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PROCEDIMIENTO
XXXX
MANSAROVAR ENERGY
2018
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Contenido

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ................................................................................................................................ 3
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 3
5. CONSIDERACIONES GENERALES DEL PROCESO ...................................................................... 3
6. CONSIDERACIONES HSE ............................................................................................................... 4
6.1. Consideraciones de HSE: .......................................................................................................... 4
6.2. Consideraciones de seguridad y control operacional .................. Error! Bookmark not defined.
6.3. Recursos: .................................................................................................................................. 4
6.4. Equipo de protección personal requerido ................................................................................... 4
6.5. Competencias en de personal ................................................................................................... 4
6.6. Consideraciones en casos de emergencia................................................................................. 4
7. ENTRADAS ...................................................................................................................................... 4
8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES .................................................................................................. 5
9. INDICADORES ................................................................................................................................. 7
10. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES ....................................................................................... 8
11. SALIDAS ..................................................................................................................................... 10
12. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO ANS ............................................................................... 10
13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................................. 10
14. REGISTROS ............................................................................................................................... 10
15. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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1. OBJETIVO

Deben empezar con un verbo en infinitivo y se debe explicar en forma clara y concisa cual es el propósito
del procedimiento y que resultado se espera.

Recomendaciones:

 No debe contener el mismo nombre del procedimiento

 Debe ser coherente y claro

2. ALCANCE

Establece los límites del procedimiento, el inicio y fin, que incluye y que no incluye

3. DEFINICIONES

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido, que sirven de apoyo para su uso o
consulta

4. RESPONSABILIDADES

Áreas y/o cargos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

Se incluye el cargo y la responsabilidad general en el procedimiento.

Ejemplo:

4.1. Gerente de Cadena de Abastecimiento: Responsable de asegurar la implementación y

cumplimiento de los lineamientos del presente procedimiento. Asegurar la alineación del plan y
estrategias de abastecimiento con la estrategia y plan de negocio.

4.2. Coordinador de Abastecimiento: Supervisar el cumplimiento de los requerimientos y

metodología para la elaboración de las estrategias y plan de abastecimiento, así como asegurar
la consolidación del plan y sus estrategias.

5. CONSIDERACIONES GENERALES DEL PROCESO

Las consideraciones generales son lineamientos de carácter operativo que rigen el proceso y que se
deben tener en cuenta para el desarrollo de las actividades
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6. CONSIDERACIONES HSE

Este capítulo es obligatorio para los procedimientos operativos y debe incluir como mínimo:

6.1. Consideraciones de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Recomendaciones generales de HSE para asegurar la realización de esta actividad. Ej: Tiempo
climático

6.2. Consideraciones Ambientales:

Recomendaciones de relacionadas con los aspectos ambientales del proceso a desarrollar

6.3. Consideraciones de seguridad de procesos:

Recomendaciones de relacionadas con la seguridad de procesos para realizar la actividad.

6.4. Recursos:
Se listan los recursos humanos, tecnológicos, herramientas, materiales y accesorios requeridos
para el desarrollo del proceso.

6.5. Equipo de protección personal requerido

Equipo de protección personal requerido para ejecutar la actividad incluye equipo especial de
protección

6.6. Competencias del personal

Entrenamiento técnico y HSE que debe tener el personal que ejecutar la actividad

6.7. Consideraciones en casos de emergencia

Identificar e incluir recomendaciones generales en caso de emergencia. (derrame, Incendio,
Explosión)

7. ENTRADAS

Proceso Proveedor Entrada Responsable

 Proceso Proveedor: Proceso generador del insumo requerido para la ejecución del proceso.
 Entrada: Insumo requerido para la realización del flujo de actividades.
 Responsable: Cargo del responsable de la generación del insumo.

Estas entradas deben estar alineadas a la caracterización del proceso

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8. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Descripción Responsable C
Actividad:
1. Descripción:
Soporte

 Actividad: Transcripción exacta del texto de la actividad registrada en el flujograma.

 Descripción: Información adicional de la actividad que permita un mayor entendimiento de la misma.

Descripción detallada que contiene la secuencia numerada de actividades a realizar.

Para su redacción se debe tener en cuenta:

o Los textos deben ser actualizados, coherentes, precisos, fluidos y sencillos.

o Se deben escribir en tercera persona.
o Los verbos deben estar en infinitivo.
o Se debe cumplir con las normas de puntuación, ortografía y gramática.
o Entre los párrafos se deben usar conexiones lógicas y palabras de transición que faciliten el
flujo armonioso de las frases.
o No se deben utilizar localismos, regionalismos, provincialismo y extranjerismos.
o Se deben escribir en estilo activo e imperativo. En lo posible usar las oraciones cortas y no
abreviadas.
o Se debe seguir el orden natural del idioma español: sujeto, verbo y complemento.
o Cuando se mencione una sigla, se debe colocar en la sección del Glosario. Si no existe
Glosario en el tipo de documento, se debe describir el significado la primera vez que se
mencione.

o No debe copiarse textos de otros documentos. Si se requiere citarlos, debe hacerse

referencia indicando de manera precisa la ubicación del texto citado.

o ¿Qué se hace?

o ¿Cómo se hace?

o ¿Quién lo hace?

o ¿Qué puede fallar?

o ¿Cómo lo puedo controlar?

o Disminución de actividades manuales

¿Qué puedo sistematizar?

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o Eliminación de reprocesos

¿Qué se hace dos veces?

o Eliminación de actividades que no agregan valor

¿Qué actividad no transforma información para entregar a mis Grupos de Interés?

o Identificar e incluir las consideraciones especiales en temas de HSEQ en cada paso si aplica.

o Precauciones necesarias para evitar la exposición incluyendo controles de ingeniería,

controles administrativos y equipo de protección personal.
o Medidas de control a tomarse si ocurre contacto físico o exposición.
o Límites de la operación
o Consecuencias de desviaciones
o Pasos requeridos para corregir o evitar desviación
o La redacción debe realizarse en tiempo presente, modo reflexivo (se mide, se debe medir) o
en modo infinitivo (almacenar, revisar).
o Debe evitarse el uso de términos en idiomas extranjeros excepto cuando correspondan al
lenguaje técnico común.
o Los títulos de segundo nivel en adelante deben ir en minúscula en Arial 11 negrilla.

 Soporte: Evidencia de la realización de la actividad. Ej: Correo Electrónico, documento, reporte, etc.
 Responsable: Cargo del responsable de la ejecución de la actividad.
 C: Columna en donde se debe referenciar el control definido en la matriz de riesgos y controles
(capítulo 10).

El procedimiento puede estar escrito en prosa cuando no requiera del análisis de riesgos e identificación
de controles.
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9. INDICADORES

Nombre Quien lo Quien revisa

Fórmula Frecuencia
Indicador calcula el resultado

 Nombre Indicador: Nombre con el que el Dueño de Proceso lo maneja en sus reportes.
 Formula: Operación matemática utilizada para calcular el indicador.
 Frecuencia: Periodos de tiempo en los cuales se va a realizar la medición del indicador
 Quien lo Calcula: Cargo del responsable de la medición y mantenimiento del indicador.
 Quien Revisa el Resultado: Cargo del responsable del análisis del resultado de la medición del
indicador.

Los indicadores deben ser medibles, cuantificables y demostrar el cumplimiento del objetivo del proceso.

Los indicadores son requeridos para los procedimientos que documentan subprocesos de las
caracterizaciones de proceso y deben estar alineados a las caracterizaciones de proceso.
Los procedimientos operativos no requerirán indicadores.
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10. MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLES

Control Frecuencia Ejecutado por Manual / Objetivo Key

Actividad Riesgo Automático Control Control
Interno
Numerar el riesgo: R1, Numerar el control C1, C2 . Cada cuanto se debe Responsable de la Determinar si el control Identificar a Controles
R2, R3 etc. aplicar el control ejecución del control es: cual objetivo de Claves del
Definir el control que mitigará el control interno Proceso:
Redactar el riesgo riesgo. Control manual: aplica el control Controles
identificado. Actividades de control efectivos
que requieren la en diseño,
presencia e document
Indicar el intervención de una ación,
número de la persona en la acción implement
actividad a la de ejecución de la ación y
cual está actividad. evidencia,
asociado el que bajo
riesgo Control Automático: su
Actividades de control ejecución
que son ejecutadas de aseguran
principio a fin por un el mayor
sistema de número de
información. objetivos
del
proceso.

Objetivos Sistema de Control Interno

E: Efectividad y eficiencia de las operaciones

R: Confiabilidad de la información financiera y no financiera
C: Cumplimiento de las leyes y las regulaciones aplicables

El análisis de riesgos debe incluir también los riesgos de seguridad de la información y de segregación de funciones.

Nota: esta actividad se desarrolla con el soporte del equipo de Gestión de Riesgos.

Este análisis de riesgos e identificación de controles es requerido para los procedimientos que documentan subprocesos de las
caracterizaciones de proceso.
Los procedimientos operativos no requerirán este tipo de análisis.

Ejemplo:
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Control Frecuencia Ejecutado por Manual / Objetivo Key

Activi
Riesgo Automático Control Control
dad
Interno
R1. No contar con el plan y las C1. Revisión del análisis de riesgo y Trimestral Coordinador de Manual E
estrategias apropiadas para el la matriz de abastecimiento para la Abastecimiento
abastecimiento, por deficiencias calibración de la evaluación,
9
en la identificación y definición asegurando que el nivel del riesgo
de los requerimientos de la sea el apropiado para el proceso.
organización.
R2. Deficiencias en el plan y las C2. Elaboración y análisis de RFI Trimestral- Analista de Manual E
estrategias abastecimiento, (request for information), para mente Abastecimiento
debido a errores o desviaciones procesos con incertidumbre alta en
4 en la definición del presupuesto relación al presupuesto, condiciones
del mercado, y proveedores
disponibles. PC-PRC-00

Trimestral- Gerencia de Manual E

C3. Revisión y aprobación por parte mente Presupuesto
de la gerencia de presupuesto del
PxQ para cada línea del plan de
8
compras y contratación en función
de los costos históricos en servicios
similares

R3. Desarrollo de un plan de C4. Revisión detallada del plan de Trimestral- Gerente de Manual E
abastecimiento que no está abastecimiento con el plan de mente Abastecimiento
12 acorde con las necesidades y negocio y el presupuesto aprobado.
requerimientos del negocio
debido a la falta de revisión y
aprobación de los niveles C5. Aprobación del plan de Trimestral- Nivel C + CFO Automático E X
estratégicos de la organización abastecimiento de acuerdo al DOAC mente
13
– Manual de delegación autoridad y
cumplimiento
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11. SALIDAS

Responsable Salidas Proceso Cliente

 Responsable: Cargo del responsable de la generación de la salida

 Salida: Resultado de la ejecución del flujo de actividades del procedimiento.
 Proceso cliente: proceso que recibe la salida generada.

Estas salidas deben estar alineadas a la caracterización del proceso

12. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO ANS

Actividad Responsable Tiempo Respuesta (Días)

 Actividad: Acción que genera el entregable al cliente interno o externo.

 Responsable: Cargo del responsable de la gestión o desarrollo del entregable para el cliente interno
o externo.
 Tiempo: Duración del responsable en la gestión del entregable.

Los acuerdos de niveles de servicio son requeridos para los procedimientos que documentan
subprocesos de las caracterizaciones de proceso y que tengan características de prestación de un
servicio.

Los procedimientos operativos no requerirán de ANS

13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Nombre Documento

N/A
 Código: Se debe colocar el código que tenga el documento, si lo tiene, de lo contrario se debe colocar
la abreviación “N/A”.
 Nombre del Documento: Nombre exacto que aparece en el documento.

14. REGISTROS

Formatos utilizados para demostrar la evidencia de ejecución del procedimiento

Ejemplo:

 FO-PRC-024 Formato de aprobación previa de gastos

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15. ANEXOS

 Anexo 1 Flujograma del procedimiento (se adjunta en in-porcess como anexo el flujograma en
formato PDF)

Procedimiento XXXXXX

Responsable 1 Responsable 2

Conector
en la
págna
Inicio

Actividad 2

Documento
Actividad 1 soporte

Base
de Conector
datos de
páginas

Conector
Decisión Si en la
págna

No

Actividad 3

Subproceso –
procedimiento
relacionado

Fin

 Otra documentación de referencia del procedimiento