10/3/2017 2.3.

1 Detección de necesidades de entrenamiento

 
  
2.3.1 Detección de necesidades de
entrenamiento
­Concepto
­Tipos de necesidades de capacitación
­Técnicas y Métodos
­Procedimiento
­Informe final

 Concepto

Necesidades de capacitación. Se refiere a las carencias que tienen los trabajadores para
desarrollar su trabajo de una manera adecuada dentro de la organización.

Detección de necesidades de capacitación. Es un estudio comparativo entre la manera
apropiada de trabajar y la manera de cómo realmente se trabaja.

Las necesidades de capacitación : son un vínculo entre los objetivos de la empresa y las
acciones de capacitación, una garantía de que la capacitación es la mayor alternativa para
un problema dado.. punto de partida para planear el desarrollo de personal.

Tipos de necesidades de capacitación
Tipos de necesidades:

         Manifiestas: Surgen cuando algún cambio estructural organizacional, por la
movilidad del personal, o como respuesta a un avance tecnológico. Capacitación
preventiva

         Encubiertas . Se dan en el caso de los trabajadores que ocupan normalmente un
puesto y presentan problemas de desempeño. Por falta de conocimientos,
obsolescencia, habilidades o actividades. Capacitación correctiva

Importancia de la detección de necesidades

La detección de necesidades de entrenamiento es importante:

1.­ Proporciona la información necesaria para la elaboración o selección de los recursos o
eventos que la empresa requiera.

2.­ Elimina la tendencia de capacitar por capacitar. Sólo cuando existan razones válida se
justifica impartir capacitación.

3.­ Propicia la aceptación de la capacitación, al satisfacer problemas cuya solución más
recomendable es la de preparar mejor al personal, evitando así que la capacitación se
considere una panacea.

4.­Asegura a mayor medida, la relación con los objetivos, los planes y los problemas de la
empresa, y constituye un importante medio para la consolidación de los recursos humanos y
de la organización.

5.­ Genera los datos esenciales para permitir, después de varios meses realizar
comparaciones a través de l seguimiento, de los índices de producción, rechazos,
desperdicios.

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 Técnicas y Métodos

a) Técnicas para determinar necesidades de capacitación

Dentro de las técnicas para la detección de necesidades de capacitación, existe una gran
variedad de ellas, pero dentro de las más utilizadas están las siguientes:

         Entrevistas

         Cuestionarios

         Observación

         Encuestas

         Conversaciones informales

         Lista de verificación

         Pruebas de desempeño

         Periodo de actuación

         Simulación

         Evaluación de méritos

         Planeación de carreras

         Reuniones de grupo

         Tormenta de ideas

La selección de las técnicas, se da en base al criterio de cada investigador, no existe una
en especial y sólo la experiencia y capacidad del mismo podrá hacer la adecuada selección.

b) Métodos

Dentro de los principales métodos para detectar necesidades están los siguientes:

1.      Análisis organizacional. En el análisis organizacional no sólo involucra un estudio
de la empresa como un todo, sus objetivos, sus recursos, la distribución de esos
recursos para la consecución de objetivos, sino también el ambiente
socioeconómico y tecnológico en el que la organización está localizada.

2.      Análisis de recursos humanos. Se trata del análisis de la fuerza de trabajo: el
funcionamiento organizacional presupone que los empleados poseen las
habilidades, conocimientos y actitudes deseados por la organización. Además es
importante determinar si los empleados que ocupan buenos puestos son capaces
de avanzar, a través del entrenamiento, o ver si es necesaria la adquisición de
nuevo personal.

3.      Análisis de las operaciones y tareas. El análisis de tareas sirve para determinar los
tipos de habilidades, conocimientos y actitudes y comportamiento, así como las
características personales necesarias para el desempeño eficaz de los puestos. El
análisis de operaciones consiste en estudios definidos que determinan qué tipos
de comportamiento deben seguir los empleados para desempeñar eficazmente
las funciones de sus puestos.

 Procedimiento

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Procedimiento para la detección de necesidades

1.­ compilar los documentos necesarios para conseguir la información básica para el
diagnóstico.

a.       Estructura orgánica del área o áreas a investigar, lo más actualizada posible,
incluyendo organigramas, manuales de organización y políticas, planes y
programas de trabajo y manuales de procedimientos.

b.      Obtener el listado completo del área o áreas a encuestar, incluyendo: nombre de
los participantes o personal empleado, su registro federal de contribuyentes,
edad. Escolaridad, antigüedad y experiencia. Nombre del puesto que ocupan.

c.       Obtener o desarrollar el perfil de los puestos, desarrollando la descripción de sus
funciones, actividades, atribuciones y responsabilidades, así como los requisitos
en cuanto a la escolaridad, experiencia, habilidades y aptitudes psicofisiológicas.

2.­ Diseñar los formatos e instrumentos necesarios para obtener la información básica.

a.       actividades. Lo que debe hacer en su puesto, evaluando la manera como lo hace
actualmente en grados de : muy bien (MB), bien (B), Regular ( R) o no aceptable
(NA).

b.      Conocimientos. Lo que debe saber, analizando con base en el grado de dominio
requeridos en el puesto, y en los mismos grados.

c.       Actitudes y Habilidades. Actitudes y motivaciones necesarias para el desarrollo del
puesto, considerando rutinas, burocracia, dinamismo, toma de decisiones,
solución de problemas, liderazgo, relaciones humanas, relaciones públicas y
creatividad, entre otros. De igual manera deberá considerarse el grado de dominio
en términos de MB. B, R o NA.

d.      Será necesario indicar el grado de urgencia para satisfacer la necesidad de
capacitación con base en los grados siguientes: 1.­alto grado de urgencia, 2.­
mediano, 3.­ bajo grado.

Los datos del puesto podrán obtenerse de una ficha sintética descriptiva de puestos.

3.­ Aplique por área y por personas todos los formatos, apóyese en los supervisores y
gerentes.

4.­ Revise y constate la información obtenida.

5.­ formule su reporte final considerando los siguientes datos:

a.       Datos de identificación, nombre de la empresa, fechas de inicio y terminación de l
diagnóstico de necesidades, ubicación de las áreas indagadas y de los puestos
analizados, nombre de los responsables y analistas.

b.      Descripción del procedimiento empleado: pasos seguidos en el acopio de
información.

c.       Técnicas empleadas: manera de recabar los datos e información ( entrevistas
cuestionarios, modelos de observación ).

d.      Actitudes observadas de trabajadores y supervisores.

e.       Análisis e interpretación de los datos recabados y análisis estadístico.

f.        Resultados del diagnóstico.

g.       Problemas que requieren soluciones diferentes de la capacitación.

 Informe final

 
Para la elaboración del informe final se consideran los siguientes aspectos:

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         Datos de identificación

         Descripción del procedimiento empleado

         Técnicas empleadas

         Actitudes observadas de trabajadores y
supervisores

         Análisis e interpretación de los datos recabados y formas de análisis estadístico

         Resultados del diagnóstico

         Problemas que requieren soluciones diferentes de la capacitación.

La elaboración del informe y su contenido, están determinados por el tipo de necesidad
investigada, así como por las técnicas y profundidad involucradas.

Sin embargo, para el procedimiento que se siga, los resultados a los que debe llegar en
esta etapa son:

1.­ Cuales son las tareas con necesidades de capacitación

2.­ A quienes afecta

3.­ Que características poseen una persona con necesidades

4.­ Que evidencia justifica que la capacitación sea la mejor medida.

Toma de decisiones

La ejecución del entrenamiento presupone la interacción del instructor y el aprendiz. Los
aprendices son personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa. Que necesita
aprender o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad. Los instructores
son personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa, expertos o
especializados en determinada actividad o trabajo, que transmiten sus conocimientos a los
aprendices. Una vez que se determinan las necesidades de capacitación y se ha
especificado el programa. La fase siguiente consiste en tomar la decisión de ejecutar el
programa de capacitación.

Los instructores que darán los cursos pueden ser interno o externos, pero ambos deben de
cubrir las siguientes características

         Debe contar en su bagaje con las siguientes cualidades; contar con un amplio y
profundo conocimiento de los temas a impartir, conocer y aplicar diferentes
técnicas en la conducción y manejo de grupos, haber participado en cursos de
formación y actualización de instructores.

         Conocer a fondo el mercado de trabajo; buscar un intercambio de información con
diversos colegas e instituciones, estar registrado ante la Secretaría de Trabajo y
Previsión social.

         Mostrar una imagen de éxito en el mercado; presentar en papel membretado los
programas, mostrando en carpetas atractivas, detallarlos en cuanto a duración,
objetivos, contenidos a atender, contenidos temáticos y metodologías a emplear.

         Estructurar un currículum

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