Unidad 2 / Escenario 4

Lectura Fundamental

Procesador de texto Online

Contenido

1 Definición Procesador de texto Online

2 Tipos de procesadores de texto Online

3 Manejo Documentos con Word Online

4 Trabajar documentos de texto con Google Docs

5 Objetos

6 Tablas de contenido

7 Preparación documento

Palabras clave: Google docs, procesador online, Word Online, objetos, tablas, tabla de contenido,
preparación documento.
1. Definición Procesador de texto online

Hace algún tiempo, la única forma de crear documentos de texto, que fueran editables, era
utilizando herramientas que estuviesen instaladas en un dispositivo. Ahora es posible crear
documentos de texto a través de diversos procesadores de texto online que no se instalan en el
computador, Tablet o smartphone, solo están alojados en la nube.

El procesador de texto online es una herramienta de ofimática que cumple las mismas funciones
que el procesador de texto de escritorio, la diferencia principal radica en que se encuentra
alojado en una plataforma que está en línea y por ende se puede acceder desde cualquier
equipo conectado a Internet. No se requiere que el programa o herramienta esté instalado en el
computador.

De la misma manera que el procesador de texto de escritorio, con el procesador de texto Online,
es posible crear, editar, y eliminar un documento, pero además se puede compartir con otros
usuarios, para que puedan verlo o también editarlo, según los permisos asignados. Compartir
un documento es una de sus mayores ventajas, ya que es posible la creación y elaboración
de contenidos de forma colaborativa y colectiva. Varios usuarios a la vez pueden editar un
documento, quedando un registro (historial) de las modificaciones realizadas.

2. Tipos de procesadores de texto Online

Existen varios sitios web que contienen procesadores de texto, dentro de los principales están:

2.1 Google Docs

Google ofrece una suite de ofimática en línea junto con la herramienta de almacenamiento en la
nube: Google drive. Es posible crear cualquier tipo de documento, como: documentos de texto,
hoja de cálculo o presentaciones. Se requiere tener una cuenta de correo electrónico creada en
Gmail. Todos los documentos gestionados, se almacenan en Google Drive.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2
2.2 Word Online

Al igual que Google, Microsoft tiene una suite de ofimática en la nube. Dentro de esta suite está
Word Online, que es la versión de Word en la nube. Los documentos creados, se almacenan en
OneDrive, la herramienta de almacenamiento en la nube que usa Microsoft. Se requiere tener
una cuenta de correo electrónico de Outlook o Hotmail.

2.3 Pages de Apple

Apple también cuenta con una suite de ofimática, llamada iWork, disponible para descargar a
través de la Mac App Store. Se requiere un ID de Apple, que se puede obtener, bien sea porque
se tiene un dispositivo de la compañía o creando una cuenta en el sitio web. Pages es el
procesador de texto online.

2.4 StackEdit

Este procesador online, no exige que se tenga cuenta creada en algún sitio web. Este editor
funciona para quienes escriben textos en blogs, ya que desde el procesador se puede enviar el
contenido al sitio donde esté el blog. El documento se guarda directamente en el navegador.

3. Manejo documentos con Word Online

Para acceder a los documentos de Word Online se requiere tener una cuenta de Outlook o
Hotmail creada. Cuando se ingresa a la cuenta a través del sitio web de www.office.com, se
pueden visualizar todas las aplicaciones que se encuentran disponibles y que están en la nube.
Dentro de estas aplicaciones está Word Online.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 3
3.1 Creación de documento con Word Online

Después de ingresar al sitio web www.office.com e iniciar sesión con cuenta de correo electrónico
y contraseña, se debe hacer clic en el link: Word, allí se puede seleccionar la plantilla que requiera
para crear el documento o simplemente, la primera opción: “Nuevo documento en blanco”. El
archivo se abrirá en una nueva pestaña e inmediatamente se puede iniciar a trabajar y crear el
documento. Todas las modificaciones que se realicen se guardarán automáticamente. Si se
requiere modificar el nombre del archivo, solo se debe hacer doble clic, en la barra superior, al
lado izquierdo de la palabra “guardado”, allí se podrá escribir el nombre que se desee asignar. Los
archivos creados y guardados quedan almacenados en la herramienta OneDrive de Microsoft.

3.2 Editar documento

Para editar un documento que esté almacenado en OneDrive, se debe ingresar a la cuenta de
office y seleccionar el documento a editar. Estarán disponibles dos opciones en el menú “Editar
documento”:

• Editar en Word: permite abrir el documento para edición, con el programa Word que esté
instalado en el equipo.

• Editar en el explorador: permite abrir el documento para editar, desde el Word Online.

3.3 Compartir documento

Como se había expuesto, una de las principales ventajas del Word Online es poder compartir el
documento con otras personas, para trabajarlo de manera simultánea. Esto permitirá tener una
única versión y evitar el envío de correos electrónicos con versiones no actualizadas.

Para compartir se debe hacer clic en la parte superior derecha en el botón “Compartir”, después
se abrirá una nueva ventana, donde se debe escribir el correo electrónico, a quienes se les
compartirá el documento y hacer clic en el botón “Enviar”. Los destinatarios recibirán un correo
electrónico con el link para acceder al documento. Se puede hacer clic en la lista desplegable
para modificar el tipo de vínculo, en el panel se puede seleccionar las personas que tienen
acceso al link y quienes pueden editar el documento compartido.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 4
3.4 Trabajar un documento en conjunto con Word Online

Cuando se comparte el documento con otras personas y se les ha otorgado permisos de

edición, el documento puede ser editado de manera simultánea. En el documento se observará
los iconos con las imágenes de las personas que están editando el documento y aparecerán
marcas de colores en el texto que otro usuario esté trabajando.

4. Trabajar documentos de texto con Google Docs

Google Docs es una suite de ofimática, que permite crear, editar y compartir documentos de
tipo, texto, hoja de cálculo y presentaciones. Para acceder a este servicio se debe tener creada
una cuenta de correo electrónico en Gmail. Los documentos creados en Google Docs., son
guardados automáticamente en un sistema de almacenamiento online llamado Google drive.
Los documentos en Google Docs, también se pueden trabajar de manera simultánea. Solo
deben compartir y asignar los permisos requeridos.

4.1 Editar documentos con Google Docs

Para ingresar a los documentos de texto almacenados en Google, hay dos opciones:

A. Abrir el correo electrónico de Gmail y en la parte superior derecha, hacer clic en el botón
“aplicaciones de Google” (cuadrado en la parte superior derecha) y posteriormente se-
leccionar “documentos”.

B. Ingresar directamente a la página web: https://docs.google.com y registrarse con el co-

rreo y contraseña.

Se abrirá una nueva pestaña donde se evidenciará los documentos almacenados o la opción de
crear un documento nuevo. Si se selecciona un documento existente, aparecerá un asistente que
preguntará si desea abrir el documento de solo de lectura o editarlo como documento de Google.
Al seleccionar la segunda opción, se abrirá en la misma pestaña el documento para modificarlo.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 5
4.2 Compartir documento en Google Docs

Para compartir un documento desde Google Docs se debe hacer clic en el cuadro “compartir”,
que está en la parte superior derecha. En el nuevo cuadro de diálogo que se despliega, se deben
escribir los correos de las personas a los que se desea compartir el documento y seleccionar el
permiso en la lista desplegable: (Editar, Comentar, Ver) que se quiere asignar.

Como se expuso los procesadores de texto online, permiten trabajar los documentos de texto,
creándolos, editándolos y compartiéndolos. Con respecto a los procesadores de texto de
escritorio, los procesadores de texto online tienen más limitada las opciones para trabajar
algunas funcionalidades, pero permiten el trabajo básico de un texto. Se recalca que la ventaja
más importante es poder compartir y trabajar de manera simultánea los documentos, así como
poder acceder desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet y al repositorio de
documentos desde cualquier lugar.

Ahora se revisará el tema sobre inserción de objetos, tablas de contenido, listas y la preparación
final de un documento. Todas las opciones no se encuentran disponibles en el procesador
de texto online, ya que como lo mencionábamos, el procesador de texto online tiene algunas
funciones limitadas, pero es importante que dentro de esta lectura se aborde el tema para que
se pueda aplicar en los documentos elaborados. Se tomará como referencia el procesador de
texto Word.

5. Objetos

5.1 Crear una tabla

Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se
puede insertar texto, números o gráficos. Con las tablas se puede organizar la información, para
realizar operaciones con los datos.

Para crear una tabla se accede desde el menú “Insertar” grupo “Tablas” botón Tabla. Allí se
encuentran las posibles formas de crear tablas:

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 6
 • Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado repre-
senta una celda y al pasar el puntero del mouse sobre los cuadros seleccionados, se
cambiará a color naranja. Para seleccionar la tabla definitiva, se debe hacer clic y así
confirmar la selección realizada.

• La segunda forma es haciendo clic en la opción “Insertar Tabla”. Se abre una nueva ven-
tana donde se debe especificar el número de filas y columnas para la tabla a crear.

5.1.1 Insertar y eliminar filas y columnas

Para eliminar una columna en una tabla, se debe ubicar el puntero del mouse en la columna o
fila a eliminar y hacer clic derecho, aparecerá un menú con opciones. Se debe hacer clic en la
opción de “Eliminar Columna” o “Eliminar fila”, según sea el caso.

5.1.2 Modificar el estilo y color de la tabla

Se puede aplicar estilos predefinidos a las tablas creadas. Se debe seleccionar la tabla y en el
menú Diseño, se habilitará el grupo “Estilos de tabla”. Al pasar el puntero del mouse sobre ellos se
observará cómo cambia el formato de la tabla. Para confirmar el estilo elegido, se debe hacer clic.

5.2 Insertar una imagen

En los documentos creados se pueden insertar fotografías e imágenes, de diversas fuentes: las
imágenes prediseñadas, las descargadas de una página web, las insertadas desde una carpeta
local del equipo o que esté en la nube. Para insertar una imagen en un documento: se debe
hacer clic en la parte del documento, donde se desee insertar la imagen, posteriormente, ir al
menú “insertar”, botón imágenes, y allí selecciona la fuente. También se puede hacer clic en el
botón “imágenes en línea “y seleccionar la imagen prediseñada.

El mismo proceso se sigue para insertar formas, gráficos u objetos SmartArt. Cuando se inserta
una imagen, figura o gráfico es posible modificar el tamaño, seleccionando la imagen y en la
pestaña “Formato”, grupo “Tamaño”, ajustar el alto y ancho.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 7
6. Tablas de contenido

Las tablas de contenido o índices son listados automáticos y jerárquicos que Microsoft Word
genera a partir de información del formato del documento . Las tablas de contenido se basan
en el concepto de estilos.

6.1 Estilos

Dentro de un documento se puede dar formato a un pedazo de texto para resaltarlo sobre el
resto, por ejemplo, si se quiere escribir un título o un subtítulo. La solución para dar formato a
estos encabezados (título, subtítulo) podría pensarse a primera vista es usar el formato de
negrilla y/o aumentar el tamaño de la letra; sin embargo, la forma recomendada de realizar esta
labor es usando los estilos en Microsoft Word.

Se puede encontrar los estilos de texto en el menú Inicio, en el grupo Estilos.

Para la creación de un título o un subtítulo en Microsoft Word se debería hacer lo siguiente:

• Marcar el texto que quiere convertir a Título o Subtítulo.

• Buscar el estilo que se ajuste a lo que quiere poner y seleccionarlo.

6.2 Numeración automática de listas

Si se requiere hacer una lista numerada basta con hacer primero el listado (escribir una palabra
debajo de la otra), seleccionar el texto y finalmente usar la opción de numeración dentro del
menú “Inicio”, grupo “párrafo”.

6.3 Lista automática de objetos

Esta opción se usa a la hora de crear listas de objetos (tablas, figuras, ecuaciones, etc.), de
manera automática en Microsoft Word. Para esto se debe hacer uso de la utilidad de inserción
de título, dentro del menú ”referencias”.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 8
En este apartado se puede insertar el título del objeto del que se quiera llevar un registro
para después listarlo. Los objetos pueden ser figuras, tablas, ecuaciones, etc. Una vez escoja
el rótulo, Microsoft Word inserta un texto en el documento y le adiciona un número que va
siguiendo un número consecutivo. Por ejemplo, la primera vez que inserte el rótulo “Ilustración”,
el procesador de texto insertará el texto “Ilustración 1”, la segunda vez que usted lo haga
Microsoft Word insertará el texto “Ilustración 2” y así sucesivamente. Si usted quiere insertar
una figura entre la “Ilustración 1” y la “Ilustración 2”, Word insertará el texto “Ilustración 2” y
automáticamente actualizará el orden de todas ilustraciones del documento . Lo anterior pasa
con todos los rótulos.

6.4 Insertar Imagen

En primera instancia la inserción de una imagen en un texto podría ser trivial (siguiendo la ruta
insertar-> imágenes), sin embargo, lo que se desea hacer es una lista de las figuras teniendo en
cuenta su ocurrencia dentro del documento. Para realizar esta labor de una manera adecuada
se recomienda que todas las figuras (y en general todos los objetos) tengan una etiqueta, y un
nombre, es decir al insertar la imagen 1, se le debe poner la etiqueta Figura 1. Y un título.

6.5 Crear tabla de contenido

Para insertar la tabla de contenido o índice, se debe situar el cursor en la página donde se quiera
insertar la tabla. Posteriormente ir al menú “Referencias” y hacer clic en tabla de contenido y
escoger algún modelo de los predeterminados. Es necesario para crear una tabla de contenido,
haber marcado los diferentes títulos del documento, con las opciones que aparecen en el grupo
“estilos” en el menú “inicio”, como se explicó en la sección 6.1.

6.6 Crear Lista de figuras

Para insertar la lista de figuras se debe situar el puntero del mouse en la última página. Después
asegurarse que el estilo seleccionado esté en normal. Y Finalmente en el menú referencias,
hacer clic en Insertar tabla de ilustraciones.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 9
7. Preparación documento

7.1 Orientación del documento

La orientación del documento se puede elegir entre orientación vertical u horizontal aplicada a
todo el documento o parte del mismo. Los siguientes son los pasos para elegir la orientación
del documento:

En el menú “Formato”, en el grupo Configurar página, se debe hacer clic en Orientación y elegir la
que se requiera aplicar al documento seleccionado.

Para modificar el tamaño del papel de un documento, se hace clic sobre la opción “Tamaño”,
dispuesta en el grupo “configurar página”. Por defecto está configurado como tamaño “Carta”.

7.2 Cambiar las márgenes

Para cambiar las márgenes en un documento, en el menú “Formato”, grupo “configurar página”
se hace clic sobre “márgenes” y se selecciona márgenes personalizadas, allí se desplegará un
nuevo cuadro, donde se podrá incluir las márgenes superior, inferior, izquierda y derecho.

7.3 Añadir y modificar textos en los encabezados y pies de pagina

Los encabezados y pies de página son espacios de las márgenes superior e inferior de cada
página de un documento. En los encabezados y pies de página se puede insertar texto o
gráficos. O también se puede agregar el número de página, la hora y la fecha, un logotipo, entre
otros. Para insertar textos en el encabezado o pie de página en todo un documento se debe
hacer lo siguiente:

1. En el grupo Encabezado y pie de página del menú Insertar, hacer clic en el “encabezado”
o “pie de página”.

2. Posteriormente, se debe elegir el diseño de encabezado o pie de página que se desea

usar, y escribir el texto que se quiere mostrar.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 10
Para Editar el encabezado o pie de página se repite el paso 1 y posteriormente se hace clic en
editar encabezado o editar pie de página. Cuando la información que se escribe esté correcta se
debe hacer clic en cerrar encabezado y pie de página.

7.4 Numeración automática en un documento

Para numerar las páginas de un documento, en el menú “insertar”, grupo Encabezado y

pie de página, se debe hacer clic en la opción “Número de página” y en el cuadro que se
despliega se debe seleccionar desde que página se desea iniciar la numeración y hacer clic
en aceptar.

7.5 Revisión de ortografía

Cuando se escribe un texto, el procesador de texto, advierte cuando se cometa errores de

ortografía o de gramática, insertando un subrayado ondulado de color rojo, verde o azul debajo
del texto que se considera tiene un error. Es posible realizar la revisión de ortografía de un
documento completo, con la opción “Ortografía y gramática” que se encuentra en el menú
“Revisar”. Allí aparecerá un cuadro que indicará las palabras que no son correctas y presentará
una sugerencia para reemplazarlas o también omitir la sugerencia y dejar la palabra que se tiene
escrita en el documento. Si hay palabras repetidas dentro de un documento, Word las identifica
y permite eliminarlas.

7.6 Vista preliminar de un documento

Para obtener una vista del documento que tendrá al imprimirse, se usa la vista preliminar. Esta
opción permite mostrar el documento, así no haya impresora configurada en el equipo. Para ver
la vista preliminar del documento:

• Se debe hacer clic en el menú “Archivo” y luego en “imprimir”

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 11
7.7 Imprimir un documento

Se puede imprimir todo el documento o parte del mismo. Para imprimir se debe ingresar al
menú “Archivo”, luego “imprimir” y en la opción de configuración hacer clic para revisar las
opciones:

1. Si se elige Imprimir todas las páginas, se imprimirá el documento completo.

2. Si se elige Imprimir selección, solo se imprimirá el contenido seleccionado.

3. Si se elige Imprimir página actual, solo se imprimirá la página actual.

Si se requiere imprimir un intervalo de páginas determinadas, se deberá elegir “Impresión

personalizada”. En el cuadro páginas se debe escribir los números de página o los rangos de
páginas separados por comas.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 12
Referencias
Caivano, R. M., & Villoria, L. N. (2009). Web 2.0 Google docs. Villa María, Córdoba: Eduvim.
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Herramientas para la Productividad

Unidad 2: Procesador de texto

Escenario 4: Procesador de texto online

Autor: Blanca Elena Tachá

Asesor Pedagógico: Ingrid Gissell Ospina Posada

Diseñador Gráfico: David A. Rivera Virgüez

Asistente: Daniela Mejía Ulloa

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la
Red Ilumno. Prohibida su reproducción total o parcial.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 14