POI 2020-2022

PLAN OPERATIVO
INSTITUCIONAL
SUB GERENCIA DE
TRAMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO CENTRAL
 INDICE

 Portada ……………………………………………………………………………………………………................ 1
 Resumen Ejecutivo ……………………………………………………………………………………………………. 2
 Relación de actividades ……………………………………………………………………………………...... 3
 Informes Emitidos ………………………………………………………………………………………............ 3.1
 Autenticar Documentos de Gestión …………………………………………………………………… 3.2
 Distribución de expedientes en las áreas correspondientes …………………………….... 3.3
 Mantener actualizado y Normar la conservación del Acervo Documental…….3.4
 Emitir Informes Trimestrales que sustentan el cumplimiento de las actividades
definidas ………………………………………………………………………………......................................... 4
 Objetivos de las actividades………………………………………………………………………………….. 5
 Conclusión ……………………………………………………………………………………………………………. 6
 Recomendaciones ……………………………………………………………………………………..…………. 7
2.- Resumen Ejecutivo:

La presente Sub Gerencia de Tramite Documentario y Archivo Central, es aquella Unidad

Orgánica de apoyo encargada de planificar, dirigir, organizar, supervisar, controlar y
realizar actividades para la gestión documentaria y archivo de la Municipalidad.

Esta oficina depende funcional y jerárquicamente de Secretaria General, las funciones que
se desempeñan son las siguientes:

 Atender a los administrados, asesorándoles de los requisitos que se necesitan para

realizar sus trámites.
 Informar a los contribuyentes, cuando requieren saber a dónde han sido derivado
sus expedientes.
 Administrar los procesos relativos al Sistema documentario institucional y Archivo
Central de la Municipalidad con la normatividad vigente.
 Administrar mesa de partes y el archivo central de la Municipalidad.
 Brindar un servicio de atención personalizada en las consultas, ubicación e
información de los documentos debidamente ingresados a través del sistema de
gestión documentaria.
 Recibir, revisar, registrar y distribuir la documentación en general que ingresa la
municipalidad.
 Organizar los archivos digitales y documentación física de nuestra competencia,
manteniéndolo en custodia segura.
3.- Relación de actividades:

3.1.- Informes emitidos:

En nuestra Subgerencia se emitieron los siguientes informes, respondiendo a

Memorandos, haciendo los requerimientos, solicitando Útiles, etc.

A continuación pasare a detallar por Mes:

N° DE INFORME MES TOTAL

Informe N°001-002 -2019/MDMP-GSG Enero 2

Informe N°003-010- 2019- Febrero 8

MDMP/SG/TDAC
Informe N°011-017 2019- Marzo 7
MDMP/SG/TDAC
Informe N°018-022 2019- Abril 5
MDMP/SG/TDAC
Informe N°023-030 2019- Mayo 8
MDMP/SG/TDAC
Informe N°031-032 2019- Junio 2
MDMP/SG/TDAC
TOTAL 32

En total esta Subgerencia se emitieron 32 informes a Secretaria General, para que realice
su trámite correspondiente.

3.2.- Autenticar documentos de gestión:

Se autentica los documentos de los administrados que van realizar trámites internos en la
Municipalidad.

A continuación pasare a detallar por Mes:

MES CANTIDAD
ENERO 119
FEBRERO 247
MARZO 211
ABRIL 241
MAYO 225
 JUNIO 123
TOTAL 1166

En esta Subgerencia se autenticaron 1,166 documentos de los administrados que iban a

realizar trámites internos en la Municipalidad.

3.3.- Distribución de expedientes en las áreas correspondientes:

Cada día recepcionan expedientes en mesa de partes, lo cual lo ingresan a esta

Subgerencia para derivarlo a las diferentes Gerencias.

A continuación pasare a detallar en total de expedientes ingresados por Mes:

MES CANTIDAD
ENERO 1012
FEBRERO 1069
MARZO 1138
ABRIL 1089
MAYO 1134
JUNIO 1649
TOTAL 7091

En esta Subgerencia se registró el ingreso de los expedientes desde el N° de expediente:

00001 al 07091 en total que pertenece al periodo Enero – Junio.

3.4.- Mantener actualizado y Normar la conservación del Acervo Documental:

Los expedientes que ingresan a diario en esta Subgerencia se registran en cuadernos y

en esta Gestión hemos implementado en registrarlo en el Programa Excel, ya que hemos
solicitado un Sistema, pero hasta el momento no hemos obtenido respuesta.

Por tal motivo se registra en el Excel y así tenemos mayor resguardo de los documentos
ingresados por parte de los administrados, es de mencionar que hasta el momento
tenemos el registro de manera física y digital.

Desde el N° de expediente: 00001 al 07063 en total.

Asimismo, se menciona que nuestra Subgerencia emitió el Informe N°006-2019-

MDMP/SG/TDAC de fecha 05 de febrero del 2019, donde se hizo el requerimiento de
Sistema Informático en donde se pueda guardar y tener toda la información de los
expedientes que ingresan diariamente, hasta el momento no se ha tenido respuesta de
ello, así que se ha venido trabajando en esta oficina con el programa Excel donde se tiene
toda información de los expedientes ingresados de nuestros administrados.

Por lo tanto, obteniendo el sistema se podría trabajar de manera en conjunta con otras
áreas porque se tendría la información de los expedientes desde que ingresa a esta
Subgerencia hasta donde se derivan y se contaría con los plazos, los requisitos, logrando
tener mayor eficacia en nuestras labores.

4.- Emitir informes trimestrales que sustentan el cumplimiento de las mismas:

Esta Subgerencia se registró en el programa de CEPLAN la información requerida, en

donde sustenta el cumplimiento de dichas actividades.
Asimismo, señalamos que falto pasar el segundo informe en donde se da cuenta de las
actividades realizadas a nivel de trimestre.

5.- Objetivos de las actividades:

Es necesario señalar que casi a nivel general hemos cumplido con los objetivos trazados
por esta Subgerencia, ya que derivamos los expedientes ingresados por los administrados
al mismo día, contribuyendo con agilizar la documentación y no quedándonos con
ninguna, cuya finalidad es trabajar de manera articulada con las demás Gerencias y
Subgerencias de la Municipalidad a favor de nuestros vecinos.

Es de mencionar, que sería de mayor contribución obtener el Sistema y poder tener mayor
eficacia en cuanto a la documentación de los contribuyentes.

6.- Conclusión:

Mediante las actividades realizadas por esta Subgerencia, se ha trabajado de la manera

más oportuna y eficaz en cuanto a la información personalizada que se les brinda a los
administrados, brindándoles un asesoramiento en cuanto a sus requisitos para que
adjunten a sus solicitudes y obtener una respuesta positiva por parte de las Gerencias y
Subgerencias de esta Entidad Edil.

7.- Recomendaciones:

Se recomienda la implementación del Sistema Informático para poder brindar un

servicio de atención, información de los documentos que ingresan y a su vez se
reservaría más tiempo del personal para que sigan realizando sus labores.
Asimismo, también necesitamos un ambiente más amplio para que todos los que
trabajamos en esta Subgerencia podamos tener nuestro espacio correspondiente y
realizar de una mejor forma nuestro trabajo, ya que se obtendría un mejor clima
laboral.