INFORME:LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS

ARCHIVOS
Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garantía de transparencia y
al cabo del tiempo se convierten en depósito de la memoria e identidad de
sus generadores.

En ellos, los investigadores interesados en la evolución histórico del sector

privado, bien sean instituciones educativas, organizaciones de la sociedad
civil y empresas pueden encontrar importantes fuentes primarios de
investigación a fin de recuperar una historia con un amplio alcance social.

Escribir esa historia sólo se logra confrontando todas las metadologias y

fuentes de informacion procedentes tanto de archivos públicos como
privados en donde los individuos hayan dejado inscrito su memoria. En ese
contexto los archivos generados por instituciones privados nos pueden
testimoniar diversos aspectos.

La conservación, organización, sistematización y preservación de estos

fuentes de informacion histórica en una responsabilidad de las instituciones y
organizaciones que los generan a los que tienen custodia, a fin de que las
acciones filantrpopicas del presente trasciendan como ejemplo y memoria a
futuras generaciones, pero también son una responsabilidad que han
asumido tanto en el marco de ley como en la práctica las instituciones
gubernamentales, o en los archivos históricos de las instituciones de
Educacion superior donde es frecuente la incorporación de fondos
documentales de personas o instituciones cuya trayectoria y desarrollo
histórico son ofines a los fondos reguardados por dichos archivos.

La ley 594 de 2000 establece las reglas y principios que regulan la función
archivistica del Estado.

Estableciendo como las privadas deben llevar una adecuada gestión

archivistica; quienes son los encargados de administrar, coordinar y ejecutar
dichos labores, como debe ser su categorización, conservación y disposición y
consulta de dichos archivos.

Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite

de generación en generación. Los documentos son gestionados en los
archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa

y cultural; pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país.

Podría decirse que la importancia de la conservacion del archivo para una

gestión empresarial; se planifican en una serie de principios fundamentales
que se acogen perfectamente a lo establecido por ley. Estos delineamientos
o principios serian en su orden:

*: Principios de institucionalidad e instrumentalidad: los documentos

generados son un respaldo en la gestión administrativa, económica, político y
cultural sino también en el campo de la justicia constituyendose estos en
testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo asi en garantizadores
de derechos y núcleos de información.

*: Principio de responsabilidad:

Los servidores públicos son los responsables de la organización,

conservación, el uso y manejo de los documentos. Que debe ser cumplidas
trato como las entidades públicas y privadascon funciones públicas para su
mayor eficiencia en la gestión.

*: Principio de dirección y coordinación de la función archivistica: El gobierno

ha designado al archivo general de la nación como el encargado de orientar y
coordinar la actividad archivistica en las entidades del estado y las
vigiladaspor este. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en
cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza cultural,
propender por una gestión transparente tal y como lo indica la constitución
politica del país.
*: Principio de administración y acceso: Deben proporcionarse las
condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la
organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el
acceso a los documentos que el público solicite con las excepciones de ley.

*: Principio y racionalidad: Una vez organizados los archivos de acuerdo a los

lineamientos establecidos poe esta ley, se refleja el beneficio de la
racionalidad en la produccion y manejo de documentos.

*: Principio y modernización: Es por ella que la modernización es parte de la

organizacion y aplicacion del sistema de archivos.