FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ESTUDIO DE CASO
“LA ENCUADERNADORA S.A.”

Contenido

1. Introducción ............................................................................................................................... 2
2. Objetivo Principal ...................................................................................................................... 3
3. Justificación ............................................................................................................................... 4
4. Metodología ............................................................................................................................... 5
5. Diagnostico ................................................................................................................................ 6
6. Alternativas Construidas.......................................................................................................... 8
Primera Alternativa: Producir Los Productos En Otros Paises. ....................................... 8
Segunda Alternativa: Comprar El Papel En Otro Pais. ................................................... 9
Tercera Alternativa: Utilizar Papel Proveniente De Otra Materia Prima (Maderables) De
Fabricas Nacionales. .................................................................................................... 10
7. Recomendación ...................................................................................................................... 11
8. Conclusiones ........................................................................................................................... 12
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1. INTRODUCCIÓN

“LA ENCUADERNADORA S.A” es una empresa diseñadora, productora y

distribuidora de elementos escolares, que cuenta con tres plantas productoras en
México, Colombia y Brasil además de tener presencia en 12 países como lo son
México, Guatemala, el salvador, costa rica, Colombia panamá, Venezuela, ecuador,
Perú, Brasil, puerto rico y república dominicana.

Sus principales materias primas son el cartón y el papel, las cuales representan un
10% y 80% sobre el costo final de sus productos, contando con competidores como
china, el cual posee la mayor industria de papel en crecimiento, quien tiene como
ventaja, maquinaria moderna de gran velocidad y eficiencia.

En este momento “LA ENCUADERNADORA S.A” se encuentra afectada por el

paro nacional que los corteros de caña, el cual inició teniendo en cuenta las malas
condiciones en cuanto a las prestaciones de salud, las extensas jornadas de trabajo,
el bajo salario y negación de derechos laborales. Lo cual afecta directamente al
principal fabricante de papel, imposibilitando el cumplimiento de demanda de sus
clientes, ya que su proveedor se ha unido al paro.

Teniendo en cuenta lo anterior, la empresa en mención se encuentra en la búsqueda

de alternativas para la optimización de la materia prima, pues depende totalmente
de ella para poder cumplir con la demanda y de este modo facturar en temporada
alta.
Para esto se ha decidido realizar una reunión con los funcionarios para que con la
ayuda de los mismos se tome la mejor decisión para cumplir con la demanda, pero
esta reunión ha sido infructuosa ya que ninguna de las opciones propuestas han
sido adoptadas y la empresa continúa con el inconveniente mencionado
anteriormente.

De modo que en el desarrollo de este proyecto se busca plantear estrategias que

permitan afrontar el desabastecimiento y cumplir con la demanda de la temporada,
suministrando el mercado escolar.

Finalmente se estima que la empresa Encuadernadora S.A. opte por alguna

solución aportada y así pueda continuar con su producción y comercialización de
manera normal.
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2. OBJETIVO PRINCIPAL

Desarrollar las posibles alternativas que permitan el mejoramiento continuo de la

empresa y con las cuales se pueda afrontar y solucionar la situación en la que se
encuentra LA ENCUADERNADORA S.A
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3. JUSTIFICACIÓN

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y

almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes,
piezas, etc., desde los proveedores hasta el cliente. Dada su importancia existe la
necesidad que su diseño sea flexible, sincronizado con los sistemas de producción,
control y reducción de costos.

Dentro de una empresa, las compras y el aprovisionamiento son las actividades que
le permiten adquirir y disponer de los materiales y servicios necesarios en el punto
de consumo (usualmente la línea de fabricación), en la cantidad correcta, en el
instante de su consumo, con el menor coste e inversión total posible, con total
seguridad sobre la Calidad previamente especificada, y atendiendo a las
expectativas de servicio (flexibilidad

Aprovisionar es una actividad que brinda productos, bienes o servicios para el pleno
desarrollo logístico de la empresa, para ello se requieren tener en cuenta algunas
necesidades como: Planificarlas, Expresarlas, Buscarlas, Adquirirlas y Pagarlas.

Conociendo la problemática que tiene la compañía “ENCUADERNADORA S.A.” es

de suma urgencia evaluar, identificar y crear las posibles soluciones para que la
compañía siga con su proceso de producción sin afectar sus ventas en la temporada
más importante de la empresa.
Las soluciones o medidas establecidas no solo serán de gran importancia para los
dueños de la compañía “ENCUADERNADORA S.A” sino para todo el personal que
se, producto del trabajo realizado en esta fábrica, de igual manera las decisiones
tomadas para dar solución a la problemática planteada, serán significativas para las
empresas proveedoras de la materia prima y sus empleados.
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4. METODOLOGÍA

Con el fin de desarrollar soluciones prácticas y productivas para suplir la necesidad

de materia prima en caso de que el paro de los azucareros continúe y afecte
gravemente el proceso de producción se establece la siguiente metodología:

1. Analizar el caso, identificando los motivos que ocasionaron el paro de los

cortadores de caña, quienes proveen de materias primas al proveedor
principal de la empresa “ENCUADERNADORA S.A”

2. Plantear soluciones e Identificar las ventajas y desventajas que se presentan

en el desarrollo del proyecto, con el fin de minimizar el impacto monetario en
los ingresos de la empresa.

3. Buscar la solución al problema, a través de la modificación de la cadena de

suministros, que es la base fundamental de la empresa.

4. Crear alternativas y medidas para dar solución al problema indicando

medidas a tomar, guiadas por las normas de la empresa en la cadena de
abastecimiento.
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5. DIAGNOSTICO

“LA ENCUADERNADORA S.A” es una empresa dedicada a la fabricación de

cuadernos, la cual obtiene su principal materia prima del bagazo de caña. En este
momento y para perjuicio de la empresa, se presenta para de los corteros de caña
lo que conlleva un desabastecimiento de suministros de la materia prima para la
Encuadernadora S.A. Como consecuencia de esto, se teme que para la semana
cuarenta se agoten los suministros de papel. Por lo cual, la empresa en este
momento deberá, junto con los socios, evaluar las posibles situaciones para esta
situación de crisis.

“LA ENCUADERNADORA S.A”, es una empresa que se encarga de producir y

distribuir diferentes útiles de papelería para todas la áreas, desde los grados
preescolar hasta los universitarios, sus líneas de producción comprenden un
catálogo de: “cuadernos argollados, cuadernos cosidos, empastados, grapados,
agendas, blocks, libretas, pastas de argolla, carpetas escolares, colores de madera,
lápices de grafito, libros de contabilidad, sobres para correspondencia, etc, los
cuales son producidos a base de papel y cartón. “LA ENCUADERNADORA S.A”
cuenta con una planta de fabricación en Colombia y así mismo, tiene presencia en
varios países.
La principal razón para que la materia prima de la empresa sea el bagazo de la caña
es porque permite la elaboración de un papel fino, biodegradable, reciclable y que
no produce grandes cantidades de desechos durante el proceso de elaboración, lo
cual permite una elaboración de papel de excelente Calidad, así mismo es amigable
con el medio ambiente.

El problema que se genera en la ENCUADERNADORA S.A, es el reciente paro

anunciado por los trabajadores corteros de caña localizados en el Cauca, Valle del
Cauca y Risaralda, los principales departamentos donde se encuentran los cultivos
de caña, adicionalmente, los empleados de la empresa presentaron una queja
porque sus horarios laborales y su compensación salarial no era equitativa;
complicando así la situación de la ENCUADERNADORA S.A,. En este momento,
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la empresa se encuentra en el momento de mayor productividad, de agosto a enero,

teniendo en cuenta el calendario escolar A que se maneja en gran parte del país.

Teniendo en cuenta lo descrito anteriormente, la situación se complica aún más ya

que no solo están en el punto más alto de productividad, sino también en el
momento donde más gasto y más alta cantidad de materia prima necesitan para
poder satisfacer la producción y la demanda en los productos; A raíz de esta noticia
se consultó a un ejecutivo de cuenta de papelitos s.a. (proveedor principal de
materia prima) quien comento:

 Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caña

para 15 días, además considera que ese paro no durara más de una
semana, y las cosas continuarán como si nada.
 El segundo molino de Papelitos S.A. no se verá afectado por el paro, porque
el ingenio que lo abastece de bagazo de caña no participo del paro
presentado, pero que ese solo molino no puede cubrir toda la demanda
de la encuadernadora.

Siendo así, la alta gerencia de la empresa, revisó cuál era el estado de

inventario para tomar las acciones preventivas las cuales permitirán las no
afectación de la producción en la temporada principal. Después de un análisis
completo de esta situación encontraron que la “ENCUADERNADORA S.A”,
necesita tener 545 ton/sem y 1.280 ton/sem respectivamente, para su debida
productividad y no bajar el estándar de producción del cual dependen más de 700
personas en mano de obra, trabajando en todas las máquinas disponibles en la
fábrica.

Tras el análisis anterior, se realizó una reunión con su principal proveedor la

empresa PAPELITOS S.A los cuales cuentan con dos empresa proveedoras:

1. La primera tiene materias primas para 15 días más a partir del paro.

2. La segunda va a seguir realizando el abasteciendo de la materia prima ya

que no se encuentra entre las que está en paro, Desafortunadamente, esta
empresa no produce la cantidad necesaria para la producción nomal de a
ENCUADERNADORA S.A
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Teniendo en cuenta el análisis anterior, se encuentra en un problema de

abastecimiento frente a su principal materia prima ya que ni su inventario ni su
proveedor cuentan con lo necesario para la producción de la ENCUADERNADORA
S.A.

6. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA PLANTEADA.

Con base al acontecimiento del paro indefinido del sector de corteros de caña, esta,
la principal materia prima para la elaboración de papeles de la compañía
PAPELITOS S.A. que a su vez este es el principal proveedor de la empresa LA
ENCUADERNADORA S.A. la junta directiva ha planteado posible alternativa con el
fin de cumplir con las entregas planteadas a sus clientes, adicionalmente se propone
una tercera alternativa, estas tres alternativas serán evaluadas bajo tres criterios.

- Calidad en el producto final.

- rentabilidad para la empresa.
- cumplimiento con los pedidos, para los clientes.

PRIMERA ALTERNATIVA: PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN OTROS PAISES.

En esta alternativa se propone que los productos finales sean comprados a otra
empresa de un país cercano como Perú.

Criterios de evaluación:

 CALIDAD
La empresa LA ENCUADERNADORA S.A. se ha caracterizado por la
Calidad en sus productos, de comprar estos productos a otras fabricas
pueden verse afectada la imagen de la empresa, ya que la Calidad en los
productos finales puede no ser la misma, sin contar que se deberá revelar
información importante a la competencia, con el fin de que ellos realicen los
productos de acuerdo con las características de LA ENCUADERNADORA
S.A.
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 RENTABILIDAD PARA LA EMPRESA.

Siendo los productos finales terminados en la fabrica de Perú 3% más
económicos que los productos finales de LA ENCUADERNADORA S.A, se
debe evaluar si la cantidad de productos a comprar, da la rentabilidad
necesaria para cubrir los rubros adicionales que acarrean la importación de
productos de otro país, adicional a esto, como la producción no se va a
realizar las horas hombre para la fabricación de estos productos van a bajar
considerablemente, posiblemente tengan que llegar a despidos de personal
temporal, mientras se normaliza la adquisición de la materia prima a base de
bagazo de caña.

 CUMPLIMIENTO CON LOS PEDIDOS.

La entrega de pedidos se va a efectuar dentro de los tiempos acordados, sin
generar afectación al cliente final, ya que s e van a cumplir con las fechas y
cantidad de productos acordados, consolidando la buena imagen de la
empresa frente a sus clientes

SEGUNDA ALTERNATIVA: COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS.

Se plantea que el papel sea importado desde otro país como la china, que es el
segundo productor de papel a nivel mundial.

Criterios de evaluación.

 CALIDAD
Al abastecerse de papel con las mismas características que lo hacia el
proveedor PAPELITOS S.A, con un proveedor chino, la Calidad y
características de los productos finales se mantendrán, y la empresa seguirá
siendo reconocida por la Calidad y buenos acabados en la gama de sus
productos.

 RENTABILIDAD PARA LA EMPRESA.

Debido a que los precios del papel en el exterior se han incrementado en un
15% por encima del costo de PAPELITOS S.A en las últimas semanas, la
adquisición de este papel inicialmente va a ser mas costo sin acarrear el
costo de la importación e impuestos por el material, la empresa deberá
incrementar sus costos de ventas lo que genera que los clientes entren a
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negocias los nuevos precios y posiblemente algunos no acepten los

productos con tarifas más altas.

 CUMPLIMIENTO CON LOS PEDIDOS.

La importación de papel, dependiendo del país de origen del fabricante puede
generar retrasos en la producción del producto final, ya que se deben tener
en cuenta los tiempos de importación, generalmente los envíos los realizan
en barcos, y el tiempo de entregas es cercano a un mes, quedándose sin
materia prima para la elaboración de los productos e incumpliendo don los
pedidos para los clientes, lo que generaría que los clientes buscaron a otras
empresas que les surtieran con el materias necesario para sus pedidos

TERCERA ALTERNATIVA: UTILIZAR PAPEL PROVENIENTE DE OTRA

MATERIA PRIMA (MADERABLES) DE FABRICAS NACIONALES.

Esta propuesta propone buscar un proveedor nacional de papel maderable, ya que

esta industria ocupa el 90% de papel producido, siendo de fácil acceso para la
demanda requerida.

Criterios de evaluación.

 CALIDAD
Siendo el papel maderable tradicional, este no afectara la Calidad de los
productos ni sus acabados, la empresa perdería en la fabricación de sus
productos a base de esta materia prima su estandarte de productos “amigo
con la naturaleza”, lo cual puede llegar a molestar al consumidor ya que
muchos tienen conciencia ambiental y evitaran comprar este tipo de
productos.

 RENTABILIDAD PARA LA EMPRESA.

El papel a base de maderables tiene un costo en el mercado similar al del
papel producido del bagazo de caña de azúcar, conservando los mismos
costos en la fabricación y no tendrían que modificar el precio final de sus
productos, pueden perder beneficios gubernamentales por no trabajar con
materias primas amigables con el medio ambiente
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 CUMPLIMINTO CON LOS PEDIDOS.

La fabricación de los lotes se hará según la demanda establecida, se
entregaron todos los pedidos a los clientes según sus necesidades, se debe
aclarar al cliente final que los productos son elaborados con materia prima
maderable, la Calidad el producto y los precios se mantienen, existe la
posibilidad de que algún cliente no acepten las nuevas características de sus
productos.

7. RECOMENDACIÓN

Una vez analizadas cada una de la opciones, a la empresa LA

ENCUADERNADORA S.A se le recomienda implementar la tercera alternativa
de solución de UTILIZAR PAPEL PROVENIENTE DE OTRA MATERIA PRIMA
(MADERABLES) DE FABRICAS NACIONALES., con el cual se garantizará que se
contara con la existencia necesaria de la materia prima para las diferentes
temporadas manteniendo el cumplimiento de sus acuerdos con los clientes.

Aunque se estaría yendo en contra de la ideología ambiental de la empresa

podemos establecer que esta seria solo una medida de emergencia mientras se
soluciona la problemática actual.

Al implementar esta estrategia se establecerán nuevas alianzas comerciales con lo

que la empresa podrá expandir su comercio y no solo depender de un proveedor.
Al incursionar en el nuevo mercado propuesto se podrá evaluar una posible
consecución de nuevos clientes lo que también le permitirá a la empresa aumentar
sus ingresos e incursionar en mercados de nuevas ciudades.

Como se mencionaba anteriormente, con la idea implementada permitirá tener

nuevos proveedores con los que se garantizará que le proveerán del porcentaje
faltante para cumplir con la demanda de los clientes. No necesariamente estos
proveedores deberán producir la materia prima generada del bagazo de caña.

Con lo anterior garantizan en caso de un agotamiento del bagazo de caña no se

entrara en pérdidas en la producción y se logrará atender la demanda nacional y
mantener los estándares de calidad y fortalecimiento de la marca tanto a nivel
nacional como internacional.
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8. CONCLUSIONES

El actual problema al que se enfrenta la empresa LA ENCUADERNADORA S.A es

una muestra clara de que le empresa debe empezar a plantear varias opciones para
los proveedores que le permita prevenir situaciones como esta y ampliar su
mercado.