Remontándonos en la historia los archivos datan desde el origen de la escritura.

Las
culturas antiguas han dejado evidencias que han servido a la humanidad para entender la
importancia que cobra la información, por ejemplo a partir de dicha información se han
logrado descubrir y desarrollar artefactos tecnológicos y realizar investigaciones e
innovaciones. Todo lo anterior ha cobrado importancia porque se ha realizado una
transformación a la hora de administrar los documentos, las cualidades (económicos,
funcionales, económicos, simples) de estos permiten identificarlos.

Es importante reconocer que los archivos tienen un ciclo de vida en los procesos, cuando
necesitan ser consultados recurrentemente están en el archivo de gestión, luego se
transfieren al archivo central cuando su consulta no es recurrente pero aún tienen
vigencia, finalmente se transfiere al archivo histórico para su conservación, por ejemplo
un proceso jurídico como muchos otros tienen estas fases documentales, por ello también
el archivista debe cumplir con todas las cualidades que lo caracterizan para que dichos
procesos documentales tengan la disposición suficiente cuando deban ser consultados,
finalmente las entidades públicas y privadas deben disponer de los tipos de archivadores
que más se ajusten a sus procesos de almacenamiento logrando su custodia y seguridad.