TALLER N°4

PRESENTADO POR: DANNA RESTREPO

WENDY RUÍZ

INSTRUCTORA: YADIRA NÚÑEZ SOTO

CENTRO INCA
SECRETARIADO EJECUTIVO COMERCIAL
ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE
CODIGO: 226
1. ¿En la organización de un evento que función cumple el organizador?
Los organizadores de eventos se encargan de negociar, coordinar, y promover
conferencias o exposiciones. Organizan el lugar de celebración, alojamiento y
servicios como los viajes dentro de un presupuesto se aseguran de que el evento
se desarrolle sin problemas el comité de organización del evento tiene a su cargo
la tarea de delegar responsabilidades y de asegurarse que los pasos adecuados
se lleven acabo puntualmente debe crearse un subcomité grupos de personas a
cargo de ejemplos de subcomité incluyen:
 Comités de finanzas, conjunto de personas que deben reportar los ingresos,
elaboran presupuesto preliminar y definitivos y buscan recursos económicos
necesarios.
 Comité de programas, escogen la temática a tratar y las actividades.
 Elaboran el programa de visitantes
 Seleccionan los ponentes y conferencistas
 Seleccionan coordinadores de actividad
 Fijan fechas de reuniones
 Mantienen informado al comité organizador

2. ¿Cuáles son los pasos para la planeación de un evento?

 Los objetos del evento

 Normas y políticas a seguir
 El tema del evento
 La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y expositor
 Las funciones especifican y responsabilidades de la persona que participan
del evento
 Como proceder durante el evento
 Presupuesto del evento
 Las actividades que se desarrollan en el evento
 Las acciones que llevamos a cabo para difundir el evento

3. Defina el concepto de comité, y diga cual es la función que cumplen:

comité administrativo, académico, de relaciones públicas, secretaria
del evento (memorias del evento)
Conjunto de personas elegidas para desempeñar una labor determinada,
especialmente si tiene autoridad o actúa en representación de un colectivo.
 Comité administrativo: El Comité de Administración, que viene a
reemplazar a la Junta de Vigilancia del anterior cuerpo legal, no sólo es un
 órgano de nexo entre la asamblea y el administrador, sino que tiene sus
propias obligaciones y facultades que lo transforman en una entidad clave
para el funcionamiento del condominio. Tanto es así, que se puede dar el
caso que el condominio decida no contratar los servicios de un administrador,
pero jamás podrá resolver no nombrar su Comité de Administración,
obligación que se debe cumplir en la primera sesión de la asamblea de
copropietarios.

 Comité académico: Este comité es el encargado de identificar necesidades

comunes de docentes e investigadores y generar ideas de proyectos
conjuntos que sean de beneficio para todas las instituciones.

 Comité de relaciones públicas: Es el encargado de elaborar letreros para

los eventos sociales y de trabajo, realiza o supervisa decoraciones de los
salones.

4. Que aspectos debemos tener en cuenta para establecer el presupuesto

general del evento.
Existen dos puntos claves que hay que tener en cuenta al momento de la
elaboración de un presupuesto los ingresos y los egresos.
 Ingresos: presupuesto disponible
Inscripción designada
Patrocinio
Lugares para exhibición
Otros ingresos

 Egresos: Alojamiento
Alquiler de sonido
Alquiler de salones de reunión
Alimentos y bebidas
Transporte
Promoción y publicidad
Horarios

 Liquidación: Gastos de administración

Arrendamiento
Imprevistos
Utilidad deseada
5. Que debemos tener en cuenta durante la programación, desarrollo y
finalización del evento.
Programación: es necesario tener en cuenta todos los aspectos que
correspondan a la organización y que deben realizarse en equipo mediante la
asignación de funciones y tareas para ordina, ejecutar y evaluar
 Nombrar comités para asignar tareas
Desarrollo: antes de iniciar la reunión deben observarse los siguientes aspectos
 La iluminación debe ser optima
 La distribución y ubicación de cada puesto debe ser cuidadosamente
planeada
 Los baños deben estar impecables
Finalización: retirados los asistentes se recoge todo, y se toma nota para el acta
 Agradecer a las personas que asistieron

6. Cual es el objetivo de la etapa post-evento

 Desmonte
 Memorias del evento
 Cierre financiero
 Evolución general y especifica del evento
 Clasificación de los proveedores y exponentes
 Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)

7. Que clases de eventos de carácter social y de trabajo, deliberativos y

académicos y que normas de etiqueta y protocolo debemos tener en
cuenta
Almuerzos de trabajos: aniversarios, cena de galas, desayuno de trabajo, ferias,
congresos.
Normas de etiqueta y protocolo: un saludo no se le niega a nadie, puntualidad,
buena presentación personal, buen vocabulario, comer con delicadeza.
8. Que herramientas podemos usar para la divulgación del evento.

 Televisivas
 Tarjetas
 Sitio web o blog
 Correos electrónicos
 Redes sociales

9. Cuales son las normas de protocolo que debemos tener en cuenta al

realizar un evento
La mesa: cuando un evento acude muchos invitados es necesario que cada
asistente sepa cual es su lugar en la mesa.
Servicio protocolariamente: se debe servir primero a la señora de mayor
importancia, seguidamente del resto de invitados.
Vestuario de etiqueta: es de vital importancia mencionarlo en la invitación los
eventos que suelen requerir vestuario de etiquetas, son en cenas de galas,
ceremonias de etiquetas.
Vestuario formal: se suele utilizar para acudir al trabajo, para asistir a reuniones
de un cierto nivel, para asistir a presentaciones, recepciones, eventos familiares
de cierta relevancia, y para todas las ocasiones en las que no se requiera
etiqueta, pero sean actos sociales destacados o notables.
Vestuario informal: el tipo de ropa del día a día.
10.
Presupuesto: $3.000.000
-Salón
-Comida y $1.400.000
bebidas
-Decoraciones
-Mesero
Publicidad:
-Pendón $ 300.000
-Tarjetas
-Escarapelas
Conferencista $400.000
Licor $ 550.000
Entretenimiento $ 320.000

Suma 2.970.000
1% 30.000
Total: $3.000.000