Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho

Escuela de Administración

Cátedra: Administración de empresas

Sección: M3

PLANEACION COMO PRIMERA FASE

DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Profesora: Xiomara Villasmil Alumno: Jarrison López

 Introducción

La planificación comienza identificando el qué, es decir, el objetivo hacia el cual

nos tenemos que dirigir, en ese sentido podemos ver a la planificación como un
proceso mediante el cual se establecen objetivos deseados y consistentes con el
contexto externo, a fin de permitir que desarrolle coherentemente un proceso de
desarrollo, movilizando para ello los recursos que sean necesarios.

La planificación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan la experiencias pasadas y se embozan planes y
programas; y tiene como finalidad la determinación del curso concreto de las
acciones que habrán de efectuarse en una actividad; lo cual involucra, entre otros
aspectos, la fijación y selección de diversas alternativas, la determinación de las
normas y políticas que las orientaran, la secuencia en las operaciones y tareas a
realizar, expresadas en términos de tiempo, recursos y medios necesarios para su
puesta en marcha. La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está
presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite
asimilar estos cambios.
Definición

La planeación es una determinación de los escenarios a futuro, rumbo a donde se

dirige los escenarios de la empresa, los resultados que se pretenden obtener para
minimizar riesgos y definir estrategias para lograr la misión de la organización con
una mayor probabilidad de éxito. Forma parte de la fase mecánica o teórica del
proceso administrativo, es la determinación de objetivos y la elección de los cursos
alternativos de acción para lograrlos con base a la terminación y elaboración de un
esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

La planeación siendo la etapa que encabeza al proceso administrativo, se plantea

la pregunta ¿qué se va a hacer?, con el objeto de conocer hacia donde se dirigen
los esfuerzos y cómo se llegara a cumplir el objetivo predeterminado.

Proceso de planeación

El proceso de planeación incluye cinco pasos principales:

1. Definición de los objetivos organizacionales;

2. Determinar donde se está en relación a los objetivos;
3. Desarrollar premisas considerando situaciones futuras;
4. Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción;
5. Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Esto se traduce en un círculo virtuoso, el cual se tiene que cumplir para que exista
una mejora continua.

Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas.

La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la
organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente la
planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos
son flexibles y se adaptan a las condiciones cambiantes de la empresa u
organización educativa.

Toda planificación debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de

acuerdo con los resultados internos y externos, y los eventos.

Principios de la planeación

1. Universalidad

La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo,

personal, materia, presupuestos, etc, de tal manera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
Nosotros no podemos realizar planes incompletos, para poder alcanzar los
objetivos nosotros debemos ser lo suficientemente responsables de contar con
todos los recursos físicos, financieros, con todo el personal necesario para que
este se cumpla a cabalidad.

2. Racionalidad

Todos y cada uno de los planes deben de estar fundamentados lógicamente,

deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos
necesarios para lograrlos.

Debemos conocernos supremamente bien antes de poder realizar un plan, ¿A

dónde podemos llegar?, ¿con qué recursos contamos?, ¿en qué tiempo lo
podemos realizar?, es decir, debe de haber una lógica tal en todos los planes que
permitan alcanzar los objetivos de una manera responsable.

3. Compromiso

El tiempo debe determinarse con mucha precisión, además solo debemos

comprometer fondos para planeación cuando se pueda anticipar un rendimiento
sobre los gastos de planeación.

Nosotros no podemos comprometer recursos que no vamos a retornar en un

tiempo determinado, solamente debemos comprometer aquello que nos va a
representar a nosotros ganancias en un tiempo establecido y para ello también
debemos de ser muy responsable es establecer el tiempo con fechas
predeterminadas para alcanzar los objetivos.

4. Previsión

Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores adquiere tal

consistencia que intenta reducir al máximo sus errores.

Como los planes tienen que ver con el futuro y el futuro es incierto, los errores
pueden aparecer y si nosotros los planes los fundamentamos en experiencias
previas, conocimientos de nuestro negocio, en estudio, en históricos, en
estadísticos, pues nosotros estamos previendo que pueden ocurrir situaciones que
pueden aparecer en el camino pero al preverlas estamos reduciendo al máximo
los errores que esa incertidumbre conlleva.

5. Flexibilidad

Los planes deben caracterizarse por ser estructuras flexibles, susceptibles al

cambio respondiendo imprevisto y circunstancias de carácter externo que puedan
presentarse.
Un plan no debe de ser rígido, y menos cuando estaos viviendo un época en que
la constante es el cambio, si es adecuado cambiar un plan, hacerle
modificaciones, porque se nos está saliendo de su cauce para volver a
acomodarlo hay que hacerlo nosotros no podemos permitir que las cosas no se
den sin estar tomando decisiones, por eso los planes deben de ser flexibles, de lo
contrario pueden abortar en cualquier momento.

6. Continuidad

Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se

eviten recesos por alteraciones en el plan.

Siempre debe de haber una ilación, una congruencia entre los distintos planes y
los planes se deben llevar acabo en su totalidad, no podemos dejar planes a
media sin haberlo terminado o sin haber hecho los ajustes necesarios para lograr
terminarlos y alcanzar los objetivos propuestos porque esto genera pérdidas,
genera incertidumbre y desmotivación en los involucrados.

7. Precisión

Los planes que se realicen deben de ser precisos, carentes de afirmaciones

vagas, subjetivas o inconclusas. Se debe tener en cuenta que van a regir acciones
específicas, concretas y definidas.

El plan tiene que ser preciso, el tiempo tiene que ser preciso, la cantidad debe ser
precisa. Nosotros en los planes no podemos darnos el lujo de permitirnos
ambigüedades, dudas, irresponsabilidades, el plan tiene que ser preciso para
poder alcanzarlo.

8. Unidad

Los componentes de un plan deben de ser independiente entre ellos pero todos
están encaminados a un mismo fin.

El pan general de cualquier empresa, el plan estratégico obedece a un sin

números de planes independientes de cada una de las áreas que lo componen
pero todos van encaminados a un mismo fin, todos pretenden alcanzar unos
objetivos generales, unos objetivos estratégicos para poder así cumplir con el
principio de la unidad.

9. Factor limitante

En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo

suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o
a frenar el alcance los objetivos de la empresa.
Por eso es muy importante, conocer el negocio o la actividad que estamos
realizando y allí también la importancia de la experiencia, y del conocimiento que
nos da la universidad para saber con anticipación que pueden haber
circunstancias, pueden haber factores externos que nos puede limitar la
consecución de os objetivos o del propósito de tomar decisiones en el momento
oportuno.

10. Inherencia

La planeación es necesaria en cualquier organización humana, y es propia de la

administración y del ser humano.

Todo lo que nosotros hacemos desde que nos levantamos hasta que nos
acostamos es consecuencia de una planeación, la planeación es propia, es
inminente, hace parte de la esencia de todo ser humano.

Tipos de planes

Por lo general los planes se clasifican en estratégicos y operativos (o tácticos)

1. Estratégico

Esta desarrollado por la alta administración y es de largo plazo (más de un año).

Se concentra en los objetivos de la empresa y sus estrategias globales. Afecta
todas las funciones de la administración. Entraña consecuencias de alcance
general y de largo plazo. Afecta todas las funciones de la administración y entraña
consecuencias de alcance general y de largo plazo.

2. Tácticos u operativo

Desarrollado participativamente en todos los niveles de la administración y es de

corto plazo (hasta de un año). Afina los objetivos de la empresa para desarrollar
programas, políticas y expectativas desempeño. Implica tiempos entre el mediano
y corto plazo. Se concentra en los niveles de autoridad y responsabilidad
asignadas.

Proporciona información sobre el presupuesto para efecto de los informes de

desempeño.

Técnicas

 Grafica o diagrama de Gannt

Herramienta que consiste en una matriz de doble entrada, en la que se anotan en

las líneas las diferentes actividades que componen, un programa o un proyecto y
en las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollaran esas actividades.
Tienen por objetivo controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se
realizan coordinadamente. Este fue desarrollado por Henry L. Gantt en 1917 y es
una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender,
leer y escribir. Al igual que los gráficos PERT, los gráficos Gantt se basan en un
enfoque gráfico. Un gráfico de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra
simboliza una tarea del proyecto. En donde el eje horizontal representa el tiempo.
Como estos gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal
debería incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una
relación de las tareas. A diferencia con los gráficos PERT los gráficos Gantt no
muestran demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes.

 Diagrama de proceso y de flujo

Herramienta que facilita la obtención de una visión transparente del proceso,

mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de
un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible
aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del
mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las
que se dan con otros procesos y subprocesos.

Técnicas cualitativas

Estos tipos de técnicas se presentan métodos no matemáticos basados en

confrontaciones, comparaciones, consensos, entre otros.

 Círculos de calidad y equipo de mejora

Son grupos que se reúnen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar
procesos o funciones. Los círculos de control de calidad, o simplemente círculos
de calidad (CC), son grupos de personas, entre general entre seis y doce de la
misma aérea organizacional, que reúnen periódicamente y comparten de modo
voluntario ideas para solucionar problemas o mejorar sus funciones o productos,
con el fin de incrementar la calidad y productividad.

 Tormenta o lluvia de ideas

Es la práctica de una técnica de conferencia en la que un grupo de personas

busca la solución a un problema específico, juntando todas las ideas aportadas en
forma espontánea por sus integrantes. Se deberá utilizar cuando exista necesidad
de liberar la creatividad de los equipos, generar un número extensos de ideas.
Involucrar oportunidades para mejorar.
  Sinectica

Herramienta cuyo proceso creativo de resolución de problemas y/o creación de

nuevos productos, se basa en la construcción de respuestas concretas mediante
la unión de elementos aparentemente irrelevantes. Sus principales técnicas son:

Analogía Personal: Con este mecanismo se pretende que cada persona se

identifique personalmente con un problema o con sus elementos.

Analogía Directa: Este mecanismo busca establecer todo tipo de comparaciones

entre hechos, conocimientos, tecnologías, objetos u organismos, que posean
algún grado de semejanza. Esto supone establecer distintas relaciones entre el
tema tratado y otros fenómenos diferentes.

Analogía Simbólica: Consisten en elaborar enunciados muy comprimidos y con

sentido poético a partir de un problema dado. El procedimiento consiste en
seleccionar una palabra clave relacionada con el problema y preguntarse cuál será
su esencia, para luego intentar experimentar o sentir los significados
descubiertos.

Analogía Fantástica: Con ella se aísla toda forma de pensamiento lógico y

racional, y se brinda libertad a la fantasía. Se parte de un problema específico,
esta libertad suele conducir a la expresión abierta de pensamientos desarticulados
y muchas veces totalmente ajena al sentido común. Esto conduce a soluciones
imaginarias que están fuera del universo de lo posible, pero que pueden
desembocar en respuestas concretas y realizables.

 Delphi

Es un método para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los gerentes

o directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o alternativas en
forma anónima. Se recopilan las ideas, se analizan y se elige la mejor.

Ventajas: Permite obtener información de puntos de vista sobre temas muy

amplios o muy específicos. El horizonte de análisis puede ser variado. Permite la
participación de un gran número de personas, sin que se forme el caos. Ayuda a
explorar de forma sistemática y objetiva problemas que requieren la concurrencia
y opinión cualificada. Elimina o aminora los efectos negativos de las reuniones de
grupo “Cara-Cara”.

Desventajas: Su elevado coste. Requiere una masiva participación para que los
resultados tengan significancia estadística. Pero el grupo debe tener un alto grado
de correspondencia con los temas a ser tratados en el ejercicio. Una parte crítica
del método son las preguntas del cuestionario. Sesgos en la elección correcta de
los participantes. Elevado número de deserciones debido al tiempo.

 Grupos TGN

Es una reunión estructurada en la que participan varios gerentes para generar

ideas acerca de un problema o tomar decisiones bajo el siguiente procedimiento:
Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito. Los miembros del
grupo se retroalimentan registrando en una pizarra o portafolio las ideas. Se
discuten cada una de las ideas registradas, con fines de aclaración y evaluación.
Finalmente, se vota de manera individual sobre la prioridad de las ideas; la
decisión se toma por votación puntuando aritméticamente las alternativas.

Características de la planificación

- La planificación es un proceso permanente y continuo.

- La planificación esta siempre orientada hacia el futuro, está ligada a la
previsión.
- La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador
del proceso decisorio
- La planificación constituye un curso de acción escogido entre varias
alternativas de caminos potenciales.
- La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el
sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como
totalidad.
- La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un
proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
- La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la
definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no
humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con
anterioridad.
- La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad
a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación
permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva
planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.
- La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás;
está estrechamente ligada a las demás funciones (organización, dirección y
control) sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento
y en todos los niveles de la organización.
- La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la
coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos
previstos.
- La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las
mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una
empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente
programados para el futuro.
 Conclusión

Toda empresa que desee sobrevivir a un mundo cada vez más globalizado y
competitivo debe fijarse objetivos y metas acorde a esta realidad, donde la
planeación estratégica juega un papel muy importante, ya que, nos brinda una
serie de herramientas que permiten alcanzarlos de acuerdo a las posibilidades de
la organización.

Para las empresas el termino planeación tomo relevancia a partir de los años 60’s,
ya que, “era considerada como la respuesta a todos los problemas”;
posteriormente, las distintas escuelas de pensamiento fueron desarrollando
teorías en cuanto a su forma de aplicabilidad mediante técnicas e instrumentos,
hasta llegar al siglo XXI donde la complejidad es el actor principal.

Tenemos que ver la planificación como un proceso a los efectos de unir a todos
los equipos dentro de la empresa, transformando la misión, visión y objetivos -
mediante estrategias- en resultados palpables, disminuyendo los problemas,
coadyuvando a la participación y estimulando el interés y compromiso de todos los
participantes, optimizando la utilización de los recursos, para así alcanzar el futuro
deseable.