PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS – PREVENTIVAS Y DE MEJORA

1. OBJETIVO
Definir y documentar la metodología para la identificación, el manejo, el control y el seguimiento de las
acciones preventivas, correctivas y de mejora que se requieran implementar en el SG-SST (NOMBRE DE LA
EMPRESA).

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las acciones correctivas, preventivas y de mejora notificadas por el
personal de (NOMBRE DE LA EMPRESA) derivadas de inspecciones, auditorías, no conformidad, fallas de
control en la ejecución del servicios o en las notificadas por las partes interesadas.

3. DEFINICIONES
 Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable.

 Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable.

 Acción de mejora

Acción implementada para incrementar los resultados del producto/servicio, proceso o sistema en términos
de eficacia y/o eficiencia.

 No Conformidad
Incumplimiento de un requisito específico. Puede ser un incumplimiento de un requisito de las partes
interesadas, un problema con un producto.

4. RESPONSABLE
Es responsabilidad del Gerente, disponer los recursos necesarios para la implementación del presente
procedimiento y así mismo la exigencia de su cumplimiento.

5. CONTENIDO
5.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE CORRECCIÓN Y MEJORAMIENTO

Existen varias situaciones que pueden llevar a la detección de una desviación en la política u objetivos del
SIG con la posibilidad de que ocurra. A continuación se enuncian de forma más general las más frecuentes
y representativas:

 Problemas que ya sucedieron o están sucediendo en los procesos, con el producto o servicio, con las
partes interesadas (Quejas y Reclamaciones).
 Riesgos evidentes y cuantificables en los procesos, en la prestación de un servicio, en la relación con
partes interesadas o con la comunidad.
 Posibilidad de mejorar el desempeño de un proceso.
 Cuando en la ejecución de las actividades no se realiza un manejo adecuado de residuos sólidos.
 Cuando en la ejecución de las actividades se detecta poco compromiso en la prevención de
accidentes y enfermedades profesionales.
 Auditorías realizadas por partes interesadas.
 Fallas detectadas en inspecciones planeadas.

5.2. CONTROL DE ACCIONES

Las acciones correctivas, preventivas o de mejora se registraran en el formato NOTIFICACION E
INVESTIGACION DE ACCIONES CORRECTIVA/PREVENTIVAS Y DE MEJORA, donde debe consignarse toda la
información necesaria, que facilite la identificación de la no conformidad e igualmente las acciones a
tomar.
5.3 ANÁLISIS DE CAUSAS
El análisis de la causa se realizara mediante la técnica de los ¿Por qué? (el número de por qué dependerá
del tipo de acciones, no conformidades u observación) este es un método basado en realizar preguntas
para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los
Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

5.4. PLAN DE ACCIÓN

Una vez se ha identificado claramente el problema y sus causas más probables, se debe plantear en el
formato PLAN DE ACCION una serie de acciones orientadas a eliminar dicha causa.

5.4.1. Detección de la no conformidad

Es el primer paso orientado a eliminar los efectos de la situación encontrada. La detección puede realizarse
según lo enunciado en el numeral 5.1. De este procedimiento.

5.4.2. Actividades a ejecutar

Deben estar orientadas a eliminar la causa del problema. Cuando se requiera la solicitud y aprobación de
algún recurso adicional, dicha tarea debe ser parte de las actividades del plan de acción propuesto.

5.4.4. Plazo de ejecución del plan

Es necesario establecer tiempos definidos para ejecutar cada una de las acciones propuestas y para
completar todo el plan de acción, de manera que se puedan hacer revisiones periódicas. El plazo de
penderá de la gravedad o urgencia de la falla de control detectada y estará a criterio del encargado del
proceso afectado.

5.4.6. Actividades de seguimiento

Deben estar orientadas a la verificación parcial o total del grado de ejecución del plan de acción propuesto
(incluyendo el compromiso de los responsables y la ejecución de las tareas asignadas).
El Coordinador del Sistema de Gestión HSEQ, es Responsable de hacer seguimiento al cumplimiento de las
actividades plasmadas en el plan de acción.
5.5 CIERRE DE LA ACCIÓN
Una vez completada la ejecución del plan de acción, se debe verificar su eficacia con base en los resultados
de las mediciones según el criterio seleccionado. El cierre generalmente lo hace la persona que reportó la
no conformidad o el Coordinador del SG-SST.

5.6. REGISTRO DE LAS ACCIONES

Al cerrar la acción, se debe archivar toda la información relacionada con el análisis de causas y cierre de la
acción con el fin de tener evidencia de la ejecución de acciones preventivas y de mejora al Sistema
Integrado de Gestión.

6. DOCUMENTOS SOPORTE
NOTIFICACION E INVESTIGACION DE ACCIONES CORRECTIVA/PREVENTIVAS Y DE MEJORA.
PLAN DE ACCIÓN