ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL

ENTORNO LABORAL
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
EVIDENCIA 3 INFORME

NOMBRE DEL APRENDIZ: JHEYMI ALEXANDRA

GOMEZ ESPINOSA
INSTRUCTORA: ELIANA MAYID TAFUR

VILLAVICENCIO – META
2019
 INTRODUCCION

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente
o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, Se entiende por Administración
Documental el proceso de elaboración de documentos, debidamente planeados y
organizados a partir de una normatividad existente, como respuesta a una solicitud o trámite
de comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso
administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de consecutivo,
fecha y hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos
y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas
Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que
guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,
Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a
la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su
corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos
deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:
Número de registro
La fecha
El destinatario
Original: se envía al correo
Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.
Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada
y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y
salida.

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración
de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.
Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no Utilice
el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento,
registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia
recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o
solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de
Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar
impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.

Finalidad de la administración documental

Su finalidad es regular la gestión de archivos, ya que a través de la administración se
recopilan datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o
contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento,
brindar una comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como
persona natural o como empresa. Posteriormente se ejecuta el envío o despacho del
documento creado con sus respectivos soportes, de manera que garantice su llegada al
destino final. Sólo cuando es firmado, empacado, entregado y registrado debidamente en
la Unidad de correspondencia, se puede decir que se cumplió el fin que tenía implícito el
documento y que la administración documental logró su objetivo en la archivística.

Funciones de la administración documental

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la
información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son:
Administración de comunicaciones oficiales:

Control: es la verificación que se debe realizar, apoyándose en herramientas que permitan

la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la
cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales.
carácter tecnológico, como por ejemplo el reloj radicado, sellos secos, húmedos,
hologramas, tintas y detectores de seguridad en general.

Mantenimiento: cuando en la administración documental se habla de mantenimiento,

puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o en medio
electrónico, en el cual ha sido guardada la información y el sitio en el cual se conserva el
acervo documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del
documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve.

Almacenamiento de documentos: esta función consiste en recopilar los documentos,

debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos
en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus
características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión
administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político,
histórico y cultural.

Descarte de documentos: en algún momento, todo archivo desiste de ciertos

documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, dado que empiezan a
perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican
como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el
cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación
de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que
lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. El acuerdo 006 de 1996, el
comité de archivo de la empresa, interviene y toma la decisión de descarte de
documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación.

PRINCIPIOS Y NORMAS ARCHIVISTAS:

Los archivos y centros documentales han venido aumentando su participación, causado
por la gran necesidad de información requerida por los diversos usuarios; esto ha traído
como consecuencia la definición de requisitos y procedimientos que estructuren el análisis
documental, tomando como referente organizacional las especiales características de
cada documento y la instauración de un adecuado método de archivo, dando origen a las
normas y principios de archivística como instrumento regulador que garantice el
intercambio de información, y facilite el régimen requerido para la administración
documental; aplicando, además, procedimientos técnicos en la recepción y despacho
documental.