IV CUESTIONARIO COMO INSTRUMENTO DE LA AUDITORÍA AMBIENTAL

Uno. ¿Qué son?

Son instrumentos indispensables para el trabajo del equipo auditor. De su correcta realización y posterior tratamiento dependerá la calidad de la
auditoría. Deben ser preparados metódicamente. Deberán facilitarse unas respuestas de tipo si y no con comentarios al margen. [4]

El cuestionario, como todo papel de trabajo, debe de cumplir con requisitos cualitativos y cuantitativos, se recomienda que para el diseño del
cuestionario se tengan en cuenta los siguientes aspectos: [5]

1. Información.
Determinar que se quiere conocer a través del cuestionario: hechos, opiniones, ambos, etc.

2. Presencia.
En función de la presencia o no del auditor, el cuestionario será mudo o auto-explicativo. Se hace notar una vez más, que la experiencia demuestra
que se consigue una mayor eficacia si el auditor ejerce de entrevistador y cumplimenta el cuestionario de forma interactiva, pudiendo en el
transcurso de la entrevista resolver cualquier duda y ampliar el número de preguntas.

3. Concreción.
Las preguntas serán sucintas, precisas, y específicas, desechando cualquier tipo de generalidad, abstracción o ambigüedad.

4. Naturalidad.
En la redacción y planteamiento de las preguntas hay que evitar usar el argot propio de la auditoría o de los aspectos técnicos que estemos
constatando.

5. Constatación.
Las preguntas deben confirmar, aseverar o constatar lo que verdaderamente está en cuestión. Es fundamental no dar lugar a cualquier tipo de
conjeturas, suposiciones o hipótesis.

6. Neutralidad.
Las preguntas no deben dar indicios ni incluir pistas que conduzcan o arrastren hacia una respuesta predeterminada, inconsciente o
indirectamente, por el creador del cuestionario.

7. Rango de las respuestas.

El cuestionario debe prever la clase de posibles respuestas, con el fin de poder esquematizarlas, o darles un tratamiento espacial y concreto en el
soporte material del cuestionario (papel, hoja de cálculo, soporte informático, etc.).

El cuestionario se creará de manera que las preguntas conduzcan a respuestas del siguiente rango: SI/NO/NA (No aplicable).

 Multiplicidad de respuestas posibles, pudiendo elegir una o más de una.

 Un baremo, numérico (por ejemplo de 1 a 10), porcentual (de 0 a 100 por cien), calificativo (excelente, bueno, regular), ordinal (más
que éste, menos que aquél...).

 Una matriz, respondiendo a una o varias casillas.

8. Posibilidad de ponderación.
La eficacia y rapidez del análisis del cuestionario se potencia con la rapidez de su valoración. En base a esto debe de formularse de manera que
se puedan asignar valores numéricos a cada respuesta, y dar pesos a cada pregunta, llegando a una valoración final. Obviamente la celeridad es
total si se incorpora este tipo de valoración a un soporte informatizado, siendo además de gran utilidad en el caso de sistemas expertos.

9. Adaptación al entorno.
El cuestionario debe de estar ajustado al entorno de la actividad auditada. No podemos cubrir un cuestionario diseñado para una gran planta
industrial o nuclear, en una auditoria de una explotación agropecuaria.

En la mayor parte de los casos las preguntas quedarán fuera de lugar y tratar de evitarlas, transformarlas, adaptarlas o añadir otras sobre la marcha,
conducirá a resultados nefastos y desastrosos.
 10. Posibilidad de informatización.
Se recomienda el crear y disponer de un sistema de cuestionarios informatizados lo más amplio, completo, Versátil y polivalente posible. De esta
manera, para cada caso concreto, seleccionaríamos las preguntas más adecuadas a cada actividad y entorno afectado por aquella, consiguiendo
un cuestionario específico para cada auditoría, en contraposición de los cuestionarios genéricos que tanto proliferan en la actualidad.

Con la informatización, también aumentamos la eficacia de la explotación del cuestionario, baremando las respuestas y ponderando las preguntas,
o sea posibilitando una rápida valoración de la información. Existen dos tipos de cuestionarios, según sea el momento de la auditoría:

Dos. Cuestionario previo para planificar la auditoría

Este cuestionario se realiza previo al desarrollo de la auditoria y permitirá que se cuente con información que determine la pertinencia del
desarrollo de la auditoria, las razones para desarrollarla, el equipo de trabajo, entre otros aspectos. Ver anexo (##) (Modelo de cuestionario)

Se recomienda que este cuestionario cuente con los siguientes aspectos y de ser necesario debe ser complementado:

RAZONES DECISIÒN
CONOCIMI IDENTIFI-
PARA DE MIEMBROS
-ENTO DE CACIÒN DE TRABAJO
REALIZAR REALIZAR DEL DECISIONES
LOS LOS PREVISTO
UNA LA EQUIPO
RIESGOS OBJETIVOS
AUDITORÌA AUDITORÌA

Fig. x: Aspectos cuestionario previo. Fuente: Adaptado de [5]

Tres. Cuestionario de información previa:

Se realizará antes del inicio de la auditoría propiamente dicha. La información que se obtenga servirá para planificar la auditoría y definir su
alcance y objetivos. La información requerida será: [4]

1. Recopilación de información general sobre la sociedad y la instalación. Que permita caracterizar la sociedad y conocer su estructura
de producción:

PERMISOS, LICENCIAS Y AUTORIZACIONES.

PLANO DE LA ZONA DONDE SE UBICA LA INSTALACIÓN.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS. IDENTIFICANDO EMISIONES, RESIDUOS, EFLUENTES Y OLORES.

GESTIÓN DE LOS RESIDUOS.

MATERIAS PRIMAS UTILIZADAS. ENTRADAS Y SALIDAS DE LAS MISMAS.

POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL DE LA SOCIEDAD. COSTOS MEDIOAMBIENTALES.

ORGANIGRAMA. ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

ÚLTIMO INFORME ANUAL DE LA SOCIEDAD A SUS ACCIONISTAS.

REVISIÓN DE AUDITORÍAS ANTERIORES

CUALQUIER OTRA INFORMACIÓN QUE SE CONSIDERE INTERESANTE SOBRE LA SOCIEDAD.

Fig. x: Datos información general. Fuente: Adaptado de [4]

 2. Sistemas y procedimientos de gestión interna medioambiental: Objetivos y alcance.

POLÍTICA PROGRAMA
PROGRAMA DE LA
MEDIOAMBIENTAL MEDIOAMBIENTAL
AUDITORÍA.
DE LA SOCIEDAD. DE LA SOCIEDAD.

Fig. x: Documentos para conocer los SGM de la empresa. Fuente: Adaptado de [4]

3. Descripción de los objetivos, alcance, finalidad y aplicación de la auditoría.

4. Informe interno de los resultados de las auditorías anteriores.
5. Situación externa propuesta.
6. Deficiencias o infracciones cometidas durante los últimos cinco años.
7. Resumen de todas las acciones civiles realizadas en la instalación.
8. Exposición cronológica de la información sobre la instalación.

Se recomienda que el cuestionario de información general cuente con los siguientes aspectos y sea complementado teniendo en cuenta los criterios
mencionados anteriormente: Ver anexo (##) (Modelo de cuestionario)

 Identificación de la actividad
 Identificación de residuos
 Responsabilidad legal
 Formación de los empleados
 Derechos de los trabajadores
 Asbestos
 Control de sustancias toxicas
 Contaminación del aire
 Aguas residuales

Tres. Cuestionario posterior a la visita.

Con el objeto de conocer toda la información del funcionamiento y control interno de la instalación. Sus resultados son fundamentales para la
redacción del informe final. El contenido de dicho cuestionario es mayor que el del previo. [4]

A continuación se observan dos alternativas para el contenido del cuestionario:

1. BASADO EN LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ISO 14001. [6] Ver anexo (##) (Carpeta:
Anexos) (BASADO EN LOS REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ISO 14001 Cuestionario)

 Requisitos generales
 Política ambiental
 Planificación
 Implementación y operación
 Verificación
 Revisión por la dirección

2. Propuesta por el grupo ACMS. [7] Ver anexo (##) (Carpeta: Anexos) (Propuesta por el grupo ACMS--cuestionario_iso_14001)

 Información general
 Responsabilidad
 Recursos
 Formación
 Comunicación
 Gestión documental
 Control operacional
 No conformidades
 Acciones correctivas y preventivas
 Auditorias
 Revisiones por la dirección
Discusión

Para el desarrollo de la auditoria ambiental existe una seria de herramientas básicas e imprescindibles para el auditor, estos son llamados
instrumentos y representa ventajas para un óptimo desarrollo, estos son básicos e indispensables y su importancia radica desde la selección de
los instrumentos adecuados, ya que, en cada una de sus fases, la aplicación adecuada de estos instrumentos diseñados de manera acorde, permitirá
que el auditor fortalezca el proceso de la auditoria. En nuestro caso de estudio se pudieron identificar cuatro grandes instrumentos que han logrado
perfeccionar el desarrollo de la auditoria y además son de uso frecuente por la forma en que se puede manipular su contenido para adaptarse al
sector que se va auditar.

En el desarrollo de una auditoria, el definir adecuadamente los interrogantes a suplir en el proceso de evaluación de la organización es de gran
importancia, entonces, durante las distintas etapas se busca dar respuesta a estos interrogantes desde el inicio con un cuestionario previo que nos
permite identificar las distintas razones por la cuales se va realizar la auditoria y si la organización está preparada para el desarrollo de la auditoria,
posteriormente este proceso permite tener un cuestionario de información general que dará una base de hacía que sector se va desarrollar la
auditoria y de qué manera se va abordar, es decir el equipo de trabajo que debe aplicarla y el cómo se va aplicar; Definir adecuadamente estos
componentes de la auditoria definirá un cuestionario central ya enfocado hacia los “debes” que requiere cumplir la organización al acogerse a
esta normativa, estos están basados en las normas actuales y las exigencias que estas crean que son pertinentes, este cuestionario presenta además
ventajas frente a los demás instrumentos, estas ventajas se centran en el fácil manejo de la información, esto porque se tiene de manera organizada
la información requerida, es fácil de aplicar, no requiere demasiado tiempo, permite llegar a un mayor número de partes de la organización y es
fácil de analizar. También tiene desventajas, debido a que la mala formulación del cuestionario puede tener repercusiones como una interpretación
errada.

Según los distintos autores los instrumentos de la auditoría ambiental como las evidencias, son vitales para lograr los objetivos de calidad, estas
evidencias permiten tener una base sólida y suficiente en el proceso de auditoría para reducir el riesgo de que el auditor llegue a una conclusión
inadecuada al comparar estas con los criterios pre establecidos, estas evidencias durante el desarrollo deben ser suficientes en cantidad, objetivas
y convincentes para respaldar las conclusiones del proceso, estas presentan una serie de ventajas durante las mesas de trabajo en la auditoria, esto
se debe a que su aplicación de manera pertinente permite considerablemente disminuir el riego de la no detección de las problemáticas de la
organización y además proporciona una base para la documentación de la auditoria, esto centra a las evidencias como un instrumento vital al
respaldar el proceso en general; Además, se cuenta con una serie de documentos, los cuales son planteados en la fase de planeación, estos
documentos tienen su base en los criterios que evalúa la norma , esta es una de las ventajas que representan, que se forman a partir de lo establecido
en la normativa y que cada uno de ellos tienen su base solidad en las evidencias, lo que implica que para ser validado debe tener un adecuado
respaldo. Los documentos de la auditoria tienen como característica diferencial de los otros instrumentos que están presentes y deben cubrir todas
las etapas de la auditoria, además si se cuenta con un equipo auditor calificado estos generalmente se codifican para su fácil manejo, tanto para
el auditor como para el auditado.

El óptimo desarrollo de los instrumentos ya mencionados permitirá que se pueda generar uno de los instrumentos más importante para la auditoria,
este es el informe de la auditoria el cual va plasmar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, este informe será
entregado después de la reunión de cierre y expresara todas las conclusiones que dejaron el proceso de auditoría, este incluye las recomendaciones
y oportunidades de mejora continua. Todo el informe debe estar respaldado de manera prudente en las evidencias, de tal forma que el contenido
sea adecuado y coherente. Este informe complementara los instrumentos de la auditoría ambiental además de recoger los resultados de los demás
instrumentos, de esta forma, un proceso de auditoría ambiental en una organización que tenga en cuenta los instrumentos de manera adecuada,
va lograr entre otras cosas optimizar tiempo de trabajo, los recursos necesarios y, lograr una auditoria coherente, evidenciada, documentada y
respaldada en hallazgos formales.

CONCLUSIONES:

 Se pudo observar que existen distintos tipos de cuestionarios, los cuales permitirán dar las pautas para cada una de las fases de la
auditoria.
 Los cuestionarios son instrumentos relevantes al momento de planificar una auditoria, el desarrollar un cuestionario previo evitara
cometer errores y arriesgar la oportunidad de un óptimo desarrollo
 Los cuestionarios permiten tener un diagnóstico de la situación de la organización antes y durante la auditoria, además sirve de base
para generar posibles oportunidades de mejora.
 El cuestionario como instrumento es un gran apoyo para el equipo, ya que, servirán como base y guía de evidencia en el proceso de
auditoría y, de igual manera en las mesas de trabajo.
 El establecer adecuadamente el contenido del cuestionario permitirá que se lleve a cabo un óptimo proceso de recolección de
información, teniendo en cuenta la facilidad de manejo de información, tanto para el auditor como para el auditado.
REFERENCIAS:

[4] F. Villalba, (2007) tema 7: la auditoría medioambiental, [En línea]:

https://www.uv.es/villalba/politicamed/Tema%2007%20(auditoria%20medioambiental).pdf
[5] F. Vicente Conesa, Metodología. Auditorías medioambientales. Guía metodológica, Ed. Mundi-Prensa. España: 1997, pp. 117-119.

[6] G, Ignacio. (Oct-2016) Cuestionario ISO 14001:, [En línea]:

http://hederaconsultores.com/docs/Check_list_Cuestionario_Auditoria_ISO_14001-1.pdf
[7] GRUPO ACMS, (Ene-2016) Cuestionario ISO 14001:, [En línea]:
https://www.grupoacms.com/descargadocumentosgratis/cuestionario_iso_14001.pdf
ANEXOS

ANEXO N: CUESTIONARIO PREVIO PARA PLANIFICAR LA AUDITORÍA

ANEXO N: CUESTIONARIO DE INFORMACIÓN PREVIA