Neiva 31 de agosto de 2019

Jefe de programa
CARLOS ARTURO MONJE ALVAREZ
Antropología
Universidad Surcolombiana

Ref.: Informe secretaria

De la manera más atenta me permito dar respuesta al informe mensual que debo enviar
al jefe de programa con copia al decano de la Facultad de Ciencias Sociales y Humanas,
por la cual se solicita presentar un informe mensual de las actividades desarrolladas por
parte de la secretaria del Programa de Antropología, la contratista SINDY PAOLA CRUZ
BARRIOS identificada con C.C. 1075256624 de Neiva (Huila).

Personal con el que se cuenta desde el 08 de julio de 2019, siendo fundamental de apoyo
administrativo dentro del programa, contado este apoyo que adelanta las siguientes
tareas:
 Recepción de documentación
 Elaboración de oficios, elaboración de actas,
 Manejo del correo electrónico institucional
 Atención al público

Funciones establecidas contrato CPS-617 B2019

 9) Diligenciar todo lo relacionado con la correspondencia que recibe el Programa de

Antropología.
 10) Digitar y despachar la correspondencia, actas y demás oficios que genere el programa.
 11) Organizar y conservar los archivos de los documentos que expide o recibe el programa
de Antropología
 12) Atender personal y telefónicamente a administrativos, estudiantes, docentes y público
en general que requiera información relacionada con el programa de Antropología de la
Facultad de Ciencias Sociales y Humanas.
 13) Diligenciar los formatos alusivos a la realización de la programación académica dentro
de la competencia del programa
 14) Apoyar al programa de antropología en el ingreso y ajuste de la programación
académica al sistema dispuesto para el fin.
 15) Apoyar al programa de antropología en la realización del proceso de matrículas y
novedades de los estudiantes del programa.
 16) Apoyar al programa de antropología en la actualización de la información solicitada en
el programa del sistema nacional de información de la educación superior-snies.
 17) Presentar los informes que se soliciten sobre el apoyo a las gestiones y procesos
administrativos relacionados con el objeto y funciones establecidas en el contrato.
 1. Desde el 2 de agosto hasta el 9 de agosto tuve licencia por luto (días hábiles)
2. Llevar y mantener el archivo de gestión de forma organizada y actualizada con su
respectivo pegado de carpetas.
3. Se diligencia la correspondencia requerida por la oficina del programa de
Antropología.
4. Redactar, enviar y llevar solicitudes a diferentes dependencias de la universidad.
5. Revisar diariamente el correo electrónico del programa para dar trámite a las
solicitudes requeridas, y eliminar los correos que no son de importante relevancia
de acuerdo a las instrucciones recibidas por el jefe de programa.
6. Atender y velar por el adecuado manejo de los muebles que están dentro de la
oficina del programa.
7. Se solicitó capacitación de archivo (sin ejecutarse)
8. Se solicitó capacitación sistema de Calidad con el funcionario Felix Guilermo
Pinzón Rojas (se ejecutó)
9. Envió información del programa Antropología a la funcionaria Sunny Cardozo para
que realice los folletos para la publicidad del programa.
10. Apoye en la búsqueda de bibliografía por la web, para obtener referencias de libros
para el programa de Antropología.
11. Apoye con la solicitud requerida de registro y control en los cursos básicos
específicos y básicos de facultad.
12. Se solicitó clave de acceso al sistema de gestión y los permisos requeridos para
programación académica.
13. Apoye en la solicitud de la bibliografía básica entregada al decano de la Facultad
de Ciencias Sociales y Humanas
14. Se reali

Atentamente,

SINDY PAOLA CRUZ

Secretaria Programa Antropología