Nombre: Sonia Ríos Oviedo

Asesora: María Guadalupe Torres Arriaga

Materia: Actualización Secretariado 2019
Fecha de Entrega: 31Agosto 2019
Nombre de Actividad: ¿Qué actividades realizamos las
Asistentes secretariales?
Unidad: Tema 1 Administración de la Oficina

Introducción: El secretariado contribuye eficazmente al funcionamiento de una corporación mediante el trabajo

discreto, ordenado y metódico. En la actualidad somos capases de asumir responsabilidades con credibilidad,
convirtiéndonos en la mano derecha de altos mandos, directivos o de jefe en turno, pasando a ocupar un rol clave en
la gestión y administración institucional.

Qué actividades realizamos las

Asistentes secretariales

Atención al público (Padres de familia, Alumnos y público en general) Recibir y atender, con la mayor cortesía, al
público que llegue es mi prioridad atender sus dudas e inquietudes, como primer punto dar la bienvenida al plantel y
escuchar sus inquietudes para poder darle solución a lo que está solicitando o canalizarlo con mis compañeros de
oficina, para que puedan ayudarlos con sus trámites o atenderlo a la brevedad, tratar de resolver reclamaciones (hasta
donde su autoridad lo permita). IMPORTANCIA el trato al público para una institución, donde debes ponderar una
atención personalizada para crear un buen ambiente de trabajo.

Recepción de documentos, archivar documentación en general físicos y digitales y tramitación de expedientes

Recoger, abrir, sellar, fechar, registrar, clasificar y repartir la correspondencia diaria, se recibe documentación oficial,
como certificados, actas de nacimiento, certificados médicos boletas etc. Se coteja documentación con original y copia
para validar que no sea apócrifa, posteriormente pasar a crear su expediente y poderlo dar de alta en la institución, así
pasarlo archivar una vez concluido su trámite. IMPORTANCIA: Es importante mantener organizada una oficina ya que
se maneja información sensible, y para su mejor manejo de la información requerida.

Gestión de llamadas telefónicas, correos electrónicos tanto entrantes como salientes: Hacer, recibir y dar el
trámite necesario a las llamadas y recados telefónicos, checar correo institucional y personal de mi jefe en turno, así
mismo contestarlos y mandar la información solicitada, como población, asistencia, respuesta a los enlaces que llegan
de coordinación y de DEGEST, leer información de eventos programados por la SEP y contestar los correos si es que
es requerido. IMPORTANCIA: Mantener actualizado el correo electrónico es fundamental, ya que es el medio donde
nos comunicamos, recibimos y enviamos información, el contestar llamadas en tiempo y forma habla de una buena
organización por parte del que está a cargo.

Conclusión

El secretariado es una función esencial en cualquier tipo de actividad empresarial .tanto en el mundo de los negocios
como en la industrial, sector público, privado, etc.