o parcial de Leyes,

Decretos, Resoluciones y otras que afecten de manera sustancial los
procedimientos Logísticos y de Abastecimientos, se reunirá extraordinariamente el
Comité de Calidad para realizar los ajustes correspondientes.
Parágrafo Tercero: Toda modificación o actualización del Manual de

Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos, aprobada por el Comité
de Calidad de la Policía Nacional, deberá realizarse mediante el Acto
Administrativo correspondiente.
Articulo 6º. PUBLICIDAD Y DIFUSION. La Oficina de Gestión Institucional o la

dependencia en que se delegue esta responsabilidad, pondrá en funcionamiento
26
los mecanismos de difusión necesarios para el conocimiento y aplicación del
“Manual de Procedimientos de Gestión Logística y Abastecimientos de la Policía
Nacional” en las unidades policiales. Igualmente, se pondrá a disposición de los
usuarios de la entidad en los sistemas de comunicación, consulta y publicidad
disponibles para el efecto.
Articulo 7º. APLICACIÓN EN PROGRAMAS DE FORMACION. La Oficina de

Gestión Institucional en coordinación con la Dirección de la Escuela Nacional de
Policía “General Santander” o las dependencias que hagan sus veces,
implementarán procesos pedagógicos para la enseñanza del Sistema de
Estandarización y la aplicación de los procedimientos descritos en el presente
manual, a través de los programas de formación, capacitación y especialización
del sistema educativo policial.
Articulo 8º.VIGENCIA. Los procedimientos aquí relacionados quedarán vigentes

para la Policía Nacional a partir de la fecha de expedición de la presente
resolución y su aplicación será de obligatorio cumplimiento en todas las
actividades del servicio relacionadas con el macro proceso Gestión Logística y
Abastecimientos.
Articulo 9º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y

deroga las disposiciones que le sean contrarias.6

ACADÉMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y
LOGISTICA.
Gracias al desarrollo de la presente unidad de aprendizaje de la asignatura de

Administración y logística, se han identificado cuatro tipos de estrategias
generales en el ámbito educativo. Las tres primeras coadyuvan al alumno a
elaborar y organizar los contenidos para que resulte más fácil el aprendizaje
(procesar la información), la cuarta está destinada a controlar la actividad mental
del alumno para dirigir el aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje
para que éste se produzca en las mejores condiciones posibles.
1. Estrategias de ensayo.
Son aquellas que implica la repetición activa de los contenidos, centrándose en

secciones claves para el entendimiento. En el caso propio, recae en la lectura
concienzuda aplicando métodos y estrategias de estudio como el IPLER, por
ejemplo, a fin de conceptualizar y transversalizar las temáticas con su labor al
frente de la responsabilidad de administrar recursos para el servicio.
6
Resolución número 04570 del 05 de septiembre de 2006.
27
2. Estrategias de elaboración.
Lo cual implica conexar nuevos conceptos, por medio de los resúmenes a partir de
las analogías, tomando notas y auto contestando preguntas, describir como se
relaciona la información nueva con el conocimiento existente. Pues para nadie es
ajeno que el medio social en que se encuentra la institución es muy cambiante y
basta hacer comparaciones para establecer la enorme evolución, en aspectos
como el educativo y el tecnológico por ejemplo, para determinar la importancia que
trae consigo el conocimiento de este tipo de temáticas.
3. Estrategias de organización.
Para agrupar la información o los conceptos en aras de que sea más fácil su
recordación, ello implica imponer estructuras a los contenidos de aprendizaje,
utilizando herramientas actuales como los mapas conceptuales, pues aunque se
puede establecer que si bien existen métodos educativos bien interesantes como
los Ensayos, donde el estudiante puede crear, desde su propio punto de vista, una
nueva visualización o creencias a partir de lo leído, los mapas conceptuales son
una estrategia estupenda en aras de conceptualizar lo máximo posible.
4. Estrategias de control de la comprensión.
Teniendo en cuenta que ésta se liga netamente a la cognición, esto trae como
necesidad el tratar de seguir la pista de las estrategias que se usan y del éxito
logrado con ellas y adaptar la conducta en concordancia.
La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de
la comprensión es la practica de esta serie de actividades típicas para un
profesional de policía que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de
una serie de estrategias bien definidas que conducirán a empoderarse de un
conocimiento científico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de
esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.
9.5 GLOSARIO DE TÈRMINOS
Franquicia: contrato mediante el cual se otorga una licencia a una empresa,

cediendo para esta su marca registrada, maquinaria y cultura administrativa.
Fusión: proceso en el que dos o más empresas se unen con el propósito de

conformar una empresa nueva, usualmente prescindiendo de las anteriores.
Globalización: proceso que amplia la producción y oferta de bienes y servicios a

nivel mundial. Se entiende como un proceso político y económico cuya visión es
hacer del mundo - globo terráqueo - un solo mercado. Existen choques en la
concepción del proceso globalizador actual, en pro y en contra del mismo. Se
28
contempla como un proceso que. Al transformar costumbres comerciales, afectan
también comportamientos y modos de vida, por lo que también debe entonces
entenderse como proceso social y cultural.
Innovación: cambios que se efectúan con el objeto de mejorar los resultados e

impactos tanto a nivel de la empresa como ante el consumidor o demandante de
sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar las técnicas operativas y
productivas, de tal forma que se obtenga las misma (o mayor) cantidad de
producción con mayor calidad utilizando menos recursos. Algunas innovaciones
dan lugar a creaciones o mejoras en algo ya existente (inventos) o a la incursión
de algo nunca antes utilizado (descubrimientos); todo ligado a la investigación.
ISO 9000: Normatividad que evalúa la capacidad de una empresa para fabricar en
forma constante sus productos mediante procesos de buena calidad.
ISO 14000: normatividad que evalúa la capacidad de la empresa para producir

sus bienes mediante procesos de buena calidad y con alta eficiencia en el cuidado
ecológico y medio ambiental.
Licencias: contrato mediante el cual una empresa recibe de otra el derecho de

uso de varios de sus activos a cambio del pago de un monto determinado por el
uso de los mismos. Estos activos son propios de la empresa otorgante, como su
marca, patentes o tecnologías.
Monopolio: empresa o compañía que en el mercado es oferente único de un bien

o servicio sin competencia alguna, controlando todas las variables relativas al
mismo (precio, cantidades producidas, cantidades ofrecidas).
Multinacional: empresas que operan en más de un país, efectuando sus

operaciones de entrada, proceso y salida a nivel internacional.
Negociación colectiva: aquella en los cuales los términos y acuerdos pactados

se realizan según la opinión y consentimiento de todos los seguidores y
empleados de la organización.
Oligopolio: conjunto de empresas que de conformidad se comprometen a fijar

precios equitativos con el objetivo de controlar los precios de un conjunto de
bienes o servicios que solo ellos ofrecen en un mercado determinado.
Oligopsonio: contrario al oligopolio, es aquel mercado en el que son pocos los

demandantes de bienes y servicios determinados.
Outsourcing: forma de mejorar competitivamente contratando los servicios de

otras empresas especializadas en algunos procesos que no son propios del objeto
social de la empresa.
29
9.6 SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA
Programa de Cátedra de Administración y Logística.
1. Objetivos
Se plantea, para este nivel, además de los contenidos específicos, una

profundización de la bibliografía existente en cuanto a estas temáticas, la cual por
obvietud no puede ser estéril, es decir que se debe actualizar y profundizar
propendiendo por internarse en la sapiencia de otros autores (no necesariamente
policiales) pues sin duda ello permitirá un mejor entendimiento no solo de las
temáticas, sino de la misión misma que se tiene.
2. Conocimiento y comprensión de:
La presente compilación de normatividad y bibliografía temática, la cual tiene por

finalidad unificar la comprensión de la administración y logística; sin embargo, la
norma aquí prescrita es de carácter general, por lo cual se debe investigar y a la
vez actualizarse en todo este tipo de aspectos académicos y normativos.
3. Habilidades que le permitan:
Leer el presente modulo, con seguridad servirá de “combustible” para profundizar

en las temáticas, propendiendo por ubicar mas bibliografía similar, a fin de
compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tópicos, fortaleciendo la
condición de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la
institución nos impone.
Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administración y la

logística, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales
en este aspecto, sin alejarse de la realidad única, que reposa en la claridad de
saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es
la de brindar seguridad a la ciudadanía.
Explorar por medio de la elaboración de mapas conceptuales la mayor cantidad de

conocimiento proveniente de esta interesante compilación de administración y
logística
Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos

contractuales (administrativos, logísticos y/o financieros) donde este inmersa la
ejecución de recursos estatales, a fin de compenetrarse con la importancia de la
transparencia que se exige a la hora de adelantar este tipo de emprendimientos
Valorar críticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar

avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal.
4. Disposiciones para:
30
Indagar y reflexionar a los fines de una búsqueda de superación intelectual.
Participar activamente de las distintas instancias pedagógicas propuestas por la
Cátedra.
Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un

aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformación de
ideales.
Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa.
5. Descripción analítica de actividades teóricas y prácticas
Se propone la investigación de procesos establecidos, como por ejemplo la

instalación de una granja integral en una unidad policial o la compra de un
elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de
los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento
por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo,
siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer
aprender.
La principal acción que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de
empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante
para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logísticos,
tolerante a la critica y permeable a la evolución de este tipo de transcursos.
9.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS
COMPETENCIAS ESTRATEGIAS DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN
GENERALES Simulaciones Ideas
Hechos
El Suboficial contribuye con las Sucesos
herramientas adecuadas para el control y Eventos
seguimiento a los servicios de policía y a la Comparación
gestión policial en los diferentes niveles del Clasificación
servicio.
FUNDAMENTALES Asignación de actividades. Evaluación continua

Autorregulación
Empoderamiento conceptual
Liderazgo
ESPECIFICAS: El Suboficial identifica Mapas conceptuales de la Autoevaluación, coevaluacion y
con claridad los diferentes procesos normatividad. heteroevaluacion de las actividades
contractuales y normativos para llevar a Adelantar procesos propuestas.
cabo emprendimientos de tipo administrativos y logísticos
administrativo y logístico dentro del ámbito institucionales.
policial, con una orientación igualmente
externa.
31
ORGANIZACIÓN DE CAMPOS Y AREAS DE TRABAJO, DESARROLLO

ORGANIZACIONAL.
10.1 INTRODUCCIÓN.
Dentro de toda actividad policial está inmersa la utilización de espacios físicos,

pequeños o grandes, ello es muy variable. Lo más importante aquí es tocar
aspectos como el trabajo en equipo, la interactuación del talento humano en pro
de la mejor utilización y optimización de los diferentes procesos que conduzcan a
garantizar un excelente servicio de policía dirigido a la sociedad.
El suboficial identifica los principales elementos de la organización administrativa

y logística, desde el punto de vista de la teoría de las organizaciones.
GENERALIDADES:
El enorme interés de esta segunda unidad para el aprendizaje de este módulo lo

trae el conocimiento sobre el Desarrollo Organizacional, el cual se ha constituido
en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor
eficiencia organizacional, condición indispensable en el mundo actual,
caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. En estos
tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rápidamente y los recursos se
vuelven escasos, cada vez es más necesario comprender aquello que influye
sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde
principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes
físicos y sociales sobre el comportamiento humano. Así es como el clima
organizacional determina la forma en que un individuo (policía) percibe su trabajo,
su rendimiento, su productividad, su satisfacción, etc. En otros términos, la
percepción del clima de trabajo por parte de un empleado consiste en la respuesta
a una pregunta clave: que usted mismo puede formularse… ¿le gusta a usted
mucho trabajar en la Policía Nacional?
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temáticas o

subunidades que sin duda conducirán a interiorizar y asimilar fortalezas que
32
coadyuven a mejorar el impulso laboral, por así decirlo en aras de mejorar su
actitud como suboficial, responsable de diferentes procesos.
10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS
ü CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN, TAREA, TRABAJO Y DESEMPEÑO.
ORGANIZACION
La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos

personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una
meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas
productoras y de servicios son organizaciones, como también lo son escuelas,
hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de
policía y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las
personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que
las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en
ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).7
TAREA
Fase de trabajo concreto que tiene una entidad definida en sí mismo. Tiene un
principio y un final bien determinados, un tiempo concreto de realización, un
número preciso de operaciones, un método concreto de realización y supone, en
algunos casos, el uso de máquinas, instrumentos y herramientas para su
ejecución. La realización de un conjunto de tareas implica una función
determinada.8
TRABAJO
Esfuerzo personal para la producción y comercialización de bienes y/o servicios

con un fin económico, que origina un pago en dinero o cualquier otra forma de
retribución. Es una parte o etapa de una obra de un proyecto para la formación de
un bien de capital. Labor, deber, relación y responsabilidad que debe realizarse
para el logro de un fin determinado y por el cual se percibe una remuneración. De
igual manera la acción de trabajar es el esfuerzo humano aplicado a la producción
de la riqueza. Se usa como oposición de capital. Estudio, investigación.9
7
http://personales.com/costarica/sanjose/administracion/concepto_de_organizacion.htm
8
http://www.juntadeandalucia.es/empleo/orienta/menuInicioguia/glosario.asp?letra=t
9
http://www.definicion.org/trabajo
33
DESEMPEÑO
Realización de las funciones propias de un cargo o trabajo, significa también el

desempeño de su profesión el cual le obliga a desempeñar ciertas actividades y le
impide adelantar otras.
ü PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN.
La Policía Nacional es una organización modelo ante la sociedad por su grandeza

y por su importancia, basada en la razón de ser, es decir, la seguridad, por ello a
continuación se conceptualizan los siguientes términos en donde se transversaliza
la necesidad de llevar un orden a la hora de organizar un grupo de trabajo en aras
de asignar funciones y responsabilidades.
División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la

eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas
específicas a cada una de las partes de la organización.
Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición

ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y
valor moral de la persona.
Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior.
Es el principio de la autoridad única.
Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que

tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica

de la organización.
Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón más
alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los
escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la
cadena escalar o principio escalar.10
ü CARACTERÍSTICAS DE LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS.
Organizar no implica una especialización ocupacional extrema, que en muchos

casos hace que el trabajo sea poco interesante, tedioso e indebidamente
restrictivo. No hay nada en la organización que así lo determine. Decir que las
10
http://html.rincondelvago.com/principios-de-organizacion.html
34
tareas deben ser específicas no quiere decir que deban ser limitadas o mecánicas.
Un buen administrador es quien debe considerar, de acuerdo a los resultados
deseados, si se deben dividir en partes pequeñas (como en una línea de montaje
típica) o si se deben definir en forma lo suficientemente amplia para que abarquen
el diseño, la producción y la venta de la maquinaria. En cualquier organización, los
trabajos se pueden definir para que permitan poca o ninguna libertad personal, o
la discrecionalidad más amplia posible. No debemos olvidar que no existe una
forma mejor única de organizar y que la aplicación de la teoría de la estructura
organizacional debe tomar en cuenta la situación.11
ü PROCESOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
El Desarrollo .Organizacional debe ser un proceso dinámico, dialéctico y continuo

de cambios planeados a partir de diagnósticos realistas de situación utilizando
estrategias, métodos e instrumentos que conduzcan a optimizar la interacción
entre personas y grupo para constante perfeccionamiento y renovación de
sistemas abiertos técnico-económico-administrativo de comportamiento de manera
que aumente la eficacia y la salud de la organización y asegurar así la
supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus empleados.
El D.O. requiere visión global de la empresa, enfoque de sistemas abiertos,

compatibilización con las condiciones de medio externo contrato consciente y
responsable de los directivos desarrollo de potencialidades de personas, grupos,
subsistemas y sus relaciones (internas y externas) institucionalización del proceso
y auto sustentación de los cambios.
El D.O. implica valores realísticamente humanísticos adaptación, evolución y/o

renovación- esto es cambios que, aunque fueran tecnológicos, económicos,
administrativos o estructurales, implicarán en último análisis modificaciones de
hábitos o comportamientos.
El D.O. no es (no debe ser) un curso o capacitación o solución de emergencia

para un momento de crisis sondeo o investigación de opiniones, solamente para
información intervención aislada o desligada de los procesos gerenciales normales
iniciativa sin continuidad en el tiempo un esfuerzo de especialistas y otras
personas bien intencionadas, pero sin compromiso de los ejecutivos responsables
una serie de reuniones de diagnóstico, sin generar soluciones y acciones.
11
http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml
35
FASES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Como se observa en el gráfico, expresa un modelo general de intervención de

naturaleza cíclica estructurado en cinco fases: Diagnostico inicial, Eliminación de
Barreras, Planificación, Implementación y Evaluación. Su aspecto fundamental se
enfoca en determinar un plan de intervención apropiado (de aprendizaje) en
función de obtener niveles de funcionamientos deseados por la organización.
ü EVALUACIÓN Y PRÁCTICA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
La eficiencia de una empresa o institución, se precisa en cuanto al logro de los

objetivos para los cuales se ha estructurado, depende fundamentalmente de los
equipos humanos que la conformen. Se constituye entonces en un primer requisito
de eficiencia el estructurar equipos que accionen como tales y conformar toda la
organización para ello.
Por otra parte, es bien sabido que en la acción de los equipos de trabajo y en su
productividad juega un rol esencial las modalidades de relaciones humanas a las
36
cuales ellos se conformen. En efecto, del tipo de relaciones humanas en que se
desenvuelvan depende fundamentalmente el éxito o fracaso de la puesta en
práctica de planes, proyectos y políticas que les corresponda desarrollar.
Un aspecto esencial en las relaciones humanas está en el grado en que los

individuos que estén comprometidos en ellas hayan logrado o estén en
condiciones de alcanzar satisfacciones y requerimientos dados por su condición
humana.
Confluye igualmente en esta problemática las modalidades de conducción

(liderazgo) de los mandos o directores de la institución, desgraciadamente esta
conducción es dejada a la intuición, sentido común y condiciones personales de
quienes se desenvuelven en los niveles de autoridad. Esto sin considerar que una
buena dirección implica el disponer de conocimientos modernos en el área y de su
aplicación apropiada.
El conocimiento efectivo de los distintos fenómenos tanto individuales como

sociales ayuda a cada cual a comprender su propia acción y la de los otros,
permitiendo en consecuencia una mejor adecuación en relaciones humanas. Se
evitan así los roces y conflictos que constituyen un verdadero cáncer en la
productividad de los grupos de trabajo. Es por eso necesario desarrollar
programas de capacitación en el área, con un balance adecuado entre teoría y
práctica (porque solamente aprendizaje mecánico de procedimientos, sin entender
la significación de ellos, puede llevar a resultados absolutamente
contraproducentes). En suma, la capacitación de Directivos y Supervisores es
esencial en el Desarrollo Organizacional.
Una tarea fundamental, compleja y ardua es la del manejo eficiente de la

información. Para ello se requiere de comunicaciones eficientes cuya base
esencial son buenas relaciones humanas (recordar al respecto aquello de que "No
hay peor sordo que el que no quiere oir".
La gran cuestión en toda organización es la productividad que allí desarrollen los

distintos equipos de trabajo. Desde luego se trata de alcanzar una amplia y
efectiva complementación y coordinación de los equipos sin olvidarnos de la
efectiva colaboración individual para los objetivos de que se trate, lo que es
absolutamente indispensable para el logro de la productividad requerida por la
organización a fin de proseguir en un progreso satisfactorio.
Sin embargo, en la base de todo ello está la sustancial colaboración de todos y

cada uno de los miembros del personal. Esta colaboración (que corresponde al
conocido "ponerse la camiseta") es la resultante de una cantidad de factores entre
los cuales destaca la relativa satisfacción que tenga cada uno en cuanto a su
participación dentro de las actividades de la organización. Se trata entonces de
promover las condiciones que confluyan en este sentido y, asimismo, eliminar en
lo posible todos los obstáculos que se oponen a ello.
37
Las características mismas de la organización y su eficiencia en cuanto a las
tareas y funciones implicadas es otro elemento que participa en la buena o mala
moral de grupo, además de intervenir directamente en la productividad y fluidez de
las distintas actividades de la organización. El conformar la organización a sus
objetivos y tareas se convierte por lo tanto en una acción ineludible.12

ACADÉMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE
ADMINISTRACION Y LOGISTICA.
Partiendo de premisas basadas en que el movimiento del desarrollo

organizacional surgió con un complejo conjunto de ideas al respecto del hombre,
de la organización y del ambiente, en el sentido de propiciar el crecimiento y
desarrollo según sus potencialidades. Es necesario proyectarlo, si se puede
enunciar así para propender por alcanzar un desdoblamiento práctico y
operacional del conocimiento del suboficial de la Policía, por ello se han
identificado dos tipos de estrategias generales en el ámbito educativo, las cuales
ofrecen facilidades para que el estudiante se compenetre en este tipo de
conceptos y además sirviendo de trampolín para producir mentalización y
disposición de mejoramiento continuo con base en el trabajo en equipo.
Indudablemente este tipo de estrategia conducen al estudiante a penetrar campos

de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son la transformación del
entendimiento, representado en una herramienta como lo es el ensayo crítico,
pues permite que a partir de una serie de conocimiento, crear otros, también se
pone a consideración la importancia de adquirir estrategias educativas como lo es
el método IPLER de lectura a fin de alcanzar, en menor tiempo, la mayoría de
entendimiento de las temáticas con su valor agregado para incrementar la
responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos.
Aquí el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se

dijo antes en una actividad como el ensayo crítico, provee luces y magnifica el
visionamiento humano que sin duda no tiene límites, pues se sabe que los límites
los impone únicamente cada persona, es decir… se llega solo hasta donde se
quiera llegar. En tal sentido se debe “increpar” de la mejor manera posible para
tratar de ser más, alejándose del paradigma de la sociedad que percibe al policía
como una persona más.
12
http://www.monografias.com/trabajos14/desarrollo-organiz/desarrollo-organiz2.shtml#FASES
38
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman

elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir
personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los
objetivos estratégicos y son críticos para el éxito del negocio.
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede

resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar
diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios

para implantar una gestión determinada, como por ejemplo la gestión de la
calidad, la gestión del medio ambiente o la gestión de la prevención de riesgos
laborales. Normalmente están basados en una norma de reconocimiento
internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestión en el
aseguramiento de los procesos.
Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos

los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el
campo de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;
cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento

para facilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado
un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o
función.
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecución de un

objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental
con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.
Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la

evolución de un proceso o de una actividad.
Dirección: habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y

motiva a los seguidores y miembros de la compañía a la consecución de tareas
relativas al mejoramiento empresarial.
Economías de escala: aquellas donde el aumento en la cantidad producida

disminuye los costos de producción, disminuyendo el costo unitario y a su vez el
precio del mismo.
Eficiencia: es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera

posible con un mínimo de recursos empleados.
39
Eficacia: es la capacidad de acertar en la selección de los objetivos y las labores
más adecuadas de acuerdo a las metas de la organización.
Factores de producción: se consideran básicos: la tierra, la mano de obra y el
capital.
Factoring: modalidad comercial del sector financiero que se encarga de comprar

carteras empresariales de corto y mediano plazo. En Colombia existen empresas
especializadas en Factoring.
10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y

LOGISTICA
1. Objetivos
Partiendo de énfasis que permiten entender que la organización es un sistema

formal porque es un ente creado para un objeto, pero también, al ser manejado por
personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y
objetivos lo primero y fundamental de una organización debe ser darle la importancia
que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podría convertirse
en lo alcanzable por parte del señor estudiante.
Dentro de la presente compilación de conceptos bibliográficos, que tienen como

finalidad introducir al estudiante en la comprensión y delimitaciòn de los lazos que
unen la teoría existente sobre los temas con la aplicación de los mismos a la
actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el
contexto técnico de encontrarse dentro de una organización completamente
enlistada en la tecnología y en los nuevos retos organizacionales.
Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temáticas,

propendiendo incrementar la lectura, la investigación y obviamente el cambio de
actitud hacia el mejoramiento continuo de su institución y ser pieza clave dentro
del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se
exprese en resultados claros, no solo en disminución o incremento de índices, sino
que esa concepción intangible de la gente por su policía, cada vez sea mejor y
más fuerte.
Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueños dentro del aprendizaje

autònomo y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales.
40
Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el

estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo
de investigación (ensayos crìticos) y organizar ideas alrededor de los estudios
acerca de la organización, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo
organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga
bajo su mando.

EVALUACIÓN
Conceptos
El Suboficial contribuye con las Comparación
herramientas adecuadas para el
control y seguimiento a los servicios
de policía y a la gestión policial en los
diferentes niveles del servicio.
FUNDAMENTALES Asignación de actividades. Auto evaluación.

Auto comprensión
Reflexión.
ESPECIFICAS: El Suboficial Ensayo crítico e Coevaluacion y
identifica con claridad la relación investigación de temáticas heteroevaluacion de las
acerca de la importancia que tiene el similares a las propuestas. actividades propuestas.
desarrollo organizacional dentro de los
procesos administrativos y logísticos
que se llevan en la institución.
ADMINISTRACION DE PROCESOS
11.1 INTRODUCCIÓN.
Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se
desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no
importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo.
41
El suboficial identifica y comprende los procesos adoptados por la Policía Nacional

para el cumplimiento de la Misión, familiarizándose con su elaboración y
comprensión.
GENERALIDADES:
Dentro de cualquier proceso y en especial los que adelanta la Policía Nacional, el

propósito de la Administración de procesos, consiste en asegurarse que todos los
procesos claves trabajen en armonía para maximizar la efectividad organizacional.
La meta es alcanzar una ventaja competitiva a través de una mayor satisfacción
del cliente, en este caso de la ciudadanía. Las herramientas y técnicas que
usualmente se usan en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta de ideas,
votación, diagrama de Pareto, y gráficas.
OBJETO Y ALCANCE: La temática a desarrollar dentro de la presente unidad

permite entender de una manera más especifica, lo esencialidad de los procesos y
su administración por parte del suboficial para de esta manera alcanzar
entendimiento y destrezas para mejorar la organización.
ü QUÉ SON LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso

administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control,
consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se
toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso
administrativo.
PLANEACIÓN
“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización ".A. Reyes Ponce.
42
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas" J. A. Fernández Arenas.
ORGANIZACIÓN
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre
dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.
"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que

integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento
posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los
fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.
DIRECCIÓN
Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las

metas de la organización. Burt K. Scanlan.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los

subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación
y supervisión. Lerner y Baker.
EJECUCIÓN.
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien
y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.
ü Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la

decisión.
ü Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
ü Motivar a los miembros.
ü Comunicar con efectividad.
ü Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
ü Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
ü Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
ü Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
43
CONTROL
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que

ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será
necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos. Burt K. Scanlan.
ü ELABORACIÓN DE PROCESOS.
Un proceso se define como una serie de cambios a través de los cuales algo se
desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no
importando si sea pequeño o grande, complicado o sencillo, involucra tres
componentes principales:
ü Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de

otros subsistemas.
ü Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las
entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del
subsistema.
ü Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por
otro sistema en el ambiente externo.
El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento
de procesos y sus objetivos:
Fase de Diseño: Mejorar el esfuerzo que se enfoca en información acerca de las

necesidades del cliente pasos de diseño en la transformación de procesos
especificación de requerimientos de las entradas, planeación de desarrollo e
información de la capacidad de los proveedores.
Fase de Producción: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para
producir los productos y/o servicios deseados. Esto incluye temas relacionados
con conformidad para diseñar especificaciones efectividad y eficiencia por ejemplo
errores, fracasos y trabajos dobles producir en un tiempo oportuno , conocer las
necesidades de recursos de los empleados cumpliendo con requerimientos
regulares.
Sistema de Retroalimentación: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en

expandir la información recibida desde dos sistemas de retroalimentación:
información del ambiente interno en la efectividad y eficiencia de la fase de diseño
Información desde el ambiente externo, o los clientes, basándose en si el producto
cumple con sus especificaciones de calidad.13
13
http://www.cnep.org.mx/Informacion/resenas/admonprocesos.htm
44
ü LOS PROCESOS INSTITUCIONALES.
Dentro del ámbito empresarial y en especial dentro de las que sobresalen por su
eficiencia, se ha elevado la pregunta del por qué las empresas y/o las
organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las
empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han
reaccionado ante la ineficiencia que representa algunos sectores que
paradójicamente cuentan con nichos de poder y su inercia excesiva ante los
cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando
con una visión de objetivo hacia la sociedad.
Nos encontramos dentro de una sociedad donde el conocimiento juega un papel

de competitividad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender a
aprender" y la Administración del conocimiento, a través de la formación y sobre
todo de las experiencias vividas, es una de las variables del éxito empresarial.
La Administración de positivos procesos institucionales se basa en el conjunto de

procesos por los cuales una empresa u organización recoge, analiza, didáctica y
comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar
los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organización, del
individuo y de la Sociedad.14
ü DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS.
Una de las principales características dentro de un entorno organizacional es que

todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su
cumplimiento y eficacia continuados.
De una manera más didáctica, se podría afirmar que todos los procesos tienen
que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del siguiente gráfico:
14
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
45
Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma
gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P,
tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para
realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar
y/o establecer objetivos.
Lo màs recomendable igualmente es propender por planificar y realizar

periódicamente (Aproximadamente 3 años) una reingeniería de los procesos de
gestión para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parámetros como
costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.
ü DIAGRAMAS DE FLUJO.
¿QUÉ ES?
Un Diagrama de Flujo representa la esquematización gráfica de un algoritmo , el

cual muestra gráficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución
de un problema. El resultado puede ser un producto, un servicio, información o
una combinación de los tres. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier
aspecto del proceso, desde del flujo de materiales hasta los pasos para hacer la
venta u ofrecer un producto.
46
Es importante resaltar que el Diagrama de Flujo muestra el sistema como una red
de procesos funcionales conectados entre sí por " Tuberías " y "Depósitos" de
datos que permite describir el movimiento de los datos a través del Sistema.
¿CUÁNDO SE UTILIZA?
Cuando un equipo necesita ver como funciona realmente un proceso completo.

Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
DEFINICIÓN DE PROYECTOS:
Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
Desarrollar una base común de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
Involucrar a los trabajadores en los esfuerzos de resolución de problemas para

reducir la resistencia futura al cambio.
NOTA: Aunque hay literalmente docenas de símbolos especializados utilizados

para hacer diagramas de flujos, a continuación se muestra el ejemplo de uno de
ellos.15
15
http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml
47
ACADÉMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE
Desde la perspectiva en que el suboficial tiene la obligación de identificar y

desarrollar los diferentes procesos adoptados por la Policía Nacional, necesarios
para el cumplimiento de las diferentes obligaciones y de esta manera internarse en
el conocimiento de diferentes procesos, es interesante ver como de cierta forma la
tarea actual de la administración se basa en interpretar los objetivos propuestos
48
por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la
planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles de la institución policial con el fin de alcanzar
metas de la manera más idónea posible.
Aquí, prestos a diseñar el desarrollo de la unidad, es menester dejar como

precedente que la utilización de herramientas que conduzcan al estudiante a
penetrar nuevos espacios de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son
la transformación del entendimiento, y que permita crear mayor conocimiento, se
pone a consideración nuevamente la importancia de continuar con estrategias
educativas como lo el trabajo en equipo y realizar ensayos a fin de alcanzar, en
menor tiempo, la mayoría de entendimiento de las temáticas con su valor
agregado para incrementar la responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos.
Aquí el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se

dijo antes en una actividad como el ensayo crítico, provee luces y magnifica el
visionamiento humano que sin duda no tiene límites, pues se sabe que los límites
los impone únicamente cada persona, es decir… se llega solo hasta donde se
quiera llegar. En tal sentido se debe “increpar” de la mejor manera posible para
tratar de ser más, alejándose del paradigma de la sociedad que percibe al policía
como una persona más.
Patente: es el derecho que el propietario tiene para explotar un proceso

innovador, una tecnología específica o un invento propio u otorgado por licencia a
un tercero, natural o jurídico, durante un periodo de tiempo. Las modalidades de
pago por concepto de esta explotación se conocen como "Royalty".
Planeación Estratégica: relativo directamente al plan de negocios y demás

estructuras de trabajo planificadas, es todo un proceso detallado mediante el cual
los líderes y directivos de la compañía expresan los nuevos objetivos a cumplir y la
forma como se procederá para la consecución de los mismos a término de un
periodo de tiempo especifico.
Privatización: proceso mediante el cual una organización de propiedad pública o

estatal pasa a control de propiedad privada. Usualmente se realiza mediante la
venta de la empresa estatal a capital privado.
Productividad: nivel de eficiencia y eficacia que combinadas correctamente

ofrecen resultados de mejoras en la producción de la empresa.
49
Reingeniería: proceso en el cual una empresa reinventa todos los procesos que
efectúa a nivel interno y externo, de tal forma que los métodos anteriores se
transformen en su totalidad.
Ruta crítica: línea de todo el proceso productivo de la empresa que describe los
procedimientos más demorados en términos de tiempo que pueden se relacionan
a los factores claves de éxito de la empresa con respecto a su proceso productivo.
Ventaja competitiva: características básicas o agregadas de una empresa que le

otorgan distinción en tales aspectos frente a su competencia directa e indirecta.
Clima organizacional: estado de percepción que el personal de una organización

tiene sobre su empresa con respecto al ambiente de trabajo en que ejerce sus
labores.
Cultura organizacional: conjunto de valores y principios de carácter grupal

compartido destinada el cambio planificado en organizaciones. Su conformación
exige un proceso completo de especificación y adaptación a tales características
comunes.
Desarrollo organizacional: ligado a cultura organizacional, son los valores,
principios y conceptos sociales del conjunto de personas de la organización, todas
estas orientadas a las operaciones básicas y de cambio planteadas a nivel
empresarial.
Especificaciones del puesto: relacionado a la descripción del puesto, se

encarga de describir el perfil ideal del funcionario encargado de las labores de un
puesto en especial.
Ética: es un conjunto de consideraciones (que parten de los valores y principios)

que hacen que la persona contemple y evalúe comportamientos y procedimientos
como correctos o incorrectos. La óptica como se evalúan los procedimientos a
partir de conceptos éticos son muy diversas en las diferentes culturas, por lo cual
es uno de los temas más difíciles e importantes en áreas de liderazgo, sociología y
afines.
Cadena de suministro: Movimiento de materiales, fondos, e información

relacionada a través del proceso de la logística, desde la adquisición de materias
primas a la entrega de productos terminados al usuario final. La cadena del
suministro incluye a todas los vendedores, proveedores de servicio, clientes e
intermediarios.
Cadena de valor: Una alianza voluntaria de compañías para crear un beneficio

económico para clientes y compartir las ganancias.
50
11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y
LOGISTICA
1. Objetivos
Partiendo de énfasis que permiten entender que la organización es un sistema

formal porque es un ente creado para un objeto, pero también, al ser manejado por
personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y
objetivos lo primero y fundamental de una organización debe ser darle la importancia
que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podría convertirse
en lo alcanzable por parte del señor estudiante.
Dentro de la presente compilación de conceptos bibliográficos, que tienen como

finalidad introducir al estudiante en la comprensión y delimitaciòn de los lazos que
unen la teoría existente sobre los temas con la aplicación de los mismos a la
actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el
contexto técnico de encontrarse dentro de una organización completamente
enlistada en la tecnología y en los nuevos retos organizacionales.
Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temáticas,

propendiendo incrementar la lectura, la investigación y obviamente el cambio de
actitud hacia el mejoramiento continuo de su institución y ser pieza clave dentro
del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se
exprese en resultados claros, no solo en disminución o incremento de índices, sino
que esa concepción intangible de la gente por su policía, cada vez sea mejor y
más fuerte.
Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueños dentro del aprendizaje

autónomo y colectivo, basado en la idea de la transformación de ideales.
Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el

estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo
de investigación (ensayos críticos) y organizar ideas alrededor de los estudios
acerca de la organización, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo
organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga
bajo su mando.
51

EVALUACIÓN
Conceptos
El Suboficial contribuye con las Comparación
herramientas adecuadas para el
control y seguimiento a los servicios
de policía y a la gestión policial en los
FUNDAMENTALES Asignación de actividades. Auto evaluación.

Auto comprensión
Reflexión.
ESPECIFICAS: El Suboficial Ensayo crítico e Coevaluacion y
identifica con claridad la relación investigación de temáticas heteroevaluacion de las
acerca de la importancia que tiene el similares a las propuestas. actividades propuestas.
desarrollo organizacional dentro de los
procesos administrativos y logísticos
que se llevan en la institución.
ADMINISTRACION DE RECURSOS LOGÌSTICOS
12.1 INTRODUCCIÓN.
Gracias al cúmulo de conceptos y conocimiento adquirido a nivel global de estas

temáticas tan interesantes como son la administración y logística, es necesario
aplicarlo al entorno policial y sus procesos donde se requiere el liderazgo de los
suboficiales de la Policía Nacional.
El suboficial identifica los principales procesos de manejo y conservación del

material logístico al servicio de la Policía Nacional.
52
GENERALIDADES:
Si bien los últimos ordenamientos legales en cuanto al manejo administrativo,

logístico y financiero de los recursos asignados para el servicio, impiden que una o
dos personas lideren todo un proceso, si es necesario conocer de una manera
clara estas actividades para empoderarse del conocimiento y por qué no, de las
destrezas suficientes a la hora de liderar este tipo de procesos, procedimientos y/o
tareas.
OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad y su comprensión pretenden ofrecer

una visualización más clara acerca de la responsabilidad del suboficial a la hora
de liderar procesos administrativos, logísticos y/o financieros dentro de la
institución.
ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR.
Teniendo en cuenta la necesidad sentida de equipo automotor en las Unidades de

Policía, el Gobierno Nacional ha realizado grandes esfuerzos para situar recursos,
con el fin de que se adquieran estos vehículos, los cuales con base a las
necesidades señaladas por los Comandantes y avaladas por el Mando
Institucional han sido distribuidos a nivel Nacional, adquisiciones que de cualquier
forma son significativamente inferiores a las necesidades reales de las Unidades a
nivel País. Pese a lo anterior se observa con profunda preocupación por el uso,
conservación y poco cuidado que se le ha venido dando a esta herramienta de
trabajo, entregada por el Estado para el cumplimiento de nuestras actividades
propias del servicio, esto lo vemos reflejado en los altos índices de accidentalidad
presentado en el transcurso del año 2006, lo cual a conllevado por parte de las
Compañías Aseguradoras a incrementar los valores de las primas en las pólizas
de seguros de vehículos como son las de Todo Riesgo y Responsabilidad Civil
Extracontractual, disminuyendo significativamente la cobertura de vehículos
amparados con este tipo de pólizas. Ante este comportamiento, se imparte las
siguientes instrucciones de carácter permanente y estricto cumplimiento:
Cada vehículo debe estar asignado por lo menos a un conductor, que reúna las
condiciones físicas y psicológicas además de los requisitos documentales, tales
como: Licencia de Conducción vigente y de la categoría apropiada para la
conducción del tipo de vehículo y el Certificado de Idoneidad para la conducción
de vehículos al servicio de la Policía.
53
Seleccionar en lo posible conductores que posean cursos ó especialidades
relacionadas con la conducción ó que reúnan la suficiente experiencia
comprobada en esta actividad del servicio.
Se deberá evitar la asignación de este recurso a aquellos conductores que posean

en su hoja de vida antecedentes de accidentes de transito en vehículos al servicio
de la Policía, por lo que se realizará seguimiento a los índices de accidentalidad
en cada una de las unidades, consignando en los folios de vida del personal
comprometido, los antecedentes para la toma de decisiones.
Dentro de los siguientes tres días hábiles a la ocurrencia de cualquier situación

que se constituya en accidente de transito, se debe informar y enviar la
documentación del hecho al Grupo Transportes de la Dirección Administrativa y
Financiera, con el fin de dar trámite ante la aseguradora y evitar demandas y/o
reclamaciones contra la Institución por parte de los afectados.
A pesar de que el vehículo comprometido en accidente de transito se encuentre

amparado con alguna de las pólizas de seguros, se debe adelantar la
investigación Administrativa y/o disciplinaría.
Teniendo en cuenta que la placa es el documento que identifica externamente y

privativamente un vehículo, se reitera que no esta permitido el cambio o traspaso
de placas sin los trámites correspondientes ante la secretaría de transito o
Ministerio de transporte, por tal razón la placa deberá coincidir con la registrada en
la licencia de transito, con el fin de evitar inconsistencias al momento de realizar
reclamaciones en la Compañía de Seguros.
Los vehículos pintados con los colores institucionales, que porten los distintivos y
emblemas de la institución que son destinados a la prestación del servicio de
vigilancia ó apoyo a esta, no deberán portar vidrios polarizados y serán
conducidos por personal debidamente uniformado.
Los Señores Comandantes de Departamento, Metropolitanas y Unidades, serán

responsables en lo concerniente a la adopción de los mecanismos necesarios
para la verificación del cumplimiento de las disposiciones contenidas en el
presente instructivo. 16
ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO Y MATERIAL DE

GUERRA.
CLASIFICACION DE LAS ARMAS
ü ARMAS DE FUEGO O DE USO PRIVATIVO DE LA FUERZA PUBLICA
16
instructivo no. 045 sudir-diraf
54
ü ARMAS DE USO RESTRINGIDO
ü ARMAS DE USO CIVIL
ü DEFENSA PERSONAL
ü DEPORTIVAS
ü DE COLECCION
ARMAS POR SU ALCANCE:
ü LARGO
ü MEDIANO
ü CORTO
ü MUNICIONES
ü EXPLOSIVOS Y GRANADAS
ü GASES
ü EQUIPO ANTIMOTIN
ü REPUESTOS Y ACCESORIOS
SEGÙN EL ESTADO DE FUNCIONAMIENTO
ü APTOS PARA EL SERVICIO

ü PARA REPARACION Y MANTENIMIENTO
ü INSERVIBLES
ü OBSOLETOS
ENTRADA DE MATERIAL DE GUERRA
POR COMPRA
Lo realiza el almacén general de armamento de la DIRAF.
PROCEDIMIENTO:
ü Acta de recepción al Coordinador del Grupo de Armamento.

ü Concepto técnico donde conste la evaluación y valorización del control y
calidad.
ü Entrada al almacén e informa a la oficina de sistemas del grupo de armamento
para que se incluido en la base de datos.
POR RECUPERACION
Lo realiza: las unidades de policía u otro estamento de seguridad del estado.
PROCEDIMIENTO:
CUANDO EL ARMAMENTO ES RECUPERADO:
55
Verifica en el grupo de armamento que el arma ha sido dada de baja de los
inventarios. Cuando figura en el inventario se coordina el envío a la unidad que
corresponda.
POR RECUPERACION
En caso que el arma requiera reparación se enviara al grupo de armamento.

Informar a la oficina de sistemas del grupo de armamento para datos estadísticos.
ARMAMENTO RECUPERADO ESTANDO A DISPOSICION DE JUZGADOS O

FISCALIAS
Se informa al grupo de armamento con fin de actualizar datos estadísticos.
Oficiará a la autoridad competente, según lo establecido en el enciso 1, literal b,
articulo 12, para dar el arma al servicio.
POR TRASPASO
ESTE PROCESO LO REALIZA:

Las unidades de policía y el almacén general de armamento.
CUANDO PROVIENE DE INSTITUCIONES DEL ESTADO:
INSTITUCIONES MILITARES:
La unidad receptora elabora acta de recepción y entrada de bienes con base en la

orden de salida expedida por la otra entidad en cuanto a cantidad y valores.
Cuando se desconoce el valor, el avaluó lo efectuara la junta técnica del grupo de
armamento, previa información suministrada por la unidad.
OTRAS INSTITUCIONES DEL ESTADO.
PROCEDIMIENTO:
La unidad policial verificara si el material esta en optimas condiciones de

mantenimiento y conservación y procederá de acuerdo a los artículos 44 y 45 del
decreto 2535 de 1993.
Cuando se tenga autorización de la autoridad competente la unidad policial
recepcionara el material, elaborará la orden de entrada a sus inventarios y enviara
información al grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la
base de datos.
Cuando se tenga autorización de la autoridad competente la unidad policial

recepcionara el material, elaborará la orden de entrada a sus inventarios y enviara
información al grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la
base de datos.
POR DONACION
56
Procedimiento lo realizara en el almacén general de armamento de la dirección
administrativa y financiera cuando: el material proviene de firmas proveedoras, con
el objeto de efectuarse pruebas técnicas.
POR CONVENIOS SUSCRITOS CON OTROS GOBIERNOS
El almacén general de armamento elabora la orden de entrada con base en el

acta de recepción, documentos de nacionalización.
Cuando de desconoce el valor el avalúo lo efectuara la junta técnica de

armamento, y posteriormente se remesara a la unidad a la cual va destinado
Cuando el material proviene de entidades particulares se verifica:

Si el material esta en optima condiciones de funcionamiento y conservación.
Se aplica el articulo 44 y 45 del decreto 2535 de 1993.
Cuando se obtiene autorización se procede
El almacén general de armamento recepcionara el material, elaborará la orden de

entrada de bienes a los inventarios y enviará información a la oficina de sistemas
del grupo de armamento con el fin de actualizar la información en la base de
datos
POR ACTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIDAD COMPETENTE
Quien lo realiza?
LAS UNIDADES POLICIALES Y EL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO.
Porque lo realiza?
Cuando los juzgados o fiscalía, mediante acto administrativo ordena el decomiso

definitivo del material de guerra a favor de la policía nacional.
QUE DEBE HACER LA UNIDAD QUE RECIBE ?
Elabora acta de recepción determinando el estado de funcionamiento y

conservación.
Con base en la resolución procederá a dar de alta en los inventarios de la unidad.
Copia de los documentos debe ser enviado al grupo de armamento con las
improntas del arma y los datos específicos de identificación del material, cuando
se trate de armas deben ser originales y en perfecto estado de funcionalidad
POR REMESAS
Este proceso lo realiza:
57
Las unidades policiales como el almacén general de armamento
DE LAS UNIDADES AL ALMACEN GENERAL
Se legaliza mediante orden de entrada que hace el almacén general con base en
la salida de la unidad.
DEL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO A LAS UNIDADES DE POLICIA
Por director administrativo y financiero, cuando este autorizada el coordinador del

grupo de armamento expide la orden de suministro, donde especifica las
cantidades y clase de elementos.
El almacén general entregará al almacenista de la unidad y este levanta un acta

de recepción, en la que interviene el ordenador del gasto y el comité de
armamento y procede a elaborar la orden de entrada, hace solicitud escrita del
ordenador de la unidad.
ENTRE UNIDADES POLICIALES
Por coordinación entre los ordenadores del gasto se legalizara mediante entrada y
salida del almacén respectivo y acta de recepción por parte de la unidad que
recibe.
Debe informarse al grupo de armamento.
REINTEGROS:
QUIEN LO REALIZA:
Las unidades y el almacén general de armamento.
POR QUE ?
Por devolución de armamento y otros
MEDIANTE QUE DOCUMENTOS:

El responsable elabora oficio al almacenista para su respectiva entrega y debe
contener el número de la salida y el estado de conservación
En caso que exista daño que debe hacerse: realizar un peritazgo el cual
determinara las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales
correspondientes.
COMO SE LEGALIZA LA DEVOLUCION:
Acta de recepción.
Entrada de bienes
Registro en el kardex
Cotejar con contabilidad el respectivo registro
58
Informar al grupo de armamento
EGRESOS O SALIDA DE BIENES
POR SUMINISTRO
QUIEN LO REALIZA?
Las unidades de policía y el almacén general de armamento. La dotación del

material de guerra a las dependencias es autorizada por el ordenador del gasto
PROCEDIMIENTOS:
Solicitud escrita al ordenador del gasto expedirá la orden de suministro.
ESTA DEBE CONTENER:
Cantidades
Clase de Elemento autorizado para dotar

El almacenista entregará el material mediante la orden de salida al servicio y
levantará acta donde indique las medidas de seguridad, técnicas y
funcionamiento.
Registro en el kardex del material suministrado, se actualiza la hoja de vida del

arma y se dará aviso al grupo de contabilidad para el cálculo de la depreciación.
Dependencia que recibe levantará un acta de recepción donde se da instrucción

sobre el manejo del material.
Cuando se trate de elementos de consumo el procedimiento es la salida del bien y

el manejo contable será al gasto y se llevará control sobre los mismos.
Salida de bienes cuyo manejo contable se efectuara al gasto.
El consumo de municiones, gases y explosivos:
POR INSTRUCCIÓN: EL PROCEDIMIENTO ES:
Solicitud escrita al ordenador del gasto.
Autorización del Ordenador.
El almacenista entrega el material mediante acta indicando las medidas de

seguridad funcionamiento y características técnicas.
59
El instructor debe diligenciar la planilla de tiro, la hará firmar de los participantes y
la entrega al almacenista de armamento, junto con las vainillas en la misma
cantidad y calibre recibidas.
Elaborar la salida al gasto por el material consumido.
EGRESOS O SALIDA DE BIENES
EN SERVICIO
Cuando el gasto ocurra en circunstancias del servicio, se debe tener en cuenta lo

siguiente:
Anexar el original del Informe escrito del Comandante Operativo de la Patrulla con
la debida autorización del ordenador.
Autorización del comité de armamento.
No tiene investigación administrativa.
Acta de baja por el consumo de munición
Respectiva salida del bien
SALIDA POR REMESA
QUIEN LO REALIZA?
Las unidades policiales como el Almacén General de Armamento.
Modalidades:
1.- Del Almacén General a las Unidades de Policía.
Se hace a través de una ssolicitud diligenciada al Director Administrativo y

Financiero, firmada por el ordenador del gasto.
Solicitud diligenciada al Director Administrativo y Financiero, firmada por el

ordenador del gasto.
Una vez autorizada, el coordinador del grupo de armamento expide la orden de

suministro donde especifica las cantidades y clase de elementos a dotar.
La entrega se efectuará mediante orden de salida expedida por el almacén

General de armamento.
2.- De las Unidades al Almacén General:

a). Orden de salida que genera el almacenista de armamento de la unidad.
3.- De las Unidades al Almacén General:

a).coordinación de los ordenadores del gasto.
b). Elaboración de salida.
C). Elaboración de entradas y acta de recepción.
60
d). Informar al grupo de armamento
POR PÉRDIDA O DAÑO
QUIEN LO REALIZA?
Las unidades de policía.

Almacén General de Armamento.
PROCEDIMIENTO:
Informar al ordenador del gasto la novedad.
La comisión de armamento con base en el informe verifica los hechos.
Se procede a elaborar la orden de salida o costo histórico, teniendo en cuenta el
ajuste por inflación y la depreciación para un bien devolutivo
CUANDO EL BIEN ES DE CONSUMO
El comité técnico emitirá el informe por escrito.

El almacenista procede a levantar acta y elaborar la salida al gasto del elemento.
Se debe informar enviando todos los antecedentes a la coordinación del grupo de
Armamento.
Cuando falle la investigación la administración se envía copia del fallo de segunda
instancia que exonere o declare responsables al inculpado para ser reclasificada
la responsabilidad en proceso a fiscal.
CUANDO SON REPUESTOS
EL PROCEDIMIENTO ES:
Reintegrar los inservibles al almacén general con todos los antecedentes.

Se instala los repuestos al arma.
Elabora acta de reparación
Registro en la hoja de vida
INSERVIBLES
QUIEN LO REALIZA?

Almacén General de Armamento de La Dirección Administrativa y Financiera
PROCEDIMIENTO.
Los almacenes de las unidades que tengan a su cargo material de guerra

devolutivos que no sea susceptibles de reparación lo envía al almacén general con
su respectivo fallo administrativo de segunda instancia, mediante una salida por
remesa para que el grupo de armamento, tramite la declaratoria de inservible y
posteriormente lo descargue en forma definitiva de los inventarios de policía
61
DESTRUCCION
QUIEN LO REALIZA?

Almacén General de Armamento
MODALIDADES
ACCESORIOS: Por uso continuo presentan deterioro y no son reparables y

presentan riesgo, se pueden destruir en la unidad y son:
Porta proveedores – Porta armas – Porta Granadas – Casco Antimotines – Casco
blindado – Escudo Blindado – Mascara Antiguas – filtro para mascaras – cajas de
madera – vainillas plásticas - proyectiles plásticos - chalecos porta granadas -
chalecos antibalas – manuales de las armas, equipos de limpieza
DEVOLUTIVOS: Únicamente lo puede hacer el almacén general de armamento

con el siguiente material.
Armas
Esposas metálicas
Detectores de armas
Minas de combate ópticas punto de tritium
Equipos de visión nocturna
Equipos de visión termostática.
El Procedimiento para la destrucción de elementos en cada unidad es:
1.- Solicitar al ordenador del gasto por parte del almacenista especializado los
elementos a destruir, cantidad y estado con el concepto técnico del armero o
personal idóneo.
2.- autorización del ordenador del gasto.
3.- elaboración de acta, suscrita por el ordenador y el comité armamento.
4.- Con base en los documentos anteriores, el almacenista procede hacer la salida
del material devolutivo, cuando es de consumo se procede hacer acta y la salida
del Kárdex.
5.- El comité de armamento verificará el total de la destrucción de los elementos
relacionados en el acta.
Para acceder a una mejor guía, se pone a consideración el contenido de la

Resolución número 03975 del 22 noviembre de 2.000, por medio de la cual se
expide el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de Propiedad de la
Policía Nacional.
Que el artículo 35 numeral 7º del Decreto 1512 de 2000, faculta a la Dirección

General para expedir las resoluciones, manuales y demás actos administrativos
necesarios para la gestión y el logro de las metas propuestas.
62
Que de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el
cual determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno
en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante
legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los
métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control
Interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas
dependencias de las entidades y organismos.
Que se hace necesario unificar los procedimientos para el manejo de los bienes
de propiedad de la Policía Nacional, con el fin de garantizar el normal desarrollo
de las funciones de cada una de las Direcciones pertenecientes a la Institución.
RESUELVE:
ARTICULO 1º. Expedir el manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de

Propiedad de la Policía Nacional de acuerdo con la siguiente clasificación.
CAPITULO I
GRUPOS DE ELEMENTOS
Los elementos que maneja la Policía Nacional para su servicio se dividen en tres
grupos así:
1. ELEMENTOS DE CONSUMO:
Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, ó porque al
ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad
o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.
CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO
1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL

1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL
NOTA: Los elementos a los que se refiere el grupo 1.2, al salir al gasto se les
tendrá que incluir otros datos necesarios como son: Número de identificación,
responsable y demás características especificas e individuales para ejercer el
suficiente control administrativo y de esta manera evitar pérdidas e
inconsistencias.
1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL
1101 ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES

1102 COMBUSTIBLES
1103 DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE
LABORATORIO Y SANIDAD
1104 ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION,
63
CAMPO, ETC
1106 FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES
1107 INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC
1108 MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA
CONSTRUCCIÓN, ETC
1109 SEMILLAS Y ABONOS
1110 UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA
1111 VIVERES, RANCHO Y LICORES
1113 UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL
1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL
1205 EXPLOSIVOS
1212 REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE
INTENDENCIA
1214 RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE
ARMAMENTO
1215 MUNICIONES Y GRANADAS
TELEMATICA
TRANSPORTE
1218 REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD
1219 REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN
1220 MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS
1221 ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES
1222 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA
1223 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO
1224 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE
1225 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA
1226 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION
1227 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD
1228 UNIFORMES Y EQUIPO
1229 VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO
1230 LLANTAS Y NEUMATICOS
1231 ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS
1232 SERVICIOS (NOTA: ESTA AGRUPACION NO DEBE SER
USADA POR ALMACENES O BODEGAS)
1233 LOZA Y CRISTALERIA
1234 LENCERÍA
1235 ELEMENTOS Y EQUIPO PARA ARNES, ATALAJES,
ARREOS, ETC
64
2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS:
Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por
deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso o por razón de su
naturaleza.
CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
2.1. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR
Son los que por sus características no requieren identificación individual ni control
permanente, se deprecian totalmente con la primera salida al servicio, para lo cual
serán afectados contablemente en el mismo periodo en que salen al servicio.
Estos serán controlados mediante una tarjeta de Kárdex en cantidades y valores y
controles administrativos que se le llevarán a cada funcionario.
Nota: El control mediante tarjeta de Kárdex puede ser manual o sistematizado,

siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control
interno.
En este grupo se clasificarán los elementos que no excedan el valor equivalente a

diez (10) salarios mínimos legales vigentes diarios.
2101 ARMAS Y ACCESORIOS

2102 DISCOTECAS Y MUSICOTECAS
2103 ELEMENTOS DE CULTO
2104 ELEMENTOS DE MUSEO
2105 ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y
VETERINARIA
2106 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA,
DESPENSA, ETC
2107 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES,
DETECCION, ETC.
2108 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION,
INSTALACION, ETC.
2109 EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y
SUS ACCESORIOS
2110 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO,
PROFESIONES CIENTÍFICAS
2111 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGÍA,
ETC.
2112 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD,
ETC.
2113 EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS
ACCESORIOS
2114 HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS
2115 INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS
65
2116 LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS,
PLANOTECAS Y HEMEROTECAS
2118 MOBILIARIO Y ENSERES
2119 SEMOVIENTES
2121 MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS
ACCESORIOS
2122 MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS
ACCESORIOS
2124 PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE)
2125 EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS
ACCESORIOS
2127 EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)
2.2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS REPARABLES:
Son los elementos con un valor igual o inferior al estipulado por la Contaduría
General de la Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de
algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor
cuantía que tengan vida útil superior a un año, pero por su bajo valor serán
depreciados en su totalidad en el periodo en el que se les de al servicio. Deben
estar rotulados y tener características específicas individuales, durante el tiempo
de vida útil. Estos bienes al igual que los anteriores no deben operar con ningún
tipo ajustes contables.

VETERINARIA
DESPENSA, ETC.
DETECCION, ETC.
INSTALACION, ETC.
SUS ACCESORIOS
ETC.
ETC.
ACCESORIOS
66
2219 SEMOVIENTES
ACCESORIOS
ACCESORIOS
ACCESORIOS
2.3. ACTIVOS FIJOS:
Son los elementos de mayor valor al estipulado por la Contaduría General de la

Nación en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas
propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuantía y
tienen características individuales, vida útil mayor de un año, que serán
depreciados y ajustados de acuerdo a su vida útil probable.

VETERINARIA
DESPENSA, ETC.
DETECCION, ETC.
INSTALACION, ETC.
SUS ACCESORIOS
ETC.
ETC.
ACCESORIOS
67
2319 SEMOVIENTES
ACCESORIOS
ACCESORIOS
ACCESORIOS
3. BIENES INMUEBLES:
Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro.
También son aquellos elementos que por su uso, destino o aplicación, forman
parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de éste, ejemplo:
edificios, tuberías, lotes, cableados, torres de comunicaciones, los C.A.D., centros
de cómputo y otros.
3-01 ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS

3-02 AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE
3-03 ALCANTARILADOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS
3-04 CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y
ESTRUCTURAS
3-05 CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS
3-06 EDIFICIOS, CONTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES.
3-07 MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS
3-08 OBRAS PORTUARIAS
3-09 PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS
3-10 TERRENOS
3-11 TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES
3-12 OTROS INMUEBLES
CAPITULO II
ANALISIS DE MOVIMIENTO POR GRUPO DE BIENES
Para efectos de la rendición de cuentas por el análisis de movimiento por grupo de

bienes quedará definido de la siguiente manera, indicando además el Saldo
Anterior, los movimientos clasificados en entradas y salidas y el Saldo final; con el
objeto de realizar los cruces contables necesarios con los Estados Financieros.
CUENTA NOMBRE DEL GRUPO

GRUPO 1 –ELEMENTOS DE CONSUMO-CARGOS
DIFERIDOS
68
1101 ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES
1102 COMBUSTIBLES
1103 DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE
LABORATORIO Y SANIDAD
1104 ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION,
CAMPO, ETC
1205 EXPLOSIVOS
1106 FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES
1107 INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC
1108 MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA
CONSTRUCCIÓN, ETC
1109 SEMILLAS Y ABONOS
1110 UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA
1111 VIVERES, RANCHO Y LICORES
INTENDENCIA
1113 UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL
1214 RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE
ARMAMENTO
1215 MUNICIONES Y GRANADAS
TELEMATICA
TRANSPORTE
1218 REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD
1219 REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIÓN
1220 MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS
1221 ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES
1222 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA
1223 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO
1224 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE
1225 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA
1226 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION
1227 ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD
1228 UNIFORMES Y EQUIPO
1229 VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO
1230 LLANTAS Y NEUMATICOS
1231 ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS
1232 SERVICIOS
1233 LOZA Y CRISTALERIA
1234 LENCERÍA
1235 ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ARNES, ATALAJES,
ARREOS, ETC
69
GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN DEPOSITO-
BIENES MUEBLES EN BODEGA
VETERINARIA
DESPENSA, ETC
DETECCION, ETC.
INSTALACION, ETC.
SUS ACCESORIOS
ETC.
ETC.
ACCESORIOS
2119 SEMOVIENTES
ACCESORIOS
ACCESORIOS
ACCESORIOS
GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO-

AFECTA CUENTAS DEL PGCP
70
VETERINARIA
DESPENSA, ETC.
DETECCION, ETC.
INSTALACION, ETC.
SUS ACCESORIOS
ETC.
ETC.
ACCESORIOS
2219 SEMOVIENTES
ACCESORIOS
ACCESORIOS
ACCESORIOS
GRUPO 3- BIENES INMUEBLES- AFECTA CUENTAS DEL

PGCP
3-01 ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS
3-02 AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE
3-03 ALCANTARILLDOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS
3-04 CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y
ESTRUCTURAS
3-05 CARRETERAS, VÍAS Y ZONAS
3-06 EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y
CABLES
3-07 MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS
3-08 OBRAS PORTUARIAS
3-09 PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS
3-10 TERRENOS
71
3-11 TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES
3-12 OTROS INMUEBLES
Nota: Los elementos correspondientes a cada agrupación son creados por el

Grupo de Almacenes de la Dirección Administrativa y Financiera y enviados por
correo electrónico a las diferentes unidades policiales para su clasificación, de
acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 de este documento. Es de anotar que
dicho documento tendrá que actualizarse por lo menos una vez al año, de acuerdo
con las necesidades y creación de nuevos elementos.
CAPITULO III
ESPECIALIZACION DE ALMACEN O BODEGAS POR ELEMENTOS
Por su complejidad y volumen de las operaciones la Dirección Administrativa y

Financiera, clasificará los almacenes o bodegas de la siguiente forma:
ü Intendencia
ü Armamento
ü Comunicaciones
ü Transportes
ü Remonta y Veterinaria
ü Sanidad
ü Telemática
ü Vestuario
ü Aviación
ü Servicios
ü Llantas y lubricantes
Es de anotar, que cada uno de los almacenes o bodegas debe ser especializado
en su ramo y por ninguna razón se podrán manejar bienes que no correspondan a
su naturaleza.
Las unidades policiales de acuerdo a su movimiento y criterio del Ordenador del

Gasto podrán adoptar las especializaciones de almacenes o bodegas. Igualmente
entre estos, que correspondan a la misma unidad policial no se podrá utilizar la
cuenta contable 1995 principal y subalterna.
CAPITULO IV
ENTRADA DE BIENES
Se define como la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al
Almacén o bodega, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición.
1. CRITERIOS BASICOS:
72
Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes el almacenista o
quien haga sus veces, debe definir la zona de ubicación, organizando en
estanterías con códigos sencillos que facilitan su localización, manejo, control y
entrega; contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos
de bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien.
La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras,

adiciones, intercalaciones o correcciones.
El almacenista o quien haga sus veces y los jefes de las dependencias en los
casos específicos, serán los directos responsables del cumplimiento de las
normas administrativas y fiscales de los bienes que ingresen a la institución.
Únicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en bodega

los bienes nuevos o que se reciban por primera vez en la unidad.
2. EXCEPCIONES:
No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y demás
especificaciones especiales, sea más conveniente y económico recibirlos
directamente en su lugar de instalación y utilización. En estos casos se coordinará
la acción de recepción entre el almacenista o quien lo represente, el proveedor, el
usuario y el técnico en la materia si el bien así lo requiere.
3. OBJETIVOS DE LA ENTRADA DE LOS BIENES:
De conformidad con los principios básicos de administración y almacenamiento o

bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para:
- Efectuar registros matemáticos, contables y computarizados.
- Dar conformidad de recibo a satisfacción para su pago, incorporación y registros

contables posteriores.
- Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de

medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc.
4. LEGALIZACION DE LAS ENTRADAS:
El ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada
por el Almacenista o quien haga sus veces, soportada por los documentos que
den origen a la operación. Para los registros de almacén o bodega la operación de
recepción se considerará perfeccionada, cuando los elementos se reciban o se
den por recibidos y se produzca la orden de entrada, independiente que el pago
de los mismos esté o no realizado. Copia de esta Orden de Entrada debe ser
tramitada con el lleno de los requisitos al Grupo de Contabilidad con el reporte
diario de Almacén o bodega.
73
5. ENTRADA DE BIENES AMPARADA POR CONTRATO:
Cuando por características y especificaciones técnicas, se estipule en los

contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento,
la recepción en almacén o en las dependencias de estos bienes, se hará a título
de depósito mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Las
anomalías deben informarse de inmediato al Ordenador del Gasto, para exigir al
contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato.
El concepto técnico se requiere como medio para garantizar la calidad de los

bienes adquiridos, dependiendo de las características y complejidad de los
mismos.
Este concepto técnico se determinará en la siguiente forma:
- Por confrontación física del Almacenista o quien haga sus veces, cuando los
bienes ingresen al almacén o bodega.
- Por detallada observación física del bien y prueba de funcionamiento si se

requiere, con la presencia del Almacenista o quien haga sus veces, el proveedor,
el usuario y el técnico especializado designado para el efecto. De esta diligencia
se levantará acta firmada por los participantes.
Las cantidades ingresadas son responsabilidad del almacenista.
6. PERIODICIDAD Y HORARIOS DE ATENCION:
Dependiendo de la organización, localización, y capacidad física del almacén o

bodega, así como de las condiciones del comercio local, el Ordenador del Gasto,
definirá la periodicidad y horarios de recepción de bienes en esta dependencia.
7. CONTENIDO DE LA ORDEN DE ENTRADA:
La orden de entrada debe contener la siguiente información básica:
Lugar y fecha.
Número de orden en forma ascendente y continua.
Identificación del Almacén o bodega.
Concepto de la transacción y número del documento soporte.
Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el lugar de origen,
documento de identidad o NIT, Agrupación, nombre y código del elemento con sus
características especificas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total
por elementos, valor total del comprobante, firma del Subcomandante
Administrativo o quien haga sus veces y firma del Almacenista.
8. ENTRADAS POR COMPRAS:
74
Para su registro en el almacén o bodega la operación se considera perfeccionada
cuando los elementos ingresen a los depósitos, este o no realizado el pago,
firmada la factura y el recibido de conformidad; previo el control de calidad.
A la llegada de los elementos al almacén o bodega, el almacenista debe expedir la

orden de entrada correspondiente, e inmediatamente enviar los documentos
necesarios al Grupo de Contabilidad y Presupuesto para continuar el trámite
respectivo.
Se verificará esta orden de entrada con la factura comercial y con la orden de

compra o contrato.
Cuando se realicen compras por Caja menor de bienes devolutivos, para su

legalización se requiere que los elementos hayan ingresado al almacén y que se
expida la orden de entrada correspondiente, simultáneamente se entregarán con
la respectiva orden de salida. En ningún caso se autorizan entradas ficticias al
almacén o bodega.
9. ENTRADAS POR SOBRANTES:
Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un inventario

físico se encuentra que el número de unidades o especies, de determinado
elemento es superior a los que en esa fecha muestre la cuenta respectivo kardex.
Antes de proceder a realizar la entrada de almacén o bodega se debe:
- Analizar y determinar la causa que la ocasionó; si se establece el motivo, se

producirá la corrección. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales,
disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse.
- Si no se encuentra, se solicitará al Ordenador del Gasto, la expedición de la

orden de entrada, con la observación de que se trata de una orden de entrada por
sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del elemento es dado por el
registrado en el kardex.
10. ENTRADAS POR COMPENSACION:
Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén o

bodega, se hayan podido confundir con otros semejantes, de los cuales hay
cantidades faltantes, podrán hacerse las compensaciones del caso, siempre que
se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser
causa de confusión.
Se expedirá la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida

por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se
dio de alta.
75
Los que no puedan obtener compensación, en el caso de los sobrantes se les
dará entrada y los faltantes se dejarán a cargo del responsable, quien debe
quedar informado y enviar copia de la misma al Grupo de Contabilidad. Lo
anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y
fiscales que puedan derivarse.
11. ENTRADAS POR TRASPASOS RECIBIDOS:
Se elabora la orden de entrada respectiva con las características de

denominación establecidas, que deberán ser las mismas que incluyan la salida del
almacén o bodega de origen que envió los elementos, dejando copia como
soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado
diferentes a la Policía Nacional.
Si el traspaso es transitorio, en comodato o custodia, se registrará en una cuenta

de orden, para lo cual, se elabora el acta de recepción correspondiente; y para su
devolución se elabora el acta de entrega del bien y se procede a cancelar las
cuentas de orden.
ENTRADAS POR REMESA:
Existen remesas entre almacenes o bodegas pertenecientes a la Institución, para

lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los conceptos emitidos por
el almacén o bodega de origen.
En este tipo de operaciones, el Almacenista que produce la orden de salida debe

informar por escrito a la unidad que recibe los bienes (poligrama, correo
electrónico, etc.), con el propósito de efectuar los cruces contables necesarios y
obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas.
13. ENTRADAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS:
Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para

producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las órdenes de
salida se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir y se les dará
de baja.
Terminado el proceso de transformación, recibirá los elementos producidos,

elaborando la orden entrada, soportada por el acta, donde firman Ordenador del
Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Almacenista y
personas que intervienen en el proceso de producción.
Los sobrantes que hayan quedado, serán devueltos al almacén o bodega,

elaborando la orden de entrada correspondiente.
14. ENTRADAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO:
76
El valor que se dará a los elementos será igual al que tenía antes de su arreglo,
más el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción, previa
confirmación que haya sido dado de baja por inservible.
Se elabora acta detallando las características, valor unitario y total, la cual debe ir
firmada por el Ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo y el
almacenista, la que servirá de soporte a la entrada en mención.
Estos elementos reconstruidos, deben ser almacenados y serán registrados en

kárdex.
15. ENTRADAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES:
Cuando se necesite devolver al almacén o bodega elementos o bienes de

cualquier naturaleza, el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su
respectiva entrega.
En este oficio, se anotará el número de la salida con que los elementos fueron
suministrados y su estado de conservación. Si existen daños, se debe proceder a
realizar un peritazgo, el cual determinará las acciones administrativas,
disciplinarias o fiscales correspondientes.
La devolución se legaliza, mediante acta de recepción de almacén o bodega para

lo cual registrará esta información en el kardex, el cual al ser cotejado con
contabilidad representan bienes en servicio.
16. ENTRADAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION:
Cuando lleguen al almacén o bodega elementos o bienes que no vengan

acompañados de su documentación o falta de alguno de sus comprobantes, el
almacenista dará aviso por escrito, al Subcomandante Administrativo o quien haga
sus veces.
Estos procederán a desempacarlos, elaborando una relación con la cantidad de

cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y demás detalles, con el fin de
efectuar un cotejo con el contrato y demás documentos disponibles.
Luego se procederá a elaborar la orden de entrada.
Si al llegar los documentos faltantes, existe alguna diferencia con la orden de

entrada elaborada, se procederá a realizar su anulación y a diligenciar una nueva
orden de entrada.
El Subcomandante Administrativo procederá a informar al proveedor de la

novedad para que sea corregida en el menor tiempo posible; dando comunicación
por escrito a la oficina de Contabilidad y Contratos.
77
En ningún caso los almacenes o bodegas podrán almacenar bienes que no se
encuentren legalizados o sean de terceras personas.
De la misma forma, cuando se incauten o aprehendan bienes deberán ser

registrados en cuentas de orden; para lo cual se podrán a disposición de la
autoridad competente. Una vez definida su situación se procederá al
cumplimiento de la misma.
17. ENTRADAS POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES:
Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse

partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una
relación de éstas.
Luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada, firmado

por el Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus
veces, almacenista y un perito.
18. ENTRADA POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES:
Únicamente el Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y

Financiera y la Escuela de Adiestramiento de Perros son las dependencias
autorizadas para la reproducción de semovientes.
Si se producen nacimientos de semovientes en una unidad policial, se procederá a

informar dicha novedad al Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección
Administrativa y Financiera. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales,
disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar.
19. ENTRADAS POR OBSEQUIO O DONACION:
Hay obsequio o donación cuando por liberalidad de una persona se trasmite

gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece; a favor de la entidad que
la acepta.
Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales

o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada con de los siguientes requisitos:
Se requiere ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus
características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les
va a dar.
Se elabora el acta de recibido de los bienes, detallando las características,

cantidades, valor unitario y total, con una discriminación de elementos por
agrupaciones de inventario y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser
firmada por las partes que intervienen, como son ordenador del Gasto,
Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, quienes
reciben y por parte de quienes entregan.
78
En caso de no poseer el valor histórico, se procede a practicar un avalúo por parte
de personal experto en la materia.
20. ENTRADA DE BIENES POR REPOSICION:
Hay reposición cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta.
Para recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad
de condiciones en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y
estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los
que va a reponer y detalle de ellos.
Aceptación por escrito, de que se haga la reposición por parte de ordenador del
gasto.
Se debe constituir una junta de reposición, para que estudie los bienes ofrecidos,
la cual debe estar integrada por el ordenador del Gasto, el Subcomandante
Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y dos técnicos, peritos o
expertos según el caso; quienes darán concepto de si los bienes ofrecidos son
iguales o no a los faltantes.
Se elaborará acta de recepción, la cual debe ser firmada por las personas que
conforman la comisión. El valor asignado a estos bienes debe ser igual al que
figuraba en el kardex. Simultáneamente debe elaborarse la orden de salida del
bien en donde se realicen los ajustes contables necesarios.
Con lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las

características, cantidades, valores y valor total, la cual será soportada por el acta
y firmada por los funcionarios integrantes de la comisión. Lo anterior sin
detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que
haya lugar.
CAPITULO V
SALIDA DE BIENES
Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del Almacén o

bodega. La orden de salida de bienes del Almacén o bodega, es el documento
legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien,
cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la
custodia, administración, conservación, etc., por parte del Almacenista y quedando
en poder del funcionario destinatario.
79
La orden de salida debe elaborarse por el Almacenista en forma simultánea a la

entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido o suministro debidamente
tramitada y autorizada por el Ordenador del Gasto o en su ausencia por el
Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces.
Cuando las existencias disponibles en el Almacén sean insuficientes, en relación

con las cantidades solicitadas en el pedido, el Almacenista anota en el
comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara
constancia en la solicitud de pedido.
El Almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de

salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o
tengan el mismo valor. Igualmente el almacenista no podrá exigir la firma de
órdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios.
La orden de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones,

intercalaciones o correcciones.
El Almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes
de oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por
dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad.
Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector público, la firma de

quien recibe en la orden de salida es la del representante legal o de la persona
que esté autorizada legalmente para recibirlos, anotando su numero de
documento de identidad. Esta autorización debe ser escrita por parte del
representante legal de la entidad beneficiaria.
Los despachos que haga el Almacenista para oficinas o dependencias por fuera
de su localidad, se comprueban con el recibido a satisfacción del funcionario
encargado de los bienes en la unidad o dependencia a quien van destinados.
Cuando se realizan remesas se debe informar mediante escrito (poligrama, correo
electrónico, etc.) a la unidad destinataria del bien.
Cuando se realicen entregas de bienes del almacén o bodega principal a un

subalmacen de la misma unidad policial, se deben registrar como bienes en
servicio y en ningún caso el subalmacen elabora ordenes de salida y entrada, en
este evento deben existir documentos de control interno que permitan conocer el
responsable de los bienes.
El Almacenista no puede hacer firmar la orden de salida de bienes del Almacén

por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en él figuren,
como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de
entrega.
80
La orden de salida es el documento soporte de los registros de movimientos por
salidas en los listados o tarjetas del Almacén o bodega, control de bienes
devolutivos en servicio y asientos contables.
El comprobante de salida debe contener la siguiente información básica.
ü Lugar y fecha de emisión.

ü Numeración en forma ascendente y continua.
ü Identificación del Almacén
ü Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y código
de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, Agrupación, Firma del
Ordenador del Gasto, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga
sus veces, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del Almacenista,
firma del empleado que recibe y su identificación.
ü Número y fecha de la solicitud de pedido.
ü Descripción de cada elemento.
2. LEGALIZACION DE LA SALIDA DE BIENES:
Los despachos de bienes muebles con destino a las dependencias o funcionarios,

se hará por el almacén o bodega con base en el pedido de elementos y la orden
de salida.
La orden de salida quedará legalizada con la firma y el número de documento de

identificación de la persona o Almacenista que los recibe.
Copia de la Orden de Salida debe remitirse al Grupo de Contabilidad con el

reporte Diario.
3. SALIDA POR SUMINISTRO DE ELEMENTOS:
Para que el almacenista pueda entregar cualquier elemento es indispensable que

elabore la orden de salida; debidamente firmada, la cual debe estar soportada con
las mismas especificaciones de la orden de pedido, autorizada por el Ordenador
del Gasto o Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces.
En el momento de la entrega, se hará firmar original y copias por la persona que

recibe, con número de identificación, lugar de expedición y fecha.
Entregará una de las copias a la persona que recibe, la cual servirá de soporte
para que registre el ingreso a su control de bienes.
3. SALIDA POR SUMINISTRO PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE

ELEMENTOS O EQUIPOS:
Cuando la salida sea para suministrar elementos destinados a la producción o

reconstrucción de elementos o equipos, se debe:
81
Elaborar la orden de salida debidamente firmada, donde especifique las
características de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos o el
nombre de los elementos a producir. Esta debe quedar elaborada con las mismas
especificaciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales
correspondientes.
4. POR REMESA BIENES:
Existe remesa de bienes cuando entre unidades policiales se transfieren bienes,

para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento:
Deberá elaborarse oficio debidamente firmado por el ordenador del Gasto o jefe
del área para el caso de la Dirección Administrativa y Financiera donde se
autorice la remesa, especificando las características de cada uno de los elementos
y de acuerdo con la orden de pedido como soporte.
5. SALIDAS POR SUSTRACCION O PÉRDIDA DE BIENES:
Para dar salida a bienes que hayan sido sustraídos u ocasionados en perdidas, se
requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
El almacenista o persona que tenga a su cargo los bienes dará informe por escrito
en forma detallada de lo ocurrido al Ordenador del Gasto.
El Ordenador del Gasto levantará la acción legal correspondiente.
Se levanta acta de inspección ocular por el responsable de los bienes, con

intervención del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien
haga sus veces, almacenista y de dos testigos a quienes consten los hechos
especificando:
ü Fecha en que el hecho tuvo lugar.

ü Día en que se practica la inspección.
ü Enumerar los detalles ocurridos.
ü Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total).
ü Todas las personas que participan, firmarán el acta.
Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el responsable

de los bienes ante autoridad competente.
Comprobada la pérdida del elemento y si corresponden a existencias del

almacén, se expedirá la orden de salida.
Si la pérdida corresponde a elementos en servicio, se dará autorización para que

sean descargados del kardex del responsable y se ordenará la salida del almacén
o bodega. Igualmente la orden de salida debe estar soportada, específicamente,
con las mismas características y cantidades expresadas en el costo histórico y
acta respectiva
82
6. SALIDA POR CESION DE BIENES A TITULO GRATUITO:
Se entiende que hay cesión cuando el bien sale del patrimonio institucional, o sea,
que la Nación - Policía Nacional cede sus derechos sobre el mismo.
Para dar salida a bienes por cesión, se requiere:
Autorización emitida por el Director General de la Policía Nacional.
Relación detallada de los bienes por agrupaciones, con características,

cantidades, valor unitario y valor total que figuran en los mismos.
Certificación por parte del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o

quien haga sus veces y almacenista de que los bienes no son necesarios en la
entidad, o de que siendo necesarios hay disposición que ordena la cesión.
Elaborar acta de entrega de los bienes con intervención del ordenador del Gasto,
el Subcomandante Administrativo, el almacenista, detallando los bienes, con sus
características; se debe hacer firmar también por el almacenista y representante
legal de la entidad que recibe.
Finalmente elaborar la orden de salida, con soporte en los documentos anteriores,

debidamente firmada por todos los que intervienen.
Cuando se trata de la cesión de inmuebles a título gratuito, además de los

requisitos anteriores, requiere el cumplimiento de los siguientes:
Disposición legal que autorice la cesión, con sujeción a las normas legales y
estatutarias.
Relación del inmueble con su inventario.
Entrega a la entidad a quien se cede el inmueble del registro de la escritura

pública.
NOTA: En el caso de inmuebles se requiere elaborar la orden de baja, para

efectos y registros contables a que haya lugar y descargarlos del listado de
bienes.
7. SALIDAS POR VENTA DIRECTA:
La venta directa se efectúa en virtud de lo establecido en la Ley 80 de 1993.
Disposición emitida por parte del Director Administrativo y Financiero que autorice
la venta directa de los bienes, indicando a que entidad deben venderse;
explicando el destino que debe darse al dinero producto de la venta.
83
Relación detallada de los bienes por agrupaciones, características, cantidad, valor
unitario y valor total y el estado en que se encuentren los mismos.
Avalúo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base
para elaborar acta, la cual irá firmada por el ordenador del Gasto,
Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, y almacenista.
Constitución de la comisión que debe tramitar la venta.
Consignación de la entidad compradora por el valor total de los bienes que se van
a adquirir, y presentación del recibo expedido.
Se elabora acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el ordenador
del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista, y
de quien recibe el bien.
Elaboración de la orden de baja correspondiente, con soporte en el acta de

entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta.
NOTA: La venta de los inmuebles de entidad a entidad requiere los mismos

requisitos anteriores y, además, los siguientes:
Avalúo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por el Instituto
Geográfico “Agustín Codazzi”.
Disposición legal que autorice su venta, avalada por quien esté facultado para
ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los rigen.
Titulación completa del inmueble que acredite su propiedad.
Realizada la consignación por el valor del inmueble, se otorgará la escritura

pública.
8. TRASLADO DE BIENES:
Para el traslado de bienes de una a otra oficina o dependencia de la misma unidad

policial, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Solicitud por escrito del funcionario responsable, con indicación del destino que les
va a dar y su correspondiente justificación
Autorización de traslado por parte del ordenador del Gasto.
Actualización de los listados de bienes correspondientes a cada dependencia, en

donde se indique el nuevo responsable de los elementos trasladados.
84
CAPITULO VI
CONTROL DE LOS BIENES
El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado

de toda clase de elementos que integran el patrimonio de la Policía Nacional.
1. OBJETIVOS:
Las existencias de materiales, equipos e inmuebles permiten:
Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la institución.
La identificación precisa de los bienes para los diferentes procesos de adquisición,

almacenamiento, administración y entrega.
La toma de decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo a las

necesidades de la institución.
Cumplir las normas administrativas y fiscales sobre el manejo de bienes.
2. CLASIFICACION Y CODIFICACION:
Como se indicó, la clasificación y codificación de los bienes en la POLICIA

NACIONAL, será la establecida en el presente manual.
Además, los devolutivos en servicio, estarán identificadas en cada dependencia

con la codificación interna de acuerdo a la organización administrativa de la
institución.
3. CONTROL:
Los bienes de propiedad de la Policía Nacional se controlarán a través de los

siguientes mecanismos específicos:
Toma física de elementos de consumo y devolutivos en almacén o bodega.

Arqueos físicas realizados en forma esporádica ordenados por el jefe inmediato.
Control de Inmuebles.
Pruebas selectivas de bienes en depósito y devolutivos en servicio.
Rendición de cuentas mensual al Grupo de Contabilidad.
Documento (poligrama, correo electrónico, etc.) en donde se informe a la unidad
los elementos remesados.
Los bienes que se encuentren en deposito y servicio en las unidades policiales

deben cruzar con los reportes de los Estados Financieros que se rinden
mensualmente al Grupo Central Contable, de tal manera que al cotejar la
información del Análisis de Movimiento por Grupo de bienes con el Balance
General la información sea razonable y confiable.
85
4. ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES:
La organización interna de los bienes en el almacén, sub-almacenes, bodegas y

depósitos destinados par tal fin, se hará atendiendo normas técnicas de
almacenaje, de acuerdo a la naturaleza, conservación y fácil manejo de los
mismos.
Los bienes nuevos y los usados que aun puedan utilizarse, se almacenarán en
depósitos separados de los que se han retirado por obsoletos o inservibles.
De igual manera se debe tener en cuenta los fundamentos básicos para la

seguridad de los bienes; instalaciones apropiadas, recursos, equipos y medios
necesarios para su administración y manejo.
El control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y
devolutivos nuevos y reintegrados en deposito de almacén, o en las bodegas que
la institución determine.
5. RESPONSABLES:
El almacenista y los funcionarios que la administración determine en las unidades,

serán los directos responsables de los controles permanentes de los bienes en
deposito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo a su naturaleza,
identificación y ubicación.
Es importante aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo

cualquier titulo tengan en existencia en sus almacenes y a los que les hayan sido
entregados para su servicio y los de su oficina.
6. MECANISMOS DE CONTROL:
El almacenista ejercerá control de los bienes en deposito a través de los

siguientes medios:
Kardex de existencias.
Un consecutivo de control en la numeración de entradas y salidas.
Los anteriores registros se efectuarán con los comprobantes oficiales de entrada y

salida de elementos.
7. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO:
Los devolutivos en servicio están conformados por el conjunto de bienes que

utilizan las diferentes dependencias de la institución para el normal desarrollo de
sus actividades.
86
Cada uno de los Funcionarios de la Policía Nacional debe responder
personalmente por los bienes que se le entreguen para uso, custodia,
administración y transporte.
Los almacenistas tienen la obligación de firmar los comprobantes de salida de los

elementos devolutivos que reciben; esta obligación no es delegable en otros
funcionarios.
Los funcionarios de la Policía Nacional que tengan bienes a su cargo, son

responsables de la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione
por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada.
La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se

ejecuten atendiendo ordenes superiores, se determinará contra quien las emitió,
siempre que las ordenes consten por escrito o se establezcan por cualquier otro
medio probatorio.
Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de

bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenará la práctica de una
investigación administrativa.
8. ORGANIZACIÓN DE LOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO:
En todas las dependencias de la Policía Nacional debe llevarse un control de los

elementos devolutivos entregados por el Almacén o Bodega, o que se hayan
adquirido directamente por otros mecanismos de compra como las cajas menores,
etc.
Los controles de elementos devolutivos en servicio, estarán a cargo del
responsable de cada una de las áreas o dependencias, conforme a la
organización administrativa de la Policía Nacional.
Los controles deben organizarse en cada área o dependencia, teniendo en cuenta

la seguridad y control directo que debe ejercerse sobre los bienes entregados.
Cada funcionario debe llevar un listado permanente de los elementos devolutivos

que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones.
Cuando en desarrollo de contratos se entreguen elementos devolutivos, tal

circunstancia debe quedar registrada en el respectivo contrato con la obligación de
reintegrarlos a la institución una vez terminado el mismo. El pago estipulado en el
contrato se efectuará cuando se reintegren los elementos con la aprobación del
almacenista responsable de los mismos.
Los elementos devolutivos de uso común en las dependencias, deben estar a

cargo del Jefe de dicha dependencia o del funcionario que la Institución determine.
87
Mediante listados y controles individuales, los almacenistas principales
responsabilizarán a los funcionarios de las dependencias de los elementos
devolutivos que se les entreguen para el desempeño de sus funciones.
9. MECANISMOS DE CONTROL DEVOLUTIVOS EN SERVICIO:
El almacenista responsable del control de los bienes, debe llevar registros de cada
una de las dependencias que tengan elementos devolutivos; estos registros deben
estar permanentemente actualizados y soportados con todos los movimientos de
entrada y salida de bienes que se realicen.
Tales registros además de medida de control, se utilizarán para las

comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontación de
bienes al final del año.
Los responsables de los bienes en las dependencias, los tendrán

permanentemente actualizados con todos los comprobantes, reintegros, pérdidas
y demás movimientos que afecten su saldo.
Los bienes devolutivos en servicio reflejan la situación a 31 de diciembre de cada

año, por consiguiente, es obligación de los Ordenadores del Gasto una vez
revisados, remitirlos firmados a la Central Contable en los plazos que la
Administración determine con los siguientes datos básicos:
Año a que corresponde el listado de los bienes.

Area o dependencia y ubicación.
Nombre del responsable del los bienes.
Relación de los bienes por agrupaciones y orden alfabético dentro de las mismas.
Medidas, marca y modelo.
Cantidad.
Valor Unitario.
Valor total.
Firmas del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus
veces y almacenista.
Los almacenistas encargados de los almacenes o bodegas en las unidades

rendirán el listado de los bienes que posean en depósito (consumo, devolutivos),
devolutivos en servicio e inmuebles; los cuales serán motivo de pruebas selectivas
periódicas a juicio de los responsables.
La Central Contable debe llevar un registro valorizado y permanente de los bienes

muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución, de acuerdo a
las normas establecidas para el manejo contable de los bienes.
El control de devolutivos en servicio se complementará con las pruebas selectivas

y los programas generales de toma física de bienes programados por los
Ordenadores del Gasto.
88
10. BIENES INMUEBLES:
El almacenista llevará registros actualizados mediante carpetas de todos los

bienes inmuebles de propiedad de la Policía Nacional y de aquellos que le hayan
sido entregados por el Estado bajo su custodia.
La Dirección Administrativa y Financiera vigilará la permanente actualización de

los bienes inmuebles y exigirá que las escrituras y demás documentos queden
debidamente legalizados, reposen en la institución con la debida seguridad.
Igualmente deben enviar copia de estos a la Dirección Administrativa y Financiera.
11. PRUEBA SELECTIVA BIENES EN DEPÓSITO Y SERVICIO:
El Ordenador del Gasto o Jefe de División establece la necesidad de practicar

prueba selectiva para verificar la existencia de los bienes.
Se determina dentro de la clasificación de los bienes, los grupos de elementos

específicos que requieren confrontar.
Se diligencia el formato de prueba selectiva de bienes, confrontando y verificando

los registros contra las existencias físicas; anotando las observaciones que se
encuentren.
En caso de encontrarse sobrantes o faltantes, se procede de acuerdo a lo

establecido para cada caso.
12. RENDICION DE LISTADOS FISICOS A 31 DE DICIEMBRE:
Los almacenistas deberán elaborar y rendir listados valorizados de los elementos,

que se tengan a 31 de diciembre de cada año, el cual se rendirá con la cuenta
fiscal, en los primeros 10 días del mes de enero del año siguiente al que
corresponda.
El listado de bienes debe rendirse por agrupaciones.
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES
1. ENTREGA NORMAL:
Se requiere el acto Administrativo donde se designe al funcionario que deberá

recibir el almacén; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado
que durará la entrega, de acuerdo con el volumen del mismo. El reemplazo del
almacenista en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente
por el Ordenador del Gasto.
89
Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado,
del cargo y constituida la póliza de seguro que ampare el manejo del almacén o
bodega.
Cumplido lo anterior se procederá a realizar el conteo físico y entrega de los

elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en
existencia en grupos de bienes; registrando las siguientes características: marca,
modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservación.
Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y

kárdex.
Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados,

debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los demás
funcionarios que intervengan en la toma o diligencia.
Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregaran por parte del
almacenista saliente limitándose a efectuar la comparación de los saldos de
listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la Unidad, contra
el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de bienes, los
cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las ordenes de salida al servicio
con especial atención que los elementos se encuentren asignados a la unidad.
Debe tenerse especial cuidado que el total de los bienes por grupo, sea igual al
registrado en el movimiento de bienes por agrupaciones, que soportan la cuenta
fiscal y por ende igual a los valores presentados por agrupación en la cuenta
fiscal.
La entrega total del almacén se hará constar en Acta, que será firmada por todos
los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y
diferencias encontradas.
2. ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE

ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA:
Cuando se presente esta situación, el Ordenador del Gasto designara el

funcionario administrativo que deba realizar la toma física y entrega de las
existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando por escrito a la Compañía
que aseguró al almacenista saliente, el envío de un representante; también se
notificará por escrito al almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso
contrario mediante Edicto, que se fijará en lugar visible indicando la fecha y hora
que comience la diligencia de entrega.
Si el almacenista saliente concurre se adelantará la entrega en forma corriente;

pero sí no lo hace al igual que el representante de la compañía aseguradora, se
dejará constancia en el acta y se inicia la entrega con la intervención del
funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista.
90
En el acto se dejará constancia de los elementos sobrantes y faltantes que
aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros
actualizados de listados y tarjetas de kárdex.
No se podrá disponer de las existencias hasta que las haya recibido el nuevo
almacenista. Si se requiere algún elemento con urgencia, es necesario que esta
salida sea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido ya estos
elementos, en caso contrario se firma por el almacenista saliente.
Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega, los recibirá el nuevo
almacenista, firmando su recibido, registrándose en hoja de inventario adicional
con la constancia de que son elementos que llegan durante el proceso de recibo
del almacén, de estos elementos se pueden realizar entregas.
3. COMPETENCIA DE LOS ALMACENISTAS:
Los requisitos que debe cumplir un funcionario para desempeñarse como

almacenista son:
Poseer como mínimo el grado de Subintendente o Sargento Segundo.
No haber sido sancionado fiscal ni disciplinariamente, durante los últimos dos

años.
Tener curso de Auxiliar Contable, kardista o similares.
CAPITULO VIII
BAJA DE BIENES
La baja de bienes se define como el proceso administrativo, mediante el cual la

entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su
propiedad.
Los trámites de las bajas se regirán en general, por las normas contempladas en
la ley 80 del 28 de Octubre de 1.993, Decreto 855 del 24 de Abril de 1.994 y
demás disposiciones legales que rijan la materia.
Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o bodega o

para los inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias,
con la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista.
Es responsabilidad del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o

quien haga sus veces y almacenista, coordinar y agilizar los programas de baja
como mecanismos para la depuración y actualización de listado de bienes.
91
Los almacenistas a su vez, tendrán la obligación de reportar no solo el robo,
pérdida o cualquier otra novedad de los bienes, sino informar oportunamente de
los inservibles o equipos que no utilicen, para que se produzca la baja o traspaso
según el caso.
La Dirección Administrativa y Financiera, Comandantes de Departamento,

Directores de Escuela, Jefes de Organismos Especializados deben ordenar la
apertura de cuentas de responsabilidad a cargo de los almacenistas o
funcionarios, por los bienes perdidos o extraviados años atrás.
Las bajas se legalizan con el retiro físico de los bienes, el descargo de los
inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y
procedimientos previstos según su destino.
2. REQUISITOS GENERALES PARA LAS BAJAS:
Comunicación por escrito del almacenista, informando la existencia de elementos

para dar de baja, no susceptibles de reparación o recuperación.
Acto administrativo motivado por el Ordenador del Gasto, que autorice la baja de
bienes y defina el destino que debe darse a los mismos.
Acta de baja, Acta Técnica y Acta de destrucción o incineración debidamente

diligenciadas, la cual debe contener la siguiente información básica:
Lugar y Fecha
Relación de los bienes y su destino.
Firma y de los participantes en todas las páginas cuando fueren varias.
Los requisitos específicos se detallan en los diferentes tipos de baja.
3. SALIDAS POR MERMA, ROTURA, DESUSO O VENCIMIENTO:
Para autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso,
vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere
el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Aviso por escrito al Ordenador del Gasto o Jefe del Area para la Dirección
Administrativa y Financiera por parte del almacenista, o persona que tenga a su
cargo el bien, en forma detallada y justificada.
Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervención del

Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto,
en la que se hará una relación detallada de los bienes por agrupaciones, con sus
características, cantidades, valor unitario y valor total que consten en los mismos,
con constancia de la causa que originó la merma, rotura, o si es por desuso o
vencimiento; debidamente firmada por todos los que participan.
92
Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la orden de
baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos exigidos para la
elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente firmada por todos los que
participarán en el acta.
Seguidamente se hace la destrucción física de los elementos en presencia del

responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces,
el Ordenador del Gasto y personas que intervengan en el proceso; los cuales
certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la
destrucción física, para que sea practicada con los mismos elementos y en las
mismas cantidades consignadas.
NOTA: Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrá

producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o proveedores
su cambio por escrito, para su reposición o cambio. Cuando se trata de mermas,
la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. Para el control de los
medicamentos periódicamente se deben realizar las verificaciones de la fecha de
vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales que el caso amerite.
4. BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO:
Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su vencimiento de tiempo
calculado para servicio o duración, o que por su trajín, desgaste por uso justifiquen
su baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:
Solicitud por escrito del usuario o persona responsable, que demuestre su

necesidad de destrucción.
Levantar acta la cual será avalada por el responsable, almacenista,

Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Ordenador del Gasto;
relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de
inventario, con las características, cantidades, valor unitario y valor total que
figuren de ellos, debidamente firmada, por quienes intervienen.
Con los documentos anteriores como soporte, se elabora la orden de baja,

relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de
inventario, con las características, cantidades, valor unitario y valor total que
figuren de ellos, tal como haya quedado el acta técnica; la cual debe ser
debidamente firmada.
Luego se procede a la destrucción física de los elementos en presencia de los
mismos que participan en el acta y orden de salida los cuales certifican, mediante
cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destrucción física, para que
sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades
consignadas.
Nota: Los elementos inservibles que se encuentren en el almacén o bodega deben

ser dados de bajo durante los siguientes dos (02) meses al recibo de los mismos
por parte del almacenista, sin tener en cuenta la cuantía.
93
5. BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS, APARATOS
ETC.:
Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, por desmantelamiento, cuando su

estado, posible pérdida total o parcial, inutilidad, o grave daño, que hagan
aprovechar las partes utilizables, requieren del cumplimiento de los siguientes
requisitos:
Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista, con
enumeración de cada uno de los elementos que se van a desmantelar, clase,
marca, número, capacidad, detalles y valores que permitan su exacta y completa
identificación, anotando su procedencia, tiempo de depreciación y motivos que
justifican el desmantelamiento.
Nombramiento por el ordenador del Gasto de la comisión que debe intervenir en la

vigilancia del desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas
o partes utilizables.
Con los documentos anteriores como soportes, se realiza la orden de baja de los
bienes a desmantelar, luego se procede a practicar la diligencia de
desmantelamiento y elaboración del acta, firmada por todos los integrantes de la
comisión. En el acta debe quedar relacionada en forma detallada los bienes a
desmantelar, indicando las partes, piezas, accesorios y repuestos que resulten,
separando lo que es utilizable y no utilizable; los bienes utilizables deberán ser
avaluados por peritos expertos en el tema quienes avalarán con su firma el
documento.
Finalmente se elabora la orden de entrada de las partes, piezas, accesorios o

repuestos utilizables, con base en las actas como soporte, las cuales deben ser
firmadas por quienes intervienen.
6. BAJAS POR DESTRUCCION DE INSERVIBLES Y SACRIFICIO DE

SEMOVIENTES EN MALAS CONDICIONES:
Para dar de baja bienes inservibles, semovientes enfermos o en malas

condiciones, o que deban sacrificarse, se requiere:
Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista con
enumeración y descripción completa de cada uno de los elementos que se van a
destruir, o en el caso de semovientes a sacrificar y motivos que justifiquen su
destrucción o sacrificio. Para el caso de los semovientes se debe contar con la
aprobación del Grupo de Remonta y Veterinaria de la Dirección Administrativa y
Financiera.
Luego se procede a la destrucción física de los elementos, o al sacrificio de los

semovientes con intervención del Subcomandante Administrativo o quien haga
94
sus veces, almacenista, elaborando acta, la cual debe ser firmada por todos los
que participen en ella.
Finalmente se expide la orden de baja con soporte en los documentos anteriores.
Además de lo anterior, para algunos casos relacionados con el material de guerra

se tendrá que acudir a las normas que para este tipo de bienes se expidan.
ARTICULO 2º. La actualización del presente manual se realizará por parte de la

Dirección Administrativa y Financiera, con base en estudios técnicos, los cuales
pueden resultar de iniciativas o sugerencias de los usuarios finales del documento.
De la misma manera, la clasificación de los bienes a que se refiere la presente
resolución será dada a conocer por parte de la Dirección Administrativa y
Financiera en coordinación con la Oficina de Telemática.
ARTICULO 3º. La Dirección Administrativa y Financiera se encargará de aplicar y

difundir a nivel nacional el presente manual, para lo cual se dispondrá la edición
de doscientos 200 ejemplares.
ARTICULO 4º. La Inspección General controlará, verificará y evaluará la

aplicación de lo dispuesto en el presente manual.
ARTICULO 5º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE

COMUNICACIONES.
Para algunas empresas el mantenimiento de sus equipos de instrumentación o

industriales plantea diversas problemáticas:
Alto costo de las reparaciones por parte de los servicios de mantenimiento del
fabricante.
Dilatados tiempos de respuesta y elevados gastos de envío, al encontrarse el

servicio técnico oficial fuera de la localidad.
Imposibilidad de reparar un equipo por estar obsoleto y no ser soportada su

reparación por el fabricante, o haber desaparecido la actividad industrial del
fabricante.
¿Qué es mantenimiento?
Es toda acción cuyo propósito es mantener a un equipo o sistema en sus

condiciones normales de operación o de restitución de sus condiciones
específicas de funcionamiento. La función mantenimiento debe expresarse como
95
un sistema organizado que permita el mejor aprovechamiento del medio
productivo.
¿Qué es mantenimiento preventivo?
Son todas aquellas acciones realizadas en forma lógica y sistemática sobre un

equipo o sistema con la finalidad de mantenerlo trabajando en condiciones
específicas de funcionamiento y para reducir las posibilidades de ocurrencias de
fallas; es decir, prolongar el tiempo de vida útil del equipo o sistema. Este
mantenimiento puede ser de naturaleza menor, como simples reparaciones, o
mayor, como una revisión general. Este mantenimiento preventivo se clasifica en
tres procesos:
ü Visitas sistemáticas.
ü Reparaciones.
ü Mantenimiento preventivo.
Importancia:
Es de suma importancia en cualquier empresa o industria debido a que con el se

puede conseguir que los equipos trabajen en perfectas condiciones con menos
paradas inesperadas y menos tiempo de pérdida contribuyendo así a la mejor
calidad del material producido así como también alargar el tiempo de vida útil de
los equipos y dispositivos de maniobras.
¿Qué es mantenimiento correctivo?
Son todas aquellas actividades orientadas hacia la restitución de las

características de funcionamiento de un equipo o sistema después de ocurrida la
falla. Por lo general estas fallas acarrean retrasos en la productividad y por
consecuencia pérdidas para la empresa en general. Los costos de mantenimiento
correctivo son aquellos originados cuando el equipo falla o no puede ser operado
a un costo razonable: estos incluyen también el tiempo de producción perdido, el
costo de reparación en sí y en algunos casos el costo de reembolso de equipos,
los cuales con mejor mantenimiento pudiesen haberse salvado. Este tipo de
mantenimiento se clasifica en:
ü Mantenimiento rutinario.
ü Mantenimiento de emergencia.
¿Qué es mantenimiento predictivo?
Es un procedimiento lógico y sistemático que se emplea para determinar la

ocurrencia de una falla que esté por presentarse dentro de un sistema eléctrico.17
17
http://html.rincondelvago.com/administracion-de-empresas_12.html
96
ü CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE TELEMÁTICA.
Los equipos de telemática y en especial los de cómputo, deben cuidarse y

mantenerse para prevenir problemas. En particular en un computador hay dos
cosas distintas que deben cuidarse: el hardware (la parte física) y el software (los
programas y la información que el computador tiene).
Se entiende por mantenimiento al conjunto de actividades que se requieren

realizar periódicamente para mantener al computador en óptimo estado de
funcionamiento, y poder detectar a tiempo cualquier indicio de fallas o daños en
sus componentes.
Existe una diferencia importante entre el mantenimiento y la solución de

problemas en los equipos de cómputo; el objetivo es que, en el rol de
responsables de equipos, se lleve a cabo las tareas de mantenimiento y se deje
solamente las segundas a los técnicos, debido a que se necesitan conocimientos
más especializados para ello.
Como se dijo al comienzo, existen tareas distintas para el mantenimiento de la

parte física y para el óptimo funcionamiento de los programas y la conservación de
los datos. Una de las partes más importantes es el hardware y el software.
En general, para un funcionamiento efectivo del equipo se requiere ciertas

condiciones ambientales que deben ser controladas y mantenidas dentro de
ciertos parámetros. Incluyen un ambiente de trabajo limpio, iluminado, con
suficiente espacio. El computador nunca puede estar expuesto al agua ni a
humedad excesiva. Cuidarlo de las temperaturas muy altas y de la incidencia de la
luz del sol en forma directa. Los cuidados con el equipo en sí se limitan casi
siempre a mantenerlo libre de polvo y suciedades tanto externa como
internamente. Evitar lo máximo posible los golpes. Y considerar que siempre que
se tenga que mover o limpiar el equipo y sus periféricos, éste debe encontrarse
apagado y desconectados los cables de la corriente eléctrica.
POR QUÉ DEBE LIMPIARSE?
El medio ambiente que rodea al computador encuentra en él un imán de polvo;

junto a la humedad, por ejemplo, el polvo puede ser un magnífico conductor
eléctrico, lo cual puede provocar pequeñas fallas en los componentes electrónicos
del equipo, asimismo, el polvo acumulado reduce la eficiencia de los ventiladores
de enfriamiento y puede actuar como un manto aislante que conserva el calor y no
permite que la irradiación de éste se aleje de los componentes. También puede
ocasionar atascamiento, degradación de velocidad o ruido de los componentes
mecánicos.
Las razones por las que un computador se ensucia son principalmente el polvo
suspendido en el ambiente, la electricidad estática, el calor, la humedad, una
ubicación poco apropiada como la cocina o incluso un lugar junto a una ventana.
97
Dentro de las recomendaciones generales para mantener la limpieza de un equipo
está el utilizar unas fundas para el monitor, la caja (CPU), el teclado y la
impresora. Conviene evitar materiales que retengan la suciedad o que generen
mucha electricidad estática. También conviene lavarse las manos antes de
utilizarlo, y sobre todo, no fumar, ni beber, ni comer y evitar lo máximo posible la
circulación de animales domésticos cerca del área de utilización del equipo debido
a que generalmente desprenden pelos. Respecto a los aparatos domésticos que
los afectan se encuentran los lonizadores y vaporizadores.
CON QUÉ SE LIMPIA
Para el usuario es suficiente con dos paños que no suelten pelusa y que no rayen,
un poco de alcohol, un pincel suave. También puede utilizarse un aspirador de
polvo especial para este tipo de tareas o, en caso de no contar con uno, una
aspiradora de uso doméstico con alguna boquilla estrecha que pueda insertarse
entre los espacios interiores del equipo. Otro aparato que puede ser de mucha
utilidad es, una herramienta similar a la aspiradora pero que sopla. Lo que siempre
se debe tener en cuenta es que para la limpieza NO DEBE utilizarse ningún
líquido, excepto en contados casos que serán detallados más abajo.
CON QUÉ PERIODICIDAD DEBE REALIZARSE
La cantidad de horas diarias de operación, el tipo de actividad que se realiza, el

ambiente donde se encuentra ubicada (si hay polvo, calor, humedad, etc.), el
estado general (si es un equipo nuevo o muy usado), y el resultado obtenido en el
último mantenimiento, son los factores que deben tenerse en cuenta. Para un
computador de uso personal, que funcione unas cuatro horas diarias, en un
ambiente favorable y dos o menos años de operación sin fallas graves, puede
resultar aconsejable realizar su mantenimiento cada dos o tres meses de
operación, aunque algunas de las actividades de mantenimiento pudieran ser
realizadas según se vayan necesitando. A veces una simple observación puede
llevarnos a plantear una limpieza interna. En otros casos, el funcionamiento
deficiente del ratón, por ejemplo, requieren la realización de su limpieza en forma
inmediata.
LIMPIEZA FÍSICA EXTERIOR
Cómo se dijo anteriormente, primero hay que desconectar el equipo de la corriente

eléctrica. Después se pasa un paño seco por todas las superficies quitando el
polvo acumulado. Finalmente, se moja un poco el otro paño con alcohol y se
limpian todas las zonas que se vean sucias o grasientas. En este caso también
podría utilizarse algún líquido tipo detergente para quitar al gabinete todas las
manchas, pero estas soluciones generalmente aumentan la acumulación de polvo
y las manchas posteriormente debido principalmente a que no se evaporan tan
fácilmente como el alcohol.
98
LIMPIEZA FÍSICA INTERIOR
Uno de los aspectos más importantes en el mantenimiento de un computador de

escritorio es la limpieza física interior. En el interior de los computadores de mesa
se acumula suciedad de diversos orígenes, además, los conectores interiores
tienden a oxidarse lo que aumenta aún más las fuentes de suciedad. Otro
problema es que su interior suele ser un albergue ideal para cucarachas,
pequeños roedores, y diversos tipos de insectos. Los que cuentan con una
infinidad de aberturas por donde penetrar. Por lo que el primer consejo para
mantener lo más limpio posible el interior está el sellar lo máximo posible aquellas
aberturas que no están hechas especialmente para su ventilación.
Una advertencia a tener en cuenta antes de desarmar un gabinete es el averiguar

si esto puede significar la pérdida de la garantía para alguno de los componentes
o del computador en sí. Solo en el caso de estar seguros de esto se debería
proceder al desarme.
Para comenzar se procederá a identificar cada una de las conexiones de los

cables que llegan al gabinete, aunque si se presta atención, casi siempre tienen
un único lugar en el que calzan. Luego, se procede a quitar los tornillos que fijan la
tapa del gabinete al armazón del mismo. Existen algunos casos, especialmente en
máquinas de marca, que cuentan con alguna forma de encastre que permite su
desarmado utilizando solamente las manos. Para limpiar el interior del gabinete el
mejor sistema es comenzar de arriba hacia abajo, limpiando primero la rejilla de la
fuente de alimentación (generalmente ubicada en la parte superior) con un paño
seco. Seguidamente, con un pincel hay que "barrer" el polvo acumulado en las
diferentes partes de los circuitos internos, teniendo cuidado de no desconectar por
accidente algún cable. Finalmente, con el paño, recoger la suciedad que haya
quedado en la base o quitarla con cuidado con una aspiradora.
Los lugares de mayor acumulación de polvo en el interior de los gabinetes son

generalmente los ventiladores, pues además de conducir el aire polvoriento
generalmente segregan partículas lubricantes que al mezclarse con el polvo, crean
una capa sólida de suciedad.
Cuando de retirar el polvo se trata, otra opción es utilizar un soplador que sea
capaz de lanzar un chorro de aire, y así evitar tocar los circuitos. Se debe soplar el
interior del gabinete por todos los sectores.
Aunque una limpieza más profunda podría ser realizada desarmando

completamente las diferentes placas electrónicas y desconectando los cables en
el interior del gabinete, esto es solamente recomendable para una persona
especialista. Se puede, por ejemplo, realizar una limpieza como la que
enseñamos, una vez cada dos o tres meses y contratar a un especialista una vez
al año para una limpieza profunda.
Luego de estar seguro que se ha quitado toda la suciedad posible se puede

proceder a armar nuevamente el gabinete y a conectar los cables al mismo.
99
EL RATÓN
Aunque actualmente existen nuevas tecnología que han mejorado mucho este
problema, por ejemplo, ratones que no funcionan a bolita sino mediante sensores
ópticos, el ratón estándar es un elemento recolector de polvo y suciedad. La bolita
arrastra continuamente el polvo y partículas pequeñas de la superficie donde se
desplaza, y se va acumulando en dos rodillos internos que tienen la función de
permitir la rotación de la bolita para pasar esta información al computador que se
encargará de componer el movimiento del ratón. Esto, muchas veces, ocasiona
que el ratón no responda a movimientos suaves, quedándose pegado o
funcionando de a saltos.
No debe esperarse al momento de realizar el mantenimiento general. Tan pronto

el ratón comience a funcionar con problemas debe limpiarse. No se requieren
herramientas especiales, típicamente el ratón puede abrirse girando la pieza que
sostiene a la bolita. Cuando extraiga la esfera podrá observar los dos sensores
cilíndricos colocados en ángulo recto. También verá otra ruedita que tiende a
presionar a la bolita hacia estos rodillos mediante un resorte. Estas tres piezas
deben limpiarse desprendiendo con algún elemento que puede ser un
destornillador pequeño o un cortaplumas la costra de suciedad que en ocasiones
está muy compactada y adherida. NO DEBEN USARSE EN ESTE CASO NINGÚN
LIMPIADOR LÍQUIDO. Gire gradualmente las piezas mientras desprende la costra
y sople para que la suciedad salga.
Sople profundamente el polvillo y la suciedad que pudiera quedar dentro del ratón,
y reinstale sus componentes.
El tapete del ratón también deberá ser limpiado periódicamente con un trapo (sin
pelusa) y humedecido apenas un poco con agua y luego secado totalmente, para
mantener al ratón limpio y sin problemas por más tiempo.
EL TECLADO
El teclado es uno de los componentes que más se ensucia, llegando también a

desgastarse y borrarse la identificación impresa de las teclas más usadas. El
teclado puede guardar grandes cantidades de polvo y suciedad entre sus teclas.
En caso de contar con los recursos necesarios, se puede utilizar un soplador de
aire para limpiarlo. Primeramente se puede darlo vuelta y golpearlo levemente
contra alguna superficie para que caiga la suciedad que no está muy adherida.
Luego, puede utilizarse en trapo húmedo con agua o alcohol para limpiar las
teclas. Probando primeramente que el alcohol no borre la impresión en las teclas y
teniendo cuidado de que no se escurra el líquido entre las mismas. Aunque si esto
pasa, bastará con soplar un poco entre ellas o esperar a que se evaporen para
utilizar el teclado sin peligro.
100
EL MONITOR
En primer lugar, desconectar completamente el monitor tanto de la corriente

eléctrica como del gabinete del computador. Para limpiarlo del polvo, puede
inyectar aire por sus rejillas sin abrirlo, pues la energía residual que conserva
después de apagado lo hace peligroso.
Puede utilizarse una solución limpiadora de cristales o alcohol, para limpiar no

solamente el vidrio, sino también el gabinete. Debe ocuparse un paño libre de
pelusa y verter el líquido sobre el mismo, no sobre el cristal; esto impedirá que el
limpiador se escurra en el espacio que existe entre el vidrio y el gabinete, evitando
que se provoque un corto circuito en el monitor. Luego, esperar algunos
momentos hasta que se evapore completamente el líquido para volver a
conectarlo.
LAS IMPRESORAS
En el caso de las impresoras, por tratarse de un equipamiento donde el elemento

mecánico es muy importante y por existir en el mercado varias tecnologías
diferentes, recomendamos sólo limpiar las zonas externas y los botones con un
paño seco o humedecido con alcohol y dejar la limpieza interna a un especialista.
EL CD-ROM/DVD-ROM
Como tarea principal de prevención se debe evitar introducir discos sucios en este
tipo de unidades. Limpie los discos con el paño seco o con un pincel, teniendo
cuidado de no rayarlos, también pueden utilizarse algunos líquidos especiales
para la limpieza de discos compactos. También puede realizar una limpieza de la
bandeja donde se coloca el disco y del frente del dispositivo con un paño seco o
humedecido con un poco de alcohol. Esto hace que el mecanismo óptico que
realiza la lectura de los discos pueda mantenerse limpio y sin fallas por más
tiempo. Una limpieza más profunda que incluya el interior y los lentes y espejos
que forman ese mecanismo debe ser hecha por un especialista.18
ü GESTIÓN DE RECURSOS EN LAS UNIDADES BÁSICAS POLICIALES.
Para conceptualizar esta temática esencial dentro de la formación del señor

suboficial de la institución, se pone de manifiesto el contenido de la resolución
numero 03169 de agosto 31 de 2.001, por medio de la cual se actualizan los
Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables de la Policía Nacional”
18
http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/importancia-del-mantenimiento-
del-software.htm
101
Que el artículo 35 numeral 7º del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta a
la Dirección General para expedir las resoluciones, manuales y demás actos
administrativos necesarios para garantizar el logro de las metas propuestas.
Que el artículo 53 del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta al Director
General para crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, áreas
funcionales y grupos de trabajo.
Que la Directiva permanente 033 de 1993 establece la guía para la reorganización

de los procedimientos administrativos, financieros y contables de la Policía
Nacional y el Circular No. 049 de 1995 establece la actualización de estos
mismos procedimientos y que teniendo en cuenta el proceso de modernización y
reestructuración orgánica de la Policía Nacional; se hace necesario actualizar y
unificar estas normas.
RESUELVE:
ARTICULO 1º. Actualizar los Procedimientos Administrativos, Financieros y

Contables de la Policía Nacional, de acuerdo con lo establecido en los capítulos de
la presente resolución.
CAPITULO I
GENERALIDADES
OBJETO
Dar a conocer a los Señores Ordenadores del Gasto, los métodos y

procedimientos generales para los procesos y procedimientos Administrativos,
Financieros y Contables como fundamento para el establecimiento de un
adecuado sistema de Control Interno en cada una de las Dependencias de la
Policía Nacional.
ANTECEDENTES
La Constitución Política, en su artículo 209 inciso 2º, establece que la

administración pública, en todas sus ordenes, tendrá un control interno que se
ejercerá en los términos que señale la Ley.
La Constitución Política, en su artículo 269, establece que las entidades públicas

están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de
conformidad con lo que disponga la ley.
La Constitución Política en su artículo 272 inciso 5º, establece que los controles
Departamentales, Distritales y Municipales ejercerán en el ámbito de su
jurisdicción las funciones atribuidas al Contralor General de la República en su
articulo 288.
102
La Constitución Política en su artículo 354, crea el cargo de Contador General, a
quien le corresponde unificar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pública,
elaborar el Balance General y determinar las normas Contables que deben regir el
país conforme a la Ley.
La Ley 42 del 26 de enero de 1993, define parámetros sobre la organización del

Sistema de Control Fiscal y Financiero y los organismos que lo ejercen,
estableciendo en su artículo 16 inciso 2º, que toda entidad conformará una sola
cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría
General de la República.
La Ley 80 de 1993, por el cual se establece el Estatuto de Contratación Pública y

sus decretos reglamentarios.
La Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control
Interno, en la Administración Pública.
El Decreto 111 del 15 de enero de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de

1989, Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgánico
del Presupuesto, dispone en su artículo 1º, que todas las disposiciones en materia
Presupuestal deben ceñirse a las prescripciones contenidas en este estatuto que
regula el sistema Presupuestal en la Nación
CAPITULO II
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y SU DISTRIBUCION.
1. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
1.1 DEFINICION
El proceso de Análisis y Programación Presupuestal es el responsable de preparar

el Anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, el cual es una herramienta
para las Direcciones con base en las necesidades proyectadas por las Unidades
de Policía del Nivel nacional, posteriormente se presenta al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público un proyecto de presupuesto para la vigencia siguiente
y con base en la cuota asignada se procede a priorizar las necesidades que
permitan atender el plan de adquisiciones de bienes y servicios de la Policía
Nacional y finalmente se procede a su distribución
Programación presupuestal. En el procedimiento de programación, además de

definirse la política y prepararse los planes, se deben elaborar los presupuestos.
Estos aspectos se encuentran estrechamente vinculados y son dependientes los
unos de los otros.
El Presupuesto es el instrumento técnico y legal de planeación económica para la

Policía Nacional, para un período fiscal, prevé sus ingresos, a la vez que autoriza
103
o dirige sus gastos de conformidad con los planes de desarrollo y las políticas del
Director.
El presupuesto es, un plan de desarrollo elemental en donde se esbozan los

lineamientos generales sobre las acciones de la Dirección en su entorno
económico. Como instrumento de desarrollo económico, plasma las obras
prioritarias de la Policía Nacional.
El presupuesto como instrumento de la Policía Nacional, contiene decisiones de

carácter administrativo y se manifiesta en acciones que han sido previamente
planificadas y que son ejecutadas por la administración.
Para que sirve la programación?
El proceso presupuestal se inicia con la programación, a través de la cual se

materializan en el corto plazo las decisiones de largo plazo que se encuentran
contenidas en los planes de desarrollo.
La relación planeación y presupuesto está ligada al concepto de administración

financiera integral, dado que todas las decisiones sobre el desarrollo económico
de la Entidad necesitan un enfoque financiero. Ningún plan o programa puede ser
evaluado sin alguna clase de medición de sus consecuencias sobre los recursos,
flujos y requerimientos financieros. Por ello, presupuesto y planificación están
interrelacionados, teniendo en cuenta que el presupuesto debe prever las fuentes
y montos de financiamiento de los planes, programas y proyectos, detallando y
formalizando la financiación anual de las operaciones, así como los planes de
mediano y largo plazo.
Este proceso debe realizarse cada año, con la finalidad de definir en detalle cada
uno de los componentes de las actividades que realizará la Policía Nacional de
manera concreta. Los planes de necesidades son elaborados por las unidades de
Policía y se realizan conforme a las directivas centrales, y de acuerdo con el nivel
de prioridad previamente fijado.
Estos programas pueden ser modificados con base en los criterios centrales que
se hayan predeterminado.
El estudio y elaboración del presupuesto obedece a la necesaria relación que

existe entre el conjunto de las funciones que tiene a cargo la Policía Nacional y los
recursos de que dispone para cumplirlas, acudiendo a criterios relativos y al
mandato que se le ha encomendado a través de la Ley.
Procedimiento:
La programación del presupuesto se desarrollará de manera permanente y

continua y deberá garantizar a través del plan financiero la coordinación y
compatibilidad del presupuesto anual con el plan de desarrollo de la Policía
Nacional.
104
1.2 GENERALIDADES
En la Policía Nacional, se implemento el proceso de PROGRAMACIÓN

PRESUPUESTAL, como responsable de la preparación, análisis y presentación
del anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, diseño, divulgación y
seguimiento de la metodología para preparar el presupuesto de cada Unidad y la
asignación del Presupuesto aprobado por el Congreso de la República.
Considerando que las proyecciones deben servir de soporte a la distribución de

los recursos en el ámbito nacional, las Unidades deben proyectar utilizando bases
técnicas que un comportamiento histórico que si bien es cierto este es un
elemento importante dentro del análisis necesario para las proyecciones, también
lo son que este no contempla estudios de pre y factibilidad ni de viabilidad
económica y social de acuerdo a las características de la región, la ubicación
geográfica, la población, las condiciones propias de cada Unidad los cambios
económicos de cada periodo, etc., en consecuencia se deben considerar otros
aspectos determinantes para la programación de adquisición de bienes y servicios
tales como las necesidades reales establecidas con base en los usuarios del
servicio, en la localización de la Unidad, en la capacidad instalada, los consumos
promedios, la demanda atendida, la frecuencia de uso de los servicios; y los
programas a atender; en las Unidades que estén afectadas por condiciones
especiales se considerará la condición en particular de cada una de ellas.
La proyección consolidada por objeto de gasto de requerimientos para la vigencia

siguiente se debe efectuar entre los meses de Enero y Febrero de la vigencia en
curso a fin de que constituyan soporte del anteproyecto de presupuesto, el cual se
debe enviar a la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General de
la Policía a mas tardar el 20 de febrero con el fin de consolidarlo y enviarlo al
Ministerio de Hacienda antes del 15 marzo, de conformidad con las disposiciones
legales vigentes.
Posteriormente se procede a solicitar la desagregación de estos requerimientos a

nivel de rubro presupuestal y elemento.
Con base en las proyecciones efectuadas por cada unidad, cuyo consolidado fue
anexo al anteproyecto presentado, y en el análisis de los demás factores que
intervienen para la distribución de recursos, a las unidades, en el nivel Central a
través del proceso de PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL, se prepara el modelo
de distribución por programas, por cuenta y por rubros a cada unidad y una vez
conocida la apropiación aprobada por el Ministerio de Hacienda aproximadamente
en el mes de octubre, se procede a asignar una cuota global a cada Unidad para
que con base en ella las unidades efectúen la priorización de necesidades.
Una vez se reciba en el Nivel Central de la Policía Nacional la priorización de

cada Unidad, se procede al ajuste del modelo inicial y a la distribución detallada y
definitiva del Presupuesto a cada Unidad el cual se comunica mediante resolución
105
firmada por el Director General de la Policía Nacional, aproximadamente en la
primera quincena de enero.
Con base en las necesidades priorizadas, cada Unidad debe preparar su plan de
compras y servicios para cada vigencia que debe ajustarse a la asignación
presupuestal.
La proyección debe contemplar una programación de ejecución en periodos

ajustados a las necesidades de las Unidades y remitirse con el plan de
adquisiciones de bienes y servicios y el Programa Anual de Caja (PAC), para
facilitar el seguimiento de los recursos.
Las unidades al recibir la asignación proceden a ejecutar los planes de compras

de bienes y servicios proyectados y priorizados en la vigencia anterior con el
presupuesto asignado para tal fin.
1.3 COMPETENCIAS
En la Policía Nacional el Director General aprueba el anteproyecto y la distribución

del presupuesto.
En la Dirección General, la Dirección Administrativa y Financiera a través del Área

Financiera, imparten políticas de asignación, diseña e imparte la metodología a las
Unidades del Nivel Nacional, para la preparación del proyecto de Presupuesto de
cada vigencia, recopila la información, revisa, analiza, depura y en coordinación
con cada unidad, realiza los ajustes correspondientes de la información recibida.
Así mismo, prepara el anteproyecto de presupuesto, y el modelo de distribución,

del mismo, solicita la priorización, prepara la distribución final y la resolución de
asignación y la comunica.
Sobre el presupuesto asignado a través del mismo Proceso, se hace seguimiento

al comportamiento y cumplimiento de lo proyectado, cuyo análisis es otro
elemento base para la distribución de las vigencias siguientes.
En la proyección de necesidades y definición de los planes de compra deben

participar los responsables de las Áreas, Grupos, Procesos o dependencias que
tengan el conocimiento, claridad y dominio de los factores que deben intervenir en
la proyección de las necesidades de cada Unidad, quienes deben asumir de
manera responsable y comprometida la determinación del presupuesto necesario,
para atender las necesidades reales de cada vigencia, y remitir oportunamente a
la Dirección Administrativa y financiera la información requerida.
Las solicitudes de modificación al presupuesto inicialmente asignado se canalizan

a través del Proceso de Programación Presupuestal, quien es el responsable de
tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la solicitud de adición de
ingresos no incluidos en la Ley Anual de Presupuesto y el reaforo del superávit a
31 de diciembre de cada vigencia
106
Con base en los recursos adicionales aprobados y los disponibles en el
Presupuesto, se tramitan las adiciones al presupuesto de las Unidades que lo
requieran y lo justifiquen. Para la Dirección de Sanidad con previo concepto del
Área Ambulatoria y Hospitalaria. El procedimiento se equipara al de distribución
inicial y se atiende con los recursos adicionales que apruebe el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
1.4 RESPONSABLES
1. En la Dirección General, el Director Administrativo y Financiero a través

Jefe del Área Financiera – Grupo Presupuesto – proceso Programación
presupuestal, el Ordenador del Gasto de las unidades de policía y el
Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces.
2. En la Dirección de Sanidad, El Director de Sanidad, el Jefe del Área

Administrativa y Financiera, el Jefe del Grupo Financiero y el Proceso de Análisis y
Programación Presupuestal, el coordinador de Presupuesto y los Jefes de las
Unidades especializadas.
3. En las Unidades, el Ordenador del Gasto a través del Subcomandante

Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Jefe de Presupuesto.
Igualmente, el Jefe de Sanidad, los directores de Clínica, los Almacenistas y en
general los responsables de cada Unidad o servicio que conozcan el
comportamiento y las necesidades reales.
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL

PROCESO PRESUPUESTAL
1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)
1.1 DESCRIPCION
Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el
cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de
afectación para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva
vigencia fiscal; afectando preliminarmente la apropiación mientras se perfecciona
el compromiso Art. 19 Decreto 568 de 1996, permitiendo a las áreas financieras
llevar un control adecuado de las apropiaciones en cada vigencia.
1.2 GENERALIDADES
Una vez el ordenador del gasto autorice la adquisición del bien o servicio, se
tramita la solicitud del CDP.
107
La solicitud de CDP debe diligenciarse especificando claramente la imputación
presupuestal, objeto, saldo anterior, valor a certificar y saldo siguiente, así como el
aumento o disminución del valor certificado una vez perfeccionado el contrato.
El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP, debe verificar que exista saldo
disponible de apropiación por certificar en el (los) rubro (s) correspondiente (s).
La expedición del CDP no debe exceder de dos (2) días hábiles a partir de la
fecha del recibo de la solicitud.
El CDP debe ser numerado en forma consecutiva sin adicionar literales, a partir
del primer CDP de la vigencia fiscal.
Las modificaciones al CDP (reducción, adición, anulación), se deberán solicitar
mediante oficio, debidamente firmado por el mismo funcionario que solicitó la
expedición del CDP inicial.
1.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: la Dirección Administrativa y Financiera a través de

Grupos de Contratos, Adquisiciones y Seguros y el Auxiliar de presupuesto
responsable del objeto del gasto,
En la Dirección de Sanidad: cada Jefe de Área y Jefe Jurídico por intermedio del
Área Administrativa y Financiera.
En las Unidades de Policía: El responsable o quien haga las veces, en el Grupo
de Adquisiciones y contratos.
1.4 RESPONSABLES
El Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces es quien firma el CDP.

El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP.
2. REGISTRO PRESUPUESTAL
2.1 DESCRIPCION
Imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la

apropiación, garantizando que ésta solo se utilizara para el fin que fue expedido el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en esta operación se debe indicar el
valor y el plazo.
2.2 GENERALIDADES
La solicitud de registro presupuestal, se envía a presupuesto con el acto

administrativo o contrato (con o sin formalidades plenas), autorizado por el
ordenador del gasto.
En el Grupo de Presupuesto, el Auxiliar de presupuesto que elabora el registro

presupuestal verifica, la existencia del certificado de disponibilidad que ampare el
correspondiente compromiso, los documentos soportes y establece el máximo
nivel de desagregación, para efectuar el registro presupuestal.
108
El Auxiliar de presupuesto que elabora el registro presupuestal debe confrontar la
información sobre: el Numero de Identificación Tributaria NIT, clase de contrato
(arrendamiento, compraventa, consultoría, de trabajo, interadministrativo, obra,
prestación de servicios, suministro (tracto sucesivo) y varios, de acuerdo con lo
establecido en el Instructivo No. 001 del 05022001 emanado de la Policía Nacional
- Secretaria General), beneficiario, valor y plan de pagos ajustado al cupo PAC
disponible.
2.3 COMPETENCIA
En la Dirección General: La Secretaría General (contratos de servicios

profesionales) y la Dirección Administrativa y Financiera a través de Grupos de
Contratos, Adquisiciones o el responsable de seguros.
En la Dirección de Sanidad el Área Administrativa y Financiera y la oficina jurídica
a través del Grupo de Contratos.
En las Unidades de Policía: El responsable o quien haga sus veces, en el Grupo

de Adquisiciones y contratos.
2.4 RESPONSABLES
El Registro presupuestal lo firma el Jefe del Grupo de Presupuesto o quien haga

las veces.
El responsable de elaborar el documento.
3. CAJAS MENORES
3.1 DESCRIPCION
Dineros que se entregan para gastos urgentes e imprescindibles, identificados y

definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación.
3.2 GENERALIDADES
Las cajas menores deben ser constituidas para cada vigencia fiscal, mediante
resolución suscrita por el Director General de la Policía Nacional (Aportes de la
Nación y Fondos Especiales).
La solicitud de la caja menor debe indicar claramente la unidad ejecutora, la cuantía

por cada rubro presupuestal, grado, nombre, cargo, Número de Cédula de
ciudadanía del empleado, ajustado a las normas de austeridad y eficiencia del gasto
público emitido por el Gobierno Nacional.
La constitución debe contar con la respectiva resolución, CDP y se gira al

cuentadante.
El reembolso de caja menor requiere de la cadena presupuestal (CDP, registro

presupuestal, obligación y pago) y resolución suscrita por el ordenador del gasto
109
de cada unidad ejecutora que indique el valor a reembolsar por rubros
presupuéstales.
El cargo de la caja menor debe estar debidamente asegurado y su ejecución y

contabilización se hará de acuerdo con los parámetros establecidos en la
resolución de reglamentación de cajas menores, expedida por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público para cada vigencia fiscal.
Los bienes adquiridos con recursos de caja menor, deberán ingresar al Almacén
respectivo y llevar la respectiva orden de entrada al almacén para su trámite.
El gasto por cada rubro presupuestal no debe exceder el valor de la base tributaria
establecida para la adquisición de bienes y servicios en cada vigencia fiscal.
Para renovar el fondo fijo se debe haber ejecutado por lo menos un 70% de
cualquiera de los rubros presupuéstales.
La legalización y cancelación definitiva de la caja menor, se hará antes del 15 de

diciembre de cada vigencia fiscal, la cual se cruza con la expedición de los CDP y
registros presupuestales.
3.3 COMPETENCIA
Para la constitución de las cajas menores, el Director General de la Policía

mediante resolución, para cualquier presupuesto (Aportes de la Nación y Fondos
Especiales).
Para reembolso y cambio de cuentadante el Ordenador del Gasto mediante

resolución, sin cambiar la cuantía y distribución iniciales.
3.4 RESPONSABLES
ü Director General de la Policía Nacional

ü Director Administrativo y Financiero
ü Ordenadores del Gasto
ü Jefe del Área Financiera DIRAF
ü Jefe del Área Administrativa y Financiera DISAN
ü Jefe de Presupuesto DIRAF
ü Jefe de Presupuesto DISAN
ü Responsable del proceso financiero en las unidades de policía
ü Los cuentadantes de las cajas menores
ü Responsable de la elaboración de los actos administrativos.
4. PLAN DE COMPRAS Y SERVICIOS (Aportes de la Nación y Fondos

Especiales)
4.1 DEFINICION
110
Herramienta mediante la cual la Institución establece las necesidades más
prioritarias, ajustadas a las apropiaciones asignadas por el Gobierno Nacional
para cada vigencia fiscal.
4.2 GENERALIDADES
Anualmente las unidades de policía deben planear la adquisición de bienes y

servicios necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con lo establecido en los
Instructivos Nos. 172 DIPON-DIRAF-863 (20/10/00) y el 016 DIPON-DIRAF-863
(17/01/01).
El Plan de Necesidades (todos los rubros que conforman la cuenta gastos

generales, independientes de las apropiaciones), se debe presentar a más tardar
en el mes de octubre y enviarlo al Grupo Presupuesto.
El Grupo de Presupuesto tomando como base las metas macroeconómicas fijadas

por el Gobierno Nacional, solicita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la
aprobación del Proyecto de Presupuesto para la Policía Nacional.
Una vez se asigne apropiación presupuestal a la Policía Nacional mediante Ley de

Presupuesto, el Grupo Presupuesto DIRAF distribuye las partidas presupuestales
para la vigencia fiscal.
Las partidas presupuestales son asignadas por el Director General de la Policía

Nacional mediante resolución (Aportes de la Nación y Fondos Especiales).
Una vez las unidades de policía conocen la partida presupuestal asignada, deben
elaborar el Plan de Compras y Servicios (Aportes De la Nación y Fondos
Especiales), el cual se convierte en el instrumento guía para la ejecución de los
rubros mas esenciales del presupuesto como son: Compra de Equipo, Materiales
y Suministros y Mantenimiento.
El Plan de Compras y Servicios debe ser aprobado y autorizado por el Ordenador

del Gasto y el responsable del proceso administrativo.
El Plan de Compras y Servicios definitivo, se convierte en la base para proyectar

el porcentaje del Programa Anual de Caja PAC, aprobado para cada vigencia
fiscal.
4.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera – Oficina de

Gestión DIRAF, proyecta y elabora el Plan de Compras y Servicios de la Policía
Nacional. El Plan de Compras y Servicios es aprobado y autorizado, al igual que
las modificaciones al mismo por el Director General de la Policía.
En las Unidades de Policía: El Plan de Compras y Servicios será elaborado por las
Oficinas de Gestión y deberá ser proyectado con el concurso de los responsables
111
del entorno administrativo y financiero; una vez efectuados los ajustes al Plan, el
Ordenador del Gasto lo aprueba y autoriza, al igual que sus modificaciones.
Las modificaciones al plan de compras y servicios deben ser solicitadas por escrito
ante la DIRAF y en el evento de afectar los rubros presupuestales debe solicitar el
crédito y/o contracredito a la DIRAF, y hasta tanto no sea aprobada la modificación
presupuestal no se deberá efectuar los cambios respectivos al plan. En el evento
que la unidad requiera la modificación del Plan y que este no implique un cambio
en el rubro presupuestal, las unidades serán autónomas.
4.4 RESPONSABLES
En la Dirección General: El Director General de la Policía, el Director

Administrativo y Financiero y el Responsable de la Oficina de Gestión DIRAF. En
las Unidades de Policía: Los Ordenadores del Gasto, los responsables de la
Oficina de gestión y los Subcomandantes Administrativos o quienes hagan sus
veces y Jefes Financieros.
5. REGISTROS Y CONTROL EJECUCION PRESUPUESTAL
5.1 DESCRIPCION
Los registros presupuestales son de obligatorio cumplimiento por todas las

unidades de policía para controlar el presupuesto de aportes de la Nación y
Fondos Especiales.
El registro de las transacciones presupuestales y contables, se realizará con base

en la máxima desagregación de los rubros presupuéstales, de igual manera se
debe realizar el cierre de las operaciones en forma mensual en cada una de sus
partes.
Para efectos de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales se debe

diligenciar los siguientes libros Auxiliares:
ü Libro de Registro de Ingresos

ü Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos
ü Libro de vigencias futuras
ü Libro de Registro de Reserva Presupuestal
ü Libro de Registro de Cuentas por Pagar
5.2 GENERALIDADES
LIBRO REGISTRO DE INGRESOS:
En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestión de los

Ingresos públicos indicando la fecha, el número, la clase, el signo y el valor.
112
Son operaciones de gestión del presupuesto de Ingresos las operaciones
establecidas en la ley que conllevan a: el reconocimiento de derechos por cobrar,
la anulación o compensación de los derechos por cobrar, el recaudo y las
devoluciones.
Para el diligenciamiento de este libro se seguirán las siguientes instrucciones:
REGISTRO DE LAS OPERACIONES: se debe realizar: a) en forma detallada,

reflejando cada uno de los documentos que afectan al concepto o b) en forma
resumida, registrando mediante una única operación la totalidad de los
documentos del mismo tipo que afectan el concepto.
En caso de que se utilice el procedimiento previsto en el literal b), anterior, los

registros auxiliares correspondientes reflejarán los soportes unitarios por fechas en
este libro.
Al inicio de la vigencia se abre el registro para cada uno de los rubros aprobados
en el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nación.
Cada registro en libros deberá llevarse de acuerdo con el siguiente detalle:
ENCABEZAMIENTO: consta de las siguientes partes:
Nombre del libro: “Registro de Ingresos”

Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponde el presupuesto de
Ingresos.
Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que administran(n)
recursos de acuerdo con la Ley.
Regional: Código y nombre de las regionales que de acuerdo con las necesidades
haya establecido el órgano.
Vigencia: Año durante el cual rige el presupuesto.
Tipo de Ingreso: Corriente, de Capital, Parafiscal o Fondos Especiales

Grupo: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los
tipos de ingresos de acuerdo con el anexo de la ley del Presupuesto General de la
Nación.
Nivel: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los
grupos de acuerdo con el anexo de la Ley de Presupuesto General de la Nación.
Numeral: Código que identifica el detalle del nivel de ingreso, según el anexo de la
Ley del presupuesto General de la Nación, acompañado de su descripción.
Concepto: Código que desagrega el numeral anterior, según las necesidades de
información precisas en cada caso, acompañado de su descripción.
COLUMNARIO: consta de las siguientes columnas:
113
FECHA: indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra.
OPERACIÓN: Identifica, a través de las cuatro subcolumnas que la integran:
Número, Clase, Signo, Valor- la naturaleza de la operación objeto del registro.
Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a la
transacción que se registra.
Subcolumna (4)- Clase: especifica en forma precisa la operación que origina el
registro, indicando la columna o Subcolumna que la operación afecta.
Subcolumna (5): Signo: describe el signo positivo o negativo de la operación que
realiza.
Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra.
DERECHOS POR COBRAR: Esta columna a través de las tres subcolumnas que
la integran (Derechos Causados, Derechos Anulados y Total) muestra después de
cada operación el valor neto actualizado de los Derechos Reconocidos por Cobrar.
Subcolumna (7) Derechos Causados: son aquellos soportados en los actos en los
cuales se determina la cuantía del ingreso que deba recibirse.
Subcolumna (8) Derechos Anulados: Valor de las disminuciones determinadas por

la autoridad competente, de acuerdo con lo previsto en las normas legales que le
sean de aplicación.
Subcolumna (9) Total: Refleja el monto acumulado de los derechos por cobrar a la
fecha, equivalente al valor de los derechos causados, menos los derechos
anulados (Subcolumna 9= Subcolumna 7– 8).
4. RECAUDO EFECTIVO: Esta columna a través de sus tres subcolumnas

(Efectivo, Devoluciones y Total) indica el valor recaudado en dinero.
Subcolumna (10)- Efectivo: Monto recaudado en dinero por concepto de ingresos
de la vigencia o cuentas por cobrar.
Subcolumna (11)- Devoluciones: Esta columna muestra el valor de las

Devoluciones de Ingresos definidas por la Administración de conformidad con las
normas legales, en razón de haberse recibido previamente los correspondientes
ingresos, cualquiera que sea el medio de pago empleado. (Efectivo o papeles).
Subcolumna (12)- Total: Refleja el monto acumulado del recaudo en dinero a la

fecha, equivalente al valor de lo recaudado en efectivo, menos las devoluciones en
efectivo o en papeles (subcolumna 12 = subcolumnas 10 – 11).
5. RECAUDO DE PAPELES (13): Esta columna, refleja el monto recaudado

en valores recibidos por la administración en títulos que pueden utilizarse para
atender obligaciones tributarias de acuerdo con la ley.
6. RECAUDOS BRUTOS (14): Esta columna indica después de cada

operación el valor bruto actualizado de los derechos reconocidos recaudadas,
cualquiera que sea el medio de pago empleado, es decir recaudo en efectivo más
papeles menos devoluciones (Columna 14 = subcolumna 12 + Columna 13).
114
7. OTRAS CANCELACIONES (15): Refleja los derechos cancelados por
medios diferentes al recaudo en especial las compensaciones y la dación en pago
de acuerdo con la ley.
8. PENDIENTES POR COBRO (16): Saldo adeudado por los contribuyentes o
terceros, resultante de restar del total de los derechos por cobrar, el monto del
recaudo bruto y las otras cancelaciones (Columna 16 = Subcolumna 9 – Columnas
14 y 15).
DESCRIPCION (17): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una
descripción concisa de la transacción que origina el registro.
LIBRO REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES

PAGOS
Refleja la apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de los

certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de las
obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de los
pagos realizados y las obligaciones por pagar.
En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que
afecten el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del decreto
de liquidación del presupuesto, indicando la fecha, el número, la clase, el tipo y el
valor del documento que autoriza la operación, de acuerdo con las siguientes
instrucciones:
ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:
Nombre del libro: “Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y

Pagos”.
Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las apropiaciones.

3. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) que realiza(n)
actividades específicas señaladas por la Ley dentro de la Sección, y se
encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto.
Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades
establecidas por el órgano.
Vigencia: año para el cual rige el presupuesto.
6. Identificación Presupuestal: Identificación numérica de cada rubro

presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación del Presupuesto.
7. Descripción: nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos
asociados a la identificación presupuestal.
B. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:
FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se registra.
115
OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas que la integran –
Número, Clase, Signo y Valor- identifica el evento de gestión que se está
registrando.
2.1 Subcolumna (3)- Número: identifica el número secuencial correspondiente a

la transacción que se registra.
2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operación que
origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operación afecta.
2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operación.
2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transacción que se registra.
3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en dos subcolumnas:
Tipo y Número.
3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la
transacción.
Subcolumna (8) Número: Identifica el número del respectivo documento soporte
que autoriza la transacción.
4. APROPIACION VIGENTE: A través de las dos subcolumnas que la
integran, muestra el monto de la apropiación aprobada a la fecha.
4.1 Subcolumna (9)- Condicionada: Monto de la apropiación que presenta
restricciones para su afectación, con base en las leyendas: Previo concepto o
distribución previo concepto; las que requieran autorización previa del CONFIS
para comprometerse por corresponder recursos del crédito autorizado o del
perfeccionamiento del contrato de empréstitos; y las aplazadas en desarrollo de lo
dispuesto en los artículos 76 y 77 del Estatuto Orgánico.
Subcolumna (10)- No Condicionada: Es el resultado de restar del total de la
apropiación vigente el total de la apropiación condicionada y representa el monto
actual susceptible de afectar.
5. TOTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (11):
Monto acumulado de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos a
la fecha.
6. APROPIACION VIGENTE NO AFECTADA (12): Es el resultado de restar al
total de la Apropiación vigente no condicionada el total de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal expedidos (Columna 12= subcolumnas 10 – 11).
7. TOTAL COMPROMISOS (13): Monto acumulado de los compromisos
adquiridos a la fecha.
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR COMPROMETER
(14): Saldo equivalente al monto total de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal expedidos menos el total de compromisos adquiridos. (Columna 14 =
columnas 11 – 13)
OBLIGACIONES (15): Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los
compromisos reconocidos con base en el recibo a satisfacción de los bienes,
obras o servicios; así como los anticipos pactados, los impuestos, sentencias o
conciliaciones.
COMPROMISOS POR CUMPLIR (16): Saldo equivalente al total de compromisos
adquiridos menos el total de obligaciones causadas (Columna 16 = columnas 13 –
15)
TOTAL PAGOS (17): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha previa
autorización impartida por el ordenador del gasto.
116
OBLIGACIONES POR PAGAR (18): Corresponde a la diferencia entre el monto
acumulado de las Obligaciones y el monto acumulado de los Pagos realizados a la
fecha (columna 18 = Columna 15 - Columna 17)
CONCEPTO (19): Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una
LIBRO REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS
Se registran los cupos de vigencias futuras autorizadas por el CONFIS o por quien
este delegue a los órganos que conforman parte del Presupuesto General de al
Nación.
Este libro se diligenciará y llevará de acuerdo con las siguientes instrucciones:
A- ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:
Nombre del libro: “Registro de Vigencias Futuras”.

Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las apropiaciones.
3. Unidad Ejecutora: Código y nombre de la(s) dependencia(s) u órganos que
realiza(n) actividades específicas señaladas por la Ley dentro de la Sección, y se
encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto.
4. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las
necesidades establecidas por el órgano.
5. Vigencia: Año en el cual se autorizan las vigencias futuras.
7. Descripción: Nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos
asociados a la identificación presupuestal.
1. FECHA: Indica el mes y el día en que se produce la operación que se

registra.
2. OPERACIÓN: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas – Número,
Clase, Signo y Valor- identifica el objeto del registro.
3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en tres subcolumnas:
Tipo, Número y Objeto.
3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la
transacción y demás documentos que legalmente soportan el registro de la misma.
Subcolumna (8) Número: Identifica el número del respectivo documento que
autoriza la transacción.
117
Subcolumna (9) Objeto: Breve descripción del contenido de la comunicación y, en
el caso específico del contrato, corresponde a la descripción del bien, obra o
servicio contratado.
4. Vigencia Actual (10): Esta columna muestra únicamente, valor en los casos
en que el Compromiso objeto de registro se inicie en la vigencia en curso.
5. Vigencias Futuras: Esta columna a través de las cuatro subcolumnas que la
integran muestran el monto de las autorizaciones otorgadas por cada vigencia, así
como el valor comprometido y, en su caso, el saldo por utilizar para cada uno de
los años.
Subcolumna(11)-Años: Registra los años para los cuales se autorizan las
vigencias futuras.
5.2 Subcolumna(12): Autorizada: Valor autorizado para cada una de las
vigencias futuras.
5.3 Subcolumna(13): Comprometida: Valor comprometido para cada una de las
vigencias futuras.
Subcolumna(14): Saldo por Comprometer: Valor no comprometido para cada una
de las vigencias futuras. Corresponde a la diferencia existente entre el valor
autorizado y el valor comprometido. (Subcolumna 14 = subcolumna 12 menos
subcolumna 13).
LIBRO REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES
En él se muestran las reservas constituidas por cada uno de los rubros del Anexo
del Decreto de Liquidación del Presupuesto, su ejecución y saldos.
Se diligenciará y llevará de acuerdo con las siguientes instrucciones:
Nombre del libro: “Registro de Reservas Presupuestales”.

Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las reservas
presupuestales constituidas.
Unidad Ejecutora: Código y nombre de la (s) dependencia (s) que realiza (n)
actividades específicas señaladas por la Ley de la Sección, y se encuentran
identificadas en el anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto.
Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades
establecidas por el órgano.
Vigencia: Año al que pertenecen las reservas constituidas.
7. Descripción: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo
del decreto de liquidación del Presupuesto del año fiscal a que correspondan las
reservas constituidas.

registra.
118
Clase, Signo y Valor- el objeto de la operación.
3. RESERVA CONSTITUIDA (7): Monto actual de la reserva presupuestal
constituida.
4. OBLIGACIONES CAUSADAS (8): Corresponde al valor acumulado del
cumplimiento de los compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo
a satisfacción de los bienes, obras o servicios.
RESERVAS POR EJECUTAR (9): Saldo equivalente al total de las reservas
constituidas menos el total de las reservas presupuestales que se han convertido
en obligaciones causadas (Columna 9 = Columna 7 menos Columna 8). Este
monto a 31 de Diciembre fenece, de acuerdo con las normas legales.
TOTAL PAGOS (10): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha del
registro.
7. OBLIGACIONES POR PAGAR: (11): Es el resultado de restar el total de las
obligaciones causadas el total de los pagos realizados a la fecha (Columna 11 =
Columnas 8 menos 10).
CONCEPTO. Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una descripción
concisa de la transacción que origina el registro.
LIBRO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR
En él se registran las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia para

cada uno de los rubros del Anexo del Decreto de Liquidación, los pagos y los
saldos pendientes por pagar.
Se diligenciará y llevara de acuerdo con las siguientes instrucciones:
Nombre del libro: “Registro de Cuentas por Pagar”.

Sección: Código y nombre del órgano al cual corresponden las cuentas por pagar.
Unidad ejecutora: Código y nombre de la (s) dependencia (s) u órgano(s) que
realiza (n) actividades específicas señaladas por la Ley de la sección, y se
encuentran identificadas en el Anexo del Decreto de Liquidación del Presupuesto.
4. Regional: Código y nombre de las regionales, de acuerdo con las
necesidades establecidas por el órgano.
Vigencia: Año al que pertenecen las Cuentas por Pagar.
6. Identificación Presupuestal: Permite la identificación numérica de cada
rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidación de la vigencia
fiscal a la cual corresponden las cuentas por pagar.
119
7. Descripción: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo
del decreto de liquidación del Presupuesto del año fiscal a que correspondan las
Cuentas por Pagar.

registra.
Clase, Signo y Valor- identifica el objeto de la transacción.
3. CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS (7): Monto actual de las cuentas
por pagar constituidas.
4. TOTAL PAGOS (8): Monto total de los pagos realizados a la fecha.
5. CUENTAS PENDIENTES POR PAGAR (9): Es el resultado de restar el total
de las Cuentas por Pagar constituidas el total de los pagos realizados a la fecha.
(Columna 9= columna 7 menos 8).
6. CONCEPTO. Esta columna tiene carácter opcional y posibilita una
5.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorería

(ingresos) y Grupo Presupuesto
En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo
o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos) y Grupo de
Presupuesto.
5.4 RESPONSABLES
1. Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus

veces, Jefe Financiero, Jefe de Presupuesto.
2. Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto.
3. Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos)
6. INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
DESCRIPCION
Los informes correspondientes a la ejecución del presupuesto de ingresos y de

gastos son mecanismo para la programación, ejecución, seguimiento del
presupuesto de Aportes de la Nación y Fondos Especiales. Los informes, se
120
elaboran con base en la información que se deduzca de los correspondientes
libros presupuestales.
GENERALIDADES
Los informes que se deben rendir ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
y que son ajustables al Sistema Integrado de Información Financiero son:
INFORME MENSUAL DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS
El informe mensual de ejecución del presupuesto de Ingresos se diligenciará de

acuerdo con las siguientes instrucciones:
ENCABEZAMIENTO
El encabezamiento de cada informe presentará el código y el nombre del órgano,

así como el mes al que se refiere la información reportada.
ESTRUCTURA: Consta de las siguientes columnas:
Numeral (1): Esta columna corresponde a la denominación de cada uno de los

conceptos de ingresos que conforman el presupuesto cada órgano de acuerdo con
la clasificación establecida en el anexo de la Ley del Presupuesto general de la
Nación.
Aforo Vigente (2): Refleja el valor que aparece en el anexo de la Ley del
Presupuesto general de la Nación, para cada uno de los numerales establecidos
para el respectivo órgano, teniendo en cuenta además las modificaciones
efectuadas de conformidad con las normas legales.
Derechos por Cobrar Mes (3): Corresponde al monto de los derechos reconocidos
por cobrar durante el mes que se reporta. Se toma el valor de la subcolumna (9)
del libro Registro de Ingresos.
Derechos por Cobrar Acumulados (4): El valor que registra esta columna
corresponde a los Derechos por Cobrar Acumulados en lo transcurrido de la
vigencia incluyendo los correspondientes del mes que se reporta. Se obtiene de
restar de los Derechos Causados los Derechos Anulados.
Recaudo Efectivo Mes (5): Corresponde al monto de los recaudos en dinero
efectuados en el mes por cada concepto de Ingreso. Se toma del valor de la
subcolumna (12) del libro de registro de Ingresos.
6. Recaudo Efectivo Acumulado (6): El valor registrado en esta columna
corresponde al acumulado de los Recaudos Efectivos efectuados durante lo
transcurrido de la vigencia.
7. Recaudo en Papeles Mes (7): corresponde al monto recaudado en el mes
por títulos que pueden utilizarse para atender obligaciones tributarias de acuerdo
con la Ley. Se toma de la columna (13) del libro de registro de ingresos.
8. Recaudos en Papeles Acumulados (8): El valor registrado en esta columna
corresponde al acumulado de los recaudos en papeles efectuados durante lo
transcurrido de la vigencia.
121
9. Pendientes de Cobro (9): Corresponde al saldo acumulado por cobrar a los
contribuyentes, resultante de restar de los derechos por cobrar el recaudo efectivo,
el recaudo en papeles y otras cancelaciones. Se toma de la columna (16) del libro
de registro de Ingresos.
INFORME DE LA EJECUCION MENSUAL Y ACUMULADO DEL PRESUPUESTO

DE GASTOS
El informe de ejecución mensual y acumulado del presupuesto de gastos para

cada período deberá elaborarse por cada uno de los siguientes conceptos: 1)
Apropiaciones de la vigencia, 2) Reservas Presupuestales y 3) Cuentas por Pagar.
1. APROPIACION DE LA VIGENCIA: Consta de las siguientes partes:
ENCABEZAMIENTO
En el encabezamiento presentará la identificación del órgano, integrada por su

denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere.
COLUMNARIO
1. Codificación Presupuestal (1): Corresponde a la identificación presupuestal

de cada uno de los rubros presupuestales que aparecen identificados en el anexo
del decreto de liquidación del presupuesto.
2. Descripción (2): corresponde a la definición del rubro presupuestal
establecido en el anexo del decreto de liquidación del presupuesto al código
presupuestal.
3. Apropiación Vigente(3): Corresponde al valor reflejado en el libro de
apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos que incluyen el monto inicial
aprobado en el presupuesto ajustado con las modificaciones autorizadas en lo
transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales.
4. Compromisos / Mes (4): Se registra en esta columna el monto de los
“compromisos perfeccionados” en el período (mes). Se toma de la columna (13)
del libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.
5. Compromisos Acumulados (5). En esta columna se debe registrar el total de
los valores correspondientes a los “compromisos perfeccionados” que se hayan
adquirido de conformidad con las normas legales en lo transcurrido de la vigencia,
incluidos los del mes que se reporta.
6. Obligaciones /mes (6)- Se registra en esta columna el monto de las
“Obligaciones Causadas en el período (mes) que hayan sido pagadas o no, como
consecuencia de la ejecución de los compromisos perfeccionados con cargo a las
apropiaciones correspondientes. Se toma de la columna (15) del libro registro de
apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.
7. Total Obligaciones Acumuladas (7): Corresponde al valor acumulado de
todas las obligaciones constituidas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las
correspondientes al mes que se reporta.
8. Pagos/Mes (8): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente
en el período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se
122
toma de la columna (17) del libro de registro de Apropiaciones, Compromisos,
Obligaciones y Pagos.
Total Pagos Acumulados (9): Corresponde al valor de los pagos efectuados en lo
transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el período (mes).
Al final de cada informe se incluirá, en la fila “Total Acumulado” el registro de la

suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos.
2. INFORME RESERVAS PRESUPUÉSTALES: Consta de las siguientes partes:
ENCABEZAMIENTO

denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere la
constitución de las reservas.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las
Reservas de acuerdo con el anexo del decreto de liquidación del presupuesto del
año respectivo.
2. Descripción (2): corresponde a la definición asociada al código presupuestal
definido anteriormente.
3. Reservas Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en el Registro de
Reservas Presupuestales incluye el monto inicial constituido ajustado a las
modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con
las normas legales, diferenciando los recursos de la nación de los ingresos de los
establecimientos públicos. Se toma la columna (7) del libro registro de reservas
presupuestales.
Obligaciones Causadas / Mes (4): Se registra en esta columna el “Monto de las
Obligaciones Causadas” en el período (mes) que hayan sido pagadas o no, como
consecuencia de la ejecución compromisos constituidos como reservas
presupuestales. Se toma de la columna (8) del libro de Registro de Reservas
presupuestales.
Total Obligaciones Causadas (5): Corresponde al valor acumulado de todas las
obligaciones causadas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las
correspondientes al mes que se reporta.
6. Pagos/Mes (6): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente
en el período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se
toma de la columna (10) del libro de Registro de Reservas Presupuestales.
7. Total Pagos Acumulados (7): Corresponde al valor total de los pagos
efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el
período (mes).
Al final de cada informe se incluirá, en la fila “Total Acumulado” el registro de la

suma de los valores que aparece en los distintos conceptos.
123
3. INFORME CUENTAS POR PAGAR: Consta de las siguientes partes:
ENCABEZAMIENTO

denominación y el código correspondiente, así como el período al que se refiere la
constitución de las Cuentas por Pagar.
COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las
Cuenta por Pagar de acuerdo con el anexo del decreto de liquidación del
presupuesto del año respectivo.
2. Descripción (2): corresponde a la definición asociada al código presupuestal
definido anteriormente.
Cuentas por Pagar Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en l libro
Registro de Cuentas por Pagar incluye el monto inicial constituido ajustado a las
modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con
las normas legales, diferenciando los recursos de la nación de los ingresos de los
establecimientos públicos. Se toma de la columna (7) del libro registro de Cuentas
por Pagar.
Pagos/Mes(4): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el
período (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas
constituidas como Cuentas por Pagar. Se toma de la columna (8) del libro registro
de Cuentas por Pagar.
Total Pagos Acumulados(5): Corresponde al valor total de los pagos efectuados
en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el período
(mes).
Al final de cada informe incluirá, en toda la fila “Total Acumulado” el registro de la

suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos.
El Jefe del Organo o quien este delegue y los Jefes del Presupuesto o quien haga
sus veces en cada uno de los órganos que conformen Sección del Presupuesto
General de la Nación, son los responsables de enviar oportunamente a la
Dirección General del presupuesto de la Nación del Ministerio de Hacienda.
6.3 COMPETENCIAS
1. En la Dirección General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorería

(ingresos y cuentas por pagar) Grupo Presupuesto.
2. En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante
Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería (ingresos y
cuentas por pagar) y Grupo de Presupuesto.
6.4 RESPONSABLES
124
Jefe Financiero.
Jefe de Presupuesto y Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto.
Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos y cuentas por pagar)
CAPITULO IV
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA LA

ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
1. LICITACION PÚBLICA
1.1 DESCRIPCION
Procedimiento administrativo mediante el cual la entidad a través de las

dependencias delegadas para adelantar procesos de licitación, formula
públicamente una convocatoria, invitando a un número indeterminado de
particulares, para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas, con
sujeción a las disposiciones legales y a las bases y condiciones establecidas en
los pliegos de condiciones o términos de referencia y, seleccione entre ellas la
más favorable, garantizando el cumplimiento de los principios de economía,
transparencia, y en especial, el del deber de selección objetiva, establecida en ley
general de contratación.
1.2 GENERALIDADES
La Dirección Administrativa y Financiera cuenta dentro de su estructura orgánica

con un Grupo de Contratos cuya función principal es la contratación para la
adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 1.000 S.M.M.LV. y el
Grupo de Adquisiciones en cuantía inferior a este valor (Contratación Directa).
Las únicas dos unidades que están facultadas para adelantar proceso de licitación
en la Policía Nacional son la Dirección Administrativa y Financiera y la Dirección
de Sanidad; cualquier otra unidad que quiera adelantar proceso licitatorio debe
obtener previa delegación específica para este proceso por parte de la Dirección
General, conforme a lo establecido en la Resolución No. 00002 del 02 de enero de
2001. Igualmente para la Dirección de Bienestar Social según lo contempla el
artículo 9º de citada norma.
Adicionalmente, en la Dirección de Sanidad la Asesoría Jurídica ejerce el control

de legalidad permanente sobre los procesos licitatorios de éste.
El Grupo de Contratos recepciona el Plan de Compras y Servicios, de cada

vigencia fiscal autorizado por el Ordenador del Gasto (el Plan está distribuido de
acuerdo a las cuantías) y. en la Dirección de Sanidad se recepciona en el Area
Administrativa y Financiera.
En el Grupo de Contratos se proyectan y notifican las Resoluciones mediante las
cuales se nombran los miembros de la Junta Asesora para la Contratación
Administrativa y los integrantes de los comités evaluadores de las licitaciones
125
(Jurídico, Técnico y Económico). En la Dirección de Sanidad lo proyectan el
grupo de Contrataciones.
Se procede a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area
Financiera - Grupo de Presupuesto.
El Grupo de Contratos informa a la Cámara de Comercio y CONFECAMARAS la
fecha de la apertura de las Licitaciones especificando el valor y el bien o servicio a
contratar. En la Dirección de Sanidad lo proyecta el grupo de Contrataciones.
El Coordinador del Grupo de Contratos internamente, nombra responsables de
cada proceso Licitatorio, quienes tienen a su cargo: la solicitud del Certificado de
Disponibilidad Presupuestal, la elaboración y envío a los comités del proyecto del
modelo de pliego de condiciones de la licitación, para sí es del caso presenten
observaciones al pliego de condiciones y se realicen las correspondientes
correcciones. Así mismo, procederán a la elaboración de la Resolución mediante
la cual se abre el proceso licitatorio. El Jefe del Area Administrativa y Financiera
de la Dirección de Sanidad, internamente nombra responsables de cada proceso
Licitatorio.
Posteriormente, se realiza la publicación de los avisos en diarios de amplia

circulación a nivel nacional. (Art. 30 de la Ley 80 de 1.993).
Los responsables de cada proceso licitatorio organizan la Junta donde se realiza

la apertura de la licitación y cierre de la urna triclave, donde posteriormente se
ubicarán las ofertas por parte de los proponentes. A partir de la iniciación de este
proceso se deberá dejar constancia por escrito de todas las reuniones que se
efectúen dentro del mismo.
Una vez se abra el proceso licitatorio, se procede a la venta de los pliegos de

condiciones.
Por requerimiento de los oferentes, los Ordenadores del Gasto competentes, si es
del caso, convocaran a una Audiencia de Aclaración a los pliegos de condiciones
adquiridos, a la cual asisten los Comités evaluadores y las junta asesora para la
contratación.
Posteriormente, los responsables de los procesos licitatorios, una vez realizada la

Audiencia de Aclaración, tramitan ante los Comités evaluadores, las inquietudes
de los oferentes, solicitando respuesta en el menor tiempo posible, con el
propósito de elaborar el Adendo, si es del caso, y enviarlo a cada uno de los
proponentes.
Los Responsables de los procesos licitatorios, coordinarán el cierre de la licitación

de acuerdo al cronograma, a la cual deberán asistir los miembros de la Junta
Asesora para la Contratación, los Comités Evaluadores, el Director Administrativo
y Financiero, el Jefe del Grupo de Contratos, un Delegado de Control Interno de la
Policía Nacional o los delegados de la Dirección autorizada para el desarrollo del
proceso licitatorio y los proponentes; cerrada la licitación se abre la urna triclave y
se da lectura a las ofertas; los originales de las ofertas son firmadas por los
integrantes de la Junta Asesora.
126
Los Responsables del proceso licitatorio envían a los comités evaluadores las
ofertas y las muestras (si es del caso); los comités pueden solicitar a través del
Grupo de Contratos, aclaraciones a los oferentes sobre las propuestas
presentadas. Una vez evaluadas las ofertas, los Responsables del proceso
licitatorio, elaboran el correspondiente resumen de puntajes.
El Grupo de Contratos deja a disposición de los proponentes, las evaluaciones por

un lapso de (5) cinco días hábiles, con el propósito sean presentadas las
observaciones a las mismas, seguidamente, en caso de presentarse
observaciones, éstas son enviadas a los comités evaluadores para su análisis y
respuesta.
Una vez se conocen las evaluaciones definitivas, se procede a realizar la Junta de

Adjudicación de la Licitación; los comités evaluadores presentan el análisis de los
puntajes y la Junta Asesora para la Contratación toma la decisión de recomendar
al Ordenador del Gasto que adjudique el contrato a la propuesta que obtuvo el
mayor puntaje.
El Responsable del proceso licitatorio, elabora la Resolución de Adjudicación,

notificando al oferente favorecido, posteriormente, elabora el contrato, procede a
solicitar el registro presupuestal al Area Financiera – Grupo Presupuesto y solicita
al oferente la presentación de la Garantía Única para la aprobación y trámite
correspondiente, el pago del impuesto de timbre nacional y demás impuestos que
se generen, e iniciar su ejecución.
Posteriormente, se envía la copia del contrato y del registro presupuestal al

almacén para que se recepcionen los bienes. Igualmente, se archivan los
originales del contrato y se realiza el seguimiento hasta su liquidación final.
Una vez recibidos los bienes recibidos en el almacén confronta los elementos, la
factura y los elementos solicitados, elabora la orden de entrada y le da el tramite al
Grupo Central de Cuentas.
1.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera– Área de

Servicios y Apoyo – Grupo Contratos.
En la Dirección de Sanidad: El Director de Sanidad – Área Administrativa y
Financiera.
1.4 RESPONSABLES
El Director General de la Policía Nacional, mediante Resolución, delega en el

Director Administrativo y Financiero y en el Director de Sanidad, la facultad para
adelantar los procesos licitatorios.
El Director General de la Policía Nacional nombra mediante Resolución los
Miembros de la Junta Asesora, los Gerentes de proyectos y los integrantes de los
127
Comités Evaluadores. En la Dirección de Sanidad los miembros de la Junta
Asesora son nombrados por al Dirección de Sanidad.
El Ordenador del Gasto firma los pliegos de condiciones, los Adendos, la
Resolución de Apertura y la Resolución de adjudicación de la licitación.
Los Gerentes de cada proyecto
Los Asesores Jurídicos de la DIRAF y DISAN
Los Miembros de la Junta Asesora.
Los integrantes de los Comités Evaluadores.
En la Dirección de Sanidad el Jefe del Área Administrativa y Financiera.
El Jefe del Grupo Contratos.
Los Responsables de cada uno de los procesos licitatorios.
2. CONTRATACIÓN DIRECTA
2.1 DESCRIPCIÓN
Es el proceso mediante el cual, el jefe de una entidad estatal o su delegado,

procede a escoger a través de contratación directa y solo en aquellos eventos
previstos en el estatuto contractual (Ley 80 de 1993), y en la resolución de
delegación respectiva, la persona natural o jurídica con la cual se va a celebrar un
contrato, por parte de la entidad que él representa, previo cumplimiento de los
requisitos exigidos en la ley contractual
2.2 GENERALIDADES
Para adelantar el proceso de Contratación Directa, se debe tener en cuenta lo

siguiente:
Cuando se trate de contratos, cuya cuantía no sea superior a 100 S.M.M.L.V., se

celebrarán, tomando en cuenta los precios del mercado sin que se requiera obtener
previamente varias ofertas. No obstante, para efectos de selección objetiva, siempre
será aconsejable, si las circunstancias lo permiten, la obtención como mínimo de dos
ofertas, para la correspondiente adquisición de bienes o servicios. Igualmente, se
podrá contratar con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar
el objeto del contrato, sin que sea necesario haber obtenido previamente varias
ofertas, en los siguientes eventos:
Cuando se hayan solicitado y sólo se haya recibido una de ellas.

Cuando de acuerdo con la información que se pueda obtener, no existan en el lugar
varias personas que puedan proveer los bienes o servicios.
Cuando se trate de contratos que se celebren en consideración a las calidades
personales del contratista. (Ejemplo contratos con profesionales, artistas, etc.)
Cuando la necesidad inminente del bien o servicio, no permita solicitar varias ofertas.
De todo lo anterior, se dejará constancia escrita. Se deberá tener en cuenta en

estos eventos los precios del mercado y si es del caso, los estudios y evaluaciones
que para el efecto se hayan realizado.
128
2. Cuando la cuantía del contrato a suscribir sea superior a 500 S.M.M.L.V y
hasta 1.000 S.M.M.L.V., deberá invitarse públicamente a presentar propuesta a
través de aviso colocado en lugar visible de la respectiva unidad, el cual deberá
permanecer fijado por el término mínimo de 2 días, salvo si se trata de bienes para la
defensa y seguridad nacional (Artículo 4 Decreto 855 de 1.994). Dejándose
constancia escrita de la fijación y desfijación del citado aviso.
Una vez surja la necesidad de adquirir un bien o la prestación de un servicio, se

procede a dar cumplimiento al plan de compras, si no está en el plan, debe haber un
análisis de priorización y posterior autorización por parte del ordenador del gasto,
previa consulta de la disponibilidad presupuestal (afectación presupuestal).
Para las unidades que se encuentran en línea con el Sistema Financiero Integrado
(SFI), una vez agotado el paso anterior, se incluye la solicitud en el Sistema
Financiero Integrado SFI y se imprime la solicitud en el sistema para ser autorizada o
rechazada por parte del Ordenador del Gasto, basado en la justificación del
requerimiento.
Autorizada la solicitud por parte del Ordenador del Gasto, se procede a solicitar el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area Financiera - Grupo de
Presupuesto.
Posteriormente, se cursan invitaciones a los proveedores que se encuentren

inscritos en el Directorio o Kárdex de proveedores.
Recibidas las cotizaciones, se procede a efectuar los estudios de precios, plazos y

garantías, con el propósito de tomar la decisión de aceptar la oferta más favorable
para los contratos sin formalidades plenas (hasta 500 S.M.M.L.V.).
Recibidas las Ofertas, se procede a enviar a evaluación técnica, económica y
jurídica, con el propósito de tomar la decisión de aceptar la oferta más favorable para
los contratos con formalidades plenas (hasta 1.000 S.M.M.L.V.).
Se procede a notificar al proveedor la aceptación de la oferta (únicamente en los
contratos con formalidades plenas o sea de 500 a 1.000 S.M.M.L.V.).
Seguidamente, se elabora la orden de compra con o sin formalidades plenas de
acuerdo a la cuantía.
La orden de compra se envía para la respectiva revisión y la firma del Ordenador del
Gasto y posteriormente la del contratista.
Se envía al Area Financiera - Grupo de Presupuesto, para solicitar el respectivo

registro presupuestal programando el pago de acuerdo a la proyección del Plan
Anual de Caja (PAC).
Se envía al proveedor o contratista una copia del contrato para la expedición de la

póliza o garantía única. Es obligatorio exigir la garantía única, cuando la cuantía del
contrato exceda los 100 S.M.M.L.V. No obstante cuando los contratos no superen
los 100 S.M.M.L.V. se podrá exigir la garantía única, en aquellos contratos que por la
129
naturaleza del objeto la requiera, para asegurar que la calidad de los bienes, de las
obras o de los servicios, sea óptima para satisfacer las necesidades institucionales.
Una vez recibida la garantía única por parte del proveedor se procede a la
aprobación de la misma.
Posteriormente, se envía la copia del contrato y el registro presupuestal al Almacén

para que se recepcionen los bienes. Para la prestación de los servicios se requiere
la constancia del recibido a satisfacción del mismo y se tramite la respectiva cuenta
para el pago.
Se archivan los antecedentes originales de la orden de compra, realizando

seguimiento al contrato dentro de los términos establecidos.
Una vez el Almacén realice sus procedimientos, tramita la factura, acta de recepción
de elementos, o constancia de prestación de servicios al Grupo de Compras, para
que éste a su vez le dé el trámite respectivo para su oportuna cancelación.
Nota. Cuando se trate de adquisición de bienes considerados para la Defensa y

Seguridad Nacional que superen la menor cuantía y que su adquisición se pueda
realizar mediante un proceso de contratación directa, se designará a través de
resolución un gerente del proyecto y los respectivos comités evaluadores. Dentro de
este procedimiento su apertura y adjudicación se hará con la participación y
recomendación de la Junta Asesora en contratación Administrativa designada
mediante resolución.
2.3 COMPETENCIA
1. En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera – Area de

Servicio y Apoyo a través de los Grupos de: Adquisiciones y Contratos.
2. En las Unidades de policía: El Ordenador del Gasto y la dependencia

encargada de adelantar el proceso contractual. Por transparencia es recomendable
contemplarse la participación de la Junta de compras y determinar quienes la deben
integrar.
2.4 RESPONSABLES
El Ordenador del Gasto

El Asesor Jurídico para asuntos contractuales de la DIRAF y/o asesor en las
unidades de policía.
El Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces.
El Coordinador del Grupo Adquisiciones o Contratos para aquellos que superen la
menor cuantía y versen sobre bienes considerados para la defensa y seguridad
nacional (Art. 4 del Decreto 855/94). En las unidades de policía el responsable de
adelantar el proceso contractual.
El Responsable de adelantar los procedimientos contractuales en el Grupo de
Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en las unidades de policía.
130
El Responsable de efectuar la verificación de la Liquidación y afectación
presupuestal en el Grupo Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en
las unidades de policía.
El Almacenista.
El supervisor del contrato.
CAPITULO V
PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA EL PROCESO DE TESORERÍA
1. CUENTA UNICA NACIONAL (CUN): PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC)
1.1 DESCRIPCION
Programación, solicitud de recursos a la Dirección del Tesoro Nacional y ejecución

del Programa Anual de Caja con y sin situación de fondos.
1.2 GENERALIDADES
Tramita ante la Dirección del Tesoro Nacional la apertura, sustitución y/o

terminación de las cuentas corrientes; para lo cual se recibe el formato
diligenciado de la unidad cumpliendo las causales establecidas en la normatividad
vigente; posteriormente se envía a la Dirección del Tesoro Nacional. La DTN
devuelve la aprobación provisional, que es remitida a la unidad solicitante para
que la entidad bancaria confirme el número de cuenta. La unidad regresa el
formato a la Cuenta Única Nacional quien remite a la DTN, para la aprobación
definitiva.
Se realiza la programación del PAC en noviembre del año inmediatamente
anterior, teniendo en cuenta el anteproyecto de Presupuesto.
Una vez aprobado el PAC, se efectúa la distribución de los recursos con y sin
situación de fondos, en forma mensualizada para unidades ejecutoras.
Para los contratos celebrados en la Dirección Administrativa y Financiera y
Dirección de Sanidad, se programa el pago de cada uno de ellos en coordinación
con las unidades ejecutoras.
Mensualmente, el día 20 anterior al mes a ejecutar se recibe el PAC y la solicitud
de recursos con y sin situación de fondos de las unidades a nivel país, para
asignar cupo y realizar giros. En Dirección Administrativa y Financiera este plazo
se amplia hasta el día 25. Para la aprobación de cupo, las solicitudes de recursos
sin situación de fondos, deberán realizarse con los ingresos reales que la Unidad
recaude, sin sobrepasar el presupuesto de gasto autorizado.
Con las necesidades presentadas por las unidades ejecutoras, se consolida la
información y se elaboran las siguientes modificaciones:
Adición para aumentar el valor aprobado en la vigencia

Adición por reintegros realizados a la DTN.
Reducción para disminuir el valor aprobado
Anticipo plan de pagos, para obligaciones del rezago con cadena presupuestal,
adelantando la fecha de pago.
131
Anticipo normal, para provisión de fondos a unidades por rezago.
Aplazamiento, traslado de recursos del mes presente al futuro.
Aprobadas las modificaciones, se realiza la reprogramación de las solicitudes,

previo concepto del Grupo de Presupuesto.
Semanalmente, se elabora la solicitud de cupo a la Dirección del Tesoro Nacional
(DTN), de la siguiente manera:
Obligaciones dentro del tiempo, programación normal.

Provisión de fondos a unidades por concepto de gastos generales e inversión, por
giros no programados.
Giros por concepto de OAT deducciones (nómina del personal activo y pensionado
nivel país y descuentos), por programación deducciones.
Aprobado el cupo se elabora la provisión de fondos (OAT) para las unidades del
país. En la Dirección Administrativa se envían las obligaciones recibidas de
Central de Cuentas, a las Tesorerías para que elaboren la orden de pago (SIIF).
Se expiden los comunicados a las unidades del país sobre fecha, valor, concepto
y recurso. Para la DTN se envía la información de los giros.
Cinco días calendario siguientes al giro se realiza la revisión de saldos de bancos,
y se envían los comunicados a las unidades que no estén cumpliendo con los
parámetros del 95% en 5 días calendario.
En los cinco primeros días de cada mes, las unidades reportan el informe de
saldos en libros y certificados bancarios, por cada una de las cuentas corrientes
que manejan, esta información se consolida y se remite a la DTN de acuerdo con
los parámetros establecidos por esa Dirección.
Se remiten los informes relacionados con la programación y ejecución del PAC a
la Dirección de Tesoro Nacional y Contraloría General de la República dentro de
los plazos establecidos por estas entidades.
1.3 COMPETENCIAS
En la Dirección del Tesoro Nacional: División PAC, División Giros, División

Cuentas Corrientes y Tesorería.
En la Dirección General Policía Nacional: Dirección Administrativa y Financiera –
Área Financiera, Grupo Presupuesto, Grupo Central de Cuentas, Grupo de
Tesorería, Oficina de Telemática y División de Prestaciones Sociales, Grupo de
Contratos, Adquisiciones y Gerencia Plan de Desarrollo.
En las Unidades de Policía: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo
o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefes de Presupuesto y Tesorerías.
En la Dirección de Sanidad: Área Administrativa y Financiera – Grupo Financiero,
coordinación de Presupuesto, Técnico Obligaciones SIIF y Coordinación de
Tesorería.
1.4 RESPONSABLES
En la Dirección General y Dirección de Bienestar Social:
132
Director Administrativo y Financiero, firma modificaciones al PAC, sustitución de
cuentas, informes de ejecución de recursos.
Jefe Área Financiera, autoriza cupos sin situación de fondos, firma modificaciones
al PAC
Tesoro General, firma las modificaciones al PAC y Operaciones Auxiliares de
Tesorería OAT.
Responsable Cuenta Única Nacional, en la programación, ejecución y control PAC
autorizado para la Policía Nacional.
En la Dirección de Sanidad: Jefe Grupo Financiero, responsable PAC

coordinador de Presupuesto en la programación, ejecución y control PAC
autorizado para la Dirección de Sanidad, el Técnico Obligaciones SIIF y el
Coordinador de Tesorería.
2. INGRESOS
2.1 INGRESOS RECURSOS DE LA NACION
2.1.1 DESCRIPCION
Ingresos de fondos por asignación de las recursos que hace el Ministerio de y

Hacienda y Crédito Publico- Dirección Nacional del Tesoro y Recaudo por
concepto de reintegros de acuerdo a las novedades que se presenten.
2.1.2 GENERALIDADES
Procedimiento para Ingresos de Recursos de la Nación:
Según obligaciones, órdenes de pago y operaciones auxiliares de Tesorería (OAT)

recibidas para su cancelación de acuerdo al cupo disponible, el respectivo
Tesorero, solicita los Recursos a través del SISTEMA INTEGRADO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA “SIIF”.
Una vez se tiene la confirmación del pago, se registra el ingreso con la nota
crédito y/o la consignación de la situación de Recursos, en el SISTEMA
FINANCIERO INTEGRADO “SFI”. En las Tesorerías donde opera el sistema
manual, se efectúa el registro en los libros auxiliares de Caja y/o bancos.
Cuando se presentan recaudos por reintegros de vigencias anteriores, se
clasifican contablemente, se elaboran los recibos de caja, consignaciones ó notas
crédito en el SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO “SFI”. En el sistema manual,
diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los recaudos y se
registran en libros auxiliares de Caja y/ o Bancos.
Los reintegros de vigencias anteriores que se presenten en las unidades del país,
deberán realizarse en los plazos establecidos y consignarse en las cuentas
corrientes autorizadas por la Dirección del Tesoro Nacional. Además deberán
remitir la información presupuestal en forma detallada. Es de anotar, que dichos
valores no cuenta con ningún beneficiario.
133
En lo que hace referencia a los sobrantes de vigencia actual, se elabora informe
de los mismos en forma mensual, al Grupo de Presupuesto de la Dirección
Administrativa y Financiera para su reutilización.
2.1.3 COMPETENCIAS
1. En la Dirección General: Dirección Administrativa y Financiera a través del

Área Financiera, Grupo de Tesorería y Direcciones que generen las novedades.
2. En las Unidades de Policía: Subcomandante Administrativo o quien haga sus
veces, Jefe Financiero, Tesorería, Recursos Humanos.
3. En la Dirección de Sanidad: Área Administrativa y Financiera a través del
Grupo Financiero, coordinación de Tesorería.
2.1.4 RESPONSABLES
1. El Tesorero respectivo con la solicitud de los recursos a la DTN, y los

funcionarios responsables con el recaudo de los dineros y elaboración recibos de
caja, consignaciones y demás registros.
2. En las Unidades de Policía: los recibos de caja son firmados por el Tesorero
Principal.
2.2 FONDOS ESPECIALES Y TERCEROS
2.2.1 DESCRIPCION
Son ingresos definidos por la Ley, como aquellos ingresos percibidos por la
prestación de un servicio público específico producto de las actividades propias de
cada unidad, Donaciones y Transferencias de otras entidades del Estado y
Particulares, relacionadas en el normal desarrollo de la Policía Nacional.
2.2.2 GENERALIDADES
Procedimiento para Ingresos de Fondos Especiales y Terceros.
Cuando se presentan recaudos directamente en ventanilla, por concepto de

Fondos Especiales y Terceros, se establece el origen para clasificar
contablemente el ingreso, se elabora el recibo de caja, y se registra en libro de
Caja; diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los recaudos y se
registran en libros auxiliares de Bancos.
Cuando se trate de ingresos por consignaciones nacionales, se registra el ingreso
con la nota crédito y/o la consignación, teniendo previamente la clasificación
contable de los mismos.
Mensualmente se elabora informe y certificación de Ingresos para Presupuesto.
2.2.3 COMPETENCIAS
134
1. Dirección Administrativa y Financiera a través del Area Financiera, Grupo de
Tesorería.
veces, Tesorería.
2.2.4 RESPONSABLES
1. El Tesorero respectivo con los funcionarios responsables del recaudo del

dinero, elaboración recibos de caja y consignaciones y demás registros.
2. En las Unidades de Policía: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero.
2.3 FONDOS ESPECIALES- FONDO DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL
2.3.1 DESCRIPCION
Recaudos originados por ingresos al Fondo Cuenta Subsistema de Salud de la

Policía Nacional, por concepto de aporte patronal salud 8%, aporte afiliado salud
4%, ATEP 2%, venta de servicios, recobro SOAT, Rendimientos Financieros,
aprovechamientos utilización recursos de salud, exámenes de capacidad
psicofísica, cuotas moderadoras, y pagos compartidos.
2.3.2 GENERALIDADES
El recaudo de fondos de Salud se efectuará a través de una cuenta única de

recaudo a nivel nacional, mediante el sistema de recaudo nacional codificado de
cuotas. La dirección de sanidad no recibirá en ventanilla recursos en efectivo, solo
consignaciones y cheques.
Cuando se reciban cheques se establece el código de origen de los recursos
para su registro, contable y presupuestal, en el sistema y la generación del recibo
de caja; diariamente se efectúan las consignaciones bancarias de los cheques
recibidos y se registran en el sistema, para la afectación de bancos
correspondiente.
Cuando se trate de ingresos por consignaciones, locales o nacionales, se registra,
contable y presupuestalmente, en el sistema el ingreso con el informe de recaudo
nacional codificado de cuota y/o la consignación, realizando previamente
depuración de las consignaciones físicas del informe de recaudo nacional de
cuotas.
Mensualmente, el responsable de ingresos en la coordinación de presupuesto,
genera el informe de ejecución de ingresos.
2.3.3 COMPETENCIAS
1. En la Dirección de Sanidad: El Área Administrativa y Financiera a través del

Grupo Financiero, coordinación de Tesorería.

veces, Jefe Financiero, Jefe de Salud y Tesorería.
135
2.3.4 RESPONSABLES
Tesorero, y funcionarios de ventanilla y registro de ingresos de la coordinación de

tesorería.
Los recibos de caja y comprobantes de ingresos serán firmados por:
En la DISAN: Tesorero y funcionario responsable del registro de ingresos de la

coordinación de tesorería.
En la Unidades de Policía: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero.
3. PAGO DE OBLIGACIONES
3.1 GASTOS DE PERSONAL
3.1.1 DESCRIPCION
Pago de nóminas de: Sueldos Personal Activo, de planta y por contrato de

prestación de servicios, Vacaciones, Vigencias Expiradas, Especiales y
Acreedores Varios.
3.1.2 GENERALIDADES
Procedimiento para pago de sueldos de personal Activo en la Policía Nacional:
Con el registro del ingreso y/o la consignación de la situación de Recursos en los

libros auxiliares de bancos, se efectúa la revisión de la nómina.
Mediante la aplicación SFI, se efectúa la revisión de la nómina por interface, para
proceder a autorizar el pago, acción que permite la elaboración de las planillas de
nóminas y los cheques en la Unidad de Sistemas. Además se debe efectuar
revisión documental de la nómina, aún realizándose por interface, con el fin de
validar la consistencia de los soportes de pago frente al registro en el sistema.
Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemática los productos
de nómina generados allí, es decir, planillas de nómina, cheques, libro
sistematizado de bancos y desprendibles, y en el caso de DIBIE adicionando
medio magnético compatible con Excel. En la DISAN se reciben de la
coordinación de nómina los productos de ésta y se paga mediante abono en
cuenta.
4. Se procede a estampar los sellos de restricción y control a los cheques, se
desglosan al igual que las planillas de nómina por Direcciones y Áreas, para
organizar y empastar una a una, con su respectivo grupo de cheques. En DISAN,
una vez revisada la consistencia de los documentos con el registro en el sistema,
nómina entrega a Tesorería el Diskette encriptado, para su envío al Banco, con
fecha del día hábil siguiente a la fecha de envío, con sus respectivas planillas
soporte, el cual es entregado en el Centro de Convenios del Banco para su
procesamiento de abono en cuenta en las horas de la noche.
Se enumeran las nóminas, de acuerdo al cheque y se efectúa la revisión y
liquidación de novedades oficiadas previamente por la Dirección de Recursos
136
Humanos y/o despachos judiciales, procediendo a la anulación de los cheques y la
generación de otros por efecto de la liquidación.
Las novedades del Personal secuestrado y/o desaparecido, se liquidan con el

oficio de la Oficina de Derechos Humanos de la Policía Nacional.
Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo y oficio de
Plan de Pagos los cheques y las nóminas a cada responsable de entregarlos
personalmente, previa identificación del mismo y/o a terceros a través de
autorización amplia y suficiente del titular.
Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificación y

revisión de la nómina, para proceder a generar el comprobante de egreso a través
del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados
en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad. En DISAN el
proceso es automático.
Con las solicitudes de giro personal y/o individual, se elaboran los formatos de
giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria.
Terminado el pago se legaliza la nómina, con la revisión de firmas y el anexo de

los documentos que soporten pagos a terceros.
El valor de los cheques expedidos por la Tesorería y no entregados o no

reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan
disponibles para su entrega durante los treinta (30) días siguientes en acreedores
- Caja. Si al término del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los
beneficiarios, se contabilizará en Acreedores – Bancos.
El sistema mostrará los Acreedores- Bancos, los cuales son registrados por la
opción de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad, alimentando
automáticamente la base de datos y/o listado de Acreedores.
Descuentos de Nómina
Se reciben de la oficina de Telemática los primeros días de cada mes, las nóminas
de descuentos del personal activo de las diferentes unidades la Policía Nacional,
así como de BIESO para ser girados en el siguiente orden de importancia:
Embargos Judiciales
Ley 100 (Aportes empleados por salud y pensión)
Seguros
Demás descuentos (Libranzas, créditos, Fondos de casino, retenciones en la
fuente, etc.).
Una vez revisadas las nóminas del personal activo se compara el valor global de
cada una de éstas, con el valor de la orden de pago que envía el Area Financiera,
para la solicitud de recursos ante la Dirección del Tesoro.
137
Confirmado el situado de los recursos por parte de la Dirección del Tesoro
Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes
beneficiarios, de acuerdo al cuadro de descuentos presentado por la oficina de
TELEMATICA, mediante la elaboración del comprobante de egreso.
Para la Dirección de Sanidad los descuentos son originados por nomina para
elaboración de la respectiva orden de pago y revisión del jefe financiero y luego
cumpliendo con los requisitos financieros se procede a su giro
Los Embargos son el registro de las órdenes procedentes de los despachos

judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar e incluir cuentas de ahorros
de los ya registrados del personal activo de la Policía Nacional.
Los Suspendidos son aquellos descuentos que se constituyen con el 50%

deducido al personal suspendido de su sueldo básico. Se constituyen en
Acreedores Varios, hasta tanto la Justicia Penal Militar determine los fallos, ya sea
para devolver los haberes al beneficiario, girarlos a la Caja de Sueldos de Retiro o
reintegrarlos al Presupuesto Nacional.
A partir del 14 de septiembre de 2000, con el Decreto 1791, los suspendidos por
la Justicia Penal Ordinaria, son nominados y se les descuenta el 50%.
El procedimiento para la constitución y pago es el siguiente:
Se recibe de la oficina de telemática mensualmente mediante un listado, los

descuentos por suspensiones penales.
Los listados son verificados con las resoluciones recibidas de la Secretaría
General.
Los dineros son consignados en una cuenta especial de suspendidos.

Una vez resuelto el fallo, la Secretaría General emite las resoluciones donde se
ordena el pago, ya sea al beneficiario, a la Caja de Sueldos de Retiro o reintegro a
Presupuesto Nacional.
El beneficiario para obtener el pago debe presentar los requisitos exigidos por la
Tesorería.- Fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia del carné policial si se
encuentra activo, solicitud de devolución de haberes, fotocopia de la resolución en
la cual se ordena la devolución de haberes, estudio de la huella del índice derecho
ante la SIJIN, número de cuenta corriente o de ahorros, si el beneficiario se
encuentra en otra localidad.
Constitución y pago de los Acreedores en el SFI y elaboración de listados para

Entes de Control.
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SUELDOS DE PERSONAL ACTIVO -

COMISIÓN AL EXTERIOR:
138
La nómina de Comisión al exterior se elabora con base a los Decretos y
Resoluciones, mediante los cuales se nombra personal activo de la Institución en
comisión fuera del país.
Los Decretos y Resoluciones se reciben de Recursos Humanos- Grupo

destinación traslados. Los Decretos y Resoluciones, son firmados por el Ministerio
de Defensa, cuando la comisión supera los noventa (90) días, también firma las
Resoluciones cuando se trata de comisiones transitorias de oficiales superiores,
exceptuando el grado de mayor. El Director de la Policía Nacional, firma las
Resoluciones de comisiones transitorias para los grados de mayores, oficiales
subalternos, nivel ejecutivo, suboficiales, agentes y personal no uniformado.
Se procede a liquidar los haberes de acuerdo a los decretos números: 2557-

280297: “por la cual se reglamenta la liquidación de haberes, primas y viáticos,
para comisiones en el exterior”. Decreto No. 00674-170298: “por la cual se fija una
partida diaria, por concepto de prima de carestía para oficiales, suboficiales, nivel
ejecutivo, agentes, en comisiones permanentes, en países como: Alemania,
Francia, Reino Unido, Israel, Corea”. Decreto No. 00995-221099: modifica la
Resolución No. 2557 del 2802987, art. 3, con respecto a la prima de navidad.
Se envía la nómina al Área Financiera para revisión, proyección del dólar y
elaboración orden de pago.
Una vez elaborada la orden de pago, la Tesorería solicita el PAC.

Situados los recursos se procede a la negociación de las divisas con la entidad
bancaria.
Cuando el Jefe Área Financiera autoriza la compra de las divisas, se procede a

elaborar la carta de instrucciones para el Banco elegido, donde se solicitan
valores en efectivo y valores de transferencia, en el caso de las transferencias se
anexa cuadro con número de cuenta, banco, país, beneficiario y valor; se envía
cheque por el valor de la nómina, formulario No.5, declaración de cambio
debidamente diligenciado; carta autorización para retiro de dólares cuando se
solicitan en efectivo.
El Tesorero procede a la cancelación de la nómina
DIRECCION DE SANIDAD
En razón a que la Dirección de Sanidad paga nómina con Fondos de Salud, se

efectúa el traslado de fondos, mediante nota de traslado interno de fondos a
cuenta corriente de nómina, con tres días hábiles anteriores a la fecha
programada de pago, el cual se realiza a través de abono en cuenta individual del
funcionario, autorizando su descuento de la cuenta corriente con nota de traslado
de pago a terceros
Se autoriza al Banco el pago de aportes parafiscales y descuentos de nómina,

mediante nota de traslado de pago a terceros, remitiendo a éste los respectivos
soportes de pago. El banco debe hacer efectivos los pagos dentro de los tres
139
días hábiles siguientes y enviar las respectivas consignaciones, soporte de pago,
para su entrega a la coordinación de nómina, el 3 de cada mes.
3.1.3 COMPETENCIAS
1. Dirección General
2. Dirección Recursos Humanos.
3. Oficina de Telemática.
4. Dirección Administrativa y Financiera (Ordenador del Gasto), Area Financiera.
5. Grupo de Presupuesto, Central del Cuentas, y Grupo de Tesorería.
6. Secretaria General – Conoce el proceso penal, elabora resoluciones.
3.1.4 RESPONSABLES
1. Jefe de Registro y Control

2. Jefe Grupo de Destinación y Traslados
3. Jefe de Talento Humano
4. Telemática * Supervisor de nóminas y Jefe de Control de Calidad
5. Director General firma resoluciones para el caso de los Suspendidos, Director
Administrativo y Financiero quien firma las nóminas y Ordenes de Pago.
6. Jefe Grupo de Presupuesto
7. Jefe Area Financiera, firma Causación y Obligación.
8. Tesorero respectivo firma nóminas, Cheques y comprobantes de egreso y en
DISAN firma la nota de traslado al Banco junto con el Jefe del Grupo Financiero.
9. Funcionarios de tesorería quienes entregan los cheques a los beneficiarios.
10. Responsable de Embargos
11. Responsable de Descuentos
12. Auxiliar Contable encargado de realizar la liquidación extemporánea de
Descuentos.
13. Cuenta Única Nacional
14. Auxiliar de Tesorería quien firma comprobante de egreso por su elaboración
3.2. GASTOS GENERALES, INVERSION Y FONDOS ESPECIALES
3.2.1 DESCRIPCION
Pago de obligaciones adquiridas por la Policía Nacional, por concepto de

adquisición y/o suministro de bienes y servicios.
3.2.2 GENERALIDADES
Procedimiento para el pago de proveedores:
Se reciben las cuentas con los documentos soporte: Obligación y Orden de Pago
(SIIF), Causación de Obligación (SFI), Orden de Pago (sistema manual),
Contrato con o sin formalidades plenas, Entrada de Bienes, Acta de Recepción,
Factura o Constancia de Prestación del Servicio Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (SFI), registro presupuestal de compromiso (SIIF).
140
En el sistema manual se efectúa revisión de documentos y descuentos. En el
sistematizado, se efectúa confirmación y Causación de Deducciones, de la cuenta
a través de SIIF; en el Módulo de Tesorería SFI, se autoriza pago previa
verificación de la Causación Obligación y los documentos.
En el sistema manual, se registran los ingresos para proceder al pago, en los
libros auxiliares de Caja y Bancos, con los documentos soporte (comprobante de
ingreso, Copia de Consignación, Nota Crédito); en SFI se registran los ingresos
con los mismos documentos y se generan los respectivos comprobantes de
ingreso para ser enviados a Contabilidad.
Selección Masiva de Obligaciones y confirmación de Órdenes de Pago a través de
SIIF, generación de comprobantes de egreso y elaboración de cheques a través
de SFI, en el sistema manual, elaboración y registro de los comprobantes de
egreso y cheques en los libros auxiliares de Bancos.
Luego el Tesorero Principal y/o Auxiliar, coloca los sellos restrictivos y el

protectógrafo a los cheques en el momento de firmarlos, revisa la totalidad de la
cuenta, igualmente firma los comprobantes de egreso, para ser entregados
personalmente a cada Proveedor y/o autorizado, previa identificación de los
mismos.
Terminado el pago, se legaliza la cuenta con la firma de recibido del proveedor y/o
beneficiario, en su defecto con la consignación o giro bancario y los documentos
soportes de pagos a terceros.
El valor de los cheques expedidos por la Tesorería, y no entregados o no

beneficiarios se contabilizará en Acreedores – Bancos.
8. Los cheques deberán llevar sello restrictivo “para consignar únicamente a la

cuenta del primer beneficiario”
9. Organización del archivo
3.2.3 COMPETENCIAS

Area Financiera, Grupo de Presupuesto, Central de Cuentas, Cuenta única y
Grupo de Tesorería.
Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Coordinaciones de
Presupuesto y tesorería.
3.2.4 RESPONSABLES
1. En la Dirección General: El Director Administrativo y Financiero, Jefe Area

Financiera y funcionario de Central de Cuentas, firman la Causación Obligación
(SFI).
141
2. El Director Administrativo y Financiero, firma la Obligación y la Orden de
Pago (SIIF).
3. El Tesorero Principal y Auxiliar de este proceso firman los cheques. Los
comprobantes de egreso, son firmados por el tesorero y el auxiliar de tesorería.
4. En la Unidades con procesos sistematizados: Las Ordenes de Pago (SFI) son
firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Funcionario Responsable
de la Central de Cuentas y visto bueno del Jefe de Presupuesto.
Las Órdenes de pago SIIF son firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe
Financiero y funcionario responsable de la Causación SIIF.
5. Los comprobantes de egreso son firmados por Tesorero y el funcionario
responsable de su elaboración y los cheques son firmados por el Subcomandante
Administrativo o quien haga sus veces y el Tesorero.
6. En las unidades con proceso manual: Las órdenes de Pago son firmadas por
el Ordenador del Gasto y el Jefe de Presupuesto y el funcionario encargado de su
elaboración.
7. Los comprobantes de egreso son firmados por el Tesorero y quien lo elabora
y los cheques son firmados por el Subcomandante Administrativo o quien haga
sus veces y el Tesorero.
3.3 TRANSFERENCIAS
3.3.1 DESCRIPCION
En la Dirección Administrativa y Financiera las transferencias corresponden a

Pago de Cesantías Definitivas, indemnizaciones especiales por muerte y por
invalidez, pensiones y pago de Sentencias y Conciliaciones y descuentos
inherentes de ellos. Así mismo, los Acreedores Varios de la cuenta de
Transferencias, son aquellos que se constituyen por cesantías no cobradas, por
estar embargadas por alimentos o procesos judiciales, hasta tanto exista
regulación de los juzgados competentes, u orden judicial de desembargo.
La DISAN debe realizar transferencia al Fondo de Solidaridad y Garantía –

FOSYGA, de una doceava parte de los ingresos recibidos en el mes por concepto
de cotizaciones, el cual se gira con Fondos Especiales – Fondo Salud. Así mismo
por esta cuenta se manejan Sentencias y Conciliaciones generadas por procesos
conciliatorios con proveedores.
En las Unidades de Policía por esta cuenta, se maneja la cancelación de

pensiones y acreencias que provengan de los mismos pagos.
3.3.2 GENERALIDADES
Mediante la aplicación SFI, se efectúa la revisión de la nómina por interfase, para

proceder a autorizar el pago, acción que permite la elaboración de las planillas de
nóminas y los cheques en la Unidad de Sistemas.
Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemática los productos

de nómina generados allí, es decir, planillas de nómina, cheques, libro
142
sistematizado de bancos y desprendibles, igualmente medio magnético compatible
con Excel.

del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados
en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad.
Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos
de giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria.
El valor de los cheques expedidos por la Tesorería y no entregados o no
beneficiarios, se procederá a anularlos y con esta operación quedarán registrados
como Acreedores – Bancos.
7. El sistema mostrará los Acreedores Varios - Bancos, los cuales son
registrados por la opción de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad,
alimentando automáticamente la base de datos y/o listado de Acreedores.
Se reciben de la oficina de Prestaciones Sociales, las nóminas de descuentos
realizados al personal retirado de la Policía Nacional, como son: (cesantías
definitivas, indemnizaciones, especiales por invalidez, muerte, pensiones, etc),
para ser girados en el siguiente orden:
Embargos judiciales
Demás descuentos (libranzas, créditos, fondos de casino, etc.)
9. Los Embargos son el registro de las órdenes procedentes de los despachos

judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar los ya registrados, del
personal retirado de la Policía Nacional, e inclusión en el sistema de cuentas de
ahorros de los demandantes, para consignaciones en la entidad financiera.
Procedimiento para el pago de pensiones:
Una vez revisadas las nóminas del personal pensionado se compara el valor
global de cada una de éstas, con el valor de la orden de pago que envía el Área
Financiera, para la solicitud de recursos ante la Dirección del Tesoro.
Confirmado el situado de los recursos por parte de la Dirección del Tesoro
Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes
beneficiarios, mediante la elaboración del comprobante de egreso.
Se procede a estampar los sellos de restricción y control a los cheques, se
desglosan al igual que las planillas de nómina de acuerdo al origen de la Pensión,
con su respectivo grupo de cheques.
Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo los cheques
y las nóminas a cada funcionario responsable de entregarlos personalmente a
cada beneficiario, previa identificación del mismo y/o a terceros a través de
autorización amplia y suficiente del titular.
143
del sistema, o en forma manual para las unidades.
Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos
de giros bancarios y se envían a la respectiva entidad bancaria.
Así mismo, si pasados 6 meses, el personal pensionado no se presenta a cobrar, se

hace necesario que los pagadores informen al Grupo de Prestaciones Sociales,
Unidad de pensionados sobre este personal con el fin de excluirlos de nómina, con
el fin de evitar que se continúen acumulando y aumentando los acreedores varios;
sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de
éstos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el
presente acto administrativo.
Igualmente las pagadurías, una vez esté en firme el acto administrativo y reciban
copia de él, deben reintegrar al Presupuesto Nacional los dineros que se encuentren
pendientes de pago por concepto de mesadas pensionales, debiendo informar a la
Unidad Procesos de Pensionados del Grupo de Prestaciones Sociales, en forma
detallada: persona, valor, número de giro; mediante el cual fueron reintegradas las
sumas correspondientes, esto cuando se extingue la obligación.
El personal que no pueda presentarse a cobrar, deberá suministrar su número de

cuenta de ahorros o corriente, de cualquier entidad bancaria, previo
diligenciamiento del respectivo formato, comprometiéndose a firmar supervivencia
cada tres meses, es decir: en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre
dentro de los primeros 15 días.
Los Tesoreros en sus correspondientes pagadurías, deberán consignar las

Pensiones en las cuentas que los beneficiarios soliciten, exigiendo la
presentación Personal o el envío de la supervivencia de los municipios aledaños al
Departamento de su competencia, o que se encuentre bajo su responsabilidad.
En caso de encontrarse fuera del país, deberá hacer llegar supervivencia del
consulado del país donde reside.
En el momento de no hacer la presentación personal o no enviar la supervivencia,

se bloquearán las respectivas cuentas; transcurridos (6) meses, sin hacer la debida
presentación, se procederá a solicitar a la entidad financiera, la devolución de los
valores consignados y la cancelación de la cuenta; simultáneamente se informará a
la Unidad de Pensionados la novedad, a fin de que se proceda a excluir de nómina,
sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de
éstos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el
presente acto administrativo.
144
El Grupo de Prestaciones Sociales, al momento de efectuar el reconocimiento de
prestaciones sociales, tanto a titulares como a beneficiarios, procederá a
identificarlos, previa firma y huellas decadactilares que reposarán en el expediente,
a fin de que en el momento del pago, figuren antecedentes para cotejo de huellas y
firmas.
Procedimiento para el pago de descuentos del Personal Retirado:

Con respecto a los descuentos realizados a las nóminas del personal retirado
(Transferencias), se procede a:
Revisar las nóminas

Tener en cuenta los oficios de desembargo que envían los despachos judiciales.
Tener en cuenta las órdenes de no pago que envía la oficina de Prestaciones
Sociales.
Constituir en acreedores varios, aquellos descuentos que van para varios
despachos judiciales, y no se ha definido el porcentaje a girar a cada uno de ellos,
en el momento de efectuar el pago.
Requisitos para el pago de Prestaciones Sociales:
a. Mediante Presentación Personal:
1. Diligenciar formato titular u otros beneficiarios según el caso.

2. Fotocopia cédula de ciudadanía.
3. Toma huellas dactilares.
4. Se envía a estudio grafológico o dactiloscópico para la debida
confrontación con la hoja de vida o el expediente prestacional.
5. Se recibe el formato con la debida refrendación por parte del
documentólogo o dactiloscopista, para proceder a realizar el pago.
6. En caso de que la huella dactilar sea ilegible, se enviará a la
Registraduría, con el fin de que se efectúe un cotejo de huella con el archivo
dactiloscópico, que existe en esta entidad.
7. Si el estudio sale positivo, se procede a efectuar el pago y se firma de la
nómina con número de cédula.
8. Radicación en libro destinado para pago de nóminas, relacionando nombre,
cédula, número de cheque, valor, dirección y teléfono, con firma y huella de quien
cobra.
9. Toma de foto y entrega del cheque.
Los cheques cuyo valor superen 10 salarios mínimos mensuales, deberán llevar
sello restrictivo “para consignar únicamente a la cuenta del primer beneficiario”.
b. GIRO O CONSIGNACIÓN
1. Solicitud giro electrónico por intermedio entidad financiera, o consignación a

cuenta de ahorros o corriente a nombre del titular de la prestación.
2. Cotejo huella índice derecho ante DIJIN o SIJIN.
3. Fotocopia cédula de ciudadanía.
145
4. En caso de que sea imposible identificar al titular o beneficiario, se envía giro
a las Tesorerías de los departamentos, para que se les cancele directamente previa
identificación de los beneficiarios.
3.3.3 COMPETENCIAS
1. Dirección General – Secretaría General y Prestaciones Sociales

2. Dirección Administrativa y Financiera, Jefe Area Financiera, Grupo Tesorería.
3. Oficina de Telemática
3.3.4 RESPONSABLES
Secretario General - elabora Resoluciones

Director Administrativo y Financiero - Firma Resoluciones
Jefe Grupo Prestaciones Sociales - Elabora Nóminas
Jefe Oficina de Telemática Genera productos de nómina.
Jefe de Grupo Pensionados, elabora la nómina de pensionados y maneja
novedades.
Responsable Grupo de Descuentos
Responsable Grupo de Embargos
Auxiliar Contable encargado de realizar los descuentos extemporáneos
Funcionarios encargados de la entrega de cheques
OTROS PROCEDIMIENTOS
INFORMES
4.1 ESTADO DIARIO DE FONDOS Y VALORES
4.1.1 DESCRIPCION
Documento que se elabora para el control de los movimientos de la Tesorería, se

genera por SFI o se elabora manualmente, plasmando los movimientos de
ingresos y egresos diariamente en cajas, bancos, inversiones, anticipos,
responsabilidades y cajas menores y para las diferentes unidades se tendrá en
cuenta los movimientos de logística y CASUR; se envía para contabilidad con los
documentos soportes.
4.1.2 GENERALIDADES
Se recopilan todos los soportes de los ingresos y de los egresos del día, se deja
una copia del comprobante de ingreso y de egreso para el archivo de la Tesorería
y se entrega a contabilidad el original de los soportes con el original del
comprobante de ingreso y la copia del comprobante de egreso, donde debe haber
una persona responsable de la recepción y verificación inmediata del archivo de
estos documentos en la dependencia.
Se procede a la elaboración del Estado Diario de Fondos y Valores, verificando los
saldos con los libros de Bancos y mensualmente se elabora el consolidado.
146
4.2 INFORME DE TESORERIA.
Informe mensual de Bancos la para Cuenta Unica, sobre la ejecución de los

recursos.
4.3 INVERSION EN TITULOS VALORES FONDOS ESPECIALES
Cuadro que detalla la información relacionada con títulos valores.
En la DISAN además de los anteriores informes, también se elaboran los

siguientes:
Promedio diario mensual de Bancos

Informe de Saldos en bancos e inversiones financieras
Informe de Cuentas por pagar
Informe trimestral de Operaciones efectivas de caja
4.1.3 COMPETENCIAS
Tesorería
Grupo Contabilidad (Rendición Estado Diario de Fondos y Valores con la Cuenta
Fiscal)
4.1.4 RESPONSABLES
Tesorero
Auxiliar de Tesorería
4.4 PRESENTACION Y CONSIGNACION DE IMPUESTOS NACIONALES Y

DISTRITALES
4.4.1 DESCRIPCION
Presentación y consignación de las Declaraciones de Retenciones en la Fuente,

impuesto al valor agregado(IVA), Timbre e Impuesto de Comercio Tableros y
Avisos (ICA).
4.4.2 GENERALIDADES
4.4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN Y CONSIGNACIÓN DE

IMPUESTOS NACIONALES Y DISTRITALES.
Con los valores discriminados que debieron retenerse por los diferentes conceptos
sometidos a retenciones en la fuente (Impuesto a la Renta, Ventas y Timbre),
durante el respectivo mes, se diligencia mensualmente el formulario
preestablecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN,
147
“DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE”, o mediante
medios magnéticos.
Se gira el cheque y se elabora el comprobante de egreso, por los valores
retenidos y plasmados en la respectiva Declaración de Retención. El Tesorero
firma el cheque y el comprobante de egreso.
El Tesorero responsable como Agente Retenedor, firma y presenta la
Declaración de Retención en la Fuente mensualmente y se consigna el valor
retenido en los lugares y dentro de los plazos, que para tal efecto señale el
gobierno Nacional.
Para los Números de NIT, clasificados por la DIAN, como Grandes
Contribuyentes, la presentación de la Declaración de Retención se efectúa a
través de PRESENTACIÓN Y PAGO ELECTRONICO DE IMPUESTOS, aplicando
los pasos anteriores.
Anualmente, el Tesorero responsable como Agente Retenedor, ante la respectiva
Unidad Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales, expide los
certificados de ingresos y retenciones correspondientes al año gravable
inmediatamente anterior, según el formato y/ o la información que prescriba la
DIAN.
Cuando los procesos de Tesorería son manuales, se debe llevar un kárdex de
Retenciones en la Fuente, que permita llevar el control de los conceptos, valores
retenidos y todos los datos del contribuyente, necesarios para expedir Certificados
y presentar cualquier información ante la DIAN, para efectos de cruce de cuentas.
En el Sistema Financiero Integrado (SFI), la aplicación contiene las planillas de
descuentos que reemplazan el kárdex.
Para la Declaración de ICA, operan los mismos pasos anteriores considerando
que estas declaraciones son bimensuales y el Formulario será el que prescriba la
respectiva Alcaldía.
Archivo
4.4.3 COMPETENCIAS

Area Financiera, Cuentas por Pagar y Grupo Tesorería .
Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorería.
4.4.4 RESPONSABLES
En la Dirección General: Director Administrativo y Financiero, Jefe Area

Financiera y funcionario de Central de Cuentas firman la Causación Obligación
(SFI). El Director Administrativo y Financiero firma la Obligación y Orden de Pago
(SIIF). El Tesorero Principal y Auxiliar de este procedimiento firman los cheques, y
los comprobantes de egreso el tesorero y el auxiliar de Tesorería.
En la Unidades de Policía: Los comprobantes de Egreso son firmados por el
Tesorero Principal.
CAPITULO VI
148
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL PROCESO
DE COBRO Y PAGO DE CUENTAS
CENTRAL DE CUENTAS
ORDEN DE PAGO
1.1 DESCRIPCION
Documento que soporta la liquidación de los contratos de adquisición de bienes

y/o servicios, reflejando la debida afectación contable para este ultimo, atendiendo
la normatividad vigente.
1.2 GENERALIDADES
1. El procedimiento se inicia una cuando se agoten los tramites

presupuestales y de contratación, una vez el almacenista haya recibido los bienes
contratados o en caso de ser un servicio se expida la correspondiente constancia
de prestación del servicio, para el caso de Construcción de Inmuebles actas de
entrega parcial o final de obra según corresponda.
2. En el modulo central de cuentas se ejecutan los siguientes objetos del gasto
(GASTOS DE PERSONAL, GASTOS GENERALES, TRANSFERENCIAS,
INVERSIÓN Y FONDOS ESPECIALES, por cada uno de los rubros
presupuestales de los anteriores Objetos del Gasto).
3. Las Oficinas de Licitaciones , Adquisiciones, Secretaria General, Grupo
Seguros y Grupo de Presupuesto recepcionan de los Almacenes, la factura en
original, copia de la entrada de almacén y/o constancia de prestación del servicio,
actas de entregas de obra, anexa copia de los siguientes documentos, contrato,
aprobación de la póliza, registro presupuestal, Impuesto de Timbre cuando la por
ley se tenga esta obligación fiscal contrato, para los contratos de obra anexar a los
mismos el recibo de pago del FIC (Fondo para la Industria de la Construcción), al
igual que el pago al Sena.
Para el caso de unidades Policiales quien realice la Contratación será el

encargado de Recepcionar dicha documentación.
Al respecto es importante observar que en la DISAN, no se anexa la copia de la

póliza ni el registro presupuestal, por cuanto, en la entrada al almacén y/o recibido
a satisfacción del servicio se identifica en número del contrato, del cual se anexa
copia para el trámite de pago, por parte del proceso de liquidación y control de
cuentas y una vez concluido el proceso de devuelve de a dicha coordinación para
su archivo y trámite de cuentas posteriores.
4. Para el pago de anticipos las oficinas antes mencionadas entregarán a la

Central de Cuentas copia del contrato, registro presupuestal, aprobación de la
Póliza e impuesto de timbre y con estos documentos se procederá a la
elaboración de las ordenes de pago tanto por SFI y SIIF respectivamente. Para las
unidades que no estén en línea o cuyos procesos no estén sistematizados no
149
requieren orden de pago, solamente se elabora el respectivo comprobante de
egreso.
5. La documentación del punto 1.2.3, se entrega al Grupo Central de Cuentas
(o quien haga sus veces en las unidades de Policía), donde se le asigna un
numero consecutivo de radicación para el control respectivo, especificando dentro
del mismo, fecha de recepción, No. contrato, No. factura, Beneficiario, valor , rubro
presupuestal, analista responsable del proceso, fecha de programación del pago
según lo estipulado en el registro presupuestal y pasa temporalmente el proceso
de radicación.
6. Para las Unidades que manejan SFI y SIIF el Grupo Central de cuentas
procede a realizar una revisión de la cuenta con el fin de elaborar la orden de
pago en SFI, indicando No. Empresa, fecha de elaboración, tipo de movimiento,
NIT, relación de facturas, selección de la orden de entrada según el Almacén,
vigencia, tipo de documento, No. de documento, Amortización del Anticipo si con
anterioridad este documento se le pacto dentro del contrato, descargue
presupuestal (Ejecución del Presupuesto según el rubro), concepto de tipo
especifico, liquidación tributaria de acuerdo a los porcentajes establecidos en las
normas tributarias vigentes y de acuerdo a las calidad del respectivo proveedor;
los registros contables se reflejan pero no tiene efecto de causación por cuanto
este proceso lo esta realizando los respectivos almacenes cuando son bienes y en
este modulo se causa cuando son servicios o contratos de obra, se procede a la
aprobación de la orden de pago y se le asigna una de las tesorerías de la Unidad
según el presupuesto que se este ejecutando y se imprime la respectiva orden.
Para las Unidades de Policía que no manejen procesos sistematizados deberán

elaborar las ordenes de pago con sus respectivas causaciones, afectación
Presupuestal y tributaria.
7. Con base en la orden de pago de SFI se procede a elaborar la orden de

pago en SIIF, especificando, No. Registro Presupuestal, carpeta de deducciones
con sus O.A.T Tributarios, carpeta de Datos Administrativos, Carpeta de datos
financieros, carpeta de fechas, se grava el documento, se endosa a una cuenta de
una de las Tesorerías y se Imprime, este proceso es validad para las Unidades
que manejan SFI y SIIF.
8. Las ordenes de pago ordenes de pago las firma el Analista de cuentas que
la elaboro, pasa a la firma del jefe Financiero (o quien haga sus veces en la
Unidades de Policía).
9. Se complementa el control de radicación con los números de ordenes de
pago de SFI y SIIF y se elabora oficio a la asesora económica de la Unidad quien
efectúa la revisión respectiva y pasa a la firma del Ordenador del Gasto.
Las Unidades con procesos manuales se envían para la firma del Ordenador del
Gasto.
10. Una vez firmadas las ordenes de pago por el ordenador del gasto la
asesora Económica pasa cada una de las ordenes tanto de SFI como SIIF al
grupo de contabilidad para su revisión contable y documental y procede a
elaborar oficio a Cuenta Única Nacional pasando copia del mismo al modulo
150
central de cuentas con el fin de descargar del radicador cada una de las cuentas
que salieron de firmas del ordenador del gasto y proseguir con el control o
seguimiento de la cuenta hasta la llegada a tesorería.
Las Unidades con procesos manuales envían al grupo de Contabilidad de la

Unidad y de allí pasa a la Tesorería Respectiva.
11. El Grupo Central de Cuentas deberá llevar un control permanente de las

cuentas por pagar a los acreedores.
1.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: La Dirección Administrativa y Financiera- el Área

Financiera –Grupo Central de Cuentas.
2. En las unidades de policía: se sugiere que este procedimiento lo realice un
funcionario con conocimientos presupuestales, contables y tributarios, o conformar
el grupo central de cuentas de acuerdo al movimiento que cada unidad tenga
diariamente.
1.4 RESPONSABLES
1. La liquidación, Causación de servicios y elaboración de la orden de pago es

responsabilidad de cada analista de cuentas o quien haga sus veces en las
respectivas unidades policiales.
2. La verificación final de la orden de pago en cada uno de sus apartes
liquidación Causación y ejecución del presupuesto dentro de la misma es
responsabilidad de la asesora económica o quien haga sus veces en las
respectivas unidades policiales.
3. Las firmas de la orden de pago será firmada por el analista de cuentas, jefe
financiero y Ordenador del Gasto, en las unidades policiales quienes hagan sus
veces para tal fin.
CAPITULO VII
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES DE LA

CONTABILIDAD
1. VALIDACIÓN DE LA INFORMACION
1.1 DESCRIPCION
La validación de la información es el procedimiento en el cual se examina la

información de entrada y salida aplicándose pruebas para determinar si hay o no
inconsistencias, teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables según el tipo
de acto que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante
soportes de origen tanto interno como externo en original, debidamente
diligenciados en forma cronológica y secuencial, en ellos se debe indicar entre
otros aspectos la fecha, numeración, origen, refrendación de antecedentes como
151
(nombre del documento, origen, numero y fecha), Cuenta afectada, descripción
(cantidad, detalle y cuantía de las operaciones), autorizados y refrendados por
quienes intervienen en ellos o los elabore. Soportes que son utilizados para
registrar las operaciones en los libros auxiliares y principales, y posteriormente
plasmarse en los comprobantes de contabilidad.
1.1 GENERALIDADES
1. El procedimiento inicia con la recepción de:
Documentos Fuentes (Certificados de disponibilidad presupuestal, contratos con y

sin formalidades plenas, Ordenes de entradas, ordenes de salida, facturas,
ordenes de pago, comprobantes de egresos, actas, pólizas, consignaciones, notas
débitos y créditos, cheques anulados, resoluciones iniciales de presupuesto y sus
modificaciones).
Informes Complementarios (estado diario y mensual de fondos y valores, planillas

de ingresos y egresos a almacenes, movimiento presupuestal de tesorería,
Informe de ejecución presupuestal de gastos, informe ejecución presupuestal de
ingresos, informe ejecución presupuestal vigencia futuras, informe ejecución
presupuestal vigencia reserva presupuestal, informe ejecución presupuestal
vigencia cuentas por pagar, movimiento por grupo de bienes, relación numérica y
detallada de los soportes emitidos por presupuesto, contratos, almacenes,
tesorerías, relación de anticipos e inversiones, control de cajas menores, relación
de acreedores varios, relación del situado del recurso de la DTN, extractos
bancarios en papel y medio magnético, libros de bancos. Certificación de saldos
emitidos por la entidad financiera, inventario de bienes físico a 31 de diciembre de
cada año; y en forma mensual durante los cinco primeros días los cuadros
establecidos en la resolución 036 de 1998).
2. Revisión fiscal y contable
Practicada a los documentos soportes con el propósito de determinar si hay o no

inconsistencias con base en los requisitos principios y normas legales según el
acto que se examine.
Revisión operacional
Practicada a los documentos soportes en cuanto a las transacciones registradas

originada por los hechos económicos.
Registro
Se deben realizar en forma diaria, cronológica, secuencial, organizada, estadística

y cuantificable de cada una de las características de identificación individual de la
información generada.
5. Elaboración
152
Con base en los anteriores registros se deben elaborar los comprobantes de
contabilidad, y demás informes complementarios como son: (estado mensual de
fondos y valores, planillas de ingresos y egresos a almacenes, análisis de
movimiento de bienes, movimiento presupuestal de tesorería, relación de anticipos
cuadro inversiones).
1.2. COMPETENCIAS
ü Tesorería
ü Almacenes
ü Presupuesto
ü Central de Cuentas
ü Contratos
ü Adquisiciones
ü Construcciones
ü Secretaria General
ü Logística
ü Investigación y disciplina
ü Contabilidad
1.3. RESPONSABLES
ü Ordenador del Gasto

ü Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces
ü Jefe Financiero
ü Jefe de contabilidad
ü Analista Contables
ü Auxiliares Contables
2. CONCILIACIONES BANCARIAS
2.1 DESCRIPCION
Procedimiento que permite el cruce manual entre Extractos Bancarios y libros

Principales y Auxiliares de Tesorería, de los valores recaudados y girados por
cada una de las Tesorerías y lo pagado por el banco; detectar notas débito, notas
crédito y partidas conciliatorias que se presentan en dicho cruce, como resultado
se genera un documento llamado conciliación bancaria.
2.2 GENERALIDADES
Solicitar a cada una de las tesorerías los libros principales y auxiliares de bancos.
Solicitar al banco los extractos bancarios y certificaciones bancarias de cada una
de las cuentas corrientes de la Unidad. Junto con los extractos bancarios deben
solicitarse la certificación de saldos, las notas débito y las notas crédito
relacionadas en el extracto.
153
Solicitar a las tesorerías relación y cheques anulados del mes a conciliar. Se
considera que los cheques anulados al igual que las notas de contabilidad, deben
estar anexos en el Estado Diario de Fondos y Valores y lógicamente estar
relacionados en el auxiliar de cada cuenta bancaria.
Solicitar copia a las tesorerías de las Notas de Contabilidad por ajustes de
Tesorería del mes a conciliar.
Tener presente cada una de las conciliaciones bancarias del mes anterior.
Se hace el respectivo cruce entre extracto, conciliación anterior y libros.
El funcionario encargado de elaborar la conciliación bancaria, debe informar
mediante oficio a Tesorería para que por intermedio de ellos soliciten a la entidad
financiera las notas débito y crédito que no hayan sido remitidas junto con el
extracto bancario.
Una vez realizada la conciliación bancaria es enviada a cada una de las tesorerías
con el fin de que se analicen y se depuren las partidas conciliatorias y los cheques
de más de seis meses en conciliación sean consultados al banco si han sido o no
cancelados y se proceda a constituirlos en acreedores varios.
2.3 COMPETENCIAS
Contabilidad
Tesorería
Entidades Bancarias
2.4 RESPONSABLES
Ordenador del Gasto

Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces
Jefe Financiero
Jefe de contabilidad
Analista Contables
Auxiliares Contables
3. ELABORACIÓN DE AJUSTES
3.1 DESCRIPCION
Procedimiento que determina la realización de los ajustes contables de los

registros realizados en las diferentes transacciones de la unidad.
3.2 GENERALIDADES
Determinar las inconsistencias de las cuentas contables.

Generar y/o verificar el movimiento de las cuentas inconsistentes.
Determinar el documento soporte y las razones por las cuales se genero la
inconsistencia.
Elaborar el comprobante de ajuste con su respectiva nota de contabilidad,
adjuntando los soportes necesarios para su justificación.
154
Incorporación del comprobante de ajuste y su revisión.
3.3 COMPETENCIAS

ü Jefe Financiero
ü Tesorería
ü Almacenes
ü Presupuesto
ü Contratos
3.4 RESPONSABLES

ü Jefe Financiero
4. ESTADOS CONTABLES
4.1 DESCRIPCION
Regulan la operatividad de los procedimientos de identificación, clasificación,

registro y valorización de los hechos financieros, económicos y sociales, y
disponen los criterios de revelación de la información de las Unidades.
Los Estados Contables revelan la situación o actividad de la Unidad, enmarcados

en los objetivos, postulados, fines, características, principios, normas generales y
técnicas del Plan General de Contabilidad Pública.
Son producto del proceso contable y en cumplimiento de fines financieros,

económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de
actividad y de flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y periodo,
respectivamente y pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa y poseen la
capacidad de satisfacer necesidades comunes de las Unidades
El contenido de los estados contables de las unidades, debe ser consistente con
los postulados de confiabilidad y utilidad de la información, para atender
propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis. Deben prepararse y
presentarse en forma comparativa con los del mes inmediatamente anterior,
siempre que tengan una duración equivalente, de acuerdo con las normas que
para tal efecto se expidan
155
4.2 GENERALIDADES
Balance General. Instrumento contable de gestión, de tipo gerencial, que presenta

en forma general y clasificada, resumida y consistente, la situación financiera,
económica y social de la Unidad, expresada en unidades monetarias, a fecha 30
de cada mes, y debe revelar la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y
situación del patrimonio público.
Notas a los estados contables. Corresponde a las explicaciones que
complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos.
Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria, de los hechos
financieros, económicos y sociales relevantes, la desagregación de valores
contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la
situación de la Unidad.
4.3 COMPETENCIAS
Ordenador del Gasto

Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces
Jefe Financiero
Jefe de contabilidad
Analistas Contables
Auxiliares Contables
Tesorería
Almacenes
Presupuesto
Contratos
4.4 RESPONSABLES
Ordenador del Gasto, quien firma el Balance General, los ajustes y notas a los
Estados Financieros.
Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, quien firma el Balance
General, Análisis por grupo de bienes.
Jefe Financiero, quien firma el Balance General y los ajustes.
Jefe de contabilidad, quien firma las planillas, comprobantes de contabilidad,
ajustes, balance general, notas a estados financieros e demás informes
complementarios de la cuenta fiscal con su numero de tarjeta profesional.
Analistas Contables, firman las planillas y los comprobantes de contabilidad.
CAPITULO VIII
PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL GRUPO

CENTRAL CONTABLE
1. ASESORIA Y CAPACITACION
GRUPO CENTRALCONTABLE
156
1.1 DESCRIPCION
El Grupo Central Contable de la Dirección General es la oficina encargada de

prestar asesoría y capacitación en materia contable, a todo el personal que
conforma los Grupos de Contabilidad de las diferentes unidades del país, en
procura de lograr que los estados contables sean presentados de acuerdo a los
parámetros ordenados por la Contaduría General de la Nación y los demás
órganos de control del estado.
1.2 GENERALIDADES
Elaboración de instructivos mediante los cuales se capacita al personal de los

Grupos de contabilidad de las diferentes unidades del país, cuando la norma
presente cambios o cuando se haga indispensable la aclaración general de algún
tema en particular.
Emitir conceptos escritos en materia contable, a las unidades que así lo requieran.
Programación de seminarios en los cuales se de instrucción al personal que
conforma los Grupos de Contabilidad, con el fin de documentarlos y entregarles
herramientas válidas para el mejor y adecuado desempeño de sus funciones.
Elaborar normas de aplicación general en materia contable, mediante actos
administrativos que satisfagan las necesidades de las unidades ejecutoras del
país.
Programación y desarrollo de cursos de capacitación y preparación de los jefes
de contabilidad a nivel nacional.
Visitas de asesoría y capacitación por parte de los analistas contables a las
diferentes unidades del país, con el objeto de personalizar la ejecución de los
procedimientos contables.
1.3 COMPETENCIAS
En el ámbito nacional el Grupo Central Contable será el encargado de los

procedimientos anteriormente descritos, en coordinación con el personal del grupo
de contabilidad de la Dirección de Sanidad.
En las unidades policiales: el jefe de contabilidad será el encargado de impartir
instrucción a los funcionarios que así lo requieran.
1.4 RESPONSABLES
Los analistas contables del Grupo Central contable, en coordinación con el

personal que integra la Sección de contabilidad de la Dirección de Sanidad, en
cabeza del coordinador de la Central Contable.
2. REVISION Y ANALISIS
2.1 DESCRIPCION
Es el proceso mediante el cual se efectúa un análisis pormenorizado a la cuenta

fiscal enviada por cada una de las unidades policiales del país los diez primeros
157
días de cada mes, en los procesos de presupuesto, almacenes, tesorería y
contabilidad, presentado en el periodo, de acuerdo a los parámetros ordenados
por la Contaduría General de la Nación, los órganos de control, otras entidades del
estado y las normas generales que imparta el Grupo Central Contable.
La revisión y análisis que efectúa el Grupo Central contable es con base en

documentación y planillas que contienen el resumen de las operaciones
administrativas y financieras de las unidades del país, Los documentos fuente
para estos efectos reposarán en los archivos de cada unidad.
2.2 GENERALIDADES
1. Verificar que la cuenta fiscal contenga todos los documentos, debidamente

refrendados con las firmas de cada funcionario responsable, de acuerdo a lo
establecido por el Grupo Central Contable.
Revisar y analizar que las transacciones reflejadas en cada uno de los
comprobantes de contabilidad sean razonables y acordes con la documentación y
planillas que contienen el resumen de las operaciones administrativas y
financieras.
Analizar los Estados Contables con el fin de verificar que las cifras presentadas en
cada una de las cuentas sea razonable, así como constatar que lo presentado en
las notas a los estados financieros corresponda a la realidad en los cambios que
ello implica en dichos informes.
2.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General: Corresponde a los funcionarios del Grupo Central

Contable y en la Dirección de Sanidad a los funcionarios del Grupo de
contabilidad.
En las unidades de Policía: De la elaboración de la cuenta el Grupo de
Contabilidad; y las Oficinas de Presupuesto, Tesorería y Almacenes del envío
oportuno de la Información a Contabilidad.
2.4 RESPONSABLES
De la revisión y el análisis: En la dirección General Grupo Central Contable y en la

Dirección de Sanidad a los funcionarios del Grupo de contabilidad.
De la rendición de la cuenta fiscal: Cada una de las unidades policiales del país en
cabeza del ordenador del gasto a través del Grupo de Contabilidad.
3. CONSOLIDACION
3.1 DESCRIPCION
Una vez revisadas y depuradas las cuentas fiscales, procede la consolidación

como la integración y sumatoria de los Estados Contables presentados por la
Unidades policiales, la Dirección de Sanidad realizado el procedimiento anterior
presenta a la Central Contable un consolidado el que se agrega, con el objeto de
158
rendir dicha información a la Contaduría General de la Nación, Contraloría General
de la República y Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes.
3.2 GENERALIDADES
Revisada y analizada la información de cada unidad, por parte de los analistas

contables y corregidas sus inconsistencias, se procede a efectuar la consolidación.
Realizado este procedimiento se valida la información consolidada, detectando las
posibles inconsistencias tanto al catálogo de cuentas como a las Operaciones
Recíprocas.
Posteriormente se elaboran los Estados Contables de conformidad con la circular
externa 021 emitida por la Contaduría General de la Nación.
3.3 COMPETENCIAS
En la Dirección General el Grupo Central Contable, para consolidar toda la

información de la Policía Nacional y la presentar ante los órganos de control.
En la Dirección de Sanidad el Grupo de Contabilidad para consolidar la
información de la unidad ejecutora de salud y presentarla al Grupo Central
Contable para su agregación
3.4 RESPONSABLES
El Director General de la Policía Nacional

Coordinador del Grupo Central Contable
Jefe Grupo de Contabilidad de Sanidad
Analista de Sistemas del Grupo Central Contable.
4. EVALUACION
4.1 DESCRIPCION
Registro documental mediante el cual se elevan a los Ordenadores de Gasto,

oficios, señalando las inconsistencias de tipo contable, detectados por los
analistas, una vez que estos han revisado, analizado y consolidado la cuenta
fiscal de cada unidad.
4.2 GENERALIDADES
Los analistas contables desarrollan los procedimientos de análisis y revisión de las

cuentas fiscales de todo el país, reflejando ante el Coordinador del Grupo Central
Contable y el Jefe de Contabilidad de Sanidad, las inconsistencias, errores y
observaciones que se hallan en cada cuenta.
El coordinador del Grupo Central Contable y el jefe de contabilidad de Sanidad
presentan los oficios con las observaciones e inconsistencias trimestralmente,
para las firmas correspondientes procediendo enviarlas a las unidades.
Los analistas contables efectúan el seguimiento a las correcciones de las
inconsistencias y observaciones emanadas a los Ordenadores de Gastos.
159
4.3 COMPETENCIAS
En el Grupo Central Contable al Coordinador del Grupo Central Contable y los

analistas que conforman dicha oficina.
4.4 RESPONSABLES
El Coordinador del Grupo Central Contable

El Jefe de Contabilidad de la Dirección de Sanidad
Los analistas del Grupo Central Contable y de la Dirección de Sanidad
En las unidades ejecutoras de presupuesto a los Ordenadores de Gasto, Jefes de
Presupuesto, Tesoreros, Almacenistas y Jefes Contables
ARTICULO 2º. Los flujogramas de la presente resolución se realizarán de acuerdo

con la normatividad expedida por la Oficina de Gestión Institucional.
ARTICULO 3º. La Inspección General, controlará, verificará y evaluará la

aplicación de lo dispuesto en la presente resolución.
ARTICULO 4º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y

deroga las disposiciones que le sean contrarias.19
ü MANEJO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO EN LA POLICÍA

NACIONAL.
En la actualidad el manejo del sistema administrativo y financiero en la institución

esta a cargo de la normatividad del SIIF Nación, por medio del decreto 2789 de
2004.
Aquí se da a conocer que el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF

Nación es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el
registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor
eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades
descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.
La Administración del Sistema está en cabeza del Viceministerio General de

Hacienda.
Las entidades que conforman el Presupuesto Nacional están obligadas a registrar

en el SIIF Nación la gestión presupuestal, contable y de tesorería.
Las demás entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación

registrarán la información mediante archivos planos.
19
Resolución numero 03169 de agosto 31 de 2001.
160
La información registrada tiene carácter oficial. Y los usuarios son los
responsables de la consistencia y veracidad de la información registrada.
Las entidades son responsables por implementar las medidas de seguridad

divulgadas por el administrador.
Establece las funciones del Comité Directivo, siendo la principal aprobar los
cambios que se deban hacer al SIIF y definir políticas sobre su cobertura.
Establece las funciones del Comité de Seguridad, siendo la principal aprobar y

evaluar el modelo de seguridad del SIIF.
Señala como faltas gravísimas:
Alterar, falsificar, introducir, borrar u ocultar información en los sistemas de

información oficial.
Permitir que personas no autorizadas tengan acceso a información oficial.

ACADÉMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE
El estudio de la cuarta unidad de la presente asignatura de Administración y

logística, se han identificado tres tipos de estrategias generales en el ámbito
educativo. Las dos primeras ayudan al alumno a elaborar y organizar los
contenidos para que resulte más fácil el aprendizaje (procesar la información), la
cuarta está destinada a controlar la actividad mental del alumno para dirigir el
aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje para que éste se produzca
en las mejores condiciones posibles.
Partiendo de la necesidad de hacer conexiones entre lo nuevo y lo precedente, se

considera que ya se cuenta con el cúmulo de conocimientos y conceptualizaciones
para crear trabajo práctico en el campo administrativo, que permitan conocer y
desarrollar actividades con material de guerra, de intendencia, vehículos y
procesos contractuales de ejecución de presupuesto.
2. Estrategias de organización.
A partir de esquemas creados, gracias al estudio de normatividad vigente, se

puede contar con herramientas claras que conduzcan a la madurez en cuanto a la
práctica de procesos administrativos y logísticos.
161
4. Estrategias de control de la comprensión.
La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de
la comprensión es la practica de esta serie de actividades típicas para un
profesional de policía que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de
una serie de estrategias bien definidas que conducirán a empoderarse de un
conocimiento científico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de
esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.
12.5 GLOSARIO
Canales de Distribución: Los cauces de la venta apoyados por una empresa.

Éstos pueden incluir ventas del menudeo, Ventas de asociados de distribución
(por ejemplo, venta al mayoreo), Ventas del fabricante de equipo original (el OEM
<Original Equipment Manufacturer>), intercambio de Internet o ventas del
mercado, y subastas de Internet.
Canales Logísticos: La red de cadenas de suministro participantes
comprometidas en almacenamiento, manejo, traslado, transporte y funciones de
comunicaciones que contribuyen al flujo eficaz de los bienes.
C-comercio: Se refiere a las interacciones comerciales colaborativas,

electrónicamente habilitadas entre el personal interior de una empresa,
compañeros comerciales y clientes a lo largo de una comunidad comercial. La
comunidad comercial podría ser una industria, un segmento de industria, una
cadena de suministro o un segmento de la cadena de suministro.
Centro de distribución (DC): Un almacén de post-producción para bienes finales.
Certificación ISO 9001: La norma internacionalmente reconocida que establece

los requisitos para un Sistema de Dirección de Calidad para una compañía de
servicio. ISO 9001 es un acercamiento a manejar un negocio con respecto a la
calidad. Alcanzar la certificación es un proceso riguroso, con más de 130
requisitos que las operaciones deben cumplir.
Ciclo de Orden: El tiempo y proceso involucrados desde la colocación de una

orden al recibo del embarque
Ciclo de Tiempo: El tiempo que toma para un negocio para recibir, surtir y
entregar una orden a un cliente. Alguna vez sólo medido en días, muchas
industrias miden ahora el ciclo de tiempo en horas.
Consolidación: Combinación de dos o más embarques con el propósito de

reducir las proporciones de transporte.
162
Costos de almacenaje de inventario: Una medida financiera que calcula todos
los costos asociados con sostener una unidad en almacenamiento, normalmente
expresado como un porcentaje del valor del inventario. Incluye inventario-en-
almacenamiento, almacenaje, obsolescencia, deterioro o estropeo, seguro,
impuestos, depreciación y costo de manejo.
Despliegue de inventario: Una técnica para posicionar inventario

estratégicamente para cumplir los niveles de servicio al cliente mientras de
minimiza el inventario y los niveles de almacenamiento. El inventario en exceso se
reemplaza con información derivada a través de la supervisión del suministro,
demanda, e inventario en reposo así como en movimiento.
Dirección de los recursos: una competencia que abarca la especificación,

compra, dirección, mantenimiento y disposición de los vehículos en el momento
apropiado, con el fin de aumentar el retorno sobre la inversión.
12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y

LOGISTICA
1. Objetivos
Se plantea, para este nivel, además de los contenidos específicos, una

profundización de la bibliografía existente en cuanto a estas temáticas.
La presente compilación de normatividad y bibliografía temática, la cual tiene por

finalidad unificar la comprensión de la administración y logística; sin embargo,
algunas de las normas aquí prescritas son de carácter general y deben y se debe
investigar y a la vez actualizarse en todo este tipo de aspectos académicos y
normativos.
Leer el presente modulo, con seguridad servirá de “combustible” para profundizar

en las temáticas, propendiendo por ubicar mas bibliografía similar, a fin de
compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tópicos, fortaleciendo la
condición de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la
institución nos impone.
Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administración y la

logística, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales
en este aspecto, sin alejarse de la realidad única, que reposa en la claridad de
saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es
la de brindar seguridad a la ciudadanía.
163
Explorar por medio de la elaboración de mapas conceptuales la mayor cantidad de
conocimiento proveniente de esta interesante compilación de administración y
logística
Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos

contractuales donde este inmersa la ejecución de recursos estatales, a fin de
compenetrarse con la importancia de la transparencia que se exige a la hora de
adelantar este tipo de emprendimientos
Valorar críticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar

avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal.
Indagar y reflexionar a los fines de una búsqueda de superación intelectual.

Participar activamente de las distintas instancias pedagógicas propuestas por la
Cátedra.
Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un

aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformación de
ideales.
Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa.
Se propone la investigación de procesos establecidos, como por ejemplo la

instalación de una granja integral en una unidad policial o la compra de un
elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de
los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento
por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo,
siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer
aprender.
La principal acción que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de
empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante
para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logísticos,
tolerante a la critica y permeable a la evolución de este tipo de transcursos.
164

EVALUACIÓN
Hechos
El Suboficial contribuye con las Sucesos
herramientas adecuadas para el Eventos
control y seguimiento a los servicios Comparación
de policía y a la gestión policial en los Clasificación
FUNDAMENTALES Asignación de actividades. Evaluación continua

Autorregulación
Liderazgo
ESPECIFICAS: El Suboficial Adelantar procesos Autoevaluación, coevaluacion y
identifica con claridad los diferentes administrativos y logísticos heteroevaluacion de las
procesos contractuales y normativos institucionales. actividades.
para llevar a cabo emprendimientos de
tipo administrativo y logístico dentro
del ámbito policial, con una orientación
igualmente externa.
165
13 BIBLIGRAFIA
ü Manual de procesos de la Policía Nacional.
ü Reglamentación institucional para el manejo, cuidado, conservación y

mantenimiento de recursos logísticos.
166
Autor modulo Administración y Logística:
Subintendente SERGIO DELGADO SALAZAR
Revisión y aprobación:
Sibaté. 14 de Diciembre de 2007
167

Modulo Admon y Logistica PDF

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POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA

ESCUELA DE SUBOFICIALES “GONZALO JIMENEZ DE QUESADA”

PROGRAMA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

MODULO DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

El presente módulo ha sido diseñado como contribución al proceso de

La asignatura de Administración y Logística presenta muchos retos a los

2 INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO 7

3 IDENTIFICACIÓN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 8

1.1 COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA 9

4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA

5 COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y

6 DESCRIPCIÓN DE LOS EJES TRANSVERSALES 11

6.1 DERECHOS HUMANOS Y D. I. H. 11

7 TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE

8 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS

9 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 1 15

10 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 2 32

11 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 3 41

12 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 4 52

Ø Tómese como guía la tabla de contenido para el desarrollo de cada unidad.

Ø Revísese de manera general el documento, esto le permitirá una mejor

Ø Para el desarrollo de cada unidad se debe tener presente las competencias

Ø Desarróllese las actividades de aprendizaje teniendo en cuenta el

Ø Llévese una secuencia lógica y organizada de cada tema que se plantea

Ø Es importante que se realicen consultas acerca de cada tema para que se

Ø Utilícese medios de información como el Internet.

Ø Manténgase una comunicación constante con el docente, con el fin de

Ø Al final de cada unidad evalué el aprendizaje a través de la actividad

CAMPO : FORMACION HUMANISTICA Y

DIPLOMADO : SEGURIDAD POLICIAL

La asignatura de administración y logística cubre aspectos esenciales del

ü Dentro del campo de formación: la administración y logística permite

ü Periodo o trimestre académico: El desarrollo de este módulo comprende un

El presente reglamento propende por alcanzar en el suboficial, el

4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA

ü El Suboficial da un manejo adecuado de los

El suboficial tiene el dominio adecuado

6.1 DERECHOS HUMANOS Y D. I. H.

La correcta administración de los recursos logísticos, financieros y materiales

6.2 PRINCIPIOS Y VALORES

Los valores institucionales buscan fortalecer la convivencia, cimentar la cultura de

COMPONENTES Y TABLA DE SABERES

ü Presentación breve del desarrollo de la asignatura y las formalidades para el

ü Realización de una breve encuesta o sondeo que tenga inmerso,

ü Adelantar una coevaluaciòn, donde participe el gran grupo de estudiantes, a fin

ü Avanzar en el aprendizaje por medio de la explicación de dudas e

Es imprescindible que al hablar de la logística, se interiorice la importancia de sus

Para nadie es ajeno la necesidad de adelantar la práctica de técnicas modernas

9.2 COMPETENCIA ESPECÍFICA:

El suboficial domina la terminología propia de la administración logística, sus

Durante esta primera unidad de estudio sobre la Administración & Logística, se

La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a

OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temáticas que

9.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS

El concepto logístico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un

El sistema logístico de la empresa se caracteriza por mantener un carácter abierto,

ü CANALES DE DISTRIBUCIÓN LOGÍSTICA.

También llamado canal de mercadotecnia, el canal de distribución logística es una

Existen tres importantes necesidades que satisfacen los canales de

1. Canales de Distribución para Productos Industriales

2. Canales de Distribución para Productos de Consumo.

3. Integración de los Canales de Distribución.

En este aspecto el estudiante se podrá preguntar cuál es la relación de estos