Realice una investigación y realice un informe que donde desarrolle cuáles son las posibles

formas de obtención un sistema Work Flow, qué son las herramientas WFMS y detalle al menos
4 privativas, 4 libres y las características de cada una.

Contenido
POSIBLES FORMAS DE OBTENER UN SISTEMA WORKFLOW ............................................................. 2
MODELADO DE PROCESOS EN SISTEMAS DE WORKFLOW ........................................................... 2
Categorías de análisis de un sistema de workflow ....................................................................... 3
DISEÑO DE PROCESOS WORKFLOW ............................................................................................... 4
HERRAMIENTAS WFMS ...................................................................................................................... 4
workflow libre.................................................................................................................................... 6
WORKFLOW PRIVADOS ...................................................................................................................... 6
 POSIBLES FORMAS DE OBTENER UN SISTEMA WORKFLOW

Para poder obtener un sistema workflow debemos conocer los siguientes conceptos:

PROCESOS: Un proceso es un conjunto de tareas ordenadas, bien temporalmente, bien cumpliendo

condiciones contenidas en reglas, que son realizadas bien por sujetos competentes (personas) que
representan roles funcionales, o bien de forma automatizada (por autorización expresa del sujeto
competente) y en donde la información fluye mediante formularios electrónicos según rutas y reglas
predefinidas.

Procesos = Tareas + Reglas (Criterios + Acciones + Tiempos)

MODELAMIENTO DE PROCESOS: Independientemente de la herramienta de software usada y de

los métodos de procesamiento y almacenamiento, la siguiente metodología de modelado permite
clarificar la etapa más crucial en la definición de un workflow: la estructura y participantes de éste.

Los sistemas de Workflow (sistemas de Flujo de Trabajo) se han ganado en los últimos años un
importante espacio, tanto en las áreas de conceptualización, investigación, desarrollo e
implementación de soluciones a problemas del entorno de procesos de negocios, procesos
transaccionales, procesos de comportamiento, etc.; se pueden definir como actividades
independientes y distribuidas, realizadas por integrantes de un grupo que cooperan entre sí,
cooperación que, además, debe ser articulada.

ANÁLISIS DE MODELOS DE PROCESOS: Un aspecto fundamental en la construcción de una solución

de workflow para una organización es la metodología que se utilice para la representación del o los
procesos a modelar. Independientemente del producto comercial que se elija para la
implementación de un sistema de workflow, todo proceso de desarrollo de un proyecto de este tipo
debe contar con una buena metodología de modelado de procesos.

Existen varios enfoques para atacar este problema que van desde la utilización de modelos sencillos
fácilmente entendibles por los usuarios finales como el diagrama de Coats & Mellon [CMOS] hasta
la utilización de diagramas de actividades en UML .

MODELADO DE PROCESOS EN SISTEMAS DE WORKFLOW

Para comprender mejor la importancia de la tarea de modelado de procesos dentro de la
construcción de un sistema de workflow, se enumeran las siguientes características que cumplen la
mayoría de los procesos en este tipo de sistemas:

1. Conocimiento distribuido: Los sistemas de workflow generalmente automatizan procesos en los

que intervienen muchas personas. En tales procesos el conocimiento global de las reglas de negocio
que lo rigen, comúnmente está distribuido entre todas las personas que participan y no en una sola.
2. Sustitución de procesos manuales documentales: Los sistemas de workflow no son una
sustitución o mejora de otra tecnología ya existente. Es decir, la mayoría de los procesos que
automatizan los sistemas de workflow son procesos que anteriormente eran llevados a cabo a mano
mediante formularios y documentos con información poco estructurada y con escaso o nulo registro
en sistemas informáticos.

3. Alta variabilidad: Los procesos modelados por sistemas de workflow son propicios a sufrir
cambios. A diferencia de lo que puede ser un proceso rígido con pocas posibilidades de variar como
puede ser la línea de montaje de automóviles en una fábrica, los procesos de workflow son propicios
al cambio. Esta característica se debe principalmente a la alta participación de personas en tales
procesos las cuales pueden ser reubicadas, ascendidas o suprimidas en el organigrama de una
organización implicando de esta manera la variación temporal o definitiva de un determinado
proceso. También la búsqueda constante de mejora en los tiempos de procesos por parte de la
organización hace que los mismos sean modificados para eliminar “cuellos de botella” detectados
luego de modelarlos.

De las anteriores características surge que la metodología a utilizar para el modelado de los procesos
debe cumplir con las siguientes propiedades:

1. Ser de fácil uso y entendible para el común de los usuarios ya que será con éstos con quienes se
discutirán las reglas del negocio que rigen dichos procesos en la etapa de relevamiento del sistema.

2. Debe tener en cuenta (permitir una clara representación) la información con la que se trabaja en
los procesos desde los puntos de vista de contenido y forma (documentos, formularios, etc.).

3. Ofrecer la mayor cantidad posible de elementos que permitan la representación de procesos

sencillos así como también altamente complejos y soportar la variabilidad de los mismos.

Categorías de análisis de un sistema de workflow

En toda organización, a efectos de poner en marcha un WMS3, se pueden distinguir las siguientes
categorías de análisis para guiar las tareas de relevamiento, diseño e implementación:

Quienes: Definición de participantes (usuarios), roles, ubicaciones (unidades u oficinas) y las

distintas relaciones que puedan existir entre ellos tales como dependencias jerárquicas o de
suplencia. Los participantes son los individuos que intervienen en un proceso con su trabajo.

Sobre qué información: Definición de la información (Documentos, Formularios) sobre la cual los
participantes trabajan. Esta definición no solo involucra a los documentos en sí, sino también a los
estados por los cuales éstos pasarán durante su ciclo de vida en un proceso.

Qué hacen: Definición de las actuaciones que los usuarios pueden realizar sobre la información. Esta
área refiere a las actividades que los participantes de un proceso pueden realizar.

Lógica de Procesos (Reglas del Negocio): Definición de las reglas que rigen el flujo de la información
entre los participantes del proceso.
 DISEÑO DE PROCESOS WORKFLOW
La división del problema en cuatro categorías de análisis (o sub-problemas) ayuda al entendimiento
del sistema a modelar y facilita su construcción en las etapas de relevamiento, análisis, diseño e
implementación.

Estas cuatro categorías de análisis están presentes en todo sistema de workflow, y haciendo un
cuidadoso estudio de los productos comerciales existentes se podrá notar que en todos ellos,
consciente o inconscientemente, los fabricantes incluyen estas cuatro categorías claramente
diferenciadas desde el punto de vista de la configuración y administración del sistema.

HERRAMIENTAS WFMS
Se pueden definir como un sistema de información (SI) que toma como entrada la descripción formal
de un proceso de negocio y realiza la coordinación de su ejecución delegando sus tareas a
aplicaciones o personas.

El sistema se compone de dos componentes básicos:

 El modelador de flujo de trabajo. Que permite a los administradores y analistas definir los
procesos. Se determina el flujo de trabajo del proceso, se detallan las tareas, los roles
asignados.
 El motor de Workflow. Es el componente de ejecución de flujos de trabajo. Mantiene la
ejecución de una instancia del flujo de trabajo y provee de comunicación, a través de
interfaces definidos, con los usuarios finales y otras aplicaciones.

Un modelo básico del mismo sería:

Pueden existir diferentes conexiones entre el WFMS y su entorno:

1. Con el modelador: Permite a los analistas de procesos introducir la definición de un proceso

de negocio. La mayoría de los WFMS permiten definir gráficamente el flujo de trabajo
asociado a un proceso de negocio y especificar las características de cada elemento que lo
compone. Esto facilita el trabajo, pero conviene que el WFMS permita introducir código
ejecutable en ciertas tareas, para permitir una mayor flexibilidad y potencia al sistema.
2. Con los usuarios: Permite a los usuarios y sistemas autorizados a iniciar la ejecución de una
instancia de un proceso de negocio e interactuar con ellos. El control del flujo de ejecución
se realiza almacenando un conjunto de variables de estado de la instancia. Según la
interacción de la instancia con el exterior, ésta va variando su estado. Es decir, fluye dentro
del workflow.
3. Con otras aplicación: El WFMS puede realizar llamadas a otros sistemas de información para
que realicen las tarea automatizadas. Por ejemplo, si hay que enviar un sms a un trabajador
para avisarlo de algo, el WFMS llamará al programa de envío de sms.
4. Con los administradores: Los WFMS permiten administrar la ejecución de los wokflows.
Permite monitorizar el funcionamiento de la organización. Esto se consigue guardando
información de auditoria sobre la ejecución de las instancias de los procesos. De esta forma,
por ejemplo, un directivo puede conocer el historial de la actividad de un trabajador
consultando el WFMS.

Una característica fundamental de un WFMS es la correcta integración con los sistemas de

información actuales que forman parte de cualquier organización, como Bases de Datos, Gestión
Documental, Mensajería, ERP.
 workflow libre

1. SE Workflow: La automatización de workflows es una solución tecnológica que

automatiza las tareas, recursos y operaciones internas que forman el proceso
conocido como “flujo de trabajo.” La automatización de workflows utiliza software
para controlar software, por lo tanto, elimina tareas repetitivas, gana eficiencia,
minimiza errores y reduce costes. No importa el tamaño de su negocio, esta
automatización ciertamente irá mejorará su productividad y eficiencia.

2. AE-WORKFLOW: Es un sistema de flujo de trabajo que permite que se estructuren

las tareas, hacer un seguimiento a su realización, conocer su orden correlativo y
cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le
hace seguimiento a su cumplimiento. Es un sistema informático para la gestión de
toda documentación interna y externa de la Autoridad de Fiscalización y Control
Social de Electricidad (AE). Tiene flujos de correspondencia recibida, tareas y
trámites. Objetivo: Gestionar y administrar el flujo de procesos. Funcionalidades:
Gestión de correspondencia recibida, de tareas, de trámites y de actuados
(informes, autos, decretos, resoluciones, notificaciones, memorándums.

3. Bonita BPM (Solución Abierta Bonita) es un paquete ofimático para la Gestión de procesos
de negocio (BPM) y realización de Flujos de trabajo, creada en 2001. Es código abierto y
puede ser descargado bajo GPL v2. Bonita BPM está diseñada para la transformación
incremental y la innovación. Haz evolucionar los procesos y aplicaciones a medida que
avanza tu proyecto

WORKFLOW PRIVADOS

Software de Administración de Workflows de ProcessMaker: El software para la administración

de workflows de Processmaker permite a las organizaciones públicas y privadas automatizar el flujo
de documentos de importancia, procesos basados en aprobación en los departamentos y sistemas.
Los usuarios del negocio y expertos en procesos que no poseen experiencia en programación
pueden diseñar y ejecutar workflows. Este brinda los siguientes beneficios:

 Reduce radicalmente el papeleo

 Utiliza recursos de manera más eficiente
 Mejora los resultados del negocio
Athento – Software de Gestión Documental Inteligente: Herramienta que busca ahorrarte tiempo
y esfuerzo en la gestión de tus documentos. Athento es una suite compuesta por un conjunto de
módulos que permiten cubrir el ciclo de vida de los documentos desde su captura hasta su archivo:

 Athento ECM: Gestor documental

 Athento Smart Engine (SE): Captura de documentos
 Athento Rhombus: Herramienta visual de parametrización del gestor documental.