FUNDAMENTOS DE LOS

SISTEMAS DE CONTROL DE
INVENTARIOS
EDWIN ALBERTO CARMONA BEDOYA
QUIMICO FARMACEUTICO
Universidad de Antioquia

INSTRUCTOR SENA PROGRAMA TEGNOLOGO

REGENCIA DE FARMACIA
“Siempre tenemos demasiado de lo
que no se vende o consume, y
muchos agotados de lo que sí se
vende o consume.”
 INTRODUCCION

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y

demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes
cantidades de alimentos para ser utilizados
en los tiempos de sequía o de calamidades.

Asegurar la subsistencia de la vida y el

desarrollo de sus actividades normales
 INTRODUCCION

Esta forma de almacenamiento de todos los

bienes y alimentos necesarios para
sobrevivir motivó la existencia de los
inventarios como una forma de hacer frente
a los periodos de escasez.
 INTRODUCCION

La base de toda empresa comercial es la

compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del
inventario por parte de la misma.
 INTRODUCCION

El inventario tiene como propósito

fundamental proveer de materiales
necesarios para el funcionamiento de las
empresas.

Afrontar las demandas o la satisfacción de

las necesidades de los clientes.
FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE
CONTROL DE INVENTARIOS
QUE ES UN SISTEMA DE CONTROL DE
INVENTARIOS

Es el proceso de manejo de Inventarios

con el fin de satisfacer las necesidades o
demandas del cliente al menor costo
posible y con el minimo de inversion
 OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE
CONTROL DE INVENTARIOS

Hay varios objetivos para el control de

inventario:
Reducción al mínimo de la inversión en inventarios.
Determinación del nivel adecuado de servicio al
cliente.
Balance de la oferta y la demanda.
Minimización de los costos de adquisición y los costos
de transporte.
Mantenimiento de un sistema de control hasta al día
del inventario.
 FUNDAMENTOS DE SISTEMAS
CONTROL DE INVENTARIOS

La administración de inventarios implica:

Determinación de la cantidad de
materiales que deberá mantenerse.

Fecha reposición

Cantidades a ordenar.
 FACTORES QUE AFECTAN LOS
SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS

Un sistema de control de inventario

aplicado con éxito tendra en cuenta:
La demanda
La variación estacional
El cambio de
los patrones de uso
El seguimiento de las perdidas.
 FACTORES QUE AFECTAN LOS
SISTEMAS CONTROL DE
INVENTARIOS

El éxito de la gestión de inventarios implica al

mismo tiempo tratar de equilibrar el
costo del inventario con los beneficios de
inventario.
 FACTORES QUE AFECTAN LAS
DESICIONES EN UN SISTEMA DE
CONTROL DE INVENTARIOS

Un paso preliminar en el proceso de control

de inventario es determinar el
costo aproximado del inventario.
 El costo de llevar o mantener el
inventario, r
 El valor unitario del ítem, v
 El costo de ordenamiento, A
El costo de faltante de inventario, B
 El valor unitario del ítem, v

El valor unitario de cada ítem está expresado en

$/unidad.

Para un comerciante (nóproductor) este costo

corresponde al precio del artículo pagado al
proveedor incluyendo los fletes y costos
relacionados.

Puede depender del tamaño de pedido, de

acuerdo con los descuentos por cantidad.
 El costo de ordenamiento, A

Cada orden para reponer el inventario tiene varios

costos asociados, los cuales en general son fijos y
no dependen del tamaño de la orden.

Estos costos corresponden al procesamiento,

transmisión, manejo y compra de la orden.
Específicamente, para un comerciante (nóproductor),
el costo de ordenamiento puede comprender:
 El costo de ordenamiento, A

El costo de ordenamiento puede comprender:

• Costo de preparación de los formatos de las

órdenes
• Costos de correo (o de cualquier sistema que utilice
para la transmisión de órdenes, incluyendo fax,.)
• Costos de llamadas telefónicas relacionadas con el
pedido
• Costos de autorización del pedido
• Costos de recepción e inspección
• Costos de manejo de las facturas del proveedor
• Otros costos relacionados con el procesamiento de
la orden
 El costo de faltante de inventario, B

Este costo se produce cuando se recibe una orden y no

hay suficiente inventario disponible para cubrirla.

Pueden ocurrir tres posibilidades:

1. Se genera una orden pendiente

2. Se pierde la venta
3. Se produce una combinación de ambas,

Cualquiera de las tres posibilidades que ocurra, genera

un costo, el cual es muy difícil de estimar.
 El costo de faltante de inventario, B

Cuando se pierde la venta totalmente, puede usarse como una primera

aproximación la utilidad perdida como el costo de faltante de inventario.

Cuando se genera una orden pendiente, una serie de acciones especiales

deben ser emprendidas, como:

Órdenes adicionales, planeación urgente de producción, transporte especial,

etc., lo que aumenta el costo del ítem comparado con el canal normal de
distribución.

El hecho de no tener el inventario disponible puede generar mala imagen y

descontento en los clientes, lo cual puede ocasionar pérdida de ventas
futuras.

Este factor es muy difícil o imposible de cuantificar en forma práctica. Se

prefiere, por ello, utilizar valores conservativos, de tal forma que no se
generen altos costos de faltantes y el control del inventario mantenga un
nivel de servicio alto.
 COSTOS DE LLEVAR O MANTENER
EL INVENTARIO, R

El costo de llevar o mantener el inventario

comprende los costos de almacenamiento y
manejo, el costo del espacio utilizado, los
costos de capital, los seguros e impuestos,
y los costos de riesgo en los que se incurre
por el hecho de tener almacenados los
ítems, esperando a ser demandados por los
clientes.
COSTOS DE LLEVAR O MANTENER
EL INVENTARIO, COSTOS R
(Ballou (1999)
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de almacenamiento y

manejo
Se refieren a los costos de operar la bodega:

 Mano de obra utilizada,

 Actividades desarrolladas, tales como
recepción, almacenamiento, inspección y
despacho.
Si la bodega es arrendada, estos costos
formarán parte del costo global de espacio dado
por el arrendatario y descrito a continuación.
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Costos de Espacio

El costo de espacio es el reflejo del uso del volumen dentro del

edificio de la bodega.

Si la bodega es arrendada, estos costos se expresan

generalmente por unidad de peso por cada período de tiempo, por
ejemplo en $/(ton • mes).

Si el espacio es propio de la empresa, los costos de espacio se

determinan de acuerdo con los costos de operación asociados con
dicho espacio, tales como climatización e iluminación, y costos
fijos, tales como los costos del edificio y del equipo, basados en el
volumen que se maneja en la bodega.
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de capital o costos de

oportunidad

Representan la mayor proporción de los costos

de llevar el inventario.

A pesar de esto, es el costo menos tangible de

todos los componentes del costo de inventario.

Su determinación no es fácil, ya que depende de

muchos factores.
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de Seguros e

Impuestos

Dependen del inventario disponible y por ello forman

parte del costo de llevar el inventario.

Los seguros se toman como prevención contra incendio, robo,

daños, etc.

Los impuestos generalmente se cobran de acuerdo con los

valores en libros de los inventarios.
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Los costos de Riesgo

Representan los costos de obsolescencia, deterioro y

depreciación del
inventario.

El deterioro puede deberse a condiciones naturales de los

ítems en inventario, especialmente si se trata de artículos
perecederos.

Estos costos pueden determinarse del costo de ítems

perdidos, o del costo de actualización mediante trabajo
adicional para recobrar el
estado normal del producto, o de reponer el producto
desde otra localización.
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R
 COSTOS DE LLEVAR O
MANTENER EL INVENTARIO,
COSTOS R

Las unidades en las que se mide este costo son

normalmente en un porcentaje por año [%/año], o,
equivalentemente, en [$/($⋅ año)], lo que significa el
dinero que hay que pagar por cada peso invertido en
inventario cada año, o cada período de tiempo que se
escoja para el análisis.
 Tiempo de reposición (“Lead Time”), L

 Tiempo que transcurre entre el momento de

expedir una orden (de compra o de producción)
y el instante en que se tienen los artículos listos
para ser demandados por el cliente.

• Este factor es de fundamental importancia para

el control de los inventarios.
• Durante el lead time puede ocurrir una falta de
inventario, pues se supone que aquí el nivel de
inventario está relativamente bajo, ya que dio
lugar a la expedición de una orden.
 Tiempo de reposición (“Lead Time”), L

El lead time comprende generalmente

las siguientes etapas:
 Tiempo administrativo que transcurre entre la decisión de emitir una
orden y su correspondiente preparación;
 Tiempo de tránsito de la orden hasta el proveedor;
 Tiempo empleado por el proveedor para procesar la orden, el cual a
su vez depende de su nivel de inventario y condiciones generales
de almacenamiento y producción;
 Tiempo de tránsito entre el proveedor y el lugar donde es solicitada
la orden;
 Tiempo de recepción, inspección y almacenamiento en el lugar
donde es solicitada la orden.
 INVENTARIO DE SEGURIDAD

• Son las unidades extra que debo

mantener como proteccion contra la
posibildad de existencias agotadas.

• Se debe llevar cuando no hay seguridad

de la demanda del medicamento y/o el
tiempo de reposicion.
Inventario de seguridad=
Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion
 INVENTARIO DE SEGURIDAD

• Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril

• El tiempo de reposicion es 2 dias:
• El consumo promedio es 20 tabletas
• EL consumo Maximo es 50 tabletas .

Inventario de seguridad =
Consumo Maximo - Consumo promedio X Tiempo de Reposicion

IS = (50 – 20 )x 2

IS = 30 x2 = 60 tabletas
 PUNTO DE REORDEN

 Es el nivel de inventario en el cual debo

generar la orden de compra

PReorden =
Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad.
 PUNTO DE REORDEN
PReorden =
Consumo Promedio (dia) X Tiempo de Reposición (días) + Inventario de seguridad.

Por ejemplo : Inventario de Seguridad Enalapril

El tiempo de reposicion es 2 dias:
El consumo promedio es 20 tabletas
El inventario de seguridad = 60 Tabletas

PR= 20 Tabletas /dia x 2 dias + 60 Tabletas

PR = 100 Tabletas

EN EL MOMENTO EN QUE TENGA 100 TABLETAS DE ENALAPRIL

TENDRE QUE GENERAR LA ORDEN DE COMPRA
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Un aspecto importante para el análisis y

la administración de un inventario es
determinar qué artículos representan la
mayor parte del valor del mismo -
midiéndose su uso en dinero - y si
justifican su consecuente inmovilización
monetaria.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Estos artículos no son

necesariamente ni los de mayor
precio unitario, ni los que se
consumen en mayor proporción,
sino aquellos cuyas valorizaciones
(precio unitario x consumo o
demanda) constituyen % elevados
dentro del valor del inventario total.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Generalmente sucede que,

aproximadamente el 20% del total
de los artículos, representan un
80% del valor del inventario,
mientras que el restante 80% del
total de los artículos inventariados,
alcanza el 20% del valor del
inventario total.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley

del menos significativo) es una
herramienta que permite visualizar esta
relación y determinar, en forma simple,
cuáles artículos son de mayor valor,
optimizando así la administración de los
recursos de inventario y permitiendo
tomas de decisiones más eficientes
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Según este método, se clasifican los artículos

en clases, generalmente en tres (A, B o C),
permitiendo dar un orden de prioridades a los
distintos productos:

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos

del control.

ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia

secundaria.

ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Los factores más importantes son los dos extremos:

Pocos artículos significativos ( A )

Gran número de artículos de relativa importancia. (C)

Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las

causas más importantes de lo que se quiere controlar y
mejorar
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:

• Las ventas de la empresa y los clientes con los que se

efectúan las mismas (optimización de pedidos).

• El valor de los stocks y el número de ítems de los

almacenes.

• Los costos y sus componentes.

SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:

Los beneficios de la empresa y los artículos

que los producen
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Ejemplo de aplicación

A continuación se desarrollará un ejemplo que

permitirá visualizar cómo se determinan las tres
zonas (A-B-C) en un inventario constituido por
20 artículos:
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario

 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Resolución
1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el
valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de
acuerdo a lo siguiente:
.
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Resolución

1.Se debe determinar la participación

monetaria de cada artículo en el valor
total del inventario.

Para ello se debe construir una tabla

de acuerdo a lo siguiente:
.
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la

cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un
inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro
del total (100%/ 20 art.= 5%)
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20
artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

Calculo valorización de cada artículo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
TABLA Nº 1: Datos a obtener del inventario
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo.

Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo.
Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20
artículos.( Sumando todos los datos de la columna)
 SISTEMA DE CLASIFICACION ABC

• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en

el valor total del inventario.

Ejemplo Para el Art

No1:
1132259 --------100%
7500_________X%
7500 x 100
1132259
X= 0.66
SISTEMA DE CLASIFICACION ABC
2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4,
tomando las participaciones de
cada artículo en sentido decreciente, lo que dará
origen a la tabla nº 3:
• A partir de los datos de la tabla 3
se puede observar que unos
pocos artículos son los de mayor
valorización.
 Si solo se controlaran estrictamente los tres
primeros, se estaría controlando
aproximadamente el 60% del valor del
inventario.
 Controlando también los art. 3, 6 y 11, se
estaría controlando, en forma aproximada,
el 82% del valor del inventario. (Zona B)
Se ve claramente en la gráfica que el 15%
del inventario justifica el 60% del valor,
• El 70% del inventario solo justifica el 18%
del valor.
• El 70% del inventario solo justifica el 18% del
valor.

• Si se tiene en cuenta los costos de

mantenimiento y de control de estos últimos, se
llega a la conclusión que no es necesario
controlarlos estrictamente, ya que son de poca
valorización, y que debe mantenerse el mínimo
stock posible de los mismos.
 CONCLUSIONES ABC
Para los artículos A se debe usar un estricto
sistema de control, con revisiones continuas de
los niveles de existencias y una marcada
atención para la exactitud de los registros, al
mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.

Para los artículos B , llevar a cabo un control administrativo intermedio.

Para los artículos C , utilizar un control menos rígido y podría ser

suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un
sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes
surtidas por un mismo proveedor.