CUADRO PARALELO DE LAS CLASES DE DOCUMENTOS

DIANA YURANY POVEDA SIMBAQUEVA

SENA VIRTUAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1997871)
BOGOTÁ
 CLASES DE
DEFINICIÓN DIFERENCIA SIMILITUD USO
DOCUMENTOS

Se encuentra en un Tienen el mismo

medio cuya objetivo el cual es El uso de los
Están determinados por
información es mantener la documentos ya sean
el lugar donde se
accesible a través de información de archivo a
encuentra toda la
la escritura manual y organizada y electrónicos es:
información, enviada o
se mantiene en protegida, con el fin
recibida, por una entidad
papel. que su localización Activo (o de gestión):
pública o privada, según
El documento no se sea fácil, en el Son los documentos
sus actividades o
puede separar de su momento que sea del año actual, o años
funciones.
soporte, ya que es el requerida. anteriores pero que se
Archivo cual garantiza la consultan con
Nos permite
integridad de la Se debe disponer de frecuencia.
comunicación, a otros
información. elementos
órganos o unidades de la
El valor documental necesarios de Semi-activo (Central):
administración o a
se establece por espacio (archiveros) son los documentos
terceros interesados, ya
autenticidad, entre y equipos (discos que se consultan pero
sea personas jurídicas
ellos las firmas o duros) y personal no con tanta
públicas y privadas
sellos. capacitado para la frecuencia.
personas jurídicas
Es vulnerable a gestión de archivo.
naturales.
catástrofes naturales Se deben crear Inactivo (histórico):
archivos para archivos que se
Es toda la información clasificar la aunque no consultan,
generada, enviada, información. tiene un valor
recibida, almacenada por La información solo testimonial y no se
medio electrónico. puede ser leuda a pueden eliminar.
También se encuentran través de un
documentos electrónicos ordenador.
de archivos que sirven
como respaldo del Su contenido puede
documento de archivo ser separado de su
mientras cumplen su soporte original,
acción durante todo el para ser transferido
ciclo vital documental. a otros, siendo así
Controla la conservación más vulnerable de
Electrónico
a largo plazo. falsificación.
Nos permite Su autenticidad
comunicarnos con varias depende del
empresas entre sí, con hardware y software
mayor facilidad, destruir en el cual fue
con facilidad creado.
documentación extensa y
permite ordenar la Es vulnerables a
información con facilidad. virus informáticos.
Permite simultaneidad de Protege los archivos
usuarios en el mismo del paso del tiempo.
documento.