Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Programa Profesional de Administración 03

UNIVERSIDAD PRIVADA
SAN PEDRO
Huaraz

Mg. Juan Roosevelt González Lucero

jroosevelt.gonzalez@gmail.com
 ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
1. Introducción a la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto

1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

 1.1. Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades

coordinadas y controladas con fechas de inicio y de
finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a
requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo,
costos y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para

la calidad en la gestión de proyectos”
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?

 Planificación, organización, seguimiento, control e

informe de todos los aspectos de un proyecto y la
motivación de todos aquellos que están involucrados en él
para alcanzar los objetivos del proyecto.
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o
exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con
los requisitos del proyecto, equilibrando:
CALIDAD

Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Requisitos Objetivo

Las necesidades o requisitos identificados

ALCANCE
Los intereses de las partes implicadas
COSTO Gestión de TIEMPO
riesgos
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

4,5

• Fase inicial . Diseño

3,5

Nivel de costo y
2,5

• Fases intermedias .

personal
2

1,5
Ejecución 1

0,5

• Fase final.

al
io

ia

fin
ic

ed
in

m
s
se
fa
inicio fases medias final

Tiempo
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas ¿Y para ustedes?
Priorización de ideas (criterios) ¿Qué ciclo de vida
tienen sus
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) proyectos?
FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
 Fase de información, consenso
 Fase de ejecución
 Fase de seguimiento y revisión
 Difusión y comunicación
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta del Turismo en el Callejón de Huaylas

 2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ruta Turística en Huaraz

Antecedentes
Los estudios recientes en turismo, han detectado que los turistas prefieren
arribar a Huaraz por sus atractivos naturales, pero también por sus vestigios
históricos. Un estudio reciente afirma que el servicio de transporte urbano y
de taxis es pésimo, el servicio de alimentación deja mucho que desear, el
servicio de hospedaje es pobre y caro, mientras que el servicio turístico,
tiene operadores que solo piensan en ganar, descuidando la satisfacción del
turista. Un caso caótico también es la Municipalidad, que no realiza obras
que apoyo al turismo, permitiendo la venta ambulatoria, suciedad en la
ciudad, las aguas servidas son depositadas en los ríos ocasionando
contaminación.
Plantee proyectos que mitiguen o solucionen los problemas álgidos
presentados
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS GESTIÓN DEL
COMERCIALES
LA JUNTA DEL PROYECTO
PROYECTO
REQUISITOS DE
MARKETING

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓN
3.1.2. Definición del alcance

 Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo

necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las características y funciones especificadas.
 Procesos
 Lugar
 Participantes
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

 Specific * específico: definición

 Measurable * medible: control
 Assignable * asignable: responsabilidades
 Realist * realista: recursos
 Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.4. Identificación y segregación de tareas

1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo

2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo

atendiendo a:

Agrupar actividades/tareas relacionadas

dentro de un mismo paquete de trabajo

Escindir la responsabilidad entre los

distintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los

distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.

Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

DISEÑO DEL PROYECTO

Paquetes de
trabajo
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS

ADQUISICIÓN
INFORMACIÓN, CONSENSO
MATERIALES/SERVICIOS

PREPARACIÓN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIÓN

 3.1.5. El riesgo

¿ A qué llamamos riesgo?

 Cualquier contingencia que puede

ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desvíe significativamente del
E.mail: me he dado cuenta de que
resultado esperado. cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.

 Esa desviación puede ser tanto

positiva como negativa.

Efectos positivos  oportunidades

Efectos negativos  amenazas
 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

1. Identificación y caracterización de riesgos.

2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.

 Herramientas:
OBJETIVO I MUY I MUY
 Cuantificar riesgos PROY. BAJO
I BAJO I MEDIO I ALTO
ALTO
 Matrices de Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
priorización.
Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
 Árbol de decisión
 Check list Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %

 DAFO
3.1.5. Tipos de riesgos

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)

PERSONAL COSTES CALENDARIO

Coste externos no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad toma de Mayores costes
Retraso en financiación
decisiones indefinida subcontratas
 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

El control y prevención de los riesgos consiste en:

 Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables

2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos
 3.2.1. Equipos de trabajo

 Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por

razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo
y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus

relaciones en,
la confianza,
la identificación con los objetivos de la
organización,
una metodología activa para resolver los
problemas de una manera creativa.
3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades

del proyecto.

- Funciones (quién hace qué)

- Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.

Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. El consenso de objetivos

 El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del

trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfacción de los individuos.

 Todo ello orientado a los objetivos.

 3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y
dinámica.

Reuniones eficaces:
• Reuniones no muy largas
• Llegar con los temas preparados
• Ceñirse al orden del día
• Puntualidad Al terminar, determinar las tareas
• Talante adecuado pendientes y sus responsables
 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

¿Qué es un conflicto?
 Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de
difícil salida.
 “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya
satisfacción simultánea resulta incompatible”.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN

Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de
una organización.

• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas

• Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que
mejoren el proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto No amenazar

Escuchar Ser asertivos

Ofrecer alternativas Prever las consecuencias

Negociar las soluciones No ser negativo

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?

 Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los

implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya
deteriorado su relación.
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

F.08
 Planificación requerida para asegurar la
conclusión del proyecto en los plazos previstos:
 Definición de actividades
 Secuenciación de las actividades: identificar
y definir las interrelaciones.
 Estimación de la duración
 Desarrollo del cronograma
 Control del cronograma

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado

respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la

complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO

TIEMPO DE EJECUCIÓN
3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

 Procesos necesarios para adquirir bienes y

servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;

 Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

 Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
 Contratos y gestión de la relación con el
proveedor
 Evaluación del servicio prestado
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 4:Presupuesto y financiación

4.1 Gestión de costos. Presupuesto.

4.2 Financiación
3.4.1. Gestión de costes

 Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del F.11
Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
3. Presupuesto Planificación del Aprovisionamiento
4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería

Riesgos
Costos subvencionables
Costes financieros (Tesorería)
Costos no subvencionables
Provisiones contingencias

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

 Presupuesto del
 Elaboración
3.4.3. del proyecto + reserva de gestión = coste
presupuesto
objetivo del Proyecto

COSTOS PROVISIONES CONTINGENCIAS

FINANCIEROS RIESGOS
COSTOS DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTOS
SUBVENIONABLES O NO COSTO FINAL
SUBVENCIONABLES PRESUP. DE COSTO OBJETIVO
PROYECTO PROYECTO PROYECTO
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicación del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados
3.4.4. Control de costes

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL

COSTOS
TEORICOS
COSTOS
REALES
DESVIACIÓN
3.4.5. Financiación

1. Presupuesto propio
2. Financiación regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía
2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido
3. Financiación nacional
4. Financiación europea
5. Esponsors
6. Financiación bancaria
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto

 3.5.1. Control de cambios

El control de cambios debe: Los cambios pueden ser;

 Asegurar que los cambios sean beneficiosos En el alcance
 Detectar los factores que ocasionan los cambios En los plazos
 Determinar cuándo se produce un cambio En los costes
 Gestionar los cambios reales cuándo ocurren En los riesgos
Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como
negativas
El control de cambios se identifica en:
 Los estados de revisión de los formatos del proyecto
 Un archivo ordenado de todos los registros
 Un Histórico del proyecto (de cambios)
 Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
 3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

 Analizar económicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales –Recursos consumidos
 Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
 Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua
 3.5.2. Informe de cierre

Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados

previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el

que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
 Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
 Se exijan sobre-esfuerzos al personal
 Ahorro en materiales, equipos, etc.
 3.5.2. Análisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

12

10

0
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3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
 3.6.1. Difusión y comunicación

 Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la

difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

 Planificación de las comunicaciones:

 QUIÉN necesita la información

 QUÉ tipo de información
 CUÁNDO la va a necesitar
 CÓMO le será enviada

 Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZ

Origen idea Destino idea

Mensaje

Emisor Receptor
codifica Canal de comunicación descodifica

Código

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios

radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

1. La periodicidad de la comunicación
2. El filtrado de la información
3. El lenguaje
4. La indefinición de los objetivos de la
comunicación
 Procedimiento Administrativo

 El procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie

de actos en que se concreta la actuación administrativa para la
realización de un fin.
 El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto
administrativo al servicio de los intereses generales y no
necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena.
 A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere
seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que
constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de
que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que
ésta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.
 El procedimiento administrativo se configura como una herramienta
al servicio de la eficacia de la Administración, ya que le sirve para
recabar todos los hechos relevantes y fundamentos jurídicos de la
decisión, y al mismo tiempo como una garantía que tiene el
ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo
arbitrario, sino con objetividad y siguiendo las pautas del
procedimiento establecido en las normas, que por otra parte el
administrado puede conocer y en el que puede participar cuando en
él se diriman asuntos que afecten a sus derechos o intereses.
Ambas funciones del procedimiento son especialmente importantes
cuando la Administración ejerce potestades discrecionales, ya que
el procedimiento seguido y el expediente con él formado servirán
para el control judicial de la actuación administrativa.
 INecesidad de los Procedimientos
Administrativos

 Se basa en la importancia de asegurar que el

procedimiento administrativo contribuya al objetivo de la
regulación de resolver un problema relevante, así como
analizar si existen o no otras mejores alternativas al
procedimiento administrativo.
Manual de Funciones de Puestos de
Trabajo

El Manual de Funciones constituye el

documento formal que compila las diferentes
descripciones de puestos de trabajo de una
organización.
Es el resultado del estudio de los puestos de
trabajo, imprescindible para llevar a cabo la
correcta gestión de las personas.
Utilidades del Manual de Funciones
El Manual de Funciones permite:
En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de
la organización mediante una descripción exhaustiva de los mismos,
de los flujos de trabajo y sistemas.
Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de
la organización.
Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y
producción de servicios, estableciendo las bases para una adecuada
definición de objetivos.
También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración
de puestos de trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias. De
esta manera, la política retributiva, allá donde la legislación y
normativa lo permitan, considerará la aportación diferencial, a los
resultados de la organización, de cada uno de los puestos de
trabajo. También de sus características diferenciales.
Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen
desempeño del puesto de trabajo.
Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del