CLASES DE DOCUMENTOS

Liliana Astrid Camacho Alfonso

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral
Tunja
2019
 CLASES DE DOCUMENTOS
DEFINICION: Es cualquier soporte material en el que se incorpora algún tipo de información,
conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de
patrimonio documental. Se considera que el documento por u estructuración, es a la vez medio
y comunicación de información y conocimiento; podemos encontrar dos clases de documentos.

DOCUMENTO DE DOCUMENTO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
DEFINICIÓN Determinado por el lugar donde Toda la información generada,
se encuentra toda la información enviada, recibida, almacenada
producida o recibida por una o acumulada por medio
entidad pública o privada, en electrónico. También se
razón de sus actividades o encuentran documentos
funciones. electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante
todo el ciclo vital documental,
como son los archivos: de
gestión, central e histórico.

 El registro esta acogido  Recoge información en

en un medio, cuya un medio cuyos
información se hace símbolos solo pueden
accesible a través de ser leidos por unn
símbolos implícitos en él. ordenador.
 El contenido es  Su contenido puede ser
DIFERENCIAS inseparable de su medio u separado de su soporte
soporte. original, para ser
 Su valor probatorio se transferido a otros.
mide por las  Su autenticidad
características de depende del hardware y
autenticidad, entre ellas la software en el cual fue
firma. creado, y esta solo se
podrá mantener si
conserva su estructura
original.
USO  Es una constatación que  Permite fácil acceso a la
permite comprobar el información.
desarrollo de una  Controla el acceso a la
actuación administrativa. información por niveles
 Nos permite de seguridad y
comunicación, a otros conservación a largo
órganos o unidades de la plazo.
administración o a
terceros interesados, ya
sea personas jurídicas o
naturales.