Universidad Nacional José Faustino Sánchez Carrión

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, CONTABLES Y FINANCIERAS

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS

MANUAL DE CUENTA POR COBRAR

INTEGRANTES:

PAISIG CERDAN, Diana

CURSO:

ESTRATEGIA CONTABLE EMPRESARIAL

DOCENTE:

LEÓN JULCA Luis Alberto

HUACHO - 2019
Dedicatoria

A nuestros padres y familiares por

brindarnos el apoyo necesario para seguir

estudiando y así poder formarnos

profesionalmente.
 INTRODUCCIÓN

La partida de Cuentas por Cobrar se refiere a todos los derechos

sobre otros convertibles en dinero, mercadería (Depósitos
correspondientes a compras.) y servicios, es decir pagados
previamente. Las Cuentas por Cobrar se definen correctamente
como aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo.

Las Cuentas por Cobrar, concretamente las Cuentas de Clientes y

los efectos, constituyen los tipos de cuentas a cobrar más corrientes.

Las Cuentas por Cobrar representan los activos adquiridos por la

empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar
proveniente de las operaciones comerciales.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada

todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que
constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos
no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.
MARCO TEÓRICO

1.1. ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

El origen de una Cuenta por Cobrar en su forma más común empezará desdé el
momento en que se efectúe una venta a crédito. El propósito en cuanto de una
cuenta por cobrar será su inmediata conversión en efectivo Por lo que se refiere
al renglón de ventas nos interesan las efectuadas a crédito que son las que darán
origen a una cuenta por cobrar. Por lo general la mayoría do los grandes
negocios tienen necesidad de vender a crédito sus productos, ya sea por
fabricados en gran escala o por encontrarse bastante concurrido e l mercado de
los mismos artículos que fabrican, originándose también por esta situación que
se presente una cuenta por cobrar

1.2. DEFINICIÓN
CUENTAS POR COBRAR

(Actualidad Empresarial)Las Cuentas por Cobrar comerciales son derechos

legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar
o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes
y servicios. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por
Cobrar” El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el
examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. En este trabajo
mostraremos un programa para auditar las Cuentas por Cobrar, tomando en
cuenta los objetivos básicos de esta auditoría.
(JESUS, HIDALGO ORTEGA AUDITORIA DE ESTADOS
FINANCIEROS 2006)Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos
por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes
o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios. Por lo
tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos
referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo
debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De
ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor
establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la
planeación de la auditoría a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen
una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de
las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que
corresponda.
(GABRIEL SANCHEZ CURIEL, 2006 DE AUDITORIA DE EE.FF DE
PRACTICA MODERNA INTEGRAL) Comprende de derechos de cobro
provenientes de las ventas de mercancías o servicios que forman parte del giro
de la empresa ,así como todos los mecanismos del control interno que se
identifican con dichas operaciones para absorber cartera de cobro dudoso e
incobrable.
(monografías www.com.pe):Las cuentas por cobrar registra los
aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a
mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito
documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la
empresa y para esto existe programas para llevar a cabo las operaciones
(ZAVALA, C.P.C. PASCUAL AYALA DINAMICA DE NUEVO PLAN
CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL)Comerciales-Terceros. Esta cuenta
reemplaza a la cuenta 12.Clientes del actual plan de cuentas. Consideramos que
uno de los motivos de este cambio es lograr una mejor adecuación de esta
cuenta para su presentación en el Balance General, teniendo presente que las
empresas tienen operaciones comerciales con terceros y con sus empresas
vinculadas es de sumo interés mostrar la información financiera considerando
estos conceptos separados.
A fin de lograr una mejor comprensión sobre estos cambios que se han
incluido en el nuevo plan de cuentas, presentamos, a continuación, el siguiente
análisis comparativo.
(Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad
I) dice: las cuentas por cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito
y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las
actividades operativas propias de la empresa; están representadas por facturas.
Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.
Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos
legítimamente adquiridos por la empresa que llegado el momento de ejecutar o
ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes
o servicios. (pág. 333).

1.3. CONTENIDO DE LA CUENTA

Esta cuenta está compuesta por subcuentas que representan los
derechos de cobro a los clientes provenientes de las ventas de bienes y/o
servicios que realizan las empresas, en razón de su objeto de negocio con otros
denominados terceros, diferentes a las empresas que tienen vinculación
económica como subsidiaria o matriz.

1.3.1. (121) FACTURAS, BOLETAS Y OTROS COMPROBANTES POR

COBRAR:
Representan los créditos otorgados a clientes por venta de bienes o
prestación de servicios que se utilizan cuando aún no se haya emitido el
documento, pero que producen el devengado que afecta al ingreso
correspondiente con cargo a la cuenta por cobrar respectiva. En este caso,
se debe registrar el derecho exigible en esta subcuenta.
Divisionarias:
 1211 No emitidas
 1212 emitidas
 1213 En cobranza
 1214 En descuento

1.3.2. (122) Anticipos recibidos de clientes.

Esta subcuenta es de saldo acreedor y representa el dinero recibido
de los clientes a cuenta de ventas posteriores. Se cargará cuando se
concreta la venta.

1.3.3. (123) Letras por cobrar.

Esta subcuenta representa los créditos con clientes que se formalizan
con efectos de giro aceptados por esos clientes en canje de facturas y boletas
por cobrar.
Divisionarias:
 1231 Cartera
  1232 En cartera
 1233 en descuento

1.3.4. (129) Cobranza dudosa.

Esta subcuenta representa las cuentas por cobrar a los clientes cuya
recuperación es considerada como incierta. Esta subcuenta acumula
facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar, letras por cobrar y otros
derechos de cobro, que califican como de dudosa recuperación, se registrará
paralelamente con las provisiones para cobranza dudosa contabilizada en la
cuenta 19.Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa.
Divisionarias:
 1291 facturas, boletas y otros comprobantes por cobrar
 1293 letras por cobrar

1.4. OBJETIVOS DEL EXAMEN A REALIZAR

Dentro de los más importantes son:
 Los objetivos del auditor en la ejecución de esta prueba deben
ir encaminados a, obtener evidencia suficiente y adecuada que
le permita concluir si las cuentas de deudores comerciales y
ventas reflejan, integridad, existencia, exactitud y propiedad
 Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen
origen en operaciones de ventas.
 Comprobar si los valores registrados son realizables en forma
efectiva.
 Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si
no existen devoluciones, descuentos o cualquier otro elemento
que deba considerarse.
 Comprobar si hay una valuación permanente respecto de
intereses y reajustes del monto de las cuentas por cobrar para
efectos del balance.
 Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de
cálculo contable.
  Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo
de las cuentas por cobrar.
 Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las
cuentas por cobrar.
 Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se
encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales
vigentes.
 Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se
registran adecuadamente.
 Revisar que exista un completo sistema de control de las
cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones
de la empresa.
 Verificar que las cuentas por cobrar estén adecuadamente
respaldadas.
 Verificar la existencia de un manual de funciones del personal
encargado del manejo de las cuentas por cobrar Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y
deudores.

1.5. DOCUMENTOS QUE UTILIZA

PEDIDOS DE CLIENTES

ORDENES DE VENTA

BOLETAS DE VENTA

FACTURAS DE VENTA

NOTAS DE CREDITO
1.6. CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

1.6.1. Clasificación por su disponibilidad

a) CORTO PLAZO: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro
de un plazo no mayor de un año y deben presentarse en el Estado de
Situación Financiera como activo corriente
b) LARGO PLAZO: Su disponibilidad es a más de un año y deben
presentarse fuera del activo corriente.

1.6.2. Clasificación por su origen

a) Cuentas por cobrar a cargo de clientes. Dentro del primer
grupo se deben presentar los documentos y cuentas por cobrar a cargo
de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o
prestación de servicios que represente la actividad normal de la misma.
b) Cuentas por cobrar a cargo de otros deudores. En el segundo
grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo
de deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo a su importancia.
Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para
las cuales fue constituida la entidad tales como:
 préstamos a accionistas [cuentas por cobrar accionistas,
socios, consejeros, directores y ejecutivos de alto nivel
 funcionarios y empleados [cuentas por cobrar funcionarios y
empleados
 reclamaciones,
 ventas de activo fijo [cuentas por cobrar - ventas de activo
fijo],
 impuestos pagados en exceso, etc.
 Si los montos involucrados no son de importancia, pueden
mostrarse como otras cuentas por cobrar [cuentas por cobrar
- otros deudores].
1.7. POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE CUENTAS POR COBRAR

Impacta de las relaciones

Otorgamiento de líneas con los clientes en el
de crédito proceso de cuentas por
cobrar

1.8. El proceso de cuentas por cobrar

 facturación
 Pagos
 Nota de Crédito
 Cuentas Incobrables

Facturación: Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa

la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la
emisión de una factura al cliente.
Pagos: Es una actividad constante e importante del proceso de las
cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el
departamento de crédito y cobranza determinara si ha llegado o no al objetivo
diario, planteado por la gerencia.
Cuentas Incobrables
 Verificar la ubicación física de documentos incobrables.
 Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables
para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.
 Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la
estimación de deudores incobrables.
 Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones
legales.
 Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.
 Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto
de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados.
 Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
 Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.
1.9. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
 Las cuentas por cobrar aparecerán en el balance general dentro del grupo
del activo circulante (siempre y cuando su vencimiento sea menor a un
año y no circulante Cuando su vencimiento sea mayor de un año
 Se considera indispensable la presentación de las cuentas por cobrar,
separadas en el balance que provienen de ventas dentro del giro de las
operaciones del negocio, de aquellas cuentas que no tuvieron.
 Las cuentas y documentos por cobrar no provenientes de ventas, solo
pueden clasificarse como activo circulante si su recuperación en efectivo
u otros bienes o servicios a de realizar se dentro del siguiente ciclo normal
de operaciones del negocio, y este no es mayor a un año.
 Solo deben aparecer en el balance los cuentas y documentos por cobrar
valuados sobre la base de razonablemente se espera bienes en los en
efectivo o en otro servicio.
 Las cuentas por cobrar pueden ser financiadas con facilidad

1.10. MANEJO Y VIGILANCIA LE LA DOCUMENTACIÓN QUE

RESPALDAN LAS CUENTAS POR COBRAR.
Es costumbre y como medida de seguridad para una empresa, guardar en
su poder hasta que se efectúen los cobros, las facturas o documentos firmados
por los clientes.
Una buena medida adoptada para el manejo y vigilancia de la
documentación que respalda las cuentas por cobrar, debe proveer
procedimientos adecuados, a fin de que todos y cada uno de los cargos en las
cuentos de los clientes pendientes por cobrar, estén respaldado por la
documentación que al mismo tiempo que facilitan actividades de cobro, pruebe
la existencia del adeudo a cargo del cliente.
MEDIOS Y FORMAS ADECUADAS
 .Cobradores empleados del departamento
 Presentación del cliente a pagar a la empresa
 Por medio del correo
 Por medio de los estados de cobro.
 por medio de cobradores.
a) Cobradores empleados del departamento
Los cobros locales se efectuarán por medio de los cobradores empleados
del departamento los harán en forma diaria para lo cual les será entregado
un reporte diario de cobranzas por el empleado. Estos cobradores, serán
los encargados de llevar a cobo la recuperación de los créditos
concedidos los clientes con la ayuda de los encargados de controlar los
registros diario de las cuentas por cobrar, que son los que estarán
pendientes de los vencimientos de los cuentos.
Este procedimiento de cobrar las cuentas,debe de ser eficaz para
conseguir que los clientes paguen, y conservar al mismo tiempo su
responsabilidad de cumplir con los siguientes pagos.
Además los cobradores ,tendrán la consigna de proporcionar los clientes
un tratamiento amable y cortés, ya que en esta forma se obtedrán más
fácilmente resultados positivos y tambien auxiliarán a l departamento de
ventas.
En e l departamento de cobranzas ésta función es demasiado importante,
ya que el dinero inmovilizado en formas de cuentas por cobrar no presta
un servicio activo en el negocio.Para que lo preste, deberá de cobrarse en
su oportunidad con objeto de tener una rotación favorable de las cuentas
por cobrar, para lo cual es necesario contar con un sistema eficiente de
cobranzas.
El departamento de crédito, deberá también de proteger a la empresa en
el sentido de buscar la formo más apropiada para la remuneración a los
cobradores.

b) PRESENTACION DEL CLIENTE.

En el presento departamento de crédito y cobranzas esta establecidos
tambien como seis de cobro,que el cliente se presente al departamento
personalmente y efectúe sus pagos en el propio establecimiento.
Esta presentación del cliente al departamento para hacer sus pagos, tiene
como objetivos principales el que se ponga el cliente en contacto con los
mercancías que se tienen en
exhibición y la necesidad de poseerlo la oportunidad de conocer al cliente
más ampliamente
c) COBROS FORÁNEOS POR CORREO.
Como uno político do cobro establecido por el departamento de crédito a
sus clientes foráneos será el de enviarles con cinco días de anticipación
del vencimiento de su cuenta, un estado de cobro en el cual se le muestra
al cliente e l saldo a n t e r i o r y e l pago que deberá hacer.
Ventajas podemos mencionar
 Permite un mayor volumen de ventas, aumentando por consiguiente la
obtención de utilidades,
 Facilidad para rodearse de un cliente la estable y no únicamente clientes
eventuales.
Desventajas podemos citar
 Una mala política de crédito establecida por la Administración de la
empresa
 El efectivo no se obtiene sino hasta después de consumarse la venta,
dificultando a si la disponibilidad de fondos.
 Ocasiona pérdida

1.11. Reglas de valuación de las cuentas por cobrar

 Las cuentas por cobrar deben cumplir cuatro reglas de valuación
 Registrar primero al costo histórico. De acuerdo con el principio de valor
histórico las cuentas por cobrar deben computarse al valor pactado
originalmente.
 Registrar las alteraciones del costo al momento que se realizan el valor
pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se
espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de
las partidas que lo integran; esto requiere que se le dé efecto a
descuentos y bonificaciones pactadas.
 Ajustar a fin de periodo la cuenta "Reserva para cuentas malas”. Él valor
pactado deberá modificarse para reflejar... las estimaciones por ir
recuperabilidad o difícil cobro.
 Ajustar a fin de periodo las cuentas por cobrar en moneda extranjera Las
cuentas por cobrar en moneda extranjera deberán evaluarse al tipo de
cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros.

1.12. Importancia
Las Cuentas por Cobrar representan una de las partidas del activo más
importantes en la entidad. Las cuentas a cobrar a clientes vencidas
correspondientes productos vendidos o servicios prestados constituyen las más
significativas. No es de extrañar que las cuentas por cobrar comerciales representen
entre el 30 y el 50 % de los activos circulantes de la empresa.
De todas las partidas del activo, únicamente de la caja y bancos ofrece
mayor liquidez, por lo tanto, no es de extrañar que lo auditores independientes
deban dedicar una parte considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. Para el
auditor tanto interno como independiente, las cuentas por cobrar representan un
reto constante, no solamente debido a su importancia y liquidez sino también al
cambio continuo de su composición básica.

1.13. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES A LAS CUENTAS

POR COBRAR

1.13.1. Principio de valor histórico original.

Las cuentas por cobrar deben valuarse de acuerdo con el valor
pactado al momento de celebrarse la operación.

1.13.2. Principio de realización.

Debe modificarse el valor pactado cuando se espere cobrar una
cantidad menor a la pactada.

1.13.3. Principio de periodo contable.

Las cuentas por cobrar deben contabilizarse en el periodo en que se
realicen. Los costos y gastos se identificarán con el ingreso que originaron,
sin importar la fecha de pago.

1.13.4. Principio de revelación suficiente.

Los intereses devengados deben expresarse en la contabilidad a su
vencimiento, independientemente de que hayan sido cobrados o no.

1.13.5. Importancia relativa

Técnicamente las cuentas y documentos por cobrar están reguladas
por la NIC 39 “instrumentos financieros: reconocimiento y medición”, sin
embargo la NIC les llama “Préstamos y cuentas por cobrar”
 MANUAL DE CUENTA POR COBRAR
NORMAS

1. Se entiende por Cuentas por Cobrar todos aquellos derechos adquiridos por la
institución, a través de sus Unidades Administrativas, por la prestación de un
servicio, arrendamiento, suministro o venta de material.

2. Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el

“Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada uno
de los documentos que generan la misma.

3. El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendrá actualizado el Libro

Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

4. El Administrador de Cuentas por Cobrar indicará al deudor que los pagos deben
enterarse en la Caja Principal de la entidad .

5. Todo pago realizado a través de depósito bancario deberá ser cancelado en

efectivo y a nombre de la entidad .

6. Las Cuentas por Cobrar vencidas se mantendrán en la Sección de Cuentas por

Cobrar por noventa (90) días, después de este lapso y previa verificación de su
imposibilidad de cobro por parte de la Sección, será enviada a Asesoría Jurídica,
quien procederá de acuerdo al caso El Administrador de Cuentas por Cobrar será
responsable de emitir mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las
Cuentas por Cobrar y enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y
el resumen conciliado de las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería.

7. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá suministrarle mensualmente al

Departamento de Contabilidad la situación de los deudores de la entidad
para su respectiva conciliación.

8. En los casos de pagos de teléfonos, es responsabilidad del Administrador de

 Cuentas por Cobrar generar un listado de los deudores con antigüedad mayor a
treinta (30) días luego de la fecha de pago y remitirlos al jefe del Departamento
de Tesorería para su aprobación y copia al Departamento de Teléfonos.

9. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al

Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo por
parte de las Unidades Involucradas

10. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento, asignar

a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su
Unidad.

CHEQUES DEVUELTOS

1. El Administrador de Cuentas por Cobrar se encargará del control de los cheques

devueltos y los enviará al Registrador para que lo incluya como una Cuenta por
Cobrar en el SistemaFinanciero.

2. El Administrador de Cuentas por Cobrar ingresará en el Libro Auxiliar de Cuentas

por Cobrar los cheques devueltos por el banco para su gestión y control.

3. El Administrador de Cuentas por Cobrar enviará a la Unidad correspondiente un

listado de los cheques devueltos, junto con el físico de los mismos, para que se
realicen las Gestiones de Cobros pertinentes.

4. El Administrador de Cuentas por Cobrar solicitará quincenalmente un Informe

de las Gestiones de Cobros de los cheques devueltos realizados por las Unidades
Responsables.
FONDOS DE TRABAJO

5. El Administrador de Cuentas por Cobrar deberá mantener al día en el Libro

Auxiliar de las Cuentas por Cobrar los Fondos de Trabajo otorgados a las
Unidades, en tal sentido deberá recibir la copia del formato “Transferencia a
Unidad” del Operador de Pagos.

6. El Administrador de Cuentas por Cobrar emitirá mensualmente los Estados de

Cuentas de los Fondos de Trabajo y los entregará a la Sección de Cuentas por
Pagar.

7. El Administrador de Cuentas por Cobrar será el responsable de recibir y controlar

los expedientes de Rendición de Cuentas.

RESCISIÓN DE CONTRATOS

1. Al rescindirse un contrato el Administrador de Cuentas por Cobrar deberá

actualizar el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar hasta la fecha de la rescisión.

2. Asesoría Jurídica deberá informar a la Sección de Cuentas por Cobrar en el

momento que se realice efectivamente la rescisión de un contrato
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Elabora Relación de Cobros a realizar en el

Sección de Cuentas por mes y lo remite al Registrador en el
Cobrar
Departamento de Tesorería para su ingreso
en el Sistema Financiero. (Ver paso 9).

2. Elabora las Facturas en original y dos copias de

acuerdo al “Cronograma de Cobros” del mes
correspondiente.

3. Cinco (5) días hábiles antes de la fecha de

pago, envía segunda copia de la Factura al
deudor. En caso de no ubicar al deudor, lo
envía a la Unidad Responsable del Ingreso
(para que lo remita al deudor).

4. Recibe Relación de Cobros y registra en el

Registrador Sistema Financiero generando la Cuenta por
Cobrar.
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

RESPONSABLE ACCIÓN

5. Emite Comprobante de Diario y le anexa la Relación

Registrador
de Cobros. Lo envía al Archivo Central de la
Dirección de Finanzas para su archivo como
Registros Diarios.

6. Recibe de la Sección de Cuentas por Cobrar o de

Deudor la Unidad Responsable del Ingreso copia de la
Factura y se dirige a la Sección de Caja para
cancelar la deuda.

7. Recibe al deudor y le ubica original y primera copia

Sección de Caja de la Factura con el Administrador de Cuentas por
Cobrar.

8. Realiza Procedimiento de “Recepción de Ingresos”.

9. Entrega al deudor original de la Factura sellada

como cancelada y del Ticket de Caja.

10.Recibe original de la Factura con sello de cancelada

Deudor
y original del Ticket de Caja, para su contr
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

RESPONSABLE ACCIÓN

Sección de Caja1.

11. Entrega copia del Reporte “Diario de Cobros”,

con primera copia del Ticket de Caja anexo. Al
12. Administrador de Cuentas por Cobrar.
13. Recibe copia del Reporte “Diario de Cobros” y
primera copia del Ticket de Caja anexo.
14. Verifica información contenida en el Reporte
Sección de Cuentas por
Cobrar “Diario de Cobros“ y en las copias de los
Tickets de Caja.
15. Actualiza en el Libro Auxiliar de Cuentas por
Cobrar con los cobros realizados. En caso de
pagos de teléfonos, mensualmente emite
Relación de Pagos de Teléfonos y lo envía al
Departamento de Teléfonos con copia al
Vicerrector Administrativo.
16. Archiva Reporte “Diario de Cobros” y anexa
primera copia de los Tickets de Caja en la
carpeta del cliente correspondiente para su
control por el período fiscal.
PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR COBRAR

RESPONSABLE ACCIÓN

17. Al transcurrir el período fiscal envía Auxiliar de

Sección de Cuentas por
Cobrar Cuentas por Cobrar y soportes anexos, al

Archivo Central de la Dirección de Finanzas.

Archivo Central de la 18. Recibe documentos y los archiva por

Dirección de Finanzas
Auxiliar de Cuentas por Cobrar. En caso de

Comprobante de Diario lo archiva como

Registros Diario
 PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Realiza gestión de cobro de acuerdo al “Cronograma

Sección de Cuentas por de Cobros” establecidos.
Cobrar

2. Si el deudor no cancela la deuda en la fecha

establecida, realiza nuevos intentos de gestión de
cobros dentro de un lapso de noventa (90) días, en
conjunto con la Unidad Responsable del Ingreso y
registra en la “Hoja de Gestión de Cobro” el resultado
de los mismos.

3. Ubica cuentas con antigüedad mayores o igual a

noventa (90) días en el Libro Auxiliar de Cuentas
por Cobrar o en el “Cronograma de Cobros”.

4. Elabora Informe de Gestión (tomando en cuenta el

número de intentos de cobros realizados, las fechas,
formas de comunicación y resultados) y anexa
soportes correspondiente
PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO

RESPONSABLE ACCIÓN

Sección de Cuentas por 5. Remite el Informe de Gestión con copia de los

Cobrar
soportes correspondientes al Jefe del Departamento
de Tesorería para su revisión y aprobación y una
copia al Jefe de Contabilidad para su información.

6. Recibe documentos, verifica información y solicita

Jefe del Departamento de firma a la Dirección de Finanzas e informa a la
Tesorería
Unidad Responsable del Ingreso.

7. Una vez firmado por la Dirección de Finanzas, remite

documentos al Administrador de Cuentas por Cobrar
para su actualización en el Libro Auxiliar de Cuentas
por Cobrar.

8. Recibe documentos, actualiza el Libro Auxiliar de

Sección de Cuentas por Cuentas por Cobrar y lo registra como Cuenta por
Cobrar
Cobrar en Litigio.

9. Remite documentos de Cuentas por Cobrar en Litigio

a la Unidad de Asesoría Jurídica.
PROCEDIMIENTO: CUENTAS DE DUDOSO COBRO GESTIONADAS
POR ASESORÍA JURÍDICA

RESPONSABLE ACCIÓN

Asesoría Jurídica 1. Recibe del Departamento de Tesorería los

documentos de Cuentas por Cobrar en litigio.

2. Verifica información y establece proceso legal

a realizar de acuerdo al tipo de cuenta a ser
gestionada y el monto de la misma.

3. Efectúa gestiones legales de cobro por un

tiempo no mayor a cinto ochenta (180) días
en conjunto con la Unidad Responsable del
Ingreso.

4. Si no logra contactar al deudor registra el

resultado de la gestión, en la “Hoja de
Gestión de Cobro” forma 405-011 y continúa
con el Procedimiento de “Cuentas
Incobrables”.
 CONCLUSIÓN

Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta

no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su

formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en

dinero.

El programa que hemos mostrado contiene pruebas que varían de

acuerdo a cada profesional responsable de la Auditoría, pues de acuerdo a

la aplicación de éstas el Auditor basará su opinión en relación a la situación

real de la empresa.
 BIBLIOGRAFÍA

 Ruiz y Prieto.-Auditoría Práctica.-México 1962.

 E.L.Kohler.-Auditoría.-México 1962
 C.P.T. A. Patón U.-Manual del Contador. Reimpresión.-México
1947.
 W.A. Patón.-Tratado de Contabilidad media y superior.- Buenos
Aires . 1964
 Egbert James C. Holbrook Elmer, Aldrich. Práctico Comercial
Norteamericana.-Tercera edición.-Buenos Aireo
MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR COBRO NEGATIVA

Fecha: 30 de octubre del 2013

Señores
COCINA MARTE S.R.L.
Calle ingavi nº 54
Santa cruz, Bolivia
Estimados señores:
En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría
anual de sus estados financieros a diciembre 31 de diciembre del 2.011, la cual
es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1 01).
De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.011 a
nuestro favor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL BOLIVIANOS
(BS 540.000.oo).

En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los

registros de su empresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan
enviar con la mayor brevedad posible a estos última, el volante adjunto,
utilizando el sobre porteado que también se anexa. De no obtener ninguna
respuesta en un plazo de quince días después de recibida la presente
comunicación, consideraremos que el saldo anteriormente citado es correcto.

31
Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales
beneficiosas para ambas partes.

Atentamente,

Lic. Juan Pablo Muñoz

GERENTE

32