Unidad N°2.

Planificación y Preparación de Auditorías

Actividad de Aprendizaje: Planificación y preparación de auditorías

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y
desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO

19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseño del programa de auditorías: definición:

Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

El programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA EMPRESA

El programa de auditoría interna de MINSA tiene como objetivo general

orientar la verificación de procesos para establecer la conformidad en relación
con los siguientes aspectos:

− Cumplimiento o legalidad: establecer la adherencia de la entidad a las

normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación que
aplican a cada proceso.
OBJETIVO
− Estratégico: contribución del proceso a la implementación de los modelos de
gestión de la calidad y control interno y al logro de los objetivos misionales de
la entidad.

− Gestión y resultados: determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia

del proceso en el manejo de los recursos y la aplicación de controles para
lograr el impacto esperado en los servicios de la compañia.
El presente programa de auditoría contiene la planeación de las auditorías
 regulares de control interno que se realizará en la entidad durante el año
20XX, a fin de establecer la conformidad de los procesos en relación con los
objetivos, dentro del modelo de gestión de la calidad y del sistema de control
ALCANCE interno.

Pretende además el seguimiento a la planeación de la entidad y los planes de

mejoramiento suscritos a raíz de auditorías externas de aseguradores y de
organismos de vigilancia y control y de auditorias internas de calidad y control
interno.
La implementación del programa de auditoría interna implica lo siguiente:
Elaboración del cronograma de auditoría para el año 20XX. Anexo 1
Planificación de las auditorías
PROCEDIMIENTO Realización de auditorías
DEL PROGRAMA Seguimiento a las recomendaciones de auditoría
DE AUDITORIA Presentación de resultados a la comité coordinador de control interno
Conservación de registros de auditoría
Evaluación del programa de auditoría

AUDITORES De acuerdo con la disponibilidad de recurso humano de la compañia, las

SELECCIONADOS auditorías de control interno son gestionadas por el Coordinador de Calidad.
POR PROCESOS
Recurso humano: el cronograma de auditorías que se presenta para el año
2015 son responsabilidad de asesor de control interno, contando con la
participación de los involucrados en los procesos.

Recurso tecnológico: la entidad cuenta con equipo de cómputo para cada uno
de os responsables del programa, así como insumos y equipos de oficina
RECURSOS suficientes.
PARA EL
PROGRAMA DE Recurso físico: cada responsable cuenta también con oficina para el desarrollo
AUDITORIA de las actividades de planeación y ejecución de las auditorías.
INTERNA
Infraextructura: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo
de los auditores en la oficina de control interno.

No se requieren recursos para desplazamientos ya que es una única sede

para la realización de auditorías.

INCUMPLIMIENTO: CONCECUENCIA: MEDIDAS: MANEJO E

IMPACTO:
Que el programa de Deficiencia en el Capacidad Asumir y
IDENTIFICAR Y auditoria no se cumpla seguimiento a la de los reducir el
EVALUAR LOS en su totalidad gestión y la calidad. auditores riesgo.
RIESGOS DEL Tolerante
PROGRAMA DE INEXACTITUD: Decisiones
AUDITORÍA. equivocadas Capacidad Asumir y
Informes no basados basadas en informes de los reducir el
en las evidencias no ajustados a la auditores riesgo.
reales. realidad. Tolerante
Cronograma de las auditorías a realizar en el año
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:

PLAN DE AUDITORIA

OBJETIVOS Y Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad con respecto a la

ALCANCE DE norma ISO 9001:2008 en el proceso de desarrollo de aplicaciones de la
LA AUDITORÍA empresa
Direccion Misionales Apoyo

PROCESOS -Planeacion Estategica -Trituracion de mineral -Compras

A SER -Gestion Administrativa
AUDITADOS -Gestion Gerencial -Alquiler maquinaria -Gestion Financiera y contable
- -Mantenimiento de Maquinaria
-Mercadeo Transporte de material -Transporte personal e insumos
-Gestion Documental
a. Elaborar el Plan de Visita de Auditoría. Precisar los detalles de la auditoría
tales como:

Determinación del tipo de auditoría.

Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades in
situ, preparación y entrega de informe.
Asignación de tareas al equipo auditor.
CRITERIOS DE Determinación de recursos necesarios.
AUDITORÍA Y
DOCUMENTACIÓN b. Someter el Plan de Visita de Auditoría a aprobación del Jefe de la Oficina
DE REFERENCIA de Control Interno.
c. Generar comunicaciones necesarias.
d. Abrir archivo documental de la auditoria.
Norma ISO 9001:2008.
PROCESOS Manual de estándares de desarrollo.
DE Manual de proceso de desarrollo.
EVALUACION Documentos, registros y procedimientos del sistema de gestión, aplicables a cada
Y CONTROL proceso.
Cronograma.
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la
auditoria.
Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002
Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la
Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se
considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:
UBICACIÓN, FECHAS, 1. Preparación del Plan de Auditoría.
TIEMPO ESPERADO Y 2. Asignación de las tareas al equipo auditor
DURACIÓN DE LAS 3. Preparación de los documentos de trabajo
ACTIVIDADES DE 4. Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para
AUDITORÍA. su celebración.
5. Recopilación y verificación de la información
6. Generación de hallazgos de la auditoría
7. Preparación de las conclusiones de la auditoría
8. Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su
celebración.
9. Preparación del informe de auditoría
10. Aprobación y distribución del informe de auditoría.
 1. Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
2. Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
MÉTODOS DE 3. Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y
AUDITORÍA A principios de contabilidad de general aceptación.
UTILIZAR. 4. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
5. Aplicación de normas generales a situaciones específicas
6. Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en
conjunto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR

1. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en
coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
2. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en
cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento,
experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
3. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo
general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las
instrucciones específicas, entre otros.
4. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el
objetivo general propuesto para la auditoría específica.
5. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia
técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
6. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica
previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad.

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el

auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de
la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la
calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoría de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la
empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como
normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la
organización.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de

reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.

Diseñar un plan de auditoría consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisión
y calidad en el desarrollo de un producto o servicio. Normalmente determinan si el resultado de un
proyecto cumple o excede los criterios establecidos.

El incumplimiento de los requisitos por lo general trae como consecuencia una acción correctiva.
Diseñar un plan de auditoría efectivo facilita que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y
controle las operaciones que se llevan a cabo.
Para diseñar un programa de auditoría, debes conocer y comprender plenamente los requisitos,
tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu
cumplimiento.

Un programa efectivo de auditoría proporciona una guía completa a los auditores para la
evaluación de las áreas clave que arrojarán los datos cuantitativos para hacer una recomendación
fundamentada en los resultados.

El diseño debe especificar las herramientas y técnicas, tales como cuestionarios, observaciones y
diagramas de flujo. Examinar los planes de auditorías previos generados por tu empresa puede ser
un excelente punto de partida.