Manual de Procedimientos de Medicion y Seguimiento de Gestión Integral PDF

MANUAL DE PROCESO PCEVA-SM
NOMBRE DEL PROCESO:

ÁREA: GERENCIA GENERAL
SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
CONTENIDO: CONTROL DE CAMBIOS
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Junio de 2015
Diseño y/o modifico Diahann Palmer Abrahams
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Junio de 2015
Aprobó Gerente General Elizabeth Young Duffis
REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Fecha de la Revisión Cambio efectuado Solicitado por Firma
Se modifica la caracterización del proceso, incluyendo el procedimiento de

24 de Abril de 2014 inspecciones de seguridad, además de la inclusión de los numerales Coordinador de Gestión Integral
aplicables de la NTC 18001:2004
Se modifica la caracterización del proceso y los indicadores teniendo en

cuenta que se elimina el indicador relacionado con gestión de acciones
10 de Junio de 2015 generadas por auditoria y se crea un nuevo indicador llamado cumplimiento Coordinador de Gestión Integral
de la normatividad vigente resultado del proceso de evaluación de requisitos
legales
NOMBRE DEL PROCESO:
NOMBRE DEL PROCESO:
SEGUIMIENTO DE GESTIÓN INTEGRAL
CONTENIDO: TABLA DE CONTENIDO
CONTENIDO
1. INTRODUCCION
2. DEFINICIONES
2.1. CONTROL DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

2.2. INDICADORES
2.2.1. Indicadores de Gestión
2.2.2. Indicadores Empresariales
2.3.FORMATO
2.4. MANUAL DE PROCESOS
3. SIMBOLOGIA
4. PROCESO GENERAL
5. CARACTERIZACION
6. CONFORMACION DEL PROCESO
7. TABLA DE INDICADORES
8. REVISION, CONTROL Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION

8.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
8.2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
NOMBRE DEL PROCESO:
8.3. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

8.3.1. Formatos de control
8.3.2. Otros Documentos
9. EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES

10.CONTROL DE REGISTROS
11.CONTROL DE DOCUMENTOS
NOMBRE DEL PROCESO:
12.MANEJO Y DISPOSICION DE RESIDUOS

12.1. RESIDUOS PELIGROSOS
12.1.1. Flujograma de procedimiento
12.1.2. Descripción de las actividades
12.2. MANEJO Y CONTROL DE RESIDUOS RECICLABLES
12.3. RESIDUOS NO RECICLABLES
12.4. ENTREGA A EMPRESA AUTORIZADA
13.PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

NOMBRE DEL PROCESO:

13.3.2. Otros documentos
14.INSPECCIONES AMBIENTALES
15.COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

15.3. DOCUMENTOS REFENRENCIADOS
16.REVISION Y ACTUALIZACION DE MATRICES

NOMBRE DEL PROCESO:
17.INSPECCIONES DE SEGURIDAD
18.GESTION DEL CAMBIO

MANUAL DE PROCESOS PCEVA-SM
NOMBRE DEL PROCESO:
CONTENIDO: DEFINICIONES Y SIMBOLOGÍA Página 1 de 9
1. INTRODUCCIÓN
El Control Interno y la Gestión documental partes indispensables de nuestro sistema de gestión integral, constituyen por una parte complimiento de
obligaciones contractuales y la gestión documental las cuales se alinean con la política de gestión integral de proactiva aguas del archipiélago
S.A.E.S.P., y el cumplimiento de los objetivos de gestión Integral.
2. DEFINICIONES
2.1. CONTROL DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN
 Forma de medir y evaluar en forma independiente la eficiencia, eficacia y economía del sistema.
2.2. INDICADORES
 Cocientes y/o razones matemáticas que se obtienen de comparar cualitativa o cuantitativamente características de un proceso o procedimiento.
2.2.1. Indicadores de Gestión
 Cocientes y/o razones matemáticas que permiten establecer la eficacia y eficiencia de cada uno de los procesos desarrollados dentro de la
empresa.
2.2.2. Indicadores Empresariales
 Cocientes y/o razones matemáticas que permiten identificar el estado de avance de las metas y objetivos propuestos a nivel empresarial dentro
de la Planeación Estratégica.
2.3. FORMATO
NOMBRE DEL PROCESO:
 Documento que define la información que debe contener un registro.
2.4.MANUAL DE PROCESOS
 Documento en el cual se especifican todas las actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, para transformar elementos de entrada
en resultados.
NOMBRE DEL PROCESO:
3. SIMBOLOGIA
SIMBOLOGÍA
TERMINAL
Indica el inicio y terminación de un procedimiento
OPERACIÓN / ACTIVIDAD.
Representa la acción operativa o acciones a realizar una actividad
relativa a un procedimiento.
DECISIÓN.
Indica un punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos
alternativos.
DOCUMENTO.
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento
DOCUMENTO CON VARIAS COPIAS.

Representa cualquier tipo de documento de se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento en el cual el numero de estos indica el
numero de copias del mismo documento.
MULTIDOCUMENTO.
Representa varios tipos de documentos distintos adjuntados que se
utilicen, generen, reciban o salgan de un procedimiento.
PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO.
Indica la conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio
a fin para continuar con el descrito.
CONECTOR FUERA DE PAGINA.
Representa una conexión con otra pagina en la que continua el
diagrama de flujo.
CONECTOR DENTRO DE PAGINA.

representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con
otra parte lejana del mismo.
SISTEMA INFORMÁTICO.
Indica el uso de un sistema informatico en el procedimiento.
FLUJO O DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .

Conecta los símbolos indicando el orden o secuencia de las
actividades.
NOMBRE DEL PROCESO:
4. PROCESO GENERAL
SEGUIMIENTO Y
MEDICION DEL SISTEMA
DE GESTION INTEGRAL
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE
INDICADORES DE GESTION
EVALUACION DE REQUISITOS
LEGALES
MANEJO Y DIPOSICION DE
REISDUOS
CONTROL DE REGISTROS
CONTROL DE DOCUMENTOS
INSPECCIONES AMBIENTALES
PREPARACION Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS
COMUNICACION PARTICIPACION
Y CONSULTA
REVISION Y ACTUALIZACION DE
MATRICES
INSPECCIONES DE SEGURIDAD
GESTIÓN DEL CAMBIO

NOMBRE DEL PROCESO:
5. CARACTERIZACION
CARACTERIZACION
PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICION DE GESTION INTEGRAL
Apoyar continuamente a la alta dirección en seguimiento del sistema de gestión integral, y del cumplimiento contractual con el sistema único de información,
OBJETIVO
comprometiéndonos con la política de gestión integral de la empresa y como marco de seguimiento de los objetivos de gestión Integral.
RESPONSABLE DE
Área de gestión integral, Lideres de proceso, coordinador jurídico, brigadas de emergencia
PROCESO
ALCANCE El proceso de seguimiento y medición de gestión integral abarca los procedimientos de seguimiento y análisis de indicadores de gestión, manejo y disposición de
residuos, seguimiento cumplimiento y evaluación de los requisitos legales, control de registros, control de documentos, e inspecciones ambientales
4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, Humanos
NTC 9001/08: 5.3, 5.4, 5.5.1, 5.5.3, 6.1, Cumplimiento de la documentación Infraestructura
RECURSOS
del SGI Financieros
7.5.4, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
Tiempo
4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.5.1, Cumplimiento de la Matriz de
NTC 14001/04:
4.5.2 y 4.5.4 Impactos y aspectos Ambientales
4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.5.1, Cumplimiento de la normatividad aplicable

Cumplimiento de la Matriz de peligros INDICADORES DE GESTION
NTC OHSAS 18001/07:
4.5.2 y 4.5.4 y riesgos
ENTRADAS PROCESOS DE
PROCESOS DE ENTRADA CONFORMACION DEL SUBPROCESO SALIDAS
SALIDA
NOMBRE DEL PROCESO:
Matriz
ambiental actualizada
Revisión por la
Matriz legal dirección
Matriz ambiental PDEVA-SM-RIG : Seguimiento y análisis de indicadores de gestión Acciones
Indicadores de gestión PDEVA-SM-ER : Evaluación de requisitos legales correctivas y preventivas
de los procesos PDEVA-SM-CR: Control de registros
Informe
PDEVA-SM-CD: Control de documentos
Residuos generados semestral de indicadores
PDEVA-SM-MDR: Manejo y disposición de residuos
Todos los procesos de la Documentos del SGI Documentos Todos los procesos de
PDEVA-SM-INA: inspecciones ambientales
empresa Registros del SGI controlados la empresa
PDEVA-SM-PRE: Preparación y respuesta ante emergencias
Accidentes potenciales y PDEVA-SM-CIE: Comunicación, participación y consulta Registros
situaciones de riesgo PDEVA-SM-RAM: Revisión y actualización de matrices controlados
Equipos, materiales PDEVA-SM-ISS: Inspecciones de seguridad Brigadas contra
Nuevos requerimientos PDEVA-SM-GCA: Gestión del cambio emergencias
Controles a
implementar
NOMBRE DEL PROCESO:
6. CONFORMACION DEL PROCESO
Entrada Procedimiento Salida
Requisitos legales aplicables a la Evaluación de requisitos legales Matriz legal actualizada

empresa PDEVA-SM-ER
Matriz ambiental (Área de gestión Integral)
Matriz de peligros y riesgos
Revisión, control y análisis de Planes de acción

Matriz ambiental indicadores de gestión
Matriz de peligros y riesgos PDEVA-SM-RIG
Registros de indicadores de gestión (Área de gestión Integral)
)
Identificación de los registros del SGI Control de Registros Registros controlados
Matriz ambiental PDEVA-SM-CR
(Dueños de proceso y Área de
Gestión Integral)
Identificación de los documentos del Control de Documentos Documentos controlados

SGI PDEVA-SM-CD
Matriz ambiental (Dueños de proceso y Área de
Gestión Integral)
NOMBRE DEL PROCESO:
Residuos peligrosos Manejo y disposición de Residuos debidamente

Residuos reciclables residuos dispuestos
Residuos no reciclables PDEVA-SM-MDR
Matriz ambiental (Área de gestión Integral)
Matriz legal
Matriz ambiental Inspecciones ambientales Inspecciones ambientales

Actividades de los procesos PDEVA-SM-INA realizadas
Area de gestión Integral
Matriz ambiental Preparación y respuesta ante Plan de emergencias

Matriz de peligros y riesgos emergencias Brigadas de emergencias
Accidentes potenciales y situaciones PDEVA-SM-PRE
de riesgo
Comunicación, participación y Comunicaciones internas y

Matriz ambiental consulta externas
Matriz de peligros y riesgos PDEVA-SM-CIE
Revisión y actualización de Matriz revisada y actualizada

Matriz ambiental matrices
Matriz de peligros y riesgos PDEVA-SM-RAM
NOMBRE DEL PROCESO:
Instalaciones locativas
Productos químicos Inspecciones de seguridad Controles a aplicar
Maquinas y equipos PDEVA-SM-ISS
Equipos eléctricos Area de gestión Integral
Matriz ambiental
Matriz de peligros y riesgos
Gestión del cambio

PDEVA-SM-GCA Controles a aplicar
Cambios a implementar Area de gestión Integral
Inspector SYSO
7. TABLA DE INDICADORES
Unidades en Frecuencia
Objetivo del Responsabl Frecuencia de
Nombre del indicador Índice que se Meta de toma de Sentido
indicador e del calculo Análisis
expresa datos
Cumplimiento de Medir el # de requisitos legales con cumplimiento total/#de requisitos legales Días 90% Coordina Anual Anual Crecient
la normatividad cumplimiento evaluables *100 dor de e
aplicable de la Gestión
NOMBRE DEL PROCESO:
normatividad Integral
aplicable
MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-RIG
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION

Fecha: Firma:
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Junio de 2012

Se modifica el procedimiento especificando que la revisión y

análisis de los indicadores se hace en sitio y que no es
Junio 1 de 2012 Diahann Palmer
necesario elaborar un informe una vez se termina esta revisión

CONTENIDO: DESCRIPCION Y FLUJOGRAMA Página 1 de 3
8. REVISION, CONTROL Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION
PUNTO DE
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL
DESCRIPCIÓN
INICIO
Dueño del proceso o

Calculo de los indicadores
responsable del A
por proceso
programa
Actualización del cuadro Area de gestion Diligenciamiento de

B
general e indicadores integral formato FEVA-RIG-01
Comité de Gestión
Revisión de actualización C
Integral
Pasa a procedimiento
Comité de Gestión
"Revisión Análisis y D
Integral
Mejora"
FIN
VERSION: 02 VIGENCIA: Junio de 2012

A. CÁLCULO DE LOS INDICADORES POR PROCESO. De acuerdo a la frecuencia de cálculo del indicador, establece el valor del indicador y lo registra
con su respectivo análisis en los cuadros de control operacional respectivos.
B. ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE INDICADORES. Con la información obtenida anteriormente se alimenta o se realiza la vinculación de
los datos en el cuadro general de los indicadores (Ver formato FEVA-RIG-01).
C. REVISIÓN DE ACTUALIZACIÓN. El comité de Gestión Integral revisa la actualización del cuadro general de indicadores de manera trimestral, En caso
de presentarse observaciones o inquietudes sobre el indicador se solicita aclaraciones son registradas (Ver Formato FEVA-RIG-01), dejando la revisión
realizada consignada en el acta del comité en el que se realizó la revisión.
Si un indicador dependiendo del sentido del cálculo se desvía un 5% por encima o por debajo de la meta, el gerente encargado del proceso puede tomar
la decisión de hacer o no un plan de acción el cual depende de lo critico que sea el indicador para el proceso asociado y de que la causa de la desviación
del cálculo del indicador dependa de la gestión interna (si es una causa externa se decide no hacer plan de acción).
D. PASA AL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

8.3. Documentos referenciados

 FEVA-RIG-01: Cuadro general de indicadores de proceso

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-ER
EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES

Fecha: Firma:
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Junio de 2011


9. EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES

A. VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES.
B. EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES: Anualmente el dueño de proceso realiza la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales
en compañía del coordinador jurídico identificados diligenciando el formato FEVA-ER-02 y retorna el Nomograma al Área de gestión integral para
que con ayuda del coordinador jurídico determinen se identifique si el requisito se cumple de manera parcial o no se cumple.
NOTA:
Para los nuevos requisitos legales identificados el dueño de proceso o responsable del cumplimiento deberá informar a gestión integral su estado de
cumplimiento inicial en máximo 5 días hábiles, para que se generen las acciones de cumplimiento.
C. VALIDACION DE LA INFORMACIÓN REPORTADA: El área de gestión integral revisa y valida la coherencia de la información reportada por el
dueño del proceso, con el fin de garantizar la total asertividad en la evaluación realizada y se hayan realizado las acciones pertinentes para
lograr el total cumplimiento de la normativa.
CRITERIOS PARA VALORACION
 Si se cumple totalmente se solicitan las evidencias del cumplimiento al dueño de proceso.

 Si se cumple parcialmente se solicita las acciones correctivas al dueño de proceso.
 Si si 100%, parcialmente 50%, nulo 0%

D. ELABORACION DEL INFORME DE CUMPLIMIENTO LEGAL: Una vez terminada la evaluación el área de gestión integral procede a realizar el
informe ejecutivo del cumplimiento legal de la organización diligenciando el formato FEVA-ER-03.
E. PASA A PROCEDIMIENTO DE REVISION, ANALISIS Y MEJORA: Una vez el área de gestión integral finaliza la elaboración del informe
ejecutivo presenta el mismo a la alta dirección para su revisión y adopción de medidas correspondientes.
9.3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
9.3.1. Formatos de control:
 FES-IRL-01: Índice legal o Nomograma

 FEVA-ER-02: Formato de seguimiento y evaluación legal
 FEVA-ER-03: Evaluación total por procesos ( informe ejecutivo)
9.3.2. OTROS DOCUMENTOS:

N/A

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-CR

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Noviembre de 2011
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Noviembre de 2011

Se modifica el procedimiento incluyendo lo relacionado con la

14 de Noviembre de 2011 protección y recuperación de los registros del sistema de Gestión Integral
gestión integral

10. CONTROL DE REGISTROS

A. IDENTIFICACION DE LOS REGISTROS ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. El Coordinador de Gestión Integral de
acuerdo a los documentos referenciados en cada uno de los procesos y procedimientos identifica los registros incluidos dentro del Sistema de
Gestión Integral.
VERSION: 02 VIGENCIA: Noviembre de 2011

B. INCLUSION DE LOS REGISTROS EN EL “LISTADO MAESTRO DE REGISTROS”. Definidos los registros, éstos son incluidos dentro del “Listado
Maestro de Registros” (ver FEVA-CR-01).
C. DEFINICION DE PARAMETROS DE CONTROL DEL REGISTRO. El Funcionario, teniendo en cuenta disposiciones legales y/o normativas, define el
tiempo de retención, ubicación y disposición final de los registros para ser controlados por cada dueño.
Nota: Los Documentos y registros magnéticos son controlados por cada dueño de proceso, de los cuales se realizan copias de seguridad
periódicamente (Mensualmente) y copias diarias de la información que se va modificando y creando.
D. DILIGENCIAMIENTO DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. El coordinador de gestión integral incluye los registros en el listado maestro de
registros.
10.3. POLITICAS GENERALES
A. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE Y UBICACIÓN DE LOS REGISTROS. El Funcionario, teniendo en cuenta disposiciones legales y/o normativas,
define el tiempo de retención, ubicación y disposición final de los registros para ser controlados en por el Coordinador de Gestión Integral.
Nota: Los Documentos y registros magnéticos son controlados por cada dueño de proceso de los cuales se realizan copias de seguridad
periódicamente
B. UBICACIÓN DE LOS REGISTROS. Los registros se almacenan en los archivos activos, luego en el archivo central y por último se establece la
disposición final de estos.

C. PROTECCION Y RECUPERACION. Los registros se protegen de cualquier evento que pudiera ocasionar perdida de información debido a que cada
dueño lo almacena en su puesto de trabajo bajo condiciones controladas contra la humedad, el exceso de luz y otros factores que pudieran afectar la
protección de los mismos, estos tienen un tiempo de almacenamiento en el archivo central de 15 años, y la disposición final es la entrega a la
contratante.
En relación a los registros que se guardan de manera digital se asegura que la información pueda ser recuperada ya que se realizan copias de
seguridad constantemente por el área de sistemas asegurando que no haya posibilidad de pérdida de la información.

 FEVA-CR-01: Listado maestro de registros

 Normas ISO 9001 Y 14001

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-CD

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Julio de 2012
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Julio de 2012

Se modifica el procedimiento teniendo en cuenta que la forma

Coordinador de gestión
Julio 18 de 2012 de controlar las versiones de los mismos se cambiará,
integral
modificando los criterios para el cambio de versión

11. CONTROL DE DOCUMENTOS

PUNTO DE PUNTO DE
FLUJOGRAM A PROCEDIM IENTO RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN CONTROL
INICIO
Identif icacion de la necesidad

f uncionario solicitante A
de documentacion
No SI Es un documento externo?
Diligenciamient
Inclusion al listado maestro de
B o de f ormato
documentos externos
"FEV A -CD-02"
Recepcion de la solicitud de Diligenciamient
A rea de gestion Integral
creacion o modif icacion del C o de f ormato
y f uncionario solicitante
documento "FEV A -CD-03"
Gerente de area y/o

Revision del documento D
gestion integral
A nalisis y evaluacion de la A rea de gestion Integral

E
solicitud y gerente de area
No SI Es aprobado el uso del

documento?
Levantamiento de la
A rea de gestion Integral
inf ormacion y prediseño del F
y f uncionario solicitante
documento
No SI
Es un documento nuevo?
A signacion de codigos de
Diligenciamient
control, version e inclusion en
A rea de gestion Integral G o de f ormato
listado maestro de
"FEV A -CD-01"
documentos internos
A ctualizacion de listado
A rea de gestion Integral H
maestro de documentos
Distribución del nuevo

A rea de gestion Integral I
documento
No SI El documento es de f ácil
manejo
FIN
VERSION: 02 VIGENCIA: Julio de 2012

A. IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE DOCUMENTACION. El funcionario de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P. Identifica
la necesidad de documentación y le informa al Área de Gestión Integral a través del diligenciamiento del formato “Solicitud de creación o
modificaciones de documentos” (ver FEVA-CD-03).
B. INCLUSION AL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS. Si la necesidad de documentación obedece a un documento de tipo
externo, el documento se incorpora al listado maestro de documentos externos donde se identifican y se controla su distribución.
C. RECEPCION DE LA SOLICITUD DE CREACION O MODIFICACION DEL DOCUMENTO. El funcionario solicitante debe presentar la necesidad de
la creación del nuevo documento en el formato de creación o modificación de documentos y lo entrega al área de gestión integral.
D. REVISION DEL DOCUMENTO. El documento es revisado por el gerente de área de quien solicita el documento y/o el área de gestión integral.
E. ANALISIS Y EVALUACION DE LA SOLICITUD. El área de gestión integral junto al gerente responsable del área del funcionario solicitante de la
creación o modificación del documento, realizan un análisis donde evalúan la solicitud del documento, para ser aprobado.

F. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACION Y PREDISEÑO DEL DOCUMENTO. El dueño de proceso o funcionario solicitante junto al área de
gestión integral, levanta la información necesaria para la elaboración del pre diseño del documento.
G. ASIGNACION DE CODIGOS DE CONTROL, VERSION E INCLUSION EN LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS. Si el documento
es nuevo el área de gestión integral actualiza el listado maestro de documentos “FEVA-CD-01”, asignándole versión, código y fecha de aprobación.
H. ACTUALIZACION DE LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. en caso de que el documento haya sido modificado el área de gestión actualiza el
listado maestro de documentos, con la nueva versión del documento vigente y la fecha de aprobación.
I. DISTRIBUCION DEL NUEVO DOCUMENTO. El área de gestión integral lo distribuye conforme a lo estipulado en el listado maestro de documentos.
11.3. POLITICAS GENERALES
A. Para declarar un documento obsoleto el coordinador de gestión integral determina si se puede declarar obsoleto, si es así, se guarda una copia
digital y las físicas se eliminan. Si el documento es externo se guardará un único original.

NOTA: El único caso donde no se eliminan es cuando por requisito legal sea exigido.
B. APLICACIÓN DEL DOCUMENTO. Cada líder de proceso será el responsable de aplicar este procedimiento.
C. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. La codificación de los documentos generados por el Área de Gestión Integral de Proactiva Aguas del
Archipiélago S.A E.S.P., se realiza de acuerdo al siguiente esquema:
Macroproceso
Proceso
Subproceso
Procedimiento
Macroproceso Evaluación PCEVA

Macroproceso Gestión de los Recursos y Apoyo PCGRA
Macroproceso Realización del Producto y del Servicio PCRPS
Macroporceso Planeación estratégica PCES

 Proceso
Este tipo de documento se debe codificar con base en el tipo de macroproceso al que pertenezca y el proceso respectivo y su codificación está precedida de
la silaba PC, así:
PCXXX-XXXX
Macroproceso Iníciales del Proceso
Ejemplo:
PCGRA-RE: Macroproceso Gestión de los Recursos y Apoyo – Proceso Recursos
 Sub-Proceso
Este tipo de documento se debe codificar teniendo en cuenta la ruta de donde proviene y también está precedido de la silaba PC, así:
PCXXX-XXXX-XXXX
Iníciales del Sub-proceso

Macroproceso
Proceso
Ejemplo:

PCGRA-RE-GH: Macroproceso Gestión de los Recursos y Apoyo – Proceso de Recursos – Sub-proceso Gestión del Recurso Humano.
 Procedimiento
Este tipo de documento se debe codificar teniendo en cuenta la ruta de donde proviene y debe estar precedido de la sílaba PD que indica procedimiento,
así:
PDXXX-XXXX-XXXX-XXXX
Iníciales del
Macroproceso
Procedimiento
Proceso Sub-proceso
Ejemplo:
PDGRA-RE-GS-VAC: Macroproceso Gestión de los Recursos y Apoyo – Proceso de Recursos – Sub-proceso gestión social- venta de agua por carrotanque
 Formatos

Este tipo de documentos se debe codificar teniendo en cuenta la ruta de donde proviene donde la primera letra es la F, luego vienen las iniciales del
macroproceso separadamente vienen las iniciales del procedimiento y por ultimo una numeración que es usada para diferenciar los diferentes formatos de
un mismo procedimiento.
Asi:
FGRA-VAC-01
Numeración
F+ Iniciales
Macroproceso
Iniciales del
Procedimiento
Ejemplo:
FGRA-VAC: Macroproceso Gestión de los Recursos y Apoyo – Proceso de Recursos – Sub-proceso gestión social- venta de agua por carrotanque
 Programas
Los programas ambientales se deben codificar teniendo en cuenta que las dos primeras letras son las iniciales de Programa, luego aparece las siglas
dependiendo al sistema al cual pertenezca, por ejemplo SGA: Sistema de gestión ambiental, o SGC: Sistema de gestión de calidad, y por último la
numeración que los diferencia.
Ejemplo:
PR-SGA-002

Programa del sistema de gestión ambiental número 2
 Instructivo Técnico
Este tipo de documento se debe codificar teniendo en cuenta la ruta de donde proviene y debe estar precedido de la sílaba IT que indica Instructivo
Técnico, así:
ITXXX-XXXX-XXXX-01
Macroproceso
Proceso Sub-proceso
Ejemplo:
ITRPS-PDN-OPD: Macroproceso Realización del producto y del servicio – Proceso producción de agua potable – Sub-proceso operación de la planta
desalinizadora
 Manuales
Los manuales diferentes a los de procedimientos se codifican teniendo en cuenta que la primera letra es M, luego aparecen una sigla que hacen alusión al
manual que se está consultando por ejemplo, MGI, por último aparece la numeración: MGI-001.

Ejemplo:
MGI-001: Manual de gestión integral
 Otros documentos
Existen otros documentos que no clasifican en los anteriores, aunque pueden pertenecer a esas clasificaciones, como formatos, programas, etc, en el caso
de los formatos su codificación se realiza de la siguiente manera:
FRPS-OT-01: Orden de trabajo o acta de revisión, el cual es un formato usado en todo el área comercial y se distribuye en casi todas los procesos de
realización del producto y del servicio por lo cual no es posible especificar a cual procedimiento pertenece.
Como este documento hay muchos más que aunque no pertenecen a un procedimiento específico, su codificación puede variar.
D. IDENTIFICACIÓN DE LA SIMBOLOGÍA A UTILIZAR. Para representar gráficamente los procesos y procedimientos se tiene en cuenta la siguiente
simbología.

DIAGRAMA DE PROCESO
SIMBOLOGÍA
TERMINAL
Indica el inicio y terminación de un procedimiento
OPERACIÓN / ACTIVIDAD.
Representa la acción operativa o acciones a realizar una actividad
relativa a un procedimiento.
DECISIÓN.
Indica un punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos
alternativos.
DOCUMENTO.
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento
DOCUMENTO CON VARIAS COPIAS.

Representa cualquier tipo de documento de se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento en el cual el numero de estos indica el
numero de copias del mismo documento.
MULTIDOCUMENTO.
Representa varios tipos de documentos distintos adjuntados que se
utilicen, generen, reciban o salgan de un procedimiento.
PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO.
Indica la conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio
a fin para continuar con el descrito.
CONECTOR FUERA DE PAGINA.
Representa una conexión con otra pagina en la que continua el
diagrama de flujo.
CONECTOR DENTRO DE PAGINA.

representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con
otra parte lejana del mismo.
SISTEMA INFORMÁTICO.
Indica el uso de un sistema informatico en el procedimiento.
FLUJO O DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .

Conecta los símbolos indicando el orden o secuencia de las
actividades.

E. FIRMA DEL DOCUMENTO. El documento es firmado en la primera hoja del Control de Cambios para asegurar su aprobación por quien elabora,
revisa y aprueba.
F. CREACION O MODIFICACION DE DOCUMENTOS. Los autorizados ante el sistema de Gestión integral para solicitar la modificación o creación de
un documento son los líderes de los procesos, los gerentes de área o gerente general.
G. APROBACION DE LOS DOCUMENTOS. Los manuales de procedimientos son aprobados por el gerente de area
H. DEFINICIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CADA DOCUMENTO. Dentro del sistema de normalización de procesos de Proactiva Aguas del
Archipiélago S.A E.S.P., se ha definido la siguiente matriz, que relaciona el tipo de documento con su respectiva estructura.
Subproceso
Proceso (caracterizac Procedimiento
ión)
Control de Cambios Obligatorio Obligatorio Obligatorio
Introducción Obligatorio Obligatorio N/A
Definiciones Obligatorio Obligatorio N/A
Diagrama de proceso Obligatorio Obligatorio N/A

Nombre
erizaci
Caract
N/A Obligatorio N/A

ón
Ubicación

Objetivo
Alcance
Recursos
Indicadores de
gestión
Procesos de
Entrada
Entradas
Conformación
del proceso y/o
subproceso
Salidas
Proceso de
salida
Flujograma de procedimiento N/A N/A Obligatorio
Descripción N/A N/A Obligatorio
Documentos Referenciados N/A N/A Obligatorio
Políticas generales N/A N/A Opcionales
Anexos Opcionales Opcionales Opcionales

I. CAMBIO DE VERSIÓN DEL DOCUMENTO. Se evalúa si la modificación amerita cambio de versión, teniendo en cuenta:
a. Si es cambio de un formato el control de cambios de este se registra en el cuadro de control de cambios de formatos y anexos.
b. Si el cambio afecta el desarrollo del procedimiento se cambia la versión de éste.
c. Si se cambia alguno de los componentes de la caracterización cambia la versión de esta.
J. IDENTIFICACIÓN DEL CONTENIDO DE CADA DOCUMENTO Todos los procedimientos tendrán las siguientes secciones en este orden y con el
siguiente significado:
 Encabezado
1. Manual de Gestión Integral – Control de Cambios
PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIELAGO MGI-XX
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL ÁREA: GESTIÓN INTEGRAL
2. Manual de Gestión Integral – Cuerpo del documento
PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIELAGO MGI-XX
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL ÁREA: GESTIÓN INTEGRAL
CONTENIDO: DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Pág. X de XX

3. Proceso y Subproceso – Control de Cambios
MANUAL DE PROCESOS PCXXXX-XX-XX

NOMBRE DEL PROCESO:
ÁREA: XXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXX
4. Proceso y Subproceso – Contenido
MANUAL DE PROCESOS PCXXXX-XX-XX

NOMBRE DEL PROCESO:
ÁREA: XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
CONTENIDO
5. Proceso y Subproceso – Cuerpo del proceso
MANUAL DE PROCESOS PXXXX-XX-XX

NOMBRE DEL PROCESO:
ÁREA: XXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
CONTENIDO: DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMA Pág. X de X
6. Procedimiento – Control de Cambios
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PDXXXX-XX-XX


ÁREA: XXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
7. Procedimiento – Cuerpo del Documento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PDXXXX-XX-XX

ÀREA: XXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
CONTENIDO: DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMA Pág. X de X

 Introducción: Breve descripción del proceso que se va a desarrollar.
 Definiciones: En esta sección se deben desarrollar los términos necesarios para la comprensión del procedimiento.
 Simbologia a utilizar: Es una explicación breve de la simbología utilizada en el desarrollo de los flujo gramas
 Diagrama de Proceso: Se representan gráficamente los procedimientos referenciados en el proceso
 Caracterización: Descripción de las entradas, salidas y parámetros de seguimiento y medición de cada proceso, incluye, objetivo, alcance, metas,
estadísticas, indicadores, procesos de apoyo y documentos de referencia.
 Conformacion del proceso: Es una explicación detallada de las entradas y salidas de cada uno de los procedimientos.
 Flujograma de Procedimiento: Se representa gráficamente los pasos que conforman el procedimiento.
 Descripción de las Actividades: Ampliación de cada una de las actividades representadas en el flujo grama de procedimiento.
 Documentos Referenciados: Se relaciona la lista de todos los registros que son necesarios para el conocimiento y aplicación del procedimiento.
 Pie de Página
VERSIÓN: VIGENCIA:

K. Si un documento es enviado a un ente externo, este será enviado en formato PDF, para controlar la copia externa y en caso de enviarse en medio
físico este podrá tener un sello de copia no controlada o una marca de agua impresa con la frase: Copia no controlada.
L. El gerente de área deberá aprobar los manuales de procedimiento de los procesos que estén a su cargo, en caso de que alguno de los funcionarios
que revisan o aprueban los manuales o documentos que hacen parte del SGI sea remplazado por otro, este ultimo deberá revisar o aprobar toda la
documentación que le corresponda nuevamente.

 FEVA-CD-01: Listado maestro de documentos
 FEVA-CD-02: Listado maestro de documentos externos
 FEVA-CD-03: Creación o modificación de documentos.

 Normas ISO 9001 y 14001

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-MDR
MANEJO Y DISPOSICIÓN DE RESIDUOS

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Noviembre de 2013
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Noviembre de 2013

Se modifica el procedimiento de manejo y disposición de

residuo dado que la recolección de los residuos no reciclables Coordinador de gestión
06 de Noviembre de 2013
no es realizada por la auxiliar de servicios generales como lo Integral
establece el procedimiento.

12. MANEJO Y DISPOSICION DE RESIDUOS

12.1. RESIDUOS PELIGROSOS
PUNTO DE PUNTO DE
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
INICIO
Genera ci on del res i duo Genera dor del

res i duo A
Tra s l a do de res i duos pel i gros os Genera dor del

a l centro de a copi o res i duo B
Diligenciamiento de
Chequeo a l punto de a copi o de Area de ges tion formato "FEVA-MDR-
res i duos pel i gros os i ntegra l C 01"
NO SI
Exi s te l a ca ntida d de res i duos
s ufi ci entes pa ra di s poner?
Pa s a a procedei mi ento entrega
de res i duos a una empres a Area de ges tion
a utori za da i ntegra l D
Se pros i gue con el
a l ma cena mi ento de l os Area de ges tion
res i duos i ntegra l E
FIN

12.1.2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
A. GENERACIÓN DEL RESIDUO. Los diferentes procesos que generan residuos peligrosos, deberán identificar, clasificar y almacenar adecuadamente
los residuos peligrosos generados en las canecas de color rojo.
B. TRASLADO DE RESIDUOS PELIGROSOS AL CENTRO DE ACOPIO. Cuando la Cantidad y Volumen de los residuos resulte apreciable, se
efectuaran las gestiones necesarias para el traslado de los residuos semanal, quincenal o según se requiere al centro de acopio establecido para la
organización.
C. CHEQUEO AL PUNTO DE ACOPIO DE LOS RESIDUOS PELIGROSOS. El área de gestión integral periódicamente verifica el volumen de residuos
recolectados y almacenados en el centro de acopio y registra las incidencias vistas en el formato “FEVA-MDR-01” control zonas de acopio de
residuos”
D. PASA A PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE RESIDUOS A UNA EMPRESA AUTORIZADA. Cuando existan las cantidades adecuadas para su
disposición se procede a realizar el procedimiento de entrega de residuos a una empresa autorizada directa o indirectamente (a través de un
intermediario).
E. SE PROSIGUE CON EL ALMACENAMIENTO DE LOS RESIDUOS. Si la cantidad generada de residuos no es significativa, se procede a seguir con
el almacenamiento de estos residuos hasta el momento que se encuentren cantidades aptas para su disposición.
Nota: Para determinar las cantidades aptas para su disposición se tiene en cuenta la capacidad de la zona de almacenamiento.

12.2. MANEJO Y CONTROL DE RESIDUOS RECICLABLES

12.2.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PUNTO DE PUNTO DE
I NI CI O
Generador del
Ge ne ra ci on de re s i duo residuo A
I de nti fi ca ci on de l e s ta do de l Generador del
re s i duo residuo B
SI ¿ El Re s i duo re ci cl a bl e e s ta
NO
conta mi na do con a l guna
s us ta nci a pe l i gros a ?
Se s e pa ra e l re s i duo
Generador del
residuo C
Pa s a a proce di mi e nto de Generador del
ma ne jo de re s i duos pe l i gros os residuo D
Se a copi a e l ma te ri a l donde s e Generador del
e ncue ntre residuo E
Tra s l a do de re s i duos a l ce ntro Encargado del
de a copi o translado F
NO SI
¿Exi s te l a ca nti da d de re s i duos
s ufi ci e nte s pa ra di s pone r?
Se re a l i za l a e ntre ga a l
e nca rga do de l os re s i duos Area de gestion
re ci cl a dos . integral G
FI N

A. GENERACIÓN DEL RESIDUO RECICLABLE. Es cuando dentro de las actividades de la empresa se genera un residuo catalogado como reciclable,
los cuales pueden ser:
Tubería
Llantas
Metal (chatarra)
Papel
Cartón
Vidrio
Plástico
Madera
B. IDENTIFICACION DEL ESTADO DEL RESIDUO. Si el residuo reciclable no presenta contaminación con sustancias peligrosas, el generador de
este identifica si es metal, tubería, llantas, papel, cartón, vidrio o plástico.
C. SE SEPARA EL RESIDUO. Cuando los residuos reciclables son: papel, plásticos, vidrio o cartón, se procede a realizar su separación en cada una
de las canecas identificadas por residuo, dentro de las instalaciones de la empresa

D. PASA A PROCEDIMIENTO DE MANEJO Y CONTROL DE RESIDUOS PELIGROSOS. Si este residuo reciclable se encuentra contaminado por
sustancias químicas, productos combustibles o aceites, o cualquier otro material que posee características de peligrosidad; estos deben ser
manejados conforme al procedimiento de manejo y control de residuos peligrosos.
E. SE ACOPIA EL MATERIAL DONDE SE ENCUENTRE. Si el residuo se clasifica entre los residuos reciclables, estos deben ser almacenados en la
instalación donde se generaron temporalmente.
F. TRASLADO DE RESIDUOS AL CENTRO DE ACOPIO: Cuando la Cantidad y Volumen de los residuos resulte apreciable, el encargado del traslado
de los residuos efectuara las gestiones necesarias para el traslado de los residuos semanal o quincenalmente al centro de acopio, el personal
encargado de dicho traslado debe diligenciar el formato: FEVA-MDR-03.
G. SE REALIZA LA ENTREGA AL ENCARGADO DE LOS RESIDUOS RECICLADOS. Cuando la cantidad de residuos es considerable, estos se
entregan al encargado de los residuos reciclados debidamente separados.

12.3. RESIDUOS NO RECICLABLES

PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Genera ci on del res i duo no Genera dor del

reci cl a bl e res i duo A
Sepa ra ci on en l a fuente y
Genera dor del
Di s pos i ci on en l a ca neca B
res i duo
i ndi ca da
Entrega a l a empres a de a s eo Auxi l i a r de Servi ci os

C
de l a i s l a Genera l es
FIN
A. GENERACIÓN DEL RESIDUO NO RECICLABLE: Es cuando se genera un residuo y este se identifica como un residuo No Reciclable, los cuales
pueden ser:
Residuos resultantes de productos comestibles.
Elementos de cafetería usados.

Cascaras de frutas.
Basura en general
B. SEPARACION EN LA FUENTE DE LOS RESIDUOS Y DISPOSICION EN LA CANECA INDICADA: Al identificar el residuo No Reciclable, el
generador debe evitar mezclar este residuo con los residuos reciclables y/o peligrosos; y depositarlo en las canecas identificadas como residuos No
reciclables ubicadas en las instalaciones de la empresa.
C. ENTREGA A LA EMPRESA DE ASEO DE LA ISLA: Una vez almacenados se espera que la empresa de aseo de la isla pase a recoger dichos
residuos.

12.4. ENTREGA DE RESIDUOS A UNA EMPRESA AUTORIZADA

PUNTO DE PUNTO DE
Viene del Procedimiento

"Manejo de residuos
peligrosos"
Entrega de residuos a un
Diligenciamiento
intermediario para entrega a Area de gestion
de formato "FEVA-
una empresa autorizada para Integral
MDR-02"
su disposicion A
Seguimiento a la Disposicion Area de gestion
dada a los residuos peligrosos Integral B
FIN

A. ENTREGA DE LOS RESIDUOS A UN INTERMEDIARIO PARA ENTREGA A UNA EMPRESA AUTORIZADA PARA SU DISPOSICIÓN: El Área de
gestión integral hace entrega formal de los residuos peligrosos a un intermediario, con el fin de que el mismo realice la entrega de los residuos a una
empresa autorizada, registrando su salida en el formato FEVA-MDR-02 “Control de entrega de residuos a empresa autorizada”.
NOTA:
Para que una empresa sea autorizada se debe verificar que cumpla con los siguientes requisitos:
 Permisos ambientales emitidos por autoridades competentes, donde se especifique que dicha empresa cuenta con las capacidades adecuadas para
manejar dicho residuo.
 (Opcional) Certificado de cámara de comercio a fin de comprobar que la empresa está legalmente conformada.
B. SEGUIMIENTO A LA DISPOSICIÓN DADA A LOS RESIDUOS PELIGROSOS: Como los residuos peligrosos son un potencial de daño al medio
ambiente, se debe asegurar que estos no generen impactos ambiéntales en su disposición final; por este motivo cuando se haga entrega de estos a
las empresas autorizadas, se les debe solicitar evidencias de su método de disposición y de la no generación de impactos ambientales en este
proceso. Para lograr esto la empresa debe solicitar datos referentes a la disposición de estos residuos, a fin de poder comprobar las buenas
prácticas en la ejecución de estas actividades.

 FEVA-MDR-01: Control zona de acopio
 FEVA-MDR-02: Control de entrega de residuos a empresa autorizada
 FEVA-MDR-03: Formato informe de recolección de residuos


 NTC ISO 14001

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-PRE
PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Fecha: Firma:
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Junio de 2011


13. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Identificacion de accidentes Inspector SYSO

potenciales y situaciones de area de gestion A
riesgo integral
Analisis y evaluacion de Area de gestion

B
riesgos integral
Inspector SYSO
Elaboracion de plan de
area de gestion C PEM-01
emergencias
integral
Diligenciamiento de
Area de gestion
Simulacros D formato "FEVA-PRE-
integral
01"
Area de gestion
Revision E
integral
FIN

A. IDENTIFICACION DE ACCIDENTES POTENCIALES Y SITUACIONES DE RIESGO: El área de gestión integral y el inspector de SySo deben definir
los aspectos y riesgos considerados potenciales, que pueden producirse en la empresa y pueden tener un impacto sobre el medio ambiente y las
personas.
B. ANALISIS Y EVALUACION DE RIESGOS: área de gestión integral y el Inspector de SySo deben realizar una calificación del riesgo por medio una
identificación de las amenazas en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y posteriormente calificar la vulnerabilidad y por último evaluar el riesgo.
C. ELABORACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS: El área de gestión integral y el Inspector de SySo deben definir la estructura, organización,
recursos disponibles, formas o medios de notificación de emergencia e interacción con otros grupos de apoyo frente a situaciones de emergencia,
protocolos de respuesta ante emergencias dentro de un plan de emergencias.
D. SIMULACROS: El área de gestión integral y el Inspector de SySo deben programar y ejecutar con apoyo de los brigadistas de emergencias
periódicamente con el fin de probar los planes de acción y control ante emergencias definidos en el Plan de emergencias, se registra el formato
FEVA-PRE-01.
E. REVISION: El área de gestión integral y el Inspector de SySo deben evaluar los resultados de los simulacros y situaciones de emergencia con el fin
de poder proponer mejoras en los procedimientos llevadas a cabo.


 FEVA-PRE-01: Formato de informe de situación emergencia / simulacro

 NTC ISO 14001

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM- INA

Fecha: Firma:
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Junio de 2011


14. INSPECCIONES AMBIENTALES

PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Area de ges ti ón Diligenciamiento
Sel ecci ón del proces o (s ) Integra l y equi po de formato FEVA-
a i ns pecci ona r a udi tor A INA-01
Equi po Audi tor/ Jefe
Ejecuci ón de l a y/o coori dna dor del
i ns pecci ón proces o B
La s a cti vi da des del
proces o genera n da ñor
a l medi o a mbi ente?
¿El i mpa cto Ambi eta l
es ta contempl a do dentro
de l a ma tri z?
Pa s a a procedi mi ento Area de ges ti ón
i denti fi ca ci ón y Integra l / Jefe y/o
eva l ua ci ón de i mpa ctos coori dna dor del
a mbi enta l es proces o C
Genera ci ón de l a a cci on
correcti va Equi po a udi tor D
Pa s a a procedi mi ento
Acci on Correcti va y Area de ges ti ón
Preventi va Integra l E
FIN

A. SELECCIÓN DEL (LOS) PROCESO A INSPECCIONAR. Cada año y de acuerdo a la Matriz Ambiental donde se especifican cuales de las
actividades de la empresa generan impactos ambientales más significativos, el área de gestión integral selecciona el (los) procesos al azar al cual se
le realizará la inspección ambiental. Como dichas inspecciones son realizadas en campo, se debe tener en cuenta la disponibilidad de los dueños de
proceso así como que todos los puntos con gran incidencia ambiental de la empresa sean inspeccionadas dentro del año por lo menos una vez.
B. EJECUCIÓN DE LA INSPECCIÓN. Después de tener identificado el proceso a inspeccionar, se concuerda con el Jefe y/o Coordinador del proceso
la fecha y hora en que se realizara la inspección. En dicha actividad los auditores asignados verifican que las labores del proceso no estén
generando daños al medio ambiente, en caso contrario se registra mediante fotografías las anomalías encontradas; además de esto se consigna la
inspección en el formato FEVA-INA-01 inspección ambiental.
C. PASA A PROCEDIMIENTO REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA MATRIZ AMBIENTAL. Si al ejecutarse la inspección se encuentran fuentes de
daño al medio ambiente y estos aspectos no están contemplados dentro de la matriz ambiental, se procede a ejecutar la actualización de la matriz
ambiental.
D. GENERACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA. Con la evidencia encontrada en la inspección, el Área de gestión integral genera la acción correctiva
a fin que el daño al medio ambiente encontrado sea mitigado y controlado por el proceso.
E. PASA A PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Se procede a ejecutar la acción correctiva según lo indica el
procedimiento de acciones correctivas y preventivas.

 FEVA-INA-01: Formato de inspección ambiental
 NTC ISO 14001

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-CIE
COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Diciembre de 2011
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Diciembre de 2011

Se modifica el procedimiento, teniendo en cuenta la

participación y consulta para dar cumplimiento a la NTC Coordinador de gestión
16-08/2014
OHSAS 18001, se modifica el nombre de Comunicación Integral
interna y externa a Comunicación, participación y consulta.

15. COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA
PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Gerentes/ area de gestion

Comuni ca ci ón Interna integral A
Comuni ca ci ón con Contra tis tas
y vi s i tantes Area de Gestión Integral B
Pa rtici pa ci ón y cons ul ta Area de Gestión Integral C

Atencion Integral al Cliente/
Comuni ca ci ón externa Gestion Documental D
A. COMUNICACIÓN INTERNA. La comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización garantiza que todos los empleados
conozcan, comprendan y cumplan los requisitos del Sistema de Gestión integral (Ambiental, Calidad y SST), aspectos e impactos ambientales y los
VERSION: 02 VIGENCIA: Agosto de 2014

riesgos para la SST de la Empresa así como los objetivos del Sistema de gestión integral y puedan contribuir a cumplir la política de gestión integral,
y a la mejora continua
La alta dirección determina que los circuitos de comunicación entre los diversos niveles de la empresa serán como se identifica en el organigrama,
tanto en sentido ascendente como descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación horizontal, dentro de las gerencias y
entre gerencias.
El área de Gestión Integral es la encargada de la difusión referente a:

.
Accidentes, incidentes o situaciones de emergencia.
Política de gestión integral de la organización.
Mediciones de Objetivos y metas
Estrategias para el ahorro y uso eficiente de los recursos
Programas existentes para el monitoreo de los controles operacionales
Resultados de Auditoría interna
Resultados de seguimiento y medición
Resultados de revisión por la dirección
Aspectos Ambientales Significativos
Sugerencias oportunas realizadas por cualquier miembro de la empresa relacionadas con la mejora continua del sistema de gestión integral,
recepcionadas por el área de gestión integral.
Peligros y riesgos
Plan de emergencia
Análisis de indicadores

Entre otros
La comunicación Interna se lleva a cabo dentro de la organización, por medio de los siguientes medios:
 Comités de Gerencia y/o Gestión Integral

 Comités de áreas
 Reuniones Generales con el personal de la organización
 Carteleras
 Correo Electrónico
 Notas Internas
 Reuniones, charlas o socializaciones a los mandos medios en temas relacionados con SGI
Nota:
PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIELAGO S.A E.S.P Toma la decisión de no comunicar externamente los aspectos ambientales significativos de la
organización
B. COMUNICACIÓN CON CONTRATISTAS Y VISITANTES. La comunicación a los contratistas debe ser realizada según el trabajo a desempeñar,
deben ser comunicados los aspectos e impactos ambientales significativos, los riesgos inherentes al lugar de trabajo y el Plan de Emergencia de la
Organización, antes de la realización de cualquier trabajo en nuestras instalaciones dejando evidencias de dichas socializaciones.
Las comunicaciones a los visitantes se realizarán mediante los anuncios, así como las diversas señalizaciones de emergencia que están ubicadas en
nuestras instalaciones.
Se tratará como comunicación externa cualquier solicitud de información por partes de estos, que no se mencione anteriormente.

C. PARTICIPACION Y CONSULTA. Los gerentes y líderes de los procesos participan activamente en la identificación de peligros, valoración y control
de los riesgos presentes en las actividades desarrolladas en la empresa al estructurar la matriz de identificación de peligros y riesgos, cuando se
presenten incidentes, accidentes o cuando se inicien actividades distintas en alguno de los procesos de la empresa.
El desarrollo de políticas y objetivos relacionados con la SST se realiza en conjunto por los gerentes quienes en sus comités de área tratan temas
concernientes a la SST que contribuyen a dicho desarrollo además por el área de gestión integral
La investigación de incidentes o accidentes es realizada por el área de gestión humana en compañía del área de SYSO y de los integrantes del
COPASST.
Los cambios existentes en la SST así como la designación del representante en asuntos de SST de la empresa pueden ser consultados en la red interna
de Gestión integral y en el manual de gestión integral.
D. COMUNICACIÓN EXTERNA. En este aparte se define la manera de recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes
interesadas.
1. Las Comunicaciones de las partes interesadas (usuarios, vecinos, organismos de control, proveedores, contratistas etc.) deberán ser tramitadas a
través de:
 Atención Integral al Cliente

 Gestión Documental
 Gestión Social

2. Se consideran relevantes todas las comunicaciones de carácter ambiental y de SST recibidas en la organización, tales como:
 Denuncias
 Quejas o Reclamaciones
 Inspecciones realizadas de los entes de control
 Programación de simulacros departamentales
3. Las respuestas a dichas comunicaciones deben ser siempre documentadas y registradas, con el fin de llevar un registro de tales cuestiones, que
permitirá tener constancia del motivo de consulta o queja, así como la decisión y contenido de la respuesta.
4. Cualquier comunicación externa relacionada con el cumplimiento de algún requisito legal, así como en relación a aspectos ambientales o riesgos
significativos será revisada y evaluada por el área de gestión Integral para su respectiva respuesta.

FEVA-CIE-01: registro de comunicaciones externas (quejas ambientales)

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-RAM
REVISION Y ACTUALIZACION DE MATRICES

Fecha: Firma:
Coordinador del Sistema de Diciembre de 2011
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Diciembre de 2011


16. REVISION Y ACTUALIZACION DE MATRICES
PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Revisión de las matrices por parte Gestion integral y/o
de los dueños de procesos Dueño del proceso A
NO SI Las matrices de encuentran
actualizadas y controladas?
Continuacion desarrollo de
actividades rutinarias Dueño del proceso B
Fin
Notificación al area de Gestion

Integral Dueño del proceso C
Se identifican y evaluan los Gestion integral y/o
aspectos ambientales y peligros Dueño del proceso D
Area de gestion
Se actualizan las matrices integral E
FIN
VERSION: 01 VIGENCIA: Diciembre de 2011

A. REVISION DE LAS MATRICES POR PARTE DE LOS DUEÑOS Y/O GESTION INTEGRAL: Periódicamente (una vez al año) el área de gestión
integral y/o los procesos deben revisar las matrices con el fin de verificar su estado de actualización y comprobar que los aspectos ambientales y
peligros están siendo controlados por los procesos, así como comprobar si se han incluido nuevos proyectos a desarrollar o nuevas actividades
dentro de los procesos.
B. DESARROLLO DE ACTIVIDADES RUTINARIAS: Si al efectuarse la revisión, se verifica que las matrices se encuentran actualizadas y que los
aspectos ambientales y peligros están siendo controlados por los procesos y que no existen nuevas actividades o nuevos proyectos evaluados,
se continúa con las actividades de manera normal y rutinaria.
C. NOTIFICACION AREA DE GESTION INTEGRAL: Si al efectuarse la revisión, se identifica que las matrices se encuentran desactualizadas, en
caso de ser realizada por el dueño de proceso, este procede a avisarle al área de Gestión Integral del hallazgo con el fin de que sea actualizada
lo más pronto posible.
D. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE ASPECTOS AMBIENTALES Y PELIGROS: En caso de que el dueño de proceso sea quien identifique
nuevos aspectos ambientales y/o peligros con asesoría del Área de Gestión Integral, procede a realizar la identificación de aspectos e impactos
ambientales, registrando los cambios en el formato indicado “Control de cambios de la matriz ambiental”, “control de cambios de la matriz de
peligros”(Ver formatos).
E. ACTUALIZACION DE MATRICES: Con base en lo establecido en el punto anterior, se procede a actualizar las matrices.

16.4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
16.4.1. Formatos de control:
 FES-AIA-01: Matriz Ambiental

 FES-IPR-01: Matriz de peligros.
 FEVA-RAM-01:: Actualización matriz ambiental – Control de cambios
 FEVA-RAM-02: Actualización matriz peligros– Control de cambios

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-ISS
CONTROL DE CAMBIOS

Fecha: Firma:
Diseñó y/o modificó Inspector de S&SO Joeta Williams Nelson Noviembre de 2011
Fecha: Firma:
Coordinador de Noviembre de 2011
Revisó Diahann Palmer Abrahams
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Gerente General Elizabeth Young Duffis Noviembre de 2011

Se modifica el procedimiento, incluyendo el programa de Diahann Palmer

20-10-2014
inspecciones y los formatos creados para cada una de estas. Abrahams
MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-ISS
CONTROL DE CAMBIOS
MANUAL DE PROCESO PDEVA-SM-ISS
17. INSPECCIONES DE SEGURIDAD
PUNTO DE
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL
DESCRIPCIÓN
INICIO
Diligenciamiento de formato
FEVA-ISS-01
FEVA-ISS-02
Inspector de S&SO FEVA-ISS-03
Inspecciones de
Coordinador del SGI A FEVA-ISS-04
seguridad
COPASST FEVA-ISS-05
FEVA-IR-06
FEVA-ISS-07
FEVA-ISS-08
Reporte por parte de los
trabajadores Trabajadores B
Informe a las gerencias y
jefes de areas Inspector de S&SO y
encargados COPASST y RRHH C
Seguimiento y control de Inspector de S&SO y

hallazgos COPASST D
FIN
VERSION: 01 VIGENCIA: Octubre de 2014

A. INPECCIONES DE SEGURIDAD. Las Inspecciones de seguridad se realizarán de acuerdo al programa de inspecciones, FGRA-ISS-09
Donde se realizara la inspección a los diferentes frentes de trabajo, inspecciones realizadas directamente por el Inspector de Salud Ocupacional en
forma individual, en compañía del coordinador del sistema de gestión integral o en compañía de los miembros del COPASST, se deja como
evidencia el diligenciamiento del formato indicado de acuerdo a la inspección programada: Inspecciones de instalaciones FEVA-ISS-01,
Inspecciones de herramientas FEVA-ISS-02, Inspecciones de equipos de apoyo FEVA-ISS-03, Inspecciones extintores FEVA-ISS-04, Inspecciones
botiquines y camillas, FEVA-ISS-05, inspección de elementos de altura FEVA-ISS-06, inspección gerencial FEVA-ISS-07, inspección de vehículos
FEVA-ISS-08.
B. REPORTE POR PARTE DE LOS TRABAJADORES. También se realiza diagnóstico, teniendo en cuenta los reportes que realicen los empleados
por medio de correo interno o verbalmente de cada centro sobre sus inquietudes y necesidades relacionadas con los condiciones de seguridad
(riesgos, solicitud de E.P.P., ambiente laboral, etc.).
C. INFORME A LA ALTA DIRECCIÓN: Una vez recolectada la información se elabora un informe general que cubre como evidencia fotografías de las
anomalías detectadas, el cual se remitirá a cada gerente y jefes de Áreas para que se tomen las medidas correctivas del caso.
D. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE HALLAZGOS: el área de SISO en conjunto con Gestión Humana se enviara mediante correos internos a los jefes
inmediatos con copia a los Gerentes de áreas, responsable de llevar a cabo la medida correctora, de manera que proceda a su valoración y fije el
plazo estimado para su implantación, o bien emita una propuesta alternativa cuando considere que existe una medida más adecuada. Una vez

cumplido el plazo previsto, se volverá a visitar el área o instalación con el fin de comprobar el cumplimiento de la acción propuesta así como la
efectividad de la misma.

 FEVA-ISS-01: Formato de inspección de instalaciones
 FEVA -ISS-02: Formato de inspección de herramientas
 FEVA -ISS-03: Formato de inspección de equipos de apoyo
 FEVA -ISS-04: Formato de inspección de extintores
 FEVA -ISS-05: Formato de inspección de botiquines y camillas
 FEVA -ISS-06: Formato de inspección de elementos de altura
 FEVA -ISS-07: Formato de inspección Gerencial
 FEVA -ISS-08: Formato de inspección vehículos
 FEVA -ISS-09: Programa de inspección

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-GCA
GESTION DEL CAMBIO
CONTROL DE CAMBIOS

Fecha: Firma:
Coordinador de Agosto de 2015
Diseñó y/o modificó Diahann Palmer Abrahams
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Coordinador de Agosto de 2015
Revisó Diahann Palmer Abrahams
Gestión Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Gerente General Elizabeth Young Duffis Agosto de 2015

MANUAL DE PROCESOS PDEVA-SM-GCA
GESTION DEL CAMBIO
CONTROL DE CAMBIOS
MANUAL DE PROCESO PDEVA-SM-GCA
GESTION DEL CAMBIO
18. GESTION DEL CAMBIO

PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Informe del l íder de proces o
res pons a bl e del ca mbi o Li der del proces o A
NO SI Ärea de ges ti ón
Se cons i dera un ca mbi o? i nterga l
Ejecuci ón de i ns pecci ón de nueva
ta rea , nuevo equi po, obra o Ins pector SYSO
conta cto con el nuevo tra ba ja dor Area de ges ti ón
i ndependi ente i ntegra l B
FIN
Diligenciamiento
Identi fi ca ci ón de pel i gros y Ins pector SYSO
de
ri es gos rel a ci ona dos con el Area de ges ti ón
FES-AIA-01
ca mbi o i ntegra l C
Ins pector SYSO
Va l ora ci ón de ri es gos y Area de ges ti ón
determi na ci ón de control es i ntegra l D
Ins pector SYSO
Area de ges ti ón
Impl ementa ci ón de control es y/o i ntegra l
a ctua l i za ci ón de ma tri z Li der del proces o E

GESTION DEL CAMBIO
A. INFORME DEL LÍDER DEL PROCESO DEL CAMBIO. El líder del proceso deberá informar a gestión integral el cambio a realizar, los cuales están
relacionados:
INTERNOS: La implementación de nuevas actividades, uso de un nuevo equipo, construcción de obras civiles, contratación de trabajadores
independientes, cambio en los métodos de trabajo, cambio en instalaciones, entre otros.
EXTERNO: Cambio en legislación, evolución del conocimiento en materia de Seguridad y Salud en el trabajo.
NOTA: Antes de introducir los cambios internos, se informará y capacitará a los trabajadores relacionados con estas modificaciones.
B. EJECUCIÓN DE INSPECCIÓN DE NUEVA TAREA, NUEVO EQUIPO, OBRA O CONTACTO CON EL NUEVO TRABAJADOR INDEPENDIENTE.
El inspector SYSO y/o el área de gestión integral realizan una inspección de la nueva tarea a desempeñar, quipo, obra o contacto con el nuevo
trabajador independiente con el fin de identificar los cambios que puedan generar cambios al sistema de gestión integral.
C. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y RIESGOS RELACIONADOS CON EL CAMBIO. El inspector SYSO y/o el área de gestión integral realizan la
identificación de peligros y riesgos en caso de presentarse para ser incluidas en la matriz de peligros.
D. VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES. En caso de identificarse nuevos peligros el inspector SYSO y/o el área de
gestión integral realizan la valoración de los riesgos y la determinación de controles necesarios.
E. IMPLEMENTACIÓN DE CONTROLES Y/O ACTUALIZACIÓN DE MATRIZ. Se implementan los controles y se actualiza la matriz de peligros como
resultado de la gestión del cambio.

GESTION DEL CAMBIO

 FES-AIA-01: Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.


Firma:
Coordinador del Sistema de
Gestión Integral
Firma:


CONTENIDO: FORMATOS Y ANEXOS
 FEVA-RIG-01: Cuadro general de indicadores de proceso

 FES-IRL-01: Matriz legal o Nomograma
AREA DE GESTION INTEGRAL VERSIÓN VIGENCIA CÓDIGO

Junio de
MATRIZ LEGAL/ NOMOGRAMA O1
2011
FES-IRL-01
SISTEMA GESTION DE RECURSOS Y APOYO REALIZACION DEL PRODUCTO Y DEL SERVICIO
LABORA MANTENIMIENTO OPERACIÓN Y EVALUACION DEL
PLANEACION DEL PRODUCTO Y DEL PRODUCCION DE AGUA TORIO DE REDES DE DISPOSICION DE GESTION SISTEMA DE PLANEACION
RECURSOS APOYO TECNICO
SERVICIO POTABLE DE ACUEDUCTO Y AGUAS COMERCIAL GESTION ESTRATEGICA
AGUAS ALCANTARILLADO RESIDUALES INTEGRAL
DESCRIP TEMA DE
NORMA
CIÓN GESTIÓN ISO 9001 ISO 14001
Mantenimie Recoleccio Mantenimie
Seguridad Inversiones Operación Operación Almacena Mantenimie Contol del
Admon de nto de Actualizaci Mantenimie ny nto Atención seguimient Auditorias Planificacion del
Almacén e Gestión y Salud Contabilida Gestión Desarrollo e Planta Planta de miento y Laboratorio nto de Facturació Sistema de
Compras Tesorería Document Instalacion on de Diseño nto de Disposicio Preventivo Integral Al o y de Gestión sistema de
inventarios Humana Ocupacion d Social (Sistemas) urbano Interventori Desaliniza Ablandami Distribucio de Aguas Alcantarilla n Gestión
os es y Catastro Acueducto n de Aguas Emisario cliente medicion Integral gestion integral
al a de Obra dora ento n del Agua do Integral
Equipos Residuales Submarino del sistema
 FEVA-ER-02: Matriz de seguimiento y evaluación legal

VERSIÓN
ÁREA DE GESTIÓN INTEGRAL VIGENCIA CÓDIGO
MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN LEGAL O1 Junio de 2011 FEVA-ER-02
NOMBRE DEL MACROPROCESO

SISTEMA NOMBRE PROCESO CUMPLE VERIFICACIÓN
NORMA APLICABLE DESCRIPCION TEMA DE GESTION
SOPORTES DE OBSERVACIONES \
ISO 9001 ISO 14001 NOMBRE SUBPROCESO T P N
CUMPLIMIENTO PLAN DE ACCIÓN
 +-FEVA-ER-03: Evaluación total por procesos ( informe ejecutivo)

Evaluación total por procesos (informe estadístico) O1 Junio de 2011 FEVA-ER-03
MACROPROCESO PROCESOS % CUMPLIMIENTO TOTAL
GESTION DE RECURSO Y RECURSOS
DE APOYO APOYO TÉCNICO
PLANEACION DEL PRODUCTO Y DEL SERVICIO
PRODUCCION DE AGUA POTABLE
REALIZACIÓN DEL
MANTENIMIENTO DE REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
PRODUCTO Y DEL
SERVICIO OPERACIÓN Y DISPOSICION DE AGUAS RESIDUALES
LABORATORIO
GESTION COMERCIAL
EVALUACION
AUDITORIAS DE GESTION INTEGRAL
PLANEACION PLANIFICACON DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

CONTROL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ESTRATEGICA
TOTAL
 FEVA-CR-01: Listado maestro de registros

 FEVA-CD-01: Listado maestro de documentos

 FEVA-CD-02: Listado maestro de documentos externos

 FEVA-CD-03: Creación o modificación de documentos.

FEVA-CD-04: control de solicitudes

 FEVA-MDR-01: Cuadro Control de Residuos

CONTROL ZONA DE ACOPIO 01 Junio de 2011 FEVA-MDR-01
TIPO RESIDUO UNIDAD CANTIDAD DESCRIPCION PUNTO ACOPIO FECHA INSPECCION INSPECCIONADO POR
 FEVA-MDR-02: Control de entrega de residuos a empresa autorizada
CONTROL DE ENTREGA DE RESIDUOS A EMPRESA AUTORIZADA 01 Junio de 2011 FEVA-MDR-02

FECHA DE ENTREGA DESCRIPCION DEL RESIDUO UNIDAD CANTIDAD EMPRESA RECEPTORA FIRMA DEL RECEPTOR RESPONSABLE ENTREGA
 FEVA-MDR-03: Formato informe de recolección de residuos

ÁREA DE GESTIÓN INTEGRAL VERSIÓN VIGENCIA CÓDIGO
FORMATO INFORME DE RECOLECCION DE RESIDUOS 01 Enero de 2013 FEVA-MDR-03
Gerencia responsable:
Personal que hace la recolección:
1. SEDE ADMINISTRATIVA
Incidencias encontradas (forma de dis poner los res iduos , pos ibles des viaciones de dicha recolección)
Numero de bols as recolectadas

PAPEL VIDRIO PLASTICO
Es tado de las canecas de dis pos ición de res iduos (blanca: vidrio, azul: plás tico, Roja: peligros os , Gris : papel y cartón, Verde: Ordinarios ),
detallar pos ibles fis uras , es tado de la tapa.
Regis tro fotográfico (1 foto por cada caneca antes de recoger res iduos y una des pués de des ocuparlas ).
2. COMERCIAL
Incidencias encontradas (forma de disponer los res iduos, posibles des viaciones de dicha recolección)
Numero de bolsas recolectadas

Estado de las canecas de disposición de res iduos (blanca: vidrio, azul: plástico, Roja: peligrosos, Gris: papel y cartón, Verde: Ordinarios),
Registro fotográfico (1 foto por cada caneca antes de recoger res iduos y una des pués de des ocuparlas ).
3. ALMACEN
Incidencias encontradas (forma de disponer los residuos, posibles desviaciones de dicha recolección)

Estado de las canecas de disposición de residuos (blanca: vidrio, azul: plástico, Roja: peligrosos, Gris: papel y cartón, Verde: Ordinarios),
Registro fotográfico (1 foto por cada caneca antes de recoger residuos y una después de desocuparlas ).
4. ESTACION DE BOMBEO ARD 1


detallar posibles fisuras, estado de la tapa.

Incidencias encontradas (forma de disponer los res iduos, posibles des viaciones de dicha recolección)

Estado de las canecas de disposición de res iduos (blanca: vidrio, azul: plástico, Roja: peligrosos, Gris: papel y cartón, Verde: Ordinarios),
Registro fotográfico (1 foto por cada caneca antes de recoger res iduos y una des pués de des ocuparlas ).
Registro fotográfico centro de acopio antes de ubicar los res iduos recolectados y des pués de su ubicación.


7. PLANTA DESALINIZADORA

Firma del recolector de residuos:
Firma Responsable (Gerente de Área):

FEVA-PRE-01: Formato de informe de situación emergencia / simulacro

VERSION VIGENCIA CODIGO
INFORME DE SITUACION DE EMERGENCIA / ACCIDENTE
O2 Junio de 2015 FEVA-PRE-01
Nº INFORME
EMERGENCIA REAL
SIMULACRO EVENTO SIMULADO
INFORMACION GENERAL Y DESCRIPCION
FECHA HORA DE OCURRENCIA
LUGAR DE OCURRENCIA
HORA INICIO
HORA FINALIZACION
DURACION
ANTES DE LA EMERGENCIA
ACCIONES DESARROLLADAS
DURANTE DE LA EMERGENCIA
DESCRIPCION DE LA SITUACION DE EMERGENCIA
MEDIDAS INMEDIATAS ADOPTADAS
TEMAS AMBIENTALES IMPLICADOS EN LA EMERGENCIA
ASPECTOS AMBIENTALES IMPLICADOS ACCIONES EJECUTADAS

DESPUES DE LA EMERGENCIA
ACCIONES DESARROLLADAS
EVALUACION
OBJETIVO DEL SIMULACRO
SE CUMPLIO EL OBJETIVO SIMULACRO SI NO

ES LA PRIMERA VEZ QUE OCURRE SI NO
ESTUDIO DE LAS CAUSAS
APOYO EXTERNO RECIBIDO SI NO
DE QUE ENTIDADES Y/O INSTITUCIONES
ESTADO DE LAS PERSONAS
ESTADO DE LOS BIENES DE LA ORGANIZACIÓN
CIERRE
DEBILIDADES SIMULACRO FORTALEZAS SIMULACRO
ES NECESARIO REVISAR ALGUN PROCEDIMIENTO DE EMERGENCIA SI NO
QUE PROCEDIMIENTO ES NECESARIO REVISAR
PROCEDE LA APERTURTA DE ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA SI NO
FIRMA RESPONSABLE ELABORCION INFORME

 FEVA-PRE-03: PERFIL DE BRIGADISTA DE EMERGENCIA

PERFIL DE BRIGADISTA DE EMERGENCIA
O2 Junio de 2015 FEVA-PRE-03
Nombre del Brigadista:
Cargo:
Gerencia a que pertenece:
Tiempo en la empresa:
Educacion:
Formacion
Formacion en brigadas de emergencias SI NO
Antecedentes Ocupacionales
INFORMACION GENERAL Y DESCRIPCION
Enfermedad Profesional: No: Si: Cual:
Accidente de Trabajo: No: Si: Cual:
Perdida de la capacidad laboral:
Antecedentes Personales
1. Psiquiatricos: 4. Alergicos: Cual:
2. Quirurgicos: 5. Diabetes:
3. Tension Arterial:
HABILIDADES Y ACTITUDES
DESCRIPCION SI NO
Buenas relaciones interpersonales
Trabajo en Equipo
Liderazgo
Buena condición física y mental
(Será tenida encuenta de acuerdo a los examenes ocupacionales)
Contar con voluntad de servicio y compromiso
Ser capaz de dar órdenes claras, precisas y oportunas
Tomar la iniciativa en situaciones difíciles
Ser ágil, ordenado , responsable y con criterio
Serenidad en condiciones de emergencia
Tener autodominio, ingenio, persistencia, serenidad y prudencia.
OBSERVACIONES
Brigada a la que se asigna:
Firma Brigadista:
Firma Jefe de Brigadas:

 FEVA-PRE-04: LISTA DE VERIFICACION DE EVACUADOS

LISTA DE VERIFICACION DE EVACUADOS Diciembre de FEVA-PRE-
1 2011 04
ORIGEN CONDICION HOSPITAL
NUMERO NOMBRE
OCUPANTE VISITANTE SALUDABLE HERIDO SI NO
 FEVA-PRE-05: HOJA DE VIDA DE BRIGADISTA

HOJA DE VIDA DE BRIGADISTA
1 Marzo de 2012 FEVA-PRE-05
La Brigada de Emergencia Básica es un grupo de personas voluntarias que hacen parte de la empresa, debidamente organizadas, capacitadas y entrenadas para prevenir, atender y controlar las
emergencias en su fase inicial, también informan a las entidades competentes y colaboran hasta donde sus facultades se lo permitan en la prevención de accidentes, en el control de factores de riesgo
y actuar como facilitadores de los organismos de socorro al momento de una emergencia.
Nombre:
Lugar y Fecha de nacimiento: Edad
Dirección casa: Teléfono:
C.C. De:
Libreta Militar No. Clase: Estatura:
Estado civil: Peso: Tipo de sangre:
E.P.S,
E-mail: No. Tel. Of./Extensión:
Area Cargo
Tipo de contrato: Indefinido: ______ Definido: _____ Otro: Cuál?:
En caso de emergencia avisar a: Teléfono:
Grupo al que quiere pertenecer: Primeros auxilios Evacuación Contra incendio
Presenta: Molestias visuales ____ Alérgico a:

Usa anteojos: ____ Medicamentos utilizados de forma permanente:
Molestias osteo -
____ Cuál?:
musculares:
Fobias ____ A qué?:
Estudios realizados: Primaria: ______ Secundaria: _______ Técnico: _______

Universitario: _____ Postgrado: _______ Otros:
Capacitación y entrenamiento recibido:
CURSO ENTIDAD DURACION (horas) AÑO
Agrupaciones cívicas a las cuales haya pertencido o pertenezca (scouts, defensa civil, etc.):
Fecha de ingreso a la entidad:
1, Mi participación en la BRIGADA DE EMERGENCIAS es VOLUNTARIA.

2. Esta participación no constituye un trabajo adicional o suplementario que me ha asignado la empresa
3. Aunque se trate de una participación voluntaria existe un compromiso y responsabilidad para cumplir con todas las actividades que sean programada para la Brigada.
4. La empresa no está obligada al pago de remuneración alguna por mi participación en la BRIGADA.
5. Me comprometo a cumplir con las normas que regulan el funcionamiento de la Brigada de Emergencias.
6. Me comprometo a cuidar los elementos entregados como parte del equipo de Brigadista y a reintegrar aquellos que sean definidos por Salud Ocupacional.
Firma del brigadista Vo. Bo. Jefe Inmediato:

Fecha:
 FEVA-PRE-06: FORMATO PARA EVALUACIÓN DE DAÑOS
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE DAÑOS VERSION VIGENCIA CODIGO

01 Junio de 2015 FEVA-PRE-06
Fecha: Hora:
Componenete:
Descripción del daño:
Localización del daño:

Requiere cierre de flujo de agua? Si No
Impacto o peligro que origina el
daño sobre la prestación del
servicio o sobre el entorno
Requerimientos para la reparación Reparación parcial

parcial, o temporal o definitiva en personal
personal y recursos tecnicos y Recursos tecnicos
economicos Recursos economicos
Reparación definitiva
Personal
Recursos tecnicos
Recursos economicos
Tiempo estimado de reparación/ rehabilitación
Condiciones de acceso al componente dañado
Grafico de situación evaluada:
Posibles riesgos para la ejecución de los trabajos
Fotografías
Nombre y Firma:
 cargo:
 FEVA-INA-01: Formato de inspección ambiental

FEVA-CIE-01: registro de comunicaciones externas (quejas ambientales)

FEVA-RAM-01: Actualización matriz – Control de cambios

 FEVA-ISS-01: Formato de inspecciones de seguridad

Parte 1
ÁREA DE SALUD OCUPACIONAL VERSION VIGENCIA CÓDIGO
Abril de
INSPECCIONES DE SEGURIDAD 2 FEVA-ISS-01
2014
FECHA: INSPECCIÓN Nº:
SEDE: ENCARGADO DE LA SECCIÓN O ÁREA:
SECCIÓN O ÁREA: RESPONSABLE DE LA INSPECCIÓN:
ASPECTOS INSPECCIONADOS PARÁMETRO OBSERVACION
A. Superficies de trabajo: pisos paredes tejados, escaleras, rejillas. Derrames
Obstáculos
Defectos
Desniveles
Cintas antideslizantes en mal
estado o ausente
Accesibilidad
INSTALACIONES B. Vías de acceso: pasillos, zona de parqueo, etc. Demarcación
LOCATIVAS Iluminación
Mal Estado (aparente)
Mal Funcionamiento
C. Sistemas de ventilación aire acondicionado.
Falta de Mantenimiento
Mal Ubicación
D. Tuberías Mal Estado
Derrames
E. Bodegas de almacenamiento.
Mala Señalización
F. Cableado Mal Estado
Mal Estado
G. Tomas
Señalización
H.Puesta a tierra Mal Estado
I. Enchufes Mal Estado
ELÉCTRICO
J. Interruptores Mal Estado
Mal Estado
K.Transformadores
Señalización
Mal Estado
L. Interruptor termomágnetico (breakers)
Señalización
Guardas
Bordes cortantes
MAQUINARIA Y M. Bombas, motores, equipos para enfriar, vibrocompactador, saltarín, martillo,
EQUIPO Partes rotatorias
martillo neumático, cilindro de gas comprimido.
Engranajes
Puesta a tierra
Etiquetas
Normas
Empaques
PROD. QUÍMICOS N. Sitios de almacenamiento, manejo y transporte. Separaciones
Localización
Ventilación
Derrames
Parte 2
ÁREA DE SALUD OCUPACIONAL VERSION VIGENCIA CÓDIGO
Abril de
INSPECCIONES DE SEGURIDAD 2 FEVA-ISS-01
2014
ASPECTOS INSPECCIONADOS PARÁMETRO CONDICIONES SUBESTANDAR OBSERVACION
Manejo
Limpieza
HERRAMIENTAS O. Manuales, de potencia (tornos, taladros, etc. Guardas
Mantenimiento
Sitio de almacenamiento
P. De tipo solidó, liquido gaseoso que se encuentren en centro de acopio, Señalizacion
RESIDUOS
acopios en sedes Almacenamiento
Fisuras
Q. Todos los (fijos o portátiles) para colocar materiales como cajas, pimpinas, Apilamiento
RECIPIENTES
tarros, canecas dispensadores. Cercanías a fuentes de agua
Cercanía a f. de ignición
Etiquetado (en caso de tener
sustancias químicas)
Funcionamiento (presion por
encima o debajo de 195, sin
anillo de seguridad o sellado,
sin etiqueta de proveedor)
R. Extintores
Señalización
Espacio
Cobertura (1 por area)
EQUIPOS PARA Funcionamiento
ATENCIÓN DE Señalización
EMERGENCIAS S. Camillas
Espacio
Cobertura (Minimo 1)
T. Alarmas Funcionamiento
Contenido (gasa, isodine
espuma y solución, suero,
U. Botiquines tijeras, linterna, pito, curas,
esparadrapo, vendas
elasticas, agua oxigenada
V. Cascos, botas, guantes, overoles, gafas, caretas, respiradores, protectores Uso

E.P.P auditivos, peto, monogafas, arnés, cinturón, impermeables y botas pantaneras, Limpieza almacenamiento
cascos y chalecos Almacenamiento
Niveles
F.R FÍSICOS W. Iluminación, ruido, temperatura, radiaciones.
Protección
Luces
Botiquín
Extintor
VEHÍCULOS X. Camionetas, motocicletas
Espejos
Neumáticos
Estado general
ENCARGADO DEL ÁREA INSPECTOR MIEMBRO DEL COPASO

 FGRA-ISS-01: Formato de inspección de instalaciones

CÒDIGO: FGRA-IS S -01
INSPECCIÓN GENERAL DE INSTALACIONES INTERNAS Y EXTERIORES VERS ION: 01
VIGENCIA: Octubre de 2014
Fecha:
Responsable:
C A LIF IC A C IO N C A LIF IC A C IO N
CRITERIO A EVALUAR PROCESO PISO OBSERVACIONES CRITERIO A EVALUAR PROCESO PISO OBSERVACIONES
B R/C C N/C B R/C C N/C
ESTADO ACTUAL DE LA PLANTA FISICA INSTALACIONES ELECTRICAS PISO B R/C C N/C OBSERV ACIONES
Baños (lim pieza, papel, jabon, canecas , fugas ) Mantenim iento de las lum inarias
Canecas Lim pieza de polvo de lám paras

Exis ten cables por fuera de las canales ?(pis o,techos
Divis iones de las oficinas (es tado de lim pieza)

Regis tros de m antenim iento del aire acondicionado?
Es caleras (Lim pieza)
Revis ión de elem entos de ins talación eléctrica

Es critorios (Lim pieza) s encilla
Daños reportados en el m es
Paredes (Lim pieza)
Pers ianas (Lim pieza) EQUIPO DE SEGURIDAD B R/C C N/C
Se cuenta con: Mas carilla de polvo, guantes , ins um os

para el as eo y m antenim iento?
Pis os (Lim pieza)
Los productos quím icos cuentan con hoja de
Puertas (Lim pieza) s eguridad?
Sillas (Lim pieza) El trabajador conoce la hoja de s eguridad?
Se utiliza s eñalización en areas donde s e es ta

realizando el as eo y/o m antenim ientos ?
Revisión y ajuste de sillas (mantenimiento)
Cuarto de acopio ( lim pio, organizado de
acuerdo a la dis tribución de res iduos )
PLAN DE ACCION
FECHA PROGRAM ADA DE RESPONSABLE DEL
ASPECTOS POR M EJORAR ACCIONES A SEGUIR EJECUCIÓN DEL PLAN DE SEGUIM IENTO (NOM BER Y
ACCIÓN FIRM A)
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
Ins pe c c io no : Ins pe c c io na do :
C a rgo : C a rgo :
F irm a : F irm a :
B = BUENO
R/C = REPARAR O CAMBIAR

C = CUMPLE
N/C = NO CUMPLE
FGRA -ISS-02: Formato de inspección de herramientas

CÒDIGO: FGRA - ISS- 03
I NSPECCI ÓN DE HERRAMI ENTAS VERSION: 01
V IGENCIA : Oc tubr e de 2014
Fec ha: Jefat ura:

Area/ Ac t ividad:
B (BU EN O) Ma n g o s en buen e s ta d o a j u s ta d o s , p u n ta s u n i fo rm e s ,l i m p i o s
Ma n g o s d e te ri o ra d o s o d e s a j u s ta d o s , p u n ta s d e fo rm a d a s , s u p e rfi ci e s a ch a ta d a s ,
M(MAL O)
h e rra m i e n ta s co n re s i d u o s d e g ra s a s , a ce i te s y vi ru ta s .
ESTADO
1 . HERRAMIENTAS DE GOLPE N/A OBSERVACIONES
B M
1 MARTILLOS/ MACETAS
2 PORRAS
ESTADO
2 . HERRAMIENTAS DE TORSIÓN N/A OBSERVACIONES
B M
1 LLAVES
ESTADO
3 . HERRAMIENTAS DE PICO PUNTA Y CORTE N/A OBSERVACIONES
B M
1 CINCELES
2 DESTORNILLADORES
3 ALICATES/ TENAZAS
4 SEGUETAS
5 LIMAS
6 PINZAS
ESTADO
4 ELECTRICAS Y DE POTENCIA N/A OBSERVACIONES
B M
1 TALADROS
2 PULIDORAS
ESTADO
5 . LONGITUD N/A OBSERVACIONES
B M
1 METROS
ESTADO
7 . OTRAS N/A OBSERVACIONES
B M
1 EXTENSIONES ELÉCTRICAS
2 CARRETILLAS (Duppy Gully )
3 PALAS
4 PICAS
5 BARRAS
6 CAJA DE HERRAMIENTAS
PLAN DE ACCIÓN
FECHA
N° RESPONSABLE DE L
ASPECTOS POR PROGRAM ADA
ACCIONES A SEGUIR SEGUIM IENTO ( NOM BRE Y
ME JORAR DE EJE CUCIÓN
FIRM A)
PLAN DE
1
6
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
Inspecciono: I npe cci ona do:
Firma:
 FGRA -ISS-03: Formato de inspección de equipos de apoyo

CÒDIGO: FGRA- IS S - 02
I NS P ECCI ÓN EQUI P OS DE AP OYO VERS ION: 01
VIGENCIA: Octubr e de 2014
Fec ha: Jefat ura:

A rea/ A c t ividad:
M ARQUE CON X SEGÚN CORRESPONDA B O M
B ( Bu e n o ) Qu e la p i e za s e e n cu e n tre co m p l e ta , no ro ta , y fu n ci o n a l .
M ( Ma l o ) Qu e la p i e za s e e n cu e n tre ro ta o no s ea fu n ci o n a l .
CORTADORA DE CONCRETO B M N/ A O BS ERV ACI O NES
1 E s t ado de los dient es en el dis c o.
2 E s t ado de la guarda.
3 Condic ion del t anque de agua y s is t ema de s umins t ro.
4 Condic ion t anque de c ombus t ible.

B ot on de apagado rápido para evit ar enc endidos
5
ac c ident ales .
6 La c ort adora se enc uent ra limpia
7 Mango de s ujec ión
PULIDORA B M N/ A O BS ERV ACI O NES
1 E s t ado de la guarda de s eguridad
2 E s t ado de la c onex ión elec t ric a (enc hufe)
3 Tomac orrient es .
4 E s t ado de ex t ens ion elec t ric a.
5 E s t ado del dis c o.
6 E s t ado general de la pulidora.
7 Mango de s ujec ión
MOTOBOMBA ( ) CANGURO ( ) B M N/A OBSERVACIONES
1 E s t ado del t anque de c ombus t ible. (fugas )
2 E s t ado de ac oples ( fugas o abolladuras )
3 Nivel de ac eit e
4 A rranque
5 P os ee int errupt or de apagado en c as o de emergenc ia
6 E s t ado de limpiez a del equipo
UNI DAD DE P OTENCI A B M N/ A OBS ERV ACI ONES
3 E s t ado de la bat eria
4 Nivel de ac eit e y hidraulic os
5 A rranque
7 E s t ado de limpiez a de la equipo
8 E s t ado del radiador

COMP RES OR B M N/ A OBS ERV ACI ONES
3 E s t ado de la bat eria

5 A rranque

8 E s t ado del mart illo
9 E s t ado de la manguera
10 E s t ado del radiador

ROTOS ONDA

3 E s t ado de las varillas

5 A rranque
PLAN DE ACCIÓN
N° FECHA PROGRAM ADA RESPONSABL E DE L
ASPECT OS POR M EJORAR ACCIONES A SEGUIR DE EJECUCIÓN PL AN DE SEGUIM IENT O ( NOM BRE Y
ACCIÓN FIRM A)
6
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
Inspecciono: Inspeccinado:
F ir ma:
 FGRA -ISS-04: Formato de inspección de extintores

CÒDIGO: FGRA-ISS-04
INSPECCIÓN DE EXTINTORES VERSION: 01
Fec ha:
M ARQUE CON X SEGÚN CORRESPONDA C O NC
Facil acceso,sin abolladuras,que tenga boquilla y no este obstruida,que este demarcado, con etiqueta, con manguera (en vehiculos no aplica),
C(cumple)
con manija de descarga, con manija de transporte, con pin de seguridad, señalización informativa inidcada.
NC ( no cumple) Si sepresentan aspectos contrarios del cumple
TIPO
FECHA DE
Nº EXTINTOR UBICACIÓN A A.E A.F B I.U M.D P y P P.S S OBSERVACIONES
ABC SOL KAFL AN ABC MUL TIPROPOSITO BC VENC.
A. ACCESO S. SEÑALI ZACI ON M.T MANI JA DE TRANSPORTE

A.E ALTURA ESTABLECI DA I.U I NSTRUCCI ÓN DE USO P y P PRESI ON Y PESO
A.F APARI ENCI A FI SI CA P.S PI N DE SEGURI DAD
B. BOQUI LLA M.D MANI JA DE DESCARGA
PLAN DE ACCIÓN
RESPONSABLE DEL SEGUIM IENTO ( NOM BRE

N° ASPECTOS POR M EJORAR ACCIONES A SEGUIR
Y FIRM A)
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
Inspecciono: Inspeccionado:
Cargo: Cargo
Firma: Firma:
 FGRA-ISS-05: Formato de inspección de botiquines y camillas

CÒDIGO: FGRA -ISS-05
INSPECCIÓN BOT IQUINES Y CAM ILLAS V ERSION: 01
V IGENCIA : Oc tubre de 2014
INSPECCION BOTIQUIN
CA NTIDA D CA NTIDA D
ELEMENTO CA NTIDA D A REPONER OBSERV A CIONES
ENTREGA DA EXISTENTE
Gas a
Is odine es puma y s oluc ión
Agua ox igenada
Es paradrapo
Curitas
Linterna
Pito
Vendas elas tic a 3x 5, 4x 5, 5x 5
y ardas
Soluc ion s alina
Guantes latex
Tijeras
Tapaboc as
Copitos
Algodón
Alc ohol
Termometro
Bajalengua
Hay medic amentos en el botiquín: SÍ NO
INSPECCION CAMILLAS
CUMPLE: C NO CUMPLE: NC
UBICA CIÓN
A SPECTOS POR MEJORA R
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
F ir ma: F ir ma:
 FGRA -ISS-06: Formato de inspección de elementos de altura

INSPECCIÓN DE ELEMENTOS DE
VERSION: 01
SEGURIDAD PARA TRABAJO EN ALTURAS
FECHA DE INSPECCIÓN JEFATURA
SERIE DEL EQUIPO PROCESO
MARCA RESPONSABLE DE LA INSPECCIÓN
PARTES A
EQUIPO ASPECTOS A INSPECCIONAR SI NO OBSERVACIÓN SI NO OBSERVACIÓN SI NO OBSERVACIÓN
INSPECCIONAR
Presenta agujeros o desgarres
Están deshilachadas
Desgastadas
CINTAS/CORREAS
Tienen talladuras
Hay torsión
Presentan Suciedad
Quemaduras por soldadura,
cigarrillo, etc.
Salpicadura de pintura y
rigidez en cinta
ARNES
Otros
COSTURAS
Completas
Reventadas
Otros
PARTES METÁLICAS
Completas
Presentan corrosión
O HEBILLAS
Deformación
Fisuras, golpes, hundimientos

Otros
EL ESTADO GENERAL DEL ARNÉS ES BUENO O
MALO
Presenta desgarres o está deshilachada
DE VIDA
Deterioro
LINEA
Salpicadura de pintura
Quemaduras por soldadura, cigarrillo, etc.
OBSEVACIONES
Firma: Firma:
 FGRA -ISS-07: Formato de inspección Gerencial

CÒDIGO: FGRA-IS S -07
I NS P ECCI ÓN GERENCI AL VERS ION: 01
VIGENCIA: Octubr e de 2014
Fec ha: Jefat ura:

Á rea/ A c t ividad:
M A R QUE C ON X SEGÚN C OR R ESP ON D A , SI, N O, N / A (N O A P LIC A )
1. GENERALES SI NO N/A O BS ERV ACIO NES
1 C o n o ce la p o l íti ca de g e s ti ó n i n te g ra l (m i s i ó n - vi s i ó n )
2 C o n o ce los o b j e ti vo s e s tra té g i co s de la o rg a n i za ci ó n
3 C o n o ce los va l o re s
4 C o n o ce la p o l íti ca de no co n s u m o de a l co h o l y d ro g a s
5 Po l íti ca de Ord e n y as eo
Ve ri fi ca r l a p u b l i ca ci ó n d e l a s p o l íti ca s de al e m p re s a y q u e s ean
6
a cce s i b l e s a to d o e l p e rs o n a l .
2. DE SEGURIDAD SI NO N/A O BS ERV ACIO NES
Ve ri fi ca r e l u s o d e l o s El e m e n to s d e p ro te cci ó n p e rs o n a l ( EPP) q u e se
9
re q u i e ra a l e j e cu ta r l a l a b o r ( s e g ú n l i s ta s u m i n i s tra d a p o r H SEQ)
Ve ri fi ca r l a s e ñ a l i za ci ó n e n Áre a s co n ri e s g o ( ci n ta , co n o s ,
10
co l o m b i n a s , s e ñ a l e s i n fo rm a ti va s , p re ve n ti va s y re g l a m e n ta ri a s )
11 De a cu e rd o a la a cti vi d a d d e s a rro l l a d a se cu e n ta co n e xti n to r
Se e vi d e n ci a e l cu m p l i m i e n to d e l o s p ro g ra m a s re l a ci o n a d o s co n
12
s a l u d o cu p a ci o n a l q u e a p l i q u e n p a ra s u l a b o r.
13 C u e n ta co n ca rn e de AR L y de la e m p re s a
C o n o ce l o s ri e s g o s a los que e s ta e xp u e s to de a cu e rd o a su labor y

14
co m o co n tro l a rl o s
Se e vi d e n ci a el cu i d a d o y o rg a n i za ci ó n de las h e rra m i e n ta s y equipos

15
d e tra b a j o
16 C o n o ce a los i n te g ra n te s y m edios de co m u n i ca ci ó n p a ra el C OPASST
17 Se e vi d e n ci a el tra b a j o en equipo?
3. DE EMERGENCIA SI NO N/A OBSERVACIONES
18 C o n o ce la R u ta de e va cu a ci ó n y p u n to de e n cu e n tro
Ve ri fi ca r q u e e l p e rs o n a l te n g a co n o ci m i e n to de los p ro ce d i m i e n to de
19
e m e rg e n ci a .
20 Ve ri fi ca r la e xi s te n ci a de ca m i l l a s y b o ti q u i n e s
Ve ri fi ca r la e xi s te n ci a y o p e ra ti vi d a d de a l a rm a s s o n o ra s en to d a el
21
á re a
22 Los Bri g a d i s ta s se e n cu e n tra n i d e n ti fi ca d o s
23 C o n o ce el Pl a n de Em e rg e n ci a de Pro a cti va Ag u a s del Arch i p i e l a g o
4. LOCATIVOS Y AMBIENTALES SI NO N/A OBSERVACIONES
24 C o n o ce el m e ca n i s m o p a ra re ci cl a r re s i d u o s
C o n o ce l o s i m p a cto s a m b i e n ta l e s g e n e ra d o s en su labor y co m o
25
co n tro l a rl o s
26 El p u e s to de tra b a j o se e n cu e n tra o rd e n a d o y as eado
Las s u s ta n ci a s q u ím i ca s cu e n ta s co n hojas de s e g u ri d a d y e s tá n
27
ro tu l a d a s
5 VALIDACIÓN DE LA EJ ECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES SI NO N/A OBSERVACIONES
Pla ne a r : C o n o ce co m o se re a l i za la p l a n e a ci ó n de la a cti vi d a d que

28
re a l i za
Ha c e r : cu á l e s s on los pas os que re a l i za en la e j e cu ci ó n de su

29
a cti vi d a d
Ve r ific a r : s a b e u s te d quién y có m o se co n tro l a que su a cti vi d a d quede

30
b i e n h e ch a
Ac tua r : cu a n d o s e p re s e n ta n e rro re s o fa l l a s e n e l d e s a rro l l o de la

31
a cti vi d a d , a q u i e n l e i n fo rm a n y q u e m e d i d a s s e a d o p ta n .
6. PLAN DE ACCIÓN
F E C H A
P R O G R A M A D A
R E S P O N S A B LE D E L S E G UIM IE N T O
A S P E C T O S P O R M E J O R A R A C C IO N E S A S E G UIR D E E J E C UC IÓ N
( N O M B R E Y F IR M A )
P LA N D E
A C C IÓ N
ASPECTOS POSITIVOS
OBSERVACIONES
Inspeccionó: Inspeccionado:
Firma: Firma:
 FGRA -ISS-08: Formato de inspección vehículos
VERSION: 01
INSPECCION DE VEHICULOS VIGENCIA: Octubre de 2014
MARCA PLACA
MODELO
FECHA
CONDICIONES GENERALES MOTOS REVISION 1 CONDICIONES GENERALES CARROS REVISION 1
ITEM BIEN MAL N/A ITEM BIEN MAL N/A
TARJETA DE PROPIEDAD TARJETA DE PROPIEDAD
FRENOS EXTINTOR
DIRECCIONALES DERECHO FRENOS
DIRECCIONALES IZQUIERDO FRENOS DE SEGURIDAD
ESTADO FISICO DE LAS LLANTAS ESTADO FISICO DE LAS LLANTAS
LUCES FRONTALES LUCES FRONTALES
LUCES TRASERAS LUCES TRASERAS
ESPEJOS RETROVISORES LUCES DE REVERSA
GUARDA BARROS LUCES DE PARQUEO
CASCOS DE SEGURIDAD ESPEJOS RETROVISORES
CHALECOS REFLECTIVOS CINTURONES DE SEGURIDAD
CERTIFICADO DE EMISIONES CERTIFICADO DE EMISIONES
SOAT SOAT
LICENCIA DE CONDUCCION LICENCIA DE CONDUCCION
FECHA VENCIMIENTO SOAT FECHA PROXIMA RECARGA EXTINTOR

FECHA PROXIMA REVISION DE GASES FECHA VENCIMIENTO SOAT
FECHA PROXIMA REVISION DE GASES
OBSERVACIONES
Inspeccionó: Inspeccionado:
Firma: Firma:
 FGRA -ISS-09: Programa de inspección

CÒDIGO:
PROGRAM A DE INSPECCIONES VERS ION:

VIGENCIA:
CAMBIOS DE ESTA VERSION:
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS
ALCANCE:
DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA UTILIZADA

EN ESTE DOCUMENTO
REGISTROS/OTRA FORMA DE EVIDENCIA:
PERIODO DE EJECUCCION SEGUIMIENTO
INDICADORES
ANALISIS 1e r Tri m 2o Tri m 3e r Tri m 4o Tri m
Inspecciones ejecutadas / Inspecciones

Ver tra za bi l i da d en el a pl i ca ti vo de Pl a nea ci ón Es tra tégi ca
programadas
1e r Tri m 2o Tri m 3e r Tri m 4o Tri m
No de planes de acción ejecutados en el mes /

Ver tra za bi l i da d en el a pl i ca ti vo de Pl a nea ci ón Es tra tégi ca
No de planes de acción programados en el mes
CRONOGRAMA/EVALUACION Y SEGUIMIEMT0
Sept Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago
ACTIVIDADES RESPONSABLE
E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P
ACTIVIDADES CON EL PERSONAL
RECURSOS NECESARIOS
SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD Sept Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago
I ns pecci ones progra ma da s
I ns pecci ones ej ecuta da s
META
MONIT OREO ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

1
1
ACTIVIDADES
Insp ecci on es p ro gra ma d as Insp ecci on es e jecu tad a s

Manual de Procedimientos de Medicion y Seguimiento de Gestión Integral PDF

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MANUAL DE PROCESO PCEVA-SM

NOMBRE DEL PROCESO:

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Se modifica la caracterización del proceso, incluyendo el procedimiento de

Se modifica la caracterización del proceso y los indicadores teniendo en

2.1. CONTROL DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

2.4. MANUAL DE PROCESOS

8. REVISION, CONTROL Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION

8.3. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

9. EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES

11.3.2. Otros Documentos

12.MANEJO Y DISPOSICION DE RESIDUOS

13.PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

13.3.1. Formatos de control

15.COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

16.REVISION Y ACTUALIZACION DE MATRICES

18.GESTION DEL CAMBIO

2.1. CONTROL DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN

2.2.1. Indicadores de Gestión

2.2.2. Indicadores Empresariales

 Documento que define la información que debe contener un registro.

DOCUMENTO CON VARIAS COPIAS.

CONECTOR DENTRO DE PAGINA.

FLUJO O DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES .

GESTIÓN DEL CAMBIO

4.3.2, 4.3.3, 4.4.3, 4.5.1, Cumplimiento de la normatividad aplicable

6. CONFORMACION DEL PROCESO

Entrada Procedimiento Salida

Requisitos legales aplicables a la Evaluación de requisitos legales Matriz legal actualizada

Matriz ambiental (Área de gestión Integral)

Matriz de peligros y riesgos

Revisión, control y análisis de Planes de acción

Identificación de los documentos del Control de Documentos Documentos controlados

Residuos peligrosos Manejo y disposición de Residuos debidamente

Matriz ambiental Inspecciones ambientales Inspecciones ambientales

Matriz ambiental Preparación y respuesta ante Plan de emergencias

Comunicación, participación y Comunicaciones internas y

Revisión y actualización de Matriz revisada y actualizada

Equipos eléctricos Area de gestión Integral

Gestión del cambio

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Se modifica el procedimiento especificando que la revisión y

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

8. REVISION, CONTROL Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION

8.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

Dueño del proceso o

Actualización del cuadro Area de gestion Diligenciamiento de

VERSION: 02 VIGENCIA: Junio de 2012

8.2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

D. PASA AL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.

8.3.1. Formatos de control

VERSION: 02 VIGENCIA: Junio de 2012

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

9. EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES

9.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

VERSION: 01 VIGENCIA: Junio de 2011

9.2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

A. VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE REQUISITOS LEGALES.

CRITERIOS PARA VALORACION