Fo-Evg-21 Informe de Rendición de Cuentas Frente Al Sistema de Gestión 2

FO-EVG-21
INFORME
VERSIÓN 02
EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 1 DE 10
DATOS BÁSICOS DEL INFORME

DIRIGIDO A: FECHA: 21/01/2019
NOTIFICACIÓN A: FECHA:
OBJETO DEL INFORME: Rendir cuentas acerca de las actividades en materia de seguridad y salud en el trabajo desarrolladas
Durante el año 2018.
REALIZADO POR: CARGO: FECHA:
DESCRIPCIÓN
1. Estado de acciones de revisiones anteriores
No hay acciones anteriores, el sistema de gestión de la compañía se reactiva, estaba suspendido incluidas las certificaciones del
sistema de gestión de la compañía.
2. Objetivo
Informar de manera dinámica el fortalecimiento del Recurso Humano y su responsabilidad frente al Sistema de Gestión,
definiendo las necesidades y prioridades en materia de RR-HH al igual que la definición de criterios para la conformación de los
equipos y asignación de recursos humanos por competencias y complejidad del trabajo.
3. Análisis de indicadores de gestión
3.1. Ausentismo
El 59% de las incapacidades se presentaron en conductores de transporte urbano, el 21% en personal administrativo, 10% en
conductores intermunicipales, 7% en conductores de transporte especial, el 2% en el personal de la taquilla de fuente de oro y el
1% restante en despachadores.
No DE INCAPACIDADES POR CENTRO
57
20
10 7 2 0
INTERMUNICIPAL
VILLAVICENCIO
VILLAVICENCIO
TAQUILLA FUENTE
URBANO
ESPECIAL
TERMINAL
TAQUILLA
OFICINA
DE ORO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: JOHANA PATRICIA CARRILLO BARRERA NOMBRE: JOHANA PATRICIA CARRILLO BARRERA NOMBRE: CIELO MILLÁN ÁLVAREZ
CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: COORDINADOR HSEQ CARGO: GERENTE
FECHA: 05 DE DICIEMBRE DE 2017 FECHA: 05 DE DICIEMBRE DE 2017 FECHA: 05 DE DICIEMBRE DE 2017
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El 71% de los días de incapacidad cargados corresponden a conductores de transporte urbano, el 17% a conductores de transporte
intermunicipal, 6% conductores de transporte especial, el 5% personal administrativo. Y el 1% del personal restante de
despachadores.
No DE DIAS DE INCAPACIDADES POR CENTRO

740
171 50 60 5 0 0
VILLAVICENC
VILLAVICENC
TALLER
INTERMUNIC
ESPECIAL
URBANO
FUENTE DE
TAQUILLA
TERMINAL
TAQUILLA
OFICINA
ORO
IPAL
IO
IO
El 93,52% de las incapacidades se generan en personal que desempeña el cargo de conductor, 1,54% en despachadores o
auxiliares operativos, 1,35% supervisor HSEQ 0,96% coordinador administrativo, 0,48% director administrativo y comercial, 0,48%
taquillero, 0,38% coordinador de especiales, 0,36% contador, 0,29% servicios generales, 0,24% Aprendiz SENA, 0,19% auxiliar
contable, 0,19% secretaria de gerencia, 0,01% auxiliar de trámites.
HORAS PERDIDAS POR CARGO

4,116
2,928
20 16 1 0 128 0 0 0 248 482 30 80 32 0 40 0 0 0 0 0 0 0 16 24 0 112 40 0 0

CONDUCTOR DE…
CONDUCTOR…
CONDUCTOR…
CONDUCTOR…
DIRECTOR…
DIRECTOR…
JEFE DE…
SECRETARIA DE…
COORDINADOR…
AUXILIAR DE…
COORDINADOR…
COORDINADOR…
MONITOR DE…
AUXILIAR…
INSPECTOR DE…
TECNICO DE…
BRIGADISTA DE…
BRIGADISTA DE…
BRIGADISTA DE…
SERVICIOS…
GERENTE
SUPERVISOR HSEQ
AUXILIAR JURIDICO
TESORERO
JEFE DE BRIGADA
DESPACHADORES
JEFE DE TALLER
SUB GERENTE
TAQUILLERO
CONTADOR
APRENDIZ SENA

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El 24% de los casos de ausentismo se presentan los días viernes, los días martes y viernes registra un 20% cada uno, el 18%
miércoles, 17% jueves, 4% sábado, y tan solo un 1% el domingo.
No DE CASOS DE AUSENTISMO SEGUN DIA

SEMANA
24
20 20 18 17 4 1
JUEVES
VIERNES
LUNES
MARTES
MIÉRCOLE
SÁBADO
DOMINGO
S
El 25% de las horas de ausentismo se presentaron en día sábado, el 19% el día lunes, 17% el viernes, 16% el día martes, 14% el
jueves, 5% el día domingo y el 4% restante el día Miércoles.
No DE HORAS DE AUSENTISMO SEGÚN DIA
1,554
1,046 988 1,004 1,018
293 560
MIÉRCOLES
MARTES
JUEVES
VIERNES
LUNES
DOMINGO
SÁBADO

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Se estima un valor por concepto de incapacidades de $13.423.233 en estado inactivo de pago durante el año 2018, el valor de
$938.215 se ha recaudado por medio de descuento en planilla y consignación a la cuenta CONFIAR, el valor restante por
$12.485.018 aún queda pendiente por cobrar.
La grafica a continuación clasifica cuentas por cobrar, de acuerdo a la entidad correspondiente.

G:\Mayerly\Recurso Humano\ESTADO DE CUENTA INCAPACIDADES.xlsx
PAGO INCAPACIDADES AÑO 2018

$15,000,000
Axis Title
$10,000,000
$5,000,000
$-
CAPITAL FAMISANA NUEVA SANITAS BOLIVAR POR
SALUD R EPS COBRAR
DEUDA ACTUAL $26,041 $78,124 $5,703,015 $5,506,194 $755,925 $12,485,018
RECAUDADO $781,242 $156,973
ACCIONES DE MEJORA
- Disponer de una cuenta bancaria para cobro de incapacidades
4. Estado de documentos, cobertura, actividades propias de cada proceso
4.1. Estado de documentos
Actualmente se cuenta con la Tabla de Retención documental del archivo de Gestión, Archivo Central y archivo histórico del área
de Recurso Humano, por la actividad propia de la empresa se encuentra en constantes modificaciones por la persona
responsable del área y está a disposición para consultas en la RED de la empresa.
ACCIONES DE MEJORA
- A fin de mejorar el proceso de consulta de la documentación de archivo histórico y central se recomienda mejorar las
instalaciones locativas de archivo y su archivadores, esto con el fin de conservar la documentación el tiempo que estima
el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13, establecen que los registros y documentos que soportan el SG-SST
deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
- Se recomienda digitalizar la documentación que soporta la relación laboral de los trabajadores que reposan en archivo
histórico.

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4.2. Actividades propias de Recurso Humano
4.2.1. Población Trabajadora año 2018
Durante al año 2018 la población trabajadora de Rápido los Centauros se sostuvo en un promedio de 217 personas al mes, donde
el mes de enero fue el mes que se relaciona menos trabajadores 202 y los meses de marzo y mayo representan el índice más alto
de trabajadores 224.
POBLACION TRABAJADORA AÑO 2018
224 224 222 223 222

221 219 219
214
206 208
202
4.2.2. Entrega de Dotación CST ART 230 Y 232 (Requisito Legal)
Todo empleador que ocupe más de 1 trabajador permanente debe suministrar al empleado como dotación cada cuatro meses un
par de zapatos y un vestido, esta obligación es para los empleados que devenguen un sueldo de hasta dos salarios mínimos, y
tendrá derecho los trabajadores que a la fecha de la entrega de la dotación lleven laborando en la empresa como mínimo tres
meses. La fecha de la entrega de la dotación será el 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre de cada año.
En el mes de abril del año 2018 se logra el 100% de la entrega de dotación a la población trabajadora del área administrativa,
durante el mes de agosto del 2018 se realiza la entrega en un 96% y tan solo a la fecha se ha logrado un 55% de la entrega de
dotación correspondiente al mes de diciembre del año 2018.
ENTREGA DE DOTACIÓN
35 120%
30 100%
25 80%
20
60%
15
10 40%
5 20%
0 0%
ABR AGO DIC
Programadas Ejecutadas Porcentaje
Nota aclaratoria: es de resaltar que el cumplimiento de entrega de dotación relacionado en este informe corresponde a
solo el 14% de la población trabajadora correspondiente al personal administrativo (31), el 86% restante corresponde a
los 188 conductores afiliados Rápido los Centauros S.A.

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RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

- Fortalecer fecha de la entrega de dotación conforme a las establecidas en la normatividad.
- Buscar estrategia de recaudo de pago de la dotación del personal operativo (conductores de las tres modalidades)
4.2.3. Indicador Periodo de Vacaciones
Para el término del año 2018, se resta un total de 16 periodos de vacaciones pendientes para disfrute.
PERIODOS PENDIENTES POR DISFRUTE

18
16
14 16
12
10
8
6
4
2 1 0 0 0 0 1 1 2 1 2 1 1 0 1 2 0 3 0
0
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Diseñar método de disfrute de vacaciones de todo personal a la fecha de renovación del contrato a fin de evitar la acumulación de
más de 1 periodo de vacaciones por trabajador.
4.2.4. Índice cumplimiento evaluación de desempeño
El 55% de la población trabajadora ha sido evaluado su desempeño durante el año 2018, el 45% restante está en espera de ser
evaluados por el correspondiente jefe de área, el informe detallado y respectivo seguimiento estará a conocimiento una vez se
lleve a cabo la culminación del mismo bajo el direccionamiento del Proveedor (Dra. Graciela a Jiménez)
EVALUACION DE DESEMPEÑO
EJECUTADOS
PROGRAMADOS
0 5 10 15 20 25 30 35
PROGRAMADOS EJECUTADOS
EVALUACION DE
31 17
DESEMPEÑO

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4.2.5. Índice Proceso de Selección
Solo el 16% de la población trabajadora cuenta con el debido proceso de selección, el 84% restante no cuenta con el proceso de
selección teniendo en cuenta que es personal que en su momento de ingreso la empresa no tenía proceso de selección y
contratación.
CUMPLIMIENTO PROCESO DE
SELECCIÓN
TRABAJADORES CON
PROCESO
5
CUMPLIMIENTO PROCESO
DE SELECCIÓN
TOTAL W 31
0 10 20 30 40
Nota aclaratoria: es de resaltar que el cumplimiento de proceso de selección relacionado en este informe corresponde a
solo el 14% de la población trabajadora correspondiente al personal administrativo (31), el 86% restante corresponde a
los 188 conductores afiliados Rápido los Centauros S.A.
PLAN DE MEJORA
- Fortalecer el proceso de selección de personal a fin de obtener población trabajadora con competencia laboral óptima a
fin de mejorar procesos internos de la empresa.
- Buscar metodología o viabilidad de la respectiva aplicación de proceso de selección para el personal administrativo
pendiente por el mismo, a fin de buscar mejoras de competencia laborales y lograr optimizar los procesos internos de la
empresa.
5. Resultados de actualización y evaluación de requisitos legales
Durante el proceso de actualización y evaluación de los requisitos legales, se siguen identificando los siguientes incumplimientos.
Horario Laboral, se exceda más de las ocho horas laborales, sin pago monetario ni tiempo compensatorio en las siguientes áreas
LEY 6 DE 1981
14
12
10
8
6
4
2
0
Taquilla Jefe de Taller Servicios Generales
LEY 6 DE 1981

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Al igual que se encuentra el no cumplimiento de lo reglamentado en la LEY 1429 DE 2010 Art 22. PUBLICACIÓN REGLAMENTO
DE TRABAJO. Se modifica el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual quedará así:
Una vez cumplida la obligación del artículo 12, el empleador debe publicar el reglamento del trabajo, mediante la fijación de dos
(2) copias en caracteres legibles, en dos (2) sitios distintos. Si hubiere varios lugares de trabajo separados, la fijación debe
hacerse en cada uno de ellos.
De la misma manera se encuentra un porcentaje de incumplimiento n la ejecución de lo establecido en el CST ART 230 y 232
6. Estado de las acciones Correctivas y Preventivas del área
6.1. Acciones Correctivas.
Las actividades de revisión del Sistema de gestión el área de Recurso Humano consistieron en una serie de sesiones en las
cuales se analizaron todos los Proceso de una manera sistemática. Se celebraron 3 actas de seguimiento de acciones
correctivas, bajo la Supervisión de la Ingeniera Johanna Carrillo. Se identificaron las no conformidades en las cuales se podía
tropezar con escasez de conocimiento e interés del personal, y se tomaron las correspondientes medidas correctivas; se
consideraron las oportunidades de establecer compromiso de la alta gerencia en el apoyo del proceso; se formularon propuestas
sobre reajuste de actividades propias del área (proceso de inducción), lo que condujo al cumplimiento de cobertura en proceso de
inducción y reinducción en un _________ del personal. Asimismo, durante la revisión se normalizó, simplificó y perfeccionó el
sistema de gestión. La información compilada se transmitió a los responsables de la planificación del Programa, con miras a
facilitar el aprovechamiento óptimo de los recursos
6.2. Acciones Preventivas
Las actividades correspondientes a las acciones preventivas establecidas a lo largo de la mejora de gestión radica básicamente en
el compromiso Gerencial, en relación a brindar los recursos necesarios para las actividades propias, además de respaldar y tomar
en cuenta ciertamente en las sugerencias y decisiones previstas por el área de Recurso Humano, estas decisiones y sugerencias
radica en evitar futuros problemas que entorpezcan el desarrollo integral del área y la empresa en general.
AL igual que el compromiso adquirido por el personal propio del área, en la toma de decisiones que favorezcan el desarrollo total
del Sistema de Gestión, así mismo a cumplir con cada una de las actividades previstas en los procedimientos propios del área, a
fin de no entorpecer el desarrollo de todas las áreas en general.

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7. Adecuación de los recursos para mantener el sistema de gestión de la compañía
A fin de mantener el sistema de gestión de la compañía se realiza el siguiente análisis de presupuesto sin tomar base de datos de
presupuestos de años anteriores, a consideración se tomó las necesidades previstas por el área de Recurso Humano durante el
año 2018, dando como resultado un presupuesto anual por valor de $29.971.621.
A continuación se verá diferenciado el valor total en cada una de las necesidades previstas.
PRESUPUESTO TOTAL,
$29,971,621
DOTACION, $13,485,000
COSTO AUX RR-HH,
$14,759,021
PAPELERIA, $660,000
BIENESTAR LABORAL,
TRAMITES, $129,600
$938,000
COSTO AUX PAPELERIA DOTACION BIENESTAR TRAMITES PRESUPUESTO

RR-HH LABORAL TOTAL
8. Oportunidades de mejora continua
•Eliminar no •Definir las metas

conformidades •Definir metodos
detectadas para cumplirlas
•Educar y capacitar
A P
(Acciones
(Acciones
Correctivas) preventivas)
V H
(Evaluación) (Ejecución)
•Verificar los •Realizar el trabajo
resultados de las
tareas ejecutadas

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REGISTRO FOTOGRÁFICO
NECESIDADES DE RECURSOS
A fin de mantener el desempeño del sistema de Gestión, se haya la necesidad de fortalecer el recurso humano (auxiliar) del
mismo área, como oportunidad de mejora, con el fin de buscar una separación entre la labor operativa de la estrategia del
departamento y labor administrativa y estratégica del mismo.
Lo anterior articulado en las diversas funciones administrativas y operativas que se realizan en la actualidad por el área de
recurso humano, actividades que actualmente se realizan a necesidad de requerimientos del momento, pero que se pueden
establecer como actividades complejas para el desarrollo de la gestión propia.
RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
Es necesario que se promueva el incentivo laboral, teniendo en cuenta que actualmente no se cuenta con programas de bienestar
laboral.
Existe la necesidad de estudiar y reprogramar jornada laboral de Jefe de Taller y de Servicios generales teniendo en cuenta que
estas áreas superan las ocho horas laboradas y que no reciben pago monetario, ni pago compensatorio, esto a fin de evitar
futuros procesos laborales.
Se recomienda solicitar al Ministerio de Trabajo el permiso de horas extras
_____________________________ _____________________________
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DATOS BÁSICOS DEL INFORME

3. Análisis de indicadores de gestión

No DE INCAPACIDADES POR CENTRO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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No DE DIAS DE INCAPACIDADES POR CENTRO

HORAS PERDIDAS POR CARGO

20 16 1 0 128 0 0 0 248 482 30 80 32 0 40 0 0 0 0 0 0 0 16 24 0 112 40 0 0

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 3 DE 10

No DE CASOS DE AUSENTISMO SEGUN DIA

No DE HORAS DE AUSENTISMO SEGÚN DIA

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 4 DE 10

La grafica a continuación clasifica cuentas por cobrar, de acuerdo a la entidad correspondiente.

PAGO INCAPACIDADES AÑO 2018

4.1. Estado de documentos

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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4.2. Actividades propias de Recurso Humano

4.2.1. Población Trabajadora año 2018

POBLACION TRABAJADORA AÑO 2018

224 224 222 223 222

4.2.2. Entrega de Dotación CST ART 230 Y 232 (Requisito Legal)

Programadas Ejecutadas Porcentaje

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 6 DE 10

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

4.2.3. Indicador Periodo de Vacaciones

PERIODOS PENDIENTES POR DISFRUTE

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

4.2.4. Índice cumplimiento evaluación de desempeño

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 7 DE 10

4.2.5. Índice Proceso de Selección

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 8 DE 10

6. Estado de las acciones Correctivas y Preventivas del área

6.1. Acciones Correctivas.

6.2. Acciones Preventivas

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 9 DE 10

7. Adecuación de los recursos para mantener el sistema de gestión de la compañía

COSTO AUX PAPELERIA DOTACION BIENESTAR TRAMITES PRESUPUESTO

8. Oportunidades de mejora continua

•Eliminar no •Definir las metas

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

EVALUACIÓN PARA LA GESTIÓN PÁGINA 10 DE 10

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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