CONTEIN S.A.S.

GESTIÓN DE CALIDAD

INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO DE ARCHIVO

FÍSICO Y MAGNÉTICO

BOGOTÁ D.C. MAYO 2019

CÓDIGO: FECHA EMISIÓN:

REVISIÓN: 11
IT.GC.002 MAYO 2019
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 2 DE 24
MARZO 2016

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ................................................................................................................................... 3
3. REFERENCIAS ........................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ............................................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
5. ACCIONES Y MÉTODOS ........................................................................................................... 4
5.1 INFORMACIÓN EN MEDIO FÍSICO ................................................................................... 4
5.1.1 IDENTIFICACIÓN DE “AZ” O FOLDER ................................................................... 4
5.1.2 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN ..................................................................... 5
5.2 INFORMACIÓN EN MEDIO MAGNÉTICO ....................................................................... 15
5.2.1 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO MAGNÉTICO ......................... 15
5.2.2 PARÁMETROS DE GENERACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD ........................ 24
6. RESULTADOS ................................................................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 3 DE 24
MARZO 2016

1. OBJETIVO

Estandarizar la metodología de archivo, identificación, almacenamiento y protección de la

información y registros físicos y magnéticos resultantes de la implementación del Sistema de
Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

El instructivo aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad, y a todos los
proyectos que realice la empresa.

3. REFERENCIAS

NTC ISO 9001:2015, Sistemas de gestión de calidad, Requisitos.

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 4 DE 24
MARZO 2016

4. ACCIONES Y MÉTODOS

4.1 INFORMACIÓN EN MEDIO FÍSICO

4.1.1 IDENTIFICACIÓN DE “AZ” O FOLDER

Para el almacenamiento de la información en medio físico generada en cada uno de los

procesos, se archivará en forma lógica los registros correspondientes, en AZ o folder
identificados de la siguiente manera:

a. Identificación de folder o AZ, correspondiente a cualquier proceso o proyecto:

LOMOFRENTE
LOGO DE LA
EMPRESA

NUMERO DE 1
1 FOLDER O AZ- Ver
numeral 1.2

GESTION NOMBRE DEL GESTIÓN HSE

HSE PROCESO O
CONTROL NOMBRE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y
DE
PROYECTO REGISTROS
DOCUMENT
OS Y
NOMBRE DE LA
REGISTROS AZ O FOLDER CONTRATO
POLIZAS
LISTADO
MAESTRO DE CONTENIDO PRESUPUESTO
REGISTROS
LISTADO
MAESTRO DE DOC TOMO I
TOMO: Para
TOMO I
grupos de AZ del
mismo grupo o
contenido

b. Identificación de folder de Propuesta de Licitación:

LOMOFRENTE
NUMERO
INTERNO DE LA
1 PROPUESTA

OBJETO DE LA
PUESTA EN MARCHA DE PLANTA

PRODUCCIÒN DE TEXTILES DE
DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y

PROPUESTA
DE PROCESAMIENTO Y

ALTA DENSIDAD

DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN

MARCHA DE PLANTA DE
PROCESAMIENTO Y PRODUCCIÒN DE
TEXTILES DE ALTA DENSIDAD

LOGO DEL
CLIENTE
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 5 DE 24
MARZO 2016

4.1.2 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN

PROCESO: DIRECTIVO Y HSEQ
NO. AZ NOMBRE CONTENIDO
1 PROCESO DIRECTIVO: REVISIÓN  Actas de Revisiones
POR LA ALTA DIRECCIÓN  Resultados Indicadores

 Programación Auditoría
HSEQ:  Plan Auditoría
2
AUDITORÍAS INTERNAS  Informe
 Listas de Chequeo

HSEQ:  Registro de PQR

3 SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE  Satisfacción del cliente
GESTIÓN DE CALIDAD  Actas de entrega de puestos

HSEQ:
 Divulgaciones de Calidad
CONTROL DE INDUCCIÓN,
4  Actas de Reunión
DIVULGACIÓN Y ACTAS DE
REUNIÓN  Solicitud de Cambio de Documentos

HSEQ:  Informe de auditorías de certificación y seguimiento

5
AUDITORÍAS EXTERNAS

HSE
 Política de seguridad, salud ocupacional y ambiente.
6  Elementos visibles dl compromiso gerencial
LIDERAZGO Y COMPROMISO
 Objetivos y metas.

 Documentación
 Requisitos legales y de otra índole
 Funciones y responsabilidades.
7 DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL  Competencias.
SST  Capacitación y entrenamiento
 Programa de inducción y reinducción en SST
 Motivación, comunicación, participación y consulta.

 Identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración y

determinación de control de riesgos e impactos.
 Tratamiento del riesgo.
8  Administración de contratistas y proveedores.
ADMINISTRACIÓN DE LOS  Visitantes, comunidad y autoridad.
RIESGOS  Programas de gestión.
 Subprograma de higiene industrial
 Planes de emergencia

 Incidentes ( accidentes y casi accidentes de trabajo y

9 ambientales)
 Auditoria internas al sistema de gestión de seguridad, salud
ocupacional y ambiente.
EVALUACION Y MONITOREO
 Acciones correctivas y preventivas.
 Inspecciones SST
 Seguimiento de los requisitos legales.
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 6 DE 24
MARZO 2016

PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL

1 PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
SEGUIMIENTO A CLIENTES
SECTOR ___________
(Digital)
2 PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL
INFORMACIÓN DEL MERCADO
PROCESO: LICITACIONES Y PRESUPUESTOS
1 REGISTROS DE CALIDAD
Para cada cliente:
FO.CIAL.008 Seguimiento de proceso.
Correspondencia enviada y recibida del cliente.
Propuesta o resumen de propuesta presentada al cliente.
Toda la información del mercado que el área comercial
considere importante para ubicar nuevos clientes, nuevos
negocios, etc.
 LICITACIONES PRESENTADAS

EL  MEMORIAS
NÚMERO  COTIZACIONES
CORRESP
ONDIENTE
OBJETO DEL PROYECTO, DE  PROPUESTA
ACUERDO A LA ESTRUCTURA DE
AL  PLIEGOS
MARCADO DEL FOLDER INDICADA
CONSECU
EN EL ITEM 1.1.b DEL PRESENTE  COMUNICACIONES
TIVO DE
LAS DOCUMENTO  REGISTROS
PROPUEST  EVALUACIÓN
AS  LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS – COMPRAS Y SUMINISTROS

 Contrato
 Actas De Inicio
1 DOCUMENTOS CONTRACTUALES
 Pólizas
 A.P.U.’S

 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL CLIENTE

2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
(DOCUMENTO EXTERNO)
 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
(Cada vez que haya cambios de planos o especificaciones,
debe quedar archivados y anulados los documentos
anteriores)

 Plan de calidad del proyecto

 Control de archivo
SEGUIMIENTO DE CALIDAD DEL  Plan de inspección, medición y ensayo,
3
PROYECTO  Productos no conforme
 Quejas y reclamos
 Encuestas de satisfacción

4 ACTAS DE REUNION  Actas de comité realizadas con las diferentes partes

interesadas del proyecto. se deben archivar por fecha.

 Consecutivo de correspondencia enviada y recibida.

 Toda la comunicación enviada al cliente, interventoría o
proveedores. Puede ser clasificada internamente (incluidos
5 CORRESPONDENCIA mail impresos)
 Toda la comunicación recibida por parte de cliente,
interventoría y/o proveedores. Incluidos correos electrónicos
impresas
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 7 DE 24
MARZO 2016

6 CUADROS COMPARATIVOS  Cuadro comparativo con las cotizaciones anexas que

aparecen en el cuadro.

PROCESO: EJECUCIÓN DE OBRAS – COMPRAS Y SUMINISTROS

NO. AZ NOMBRE CONTENIDO
POR CONTRATISTA:
 CORTE DE OBRA,
ACTAS DE MEDICIÒN DE OBRA –
 MEMORIAS DE CANTIDADES DE CADA CORTE,
7 PAGO DE CONTRATISTAS
CONTRATISTA  FORMATO DE LIBERACIÓN Y ENTREGA DE
ACTIVIDADES,
 LISTAS DE CHEQUEO DE ACTIVIDADES.
 FORMATO DE LIBERACIÓN DE ACTIVIDADES
 MEMORIA DE CANTIDADES DE OBRA
ACTAS DE MEDICIÓN DE OBRA
8  ACTAS DE COBRO
COBRO A CLIENTE
 CUENTAS DE COBRO
 FACTURAS DE COBRO
 RESULTADOS DE ENSAYOS DE COMPRESIÓN DE
CONCRETOS
 TRAZABILIDAD DE CONCRETOS
 CERTIFICADOS DE CALIDAD DE HIERRO
CONTROL DE CALIDAD DE  TRAZABILIDAD DE HIERRO
9
MATERIALES  CERTIFICADOS DE CALIDAD DE BLOQUE
 ENSAYOS DE PROCTOR Y DENSIDADES
 PRUEBAS HIDRÁULICAS
 PRUEBAS ELÉCTRICAS (EL CONTENIDO DE ESTE FOLDER
DEBE AJUSTARSE A LO CONSIGNADO EN EL PLAN DE MEDICIÓN,
INSPECCIÓN Y ENSAYO DE MATERIALES)
COMUNICADOS Y MEMORANDOS A CONTRATISTAS PARA
10 COMUNICADOS Y MEMORANDOS NOTICAR ASUNTOS DE OBRA EN CONFORME A EJECUCIÓN Y
AVANCE DE PROYECTO, CALIDAD Y HSE.

11 NUEVOS APU  Relación de A.P.U. nuevos y actas de aprobación de los

mismos.

13
SEGURIDAD SOCIAL  Reportes de seguridad social de los contratistas y personal de
administración del proyecto.

 Recibido de obra, liquidación de contratistas, paz y salvo de

contratistas.
14  FO.EO.039 Acta de liquidación de Obra,
LIQUIDACIÓN DE OBRA
 FO.EO.038 Acta de terminación y Entrega de Obra
 FO.EO.044 Actas de entrega de inmuebles y zonas
 FO.EO.040 Inventario de Inmuebles y Zonas

 Paz y salvos,
 Acta de liquidación,
 Actas de pago final,
15 LIQUIDACIÓN DE CONTRATO  Pago del FIC
 FO.EO.044 Actas de entrega de inmuebles y zonas con
pendientes
 Acta o Comunicado de entrega de proyecto finalizado a
Calidad o Postventas

16 PYG  Informes de PYG mensual del proyecto.

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 8 DE 24
MARZO 2016

 Vales de almacén
17
ALMACÉN  hoja de vida de equipos (FO.HSE.059 Hoja DV y Control
Operativo, FO.HSE.063 Hoja de Vida de Equipos de Altura)
 Ficha técnica de equipos, materiales y/o elementos

18 GESTIÓN CONTRACTUAL -  Pagos de seguridad social de contratistas

COMPRAS  Contratos, Orden de Compra o Servicio
CARPETA POR CONTRATISTA  Actas de Medición de Obra

 Todas las órdenes de compra consecutivas del proyecto (si

19 ORDEN DE COMPRA/SERVICIO/ aplica)
TRABAJO  todas las ordenes de servicio consecutivas del proyecto (si
aplica)

20 ENTRADA DE ALMACÉN  Entradas de almacén consecutivas del proyecto (software

compras. si aplica)

21 SALIDAS DE ALMACÉN  Salidas de almacén consecutivas del proyecto (software

compras. si aplica)

22 CAJA MENOR  Reportes y recibos de las cajas menores del proyecto (si
aplica)

23  Actas de vecindad, quejas y reclamos de la comunidad,

GESTIÓN SOCIAL registro de notificaciones a la comunidad. (si aplica)
 Plan de Acción

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 SG-SST de acuerdo a Decreto 1072, Resolución 312 y otras

que modifiquen o sustituyan,
 Plan de Trabajo Anual
 Plan de Manejo Ambiental (Plan RCD, Certificados de
disposición RCD, Residuos Peligrosos, de acuerdo al proyecto
y según aplicación),
 Afiliaciones al sistema de Seguridad Social
25 DOCUMENTOS Y REGISTROS  Hojas de vida contratistas (Competencias de acuerdo al cargo)
CONTRATISTA
 Pagos de Seguridad social
 Inducción y notificación de Riesgos
 Análisis de trabajo seguro
 Permisos De Trabajo
 Entrega De EPP
 Inspecciones de seguridad
 Charlas-Capacitación
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 05
IT.GC.002 PÁGINA 9 DE 24
MARZO 2016

 Actas de Reunión HSE

 Capacitaciones y divulgación (separada por contratista)
 Comunicaciones internas
CONTROL DE DOCUMENTOS Y  Actividades ARL
REGISTROS SEGUIMIENTO
26
INTERNO DE CONTEIN
 Investigación De Accidentes E Incidentes
MES: XX  Plan de Emergencia
TOMO: XX  Entrenamiento Brigadistas
 Auditorías internas
 Reporte de Actos y condiciones inseguras
 Otros

PROCESO: RECURSO HUMANO

 Hoja de vida
Carpeta RECURSO HUMANO  Contrato
independi  Entrevista de personal
ente por NOMBRE DEL EMPLEADO –  Evaluaciones de desempeño
empleado CARGO - PROYECTO  Solicitud de requerimiento
 Control de inducción
 Memorandos con copia a la hoja de vida

Carpeta
independi PLANILLA DE APORTES  Planilla mensual de aportes parafiscales de todo el personal
ente por PARAFISCALES de Contein.
entidad
Carpeta
independi
NÓMINA - PROYECTO
 Nóminas mensuales de cada proyecto
ente por  Planillas de personal
proyecto

SEGUIMIENTO DE RECURSO  Plan de formación

1
HUMANO  Planilla de personal
 Solicitud de requerimiento

4.1.3 BACK UP DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO O PROYECTO

4.1.4 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

El back up de la información de la organización debe hacerse semanalmente para los

procesos manejados en oficina, que son los siguientes:

 Directivo  Gestión Posventa

 Presupuesto y Licitaciones  Gestión de Calidad
 Gestión Comercial  Gestión HSE
 Gestión Contable y Financiera
 Recurso Humano
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 10
IT.GC.002 MAYO 2019 PÁGINA 10 DE 24

Para la Ejecución de Proyectos, se deben manejar los archivos en el sistema ONE DRIVE
EMPRESARIAL, el cual hace back p automático de la información almacenada ahí. Como
medida de verificación, las carpetas se compartirán con la dirección de Calidad con el fin
de verificar la disponibilidad de la información y su protección.

Los procesos y proyectos, deberán hacer back up de la información del proyecto de manera
semanal, mensual, trimestral y semestral en un disco duro con espacio mínimo de un (1)
TB con la información en magnético de acuerdo a lo aquí dispuesto.

Los back ups de la información deben incluir los correos electrónicos del personal asignado
al proyecto (Director de Proyecto, Residentes (Obra y HSE), creando una carpeta sólo para
ésta información y nombrándola con el cargo y nombre de la persona o correo grabado (Ej:
Pepito Pérez – Residente de Obra).

El back del correo se debe hacer por medio de Outlook de Microsoft la cual está instalada
en todos los equipos de la organización siguiendo el siguiente procedimiento:

1. Seleccione Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.

Seleccionar la opción Abrir y Exportar

Seleccionar la opción Importar o

exportar

2. Seleccione Exportar a un archivo y luego Siguiente.

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 10
IT.GC.002 MAYO 2019 PÁGINA 11 DE 24

Exportar un archivo –
Marcado en color azul.

3. Seleccione Archivo de datos de Outlook (.pst) y Siguiente.

4. Seleccione todas las carpetas de correo de las que quiere hacer una copia de
seguridad y haga clic en Siguiente
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 10
IT.GC.002 MAYO 2019 PÁGINA 12 DE 24

5. Buscar la localización en donde se realizará el back respectivo dando clic en

examinar, seleccionar la opción de permitir la creación de duplicados y luego dar en
finalizar para iniciar proceso respectivo.

Seleccionar la
ubicación del
back up.
Seleccionar la opción de
permitir la creación de
duplicados.

Esta información debe ser entregada al Director de Calidad y HSE, cuando la información
sobrepase la capacidad del disco, teniendo en cuenta que es fundamental para la firma del
paz y salvo correspondiente.

La información quedará entonces conforme al número y nombre de la carpeta descrita

anteriormente con la documentación o escáner de la misma.

Así mismo, para el traslado a la Bodega Central de archivo, materiales, insumos,

maquinaria, herramienta y equipos, diligenciar el Formato FO.BC.005 TRASLADO DE
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 10
IT.GC.002 MAYO 2019 PÁGINA 13 DE 24

ARCHIVO, MATERIALES, INSUMOS, MAQUINARIA, HERRAMIENTA Y EQUIPO,

determinando en cada campo:

a) Número de caja o carpeta,

b) Detallar la documentación que se encuentra en la caja enviada,
c) Especificar la unidad de medida (Caja o Carpetas) con su respectiva cantidad
(tomos I,II,III… entre otros),
d) Disposición Contractual, por si el contrato tiene alguna cláusula para el cuidado y
registro de la información en bodega central.
e) Estado del Envío (Aplica sólo para herramienta y equipo del proyecto) al igua que
número de identificación (ID), placa o serie respectiva para mayor trazabilidad.

Luego en Bodega Central se realizará la recepción y posterior respuesta de lo recibido

conforme a:

a) Estado Recibo, donde se describe la forma en la cual llegaron los elementos a la

bodega.
b) Aceptado o Rechazado del objeto o material que se recibe
c) Disposición / Observación, en este campo de aclarar el por qué un elemento no fue
recibido en la bodega. Normalmente son materiales que por su grado de
descomposición repercuten en mayor riesgo.

4.1.4.1 IDENTIFICACIÓN DE LA COPIA DE SEGURIDAD (SI ES EN CD)

IDENTIFICACIÓN DEL CD COMO COPIA DE

SEGURIDAD O BACK UP

NOMBRE DEL PROCESO CORRESPONDIENTE O

PROYECTO

FECHA DE TOMA DE LA COPIA

EN CASO DE REQUERIRSE MAS DE UN CD SE DEBE

ESCRIBIR EL NO DE CDS

4.1.4.2 METODO DE ARCHIVO DE BACK UP

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 10
IT.GC.002 MAYO 2019 PÁGINA 14 DE 24

INFORMACION DEL CONTENIDO ESPECÍFICO DEL CD

CD DEBIDAMENTE MARCADO EN PORTA CD

CARPETA DE BACK UP MARCADA HOJA CON PORTA-CD. CAPACIDAD POR

SEGÚN NUMERAL 4.1.4.1 DE ESTE HOJA: 4 CD
DOCUMENTO
 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 15 DE 24

4.2 INFORMACIÓN EN MEDIO MAGNÉTICO

4.2.1 ESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO MAGNÉTICO

La información en medio digital se almacenará de acuerdo a los siguientes parámetros:

PROCESO ALMACENAMIENTO GENERAL DE CONTEIN CARPETA CONTENEDORA

Contienen los procedimientos,

formatos, manuales y demás
documentación

Organizadas por año

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 16 DE 24

PROCESO GESTIÓN COMERCIAL CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 17 DE 24

PROCESO PRESUPUESTOS Y LICITACIONES CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 18 DE 24

PROCESO EJECUCIÓN DE PROYECTOS CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 19 DE 24

PROCESO GESTIÓN POSVENTAS CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 20 DE 24

PROCESO GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 21 DE 24

PROCESO GESTIÓN CALIDAD CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 22 DE 24

PROCESO GESTIÓN HSE CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 23 DE 24

PROCESO ARQUITECTURA CARPETA CONTENEDORA

 INSTRUCTIVO DE ALMACENAMIENTO
DE ARCHIVO FÍSICO Y MAGNÉTICO
CÓDIGO: FECHA EMISIÓN: REVISIÓN: 09
IT.GC.002 MARZO 2017 PÁGINA 24 DE 24

4.2.2 PARÁMETROS DE GENERACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD

4.2.2.1 POLÍTICA DE BACKUP EN LA EMPRESA

El backup de la información de la organización debe hacerse semanalmente para los

procesos manejados en oficina, que son los siguientes:

 Directivo  Recurso Humano

 Presupuesto y Licitaciones  Gestión Posventa
 Gestión Comercial  Gestión de Calidad
 Gestión Contable y Financiera  Gestión HSE

Para la Ejecución de Proyectos se deben manejar los archivos en el sistema ONE DRIVE
EMPRESARIAL, el cual hace backup automático de la información almacenada ahí. Como
medida de verificación, las carpetas se compartirán con la dirección de Calidad con el fin
de verificar la disponibilidad de la información y su protección.

4.2.2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA COPIA DE SEGURIDAD (SI ES EN CD)

IDENTIFICACIÓN DEL CD COMO COPIA DE

SEGURIDAD O BACK UP

NOMBRE DEL PROCESO CORRESPONDIENTE O

PROYECTO

FECHA DE TOMA DE LA COPIA

EN CASO DE REQUERIRSE MAS DE UN CD SE DEBE

ESCRIBIR EL NO DE CDS

4.2.2.3 METODO DE ARCHIVO DE BACK UP

INFORMACION DEL CONTENIDO ESPECÍFICO DEL CD

CD DEBIDAMENTE MARCADO EN PORTA CD

CARPETA DE BACK UP MARCADA HOJA CON PORTA-CD. CAPACIDAD POR

SEGÚN NUMERAL 5.1.1 DE ESTE HOJA: 4 CD
DOCUMENTO